داشتن یک فرآیند تحقیقات منابع انسانی برای اطمینان از یک محیط کاری ایمن و فراگیر ضروری است. ایجاد و اجرای چنین فرآیندی نیازمند زمان، تلاش و صبر است. در این مقاله، به بررسی اینکه تحقیقات منابع انسانی چیست و نحوه انجام یک تحقیقات منصفانه منابع انسانی را شرح خواهیم داد.
تحقیقات منابع انسانی چیست؟
هنگامی که کارمندی در سازمان شما شکایتی را مطرح می‌کند، بخش منابع انسانی مسئول آغاز تحقیقات منابع انسانی برای کشف جزئیات بیشتر در مورد سوء رفتار احتمالی کارمند است. در ایالات متحده، کسب و کارها طبق قانون موظف به بررسی سریع و بی‌طرفانه این شکایات هستند.
بسیار مهم است که به اصل شکایت پی ببرید، زیرا هر کدام از آنها احتمال تبدیل شدن به یک دعوی حقوقی را دارند. بنابراین، تحقیقات منابع انسانی باید در سازمان شما بسیار جدی گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که رفتارهای مضر بلافاصله متوقف می‌شوند. اقدام سریع در قبال یک شکایت از بروز مسائل داخلی قبل از گسترش آنها جلوگیری می‌کند. همچنین شهرت سازمان را به عنوان مکانی عالی برای کار بهبود می‌بخشد.
چند دسته از موقعیت‌ها وجود دارد که منابع انسانی می‌تواند در محل کار به آنها رسیدگی کند: آزار و اذیت، تبعیض، بهداشت و ایمنی، اخلاق و تلافی.
آزار و اذیت | طبق مطالعه‌ای که توسط AllVoices انجام شد، 44 درصد از افراد مورد بررسی، آزار و اذیت در محل کار را تجربه کرده‌اند، اما تنها نیمی از آنها آن را گزارش کرده‌اند. رایج‌ترین انواع آزار و اذیت در محل کار، آزار و اذیت کلامی و روانی است، یعنی شایعه‌پراکنی در مورد کسی یا پخش دروغ در مورد همکاران خاص. آزار و اذیت در دنیای کار از راه دور از طریق ایمیل، جلسات مجازی یا تماس‌های تلفنی ادامه دارد. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند اشکال دیگری از آزار و اذیت مانند آزار و اذیت فیزیکی یا جنسی را تجربه کنند. |
تبعیض | طبق گزارش کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر ایالات متحده ، تبعیض “به معنای رفتار متفاوت یا نامطلوب با [یک] شخص، … به دلیل نژاد، رنگ پوست، مذهب، جنسیت (شامل بارداری، هویت جنسیتی و گرایش جنسی)، منشاء ملی، معلولیت، سن (سن 40 سال یا بالاتر) یا اطلاعات ژنتیکی [آنها]” است. نمونه‌ای از تبعیض، عدم ارتقاء یک کارمند به دلیل بارداری است. |
بهداشت و ایمنی | بسیاری از کشورها در سراسر جهان، از جمله ایالات متحده، قوانینی دارند که به کارکنان حق داشتن یک محل کار ایمن را می‌دهد. این بدان معناست که کسب و کارها باید تجهیزات ایمنی مانند کلاه ایمنی، مهار و دستکش یا محافظت در برابر مواد شیمیایی را فراهم کنند. فرض کنید شما در ایالات متحده از این قوانین پیروی نمی‌کنید. در این صورت، یک کارمند می‌تواند شکایتی را به اداره ایمنی و بهداشت شغلی وزارت کار ایالات متحده ارائه دهد که می‌تواند کسب و کار شما را به خطر بیندازد. |
اخلاق | اخلاق و رفتار خوب در محل کار می‌تواند دشوار باشد، اما به طور کلی به نحوه نظارت کارکنان یک شرکت بر خودشان اشاره دارد. تخلفات اخلاقی محل کار به اشکال مختلفی بروز می‌کند. می‌تواند به سادگی درست یا غلط باشد، به عنوان مثال، سرقت یا کلاهبرداری از مشتریان، اما سایر تخلفات می‌تواند ذهنی‌تر باشد، مانند سوء استفاده از زمان شرکت. |
تلافی | در ایالات متحده، کارکنان در صورت تمایل به ثبت شکایت در سازمان شما از نظر قانونی محافظت می‌شوند. با این حال، طبق نظرسنجی انجام شده توسطHRAcuity ، “85 درصد از کارکنان می‌دانند چگونه و کجا مسائل را گزارش کنند، اما بسیاری اطمینان ندارند که مسائل آنها به طور منصفانه رسیدگی می‌شود و از تلافی می‌ترسند.” |
چرا به فرآیند تحقیقات منابع انسانی نیاز دارید؟
هر تحقیقات محل کار از نظر حقایق و شرایط منحصر به فرد خواهد بود، با این حال، سازمان شما باید از دستورالعمل‌های کلی برای کمک به کاهش آسیب و محافظت از روابط مثبت محل کار پیروی کند. تحقیقات منابع انسانی نقش اساسی در حل اختلافات در محل کار ایفا می‌کند. یک سازمان قبل از وقوع اتفاقی به فرآیند تحقیقات منابع انسانی نیاز دارد تا به کارکنان خود اطمینان دهد که به رفاه آنها اهمیت می‌دهید و می‌خواهید یک محیط کاری ایمن برای همه ایجاد کنید.
