تنها ۳۰ درصد از کارکنان معتقدند که بررسیهای عملکرد در سازمانشان منصفانه و عادلانه است. علاوه بر این، ۷۰ درصد از سازمانها در حال بازنگری نحوه مدیریت عملکرد خود هستند. استفاده از یک قالب بررسی عملکرد میتواند به شما در بهبود فرآیند بررسی عملکرد، ارائه درک بهتر از توسعه و پیشرفت شغلی به کارکنان و کمک به آنها در دیدن چگونگی نقششان در موفقیت سازمان کمک کند.
در این مقاله، بررسی خواهیم کرد که بررسی عملکرد کارکنان چیست، چگونه عملکرد را اندازهگیری کنیم و چگونه یک قالب بررسی عملکرد ایجاد کنیم که بتوانید هنگام انجام ارزیابیها در سازمان خود از آن پیروی و آن را سفارشی کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مقاله همراه ما باشید همچنین میتوانید در دوره مدیریت عملکرد کارکنان شرکت نمایید.
بررسی عملکرد چیست؟
بررسی عملکرد یک فرآیند رسمی و ساختاریافته است که در آن عملکرد گذشته یک کارمند ارزیابی میشود. همچنین شامل تعیین انتظارات و اهداف برای آینده است که با جایی که کارمند میخواهد رشد کند و اهداف بلندمدت کسبوکار همسو باشد. این بخش مهمی از مدیریت عملکرد است و معمولاً به صورت سالانه، دوسالانه یا فصلی انجام میشود.
معمولاً سرپرست یا مدیر مستقیم یک کارمند، بررسیهای عملکرد را انجام میدهد، زیرا آنها با کار و عملکرد روزانه کارمند آشنایی بیشتری دارند. منابع انسانی نقش مهمی در نظارت و پشتیبانی از کل فرآیند مدیریت عملکرد، از ارائه دستورالعملها و قالبها و آموزش مدیران در ارائه بازخورد سازنده تا تجزیه و تحلیل نتایج بررسی عملکرد، ایفا میکند.
هدف از بررسیهای عملکرد ارائه بازخورد سازنده، نشان دادن جاهایی که میتوانند پیشرفت کنند، شفافسازی مسئولیتهایشان، ایجاد انگیزه در آنها، پاسخگو نگه داشتن آنها و کمک به آنها در توسعه در حرفهشان است. در نهایت، این منجر به بهبود عملکرد کارکنان و سازمان میشود.
مطالعات متعدد نشان داده است که بازخورد منظم که منصفانه و متنوع باشد، منجر به افزایش قابل توجهی در عملکرد میشود. علاوه بر این، تحقیقات در محیط کار نشان داده است که بازخورد معنادار باعث افزایش تعامل کارکنان و کاهش نرخ ترک کار میشود.
انواع دیگر فرآیندهای مدیریت عملکرد
ارزیابی عملکرد: یک ارزیابی رسمی و سیستماتیک از عملکرد شغلی و بهرهوری یک کارمند است که اغلب بر وظایف و دستاوردهای فردی تمرکز دارد.
ارزیابی کارکنان: اصطلاح گستردهتری است که ارزیابی کلی عملکرد کاری، مهارتها و توسعه حرفهای یک کارمند را در بر میگیرد و اغلب بر رشد و پتانسیل بلندمدت تمرکز دارد.
در حالی که بسیاری از سازمانها به سمت بازخورد مستمر حرکت میکنند، بررسیهای عملکرد رسمی همچنان ابزاری ضروری برای ارزیابی ساختاریافته هستند و یک نمای کلی جامع از پیشرفت کارمند و زمینههای توسعه در یک دوره زمانی مشخص ارائه میدهند. یک قالب بررسی عملکرد ابزاری است که سازمانها برای بهبود فرآیند بررسی و اطمینان از شفافیت اهداف و گامهای بعدی برای مدیر و کارمند استفاده میکنند.
انواع مختلف قالبهای بررسی عملکرد کارکنان کدامند؟
چهار نوع مختلف قالب بررسی عملکرد وجود دارد که میتوانید برای بررسیهای عملکرد خود از آنها استفاده کنید. بیایید هر کدام را با جزئیات بیشتر بررسی کنیم.
