تکنولوژی منابع انسانی (HR Tech) چیست؟ | مزایا، نمونهها و پیادهسازی در سال ۲۰۲۶
تصور کنید زمان امور اداری منابع انسانی را کاهش دهید، تحلیلهای پیشبینانه را در سرانگشتان خود داشته باشید و به کارکنان خدمات خود-سیستمی (Self-service) بینقصی ارائه دهید. این دیگر یک موضوع آیندهنگرانه نیست؛ این همان چیزی است که تکنولوژی منابع انسانی امروز آن را ممکن میسازد.
تکنولوژی منابع انسانی از زمان اولین سیستمهای کامپیوتری اولیه در حال متحول کردن این حوزه بوده است. امروزه، این تکنولوژی بخش جداییناپذیری از مدیریت منابع انسانی محسوب میشود. به همین دلیل است که بازار جهانی تکنولوژی منابع انسانی همچنان در حال گسترش است و هیچ نشانهای از کند شدن در آن دیده نمیشود. در واقع، موسسه Fortune Business Insights پیشبینی میکند که این بازار از ۴۷.۳۲ میلیارد دلار در سال جاری به ۹۵.۹۵ میلیارد دلار در سال ۲۰۳۴ رشد خواهد کرد.
این مقاله برخی از مزایای متعدد تکنولوژی منابع انسانی را برجسته کرده و نمونهها و دیدگاههایی را در مورد چگونگی بهرهبرداری حداکثری از آن در تمام بخشهای کارکردی منابع انسانی به اشتراک میگذارد.
جهت دریافت مشاوره منابع انسانی برای بکارگیری تکنولوژیهای منابع انسانی در سازمان خود کلیک نمایید.
تکنولوژی منابع انسانی چیست؟
تکنولوژی منابع انسانی اصطلاحی گسترده برای نرمافزارها، سختافزارها، ابزارها، پلتفرمها و اپلیکیشنهایی است که از کار منابع انسانی در طول چرخه عمر کارمند (از استخدام تا بازنشستگی) حمایت کرده و آن را بهبود میبخشند. از طریق پلتفرمهای ابری (Cloud)، هوش مصنوعی و تحلیل دادهها، تکنولوژی منابع انسانی میتواند فرآیندها را خودکارسازی کند، دیدگاههایی برای تصمیمگیری در لحظه ارائه دهد و از کارفرمایان و کارکنان پشتیبانی کند.
زمانی که تکنولوژی منابع انسانی به صورت استراتژیک استفاده شود، میتواند کارهای اداری را کاهش دهد، تصمیمات مبتنی بر داده را تقویت کند، تجربه کارکنان را بهبود بخشد و تلاشهای منابع انسانی را با اهداف تجاری همسو سازد.
تفاوت تکنولوژی منابع انسانی با HRIS، HRMS و HCM
در کنار «تکنولوژی منابع انسانی»، اغلب اصطلاحاتی مانند HRIS، HRMS و HCM را خواهید شنید. از آنجایی که فروشندگان از این برچسبها به شکلهای متفاوتی استفاده میکنند، این موضوع میتواند گیجکننده باشد. در اینجا یک راه ساده برای درک آن وجود دارد:
تکنولوژی منابع انسانی (HR Technology): اصطلاحی چتری و کلی برای تمام ابزارهای دیجیتال منابع انسانی است.
HRIS، HRMS و HCM: معمولاً به پلتفرمهای اصلی منابع انسانی اشاره دارند که دادههای کارکنان را ذخیره کرده و از فرآیندهای ضروری منابع انسانی پشتیبانی میکنند. در بسیاری از سازمانها، این پلتفرم اصلی به عنوان «سیستم مرجع» (System of Record) عمل میکند، اما ویژگیهای دقیق گنجانده شده در آنها بسته به فروشنده متفاوت است.
تکامل تکنولوژی منابع انسانی
ظاهر و احساس تکنولوژی منابع انسانی امروز با زمانی که برای اولین بار پدید آمد، یا حتی در مقایسه با ۵ تا ۱۰ سال پیش، بسیار متفاوت است.
چندین مرحله در تکامل آن ما را به جایی که اکنون هستیم رسانده است:
تکنولوژی منابع انسانی اولیه (دهه ۱۹۵۰ تا ۱۹۷۰): بر خودکارسازی کارهای اداری مانند حقوق و دستمزد، ثبت زمان و نگهداری سوابق تمرکز داشت.
دهه ۱۹۸۰ تا ۱۹۹۰: با رایج شدن کامپیوترهای شخصی، تکنولوژی منابع انسانی گسترش یافت و سازمانها نرمافزارهای متمرکز منابع انسانی را برای استخدام، مدیریت مزایا و مدیریت عملکرد پذیرفتند.
