نحوه اخراج یک کارمند
یک وظیفه وجود دارد که حتی برای باتجربهترین متخصصان منابع انسانی نیز چالشبرانگیز است: اینکه چگونه یک کارمند را به شکلی حرفهای و درعینحال انسانی اخراج کنیم. این کار به مهارتهای پیشرفته در ارتباطات، هوش هیجانی، حل تعارض و مدیریت بحران نیاز دارد؛ همچنین آگاهی از قوانین و مقررات کار نیز ضروری است.
متخصصان منابع انسانی نهتنها باید جنبههای دشوار پایان همکاری با کارکنان را مدیریت کنند، بلکه ممکن است لازم باشد از مدیران نیز حمایت کنند. حدود ۷۱٪ از آنها اعلام کردهاند که از فرایند اخراج کارکنان احساس ناراحتی میکنند.
آیا این کار با گذشت زمان آسانتر میشود؟ احتمالاً نه. با این حال، داشتن راهبردهای درست میتواند این تجربه را برای همه طرفهای درگیر منصفانهتر و کمتنشتر کند.
محتوا
- دلایل اخراج کارمند
- چگونه در ۱۰ مرحله یک کارمند را بهصورت قانونی اخراج کنیم
- هنگام اخراج کارمند چه بگوییم
- بایدها و نبایدها هنگام اخراج کارمند
- هزینه اخراج یک کارمند چقدر است؟
- پرسشهای متداول
نکات کلیدی
- دانستن نحوه صحیح اخراج کارمند به کارفرمایان کمک میکند فرایند پایان همکاری را به شکلی شفاف، حرفهای و محترمانه مدیریت کنند.
- پیش از اخراج یک کارمند، کارفرما باید اطمینان حاصل کند که دلیل اخراج معتبر، مستند و مطابق با سیاستهای سازمان و قوانین کار است.
- جلسه اخراج باید خصوصی، صریح و همراه با همدلی باشد و درعینحال مراحل بعدی مانند پرداخت نهایی، مزایا و بازگرداندن اموال شرکت را نیز پوشش دهد.
- پس از پایان همکاری، منابع انسانی باید فرایندهای خروج کارمند را تکمیل کرده، خروج او را بهدرستی اطلاعرسانی کند و کل فرایند را برای کاهش ریسکهای آینده بررسی نماید.
دلایل اخراج کارمند
پیش از اخراج یک کارمند، مطمئن شوید که تصمیم شما معتبر و بهخوبی مستندسازی شده و با سیاستهای پایان همکاری سازمان و قوانین کار مطابقت دارد. ممکن است دلایل متعددی برای اخراج یک فرد وجود داشته باشد، اما هر دلیل باید با شواهد، بازخوردهای قبلی در صورت لزوم و یک فرایند بررسی منصفانه پشتیبانی شود.
۱. عملکرد ضعیف
کارمندانی که علیرغم دریافت بازخورد سازنده، حمایت و زمان کافی برای بهبود، همچنان عملکرد ضعیفی دارند، ممکن است برای آن نقش شغلی مناسب نباشند. اطمینان حاصل کنید که ضعف عملکرد بهصورت شفاف به فرد اعلام شده و مستندات کافی درباره آن وجود دارد.
- مثال: یک نماینده فروش که بهطور مداوم به اهداف ماهانه خود نمیرسد، میتواند مشمول اخراج شود. با وجود اینکه آموزش کافی دریافت کرده و بیش از شش ماه فرصت بهبود داشته است، عملکرد او همچنان ضعیف باقی مانده است.
۲. آزار جنسی
آزار جنسی تخلفی بسیار جدی است که میتواند به اخراج فوری منجر شود. منابع انسانی باید تمامی اتهامات را بهطور کامل بررسی کند و در صورت تأیید تخلف، کارمند ممکن است اخراج شود.
- مثال: سازمانی که سیاست «عدم تحمل» در برابر آزار جنسی دارد، ممکن است سرپرستی را به دلیل رفتارها یا پیشنهادهای نامناسب نسبت به اعضای جوانتر تیم اخراج کند.
