اکثر شرکت‌ها سیاست‌ها و برنامه‌هایی را برای رسیدگی به زمانی که کارکنان نیاز به مرخصی دارند، در نظر گرفته‌اندو اغلب از آن به عنوان فرآیند مدیریت مرخصی شرکت یاد می‌شود.
کارمندان احساس می‌کنند ساعات بیشتری کار می‌کنند و این موضوع از تعداد مرخصی استفاده نشده آنها مشخص است. تعادل بین کار و زندگی شخصی به دلایل زیادی مهم است، از جمله کمک به کارکنان برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حمایت از بهره وری. اینجاست که فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان یک شرکت می‌تواند به افزایش تجربه کارمند و ارتقای رفاه کمک کند.
مدیریت مرخصی چیست؟
مدیریت مرخصی فرآیندی است که یک شرکت برای مدیریت درخواست‌های مرخصی کارکنان اجرا می‌کند. این شامل انواع مختلفی از مرخصی است، مانند مرخصی با حقوق ، مرخصی استعلاجی، سوگواری، شخصی، نظامی، آموزشی، والدین و مرخصی برنامه ریزی نشده.
شرکت‌ها این فرآیند را با اجرای سیاست‌ها و رویه‌ها مدیریت می‌کنند. هدف نهایی فرآیند مدیریت مرخصی یک شرکت این است که نیازهای مرخصی را در نظر بگیرد و در عین حال اختلال در نیروی کار را به حداقل برساند، در حالی که همه این‌ها با قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارند.
اگرچه مدیریت مرخصی را می‌توان به صورت دستی انجام داد، اما الکترونیکی شدن در این فرآیند مستثنی نیست. بر اساس گزارش تحقیقات بازار Facts and Factors، بازار جهانی نرم افزار مدیریت مرخصی غیبت از سال 2020 تا 2026 9.3 درصد رشد خواهد کرد و به رقم خیره کننده 0.95 میلیارد دلار خواهد رسید!
آیا مدیریت مرخصی همان مدیریت غیبت است؟
اصطلاحات مدیریت مرخصی و مدیریت غیبت اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند زیرا شباهت‌های زیادی دارند. با این حال، همانطور که در جدول زیر ذکر شده است، چند تفاوت بین این دو وجود دارد.
مدیریت مرخصی | مدیریت غیبت |
خروج ها معمولاً بیشتر از 1 یا 2 روز هستند. | اشاره به زمان‌های مرخصی نادر یا غیرمتوالی، خواه برنامه‌ریزی‌شده یا برنامه‌ریزی نشده باشند. این نوع غیبت ها معمولاً تحت قانون استخدامی اداره کار نیستند. غیبت بیش از حد، به ویژه غیبت غیر موجه، می‌تواند به مسائل مربوط به حضور و غیاب و مدیریت عملکرد تبدیل شود. |
مدت زمان طولانی دور از کار (بیش از 3 روز) ممکن است به اسناد پشتیبانی نیاز داشته باشد. | اگر غیبت فقط یک یا دو روز باشد ممکن است نیازی به مستندات (مانند نسخه پزشک و غیره) نداشته باشد. |
اغلب تاریخ شروع و پایان دارد. | ممکن است تاریخ شروع یا پایان مشخص یا از پیش تعیین شده ای نداشته باشد. |
معمولا دارای یک درخواست رسمی و تایید است. | ممکن است نیازی به درخواست رسمی یا گسترده و تأیید نباشد. |
مزایا و چالش‌های مدیریت مرخصی کارکنان
از جمله مزایای یک شرکت برای داشتن فرآیند مدیریت مرخصی عبارتند از:
- اطمینان از رعایت قوانین و مقررات استخدامی مرتبط با مرخصی
- ایجاد فرآیند یکنواخت و منسجم را در سراسر سازمان
- افزایش رضایت و حفظ کلی کارکنان
- افزایش بهره وری و کارایی با اجازه دادن به برنامه ریزی نیروی کار و به حداقل رساندن اختلال در عملیات در محل کار
- کمک به شناخت الگوهای مرخصی یا غیبت و روندها برای کارکنان و سازمان ها
از طرف دیگر، چالش‌ها می‌توانند خود را در این فرآیند نشان دهند، مانند:
- پیگیری نادرست مرخصی
- اشتباهات حقوق و دستمزد و تاخیر
- فقدان آموزش یا ارتباط شفاف با نیروی کار در مورد سیاست‌ها و فرآیندهای مرخصی شرکت
- اختلال در محل کار در صورتی که فرآیند مرخصی موثری وجود نداشته باشد یا به طور مداوم اعمال شود.
