خلاصه:
بسیاری از ما به طور همزمان با چندین تیم همکاری می کنیم. این سیستم “چند تیمی” چندین مزیت دارد یکی اینکه شما می‌توانید تخصص خود را دقیقاً در مکان و زمانی که بیشتر مورد نیاز است به کار ببرید، دانش خود را در بین گروه ها به اشتراک بگذارید اما انجام همزمان بر روی چندین پروژه کار راحتی نیست. احتمالاً برخی از چالش‌های چند تیمی را تجربه کرده‌اید، برخی از رایج‌ترین آنها شامل نحوه مدیریت زمان، استرس و پیشرفت‌تان است. برای مدیریت بهتر زمان، سعی کنید کارهای خود را اولویت بندی کنید. برای مدیریت بهتر استرس خود، سعی کنید انتظارات خود را مشخص و متناسب با آن پیش بروید.
تعداد کمی از مردم امروز این تجمل را دارند که به طور همزمان بر روی چندین پروژه کار کنند. اما خب باید بدانید که این سیستم “چند تیمی” چندین مزیت دارد: شما می‌توانید تخصص خود را دقیقاً در مکان و زمانی که بیشتر مورد نیاز است به کار ببرید، دانش خود را در بین گروه‌ها به اشتراک بگذارید، و پروژه‌ها را در زمان‌های استراحت تغییر دهید و از توقف پرهزینه جلوگیری کنید.
اگرچه، همانطور که در تحقیقات خود در 15 سال گذشته دریافتیم، واقعیت بسیار پیچیده‌تر است. برای بسیاری از مردم، انجام پروژه‌های مختلف استرس زا است و کمتر از آنچه تئوری انتظار می‌رود، بهره وری دارد. تغییر توجه بین کارها زمان می برد و تمرکز و انرژی شما را کاهش می‌دهد. در حرکت بین تیم‌ها، احتمالاً باید با نقش‌های مختلف سازگار شوید، مثلاً ممکن است رئیس یکی باشید اما عضو کوچک‌تر دیگری باشید، که نه تنها سطح مسئولیت‌پذیری شما را تغییر می‌دهد، بلکه توانایی شما را در استفاده از منابع در زمان بحران تغییر می‌دهد. تیم‌های مختلف فرهنگ‌های منحصربه‌فرد خود را دارند، از جمله روابط، روال‌ها، نمادها، جوک‌ها، انتظارات و تحمل ابهام، که مدیریت آن به انرژی نیاز دارد مگر اینکه به دقت برنامه ریزی کنید و در مورد مشارکت خود در هر تیم مذاکره کنید، در غیر اینصورت ممکن است به جای حرکت به سمت پیشرفت، کارهای تکراری انجام دهید.
اگر در چندین تیم هستید چگونه می‌توانید زمان، استرس و پیشرفت خود را مدیریت کنید؟ و چگونه می‌توانید روی مهمترین چیزها تمرکز کنید؟ با برنامه ریزی اولیه شروع کنید و چند قانون ساده را دنبال کنید:
اولویت بندی و توالی کار
تمرکز محدود روی کار یک روز شما را در حالت واکنشی و شرایط بد قرار می‌دهد. برای یادداشت نقاط عطف، وضعیت پروژه‌های خود را بررسی و برنامه ریزی‌های لازم را انجام دهید. با شناسایی فعال زمان‌های بحران که چندین پروژه دارای تقاضای بالا هستند، می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و انتظارات خود را تعیین کنید. سرعت و خواسته‌های پروژه‌های شما، فراوانی ایده‌آل بررسی‌ها را تعیین می‌کند و سبک مدیریتی و ارشدیت ذینفعان شما، جریان کار را برای تعیین اولویت‌ها در هنگام فشار کار بالا ایجاد می‌کند.
توالی استراتژیک کار را انتخاب کنید و به جای هدر دادن وقت خود، به شدت روی آن تمرکز کنید. با کاری که به بیشترین تمرکز نیاز دارد شروع کنید و توجه خود را به آن معطوف کنید. در مورد مجموعه‌ای متمایز از نتایج ضروری تصمیم گیری کنید، مشخص کنید که کدام اقدامات برای دستیابی به آن نتایج ضروری هستند و بی رحمانه به آنها پایبند باشید. تحقیقات نشان می‌دهد که باقی‌مانده توجه، افکاری که از پروژه‌ای که در حال انتقال از آن هستید باقی مانده است، فضای ذهنی ارزشمندی را اشغال می‌کند، بنابراین هر چه تعداد سوئیچ‌های کمتری را در یک روز معین انجام دهید، بهتر است. اگر باید چندین کار مهم را انجام دهید، پس بهتر است وظایف سازگار را هماهنگ و گروه بندی کنید. برای مثال، اگر می‌دانید که باید در فواصل زمانی تصادفی به تماس‌های تلفنی پاسخ دهید، روی کار دیگری کار کنید که می‌تواند در هر زمانی متوقف شود.