۳. سرقت یا کلاهبرداری
سرقت یا مشارکت در فعالیتهای متقلبانه میتواند خسارت مالی جدی به سازمان، مشتریان و اعتبار کلی آن وارد کند.
- مثال: مدیر یک صندوق سرمایهگذاری که از سرمایه مشتریان خود اختلاس کرده است. این موضوع نهتنها دلیل کافی برای اخراج محسوب میشود، بلکه میتواند منجر به اقدام قانونی علیه آن کارمند نیز شود.
۴. نقض مقررات ایمنی
نقض مکرر پروتکلهای ایمنی، حتی پس از چندین اخطار شفاهی و کتبی، میتواند خطر جدی برای خود کارمند، همکاران او و سازمان ایجاد کند. ثبت تمامی تخلفات و اقدامات انضباطی مرتبط اهمیت زیادی دارد.
- مثال: کارگر یک انبار که به دلیل رانندگی بیاحتیاط با لیفتراک در دو حادثه دخیل بوده و این حوادث منجر به آسیبدیدگی خود او و یکی از همکارانش شده است.
۵. مشکلات حضور و غیاب
کارمندانی که مکرراً دیر میکنند یا غیبتهای بدون توجیه متعدد دارند، میتوانند تأثیر منفی بر تیم بگذارند. مهم است که این مسائل با کارمند مطرح شود تا مشخص گردد آیا دلیل موجهی وجود دارد یا خیر. اگر دلیل قابل قبولی وجود نداشته باشد، باید اخطارهای شفاهی و کتبی دریافت کند.
- مثال: یک مدیر پروژه در شش ماه گذشته بهطور مداوم دیر سر کار حاضر شده و این موضوع باعث تأخیر قابلتوجه در پروژههای مهم شده است. با وجود دریافت سه اخطار کتبی، رفتار او تغییری نکرده است.
۶. سوءمصرف مواد
استفاده از مواد مخدر یا الکل در محیط کار، یا داشتن مشکل سوءمصرفی که بر عملکرد یا ایمنی تأثیر بگذارد، تخلفی جدی محسوب میشود. ارائه حمایت، مانند فراهم کردن فرصت درمان، رویکردی انسانی و دلسوزانه است. در برخی موارد، کارفرمایان حتی از نظر قانونی ملزم به این کار هستند؛ برای مثال طبق قانون آمریکاییهای دارای معلولیت (ADA)، سوءمصرف مواد میتواند بهعنوان نوعی معلولیت شناخته شود.
- مثال: معلم مدرسهای که از دریافت کمک برای مشکل اعتیاد به الکل خودداری میکند، ممکن است اخراج شود؛ زیرا رفتار او دانشآموزان را در معرض خطر قرار میدهد.
۷. رفتار بیاحترمانه
کارمندانی که نسبت به مافوقها بیاحترامی میکنند، قوانین شرکت را نادیده میگیرند یا رفتارهای نافرمانانه دارند، میتوانند مشکلات جدی ایجاد کنند.
- مثال: مدیر فناوری اطلاعاتی که عمداً پروتکلهای امنیتی را نادیده میگیرد، رفتار نافرمانانه از خود نشان میدهد و درعینحال خطر امنیتی جدی ایجاد میکند.
نکته مهم این است که تمام ایالتهای آمریکا (بهجز مونتانا) اصل «استخدام به اراده کارفرما» (At-Will Employment) را میپذیرند. به این معنا که کارفرما میتواند کارمند را به هر دلیلی ــ یا حتی بدون دلیل ــ اخراج کند. با این حال، اخراج به دلایل غیرقانونی ممنوع است، از جمله:
- تبعیض بر اساس نژاد، قومیت، مذهب، جنسیت، گرایش جنسی، سن یا معلولیت مجاز نیست و در صورت اثبات میتواند منجر به شکایت قضایی و جریمه شود.