همچنین ضروری است که کارکنان خود را در مورد ثبت شکایت رسمی/غیررسمی در سازمان خود آموزش دهید. اگر زمانی فرا رسد که نیاز به این کار داشته باشند، به آنها قدرت انجام این کار را می‌دهید.
تحقیقات در صورت انجام صحیح، می‌تواند با شناسایی رفتارهای نادرست و حمایت از کارفرما با تصمیم‌گیری منصفانه، بی‌طرفانه و آگاهانه، به محافظت از منافع کسب و کار کمک کند. در نهایت، توانایی انجام تحقیقات کامل به سازمان شما کمک می‌کند تا از خود در برابر دعاوی حقوقی مانند موقعیت‌های خاتمه غیرقانونی و سایر مسائل قانونی محافظت کند.
تحقیقات منابع انسانی چقدر طول می‌کشد؟
هر تحقیق منحصر به فرد خواهد بود. جدول زمانی مشخصی برای تحقیقات منابع انسانی وجود ندارد و می‌تواند از چند روز تا چند ماه طول بکشد. با این حال، تحقیقات باید بلافاصله پس از آگاهی منابع انسانی از نگرانی آغاز شود تا اطمینان حاصل شود که شواهد و حقایق مرتبط از بین نمی‌روند. به عنوان مثال، فیلم‌های نظارتی، تماس‌های ضبط شده زوم، اسناد یا اظهارات واقعی شاهدان.
گاهی اوقات، محقق به پشتیبانی از سایر بخش‌ها نیاز دارد که باعث طولانی‌تر شدن جدول زمانی می‌شود. به عنوان مثال، اگر پرونده تحت بررسی نیاز به بازرسی تلفن کاری یا سیستم کارمند داشته باشد، محقق باید با IT یا شخص ثالث برای دسترسی تماس بگیرد.
به طور کلی، تحقیقات پیچیده‌تر با طرف‌های درگیر بیشتر یا اتهامات متعدد زمان بیشتری می‌برد.
نحوه انجام تحقیقات منابع انسانی
اگر می‌خواهید تحقیقات منصفانه و عینی منابع انسانی انجام دهید، باید یک فرآیند استاندارد با مراحل مشخص در محل داشته باشید. بیایید نگاهی به این بیندازیم که این مراحل در عمل چگونه می‌توانند باشند و چگونه این فرآیند می‌تواند به مدیریت منابع انسانی در سازمان کمک کند.
اقدام لازم را فورا انجام دهید
بسته به شکایت، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که منابع انسانی برای محافظت از شاکی یا مدعی باید اقدام فوری انجام دهد. به عنوان مثال، شاید لازم باشد مدعی و متهم را تا پایان تحقیقات به طور موقت تعلیق کنید، برنامه‌های کاری را تنظیم کنید یا کارمندانی را که در شکایت دخیل هستند، اگر نزدیک با هم کار می‌کنند، از هم جدا کنید.