5 فرآیند کلیدی مدیریت مرخصی
مرحله 1. تعریف محدوده توسعه سیستم مدیریت مرخصی
در اولین گام، شرکت باید یک استراتژی و هدف برای فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان ایجاد کند. این در مورد سازمانی صدق می‌کند که می‌خواهد یک فرآیند اولیه را پیاده‌سازی کند یا فرآیند مدیریت مرخصی فعلی را ارتقاء یا به‌روزرسانی کند.
این کار را انجام دهید
کمیته‌ای را برای کمک به توسعه یک چشم انداز استراتژیک و طرح پروژه در مورد اینکه می‌خواهند فرآیند مدیریت مرخصی شرکت چگونه باشد، سازماندهی کنید. این می‌تواند شامل توسعه سیاست‌ها و رویه‌های مرخصی، پیاده سازی نرم افزار مدیریت مرخصی الکترونیکی، برنامه‌های ارتباطی، و آموزش در مورد سیاست ها و سیستم ها باشد.
برای ایجاد یک استراتژی اولیه یا طرح کلی، بازیگران کلیدی را در کمیته، مانند روسای بخش، مدیران اجرایی و مشاور حقوقی وارد کنید.
با در نظر گرفتن این اطلاعات، یک برنامه پروژه و جدول زمانی ایجاد کنید و فرآیند ایجاد یا بهبود فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان شرکت را هدایت کنید.
مرحله 2. قوانین و مقررات قابل اجرا را بشناسید
درک الزامات قانونی که برای سازمان اعمال می‌شود یک جزء حیاتی از فرآیند مدیریت مرخصی است. قوانین می‌توانند بر اساس مکان، اندازه شرکت و صنعت متفاوت باشند. دانش روشن از قوانین قابل اجرا و الزامات آنها به شرکت کمک می‌کند تا از این قانون پیروی کند و خطرات قانونی مانند اختلافات یا شکایات کارکنان را به حداقل برساند.
این کار را انجام دهید
برای کمک به قوانین، تغییرات در قوانین و الزامات مربوط به انطباق، با مشاور حقوقی داخلی یا خارجی مشورت کنید. در حالی که به کارگیری مشاور حقوقی خارجی هزینه دارد، می‌تواند در درازمدت با به حداقل رساندن خطرات قانونی و پرداخت‌ها/هزینه‌های قانونی بعدی، در پول شرکت صرفه‌جویی کند.
فرآیندی را برای اطلاع از قوانین و مقررات استخدامی به طور منظم تنظیم کنید.
مرحله 3. خط مشی‌های مرخصی را تدوین و ابلاغ کنید
سیاست‌های مرخصی به خوبی تعریف شده به تضمین روند یکنواخت کمک می کند. این سیاست‌ها و رویه‌ها باید به طور منظم بازنگری شوند. تغییرات در قوانین، اندازه نیروی کار و سایر محرک‌های کسب‌وکار ممکن است تغییرات و به‌روزرسانی‌های خط‌مشی را تضمین کند.
این کار را انجام دهید
سیاست‌های شرکت مربوط به فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان را با تیم حقوقی تدوین کنید. توسعه رویه‌های مرخصی مرتبط را در نظر بگیرید که یک فرآیند گام به گام در جنبه‌های مختلف مرخصی را مشخص می‌کند. این می‌تواند شامل انواع مرخصی‌های ارائه شده، نحوه درخواست انواع مختلف مرخصی، نحوه رسیدگی به مرخصی‌های برنامه ریزی نشده، زمان مرخصی، فرآیند تجدید نظر در صورت رد شدن مرخصی‌ها و اینکه با چه کسی تماس بگیرند و پیگیری کنند می‌باشد. مهمتر از همه، سیاست‌های شرکت خود را به طور مداوم در سراسر سازمان دنبال کنید.
مرحله 4. نرم افزار مدیریت مرخصی را پیاده یا به روز کنید
اکنون اکثر شرکت‌ها از نوعی نرم افزار الکترونیکی مدیریت مرخصی استفاده می‌کنند. این به خودکارسازی فرآیند کلی کمک می‌کند، قابلیت‌های گزارش‌دهی را فراهم می‌کند، هزینه‌های نیروی کار و خطاهای مرتبط را که در فرآیند دستی یا کاغذی رخ می‌دهند کاهش می‌دهد و کاربرد ثابتی را در سراسر شرکت ارائه می‌دهد. نرم افزار مدیریت مرخصی باید این توانایی را ارائه دهد:
- صلاحیت مرخصی را تعریف کنید
- درخواست‌های مرخصی و فرآیند تأیید/رد را ساده کنید
- تعادل زمان استراحت را حفظ کنید
- موارد مرخصی کارکنان را مشاهده و مدیریت کنید
- ردیابی، نگهداری و ارائه توانایی ممیزی برای موارد مرخصی
- پیکربندی گردش کار مرخصی
- ارائه قابلیت‌های گزارش.