- اقدام تلافیجویانه علیه کارمندی که آزار، تبعیض، نقض مقررات امنیتی یا فعالیتهای غیرقانونی شرکت را گزارش کرده باشد، ممنوع است.
- استفاده از مرخصیهای قانونی محافظتشده، مانند مرخصی درمانی یا مرخصی والدین طبق قوانینی مانند FMLA، نمیتواند دلیل اخراج باشد.
- اخراج کارمند به دلیل استفاده از حق قانونی خود برای عضویت یا مشارکت در فعالیتهای اتحادیههای کارگری، نقض قانون ملی روابط کار محسوب میشود.
بیشتر بدانید:
نامه اخراج: قالب رایگان، نمونه و مثالها
مدیریت حرفهایتر خروج دشوار کارکنان
پایان همکاری با یک کارمند یکی از حساسترین مسئولیتها در منابع انسانی است. این کار به ارتباط شفاف، قضاوت صحیح و درک عمیق از سیاستها و فرایندهای منابع انسانی نیاز دارد.
با شرکت در دوره جامع مدیریت منابع انسانی، یاد میگیرید چگونه:
- سیاستها و فرایندهای منابع انسانی را در سراسر چرخه عمر کارکنان بهصورت یکپارچه اجرا کنید.
- برای گفتگوهای دشوار آماده شوید و با اعتمادبهنفس ارتباط برقرار کنید.
- مسائل حساس مربوط به کارکنان را با رویکردی منصفانه، حرفهای و انسانمحور مدیریت نمایید.
شروع یادگیری
چگونه در ۱۰ مرحله یک کارمند را بهصورت قانونی اخراج کنیم
چگونه میتوانید اطمینان حاصل کنید که اخراج یک کارمند به شکلی حرفهای و محترمانه انجام میشود؟ با پیروی از یک فرایند ساختاریافته، مانند مراحل زیر:
مرحله ۱: مستندات لازم را آماده کنید
- تمام مدارک مرتبطی را که دلایل اخراج را پشتیبانی میکنند، با دقت بررسی کنید؛ مانند ارزیابیهای عملکرد ضعیف، نامههای اخطار و اقدامات انضباطی.
- سیاست پایان همکاری سازمان خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید دلایل اخراج معتبر بوده و تمام مستندات لازم را در اختیار دارید.
- نامه اخراجی تهیه کنید که دلایل پایان همکاری، آخرین روز کاری، مزایا یا پرداخت نهایی و ادامه پوشش بیمه درمانی (COBRA) در صورت وجود را توضیح دهد.
مرحله ۲: پیچیدگیهای احتمالی حقوقی را در نظر بگیرید
- اگر تردید دارید، با یک مشاور حقوقی مشورت کنید تا مطمئن شوید دلایل اخراج معتبر هستند. تمام مستندات پشتیبان را در اختیار او قرار دهید.
- بررسی کنید که آیا کارمند اخیراً شکایتی ثبت کرده است یا خیر. این اقدام میتواند از ادعاهای تبعیض یا اقدام تلافیجویانه غیرقانونی جلوگیری کند.
- اگر احتمال بروز اختلافات حقوقی وجود دارد، گزینههای دیگری غیر از اخراج را بررسی کنید؛ مانند جابهجایی شغلی یا دادن زمان بیشتر برای حل مشکلات.
مرحله ۳: جلسه اخراج را برگزار کنید
- محیطی مناسب، آرام و خصوصی انتخاب کنید. فردی بهعنوان شاهد در جلسه حضور داشته باشد؛ مانند مدیر کارمند یا نماینده دیگری از منابع انسانی.
- دلایل اخراج را با استناد به مستندات توضیح دهید. گفتگو را کوتاه، مستقیم و متمرکز نگه دارید. در بیشتر موارد، بهترین روش اخراج این است که شفاف، محترمانه و آرام باشید و هیچ ابهامی درباره نهایی بودن تصمیم ایجاد نکنید.
- با گوش دادن و پاسخ دادن به پرسشهای کارمند، همدلی نشان دهید. با این حال، روشن کنید که تصمیم نهایی است و مراحل بعدی را بهصورت ساده و فهرستوار توضیح دهید.
