یکی از اصلی‌ترین و بنیادی‌ترین نهادهایی که کارفرمایان از بدو شروع به کار خود با آن در ارتباط و تماس خواهند بود و باید باشند سازمان تامین اجتماعی است.

این ارتباط از ابتدای راه‌اندازی کارگاه به هر شکل آن شامل شرکت، موسسه، کارخانه و… با تشکیل پرونده در یکی از شعب تامین اجتماعی شروع خواهد شد و در ادامه با فرستادن فهرست حقوق و دستمزد و پرداخت حق بیمه کارگران تحت پوشش به صورت ماهیانه ادامه خواهد داشت. این ارتباط تا پایان فعالیت و چرخیدن چرخ‌های کارگاه ادامه می‌یابد.

اولین گام در روند رابطه میان کارفرما و سازمان تامین اجتماعی را دریافت مفاصا حساب از شعبه تامین اجتماعی به هنگام نقل‌وانتقال مالکیت عین یا منافع کارگاه است.

در گام بعدی که همچنان جزو گام‌های ابتدایی محسوب می‌شود تشکیل پرونده بیمه‌ای کارگاه در یکی از شعب تامین اجتماعی و دریافت شماره کارگاه می باشد که این اقدام همزمان با آغاز به کار کارگاه باید انجام شود.
کارفرما باید فهرست دستمزد کارگران مشغول به کار در کارگاه خود را با درج کامل مشخصات و شماره بیمه‌شده برای هر کارگر به شعبه تامین اجتماعی که در آن تشکیل پرونده داده ارسال کند. باید در نظر داشت که برای طی این فرایند به صورت استاندارد و قانونی حق بیمه در مهلت تعیین‌شده، که حداکثر تا پایان ماه بعد است، پرداخت شود.

در این زمان و هنگام ثبت معاملات مربوط به نقل‌وانتقال کارگاه‌ها، دفتر اسناد رسمی باید درباره وضعیت بدهی کارگاه از سازمان تامین اجتماعی استعلام کند. در این موارد طبق قانون، سازمان تامین اجتماعی موظف است حداکثر ظرف ۱۵ روز از تاریخ ورود برگ استعلام به دفتر شعب پاسخ آن را طبق مقررات بدهد و اگر پاسخ ندهد دفترخانه مجاز به ثبت معامله خواهد بود.
📍کارفرمایان نیز این حق را دارند در مواردی که حسب قوانین نیاز به ارائه مفاصا حساب از تامین اجتماعی دارد صدور آن را از سازمان تقاضا کنند. سازمان نیز مکلف خواهد بود حداکثر پس از یک ماه از تاریخ ثبت تقاضای کارفرما، البته در صورتی که بدهی نداشته باشد، مفاصا حساب را صادر و به متقاضی ارائه کند.