چگونه نسل بعدی رهبران موفق شرکت خود را پرورش می‌دهید تا مزیت رقابتی و روحیه تیمی حفظ شود؟ افراد بعدی را برای پر کردن موقعیت‌های ارشد شناسایی کرده و با یک برنامه جانشین پروری آن‌ها را هدایت کنید!
برنامه‌ریزی جانشین پروری برای اطمینان از اینکه نقش‌های حیاتی یک شرکت برای مدت طولانی خالی نمی‌مانند یا توسط افرادی پر نمی‌شوند که مهارت یا دانش لازم برای انجام آن نقش را ندارند، ضروری است. دانستن اینکه چه کسی نفر بعدی برای پر کردن موقعیت‌های ارشد است و توانایی راهنمایی این افراد برای تبدیل شدن به نسل بعدی رهبران موفق شرکت، برای حفظ مزیت رقابتی و روحیه تیمی بسیار مهم است.
این راهنما برنامه‌ریزی جانشین پروری را به طور عمیق بررسی می‌کند، اهمیت آن را توضیح می‌دهد، بهترین شیوه‌ها را به اشتراک می‌گذارد و چارچوبی را ارائه می‌دهد که هر سازمانی می‌تواند آن را به کار گیرد.
برای شرکت در دوره مدیریت جانشین پروری سرآمد کلیک نمایید.
برنامه ریزی جانشین پروری چیست؟
برنامه‌ریزی جانشین پروری فرآیند انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی برای تضمین تداوم نقش‌های حیاتی است. این فرآیند در مورد شناسایی بهترین کارکنان و رهبران بالقوه و سپس مربی‌گری و توسعه آن‌ها است تا بتوانند در سازمان پیشرفت کنند و به نقش‌های سطح بالا برسند.
کارمندان هر روز ترفیع می‌گیرند، شرکت‌ها را ترک می‌کنند و بازنشسته می‌شوند. به همین دلیل باید یک برنامه محکم در اختیار داشته باشید تا مطمئن شوید موقعیت‌ها توسط افرادی پر می‌شوند که برای انجام آن کار مجهز هستند.
بیایید تعریف برنامه‌ریزی جانشین پروری را بیشتر بررسی کنیم.
اول از همه، برنامه‌ریزی جانشین پروری در مورد نقش‌های حیاتی است. همه نقش‌ها برای برنامه‌ریزی جانشین پروری مناسب نیستند. این برنامه‌ریزی باید بر نقش‌هایی تمرکز کند که برای رقابت و تداوم سازمان حیاتی هستند. جایگزینی یک نماینده فروش سطح پایین نسبتاً آسان است. با این حال، نقش معاون فروش (VP of Sales) نقشی نیست که بخواهید برای مدت طولانی، یا اصلاً خالی بماند.
دوم، تمرکز بر انتخاب و توسعه استعدادهای کلیدی است. این بدان معناست که بهترین و باهوش‌ترین افراد برای آن نقش‌های حیاتی انتخاب و پرورش داده می‌شوند. بیشتر اوقات، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری با کاندیداهای داخلی اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال، مدیر فروش برای پر کردن نقش معاون فروش شکل داده می‌شود، در حالی که معاون فروش برای تبدیل شدن به مدیرعامل جدید توسعه می‌یابد. گاهی اوقات، کاندیداهای خارجی استخدام می‌شوند و قبل از به دست گرفتن یک نقش جدید، آموزش داده می‌شوند، اگرچه این امر اغلب به صورت موردی (ad-hoc) اتفاق می‌افتد. با رشد سازمان، توسعه و ارتقاء از داخل مقرون به صرفه‌تر است.
بخش آخر تعریف، تضمین تداوم است. این هدف نهایی تمام این تلاش‌ها است: اطمینان از اینکه وقتی کسی ترک می‌کند، شخص دیگری آماده و واجد شرایط است که آن نقش را بر عهده بگیرد و در کمترین زمان شروع به کار کند.
نقش منابع انسانی در برنامه ریزی جانشین پروری چیست؟
منابع انسانی نقش مهمی در برنامه‌ریزی جانشین پروری ایفا می‌کند، از جمله: شناسایی جانشینان در سازمان، ایجاد و اجرای برنامه‌ها و طرح‌های توسعه، نظارت بر پیشرفت و ارائه بازخورد منظم، ایجاد فرهنگ برنامه‌ریزی جانشین پروری و تشویق همه کارکنان به فکر کردن در مورد مسیرهای شغلی خود، تضمین تنوع و شمول در طول فرآیند و انطباق با عوامل داخلی و خارجی در حال تحول.
منابع انسانی به عنوان نقطه اتصال که بخش‌های مختلف را به هم پیوند می‌دهد، می‌تواند:
- با رهبری سازمانی برای تدوین یک برنامه جانشین‌پروری مؤثر همکاری کند.
- با رهبران برای تعیین جهت‌گیری استراتژیک و نیازهای آتی سازمان کار کند و اطمینان حاصل کند که برنامه جانشین‌پروری با اهداف بلندمدت کسب‌وکار همسو است.
- موقعیت‌های کلیدی که برای موفقیت سازمان حیاتی هستند را شناسایی و شایستگی‌های مورد نیاز برای این نقش‌ها را درک کند.
- کارکنان را با درگیر کردن جانشینان بالقوه در برنامه‌های توسعه خود، در فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مشارکت دهد.
- اطمینان حاصل کند که کارکنان به رشد خود متعهد هستند و برای پذیرش مسئولیت‌های جدید آماده‌اند.
- حس مالکیت و انگیزه را در میان کارکنان تقویت کند، زیرا آن‌ها مسیرهای روشنی برای پیشرفت شغلی خود در سازمان می‌بینند.
نقش منابع انسانی در برنامه‌ریزی جانشین پروری فراتر از پر کردن جایگاه‌های خالی است – این نقش بر تضمین توانایی سازمان برای انطباق و ادامه رشد و شکوفایی در امروز و آینده متمرکز است.