به ویژه، ادعاهای آزار و اذیت یا آزار و اذیت جنسی نیاز به رسیدگی سریع و در عین حال محتاطانه دارد. با این حال، توجه به این نکته ضروری است که در این مرحله از فرآیند، تمام حقایق مشخص نیستند، بنابراین هر اقدامی که انجام می‌شود نباید به عنوان تصمیم نهایی تلقی شود.
تصمیم بگیرید چه کسی تحقیق می‌کند و چه کسی تصمیم می‌گیرد
شما باید یک محقق را برای رهبری تحقیقات منصوب کنید. این می‌تواند یک عضو تیم داخلی در بخش منابع انسانی یا یک مشاور حقوقی باشد، اما آنها نباید با متهم یا مدعی مرتبط باشند. همچنین بسیار مهم است که محقق به طور منصفانه و بی‌طرفانه عمل کند تا حقایق آنچه اتفاق افتاده را مشخص کند.
برای اقدام فوری هنگام ثبت شکایت، برخی از شرکت‌ها از قبل فهرستی از محققان آموزش دیده مناسب دارند که می‌توانند از بین آنها انتخاب کنند. سایر سازمان‌ها محققان خارجی را برای پشتیبانی استخدام می‌کنند، به ویژه زمانی که پرونده پیچیده‌تر است یا شامل اعضای ارشد کارکنان می‌شود.
محقق مسئول کشف آنچه اتفاق افتاده نباید همان کسی باشد که تصمیمات انضباطی را می‌گیرد. این کار برای جلوگیری از هرگونه تلقی مبنی بر اینکه نتیجه تحقیقات ثابت شده است، انجام می‌شود. بنابراین، قبل از شروع تحقیقات، تصمیم بگیرید چه کسی تصمیم‌گیرنده خواهد بود. به طور کلی، این یک متخصص منابع انسانی داخلی یا شخصی از بخش حقوقی است که مجدداً متهم یا مدعی را نمی‌شناسد.
برای تحقیقات برنامه ریزی کنید
محقق باید با ایجاد یک برنامه تحقیقاتی برای کشف اعتبار شکایت شروع کند. این برنامه شامل طرح کلی مسائل، فهرست شاهدان برای مصاحبه، شواهدی که باید جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل شوند، سیاست‌ها یا رویه‌های محل کار، اسناد قانونی و ایده‌ای از جدول زمانی تحقیقات خواهد بود.
آنها همچنین باید درک کنند که چه چیزی در پرونده وجود ندارد و چه اطلاعاتی را می‌خواهند پیدا کنند. محقق همچنین باید به کارمندی که مورد تحقیق قرار می‌گیرد، در مورد دلایل تحقیقات، آنچه در تحقیق اتفاق می‌افتد و مراحل بعدی احتمالی اطلاع دهد.
همیشه به خاطر داشته باشید که اطمینان از محرمانگی هنگام انجام تحقیقات محل کار ضروری است.
سوالات درست را در مصاحبه‌ها بپرسید
شما باید با کارمند متهم، مدعی و شاهدان مصاحبه کنید. سوالات مصاحبه هدفمند را از قبل آماده کنید تا اطلاعات و جزئیات مرتبط در مورد رویدادها جمع‌آوری کنید. در فرآیند مصاحبه تحقیقاتی، می‌توانید از چند مدل سوال مصاحبه مختلف برای رسیدن به حقیقت استفاده کنید. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
در فرآیند مصاحبه تحقیقاتی، می‌توانید از چند مدل سوال مصاحبه مختلف برای رسیدن به حقیقت استفاده کنید. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- تکنیک REID
- مصاحبه شناختی
- مدل PEACE.
البته، هر روش مزایا و معایب خود را دارد، بنابراین بسیاری از محققان از ترکیبی استفاده می‌کنند که برای آنها بهترین کار را دارد.
برخی از سوالات نمونه عبارتند از:
- تاریخ، زمان، مدت یا رفتار حادثه چه بود؟
- آیا تماس فیزیکی وجود داشت؟ می‌توانید آن را شرح دهید؟ می‌توانید آن را نشان دهید؟
- آیا مدرک فیزیکی از حادثه دارید (ایمیل، یادداشت، ضبط و غیره)؟
- آیا دلایلی وجود دارد که کسی رویدادها را جعل یا دروغ بگوید؟
- شرایط منتهی به حادثه چه بود؟
علاوه بر انجام مصاحبه، می‌توانید از طرف‌های درگیر بخواهید که اظهارات کتبی با دیدگاه خود از موقعیت ارائه دهند. اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل‌های واضحی در مورد اینکه چنین اظهارات کتبی باید شامل چه مواردی باشد، ارائه دهید.
