شرکت‌هایی که عملکرد کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهند، *۴.۲ برابر بیشتر احتمال دارد از رقبای خود پیشی بگیرند، به طور متوسط ۳۰٪ رشد درآمد بالاتری داشته باشند و نرخ ترک خدمت را کاهش دهند. عملکرد یک معیار طلایی است و شما می‌توانید به صورت مثبت از آن حمایت کنید.
مدیریت عملکرد کارکنان ممکن است پیچیده به نظر برسد، به خصوص زمانی که باید بین مشارکت‌های فردی و اهداف گسترده‌تر سازمانی تعادل برقرار کنید. یک الگوی مدیریت عملکرد به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا از ارزیابی عملکرد گذشته فراتر روند و فرهنگی ایجاد کنند که در آن کارکنان باانگیزه، مشارکت‌جو و در حال رشد مداوم باشند. با رویکرد صحیح مدیریت عملکرد، متخصصان منابع انسانی می‌توانند فرآیند را ساده‌تر کرده، مشارکت را افزایش داده و عدالت را تضمین کنند، همه این‌ها در حالی است که در زمان و تلاش صرفه‌جویی می‌شود.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد یک فرآیند استراتژیک و مداوم است که برای بهبود عملکرد کارکنان طراحی شده است. این فرآیند شامل مدیران، کارکنان و متخصصان منابع انسانی می‌شود که انتظارات و مسئولیت‌ها را به اشتراک می‌گذارند، ارزیابی عملکرد کارکنان را انجام می‌دهند، اهداف را تعیین می‌کنند و استراتژی‌های توسعه را پیاده‌سازی می‌نمایند. هدف اصلی، همسوسازی اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمانی است تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها برای موفقیت آماده شده و می‌توانند به پتانسیل کامل خود در کسب‌وکار دست یابند.
مدیریت عملکرد مؤثر بر موارد زیر تأکید دارد:
بازخورد سازنده و منظم که به کارکنان کمک می‌کند تا عملکرد خود را نسبت به انتظارات درک کرده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.
تعیین و پیگیری مشترک اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی‌شده) برای اطمینان از وضوح و جهت‌گیری در نقش کارکنان.
فراهم کردن فرصت‌های یادگیری و رشد، مانند برنامه‌های آموزشی و مربیگری عملکرد، تا کارکنان بتوانند مهارت‌های خود را ارتقا داده و در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند.
مدیریت عملکرد در مقابل ارزیابی عملکرد
مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد دو عمل مرتبط هستند، اما یکسان نیستند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، درک تفاوت بین این دو فرآیند برای مدیریت و بهبود مؤثر عملکرد کارکنان مهم است. به طور خلاصه، ارزیابی عملکرد بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد است.
در ادامه، نگاهی دقیق‌تر به این دو مفهوم می‌اندازیم:
ویژگی | مدیریت عملکرد | ارزیابی عملکرد |
تعریف | یک فرآیند مداوم و جامع با هدف بهبود عملکرد فردی و سازمانی از طریق ارتباط و توسعه مستمر. | یک ارزیابی با زمان‌بندی منظم که بر عملکرد گذشته یک کارمند در برابر استانداردهای مشخص تمرکز دارد. |
ماهیت فرآیند | مشارکتی و پویا، شامل همکاری مدیران و کارکنان برای تعیین اهداف، نظارت بر پیشرفت و ترویج توسعه. | از بالا به پایین و رسمی، اغلب شامل ارزیابی عملکرد کارمند توسط سرپرست با مشارکت محدود. |