چرا برنامه ریزی جانشین پروری مهم است؟
برنامه ریزی جانشین پروری به دلایل زیادی برای موفقیت یک سازمان اهمیت دارد:
- تداوم کسب‌وکار و مدیریت ریسک: یک برنامه جانشین‌پروری ریسک و اختلال را کاهش می‌دهد و تداوم کسب‌وکار را در صورت خروج غیرمنتظره تضمین می‌کند.
- ثبات سازمانی: یک برنامه جانشین‌پروری با ساختار مناسب به ثبات کلی سازمان کمک می‌کند و انتقال رهبری را روان و منظم می‌سازد، که می‌تواند تأثیر مثبتی بر روحیه کارکنان و اعتماد به آینده شرکت داشته باشد.
- انتقال دانش: اگر یک رهبر به طور غیرمنتظره‌ای ترک کند، چه مقدار دانش همراه با او از سازمان خارج می‌شود؟ حفظ پیشگیرانه دانش سازمانی تضمین می‌کند که بینش‌ها و تخصص ارزشمند با خروج کارکنان کلیدی از دست نرود.
- حفظ استعدادهای برتر: برنامه‌ریزی جانشین‌پروری یک مسیر شغلی روشن برای کارکنان با پتانسیل و عملکرد بالا در سازمان شما ارائه می‌دهد. به نوبه خود، این امر مشارکت را تقویت می‌کند و به شما اجازه می‌دهد در استخدام کارکنان ارشد و مدیران اجرایی خارجی صرفه‌جویی کنید.
- کمک به برنامه‌ریزی و آماده‌سازی برای آینده بر اساس سناریوهای مختلف: این امر به سهامداران اطمینان می‌دهد که کسب‌وکار در بلندمدت به خوبی مدیریت خواهد شد.
- توسعه رهبری: یک برنامه جانشین‌پروری یک رویکرد ساختاریافته برای آماده‌سازی نسل جدیدی از رهبران ارائه می‌دهد تا سازمان شما را به جلو هدایت کنند.
- جلوگیری از درگیری: بدون یک برنامه جانشین‌پروری روشن، ممکن است کشمکش‌های قدرت در داخل شرکت به وجود آید. این درگیری‌های ناکارآمد دستیابی به اهداف سازمانی را دشوارتر می‌سازد.
به طور خلاصه، برنامه ریزی جانشین پروری شما را قادر می‌سازد تا شرکت و افراد خود را رشد دهید.
خطرات غفلت از برنامه ریزی جانشین پروری چیست؟
برنامه‌ریزی جانشین پروری نه تنها مزایای عمده‌ای برای سازمان شما دارد، بلکه غفلت از آن نیز خطراتی را به دنبال دارد. به عنوان مثال:
از دست دادن استعداد و دانش ضروری: ترفیع‌ها، بازنشستگی‌ها و خروج‌های غیرمنتظره بهترین استعدادهای شما می‌تواند منجر به شکاف استعداد و آسیب به رقابت‌پذیری سازمان شود. این امر منجر به از دست دادن تخصص و بهترین شیوه‌ها می‌شود که برای عملیات روزمره آن اساسی هستند.
افزایش هزینه‌های استخدام و آموزش: هنگامی که سازمان‌ها برای خروج‌های احتمالی در نقش‌های کلیدی آماده نیستند، ممکن است هزینه‌های بیشتری را برای استخدام و آموزش جهت پر کردن این موقعیت‌ها صرف کنند.
عدم قطعیت و سردرگمی برای کارکنان: بدون یک برنامه جانشین‌پروری روشن که مشخص کند چه کسی قرار است نقش‌های کلیدی رهبری و مدیریتی را بر عهده بگیرد، سردرگمی و ترس می‌تواند به راحتی در بین کارکنان گسترش یابد. این امر می‌تواند باعث درگیری، سوءتفاهم و کشمکش‌های قدرت بیشتر شود.
کسب‌وکار می‌تواند مأموریت خود را از دست بدهد: این امر می‌تواند منجر به از دست دادن تمرکز، اثربخشی و تعهد کارکنان شود.
به توانایی شرکت در انطباق آسیب می‌رساند: فقدان یک برنامه جانشین‌پروری روشن می‌تواند منجر به اتکای سازمان به فرآیندها و سیستم‌های قدیمی شود، که آن را در گذشته نگه می‌دارد. نه تنها فرصت‌های عالی را از دست می‌دهد، بلکه ممکن است پیش‌بینی تهدیدها و آماده‌سازی برای آن‌ها نیز دشوارتر شود.
مدل برنامه ریزی جانشین پروری
بیایید ببینیم که یک مدل برنامه‌ریزی جانشین پروری چگونه به نظر می‌رسد.
مدل برنامه‌ریزی جانشین‌پروری که در زیر نشان داده شده، اقتباسی از مدل Groves (۲۰۰۵) است که یک مدل یکپارچه توسعه رهبری و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را پیشنهاد کرد. در این مدل، استعدادها توسعه می‌یابند و استعدادهای رهبری شناسایی می‌شوند، به طور فعال در برنامه‌های رهبری توسعه داده می‌شوند و برای جانشین پروری آماده می‌شوند. ما این مدل را تغییر دادیم تا برای برنامه‌ریزی جانشین پروری کاربرد بیشتری داشته باشد.
در بخش بعدی، هر مرحله از این مدل برنامه ریزی جانشین پروری را با جزئیات توضیح می‌دهیم و پیش‌شرط‌های مورد نیاز برای برنامه ریزی جانشین پروری مؤثر را بررسی می‌کنیم.
چارچوب برنامه ریزی جانشین پروری
چگونه می‌توانیم یک فرآیند عملی طراحی و اجرا کنیم که تلاش‌های برنامه ریزی جانشین پروری ما را ساماندهی کند؟ استفاده از چارچوب برنامه ریزی جانشین پروری به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که روش شما منسجم و مؤثر است.