یافته‌های تحقیقات خود را مستند کنید
جمع‌آوری شواهد و مستندات زمان‌برترین بخش تحقیقات خواهد بود، زیرا شامل شواهد فیزیکی و دیجیتالی و شهادت‌ها می‌شود. تمام شواهد فیزیکی باید به طور ایمن ذخیره شوند و شواهد دیجیتالی باید احراز هویت شوند و در مکانی محافظت شده ذخیره شوند. ابزارهای دیجیتالی مانند سیستم‌های مدیریت پرونده منابع انسانی برای تحقیقات محل کار برای حفظ امنیت، محرمانگی و سازماندهی همه چیز استفاده می‌شوند.
شما باید هر مرحله از تحقیقات را مستند کنید. گزارش نهایی تحقیقات تمام مراحل فرآیند تحقیقات، مصاحبه‌ها، شواهد و همچنین یافته‌های نهایی و اقدامات پیشنهادی را خلاصه می‌کند. توجه به این نکته مهم است که محقق فقط بر اساس نتایج شواهد توصیه می‌کند. آنها تصمیم‌گیرنده انضباطی نیستند.
بسته به میزان تحقیقات، باید سیاست‌های مربوطه محل کار را تشخیص دهید و خطرات قانونی احتمالی و مزایا و معایب سازمان بزرگتر را شناسایی کنید.
نتایج تحقیقات را اطلاع دهید
پس از تکمیل گزارش، محقق آن را با تصمیم‌گیرنده مربوطه و طرف‌های آسیب دیده به اشتراک می‌گذارد. بسیاری از کسب و کارها دستورالعمل‌هایی برای افشای تحقیقات و جزئیاتی که کارکنان درگیر حق دارند، دارند. گاهی اوقات به کارکنان یک “خلاصه اجرایی” با یافته‌ها داده می‌شود، اما گزارش‌های مفصلی از اظهارات شاهدان ارائه نمی‌شود. این کار برای محافظت از منافع و حریم خصوصی افراد درگیر انجام می‌شود.
در این مرحله، محقق دیگر دخیل نیست. در عوض، تصمیم‌گیرنده بر اساس گزارش تصمیم می‌گیرد که چه اقدامی باید انجام شود و آیا اقدام انضباطی ضروری است یا خیر. اگر تصمیم با توصیه گزارش متفاوت باشد، باید دلایل آن را به عنوان ضمیمه به گزارش اضافه کنید.
راه درست و پیش رو را پیدا کنید
اکنون که تحقیقات منابع انسانی خود را به پایان رسانده‌اید، باید تعیین کنید که چگونه پیش خواهید رفت. تصمیم‌گیرنده تصمیم خود را به متهم و اقدامات انضباطی که سازمان قصد دارد انجام دهد، بازگو می‌کند. بسته به دلیل تحقیقات، تیم شما می‌تواند بحث انضباطی را به عنوان فرصتی برای ارائه بازخورد هدفمند به جای اقدام اصلاحی ببیند.
تصمیم‌گیرنده به همراه کارمند می‌تواند یک برنامه بهبود عملکرد ایجاد کند که هر دو طرف بر سر یک برنامه عملیاتی و جدول زمانی توافق کنند. تصمیم‌گیرنده همچنین باید عواقب عدم رعایت برنامه را به طور واضح برای کارمند مشخص کند.
همچنین بسیار مهم است که درک کنیم آیا تحقیقات تأثیر منفی بر سازمان گسترده‌تر نداشته است یا خیر. اگر پاسخ مثبت است، تیم شما باید شروع به اصلاح اعتماد با کارکنان خود کند.
انجام تحقیقات منابع انسانی برای هیچ یک از طرف‌های درگیر آسان نیست. شما باید یک فرآیند تحقیقات منابع انسانی قوی در محل داشته باشید و مراحل را به طور مداوم دنبال کنید تا از انطباق، شفافیت و انصاف اطمینان حاصل کنید.