این کار را انجام دهید
پس از ایجاد یک “لیست کوتاه” از LMS های بالقوه، برنامه‌های نمایشی را با فروشندگان LMS برنامه ریزی کنید. این نیز یک مرحله حیاتی در فرآیند است، زیرا LMS باید عملکردی را بر اساس نیازهای شرکت ارائه دهد. درک روشنی از نوع و سطح پشتیبانی فنی که فروشنده LMS پس از اجرا ارائه می‌دهد، دریافت کنید. فرآیند درخواست پروپوزال را از فروشندگان مختلف LMS تسهیل کنید و در نهایت تصمیم بگیرید که کدام سیستم را پیاده سازی کنید. در صورت لزوم با سایر بخش های کلیدی در مورد بودجه و توسعه قرارداد مشورت کنید.
مرحله 5. تست و آموزش دهید
قبل از اینکه یک LMS راه اندازی شود، یک دوره آزمایش، آموزش و ابتکار ارتباط برای کمک به اطمینان از اجرای روان و سازماندهی شده ضروری است.
این کار را انجام دهید
با مشارکت فروشنده، تاریخ اجرای هدف را برای LMS تعیین کنید. تست، آموزش و پیاده سازی LMS را با فروشنده هماهنگ کنید. یک دوره آزمایش توصیه می‌شود تا اطمینان حاصل شود که محصول همانطور که انتظار می رود کار می‌کند و به شناسایی هرگونه مشکل یا محدودیت فنی پیش بینی نشده کمک می‌کند. فروشندگان معمولاً آموزش‌های اولیه در LMS را به عنوان بخشی از قرارداد ارائه می‌دهند. مشخص کنید که چه کسانی به آموزش نیاز دارند و یک برنامه آموزشی تهیه کنید. فرآیند ارتباطات را رهبری و بازیکنان کلیدی را به روز نگه دارید.
ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت مرخصی
بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت مرخصی در دسترس هستند. بهترین سیستم ها تمام ابزارهای مورد نیاز برای پشتیبانی از اهداف شرکت و رسیدگی و مدیریت درخواست‌های مرخصی را در عین مقرون به صرفه بودن ارائه می‌دهند. به گزارش فوربس، در زیر لیستی از 5 مورد از بهترین محصولات نرم افزاری مدیریت مرخصی در سال 2024 آمده است.
نام | هدف کسب و کار | عملکرد کلیدی |
به طور کلی بهترین مورد برای مدیریت مرخصی چند ملیتی | نرم افزار بر اساس کشور قابل تنظیم است. | |
بهترین برای موسسات خیریه و شرکت‌های معتبر B (B-corps) | وقف برای کمک به زنان بیکار برای بازگشت به کار با ارائه کوچ مصاحبه و سایر ملزومات مصاحبه برای آنها. علاوه بر وقف خود به امور خیریه و شهروندی شرکتی، 50٪ تخفیف به همه موسسات خیریه اختصاص داده شده . | |
بهترین نرم افزار برای شرکت های متوسط و چند زبانه | چندین بسته مختلف با عملکردهای متفاوت ارائه می‌دهد. ابزارهای مدیریت مرخصی به هفت زبان هستند. | |
بهترین برای مشاغل بزرگ | گزارش تعاملی بینش عمیقی در مورد روند مرخصی ارائه می‌دهد. اعتبارسنجی خودکار، محاسبات درجه سازمانی اقلام تعهدی و مانده مرخصی، به‌روزرسانی‌های موجودی و گزارش‌گیری، ثبت، نظارت و مدیریت درخواست‌های مرخصی با حجم بالا را فوراً انجام می‌دهد. ادغام با سایر سیستم های تجاری | |
بهترین برای مدیریت مرخصی قابل تنظیم | به کاربران خود کمک می کند تا به اهداف سازگار با محیط زیست خود برسند. برای هر 100 درخواست مرخصی، Vacation Tracker یک درخت می کارد. |
مدیریت مرخصی کارمندان در حفظ یکنواختی یک بخش بسیار مهم است. این امکان مدیریت صحیح سطوح کارکنان و انطباق قانونی را فراهم می کند. در حالی که مدیریت مرخصی را می توان به صورت دستی انجام داد، نرم افزار مدیریت مرخصی معمولاً استفاده می شود زیرا فرآیند را خودکار می کند و فرآیند را ثابت نگه می دارد.
توانایی داشتن تعادل به کار و زندگی و استفاده از مرخصی، بخش مهمی از رفاه یک کارمند است. این به نفع شرکت است که مدیریت مرخصی کارکنان را به یک تجربه مثبت تبدیل کند، زیرا در مواقعی که بیشتر به آن نیاز دارند به کارمندان کمک می‌کند.