تمرکز | آینده‌نگر، با تأکید بر توسعه، رشد و همسویی با اهداف سازمانی. | گذشته‌نگر، با تمرکز بر ارزیابی عملکرد و نتایج گذشته. |
تناوب | فرآیند مداوم با بررسی‌های منظم، بازخورد و به‌روزرسانی. | در فواصل زمانی مشخص، معمولاً سالانه یا شش‌ماهه، انجام می‌شود. |
دامنه | شامل تعیین هدف، بازخورد مستمر، توسعه کارکنان و ارزیابی عملکرد است. | عمدتاً شامل ارزیابی عملکرد گذشته است که اغلب به تصمیمات مربوط به جبران خدمات و ارتقاء مرتبط است. |
سفارشی‌سازی | متناسب با نیازهای فردی کارمند و همسو با استراتژی سازمانی. | استانداردسازی‌شده در بین کارکنان، با تمرکز بر معیارهای یکنواخت برای ارزیابی. |
هدف | پشتیبانی از بهبود مستمر، توسعه مهارت‌ها و همسویی با اهداف سازمانی. | ارزیابی عملکرد گذشته برای اهداف اداری مانند ارتقاء، جبران خدمات و خاتمه همکاری. |
تأثیر بر کارکنان | انگیزه، مشارکت و احساس مالکیت نسبت به رشد و توسعه خود را در کارکنان تقویت می‌کند. | ممکن است باعث اضطراب یا حالت تدافعی شود، زیرا اغلب تنها بر ارزیابی و انتقاد تمرکز دارد. |
ابزارهای مورد استفاده | از چارچوب‌های تعیین هدف (مانند اهداف SMART)، سازوکارهای بازخورد مستمر، برنامه‌های توسعه و معیارهای عملکرد استفاده می‌کند. | از فرم‌های ارزیابی، مقیاس‌های رتبه‌بندی و معیارهای عملکرد برای ارزیابی عملکرد گذشته استفاده می‌کند. |
چرا از الگوی مدیریت عملکرد استفاده کنیم؟
در حالی که مدیریت عملکرد یک فرآیند مداوم و مشارکتی است، این وظیفه متخصصان منابع انسانی است که اطمینان حاصل کنند با تمام کارکنان به صورت برابر در چارچوب مدیریت عملکرد رفتار می‌شود. یک *الگوی مدیریت عملکرد* به این فرآیند ساختار و ثبات می‌بخشد و تضمین می‌کند که حتی اگر هر طرح مدیریت عملکرد برای فرد شخصی‌سازی شده باشد، با اهداف سازمانی همسو است. در اینجا نحوه استفاده از یک الگو برای بهبود رویکرد شما و ارتقای تجربه هر کارمند از مدیریت عملکرد آمده است.
۱. فرآیند را با یک چارچوب استاندارد ساده کنید:
یک الگوی مدیریت عملکرد با ارائه یک ساختار مشخص، کار اغلب پیچیده مدیریت عملکرد را ساده می‌کند. این الگو تضمین می‌کند که مدیران و متخصصان منابع انسانی از یک فرآیند منسجم برای تعیین اهداف، ارائه بازخورد و ارزیابی نتایج پیروی می‌کنند.
راهکار: از یک الگو با بخش‌های واضح برای تعیین هدف، بازخورد و ارزیابی استفاده کنید. قبل از پیاده‌سازی، اطمینان حاصل کنید که تمام ذی‌نفعان ساختار آن را درک کرده‌اند.
۲. ثبات را در بازخورد مداوم بهبود بخشید:
یک الگوی خوب طراحی‌شده به مدیران کمک می‌کند تا بازخورد منظم و متعادل مرتبط با معیارهای مشخص ارائه دهند. این رویکرد تضمین می‌کند که کارکنان راهنمایی مستمر دریافت می‌کنند و اطمینان دارند که بحث‌های عملکردی منصفانه و همسو با اهداف آن‌هاست.
راهکار: الگویی با معیارهای از پیش تعریف‌شده و دسته‌بندی شایستگی‌ها انتخاب کنید که برای تمام نقش‌ها کاربرد دارد. مدیران را برای استفاده مؤثر از الگو آموزش دهید.