چارچوب برنامه‌ریزی جانشین پروری ما دو پیش‌شرط دارد:
- ایجاد فرهنگ توسعه رهبری
- انتخاب نقش‌های حیاتی
پیش‌شرط ۱: فرهنگ رهبری
برای موفقیت برنامه‌ریزی جانشین پروری و توسعه رهبری بلندمدت، باید تعهد روشنی از مدیریت ارشد، از جمله مدیرعامل، وجود داشته باشد.
مدیران ارشد و مدیران سطح C باید به طور فعال در توسعه استعدادهای جوان مشارکت کنند. به عنوان مثال، رهبران ارشد می‌توانند در فعالیت‌های مربی‌گری درگیر شوند و به جانشینان کمک کنند تا شایستگی‌های رهبری را توسعه دهند.
علاوه بر این، فرآیندهای ارزیابی عملکرد و پاداش مدیریتی باید شامل فعالیت‌های توسعه رهبری، از جمله شناسایی و توسعه کارکنان با پتانسیل بالا باشد.
پیش‌شرط ۲: انتخاب نقش‌های حیاتی
همانطور که قبلاً ذکر شد، نقش‌های حیاتی آن‌هایی هستند که اگر برای چند ماه خالی بمانند یا توسط یک فرد نامناسب پر شوند، آسیب قابل توجهی به شرکت وارد خواهند کرد. مدیرعامل قطعاً چنین نقشی خواهد بود. با این حال، یک نظرسنجی جهانی نشان داد که ۵۳٪ از شرکت‌ها برنامه اضطراری جانشین پروری مدیرعامل نداشتند.
ساده‌ترین راه برای شناسایی این نقش‌ها، بررسی ارشدترین افراد در سلسله مراتب سازمانی یا بالاترین درآمدزایان است. اگر سازمان یک ساختار شغلی (job architecture) تعریف‌شده با شرح وظایف و پاداش‌های مبتنی بر مسئولیت داشته باشد، این انتخاب نسبتاً دقیق خواهد بود.
اگر یک ساختار شغلی واضح تعریف نشده باشد، یک جایگزین می‌تواند رتبه‌بندی اجباری کارکردها بر اساس اهمیت آن‌ها باشد. به عنوان مثال، یک مدیرعامل مهم‌تر از یک مدیر مالی است. مدیر مالی اغلب مهم‌تر از مدیر ارشد فناوری در نظر گرفته می‌شود. به این ترتیب، می‌توانید برترین کارکردهای درون کسب‌وکار خود را شناسایی کنید.
در مورد کارکردهای رهبری، بهترین روش این است که تعداد زیادی نقش را شامل نشود و بر ۰.۵٪ برتر سازمان تمرکز کنید. انتخاب تعداد زیادی موقعیت حیاتی، حفظ ذخیره جانشین پروری مدیریتی شما را دشوارتر می‌کند. دلیل این امر این است که شما برای جایگزینی یک مدیر اجرایی ارشد به چندین نفر در ذخیره نیاز دارید.
مجموعه قالب رایگان برنامه ریزی جانشین پروری
AIHR مجموعه‌ای رایگان از قالب‌های برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را برای حمایت از شما در برنامه‌ریزی جانشین‌پروری سازمانتان گردآوری کرده است. هر قالب برای دانلود رایگان، قابل سفارشی‌سازی و ساخته شده برای کمک به ساده‌سازی فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری شما است. می‌توانید آن‌ها را متناسب با فرهنگ شرکت و اهداف کسب‌وکار خود تنظیم کنید.
فرآیند چهار مرحله‌ای برنامه ریزی جانشین پروری
هنگامی که دو پیش‌شرط برآورده شدند، می‌توانید فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری خود را آغاز کنید. فرآیند چهار مرحله‌ای بر اساس مدل برنامه‌ریزی جانشین پروری است که در بالا مورد بحث قرار گرفت. مراحل کلیدی فرآیند عبارتند از:
- توسعه استعداد
- شناسایی استعداد رهبری
- توسعه رهبری
- تصمیم‌گیری برای جانشین پروری
می‌توانید از این فرآیند به عنوان قالب برنامه‌ریزی جانشین‌پروری خود استفاده کنید. بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
مرحله ۱. توسعه استعداد (Talent development)
اتخاذ رویکردی بلندمدت برای برنامه‌ریزی جانشین پروری و ترکیب آن با توسعه استعداد و رهبری، دو مورد از بهترین شیوه‌ها هنگام ایجاد یک استراتژی برنامه‌ریزی جانشین پروری هستند. چرا؟ زیرا برنامه ریزی جانشین پروری به طور کلی بر نقش‌های رهبری ارشد تمرکز دارد که توسط کارکنان در حال حاضر در نقش‌های رهبری سطح متوسط جایگزین می‌شوند. بنابراین ادغام توسعه استعداد و رهبری با برنامه‌ریزی جانشین‌پروری منطقی است.
فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری با توسعه استعداد منظم آغاز می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها برنامه‌های توسعه استعداد دارند که در آن کارکنان با پتانسیل بالا آموزش، وظایف مختلف و تکالیف چالش‌برانگیز دریافت می‌کنند. فعالیت‌های مرتبط مدیریت استعداد بر برنامه‌ریزی شغلی و گردش شغلی برای کسب تجربه بیشتر و توسعه شایستگی‌های رهبری تمرکز دارند.
مربی‌گری نیز روش محبوبی برای توسعه استعدادهای برتر است. به طور گسترده‌ای گزارش شده است که کارکنانی که مربی دارند، عملکرد بهتری دارند، سریع‌تر ترفیع می‌گیرند و جبران بهتری دریافت می‌کنند. علاوه بر این، تعهد سازمانی، یادگیری شخصی و رضایت شغلی بیشتری دارند و احتمال ترک آن‌ها کمتر است. همچنین مزایای روان‌اجتماعی وجود دارد، از جمله پذیرش، تشویق، کوچینگ، افزایش دیده شدن داخلی و تکالیف چالش‌برانگیزتر (Groves، ۲۰۰۵).
