مدیریت ترک شغل در سال ۲۰۲۶
اکثر شرکتها سیاستها و برنامههایی را برای زمانی که کارکنان نیاز به دوری از محیط کار دارند تدوین کردهاند که اغلب به آن فرآیند مدیریت ترک شغل شرکت گفته میشود.
امروزه کارکنان احساس میکنند ساعات بیشتری را مشغول به کار هستند و آمار ساعتهای ترک شغل استفادهنشده گویای این واقعیت است. در واقع، طبق تحقیقات انجمن مسافرتی ایالات متحده، ۷۶۸ میلیون روز ترک شغل بدون استفاده باقی مانده است که معادل حدود ۶۵.۵ میلیارد دلار مزایای از دست رفته برای کارکنان است.
ایجاد تعادل میان کار و زندگی شخصی به دلایل متعددی حائز اهمیت است، از جمله کمک به کارکنان برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حمایت از بهرهوری. اینجاست که فرآیند مدیریت ترک شغل کارکنان در یک شرکت میتواند به بهبود تجربه کارمند و ارتقای رفاه (Wellbeing) آنها کمک کند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر میتوانید در دوره قانون کار و یا دوره حقوق و دستمزد و نحوه طراحی قراردادکار سرآمد شرکت نمایید.
آیا مدیریت ترک شغل همان مدیریت غیبت است؟
اصطلاحات مدیریت ترک شغل و مدیریت غیبت اغلب به جای یکدیگر استفاده میشوند زیرا شباهتهای زیادی دارند؛ با این حال، تفاوتهای ظریفی میان این دو وجود دارد که در جدول زیر آمده است:
شاخص | مدیریت ترک شغل (Leave Management) | مدیریت غیبت (Absence Management) |
مدت زمان | معمولاً طولانیتر از ۱ یا ۲ روز هستند. | میتواند شامل غیبتهای کوتاهمدت، غیرمتوالی یا برنامهریزینشده باشد. |
مبنای قانونی | دوری طولانی از کار (بیش از ۳ روز) ممکن است به مستندات پشتیبان نیاز داشته باشد. | این نوع غیبتها معمولاً تحت پوشش قانون کار نیستند. غیبت بیش از حد میتواند به مسائل انضباطی تبدیل شود. |
مستندات | معمولاً دارای تاریخ شروع و پایان مشخص است. | برای غیبتهای ۱ یا ۲ روزه معمولاً نیازی به ارائه مستندات (مثل گواهی پزشک) نیست. |
زمانبندی | معمولاً دارای یک فرآیند رسمی برای درخواست و تایید است. | ممکن است تاریخ شروع یا پایان از پیش تعیین شدهای نداشته باشد. |
مزایا و چالشهای مدیریت ترک شغل کارکنان
داشتن یک فرآیند مدون برای مدیریت ترک شغل مزایای زیر را برای سازمان به همراه دارد:
- تضمین انطباق با قوانین کار و مقررات مربوط به زمان دوری از کار.
- ایجاد یک فرآیند یکپارچه و منسجم در کل سازمان.
- افزایش رضایت و نگهداشت کارکنان؛ کارکنان میدانند گزینههایی برای ترک شغل موقت دارند.
- افزایش بهرهوری و کارایی از طریق برنامهریزی نیروی کار و کاهش اختلال در عملیات محیط کار.
- کمک به شناسایی الگوها و روندهای ترک شغل یا غیبت برای کارکنان و سازمان.
در مقابل، چالشهایی نیز ممکن است در این فرآیند بروز کند:
- ردیابی و ثبت نادرست ترک شغل.
- خطاهای حقوق و دستمزد و تأخیر در پرداختها.
- عدم آموزش یا ارتباط شفاف با کارکنان در مورد سیاستها و فرآیندهای ترک شغل شرکت.
- ایجاد اختلال در محیط کار در صورت نبود فرآیند موثر یا عدم اجرای یکسان قوانین.
۵ مرحله کلیدی در فرآیند مدیریت ترک شغل
مرحله ۱: تعیین محدوده توسعه سیستم مدیریت ترک شغل
در گام نخست، شرکت باید استراتژی و هدف خود را برای فرآیند مدیریت ترک شغل کارکنان مشخص کند. این موضوع برای سازمانی که میخواهد یک فرآیند جدید ایجاد کند یا فرآیند فعلی را بهبود بخشد، صدق میکند.