تنظیم و برقراری ارتباط با انتظارات
از خودت محافظت کن وقتی روی یک کار با اولویت بالا تمرکز می‌کنید، برای خود یک راه فرار ذهنی از نفوذهای غیر ضروری درنظر داشته باشید. به عنوان مثال، وقتی دارم می‌نویسم، وظیفهای که بیشترین تمرکز را دارم، یک پاسخ خودکار در ایمیلم قرار می‌دهم و به مردم می گویم که پیام‌ها را تا زمان خاصی از روز چک نمی‌کنم و در مواقع اضطراری شماره موبایلم را قرار می‌دهم. با گفتن به مردم که منتظر پاسخ فوری نباشند، برای خود زمان می‌خرید تا تمرکز کنید، در حالی که به آنها اطمینان می‌دهید که بعداً توجه خواهید کرد. گنجاندن شماره تلفن شما نشان دهنده تمایل شما برای پاسخ دادن است، اما همچنین باعث می‌شود مردم دو بار در مورد اینکه آیا درخواست آنها واقعاً نیاز به توجه فوری دارد یا خیر فکر کنند.
مستندسازی و اطلاع رسانی پیشرفت دیدن حرکت به رهبران تیم شما کمک می‌کند تا احساس قدرت و کنترل کنند. از مشکلاتی که پیش می‌آید جلوتر باشید. هرچه زودتر بگویید “من درگیری دارم و ممکن است در ارائه 100٪ مشکل داشته باشم”، رهبران بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد. یکی از اعضای باتجربه تیم در تحقیق ما گفت که بسیاری از پاسخ‌های او به درخواست‌های تیم فقط سه کلمه است: «روش کار می‌کنم». حتی این پاسخ کوتاه به همکاران می‌گوید که درخواست آنها را دریافت کرده است، بنابراین آنها می‌دانند که وقتی بتواند جزئیات بیشتری را ارائه دهد، پیگیری خواهد کرد.
بهینه سازی توسعه شما
خودت را بشناس. یک نقطه ضعف بزرگ چند تیمی بودن و تمرکز بر چندین پروژه به طور همزمان، قرار گرفتن کوتاه مدت در معرض کارشناسان از موقعیت‌های مختلف است که هم شانس شما را برای یادگیری از آنها و هم توانایی شما برای تحت تاثیر قراردادن افراد تیم را کاهش می‌دهد. تحت فشار زمان بودن به این صورت است که هر فردی به جای سرمایه‌گذاری در یادگیری و رشد اعضا، در جایی که از قبل دانش عمیقی دارد، مشارکت کند. شما باید مالک اهداف توسعه و پیشرفت خود به سمت آنها باشید. بفهمید که می‌خواهید با چه کسانی دیگر در تیم قرار بگیرید. اهداف توسعه خود را هم برای رهبر تیم و هم برای آن متخصصان روشن کنید.
خودت را مجبور کن پس از شناسایی اهداف توسعه خود، زمان را برای یادگیری واقعی مسدود کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که یک عامل تعیین کننده مهم یادگیری، زمان صرف شده برای انعکاس و ادغام اطلاعات جدید است. این یک چالش است، زیرا چند تیمی بودن و تمرکز بر چندین پروژه به طور همزمان، ما را مجبور می‌کند که بین پروژه‌ها با هدف صریح کاهش زمان خرابی بپردازیم. بنابراین، باید عمداً و به صراحت زمانی را برای تأمل برنامه ریزی کنید. بدیهی است که نمی‌توانید از حد خود فراتر رفته و به یک گلوگاه تبدیل شوید تا زمان تفکر را اختصاص دهید، اما مطمئن شوید که اعضای تیم بازتاب را به عنوان «کار واقعی» می‌بینند.
در سرتاسر جهان، مزایای مالی قابل توجه چند تیمی بودن به این معنی است که علیرغم استرس‌ها و خطراتی که می‌تواند برای افرادی که همزمان در چندین تیم کار می‌کنند و تمرکز بر چندین پروژه به طور همزمان دارند، به یک شیوه زندگی تبدیل شود، به عنوان یکی از آن اعضای تیم، می‌توانید معاوضه‌های کار در یک سازمان بیش از حد متعهد را مدیریت کنید و خودتان از مزایای آن بهره ببرید.