داده‌ها ابزار ارزشمندی برای فرآیند استخدام هستند و امروزه سازمان‌های بیشتری نسبت به قبل از داده‌ها برای فعالیت‌های استخدام خود استفاده می‌کنند. اما تا زمانی که این داده‌ها دقیق و قابل درک نباشند، اضافی هستند. اینجاست که داشبورد استخدام می‌تواند کمک کند.
آیا این عالی نیست که همه داده‌های استخدام خود را در یک مکان سازماندهی کنید؟ جایی که در آن تمام آن معیارهای جداگانه به هوش عملی تبدیل می‌شوند؟ انجمن متخصصان کسب استعداد (ATAP) دریافت که 50 درصد از تمرین‌کنندگان TA در حال حاضر یک داشبورد اختصاصی در سازمان خود دارند، در حالی که 38 درصد به طور فعال در حال برنامه‌ریزی و/یا ساختن آن هستند.
اگر به دنبال شروع کار با ایجاد داشبورد استخدام هستید یا می‌خواهید آن را بهبود ببخشید، ادامه مطلب را بخوانید.
داشبورد استخدام چیست؟
داشبورد استخدام مجموعه‌ای بصری از معیارهای داده‌محور، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و گزارش‌هایی است که به شما نشان می‌دهد عملکرد قیف استخدام شما چگونه است. این شامل داده‌های مربوط به متقاضیان، استخدام‌ها، کمپین‌ها و بودجه است.
این معیارها می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا منبع بهترین نامزدها را برای موقعیت‌های شغلی بهبود بخشد، هزینه‌های استخدام را کاهش دهد و استراتژی‌های جدید جذب استعداد را توسعه دهد که تأثیر مثبتی بر کل تجارت دارد.
چرا باید داشبورد استخدام داشته باشید؟
هنگام تجزیه و تحلیل تلاش‌های استخدام در سازمان، سؤالات متعددی وجود دارد که باید از خود بپرسید:
- چه مدت طول می‌کشد تا کارمندان را استخدام کنید؟
- چقدر برای فرآیند استخدام هزینه می‌کنید؟
- کاندیداها کجا به دنبال آگهی‌های شغلی شما هستند؟
- کارکنان جدید چقدر در نقش خود خوب عمل می‌کنند؟
پاسخ به این سوالات به تنهایی چیز زیادی به ما نمی‌گوید. اما استفاده از معیارهای استخدام برای تجزیه و تحلیل همه این داده‌ها با هم می‌تواند بینش فراوانی را در کل فرآیند استخدام ایجاد کند.
فواید استفاده از داشبورد استخدام
1.می‌توانید مشکلات را “ببینید”.
یکی از بزرگترین مزایای داشبورد استخدام ماهیت بصری آن است. جستجوی داده‌ها و جستجوی الگوها ممکن است دشوار باشد و ایجاد جداول و نمودارهای خود هر بار می‌تواند کار سختی باشد. با داشبورد، می‌توانید به راحتی روندها، بینش‌ها و مشکلات احتمالی را مشاهده کنید.
2. قیف استخدام خود را تجزیه و تحلیل کنید.
داشبورد KPI استخدام به شما دیدگاه واضحی از قیف استخدام می‌دهد. شما می‌توانید ببینید که چه تعداد متقاضی از یک مرحله به مرحله بعدی می‌روند و می‌دانید که برای بهبود اثربخشی و کارایی فرآیند خود باید روی کدام مرحله تمرکز کنید.
به عنوان مثال، اگر شما نرخ تبدیل پایینی از تعداد متقاضیان به کسانی که به مرحله مصاحبه می‌رسند، دارید، به این معنی است که تعداد زیادی از داوطلبان فاقد صلاحیت را جذب می‌کنید. از طرف دیگر، ممکن است نموداری وجود داشته باشد که منبع کارمندانی را که بیشترین یا در کمترین زمان کار را ترک کرده‌اند را نشان می‌دهد.
3. استراتژی استخدام خود را اصلاح کنید
اگر قیف استخدام خود را تجزیه و تحلیل کردید و متوجه مشکلی مانند موارد فوق شدید، باید چه کرد؟
سپس می‌توانید ببینید که اکثر متقاضیان واجد شرایط از کجا آمده‌اند و تلاش‌های خود را دوباره در این راستا بیشتر کنید.
به عنوان مثال، ممکن است در آینده در مورد قسمت‌هایی که شغل‌های خالی را تبلیغ می‌کنید، انتخاب بیشتری داشته باشید یا کار با یک شرکت استخدام خاص را متوقف کنید. این امر باعث صرفه‌جویی در هزینه شما می‌شود و به شما کمک می‌کند تا نامزدهای واجد شرایط بیشتری پیدا کنید.