نکته منابع انسانی
پیش از جلسه اخراج، با مدیر یا یکی دیگر از نمایندگان منابع انسانی تمرین شبیهسازی (Role Play) انجام دهید. پاسخهای خود به پرسشهای دشواری که ممکن است کارمند مطرح کند را تمرین کنید. همچنین تهیه یک سناریو یا متن آماده برای شرایط مختلف میتواند مفید باشد. اختصاص زمان برای تمرین کمک میکند در جلسه متمرکز، دقیق و بدون اشتباه عمل کنید و از بروز مشکلات حقوقی احتمالی جلوگیری شود.
مرحله ۴: حمایت و منابع لازم را ارائه دهید
- بسته به نوع پایان همکاری، دسترسی به خدمات حمایتی مانند مشاوره، کوچینگ یا کمک برای یافتن شغل جدید را فراهم کنید.
- اگر کارمند به دلیل تخلف جدی اخراج نشده است، پیشنهاد ارائه نامه معرفی یا توصیهنامه بدهید.
مرحله ۵: فرایندهای پس از پایان همکاری را سازماندهی کنید
- پرونده استخدامی کارمند را با یادداشتهای جلسه اخراج، نامه پایان همکاری، بسته مزایای پایان کار و سایر مدارک مرتبط بهروزرسانی کنید.
- بخشها و افراد مرتبط را از پایان همکاری مطلع کنید؛ مانند واحد حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، امنیت و مدیران بخشها.
- اگر در جلسه اخراج آماده نشده است، هماهنگیهای لازم برای پرداخت نهایی یا مزایای پایان کار و همچنین اطلاعات مربوط به بیمه بیکاری را انجام دهید (در صورتی که اخراج به دلیل تخلف نبوده باشد).
مرحله ۶: پیگیری با کارمند
- اگر پایان همکاری فوری نباشد (مانند موارد تخلف شدید)، جلسهای برای پیگیری تعیین کنید تا وضعیت کارمند را بررسی کرده و به پرسشهای باقیمانده او پاسخ دهید.
- اطلاعات مربوط به منابع حمایتی موجود، مانند خدمات مشاوره یا کاریابی، را در اختیار او قرار دهید.
- چکلیست نهایی را مرور کنید تا مطمئن شوید کارمند تمام مراحل لازم، مانند بازگرداندن تجهیزات شرکت یا اطلاعات محرمانه، را انجام داده است.
مرحله ۷: حریم خصوصی کارکنان را حفظ کنید
- جز در موارد کاملاً ضروری، جزئیات اخراج را با اعضای تیم کارمند یا سایر کارکنان در میان نگذارید.
- از ارسال گسترده الکترونیکی سوابق کارمند یا اسناد مربوط به پایان همکاری خودداری کنید.
- به درخواستهای استعلام یا معرفی شغلی که دریافت میکنید، حرفهای پاسخ دهید؛ مگر اینکه کارمند به دلیل تخلف یا سوءرفتار جدی اخراج شده باشد.
مرحله ۸: برای آخرین روز کاری آماده باشید
- اطمینان حاصل کنید که دسترسی کارمند به سیستمهای کامپیوتری و امنیتی قطع شده و تمام اموال شرکت پیش از خروج بازگردانده شدهاند.
- هماهنگی لازم را انجام دهید تا خروج کارمند به شکلی محترمانه و بدون جلب توجه انجام شود.
- تمام مستندات باقیمانده، از جمله تاریخ و زمان پایان همکاری، وظایف نهایی انجامشده و سایر جزئیات لازم برای انتقال امور را تکمیل کنید.
مرحله ۹: بازبینی نهایی فرایند پایان همکاری
- جلسهای با مدیر و اعضای مرتبط تیم برگزار کنید تا بررسی شود پایان همکاری چه تأثیری بر جریان کار، روحیه تیم یا سایر مسائل داشته است.