مرحله ۲. شناسایی استعداد رهبری (Identification of leadership talent)
همه در برنامه‌های توسعه استعداد موفق نخواهند شد، به همین دلیل باید به طور مداوم شرکت‌کنندگان را نظارت و ارزیابی کنید. کسانی که برای موقعیت‌های رهبری حیاتی مناسب نیستند، ممکن است کاندیداهای عالی برای موقعیت‌های مدیریتی سطح پایین یا متوسط باشند.
این ورودی از برنامه‌های توسعه استعداد به شناسایی استعداد رهبری کمک می‌کند. مربیان، کمیته‌ها، نظرسنجی‌ها و سیستم‌های کدگذاری همگی ابزارهایی هستند که به ارزیابی ذخیره مدیریتی کمک می‌کنند و اساس فعالیت‌های توسعه‌ای را تشکیل می‌دهند. همچنین ابزارها و نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری وجود دارد که کسب‌وکارها می‌توانند برای انتخاب و توسعه رهبران بالقوه استفاده کنند.
در این مرحله، تنوع کلیدی است. اگر تنوع در هیئت مدیره از قبل یک مسئله برای سازمان باشد، تنوع کاندیداهای جانشین‌پروری باید یک ملاحظه اصلی در برنامه‌های توسعه استعداد و رهبری باشد. هرچه شرکت‌کنندگان واجد شرایط بیشتری با پیشینه‌های متنوع در برنامه‌های خود درگیر کنید، شانس بیشتری برای ساختن یک هیئت مدیره آینده متنوع‌تر خواهید داشت.
مرحله ۳. توسعه رهبری (Leadership development)
در این مرحله، شما کسانی را که دارای پتانسیل رهبری قوی شناسایی شده‌اند، بیشتر توسعه می‌دهید. این با توسعه استعداد معمولی شما متفاوت است. به عنوان مثال، دوره‌ها و کارگاه‌های داخلی را برای رهبران آینده سازماندهی می‌کنید. آن‌ها تشویق می‌شوند تا ارتباط نزدیک‌تری با رهبران سازمان برقرار کنند، زیرا این امر آن‌ها را در نقش‌های آینده‌شان مؤثرتر خواهد کرد.
این گروه همچنین باید از طریق پروژه‌های چالش‌برانگیز، تکالیف کششی (stretch assignments) (وظایف چالش‌برانگیز با هدف توسعه تجربه خارج از روال معمول کارمند)، بازخورد ۳۶۰ درجه برای ارائه بازخورد توسعه‌ای به مدیران، و کوچینگ اجرایی در مورد مهارت‌هایی که باید بسازند، در معرض یادگیری فعال قرار گیرند.
مدل برنامه‌ریزی جانشین‌پروری در بالا یک حلقه بازخورد بین مراحل ۳ و ۲ را نشان می‌دهد. توسعه رهبری ورودی جدیدی برای اندازه‌گیری ذخیره مدیریتی فراهم می‌کند و اطلاعات جدید در این مرحله بر شناسایی استعداد رهبری تأثیر می‌گذارد.
مرحله ۴. تصمیم‌گیری برای جانشین پروری (Succession decision)
بر اساس مراحل قبلی، می‌توانید یک ماتریس جانشین‌پروری ایجاد کنید. در این ماتریس، جانشینان بالقوه را برای هر کارکرد ترسیم می‌کنید.
یک ملاحظه کلیدی در این مرحله، احتمال ترک سازمان توسط افراد است.
ارزیابی دقیق نرخ جابجایی برای نقش‌های حیاتی که قبلاً شناسایی شده‌اند، کلیدی است، زیرا جابجایی در یکی از این نقش‌ها، برنامه جانشین‌پروری شما را فعال خواهد کرد. به عنوان مثال، صف‌آرایی پنج نفر برای جایگزینی نقش مدیرعاملی که قصد دارد برای ده سال آینده بماند، تنها منجر به سرخوردگی می‌شود. به همین ترتیب، داشتن تنها یک جانشین بالقوه برای مدیر ارشد عملیاتی، حتی با وجود احتمال بالای ترک او، بسیار پرخطر است و نشان‌دهنده فقدان برنامه‌ریزی است.
جابجایی در گروه استعداد رهبری کمتر مختل‌کننده است، اما هنوز بسیار پرهزینه است. این گروه به طور گسترده آموزش دیده و در برنامه جانشین‌پروری شما ادغام شده است. این امر نه تنها منجر به هزینه‌های اضافی برای کسب‌وکار می‌شود، بلکه این جابجایی می‌تواند کل استراتژی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری سازمان را مختل کند. بنابراین، مدیریت انتظارات و نظارت بر جابجایی مراحل کلیدی هستند که باید همیشه به آن‌ها توجه داشت.
هر زمان که فردی که یک نقش حیاتی را اشغال کرده، ترک می‌کند یا بازنشسته می‌شود، باید تصمیم جانشین‌پروری بگیرید. اگر هنوز برنامه پذیرش (Onboarding) در جای خود نیست، باید یک برنامه پذیرش با اهداف روشن به همراه فرد در حال خروج ایجاد کنید. چنین برنامه‌ای جانشین را قادر می‌سازد تا در اسرع وقت به سطح بهره‌وری برسد.
چگونه یک برنامه جانشین پروری ایجاد کنیم؟
برنامه‌ریزی جانشین پروری یک فرآیند پیچیده است و ممکن است در ابتدا عملی کردن آن دشوار به نظر برسد. ایجاد یک برنامه جانشین پروری شما را قادر می‌سازد تا مفاهیم انتزاعی مانند “توسعه رهبری” و “تضمین تداوم کسب‌وکار” را به اقدامات عینی تبدیل کنید.