مقیاس عملکرد شغلی
یک مقیاس عملکرد شغلی به مدیران اجازه میدهد تا عملکرد یک کارمند را به صورت کمی در برابر معیارهای از پیش تعریف شده ارزیابی کنند. معیارهای زیر از مقیاس عملکرد شغلی گودمن و سویانتک در سال ۱۹۹۹ گرفته شده و برای رتبهبندی کارمند توسط سرپرست در هر یک از موارد در نظر گرفته شده است.
کارمند:
- به اهداف شغل دست مییابد.
- معیارهای عملکرد را برآورده میکند.
- تمام الزامات شغل را انجام میدهد.
- در تمام وظایف مرتبط با شغل، تخصص نشان میدهد.
- میتواند مسئولیت بیشتری از آنچه معمولاً به او محول میشود را مدیریت کند.
- برای یک نقش سطح بالاتر مناسب به نظر میرسد.
- در تمام زمینههای شغلی شایسته است، وظایف را با مهارت انجام میدهد.
- با انجام وظایف طبق انتظار، عملکرد خوبی در کل شغل دارد.
- برای دستیابی به اهداف شغل و رعایت ضربالاجلها، برنامهریزی و سازماندهی میکند.
این سوالات نمونه میتواند برای اندازهگیری دقیق عملکرد شغلی کارمندان استفاده شود. میتوانید سوالات را به بخشهای مختلف یک نقش خاص تقسیم کرده و عملکرد کارمند را در هر یک رتبهبندی کنید.
برای این روش، قالب بررسی عملکرد باید شامل سوالاتی مشابه موارد بالا با یک مقیاس رتبهبندی، مانند مقیاس ۴ امتیازی لیکرت (کاملاً مخالفم، مخالفم، موافقم، کاملاً موافقم) باشد.
مقیاس رفتارهای شغلی
یک مقیاس رفتارهای شغلی به ارزیابی رفتارهای کارمند در محیط کار، مانند کار تیمی، ارتباطات و حل مسئله کمک میکند. میتوانید این رفتارها، که رفتارهای فرا نقشی نیز نامیده میشوند، را با استفاده از سوالات زیر اندازهگیری کنید.
کارمند:
- هنگامی که سایر کارمندان غایب بودهاند، به آنها در انجام حجم کاریشان کمک میکند.
- هنگامی که حجم کاری دیگران افزایش مییابد، به آنها کمک میکند.
- به صورت داوطلبانه کارهایی را انجام میدهد که به طور رسمی توسط شغل مورد نیاز نیست.
- به مدیر در انجام وظایفش کمک میکند.
- پیشنهادات نوآورانهای برای بهبود کیفیت کلی بخش ارائه میدهد.
باز هم، سرپرست از این موارد برای رتبهبندی کارمند استفاده میکند. برای این روش، توصیه میکنیم در قالب بررسی عملکرد خود از یک مقیاس ۴ امتیازی لیکرت، با فضای اضافی برای نظرات بیشتر، استفاده کنید. یک قالب بررسی عملکرد خوب، سوالات مربوط به عملکرد شغلی را با سوالات مربوط به رفتار شغلی ترکیب میکند تا تصویری کامل از عملکرد کارمند به دست آید.
اندازهگیری عملکرد با استفاده از شایستگیها
نوع بعدی قالب بررسی عملکرد بر اساس رتبهبندی عملکرد کارمند از طریق شایستگیها است. هر شغل برای انجام موفقیتآمیز وظایف خود به شایستگیهای متعددی نیاز دارد. اینها به اصطلاح شایستگیهای خاص شغل هستند.
علاوه بر شایستگیهای خاص شغل، شایستگیهای اصلی نیز وجود دارند. اینها شایستگیهایی هستند که همه افراد در سازمان به آنها نیاز دارند. آنها اغلب توسط هیئت مدیره تعیین میشوند و از همه افراد در سازمان انتظار میرود که حداقل تسلط اولیه در این شایستگیها داشته باشند. نمونههایی از شایستگیهای اصلی عبارتند از تمرکز بر مشتری، درک مالی و سازگاری.
در بررسی عملکرد کارمند، سعی کنید سه یا چهار مورد از مهمترین شایستگیهای خاص شغل را انتخاب کنید. سپس به شایستگیهای اصلی شرکت بپردازید. بر اساس این شایستگیها، میتوانید رفتار کارمند را در دوره گذشته رتبهبندی کنید. معمولاً این کار با تعیین معیارهای رفتاری برای هر امتیاز در شایستگی انجام میشود. میتوانید این کار را با توصیف رفتارهای خاص برای هر شایستگی انجام دهید. در اینجا یک مثال با شایستگی “ارتباطات” آورده شده است.
