مدیریت عملکرد چابک چیست؟

مدیریت عملکرد چابک به تک تک کارکنان و تیم‌ ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند، مهارت‌های خود را توسعه دهند و به اهداف خود برسند. خب چگونه شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید مدیریت عملکرد چابک را در سازمان خود پیاده سازی کنید! در ادامه این مقاله از سایت منابع انسانی سرآمد همراه ما باشید.

مدیریت عملکرد چابک چیست؟

مدیریت عملکرد چابک روشی مستمر و مشارکتی برای ارزیابی کارکنان و حمایت از رشد آنهاست. این مبتنی بر اصول متدولوژی چابک است، که درواقع راهی برای مدیریت پروژه هاست که آن‌ها را به مراحل کوچکتر تقسیم می‌کند.

اصول چابک شامل همکاری مستمر، ارائه ارزش مکرر و بهبود مستمر در هر مرحله است. این اصول در توسعه نرم‌افزار سرچشمه گرفته‌اند، اما از آن زمان به بسیاری از عناوین دیگر از جمله مدیریت منابع انسانی چابک و مدیریت عملکرد چابک ترجمه شده‌اند.

مدیریت عملکرد چابک چهار رکن اصلی دارد:

• یادگیری مستمر
• بررسی مکرر
• اعتماد سازی
• احساس ارتباط با جامعه کاری

در نتیجه، مدیریت عملکرد چابک بر توسعه کارکنان و همچنین توسعه سازمان به عنوان یک مرکز کل متمرکز است. به لطف مدیریت عملکرد چابک، کارمندان بیشتر درگیر هستند و تمایل دارند برای مدت طولانی‌تری در شرکت بمانند، در حالی که سازمان‌ها بازدهی بالاتری دارند و به احتمال زیاد از رقبای خود پیشی می‌گیرند. وقتی نوبت پیشروی از مدیریت عملکرد سنتی به مدیریت عملکرد چابک می‌رسد، منابع انسانی نقش مهمی را ایفا می‌کند.

در ادامه این مقاله در مورد این موضوع با جزئیات بیشتری صحبت خواهیم کرد، اما منابع انسانی باید در ایجاد تغییر ذهنیت در سازمان، راه‌اندازی سیستم جدید و آموزش مدیران و کارکنان در مورد آن مشارکت داشته باشد.

عناصر مدیریت عملکرد چابک

عناصر زیر یک فرآیند مدیریت عملکرد چابک را مشخص می‌کند:

• بازخورد مکرر (مداوم) و بررسی منظم

بازخورد در یک فرآیند مدیریت عملکرد چابک منجربه توسعه افراد و سازمان می‌شود. کارمندان همچنان در مورد عملکرد خود بازخورد دریافت خواهند کرد، اما این تنها عامل مهم نیست.

بررسی منظم امور و فعالیت‌ها بین یک مدیر و اعضای تیم فردی آن‌ها پایه و اساس فرآیند مدیریت عملکرد چابک است.

معنای بررسی “به طور منظم” دقیقاً در هر سازمان متفاوت است، اما معمولاً حداقل هر دو هفته یا به طور هفتگی انجام می‌شود. شکلی که در آن اعلام حضور می‌شود می‌تواند متفاوت باشد. فرمت‌های رایج شامل جلسات یک به یک، جلسات به روز رسانی پروژه، است.

این بررسی‌ها به مدیران این امکان را می‌دهد که مسائل نوپا را زود تشخیص دهند و علاوه بر زمان حال، بر آینده تمرکز کنند و شاید مهم‌تر از همه، یک رابطه قابل اعتماد با افراد تیم خود ایجاد کنند.

منابع متعدد بازخورد

بازخوردی که افراد در فرآیند مدیریت عملکرد چابک دریافت می‌کنند، منابع دیگری به جز مدیر خط خود را شامل می‌شود. به عنوان مثال، به همتایان، زیردستان و مدیران یک کارمند به غیر از خودشان فکر کنید، که در یک فرآیند بازخورد 360 درجه گنجانده شده‌اند.

کارمند محور

رویکرد مدیریت عملکرد چابک، ارتباطات باز، بازخورد سازنده و توسعه کارکنان را در اولویت قرار می‌دهد. پیاده‌سازی این نوع مدیریت عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرهنگ کارمندمحورتری ایجاد کنند، جایی که به کارکنان خود نشان می‌دهید که کمک به پیشرفت آن‌ها اولویت اصلی شماست.