اقدام:کمیتهای تشکیل دهید تا چشمانداز استراتژیک و برنامه پروژه را تدوین کنند. این کار میتواند شامل تدوین سیاستها، پیادهسازی نرمافزار الکترونیکی مدیریت ترک شغل و برنامههای آموزشی باشد.
مرحله ۲: درک قوانین و مقررات اجرایی
درک الزامات قانونی که برای سازمان اعمال میشود، بخش حیاتی فرآیند مدیریت ترک شغل است. قوانین بسته به موقعیت، اندازه شرکت و صنعت متفاوت است. آگاهی از این قوانین ریسک اختلافات حقوقی را به حداقل میرساند.
اقدام: با مشاوران حقوقی داخلی یا خارجی مشورت کنید. فرآیندی را برای بهروز ماندن در مورد قوانین و مقررات استخدام به صورت منظم ایجاد کنید.
مرحله ۳: تدوین و ابلاغ سیاستهای ترک شغل
سیاستهای تعریفشده به تضمین یک فرآیند یکپارچه کمک میکند. تغییر در قوانین یا اندازه نیروی کار ممکن است باعث نیاز به بهروزرسانی سیاستها شود.
اقدام: سیاستهای شرکت را در رابطه با ترک شغل تدوین کنید. مراحلی مثل انواع *ترک شغل* ارائهشده، نحوه درخواست، چگونگی انباشت زمان دوری از کار و فرآیند تجدیدنظر در صورت رد درخواست را مشخص کنید.
مرحله ۴: پیادهسازی یا بهروزرسانی نرمافزار مدیریت ترک شغل
اکثر شرکتها اکنون از نرمافزارهای الکترونیکی استفاده میکنند. این کار باعث اتوماسیون، کاهش هزینههای کارگری و خطاهای انسانی میشود. نرمافزار باید تواناییهای زیر را داشته باشد:
- تعیین واجد شرایط بودن برای ترک شغل.
- سادهسازی فرآیند درخواست و تایید/رد.
- نمایش مانده زمان دوری از کار.
- گزارشدهی و مدیریت پروندههای ترک شغل.
مرحله ۵: آزمایش و آموزش
قبل از راهاندازی نهایی، یک دوره آزمایشی و ابتکارات آموزشی برای تضمین اجرای روان سیستم لازم است.
اقدام: با همکاری تامینکننده نرمافزار، تاریخ اجرا را مشخص کنید. تست محصول برای شناسایی محدودیتهای فنی احتمالی ضروری است. فرآیند ارتباطات را مدیریت کرده و ذینفعان را بهروز نگه دارید.
ارائهدهندگان نرمافزار مدیریت ترک شغل
بهترین سیستمها تمام ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت درخواستهای ترک شغل را به صورت مقرونبهصرفه ارائه میدهند. طبق گزارش فوربس، ۵ مورد از بهترین محصولات در سال ۲۰۲۴ عبارتند از:
- Calamari:بهترین گزینه برای مدیریت بینالمللی؛ قابلیت شخصیسازی بر اساس قوانین هر کشور.
- Timetastic: عالی برای خیریهها؛ ارائه ۵۰ درصد تخفیف به سازمانهای عامالمنفعه.
- io: مناسب برای شرکتهای متوسط؛ ارائه ابزارها به ۷ زبان مختلف.
- Kissflow:بهترین برای کسبوکارهای بزرگ؛ ارائه گزارشهای تحلیلی عمیق و محاسبات خودکار.
- Vacation Tracker: بهترین برای شخصیسازی؛ با رویکرد زیستمحیطی (کاشت یک درخت به ازای هر ۱۰۰ درخواست).
نکته حرفهای برای HR:
گروه کوچکی از مدیران دپارتمانهای مختلف را در فرآیند تست نرمافزار جدید مشارکت دهید تا ورودیهای گستردهتری دریافت کنید و آنها تجربه عملی با فرآیند ترک شغل پیدا کنند.
مدیریت ترک شغل کارکنان برای حفظ نظم دپارتمانها حیاتی است. این فرآیند اجازه مدیریت صحیح سطح کارکنان و انطباق قانونی را میدهد. توانایی دوری از کار بخشی ضروری از رفاه کارمند است و به نفع شرکت است که این فرآیند را به تجربهای مثبت تبدیل کند.