۳. تمرکز بر اهداف استراتژیک و همسویی را افزایش دهید:
یک الگوی مدیریت عملکرد به کارکنان و تیم‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را با اهداف سازمانی همسو کنند و نشان می‌دهد که تلاش‌های هر فرد چگونه به موفقیت شرکت کمک می‌کند.
راهکار: بخشی را در الگو به طور خاص برای پیوند اهداف فردی با اهداف گسترده‌تر سازمانی در نظر بگیرید. این همسویی را در طول جلسات بررسی (check-ins) مرور کنید.
۴. صرفه‌جویی در زمان:
هر چیزی که در زمان ارزشمند متخصصان منابع انسانی و مدیران صرفه‌جویی کند، یک مزیت است و الگوهای مدیریت عملکرد نیاز به ایجاد فرم‌های سفارشی برای هر ارزیابی را از بین می‌برند. این به معنای آن است که مدیران می‌توانند به جای کارهای اداری، بر گفتگوهای معنادار با کارکنان تمرکز کنند.
راهکار: یک الگوی آماده یا ابزار دیجیتالی انتخاب کنید که با سیستم‌های منابع انسانی موجود شما یکپارچه شود.
۵. اطمینان از عدم نادیده گرفتن هیچ جنبه حیاتی:
الگوها به عنوان یک چک‌لیست عمل می‌کنند تا منابع انسانی و مدیران بدانند که تمام عناصر ضروری مدیریت عملکرد (مانند اهداف، بازخورد و برنامه‌های توسعه) پوشش داده شده‌اند. این امر رویکردی جامع برای مدیریت عملکرد را تضمین می‌کند.
راهکار: الگو را به صورت منظم بررسی کنید تا مطمئن شوید تمام زمینه‌های حیاتی را پوشش می‌دهد و در صورت نیاز آن را به‌روزرسانی کنید.
۶. تسهیل ارتباط و شفافیت:
یک الگوی مدیریت عملکرد خوب، با تشریح واضح انتظارات، بازخورد و برنامه‌های عملی، ارتباطات را بهبود می‌بخشد. این شفافیت از فرهنگ اعتماد و همکاری پشتیبانی می‌کند.
راهکار: از الگو برای مستندسازی نکات کلیدی در طول ارزیابی‌ها استفاده کنید. الگوی تکمیل‌شده را با کارکنان به اشتراک بگذارید.
۷. ترویج پاسخگویی:
یک سابقه کتبی از اهداف، انتظارات و بازخورد که همه با آن موافق هستند، تضمین می‌کند که هم کارکنان و هم مدیران برای اقدامات و پیگیری‌ها پاسخگو هستند.
راهکار: بخشی را برای اقدامات، مسئولیت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها در نظر بگیرید. از آن به عنوان یک مرجع در جلسات بعدی برای پیگیری پیشرفت استفاده کنید.
۸. تشویق تصمیم‌گیری مبتنی بر داده:
الگوها جمع‌آوری داده‌های ساختاریافته در مورد عملکرد کارکنان را در طول زمان تسهیل می‌کنند و مدیران را قادر می‌سازند تا الگوها، نقاط قوت و زمینه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کنند.
راهکار: داده‌های عملکرد ثبت‌شده در الگوها را به صورت منظم بررسی کنید تا از تصمیم‌گیری‌ها در مورد ارتقاء، نیازهای آموزشی یا تغییرات تیمی آگاه شوید.
۹. پشتیبانی از توسعه کارکنان:
با برجسته کردن شکاف‌های مهارتی و نیازهای توسعه، الگوها اطمینان می‌دهند که رشد کارکنان همچنان بخش اصلی فرآیند مدیریت عملکرد باقی می‌ماند.
راهکار: یک بخش اختصاصی برای برنامه‌های توسعه حرفه‌ای، شامل آموزش‌های پیشنهادی، فرصت‌های منتورینگ و مسیرهای پیشرفت شغلی، اضافه کنید.
