همه چيز درباره نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی
مترجم: نیکا خوشوقتی
ما وسط یک انقلاب جدی در سبک کسب و کار هستیم، ماهیت کار ما و محل کار ما، به طور مدام در حال تغییر است. سرعت این تغییرات به حدی زیاد است که کارفرمایان ناگزیر هستند دائما در روش های جذب استعدادها، و استراتژی های حفظ کارکنان تحول ایجاد کنند، و این یعنی این که 《نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی، یکی از مهم ترین شاخص های منابع انسانی است که می تواند به شما در طرح ریزی و بهبود نظام مدیریت منابع انسانی، کمک کند》.
از یک طرف کارفرمایان می خواهند دائما توانمندی های خود را حفظ کنند و از سوی دیگر کارکنان به دلایل مختلفی سازمان های خود را ترک می کنند، از جمله دلایل عمده این ترک کارها می توان به مسائل مالی، بازنشستگی، و نقل مکان کارکنان اشاره نمود.
• اگر علاقمند هستید بدانید علل عمده ترک کار کارکنان در کشور ما چیست، این مقاله را مطالعه کنید
نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی
هرچند یکی از پرتکرار ترین علل ترک کار کارکنان این است که در جستجوی فرصت های شغلی بهتری هستند اما در هر حال جنگ امروز کسب و کار ها، جنگ جذب استعدادهاست و به همین دلیل یکی از اولویت های هیات مدیره ها، نگهداشت کارکنان است .
سوال این است: چرا، و چگونه نرخ نگهداشت منابع انسانی را محاسبه می کنید؟
بياييد باهم ببینیم :
نرخ نگهداشت منابع انسانی چيست؟
نرخ نگهداشت منابع انسانی، شاخصی برای اندازه گیری توانمندی یک سازمان، در حفظ نیروی کار پایدار است.
این شاخص، تعداد کارکنانی را نشان می دهد که برای مدت معینی در یک شرکت می مانند، در مقایسه با تعداد کل کارکنان شرکت در آن دوره.
فرمول حفظ و نگهداشت منابع انسانی :
بیایید این فرمول را با چند مثال کاربردی بررسی کنیم :
• مثال اول: یک شرکت پخش، ۳۰۰ کارمند دارد. در طول سال گذشته ۱۵ کارمند شرکت را ترک کرده اند.
نرخ نگهداشت منابع انسانی: ((300 – 15)/300)×100=95٪
• مثال دوم: در آغاز شیوع ویروس کرونا، یک شرکت تامین نیرو مجبور به كم كردن بیش از ۲۰۰۰نفر از کارکنان خود شد.
کل تعداد کارکنان شرکت ۵۰۰۰ نفر بود .
نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان: ((5000 – 2000 )/5000 )× 100=60%
• مثال سوم : در طول یک سال گذشته یک موسسه مالی و اعتباری تصمیم گرفت در یکی از بانک های دولتی ادغام شود و در نتیجه بیش از هزار کارمند (بانک دار، منشی و غیره) شغل خود را از دست دادند. آن ها به طور متوسط بیست هزار نفر کارمند داشتند.
نرخ حفظ و نگهداری کارکنان: ((20000–1000)/20000)×100=95%
اما …
• اگر می خواهید درباره طراحی نظام جبران خدمت مبتنی بر عملکرد کارکنان، بیشتر بدانید اینجا کلیک کنید
چرا دانستن نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان اهمیت دارد؟
دلایلی که ما را ترغیب می کند که نرخ نگهداشت منابع انسانی را محاسبه نموده و آن را بطور مستمر پایش کنیم، عمدتا دلایل مورد علاقه مدیران عامل هستند.
این دلایل عبارت اند از:
۱- کاهش هزینه های شرکت :
مطالعات نشان می دهد که جایگزینی یک کارمند، به طور متوسط هزینه ای معادل ۶ تا ۹ ماه حقوق وی را برای شرکت در بر دارد. بنابراین پایش نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی، برای کاهش هزینه ها حیاتی است.
۲- افزایش بهره وری منابع انسانی:
کارکنان هر چه بیشتر در کنار سازمان بمانند، توانمند تر می شوند، چرا که عموما این دسته از کارکنان راحت تر درک می کنند که چگونه کارها را بسیار سریع تر انجام دهند؛ آنها معمولا قادرند ارتباطات را سریع تر برقرار کنند، و در اغلب موارد می توانند کارها را بهتر انجام دهند.