مدیریت عملکرد چابک چیزی فراتر از ارزیابی عملکرد است.

تمرکز بر توسعه مهارت‌ها

بررسی‌های منظم که بخشی جدایی‌ناپذیر از فرآیند است، مدیران را قادر می‌سازد تا به افراد تیم خود در پیشرفت شغلی کمک کنند. با چنین تاکیدی بر رشد و توسعه کارکنان، مدیران نقش یک مربی عملکرد را بر عهده می‌گیرند.

اهداف یا اولویت ها بر اساس اهداف سازمان

مدیریت عملکرد چابک شامل تقسیم اهداف سالانه به مراحل کوچکتر است. این به کارکنان کمک می‌کند تا کار را قابل مدیریت‌تر و اهداف را دست یافتنی‌تر ببینند.

فرآیند هدف گذاری، مشارکتی است و اهداف تک تک کارکنان و تیم‌ها همیشه با اهداف سازمان مرتبط است. کارمندان به راحتی می‌توانند ببینند که چگونه کاری که انجام می‌دهند به رسیدن به موفقیت بزرگتر کمک می‌کند.

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد چابک چه تفاوتی با مدیریت عملکرد سنتی دارد؟

مدیریت عملکرد چابک و مدیریت عملکرد سنتی از بسیاری جهات متفاوت است. بیایید برخی از تفاوت‌های اصلی بین این رویکردها را بررسی کنیم.

آیتم‌ها

مدیریت عملکرد سنتی

مدیریت عملکرد چابک

فرکانس

رویکرد سنتی مدیریت عملکرد با ارزیابی سالانه مشخص می‌شود که گاهی اوقات با بررسی میانسالی همراه است و اگر فکر می‌کنید که این چیزی مربوط به گذشته است، باید بگویم که: 63 درصد از شرکت‌ها هنوز به ارزیابی‌های سالانه کارکنان متکی هستند. در واقع، تحقیقات نشان می‌دهد که از هر 10 مدیر، 9 نفر از روشی که شرکتشان بررسی عملکرد را انجام می‌دهد، ناراضی هستند.

در مدیریت عملکرد چابک، فرآیند بازخورد مستمر است و مدیران به طور منظم با افراد تیم خود ارزیابی و بررسی‌های لازم را انجام می‌دهند. برای مثال، این بررسی‌ها می‌تواند به صورت هفتگی، دو هفته‌ای یا ماهانه انجام شود. علاوه بر این، زمانی که یک رهبر تیم مشاهدات خود را از رفتار یک کارمند در زمان وقوع به اشتراک می‌گذارد، عنصری از بازخورد سریع وجود دارد. دور شدن از بررسی عملکرد سالانه می تواند برای حفظ کارمندان بسیار مفید باشد. به عنوان مثال، Adobe،شاهد کاهش 30 درصدی تعداد کارمندانی بودند که به دنبال بررسی‌های آنها کار را ترک کردند.

تمرکز

در بررسی‌های سنتی عملکرد، 80 درصد از زمان را می‌توان صرف صحبت در مورد گذشته کرد. چند ماه پیش در آن پروژه چه اتفاقی افتاد، چگونه به این یا آن برخورد کردیم، همکاری با مشتریان را چگونه تجربه کردید و غیره. حتی زمانی که همه این عناصر به خوبی مستند شده باشند، ارزیابی پروژه‌ای که پنج ماه پیش انجام شده است پیچیده است، زیرا بسیاری از پروژه‌های دیگر از آن زمان تا لحظه انجام ارزیابی شروع شده‌اند.

در فرآیند مدیریت عملکرد چابک، تمرکز بیشتر بر حال و آینده است. بازخورد مستمر است و اعلام حضورها بیشتر است. این موضوع بحث درباره پروژه‌های تمام‌شده را بسیار آسان‌تر می‌کند، اما یک مزیت دیگر نیز وجود دارد که در اینجا قابل ذکر است. هم بازخورد مستمر و هم جلسات منظم این امکان را فراهم می‌آورند که مسائل نوپا را زودتر شناسایی و قبل از تبدیل شدن به موانع بزرگ،به آن‌ها رسیدگی کنید.