4.کارایی و اثربخشی استخدام خود را بهبود بخشید
داشتن همه این داده‌های ارزشمند در یک مکان به شما امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید تا به طور مستمر فرآیند استخدام خود را بهبود ببخشید.
هر گونه مشکل هشدار دهنده را می‌توان تشخیص داد و بلافاصله حل کرد یا بیشتر بررسی کرد.
با گذشت زمان، شما قادر خواهید بود که یک فرآیند استخدام کارآمد ایجاد کنید که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد.
چه معیارهایی را باید در داشبورد استخدام خود دنبال کنید؟
معیارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در داشبورد استخدام بررسی کنید، از جمله:
- زمان استخدام
- زمان پر کردن موقعیت شغلی خالی
- کیفیت استخدام
- هزینه هر استخدام
- متقاضیان در هر افتتاحیه
- اثربخشی قیف استخدام
- رضایت کاندیدا
- منبع نامزدها
در اینجا برخی از مهمترین مواردی که باید در نظر گرفته شوند، آورده شده است، از جمله:
زمان استخدام (در روز)
زمان استخدام (که به عنوان زمان پذیرش نیز شناخته می‌شود) به معنی تعداد روزهایی است که بین اولین تماس با نامزد تا لحظه پذیرش کار وجود دارد. اساساً، زمانی که لازم است یک نامزد پس از درخواست شغل، در فرآیند استخدام شروع به حرکت کند.
هرچه زمان شما برای استخدام کمتر باشد، بهتر است، زیرا این نشان می‌دهد که فرآیند استخدام شما کارآمد است و تیم استخدام عملکرد خوبی دارد. این به شما امکان می‌دهد قوی‌ترین کاندیداها را استخدام کنید و از جذب آن‌ها توسط یک شرکت دیگر با زمان کوتاه‌تری برای استخدام جلوگیری کنید. به علاوه، تجربه بهتری را برای نامزدهای شما فراهم می‌کند، زیرا هیچ کس از فرآیند استخدام طولانی لذت نمی‌برد.
با این حال، ممکن است مواردی وجود داشته باشد که شغل مورد نظر به زمان بیشتری برای استخدام نیاز داشته باشد. اگر این فرآیند دارای چندین مرحله باشد، مصاحبه تلفنی، ارزیابی و سپس چند دور مصاحبه با سهامداران مختلف در این صورت زمان شما برای استخدام طولانی‌تر خواهد بود. بنابراین مطمئن شوید که این مورد را در هنگام تفسیر داده‌ها در نظر دارید.
زمان پر کردن موقعیت شغلی خالی (در روز)
زمان پر کردن به زمان لازم برای یافتن و استخدام یک نامزد جدید اشاره دارد. اغلب با روزهای بین انتشار یک فرصت شغلی و زمانی که نامزد بررسی‌های لازم را انجام داده است، اندازه گیری می‌شود.
این معیار به عرضه و تقاضا برای یک نقش خاص و همچنین سرعت عملکرد بخش استخدام شما بستگی دارد. برای برنامه ریزی تجاری ارزشمند است. به عنوان مثال، اگر جان امروز شغل خود را رها کند، مدیر جان می‌تواند ایده خوبی از مدت زمان لازم برای ایفای آن نقش داشته باشد. این برای ارتقای ثبات در هر سازمانی حیاتی است.
متقاضیان در هر موقعیت شغلی
این معیار تعداد متقاضیان در هر شغل (یا به ازای هر استخدام) است و برای قضاوت در مورد محبوبیت یک شغل عالی است. با این حال، بسیاری از متقاضیان می‌توانند نشان دهنده تقاضای بالا برای شغل یا شرح شغلی بسیار گسترده باشند.
اگر متوجه شدید که درخواست‌های زیادی برای یک نقش دارید، اما در میان آن‌ها متقاضیان نامناسب زیادی دریافت می‌کنید، ممکن است بخواهید شرح شغل را مشخص‌تر کنید و معیارهای دقیق‌تری را اضافه کنید. این می‌تواند تعداد متقاضیان را کاهش دهد، بنابراین در زمان صرف شده برای غربالگری، بدون کاهش تعداد نامزدهای مناسب، صرفه‌جویی می‌کند.
اثربخشی قیف استخدام
یکی از با ارزش‌ترین معیارها در داشبورد استخدام، اثربخشی کلی قیف استخدام است. این به معنای تعداد افراد در هر مرحله در قیف و همچنین میزان عبور بین مراحل است.
این نسبت بر اساس تعداد متقاضیانی است که هر مرحله از قیف را با موفقیت به پایان رسانده‌اند یا تعداد نامزدهای استخدام شده، نسبت به تعداد کل متقاضیان آن مرحله.