نوشتن یک برنامه جانشین پروری جامع شامل چندین مرحله کلیدی است که هر یک بر مدل و چارچوبی که در بالا توضیح دادیم، بنا می‌شود. در اینجا یک راهنمای دقیق در مورد نحوه گام به گام پیشروی آمده است:
۱. یک نمودار برنامه ریزی جانشین پروری تهیه کنید
با ایجاد یک نمودار برنامه‌ریزی جانشین‌پروری که ساختار برنامه شما را مشخص می‌کند، شروع کنید. این نمودار باید موقعیت‌های کلیدی در سازمان و جانشینان بالقوه را به صورت بصری نشان دهد. این نمودار به عنوان یک نقشه راه برای تلاش‌های برنامه‌ریزی جانشین‌پروری شما عمل می‌کند.
۲. موقعیت‌های کلیدی را شناسایی کنید
نقش‌هایی را که برای اهداف استراتژیک سازمان حیاتی هستند، شناسایی کنید. این‌ها معمولاً موقعیت‌های رهبری یا آن‌هایی هستند که به مهارت‌های تخصصی نیاز دارند. مدل‌های شایستگی را برای این موقعیت‌های کلیدی توسعه دهید و مهارت‌ها، تجربیات و ویژگی‌های لازم برای موفقیت را مشخص کنید.
۳. استعدادهای فعلی را ارزیابی کنید
یک ارزیابی کامل از مخزن استعداد فعلی خود انجام دهید. این شامل ایجاد یک فهرست استعداد و انجام تحلیل شکاف مهارتی است. از ابزارهایی مانند ارزیابی کارکنان، بازخورد ۳۶۰ درجه و بررسی استعدادها برای سنجش توانایی‌های فعلی کارکنان و پتانسیل آن‌ها برای نقش‌های آینده استفاده کنید.
۴. پروفایل‌های جانشین را ایجاد کنید
پروفایل‌های مفصل برای جانشینان بالقوه باید شامل مهارت‌ها، تجربیات و نیازهای توسعه‌ای فعلی آن‌ها باشد. نقاط قوت و زمینه‌های بهبود آن‌ها را برجسته کرده و آرزوهای شغلی آن‌ها را مستند کنید.
۵. برنامه‌های توسعه فردی (IDPs) ایجاد کنید
دانستن اینکه کدام نقش‌ها باید برنامه‌های جانشین‌پروری داشته باشند و اینکه استعدادهای برتر سازمان شما که می‌توانند آن نقش‌ها را پر کنند، چه کسانی هستند، یک چیز است. آماده‌سازی آن‌ها برای آن نقش‌ها، موضوع اصلی فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری است. این فرآیند باید فعالیت‌ها و اهداف توسعه‌ای خاصی را که متناسب با پر کردن شکاف‌های مهارتی شناسایی شده در طول مرحله ارزیابی هستند، مشخص کند.
۶. استراتژی‌های توسعه را اجرا کنید
استراتژی‌های توسعه مؤثر باید با IDPها همسو باشند. این استراتژی‌ها باید بر فراهم کردن تجربیات و فرصت‌های یادگیری برای جانشینان بالقوه تمرکز کنند که برای توسعه شایستگی‌های مورد نیاز برای موقعیت‌های کلیدی به آن‌ها نیاز دارند.
۷. برنامه را به عمل درآورید
یک برنامه اجرایی مفصل ایجاد کنید که شامل زمان‌بندی و نقاط عطف برای فرآیند برنامه‌ریزی جانشین پروری باشد. این برنامه باید مشخص کند که هر فعالیت توسعه‌ای چه زمانی انجام خواهد شد و چه کسی مسئول نظارت بر اجرا است.
۸. ردیابی و ارزیابی کنید
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و فرآیندهای بازبینی را برای پیگیری پیشرفت برنامه جانشین‌پروری خود تنظیم کنید. آمادگی جانشینان بالقوه و اثربخشی فعالیت‌های توسعه‌ای را به طور منظم ارزیابی کنید.
۹. استراتژی و فرآیند برنامه جانشین پروری خود را ابلاغ کنید
یک استراتژی ارتباطی برای مطلع نگه داشتن همه ذی‌نفعان در مورد فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری توسعه دهید. ارتباط شفاف و روشن به مدیریت انتظارات و تشویق مشارکت کمک می‌کند.
۱۰. برنامه را بازبینی و به روز کنید
برنامه ریزی جانشین پروری یک فرآیند مداوم است که نیاز به بازبینی و به‌روزرسانی منظم دارد. به طور دوره‌ای برنامه جانشین‌پروری را بازبینی کنید تا آن را با توجه به هرگونه تغییر در جهت‌گیری استراتژیک سازمان، شرایط بازار، یا پویایی استعدادهای داخلی، مرتبط و مؤثر نگه دارید.
۱۱. ذی‌نفعان را درگیر کنید
ذی‌نفعان مختلف، از جمله مدیران، کارکنان و شرکای خارجی، باید در فرآیند برنامه ریزی جانشین‌پروری درگیر شوند. ورودی و حمایت آن‌ها برای موفقیت برنامه حیاتی است.
۱۲. با اهداف استراتژیک ادغام کنید
در نهایت، بررسی کنید که برنامه جانشین‌پروری به طور کامل با اهداف استراتژیک سازمان ادغام شده است. هنگامی که برنامه‌های جانشین‌پروری شما با چشم‌انداز و اهداف کلی شرکت همسو می‌شوند، مطمئن می‌شوید که توسعه رهبران آینده از موفقیت و رشد بلندمدت سازمان حمایت می‌کند.