- یک بررسی داخلی در واحد منابع انسانی انجام دهید تا فرصتهای بهبود در زمینههایی مانند ارتباطات، حقوق و دستمزد یا سایر فرایندهای کلیدی منابع انسانی شناسایی شود.
نکته منابع انسانی
در نظر بگیرید که یک مصاحبه خروج کوتاه با کارمند اخراجشده انجام دهید. این کار میتواند بازخورد ارزشمندی درباره نحوه اجرای فرایند پایان همکاری در اختیار شما قرار دهد و به کارمند فرصت دهد مسائل یا پیشنهادهای خود را مطرح کند. این پیشنهاد را بهصورت داوطلبانه ارائه دهید و به او اطمینان دهید که اطلاعات مطرحشده محرمانه باقی خواهد ماند.
مرحله ۱۰: با کارکنان مرتبط اطلاعرسانی کنید
- از مدیر یا رهبران ارشد در اطلاعرسانی درباره خروج کارمند، پس از ترک رسمی شرکت، حمایت کنید. هنگام اعلام اخراج کارکنان، ارتباطات داخلی باید حرفهای، محدود به اطلاعات ضروری و همراه با احترام به حریم خصوصی فرد باشد.
- اگر پایان همکاری مربوط به تخلف جدی است، جلسات گروهی یا جلسات سراسری شرکت برگزار کنید تا موضوع شفافسازی شده و به پرسشها بهصورت باز پاسخ داده شود.
اگرچه هر شرایطی متفاوت است، اما پیروی از این مراحل ساختاری در اختیار شما قرار میدهد تا مطمئن شوید فرایند پایان همکاری به شکلی حرفهای، قانونی و محترمانه انجام میشود.
آیا میتوان کارمندی را که مشکلات سلامت روان دارد اخراج کرد؟
کارمندانی که دارای مشکلات یا اختلالات سلامت روان هستند، ممکن است تحت حمایت قانون آمریکاییهای دارای معلولیت (ADA) قرار بگیرند. این یعنی کارفرما نمیتواند صرفاً به دلیل وجود این شرایط، فرد را اخراج کند. همچنین ممکن است کارفرما پیش از تصمیم به اخراج، موظف باشد «تسهیلات یا تطبیق معقول» برای کارمند فراهم کند.
درعینحال، داشتن مشکل سلامت روان بهطور خودکار مانع پایان همکاری نمیشود. اگر دلیل قانونی و غیرتبعیضآمیزی وجود داشته باشد ــ مانند عملکرد ضعیف مستند، سوءرفتار، یا ناتوانی در انجام وظایف اصلی شغل ــ و کارفرما سیاستهای خود را بهصورت یکسان اجرا کرده و الزامات قانونی را در نظر گرفته باشد، پایان همکاری همچنان امکانپذیر است.
بیشتر بخوانید
در زمان اخراج کارمند چه بگوییم
دانستن اینکه هنگام اخراج یک کارمند چه بگویید، کمک میکند گفتگو شفاف، محترمانه و حرفهای باقی بماند. متن گفتگو باید کوتاه، مستقیم و متمرکز بر دلیل پایان همکاری و مراحل بعدی باشد.
نمونه متن برای اخراج کارمندی که مناسب موقعیت شغلی نیست
وقتی لازم است فردی را به دلیل عدم تناسب با موقعیت شغلی اخراج کنید، گفتگو را بر هماهنگی با نقش و انتظارات شغلی متمرکز نگه دارید، نه انتقاد شخصی.
«از اینکه امروز با ما جلسه گذاشتید متشکریم، [نام]. میخواستیم درباره نقش شما و ادامه همکاریتان با شرکت صحبت کنیم. در طول [بازه زمانی]، ما عملکرد و تناسب کلی شما با این موقعیت را بررسی کردیم و پس از بررسی دقیق، تصمیم گرفتیم همکاری شما را از تاریخ [تاریخ] پایان دهیم.