نقش مدیریت

به طور سنتی، مدیریت عملکرد اغلب یک خیابان یک طرفه است. در طول بررسی سالانه، مدیر به کارمند می‌گوید که سال آینده باید چه کارهایی را بهتر انجام دهد، چند سوال از منابع انسانی از آنها می‌پرسد،که آیا می‌خواهند افزایش حقوق دریافت کنند اگر چنین است، به آن‌ها در این خصوص توضیحاتی داده خواهد شد. برخی از مدیران به کارمندان اجازه می‌دهند فرم‌های ارزیابی را از قبل پر کنند تا جلسه واقعی در کمترین زمان ممکن طول بکشد. نیازی به گفتن نیست که هیچ اشاره‌ای به فرصت‌های توسعه وجود نخواهد داشت.

مدیریت عملکرد چابک بیشتر شبیه به یک خیابان دو طرفه است. در این فرآیند، نقش مدیر به سمت یک مربی تغییر می‌کند. مدیران کارکنان را در یافتن نقاط پیشرفت خود راهنمایی می‌کنند و آنها را برای نقش‌های احتمالی آینده در شرکت آماده می‌کنند. مدیران همچنین در این فرآیند از اعضای تیم خود بازخورد دریافت می‌کنند. تصمیمات اغلب به صورت مشترک گرفته می‌شود و در نتیجه، کارکنان هم مالکیت و هم مسئولیت پذیری را به دست می‌آورند.

نمای وسیع

فرآیند مدیریت عملکرد سنتی اغلب شامل دیدگاه یک فرد در مورد نحوه عملکرد کارمند است: دیدگاه مدیر با محدودیت همراه است. چالش‌های رایج شامل سوگیری، تعصب شخصی است که مدیران گاهی اوقات سرنخی از کاری که کارمند واقعاً انجام می‌دهد یا  درمواقعی که دستورالعمل نحوه انجام آن را ندارند در نتیجه بازخورد ناکافی ارائه می‌دهند. این احتمالاً یکی از دلایلی است که 55٪ از کارمندان می‌گویند که بررسی‌های سالانه موجب بهبود عملکرد آنان نمی‌شود.

مدیریت عملکرد چابک شامل چندین دیدگاه در مورد نحوه عملکرد یک کارمند است. به عنوان مثال، بازخورد می تواند از طرف همتایان، مدیران دیگری که با آنها کار کرده اند و حتی مشتریان باشد. این یک دید جامع تر و واقعی تر از نحوه کار یک فرد و جایی که می تواند رشد کند به دست می آید.

نحوه پیاده سازی مدیریت عملکرد چابک

بیایید روی نقش منابع انسانی در اجرای فرآیند مدیریت عملکرد چابک تمرکز کنیم.

منابع انسانی باید در زمان دور شدن از رویکرد مدیریت عملکرد سنتی، رهبری تغییر ذهنیت در سازمان باشد. آنها به مدیران و کارکنان کمک می‌کنند تا تغییرات را ایجاد نموده و از مزایای بازخورد مستمر بهره ببرند.

اما این در عمل چگونه است؟ برای بررسی بیشتر موراد زیر را در نظر داشته باشید:

1. از روش و گام‌های کوچک‌تر شروع کنید

برای ایجاد هر تغییر بزرگ برای انجام کاری در یک سازمان، از گام‌ها کوچک شروع کنید به خصوص اگر مطمئن نیستید که آیا مدیریت عملکرد چابک رویکرد مناسبی برای شرکت شما است یا خیر. یک پایلوت تهیه کنید.

برای مثال، می‌توانید رویکرد چابک به عملکرد کارکنان را ابتدا فقط در یک تیم برای مدت زمان محدود آزمایش کنید و سپس با جمع‌آوری داده‌های عملکرد و بازخورد از شرکت‌کنندگان، نتایج را ارزیابی کنید.

2. مدیران و کارکنان خود را در مورد مدیریت عملکرد چابک آموزش دهید

هنگامی که یافته‌های پایلوت خود را دریافت کردید و تصمیم گرفتید فرآیند مدیریت عملکرد چابک را در کل شرکت اجرا کنید، زمان آن رسیده است که تغییر ذهنیت را در سازمان آغاز کنید.