۱۰. افزایش مشارکت:
کارکنان زمانی مشارکت بیشتری دارند که ببینند عملکرد آن‌ها به صورت منسجم و منصفانه مدیریت می‌شود و توسعه آن‌ها یک اولویت است. الگوها به ایجاد این وضوح و انصاف کمک می‌کنند.
راهکار: از الگو به عنوان یک ابزار مشارکتی استفاده کنید و کارکنان را در تعیین اهداف خود و بحث در مورد نحوه همسویی کارشان با چشم‌انداز شرکت مشارکت دهید.
۱۱. ساده‌سازی مستندسازی برای انطباق:
در برخی صنایع، مستندسازی دقیق و منسجم عملکرد برای انطباق قانونی یا نظارتی حیاتی است. الگوها کمک می‌کنند تا تمام اطلاعات لازم مستندسازی شوند.
راهکار: الگو را برای گنجاندن معیارهای مرتبط با انطباق سفارشی کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر درخصوص “الگوی بررسی عملکرد” کلیک نمایید.
۱۰ عنصر کلیدی یک الگوی مدیریت عملکرد خوب
اگر به دنبال یک فرآیند مدیریت عملکرد مؤثر و کارآمد هستید، مطمئن شوید که الگوی جامع شما شامل این ۱۰ جزء کلیدی است:
- اهداف و مقاصد شفاف: با کارکنان برای تعیین اهداف مشخص همکاری کنید.
- معیارهای عملکرد: از معیارهای قابل اندازه‌گیری برای ارزیابی عینی عملکرد استفاده کنید.
- شایستگی‌های مختص نقش: بخشی را برای شایستگی‌های فنی یا رهبری خاص نقش در نظر بگیرید.
- برنامه‌ها و منابع توسعه: یک بخش اختصاصی برای طرح‌های توسعه مهارت، آموزش و فرصت‌های رشد شغلی اضافه کنید.
- خودارزیابی کارمند: فضایی را برای بازتاب عملکرد و فرصت‌های رشد از سوی خود کارمند فراهم کنید.
- ارزیابی همکاری و کار تیمی: میزان مشارکت کارمند در موفقیت تیم و توانایی او در همکاری را ارزیابی کنید.
- چالش‌ها و موانع: موانع و چالش‌هایی که ممکن است بر عملکرد تأثیر بگذارند را مستند کنید.
- جدول زمانی ارزیابی و بازخورد: یک برنامه برای جلسات بررسی و به‌روزرسانی‌ها در نظر بگیرید.
- تقدیر و دستاوردها: یک فضای اختصاصی برای به رسمیت شناختن دستاوردها و مشارکت‌های برجسته فراهم کنید.
- اهداف آینده و گام‌های بعدی: یک بخش آینده‌نگر برای تعیین اهداف دوره بعدی ارزیابی و ترسیم نقشه راه برای دستیابی به آن‌ها اضافه کنید.
نمونه‌هایی از الگوهای مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد یک فرآیند چندوجهی است که شامل تعیین اهداف، پیگیری پیشرفت، ارائه بازخورد و تقویت توسعه کارکنان می‌شود. به همین دلیل، مدیریت عملکرد مؤثر ممکن است به الگوهای متفاوتی نیاز داشته باشد که برای اهداف خاصی طراحی شده‌اند.
۱. الگوی جامع مدیریت عملکرد: این الگو فراتر از ارزیابی‌های سالانه سنتی است و بر توسعه مداوم، بازخورد مکرر و همسویی واضح با اهداف سازمانی تمرکز دارد.
کاربرد: برای بازخورد و توسعه مداوم، تعیین اهداف ساختاریافته و نظارت فعال بر عملکرد.
۲. الگوی ارزیابی عملکرد کارکنان: این الگو به منابع انسانی کمک می‌کند تا ارزیابی‌های جامعی از عملکرد کارکنان را در فواصل منظم انجام دهد.
کاربرد: برای ارزیابی‌های عملکرد منظم، ارزیابی دوره آزمایشی و برنامه‌ریزی توسعه.