ارتباطات
کمتر از حد انتظار | برآورده کردن انتظارات | الگوی رفتاری |
حتی با راهنمایی، در تهیه ارتباطات ساده، از جمله فرمها، مدارک و سوابق، به موقع و دقیق، ناکام است. محصولات نیاز به اصلاحات حداقلی دارند.
حتی با راهنمایی، در تطبیق سبک و مطالب برای انتقال اطلاعات ساده ناکام است. | با راهنمایی، ارتباطات ساده، از جمله فرمها، مدارک و سوابق را به موقع و دقیق تهیه میکند. محصولات نیاز به اصلاحات حداقلی دارند.
با راهنمایی، سبک و مطالب را برای انتقال اطلاعات ساده تطبیق میدهد. | به طور مستقل ارتباطاتی مانند فرمها، مدارک و سوابق را به صورت به موقع، واضح و دقیق تهیه میکند. محصولات نیاز به اصلاحات اندک یا بدون اصلاحات دارند.
به طور مستقل سبک و مطالب را برای انتقال اطلاعات تطبیق میدهد. |
همه سازمانها این امکان را ندارند که با چارچوبهای شایستگی به وضوح تعریف شده کار کنند. ایجاد چنین چارچوبی زمان و هزینه قابل توجهی را میطلبد. با این حال، شایستگیها به سرپرستان این امکان را میدهند که شاخصهای واضحتر و مشخصتری از عملکرد را به کارمندان ارائه دهند. از آنجا که شایستگیها به تفصیل شرح داده میشوند، سازگاری بیشتری بین ارزیابها وجود دارد. آنها میتوانند رفتار قابل مشاهده را با یک مقیاس رتبهبندی رفتاری از پیش تعریف شده مقایسه کنند.
همچنین میتوانید با یک قالب بررسی عملکرد سادهتر کار کنید که در آن بازبینها، کارمندان را بر اساس شایستگیهای از پیش تعریف شده در مقیاسی از “کاملاً مخالفم” تا “کاملاً موافقم” رتبهبندی میکنند. به این شکل خواهد بود…
اندازهگیری عملکرد با استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه یک سیستم بازخورد همتا است که در آن مدیر، زیردستان مستقیم، مشتریان و همکاران یک کارمند در مورد عملکرد او نظر میدهند. این یک رویکرد متعادل است زیرا کارمند از دیدگاههای مختلف ارزیابی میشود.
یک قالب بررسی عملکرد از این نوع شبیه به موارد بالا خواهد بود، اما با ارزیابهای متعدد و در نتیجه بازخورد بیشتر. با این حال، اشکالاتی نیز در این رویکرد وجود دارد.
به بیان ساده، بازخورد ۳۶۰ درجه همیشه تأثیر مثبتی ندارد، به ویژه اگر به درستی اجرا نشود. یکی دیگر از معایب، زمان قابل توجهی است که صرف ارزیابی همه میشود. اگر یک نفر چهار ارزیاب داشته باشد، ارزیابی یک نفر چهار برابر بیشتر طول میکشد. اگر همه افراد در سازمان با استفاده از سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه ارزیابی شوند، کارمندان (و مشتریان) باید روزها را صرف ارزیابی یکدیگر کنند. این بسیار پرهزینه است و همچنین خطر جانبداری را به همراه دارد.
بنابراین، بازخورد ۳۶۰ درجه بیشتر به عنوان ابزاری برای نقشهای ارشدتر، به عنوان مثال، مدیران، استفاده میشود.
نحوه ایجاد یک قالب بررسی عملکرد
در اینجا نکات برتر ما برای ایجاد یک قالب بررسی عملکرد مؤثر برای بررسیهای عملکرد در شرکت شما آورده شده است.
انتخاب فرمت مناسب: همانطور که در بالا بررسی کردیم، قالبهای مختلف بررسی عملکرد شغلی وجود دارد که بسته به نقش و موقعیت مورد نظر میتوان از آنها استفاده کرد. از بین بررسیهای خودارزیابی، بررسی تحت رهبری مدیر، بررسی ۳۶۰ درجه یا ترکیبی از این موارد انتخاب کنید. برخی از مدیران ترجیح میدهند از یک رویکرد کاغذی برای بررسیهای عملکرد استفاده کنند. با این حال، تعداد بیشتری از شرکتها به سمت یک فرمت دیجیتال حرکت میکنند که در آن قالب قبل از جلسه از قبل پر میشود، سپس در طول جلسه به کارمند بازخورد داده میشود و هرگونه نظر و هدفی اضافه میشود. نگهداری یک سابقه دیجیتال تضمین میکند که هیچ چیز مهمی از بین نرود.