این تصمیم بر این اساس گرفته شده که این نقش، در نهایت، تناسب لازم را نداشته است. ما قبلاً درباره انتظارات این موقعیت و حوزههایی که نیاز به بهبود داشت صحبت کرده بودیم، اما هماهنگی لازم برای موفقیت بلندمدت در این نقش حاصل نشد. این تصمیم نهایی است.
میدانیم شنیدن این خبر دشوار است. مراحل بعدی، از جمله پرداخت نهایی، مزایا و فرایند خروج از شرکت را برای شما توضیح خواهیم داد. اگر درباره جزئیات اجرایی پرسشی داشته باشید، به آنها پاسخ خواهیم داد.»
این متن، در حالی که پیام را شفاف منتقل میکند، لحن محترمانهای نیز حفظ میکند و از عباراتی که بیشازحد شخصی یا مبهم باشند، اجتناب میکند.
نمونه متن برای اخراج کارمند به دلیل عملکرد ضعیف
اگر دلیل پایان همکاری عملکرد ضعیف است، تصمیم را به انتظارات مستند، بازخوردهای قبلی و حمایتهایی که به کارمند ارائه شده مرتبط کنید. گفتگو نباید برای نخستینبار نگرانیها را مطرح کند.
«از اینکه با ما جلسه گذاشتید متشکریم، [نام]. امروز خواستیم با شما صحبت کنیم زیرا لازم است درباره وضعیت همکاریتان گفتگو کنیم. همانطور که میدانید، طی [بازه زمانی] چندین بار درباره عملکرد شما در این نقش صحبت کردهایم، از جمله انتظارات مشخص در زمینه [نمونههای کوتاه].
ما بازخورد ارائه کردیم، درباره بهبودهای موردنیاز صحبت کردیم و زمان و حمایت لازم را برای رسیدن به این انتظارات در اختیار شما گذاشتیم. متأسفانه، عملکرد موردنیاز این موقعیت همچنان بهصورت مستمر برآورده نشده است. به همین دلیل، تصمیم گرفتهایم همکاری شما را از تاریخ [تاریخ] پایان دهیم.
میدانیم شنیدن این خبر آسان نیست. اکنون مراحل بعدی، از جمله پرداخت نهایی، مزایا و بازگرداندن اموال شرکت را با شما مرور خواهیم کرد. اگر درباره این موارد پرسشی دارید، در همین جلسه پاسخ خواهیم داد.»
این نسخه نسبت به یک متن بسیار کوتاه، طبیعیتر به نظر میرسد و درعینحال گفتگو را حرفهای و مبتنی بر واقعیت نگه میدارد.
نمونه متن برای اخراج کارمند به دلیل مشکلات مالی شرکت
اگر شرکت دیگر توان مالی حفظ این موقعیت را ندارد، روشن کنید که تصمیم به دلیل شرایط مالی است، نه عملکرد یا رفتار کارمند.
«از اینکه امروز با ما جلسه گذاشتید متشکریم، [نام]. میخواستیم درباره یک تصمیم مهم تجاری که بر نقش شما تأثیر میگذارد صحبت کنیم. به دلیل محدودیتهای مالی و تغییرات در کسبوکار، مجبور شدیم نیازهای نیروی انسانی خود را بازبینی کرده و تصمیمات دشواری بگیریم.
در نتیجه، تصمیم گرفتهایم همکاری شما را از تاریخ [تاریخ] پایان دهیم. میخواهم تأکید کنم که این تصمیم بازتابی از عملکرد یا مشارکت شما در شرکت نیست. این یک تصمیم تجاری است که بر اساس ناتوانی شرکت در تأمین مالی این موقعیت اتخاذ شده است.
میدانیم این خبر دشوار است و میخواهیم این فرایند تا حد ممکن شفاف باشد. مراحل مربوط به پرداخت نهایی، مزایا، حمایتهای انتقالی موجود و نحوه بازگرداندن اموال شرکت را برای شما توضیح خواهیم داد.»
این متن بدون طولانی شدن بیشازحد، حس همدلی و توضیح بیشتری ارائه میدهد.