۳. الگوی برنامه ۹۰-۶۰-۳۰ روزه: این الگو، کارکنان جدید یا افرادی را که به نقش‌های جدید منتقل می‌شوند، در طول سه ماه اول راهنمایی می‌کند.
کاربرد: برای ورود به سازمان (onboarding) کارکنان جدید، ارتقاء داخلی و راه‌اندازی پروژه‌ها.
۴. الگوی ارزیابی کارکنان: این الگو در طول ارزیابی‌های جامع عملکرد، رشد و پتانسیل فردی کارکنان استفاده می‌شود.
کاربرد: برای ارزیابی‌های عملکرد منظم و برنامه‌ریزی توسعه.
۵. الگوی طرح بهبود عملکرد (PIP): این یک سند ساختاریافته است که برای کمک به مدیران و کارکنان جهت رسیدگی به مسائل عملکردی به صورت شفاف و عملی طراحی شده است.
کاربرد: برای رسیدگی به مسائل عملکردی، مستندسازی بحث‌های مربوط به عملکرد و ارائه پشتیبانی ساختاریافته.
بهترین شیوه‌ها برای مدیریت عملکرد مؤثر
مدیریت عملکرد می‌تواند به کارکنان شما در رسیدن به اهدافشان کمک کرده و اهداف سازمان شما را پشتیبانی کند. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌ها برای پیاده‌سازی فرآیند مدیریت عملکرد آورده شده است:
به‌روزرسانی منظم اهداف: اطمینان حاصل کنید که اهداف کارکنان با اولویت‌های در حال تغییر کسب‌وکار همسو باقی می‌مانند.
اولویت‌بندی ارتباطات: یک فرهنگ شفافیت و ارتباطات باز بین کارکنان و مدیران ایجاد کنید.
ارائه بازخورد عملی و سازنده: بر بازخورد آینده‌نگر که مراحل عملی را برای بهبود ارائه می‌دهد، تأکید کنید.
تشویق توسعه مستمر: برنامه‌های یادگیری و توسعه شخصی‌سازی‌شده برای کارکنان طراحی کنید.
استفاده از فناوری: سیستم‌های مدیریت عملکرد مدرن را برای ساده‌سازی فرآیندها به کار بگیرید.
برقراری یک فرآیند ارزیابی شفاف و منصفانه: معیارهای ارزیابی را در سراسر بخش‌ها استاندارد کنید تا از انصاف اطمینان حاصل شود.
تقدیر و پاداش دستاوردها: برنامه‌های رسمی تقدیر برای جشن گرفتن موفقیت‌ها ایجاد کنید.
ترویج همکاری: اهداف تیمی را علاوه بر اهداف فردی تعیین کنید.
رسیدگی فعال به عملکرد ضعیف: عملکرد ضعیف را زودتر شناسایی کرده و برای حل آن پشتیبانی فوری ارائه دهید.
ادغام ارزش‌های سازمانی: ارزش‌ها و شایستگی‌های اصلی شرکت را در مدیریت عملکرد بگنجانید.
تضمین فراگیری و اجتناب از سوگیری: مدیران را برای تشخیص و کاهش سوگیری‌های ناخودآگاه در ارزیابی‌ها آموزش دهید.
برای اینکه متخصصان منابع انسانی حداکثر بهره را از مدیریت عملکرد ببرند، مهم است که تفاوت آن با ارزیابی‌های عملکرد سنتی را درک کرده و از یک فرآیند آینده‌نگر که از رشد و توسعه پشتیبانی می‌کند، بهره ببرند. الگوهای مدیریت عملکرد به ساده‌سازی فرآیند، تضمین ثبات و تقویت توسعه کارکنان کمک می‌کنند. آن‌ها یک چارچوب ساختاریافته ارائه می‌دهند که از همسویی اهداف، شفافیت و بازخورد عملی حمایت می‌کند و در عین حال در زمان متخصصان منابع انسانی و مدیران صرفه‌جویی می‌نماید.