• اگر علاقمند هستید بدانید چرا بازنگری نظام مدیریت عملکرد لازم است ، اینجا کلیک کنید
۳- بهبود تعامل کارکنان :
ارتقاء نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی، به شما اجازه می دهد تا بتوانید روی حوزه های بسیار کلیدی ( مانند ساخت فرهنگ سازمانی، بهبود روحیه کارکنان، مدیریت استعدادها، و ایجاد تیم های موثر ) سرمایه گذاری کنید.
نرخ نگهداشت منابع انسانی را چگونه محاسبه کنیم؟
گام اول:
دوره زمانی محاسبه خود را تعریف کنید. به عنوان مثال اگر شما قصد دارید محاسبه کنید که چه تعداد از کارکنان واحد فناوری اطلاعات، در طول دوران تصدی مدیر جدید واحد فناوری اطلاعات، شرکت را ترک کرده اند، قاعدتا بایستی مدت زمان تصدی این مدیر را در نظر بگیرید.
یا مثلا اگر می خواهید مقایسه کنید که میزان نگهداشت منابع انسانی شما چگونه تحت تأثیر شیوع ویروس کرونا قرار گرفته است، باید بازه زمانی محاسبه را از ابتدای شیوع ویروس در نظر بگیرید.
بنابراین، در این مثال شما ممکن است بازه زمانی را از دوره شیوع ویروس (به عنوان مثال : ابتدای اسفند ماه ۱۳۹۸ تا آخر تیرماه ۱۴۰۰ )، که ۱۷ ماه است را حساب كنيد.
حالا برای مقایسه، شما ممکن است بخواهید یک دوره ۱۷ ماهه دیگر ( از ۱۷ ماه قبل از شیوع كويد-۱۹ به عنوان مثال، از ابتدای مهر ماه ۱۳۹۷ تا ابتدای اسفندماه ۱۳۹۸ ) را در نظر بگیرید.
گام دوم :
تعداد کارکنان در اولین روز از دوره زمانی را تعیین کنید.
گام سوم :
تعداد کارکنان در آخرین روز از دوره را تعیین نمایید.
گام چهارم :
از فرمول نگهداشت منابع انسانی برای محاسبه نرخ نگهداشت منابع انسانی خود استفاده کنید.
گام پنجم :
حالا می توانید نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی خود را با یک دوره قبلی، یا یک دوره مشابه، استانداردهای صنعت خود، و/یا گروه های مختلف از کارکنان مقایسه کنید.
نرخ نگهداشت منابع انسانی ایده آل، چیست؟
نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی در حالت ابده آل ( برای مدیرعامل شما ) ۹۹٪ است .
البته شما ممکن است بخواهید عمدا برای پالایش کارکنان “کم بازده” آنان را از شرکت خود خارج کنید.
جالب است بدانید که نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی، به طور متوسط در ایالات متحده ۹۰٪ است؛ با این حال، در صنعت ها و بخش های مختلف، متفاوت است.
این مهم است که بدانیم نرخ حفظ و نگهداشت منابع انسانی، در پست ها و یا بخش های مختلف متفاوت است و در برخی از پست ها یا شغل ها، تقاضای بازار کار، بیشتر از بقیه مشاغل باشد.
ـ اما سوال اصلی این است که:
متخصصان منابع انسانی برای افزایش نرخ نگهداشت منابع انسانی، در سازمان خود چه کاری می توانند انجام دهند؟
اینجا به چند راهکار عملیاتی و کم هزینه می پردازیم :
۱. استخدام کارکنان را، با «جذب کارجویان» همراه کنید :
این نوع از استخدام، به ویژه در صنایعی مثل خرده فروشی، خدمات، یا مراکز خدمات پس از فروش ( یا مراکز تماس ) مهم است.
به عنوان مثال خیلی مهم است اگر :
اول، شما باید بتوانید در طی فرآیند استخدام،” توضیحات واقع بینانه ای از شغل و فرهنگ شرکت ” را به کارجویان خود ارائه داده و انتظارات خود را در فرایند استخدام مدیریت کنید، تا کارجویان از اینکه “ماهیت این شغل چیست” و “فضای شرکت چگونه است” آگاه باشند.
برای این کار نیازمند سندی به نام « سند شناسنامه شغل » هستید . در این سند، علاوه بر اینکه واقعیت های شغل برای کارجو آشکار می شود ، شما نیز می توانید انتظارات خود را از شاغل بطور کاملا ملموس ، به وی انتقال دهید .
دوم، کارجویانی را استخدام کنید که بتوانند با ارزش های شرکت شما هماهنگ شوند.
سوم، در طول فرایند مصاحبه، نهایت دقت را به کار بگیرید تا تحلیل واقع بینانه ای از انتظارات کارجو ( از شغل و محل کار وی ) داشته باشید .