چگونه یک برنامه جانشین پروری ساده بنویسیم؟
هنگامی که تازه در حال معرفی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری در سازمان خود هستید، یک برنامه جانشین‌پروری ساده برای چند نقش حیاتی یک نقطه شروع عالی است.
در اینجا چند مرحله برای کمک به شما در نوشتن یک برنامه جانشین‌پروری ساده آورده شده است:
لیستی از اولویت‌ها و اهداف جانشین‌پروری خود ایجاد کنید.
از یک قالب برنامه‌ریزی جانشین‌پروری برای ساده‌سازی فرآیند استفاده کنید، زیرا قالب‌ها یک ساختار سازمان‌یافته ارائه می‌دهند که می‌تواند متناسب با نیازهای سازمان شما سفارشی‌سازی شود.
موقعیت‌های حیاتی در سازمان خود را فهرست کنید، تعیین کنید که چرا این نقش‌ها برای عملیات شما حیاتی هستند و آن‌ها را بر اساس اهمیت رتبه‌بندی کنید.
- مهارت‌ها، تجربه و صلاحیت‌های اصلی لازم برای هر نقش را مشخص کنید.
- برای هر موقعیت کلیدی، کاندیداهای داخلی را که می‌توانند آن نقش را پر کنند، شناسایی کنید.
- مهارت‌های فعلی هر کاندیدا و توسعه مورد نیاز برای آماده‌سازی آن‌ها برای نقش را ارزیابی کنید.
- فرصت‌های آموزشی، مربی‌گری و توسعه خاصی را برای کاندیداهای جانشین‌پروری مشخص کنید.
- زمان‌بندی و نقاط عطف را برای توسعه کاندیدا تعیین کنید.
- یک برنامه برای جایگاه‌های خالی ناگهانی، شامل جانشینان موقت و رویه‌های اضطراری، توسعه دهید.
- به وضوح مشخص کنید که در صورت خالی شدن ناگهانی یک موقعیت کلیدی، چه کسی فوراً جایگزین می‌شود.
- اطمینان حاصل کنید که برنامه در یک قالب واضح و قابل دسترس قرار دارد.
نمونه‌هایی از برنامه ریزی جانشین پروری
برنامه‌ریزی جانشین پروری در عمل چگونه به نظر می‌رسد؟ در اینجا سه نمونه از برنامه‌ریزی جانشین‌پروری آورده شده است:
مثال ۱: McCormick & Co
در سال ۲۰۰۸، شرکت McCormick & Co انتقال مدیرعامل خود، رابرت لاولس، به جانشینش، آلن ویلسون، را با استفاده از یک استراتژی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری متفکرانه و جامع که با اطمینان اجرا کردند، انجام داد. لاولس یک جدول زمانی پنج ساله طراحی کرد که در آن به نقش رئیس غیر اجرایی هیئت مدیره منتقل شد. او همچنین بخشی از جبران اختیاری خود را برای یافتن و آماده‌سازی فرد مناسب برای به عهده گرفتن موقعیتش استفاده کرد.
برنامه جانشین‌پروری طی سال‌ها برای شناسایی و ایجاد استراتژی‌های توسعه‌ای متناسب با همه مدیران اجرایی ارشد تدوین شد. سازمان پیشرفت کاندیداها را برای چندین سال نظارت کرد تا اینکه ویلسون به عنوان جانشین انتخاب شد، بر اساس همسویی قوی او با فرهنگ شرکت و درک مسائل اصلی.
مثال ۲: Barneys New York
در سال ۲۰۱۷، مارک لی از نقش مدیرعاملی کناره‌گیری کرد و دنیلا ویتاله جایگزین او شد، که در سال ۲۰۱۰ به بارنیز پیوسته بود. او از زمان فارغ‌التحصیلی سابقه طولانی در تجربه خرده‌فروشی مد سطح بالا داشت و برای موفقیت در این موقعیت “واجد شرایط منحصر به فرد” در نظر گرفته می‌شد.
در آستانه تغییر رسمی، به ویتاله فرصت‌های رهبری متعددی داده شد، این شانس را داشت که تقریباً هر جنبه‌ای از سازمان را اداره کند، و مربی‌گری قابل توجهی از لی دریافت کرد، که نقش بزرگی در توسعه یک برنامه رسمی پنج ساله جانشین‌پروری برای او ایفا کرد.
مثال ۳ :
در اینجا نمونه‌ای از لیست مراحل برای یک فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و اینکه یک برنامه جانشین‌پروری معمول چگونه ممکن است به نظر برسد، آورده شده است.
هدف اصلی: رشد کارکنان و کسب‌وکار ما با شناسایی و پرورش استعدادها برای انتقال به نقش‌های رهبری در صورت بازنشستگی، استعفا، یا دلایل غیرمنتظره بهداشتی یا فاجعه.
موقعیت‌های تحت بررسی:
- مدیرعامل – شیلا پاتل
- مدیر مالی – برایان کانلی
- معاون – یاسمین لبرون
- مدیر منطقه – راسل براون
- در زمان بازنشستگی، موقعیت مدیر منطقه‌ای ایجاد خواهد شد و مسئولیت‌ها به صورت متناسب تقسیم خواهند شد.
- مدیر بازاریابی – آمانزا لارخانی
کارکنان فعلی که قصد بازنشستگی در پنج سال آینده دارند:
- برایان کانلی
- آماندا لارخانی
صلاحیت‌های لازم برای این نقش‌های کلیدی شامل:
مدیر مالی:
- ۱۰-۱۵ سال تجربه مالی
- مهارت‌ها و تجربه قوی رهبری
- یک مدرک حرفه‌ای مالی
مدیر بازاریابی:
- یک پورتفولیوی خلاقانه بی‌عیب و نقص
- ۸+ سال تجربه بازاریابی با برندهای مرتبط
کاندیداهای فعلی برای نقش‌های کلیدی به ترتیب آمادگی عبارتند از:
مدیر مالی:
- شین تامپسون
- ویجای شار
- تولیسا سلیمان
مدیر بازاریابی:
- نیشا ادواردز
- گرانت مک‌کنزی
- گوسیا پیرس
بهترین شیوه‌های برنامه ریزی جانشین پروری
در حالی که برنامه ریزی جانشین پروری مزایای زیادی برای کسب‌وکار شما به همراه دارد، تنها ۳۴٪ از سازمان‌ها فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری خود را بسیار مؤثر می‌دانند.
