وقفه های روزانه ای که در کار رخ می دهند یکی از موانع مهم و اصلی در کنترل موثر زمان و موفقیت می باشند. اگر روز کاری گذشته خود را بیاد بیاورید و چند دقیقه ای را برای فکر کردن به وقفه هایی که رخ داده است اختصاص دهید، متوجه می شوید که تماس های تلفنی، ایمیل ها، صحبت هایی که با همکاران در دفتر داشته اید، اتفاقات غیر منتظره ای بودند که حواس شما را نسبت به کار به هم زده اند.
با توجه به این که هر روز کاری چند ساعت را در بر می گیرد ، هر وقفه کوتاهی ممکن است باعث شود که شما مدت زمانی را که برای رسیدن به اهداف و موفقیت شغلی و زندگی خود نیاز دارید، از دست بدهید. همچنین این وقفه ها تمرکز شما را بهم میزند و در نتیجه باید زمانی را برای برگشتن به کار اصلی و اتمام آن صرف کنید. همچنین ممکن است برخی از کارها را کلا فراموش کنید.
روش کلیدی برای کنترل وقفه های ایجاد شده، دانستن این نکته است که کدام یک مهم بوده است تا برای آنها زمان بندی داشته باشید. شما می توانید با استفاده از نکته های زیر از وقفه های احتمالی که شما را از کار اصلی باز می دارند، جلوگیری کنید.
- اهمیت تداخل ایجاد شده چقدر است؟
اگر تداخل ها باعث اتلاف وقت و انرژی شما می شود و یا تاخیری در کار و برنامه شما ایجاد می کند، بهتر است که جدولی برای نوشتن تداخل ها داشته باشید. نمونه زیر مثالی از جدول ثبت تداخل هایی که ممکن است در طول روز داشته باشید.
| چه موارد باعث تداخل در کارتان شده است؟ | زمان تداخل چقدر بوده؟ | شرح تداخل ایجاد شده؟ | اهمیت تداخل ایجاد شده؟ | ضرورت تداخل ایجاد شده؟ |
تداخل هایی که در طول کار ممکن است داشته باشید را می توانید به صورت روزانه و یا حداقل به صورت هفتگی در این جدول ثبت کنید. در این جدول، نوع تداخل، عاملی که باعث تداخل در کار شما شده، تاریخ و زمان رخ دادن آن، موضوع و شرح وقفه و ارزش و ضرورت آن را یادداشت کنید. زمانی که این جدول کامل شد، به بررسی اطلاعات ثبت شده در آن بپردازید.
- علت وقفه و تداخل ها را بررسی کنید!
برای بررسی و یافتن راه حل وقفه هایی که در جدول ثبت تداخل ها داشته اید، ابتدا توجه کنید که آیا وقفه ها از اهمیت برخوردار بودند یا خیر؟
مثلا آیا صحبت های همکارتان باعث ایجاد وقفه در کار شما بوده یا اینکه حتما می بایستی درباره موضوع مهمی از شما سوال می پرسید؟
در صورتی که این مسئله باعث ایجاد تداخل شده باشد، شما باید با این موارد مودبانه ولی با قاطعیت برخورد کنید. سپس به وقفه های ضروری نگاه کنید و این که آیا می شد که از آنها جلوگیری کرد یا خیر.
شما می توانید با برگزاری جلسات در بخش وقفه های ضروری از آنها جلوگیری کنید. اگر شما مطمئن هستید که افراد به شما در زمانی مشخص دسترسی خواهند داشت، آنها یاد می گیرند که مسائل غیر ضروری را تا قبل از جلسه مطرح نکنند.
با این وجود بسیاری از وقفه ها ضروری و اجتناب ناپذیر هستند. شما نیاز دارید که کار خود را مختل کنید و به موضوع مورد نظر بپردازید.
با توجه به جدول ثبت وقفه ها، شما می توانید مدت زمانی را که وقفه های اضطراری و مهم از شما گرفته است را ببینید. شما این بخش را با عنوان “زمان اقتضایی” از برنامه پیش بینی شده خود جدا در نظر بگیرید و صرفا کارهای خود را بر اساس زمان باقی مانده تنظیم کنید. شما مجبور خواهید شد که کارها را با وقفه ها ترکیب کنید، اما دیگر حجم کارها برایتان بیش از حد نبوده و به خاطر انجام ندادن کارهایی که جایشان با وقفه های اضطراری تغییر کرده، دچار استرس نمی شوید.