و چهارم این که در برخی از موارد، تحقیق در مورد سوابق قبلی شغلی کارجو مفید خواهد بود .
استخدام، توام با حفظ و نگهداری کارکنان، به شما کمک خواهد کرد تا رضایت شغلی کارکنان جدید الاستخدام بالاتر باشد، و همچنین استخدام ها هزینه کمتری برای شما در بر داشته باشند.
• درباره نحوه طراحی فرآیند استخدام شایسته محور، بیشتر بدانید
2. گوش دادن فعالانه، و بازخورد دادن به کارکنان :
این بازخوردها، محصول دریافت نظرات کارکنان جدیدالاستخدام و کارکنان شاغل در شرکت شما هستند . منظور از دریافت این بازخوردها این است که متوجه شوید که چه کاری می توانید انجام دهید تا کارمندان بمانند؟
چه اقداماتی موجب خروج کارکنان می شوند و چه اقداماتی موجب ماندگاری کارکنان شده است ؟
تمایل دارید بدانید اطلاع از نگرش کارکنان چه اهمیتی دارد ؟ اینجا کلیک کنید
3. افزایش تعامل کارکنان:
کارکنانی که به عنوان سرمایه ماندگار سازمان شما شناخته می شوند، به احتمال زیاد مدت طولانی تری با این شرکت خواهند ماند. به همین دلیل است که شما نیاز به طراحی یک طرح پویا و منعطف برای ارتقاء رضایت کارکنان دارید. کارهای کوچکی که می توانید برای بهبود رضایت کارکنان، و افزایش تعامل آنها انجام دهید از جمله افزایش فرصت های یادگیری و رشد، رویه های ارتقاء شفاف، بیمه درمانی، سیاست هایی در خصوص اعطای مرخصی های تشویقی، تنوع بخشیدن به پاداش ها، به رسمیت شناختن کارکنان و نقش های آنان، و درگیر کردن کارکنان با ماهیت شغل آنان.
همچنین تشویق کارکنان به رعایت بین تعادل کار و زندگی سالم کمک می کند تا از فرسودگی شغلی کارکنان جلوگيري شود.
4. بر روی فرهنگ شرکت خود كار كنيد
فرهنگ و ارزش های سازمانی بر حفظ و نگهداشت کارکنان تأثیر دارد. همیشه به دنبال راه هایی باشید تا فرهنگ سازمانی خود را فراگیرتر کنید و تعلق خاطر کارکنان به سازمان را ترویج کنید.
برای بهبود فرهنگ شرکت، بطور مستمر به نتایج حاصل از نرخ نگهداشت کارکنان در سازمان خود ( که طبق فرمول هایی که پیشتر گفته شد آنها را مورد بررسی قرار داده اید ) نگاه کنید و از وضعیت نرخ نگهداشت بازار کار ( که در آن فعالیت می کنید ) آگاه باشید. هرگونه اقدام در خصوص ارتقاء و تغییر فرهنگ شرکت و محیط کار، زمان زیادی نیاز دارد، بنابراین مهم است که همیشه سازگار باشيد و بر روی برنامه های بلند مدت كار كنيد.
* اگر می خواهید درباره فرهنگ سازمانی بیشتر بدانید اینجا کلیک کنید
5. توسعه حرفه ای و شخصی :
کارمندانی که می بینند کارفرمای آنها در آموزش و توسعه خود سرمایه گذاری می کند، احتمال ماندن آنها در کنار سازمان بیشتر است.به همین دلیل است که شما باید بر توسعه مهارت های خود، و مهارت های کارکنان خود تمرکز کنید و مسیرهای توسعه ای روشنی را برای آنها ترسیم کنید.
بیشتر اوقات سازمان ها سرمایه گذاری زیادی روی فرصت های یادگیری و توسعه کارکنان خود می کنند؛ با این حال ، در هنگام بررسی آمارها، نتایج روشنی از سیستم های مدیریت یادگیرنده در دست نیست. بنابراین فرصت های یادگیری و توسعه باید هدفمند و فقط در زمان باشد.
رهبران سازمان ها نیز باید در عمل نشان دهند که بطور جدی قصد دارند خود را توسعه بدهند.
• اینجا نحوه طراحی یک مدل نیازسنجی آموزشی مهارت محور را توضیح داده ایم
اما کلام آخر اینکه :
محاسبه، پایش و بهبود نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان، كارکنان را قادر می سازد اثربخش تر عمل کنند و در نهایت، تاثیرات قابل توجهی روی عملکرد کارکنان خواهد داشت .