به مدیران و کارکنان توضیح دهید که چگونه می‌توانند بیشترین بهره را از این رویکرد مدیریت عملکرد ببرند، چگونه اهداف عملکرد و توسعه را تعیین کنند و چگونه بازخورد ارائه را دریافت کنند.

یک راه عالی برای انجام این کار، درگیر کردن تیم(هایی) است که میتوانید پایلوت را در آنجا آغاز و پیاده سازی کنید. چه کسی برای به اشتراک گذاشتن آموخته ها، نکات، ترفندها و چالش های خود مناسب تر از افرادی است که قبلاً آن را برای خود تجربه کرده اند؟ احتمال بیشتری وجود دارد که افراد درگیر شوند، سؤال بپرسند و نگرانی‌های خود را در میان می‌گذارند.

3. بر ارزش بازخورد مداوم تأکید کنید

به مدیران در مورد ارزشی که بازخورد مستمر برای کارکنان، خودشان و کسب و کار به ارمغان می آورد، نکاتی را ارائه دهید. به عنوان مثال به بهبود تعامل، ایجاد مشکلات و موانع کمتر، افزایش بهره وری و عملکرد بهتر فکر کنید در مورد این آیتم‌ها با آنان صحبت کنید.

4. جمع آوری بازخورد از منابع متعدد را ساده کنید

62 درصد از کارمندان اظهار می کنند که مایلند بازخورد بیشتری از همکاران خود دریافت کنند. این دلیل قانع‌کننده‌ای است تا آن‌ها را راحت‌تر به دست آورند.

فرم های بازخوردی ایجاد کنید که کارمندان بتوانند به راحتی با همکاران و مدیران خود به اشتراک بگذارند تا فیدبک‌هایی جمع آوری کنند. شما می توانید چندین نسخه با سوالات مختلف ایجاد کنید. به عنوان مثال، برخی می توانند بر عملکرد، برخی دیگر بر توسعه و رشد و برخی دیگر بر روی کار در یک تیم متمرکز شوند.

5. به ایجاد طرح‌های توسعه کمک کنید

کارمندان (جدید) ممکن است از همه فرصت‌های توسعه و رشد شغلی که در سازمان شما دارند آگاه نباشند. به مدیران و کارمندان کمک کنید تا در این زمینه حرکت کنند تا کارمندان بتوانند اهداف واقع بینانه‌ای را برای رشد خود تعیین کنند.

راه‌های مختلفی برای این کار وجود دارد. برای مثال می‌توانید مسیرهای شغلی را برای نقش‌های مختلف در سازمان خود ترسیم کنید، برنامه‌های رشد تیم را به اشتراک بگذارید یا به شکاف‌های مهارتی که از طریق فهرست مهارت‌ها شناسایی شده‌اند، اشاره کنید.

6. ترویج شفافیت و پاسخگویی

اطمینان حاصل کنید که کارکنان می‌دانند اهداف سازمانی و تیمی و نتایج کلیدی (OKR) چیست، اهداف خودشان چیست و چگونه با OKR های سازمانی ارتباط دارند. در میان چیزهای دیگر، این باعث افزایش تعامل می‌شود زیرا افراد بهتر می‌فهمند چگونه کارهایی که به صورت فردی و درون تیمی انجام می‌دهند موجب ایجاد موفقیت‌های بزرگتر می‌شود.

در زیر، می‌توانید ببینید که تنظیمات OKR در بخش منابع انسانی چگونه می‌تواند باشد و چگونه با یکدیگر ارتباط دارند.

7. پیگیری، ارزیابی و تکرار

مانند همه فرآیندها و برنامه‌ها، با ارزیابی داده‌های عملکرد و دریافت بازخورد از مدیران و کارمندان، نتایج سیستم مدیریت عملکرد چابک خود را ردیابی کنید. اطلاعاتی در مورد اینکه چه چیزی خوب و چه چیزی خوب نیست جمع آوری کنید و اقدامات لازم را انجام دهید. به هر حال Agile در مورد بهبود مستمر و ارائه ارزش است.

سازمان‌ها برای برآورده کردن انتظارات نیروی کار امروز و آینده باید بیشتر کارمند محور شوند. مدیریت عملکرد چابک در این نوع محل کار کاملاً مناسب است. از طریق بازخورد مکرر از منابع متعدد و همچنین گفتگوی دو طرفه با مدیر، مالکیت عملکرد و توسعه خود را به کارمندان می‌دهد.