نمونه متن برای اخراج کارمند به دلیل نافرمانی
اگر دلیل اخراج نافرمانی است، به رفتار مشخص و اخطارهای قبلی ــ در صورت وجود ــ اشاره کنید. از لحن احساسی یا قضاوتگرانه پرهیز کرده و گفتگو را بر رفتار و سیاستهای شرکت متمرکز نگه دارید.
«از اینکه امروز با ما جلسه گذاشتید متشکریم، [نام]. لازم است درباره وضعیت همکاریتان صحبت کنیم. همانطور که میدانید، ما پیشتر نگرانیهایی درباره رفتارهای نافرمانانه شما مطرح کرده بودیم، از جمله [نمونه کوتاه یا اشاره به اخطار قبلی].
با وجود این گفتگوها، این رفتار ادامه پیدا کرده و نقض جدی انتظارات محیط کار و سیاستهای شرکت محسوب میشود. پس از بررسی شرایط، تصمیم گرفتهایم همکاری شما را از تاریخ [تاریخ] پایان دهیم. این تصمیم نهایی است.
میدانیم شنیدن این خبر دشوار است. اکنون مراحل بعدی، از جمله پرداخت نهایی، مزایا و فرایند خروج از شرکت را با شما مرور خواهیم کرد. همچنین ترتیبات فوری، مانند بازگرداندن اموال شرکت و قطع دسترسی به سیستمها، توضیح داده خواهد شد.»
این متن درعین قاطع بودن، تهاجمی به نظر نمیرسد؛ موضوعی که در شرایط حساس پایان همکاری اهمیت زیادی دارد.
جلسه پایان همکاری باید مستقیم، محترمانه و کوتاه باشد. آماده کردن متن گفتگو از پیش میتواند به مدیران کمک کند آرامش خود را حفظ کنند، پیام را بهصورت یکسان منتقل نمایند و در شرایط دشوار، بیش از حد لازم صحبت نکنند.
آنچه هنگام اخراج کارمند باید انجام دهید و آنچه نباید انجام دهید
آنچه باید انجام دهید (Dos)
• داشتن دلیل کافی برای پایان همکاری: سوابق عملکرد کارمند را با دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید شواهد کافی برای اخراج وجود دارد؛ مانند اخطارهای کتبی، برنامههای بهبود عملکرد (PIP) و گزارشهای انضباطی.
• انتخاب زمان و مکان مناسب: سعی کنید جلسه را در ابتدای هفته برگزار کنید تا کارمند زمان کافی برای پردازش خبر و دریافت حمایت لازم داشته باشد. از اخراج کارمند در پایان روز کاری، روزهای جمعه یا پیش از تعطیلات خودداری کنید، زیرا ممکن است خدمات حمایتی در دسترس نباشد. همچنین به دلیل حمایتهای قانونی، کارمندان را در زمان مرخصی زایمان یا مرخصی درمانی اخراج نکنید.
• کوتاه و مستقیم نگه داشتن جلسه پایان همکاری: توضیحی واضح و مستقیم درباره دلیل اخراج ارائه دهید. همراه با مستندات پشتیبان، وضعیت را بهطور خلاصه توضیح دهید و وارد بحثهای طولانی نشوید. در پاسخ به پرسشهای کارمند با همدلی برخورد کنید، اما تأکید کنید که تصمیم نهایی است.
• اجتناب از غافلگیر کردن کارمند: اخراج نباید برای کارمند غافلگیرکننده باشد. اطمینان حاصل کنید که او چندین اخطار شفاهی و کتبی دریافت کرده است. کارمندان باید بدانند که در صورت عدم بهبود عملکرد، احتمال پایان همکاری وجود دارد. اخراج فوری فقط در موارد تخلف جدی انجام شود؛ در غیر این صورت ممکن است منجر به اختلافات حقوقی شود.
آنچه نباید انجام دهید (Don’ts)
• به تأخیر انداختن تصمیم: زمانی که دلایل کافی برای اخراج وجود دارد و کارمند از مشکلات عملکرد یا سوءرفتار خود آگاه است، فرایند پایان همکاری را به تعویق نیندازید. تأخیر میتواند باعث کاهش بهرهوری، افت روحیه کارکنان یا بیاعتمادی در سازمان شود.