وقتی این معیار را درک کردید، می‌توانید کشف کنید که کدام مرحله از قیف به بیشترین توجه نیاز دارد. هنگامی که تلاش‌های خود را اصلاح کردید، می‌توانید اثربخشی قیف استخدام خود را به حداکثر برسانید.
فرض کنید به طور مداوم متوجه می‌شوید که نسبت نامزدهایی که از مرحله مصاحبه تلفنی به مرحله مصاحبه حضوری (مجازی) در قیف استخدام شما حرکت می‌کنند، کم است. این می‌تواند نشان‌دهنده نیاز به شرح شغل دقیق‌تر برای کاهش تعداد اولیه متقاضیان، یا یک فرآیند مرتب‌سازی سخت‌گیرانه‌تر هنگام تصمیم‌گیری اینکه کدام کاندیدا واجد شرایط مرحله مصاحبه تلفنی هستند، باشد.
منبع نامزد
متریک منبع نامزد (یا منبع استخدام) به ردیابی منابعی اشاره دارد که استخدام‌های جدید شما از آنجا آمده‌اند. این به شما امکان می‌دهد اثربخشی کانال‌های مختلف استخدام، از جمله آژانس‌ها، هیئت‌های شغلی مختلف، صفحه مشاغل خود و رسانه‌های اجتماعی را بسنجید.
ممکن است متوجه یک الگوی تکرار شونده از استخدام مداوم کارمندانی شوید که پس از مشاهده آگهی در لینکدین برای شغل شما درخواست داده‌ا‌ند. در همین حال، شما همچنان به تبلیغات در تابلوهای کار ادامه می‌دهید، اما این منابع تبدیل نمی‌شوند.
داشبورد استخدام بهترین مکان را برای استخدام استعدادها برای سازمانتان به شما نشان می‌دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که به داده‌ها نگاه کنید و کارهایی را که مفید نیستند کمتر انجام دهید و آنچه را که هست دو برابر کنید. کاهش مخارج در کانال‌هایی که بهترین و واجد شرایط‌ترین نامزدها را برای شما به ارمغان نمی‌آورد، در هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند و به شما امکان می‌دهد برای موثرترین منابع بیشتر خرج کنید.
بهترین روش‌ها برای داشبورد استخدام
در اینجا چیزی است که هنگام تنظیم داشبورد استخدام خود و استفاده حداکثری از آن باید بدانید.
ابزار مناسب را انتخاب کنید.
سه دسته از ابزارهای داشبورد برای انتخاب وجود دارد.
برنامه های صفحه گسترده
برنامه‌هایی مانند Microsoft Excel، LibreOffice Calc، و Google Sheets همگی دارای قابلیت تجسم داده هستند. به علاوه، قالب‌های داشبورد استخدام رایگان و ممتاز برای شروع کار وجود دارد. هنگامی که برگه را با داده‌ها پر کردید، می‌توانید آن را به صورت بصری در داشبورد مشاهده کنید.
اگر تصمیم دارید داشبورد استخدام خود را در Google Sheets ایجاد کنید، این پست به شما در شروع کار کمک می‌کند.
نرم افزار منابع انسانی
این شامل ابزارهای منابع انسانی مبتنی بر ابر مانند ATS، ردیابی حضور و غیاب و پلتفرم‌های تعامل کارکنان است. این برنامه‌ها دارای ویژگی‌های تحلیلی داخلی هستند که به شما امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها را می‌دهد.
امکان ادغام ابزارهای استخدام فعلی شما وجود دارد، بنابراین آن‌ها با یکدیگر صحبت می‌کنند و داده‌ها را مبادله می‌کنند. اما این به یک نرم افزار یکپارچه سازی شخص ثالث یا توسعه سفارشی نیاز دارد. که هر دو می‌توانند گران باشند.
نرم افزار داشبورد کسب و کار
نرم افزارهایی مانند Smartsheet، Klipfolio، Zoho Analytics، Tableau و Datapine همگی شما را قادر به تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌کنند و می‌توانند چندین منبع را با هم جمع کنند. با این حال، می‌تواند مدتی طول بکشد تا راهی برای دور زدن پیدا کنند و به طور کلی بسیار گران هستند.
همیشه به یاد داشته باشید، اگر می‌خواهید منابع داده‌های مختلف را ترکیب کنید، مطمئن شوید که ابزاری که انتخاب می‌کنید به شما اجازه انجام این کار را می‌دهد.
داشبورد استخدام خود را بصری طراحی کنید
نمودارها و فونت‌های ساده و پالت‌های رنگی درک داشبورد استخدام شما را آسان‌تر می‌کنند. برای الهام گرفتن از رنگ‌ها و قالب بندی، این مجموعه داشبورد Muzli را بررسی کنید.