دهه ۲۰۰۰ تا ۲۰۱۰: یک چرخش بزرگ رخ داد؛ پلتفرمهای ابری و پورتالهای خود-خدمتی کارکنان فراگیر شدند و از تصمیمات مبتنی بر داده و «پشتههای» (Stacks) متصل ابزارهای منابع انسانی حمایت کردند.
دهه ۲۰۲۰: قابلیتهای پیشرفتهتر به جریان اصلی تبدیل شدند، از جمله هوش مصنوعی پیشبینانه که در جریانهای کاری تعبیه شده است، ابزارهای کار از راه دور و ترکیبی، آموزش با واقعیت مجازی در برخی محیطها و تجربههای شخصیسازی شدهتر برای کارکنان در طول چرخه عمر شغلی.
امروزه، پیادهسازی موفق تکنولوژی منابع انسانی کمتر به معنای خریدن هر ابزار موجود و بیشتر به معنای انتخابهای آگاهانه است که با نیازهای سازمانی مطابقت داشته باشد. این به معنای ساختن یک پشته تکنولوژی منسجم، نگهداری دادههای تمیز و قابل اعتماد، و پیشبرد پذیرش سیستم است تا سرمایهگذاریهای شما در تکنولوژی منابع انسانی واقعاً ارزشآفرین باشد.
۷ نمونه از تکنولوژی منابع انسانی در طول چرخه عمر کارمند
از استخدام تا خروج از سازمان، تکنولوژی منابع انسانی میتواند کارها را تسهیل کرده و تجربه کارکنان را بهبود بخشد. در اینجا چ ند نمونه از راهکارهای تکنولوژی منابع انسانی در عمل آورده شده است:
نمونه ۱: استخدام (Recruitment)
پلتفرمهای استخدام میتوانند فرآیند جذب نیرو را بهینه کنند. میتوانید از آنها برای انتشار آگهیهای شغلی، یافتن کاندیداها، زمانبندی مصاحبهها و غربالگری متقاضیان استفاده کنید. این کار به شما کمک میکند کاندیداهای واجد شرایط را سریعتر شناسایی کنید، کارهای دستی را کاهش دهید و همکاری را در تیم استخدام بهبود بخشید.
ارائهدهندگان نمونه: Indeed، LinkedIn Recruiter، SmartRecruiters.
نمونه ۲: جامعهپذیری (Onboarding)
تکنولوژی آنبوردینگ به سازمانها کمک میکند تا فرآیند ورود را ساختارمند و خودکار کنند. نرمافزار آنبوردینگ میتواند کارهای کاغذی و تخصیص وظایف را تسهیل کرده، خطاها را کاهش دهد، از انطباق قانونی پشتیبانی کند و به نیروهای جدید کمک کند تا سریعتر با محیط هماهنگ شوند.
ارائهدهندگان نمونه: Absorb LMS، Enboarder، Talentech.
نمونه ۳: مدیریت عملکرد (Performance Management)
ابزارهای مدیریت عملکرد به ردیابی عملکرد فردی، تیمی و سازمانی کمک میکنند تا منابع انسانی و مدیران بتوانند پشتیبانی درستی ارائه دهند. این ابزارها با تعیین و ردیابی اهداف، امکان ارائه بازخورد مداوم و تسهیل ارزیابیهای عملکرد، بهرهوری را بهبود میبخشند. آنها همچنین میتوانند الگوهای عملکرد و شکافهای مهارتی را برای حمایت از تصمیمات مبتنی بر داده آشکار کنند.
ارائهدهندگان نمونه: Engagedly، Reflektive، ThriveSparrow.
نمونه ۴: جبران خدمات و مزایا (Compensation and Benefits)
سیستمهای حقوق و دستمزد با خودکارسازی محاسبات، کسر مالیات و وظایف انطباق، در زمان صرفهجویی کرده و خطاها را کاهش میدهند. آنها با حمایت از پرداخت دقیق و به موقع، بار اداری را کاهش داده و به تیمهای منابع انسانی اجازه میدهند زمان بیشتری را صرف کارهای با ارزشتر کنند.
ارائهدهندگان نمونه: ADP، Deel، Paycom.
نمونه ۵: اشتیاق کارکنان (Employee Engagement)
پلتفرمهای اشتیاق کارکنان با تسهیل ارتباطات بهتر، جمعآوری بازخورد و قدردانی از دستاوردها، به بهبود تجربه کارمند کمک میکنند. با این ابزارها، میتوانید از طریق نظرسنجیها وضعیت روحی کارکنان را پایش کنید، مشکلات را زود شناسایی کنید و اقدامات هدفمندی برای افزایش رضایت و ماندگاری انجام دهید.
ارائهدهندگان نمونه: Culture Amp، Lattice، Workvivo.
نمونه ۶: یادگیری و توسعه (L&D)
نرمافزارهای یادگیری و توسعه با ارائه ابزارهای دیجیتال برای ساخت مهارت، اشتراک دانش و ردیابی عملکرد، از آموزش کارکنان حمایت میکنند. این پلتفرمها مسیرهای یادگیری شخصیسازی شده و محتوای تعاملی ارائه میدهند و با سیستمهای منابع انسانی یکپارچه میشوند تا پیشرفت را پایش و شکافهای مهارتی را شناسایی کنند.