به کارگیری بهترین شیوه‌های برنامه‌ریزی جانشین‌پروری می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بر چالش‌های رایج برنامه‌ریزی جانشین‌پروری غلبه کنند، مانند اتخاذ یک دیدگاه بلندمدت و پیگیری برنامه‌های توسعه. بیایید این بهترین شیوه‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
اتخاذ رویکرد بلندمدت
باشگاه فوتبال آژاکس که در آمستردام مستقر است، از لحاظ تاریخی یکی از موفق‌ترین باشگاه‌های جهان بوده و استعدادهایی مانند یوهان کرایف، پاتریک کلایورت، وسلی اسنایدر و لوئیز سوارز را پرورش داده است. یکی از دلایل موفقیت این باشگاه، دیدگاه بلندمدت آن است.
استعدادها زود شناسایی می‌شوند. کودکان ۷ ساله به آکادمی جوانان آژاکس می‌پیوندند. با افزایش سن کودکان، بهترین آن‌ها به بخش‌های بالاتر ارتقا می‌یابند. موفق‌ترین بازیکنان در نهایت رویای خود را زندگی می‌کنند: بازی در تیم اصلی.
این نمونه‌ای عالی از دیدگاه استراتژیک و بلندمدت آژاکس است. این باشگاه استعدادها را حداقل به مدت ده سال پرورش می‌دهد. هر زمان که بازیکنی از آن تیم جدا می‌شود، آژاکس چندین کاندیدا را آماده دارد که می‌توانند جایگزین آن‌ها شوند، صرف نظر از موقعیت در زمین.
تضمین توسعه ساختاریافته
داشتن یک فرآیند توسعه‌ای با ساختار مناسب برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مؤثر حیاتی است. چنین فرآیندی به افراد اجازه می‌دهد تا آموزش ببینند و مهارت‌های لازم برای انتقال به یک نقش حیاتی در آینده را کسب کنند.
بسیار مهم است که برنامه‌ریزی جانشین‌پروری با اقدامات یادگیری و توسعه پیوند داده شود. این اقدامات می‌توانند شامل توسعه مهارت‌های خاص یا کسب تجربه شغلی گسترده‌تر در کارکردها، واحدها یا موقعیت‌های جغرافیایی مختلف برای کارکنان باشند.
همچنین مهم است که گروه‌های مختلف مناسب‌ترین آموزش را دریافت کنند. به عنوان مثال، توسعه یک مدیر برای تبدیل شدن به معاون، رویکرد متفاوتی نسبت به توسعه یک معاون برای تبدیل شدن به مدیرعامل نیاز دارد.
شرکت‌ها از روش‌های مختلف یادگیری و توسعه برای آماده‌سازی جانشینان برای نقش بعدی خود استفاده می‌کنند. ۸۳٪ از سازمان‌ها از مربی‌گری و کوچینگ برای توسعه کاندیداهای جانشین‌پروری، ۷۲٪ از یادگیری رسمی و ۷۰٪ از تکالیف کششی استفاده می‌کنند.
یکپارچه سازی برنامه ریزی جانشین پروری با مدیریت استعداد
برنامه‌ریزی جانشین پروری شکلی از مدیریت استعداد است، بنابراین همسو کردن شیوه‌های جانشین پروری و توسعه رهبری با شیوه‌های موجود مدیریت استعداد منطقی است، همانطور که در بالا بحث کردیم.
مدیریت استعداد با کارمند شروع می‌شود و بررسی می‌کند که چگونه مسیر شغلی و مهارت‌های او می‌توانند در داخل شرکت توسعه یابند. برنامه‌ریزی جانشین‌پروری بر نقش‌های حیاتی که نیاز به پر شدن دارند، تمرکز می‌کند. هنگامی که این نقش‌ها را شناسایی کردید، می‌توانید به این فکر کنید که کدام کاندیداها برای آن‌ها مناسب خواهند بود. ادغام این دو شیوه به حداکثر رساندن حفظ استعدادهای کلیدی و ایجاد یک برنامه جانشین پروری متفکرانه کمک می‌کند.
اندازه گیری نتایج، نه فرآیند
رهبران و مدیران اجرایی به معیارهای ملموس توجه می‌کنند. اگر اهداف برنامه‌ریزی جانشین پروری را تعیین و پیگیری نکنید، جلب حمایت از رهبران و تضمین موفقیت فرآیند آسان نخواهد بود. به علاوه، کار با تیم رهبری برای تعیین اهداف به جلب آن حمایت حیاتی کمک می‌کند و نتایج به نقاطی اشاره خواهند کرد که باید در تلاش‌های آینده برنامه‌ریزی جانشین پروری بهبودهایی انجام دهید.
در اینجا برخی از معیارهای رایج برنامه‌ریزی جانشین پروری برای پیگیری آورده شده است:
- تعداد افراد با پتانسیل بالا (HiPos) شناسایی شده برای هر نقش حیاتی
- درصد موقعیت‌های حیاتی پر شده از داخل
- نرخ جابجایی افراد با پتانسیل بالا
- ذخیره استعداد
- بهره‌برداری از مسیر پیشرفت (Pipeline utilization)
- درصد مصاحبه‌شوندگان برای یک نقش حیاتی
- تعداد ارتقاهای متوالی
به عبارت دیگر، معیارهایی را پیگیری کنید که بر *نتایج* به جای فرآیندها تمرکز دارند. تعداد برنامه‌های استعداد یا جانشین‌پروری موجود نمونه‌ای از یک معیار فرآیندی است که باید از آن اجتناب کنید.