انتخاب شایستگیهای مناسب: هدف از بررسی عملکرد، بهبود عملکرد کارمندان است که منجر به نتایج بهتر کسبوکار میشود. بنابراین، بررسیهای عملکرد شما فقط در صورتی مفید خواهند بود که شایستگیهای مناسب را ارزیابی کنید. مطمئن شوید که مواردی را انتخاب میکنید که مستقیماً با اهداف و چشمانداز بلندمدت سازمان همسو باشند.
شامل بخش اطلاعات کارمند: قالب شما باید شامل بخشی در بالا برای یادداشت اطلاعات کلیدی کارمند مانند نام کامل، موقعیت، بخش، تاریخ و دوره بررسی برای کمک به پیگیری باشد.
استفاده از یک مقیاس رتبهبندی ثابت: مقیاسهای رتبهبندی مختلفی وجود دارد که میتوانید برای رتبهبندی کارمند در هر مورد از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، مقیاس لیکرت، مقیاس رتبهبندی مبتنی بر رفتار یا سیستم رتبهبندی پنج امتیازی. هر مقیاس رتبهبندی را که انتخاب میکنید، مطمئن شوید که برای ارزیاب و کارمند واضح است.
فضایی برای نظرات کتبی فراهم کنید: یک مقیاس رتبهبندی مفید است زیرا دادههای کمی را ارائه میدهد که میتوانید به راحتی آنها را تجزیه و تحلیل کنید. با این حال، مهم است که در کنار هر مورد فضایی برای نظرات اضافی قرار دهید تا بتوانید در مورد شایستگی یا رفتاری که در حال بررسی است، توضیح بیشتری دهید. این مکان بسیار خوبی برای درج انتقادات سازنده و بازخورد مثبت است.
به طور منظم قالب را بررسی و به روز کنید: منابع انسانی باید به طور منظم قالب (های) بررسی عملکرد مورد استفاده در سازمان را بررسی کند و آن را برای انعکاس هرگونه تغییر در نقشها، اهداف یا استراتژی شرکت به روز کند.
ایجاد یک قالب مؤثر برای بررسی عملکرد، نقش کلیدی در مدیریت عملکرد در سازمان شما ایفا میکند. این سند به شما کمک میکند تا بازخورد حیاتی را به کارمندان خود ارائه دهید و در عین حال به آنها در جهت بهبود عملکرد و دستیابی به اهدافی که با شرکت همسو هستند، کمک کنید. از قالبها و نکات ما برای ایجاد قالب بررسی عملکرد خود و افزایش تعامل، انگیزه و تعهد در سراسر سازمان خود استفاده کنید.
سوالات متداول (FAQ)
یک قالب بررسی عملکرد به ایجاد کارایی، شفافیت و انصاف در فرآیند بررسی عملکرد کمک میکند. این یک چارچوب استاندارد است که تضمین میکند معیارهای ثابت و معیارهای ارزیابی برای همه کارمندان اعمال میشود و ارزیابیهای عینی و بازخورد معنادار را تسهیل میکند. ثابت شده است که بازخورد منظم عملکرد کارمندان را بهبود میبخشد و نرخ ترک کار را کاهش میدهد.
یک قالب بررسی عملکرد باید شامل اطلاعات کارمند (مانند نام و نقش او)، نام ارزیاب، مجموعهای از شایستگیها به همراه یک مقیاس رتبهبندی باشد تا کارمند بتواند در هر یک از آنها رتبهبندی شود، فضایی برای نظرات، نکات بهبود، زمینههایی که کارمند در آن برتری دارد و امضای هر دو ارزیاب و کارمند باشد.
نوشتن یک سند بررسی عملکرد شامل ایجاد یک قالب استاندارد است که ثبات و انصاف را در فرآیند ارزیابی در سراسر سازمان تضمین میکند. این قالب باید مدیران را در ارزیابی عملکرد کارمندان خود در برابر اهداف از پیش تعیین شده، ارائه نمونههای مشخص از دستاوردها و زمینههای بهبود و ارائه بازخورد سازنده راهنمایی کند. این باید یک بررسی عملکرد عینی، جامع و متمرکز بر توسعه را تسهیل کند.