- تلفن همراه بایستی برای انجام کارهای شما باشد
کمی برنامه ریزی می تواند به شما در کنترل وقفه های ناشی از تلفن همراه کمک کند. اگر شما در زمان تحویل کاری قرار گرفته اید یا تحت فشار زمانی هستید (نباید وقفه ایجاد شود) می توانید برای پاسخ به تماس ها از صندوق صوتی استفاده کنید و یا با استفاده از منشی به بررسی پیام ها بپردازید. از این رو شما می توانید به تماس ها بر اساس اولویت و زمانی که برای شما مناسب است پاسخ دهید. در واقع، برنامه تماس می تواند در زمانبندی شما پیش بینی شود و یکی از بخش های عادی برنامه کاری قرار بگیرد
- آرامش خود را حفظ کنید
وقتی کسی در کار شما وقفه و تداخلی ایجاد کرد آرامش خود را حفظ نموده و از اعمال رفتار تند با طرف مقابل پرهیز کنید. درنظر داشته باشید که ممکن است عکس العمل منفی شما این وقفه را به یک بحران تبدیل نماید.
چند دقیقه ای را برای درک وضعیت اختصاص دهید. نفس عمیق بکشید و به چیزی فکر نکنید. تاخیر کوتاه حتی برای چند لحظه می تواند موقعیت مناسبی را برای شما ایجاد کند تا تصمیم و عکس العملل مناسبی بگیرید.
- نه گفتن را یاد بگیرید
زمانی که شما درگیر کار هستید ” نه” گفتن به درخواست های دیگران منطقی و قابل قبول به نظر می رسد؛ . در این حالت شما با لحن مودبانه و صمیمی به خواسته مورد نظر دیگران” نه” بگویید و در ادامه نیز بهترین روش برای اقدام آن را توضیح دهید. به عنوان مثال می توانید توضیح دهید که “من در حال حاضر مشغول انجام دادن کاری هستم که به زمان فشرده ای برای تحویل آن نیاز دارم. متاسفم که آلان کمکی از من ساخته نیست.”
به افراد وقت های قابل دسترسی و یا زمانهای مربوط به در دسترس نبودن خودتان را اطلاع دهید. اطمینان حاصل کنید که افراد از زمان هایی که نمی توانند به شما دسترسی داشته باشند، آگاهی دارند. در نتیجه آنها تنها زمانی در کار شما وقفه ایجاد خواهند کرد که شما به آنها اجازه داده اید.
می توانید با همکارانتان بر علامتی(نشانه هایی) که وضعیت “غیر قابل دسترسی” افراد را نشان دهد، توافق کنید. مانند گذاشتن یادداشتی بروی در یا صرفا بستن در اتاق. این موارد به کاستن وقفه ها کمک می کند.
نکته: اگر مدیر هستید، بایستی توجه کنید که قسمت اصلی از وقت شما بایستی در اختیار افراد باشد. تا بتوانید به مسائل اصلی و ضروری بپردازید. و افراد را برای رسیدن به موفقیت و اثر بخشی هدایت کنید. در صورتی که اگر شما موانع ارتباطی زیادی را ایجاد کنید نمی توانید این وظیفه را انجام دهید. در کل می توان زمانی را برای ” دسترس نبودن” اختصاص دهید، اما استفاده از آن نباید بیش از اندازه شود. مطمئن شوید افراد زمانی در کار شما تداخل ایجاد می کنند که اتفاق ضروری پیش آمده باشد.
- استفاده از زمان دعوت
برنامه زمانبندی شده ای را برای افرادی که اغلب با انها صحبت می کنید، درنظر بگیرید. از این افراد بخواهید که لیستی از موضوعاتی را که برای گفت و گو با شما نیاز دارند، تهیه کنند. در نتیجه شما می توانید به همه جنبه ها بپردازید. سیاست بازگذاشتن در بسیار مناسب است، اما بهتر است که تعداد افرادی را که به محیط کار دعوت می کنید، محدود سازید.
- وقفه های غیر قابل کنترل
وقفه های زیادی وجود دارند که شما نمی توانید آنها را کنترل کنید. بسیاری از افراد ترجیح می دهند که برنامه زمانی باز را طرح ریزی کنند، اما وقتی این برنامه کارساز نباشد، برخی پارامترها را در نظر می گیرند، برای مثال می گویند “صرفا پنج دقیقه برای صحبت درباره موضوع زمان دارید“.
اما شما نمی توانید از کسی که در کار شما وقفه ایجاد کرده بخواهید که بنشیند و صحبت کوتاهی را شروع کند. سعی کنید او را متوجه این که زمان کافی ندارید، کنید و زمان دیگری را برای او اختصاص داده و به کار خود ادامه دهید.
منبع : Mind Tools