واقع‌بین باشید و شفاف ارتباط برقرار کنید
مارشال گلداسمیت، یک مربی و مشاور اجرایی، مثال یک مهندس بااستعداد را می‌زند که پتانسیل تبدیل شدن به مدیر ارشد عملیاتی را دارد. برای انجام این کار، او باید تجربه فروش بیشتری کسب کند، اما شرکت هرگز ریسک قرار دادن فردی بدون تجربه فروش را در یک شغل فروش سطح بالا نمی‌پذیرد. این اهمیت *واقع‌بینی* هنگام ایجاد یک برنامه جانشین‌پروری را نشان می‌دهد.
مدیریت انتظارات جانشین‌پروری به همان اندازه مهم است. اگر معاون فروش بااستعداد برای مدیرعاملی مربی‌گری و توسعه داده شود، ممکن است زمانی که هیئت مدیره تصمیم می‌گیرد مدیرعامل را برای چهار سال دیگر نگه دارد یا او را با یک استخدام خارجی جایگزین کند، سازمان را ناراضی ترک کند. *ارتباط شفاف* و مدیریت انتظارات افراد برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مؤثر حیاتی است.
تارا فوریانی، سخنران اصلی و مشاور، بر اهمیت اولویت دادن به ارتباطات در طول فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری تأکید می‌کند.
این شامل مطلع نگه داشتن کارکنان در مورد اهداف و چشم‌انداز سازمان، و همچنین ارائه به‌روزرسانی‌های منظم در مورد وضعیت فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری است. خطوط ارتباطی باز همچنین می‌تواند به ایجاد اعتماد و تقویت مشارکت کمک کند.
برنامه‌ریزی جانشین پروری مؤثر برای اطمینان از اینکه نقش‌های حیاتی شما همیشه پر هستند و کسب‌وکار شما به طور روان به کار خود ادامه می‌دهد، ضروری است. یک برنامه جانشین‌پروری قوی همچنین به پرورش بااستعدادترین نیروهای شما کمک کرده و مسیرهای شغلی روشنی را برای آن‌ها فراهم می‌سازد که تلاش‌های شما برای مشارکت و حفظ کارکنان را تقویت خواهد کرد.
اگر برای موقعیت‌های کلیدی خود برنامه جانشین‌پروری ندارید، اکنون زمان آن است که یک رویکرد فعال در پیش بگیرید و برای آینده غیرقابل پیش‌بینی برنامه‌ریزی کنید.
سؤالات متداول
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری فرآیند شناسایی بهترین عملکردها و رهبران بالقوه برای نقش‌های حیاتی در سازمان است تا تداوم کسب‌وکار تضمین شود.
به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی جانشین پروری به این معنی است که شما به عنوان یک شرکت، به طور فعال استعدادها را توسعه داده و بیشترین پتانسیل را برای نقش‌های رهبری آینده پرورش می‌دهید تا هنگامی که یک مدیر ارشد سازمان را ترک می‌کند، یک جایگزین مناسب آماده داشته باشید.
برنامه‌ریزی جانشین پروری به دلایل زیادی برای موفقیت یک سازمان اهمیت دارد. یک برنامه جانشین پروری ریسک و اختلال را کاهش می‌دهد و تداوم کسب‌وکار را در صورت خروج غیرمنتظره تضمین می‌کند.
این فرآیند به شما کمک می‌کند تا بر اساس سناریوهای مختلف برای آینده برنامه‌ریزی و آماده شوید، که این امر به سهامداران اطمینان می‌دهد کسب‌وکار در بلندمدت به خوبی مدیریت می‌شود. دانش و تخصص کلیدی می‌تواند به جای از دست رفتن، هنگام ترک فردی در یک نقش حیاتی، منتقل شود.
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری فقط برای موقعیت‌های اجرایی نیست، بلکه برای *همه نقش‌های حیاتی سازمانی* است. حیاتی به معنای هر نقشی است که سهم قابل توجهی در عملیات روزمره کسب‌وکار دارد و بدون آن، عملیات به خطر می‌افتد.
- توسعه استعداد: توسعه کارکنان با عملکرد و پتانسیل بالا از طریق آموزش، تکالیف و گردش شغلی.
- شناسایی استعداد رهبری: شناسایی مدیران با پتانسیل بالا، ارزیابی قدرت ذخیره مدیریتی و باز نگه داشتن گزینه‌ها در این مرحله.
- توسعه رهبری: کسانی که پتانسیل بالایی برای عملکرد در موقعیت‌های حیاتی دارند، فرصت‌های توسعه رهبری را برای تقویت مهارت‌ها و تجربه خود دریافت می‌کنند.
- تصمیم‌گیری برای جانشین پروری: یک تصمیم گرفته می‌شود و لیستی از جانشینان بالقوه بر اساس شایستگی برای هر نقش حیاتی رتبه‌بندی شده و از تصمیم مطلع می‌شوند تا انتظارات مدیریت شود.
اصطلاحات برنامه‌ریزی جانشین پروری (Succession Planning) و مدیریت جانشین پروری (Succession Management) اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های کلیدی بین این دو مفهوم وجود دارد.
برنامه‌ریزی جانشین پروری بر شناسایی و توسعه کارکنان خاص با پتانسیل بالا برای نقش‌های حیاتی تمرکز دارد. این شامل ایجاد یک استراتژی برای توسعه و جایگزینی افراد کلیدی در سازمان در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً حدود ۵ تا ۱۰ سال) است.
در مقابل، مدیریت جانشین پروری بر ایجاد یک نقشه رهبری قوی و توسعه ذخایر استعداد برای نقش‌های کلیدی تمرکز دارد. این فرآیند یک بررسی گسترده‌تر و جامع‌تر از تمام موقعیت‌های رهبری را در بر می‌گیرد.