خلاصه را در بالای صفحه نگه دارید. همانطور که در صفحه پیش می‌روید، هر نقطه باید بر روی نقطه آخر ایجاد شود و ارائه منطقی و بدون دردسر از داده‌ها ایجاد کند.
نکته کلیدی استفاده از نمودار مناسب برای داده های مورد نظر است. به عنوان مثال، نمودار دایره‌ای برای نشان دادن نسبت جنسیت یا قومیت عالی است. نمودار میله‌ای برای نشان دادن روندها عالی است. اگر می‌خواهید بدانید که نامزدهای شما چگونه آگهی‌های شغلی و یا صفحه شغلی شما را مشاهده می‌کنند، یک نقشه حرارتی (هیت مپینگ) موثر خواهد بود. یک نمودار قیف بهترین کار برای نشان دادن نحوه حرکت نامزدها از طریق قیف استخدام شما خواهد بود.
دوره استخدام و مصاحبه استخدامی شایسته محور
اگر می‌خواهید در مورد استخدام و تقویت مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود اطلاعات بیشتری کسب کنید، می‌توانید در دوره آموزشی جذب و استخدام شرکت نمایید.
اگر برای طراحی نیاز به کمک دارید، از تیم طراحی داخلی خود کمک بخواهید، یا استخدام یک فریلنسر را در نظر بگیرید.
3. داشبورد استخدامی را ساده طراحی کنید
در حالی که ممکن است وسوسه انگیز باشد که تا آنجایی که می‌توانید داده‌ها را در داشبورد خود قرار دهید، این ممکن است خلاف واقع باشد و انجام این کار مفید نباشد. لذا بهتر است که تمرکز بر مهمترین معیارها باشد؛ آنهایی که ارزش و سودی برای ما به همراه دارند. به یاد داشته باشید که داشبور استخدام باید برای سایر افراد حتی خارج از بخش منابع انسانی قابل درک و ساده باشد.
4. داشبورد استخدام را دقیق طراحی کنید
داده‌های بلادرنگ می‌توانند بیش از حد آشفته و طاقت فرسا باشند، به خصوص اگر داده‌های زیادی داشته باشید. در عین حال، مهم است که داشبورد استخدام شما دقیق باشد. بنابراین به این فکر کنید که هر چند وقت یکبار می‌خواهید آن را به روز کنید. داده‌های مختلف در زمان‌های مختلف نیاز به به‌روز رسانی دارند.
معیارهایی مانند ترافیک صفحه شغلی شما بسته به میزان ترافیکی که دریافت می‌کنید یا کمپین‌هایی که اجرا می‌کنید، می‌توانند یک بار در ماه یا یک بار در هفته به‌روزرسانی شوند. در حالی که معیارهای مربوط به موقعیت‌های باز و استخدام شده باید فقط در صورت تغییر به‌روزرسانی شوند.
بسیاری از برنامه‌ها (مانند Google Analytics) را می‌توان در داده‌ها ادغام کرد و بسته به ابزاری که استفاده می‌کنید، هر چند وقت یکبار که دوست دارید به‌روزرسانی شوند. اما اگر برخی از آن‌ها نیاز به به روز رسانی دستی دارند، یک چک لیست برای آن‌ها ایجاد کنید تا مطمئن شوید که به طور منظم این کار را انجام می‌دهید.
5. بر اساس یافته‌های خود عمل کنید
شما می‌توانید پیچیده‌ترین و با ارزش‌ترین داشبورد جهان را داشته باشید. اما این هیچ معنایی ندارد مگر اینکه زمانی را برای نگاه کردن به آن اختصاص دهید، بینش‌ها را درک کنید و بر اساس آن‌ها عمل کنید.
این هدف از داشبورد استخدام است. این وجود دارد تا به شما کمک کند فرآیند استخدام کارآمدتری ایجاد کنید. به آنچه می‌یابید توجه کنید.
داشبورد استخدام موثر ابزاری ضروری برای هر کسی است که امروزه در حوزه جذب و استخدام کار می‌کند. ممکن است برای راه‌اندازی اولیه زمان و هزینه لازم باشد، اما این امر در دراز مدت سود سهام را به همراه خواهد داشت و اگر می‌خواهید سریع‌تر و ارزان‌تر استخدام کنید، انجام این فرآیند بدون به خطر انداختن استعدادها بسیار مهم است یعنی در این مسیر استعدادها را از دست ندهید.
داشبورد استخدام شما محل مراجعه شما برای همه چیزهایی است که باید در مورد قیف استخدام خود بدانید، بنابراین می‌توانید فرآیندها و استراتژی‌های موثرتری برای آینده ایجاد کنید.
اگر می‌خواهید در مورد استخدام و تقویت مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود اطلاعات بیشتری کسب کنید، می‌توانید در دوره آموزشی جذب و استخدام شرکت نمایید.