• اخراج کارمند بدون حضور شاهد: برای جلوگیری از مشکلات حقوقی در آینده، همیشه در جلسه پایان همکاری یک شاهد حضور داشته باشد. معمولاً این فرد نماینده منابع انسانی یا مدیر مربوطه است. پیش از جلسه، او را در جریان مستندات پشتیبان قرار دهید. همچنین یادداشتبرداری کنید و از شاهد بخواهید صورتجلسه نهایی را تأیید کند.
• تحقیر کردن کارمند: در طول فرایند باید با کارمند با احترام برخورد شود. در صورت امکان، جلسه را بهصورت فردی و حضوری برگزار کنید و از اخراج گروهی از طریق ایمیل یا ویدئوکنفرانس خودداری کنید. برخورد محترمانه همچنین به حفظ روحیه سایر اعضای تیم و جلوگیری از آسیب به برند کارفرمایی شما کمک میکند.
• صحبت درباره اخراج با سایر کارکنان: حریم خصوصی کارمند اخراجشده را حفظ کنید. جزئیات پایان همکاری او را با همکاران یا سایر کارکنان به اشتراک نگذارید. این کار به حفظ شأن کارمند و حرفهای بودن فضای سازمان کمک میکند.
هزینه اخراج یک کارمند چقدر است؟
هزینههای دقیق اخراج یک کارمند به مورد خاص و منطقه یا ایالت بستگی دارد. با این حال، در اینجا فهرستی از هزینههای احتمالی آورده شده است:
- مزایای پایان کار (Severance pay): بسته به سیاستهای شرکت و مدت زمان خدمت، ممکن است مجبور به ارائه پاداش پایان کار شوید که میتواند شامل مبلغی معادل ۲ تا ۶ هفته حقوق باشد. لطفاً الزامات ایالتی مربوط به مزایای پایان کار را نیز بررسی کنید.
- نرخ مالیات بیمه بیکاری: اگر کارمند به دلیل سوءرفتار جدی اخراج نشود، ممکن است واجد شرایط دریافت مزایای بیکاری باشد (که کارفرمایان باید آن را بپردازند). حق بیمه سازمان ممکن است با افزایش تعداد شکایات کارمندان سابق افزایش یابد.
- هزینههای حقوقی: اگر اخراج منجر به اختلافات، شکایتهای اخراج غیرقانونی یا نیاز به بررسی قوانین کار شود، هزینههای حقوقی میتواند به سرعت افزایش یابد.
سخن پایانی
اگرچه هر تجربه اخراج متفاوت خواهد بود، اما این استراتژیهای اساسی میتوانند به شما در ایجاد یک فرایند ساختاریافته مشابه کمک کنند. فرایندی که نه تنها حرفهای، اخلاقی و قانونی است، بلکه دلسوزانه و محترمانه نیز هست. یک تجربه اخراج به خوبی مدیریت شده میتواند از تأثیر منفی بر فرد و سازمان جلوگیری کند.
اگر میخواهید مهارتهای عملی برای مدیریت این گونه موقعیتها را با اطمینان بیشتری کسب کنید، دوره جامع مدیریت منابع انسانی پیشرفته میتواند به شما در تقویت دانش خود در مورد فرایندهای اصلی منابع انسانی، کاربرد سیاستها و روابط کارمندی کمک کند.
سوالات متداول
- چگونه یک کارمند را مودبانه اخراج کنیم؟
- برای اخراج یک نفر به چه مدرکی نیاز دارید؟
- فرایند اخراج یک کارمند چیست؟
- دلایل معتبر برای اخراج یک کارمند چیست؟
- آیا میتوانید شخصی با اختلال دوقطبی را اخراج کنید؟
ما را در شبکههای اجتماعی دنبال کنید تا از آخرین اخبار و روندهای منابع انسانی باخبر شوید.