ارائهدهندگان نمونه: 7taps Microlearning، Degreed، Docebo.
نمونه ۷: خروج کارکنان (Employee Exits)
تکنولوژی منابع انسانی فرآیند آف بوردینگ (خروج) را با خودکارسازی کارهای اداری و ایجاد یک انتقال روانتر برای کارفرما و کارمند تسهیل میکند. این ابزارها مستندات خروج را مدیریت کرده، دسترسیهای سیستم را لغو میکنند و تسویهحساب نهایی را به شکلی کارآمد انجام میدهند. همچنین از انتقال دانش و مصاحبههای خروج برای بهبود تجربههای آینده پشتیبانی میکنند.
ارائهدهندگان نمونه: BambooHR، Personio، BetterCloud.
هوش مصنوعی در تکنولوژی منابع انسانی
هوش مصنوعی اکنون در بسیاری از پلتفرمهای منابع انسانی و ابزارهای تخصصی تعبیه شده است و از حوزههایی مانند استخدام، ارائه خدمات منابع انسانی، یادگیری و تحلیلها پشتیبانی میکند. تیمهای منابع انسانی از ابزارهای هوش مصنوعی برای پیشنویس کردن و خلاصهسازی محتوا، خودکارسازی جریانهای کاری (مانند هدایت تاییدیه ها یا بهروزرسانی سوابق)، پشتیبانی از کارکنان و مدیران از طریق خود-خدمتی، و استخراج بینش از دادههای منابع انسانی برای شناسایی الگوها و روندها استفاده میکنند.
در عین حال، هوش مصنوعی نیاز به نظارت دارد. ریسک سوگیری (Bias) و حریم خصوصی دادهها همچنان پابرجاست؛ بنابراین داشتن قوانین شفاف برای زمان استفاده از هوش مصنوعی، دادههای قابل دسترسی و نحوه بازبینی خروجیها ضروری است. در عمل، این به معنای مستندسازی نحوه استفاده از ابزار، آموزش مدیران درباره محدودیتها و مسئول نگه داشتن انسانها برای تصمیماتی است که بر استخدام، حقوق، عملکرد یا روابط کارکنان تأثیر میگذارد.
موارد استفاده رایج هوش مصنوعی: غربالگری رزومهها و تطبیق مهارتها، چتباتها برای سوالات متداول منابع انسانی، توصیههای یادگیری شخصیسازی شده، پیشنویس شرح شغل یا خلاصه عملکرد، و تحلیلهای پیشبینانه (مانند شاخصهای ریسک ترک خدمت).
مزایا و محدودیتهای تکنولوژی منابع انسانی
تکنولوژی منابع انسانی مزایایی ارائه میدهد که به تیمها کمک میکند کارآمدتر عمل کنند. مزایای کلیدی عبارتند از:
افزایش کارایی: خودکارسازی کارهای تکراری، وارد کردن دستی دادهها را در بخشهایی مانند حقوق و دستمزد و غربالگری کاندیداها کاهش میدهد.
- بهبود تصمیمگیری: با دسترسی به اطلاعات متمرکز نیروی کار و تحلیلهای لحظهای، منابع انسانی برای توسعه استراتژیهای مبتنی بر شواهد مجهزتر است.
- انطباق و امنیت بهتر: ویژگیهای داخلی انطباق میتواند از پایبندی به قوانین کار و الزامات حریم خصوصی دادهها (مانند GDPR) پشتیبانی کند.
- تجربه بهتر کارمند: ابزارهای کاربرپسند به کارکنان اجازه میدهند در زمان مناسب به خدمات منابع انسانی دسترسی داشته باشند.
- مدیریت استعداد قویتر: راهکارهای یکپارچه میتوانند به شناسایی رهبران آینده و شناسایی شکافهای مهارتی کمک کنند.
با وجود تمام این مزایا، تکنولوژی منابع انسانی محدودیتهایی هم دارد:
چالشهای یکپارچهسازی: سیستمهای قدیمی ممکن است به راحتی با ابزارهای جدید متصل نشوند و باعث ایجاد جزیرههای دادهای شوند.
هزینههای پیادهسازی: هزینههای اولیه نرمافزار، سفارشیسازی و آموزش میتواند برای سازمانهای کوچک یک مانع باشد.
مقاومت در برابر پذیرش توسط کاربران: اگر کارکنان یا تیمهای منابع انسانی در برابر تکنولوژی مقاومت کنند، سرمایهگذاری هدر خواهد رفت.
کیفیت دادهها و سوگیری: دادههای ناقص یا اشتباه منجر به تحلیلهای غلط میشود. اگر ابزارهای پیشبینانه با دادههای سوگیرانه آموزش ببینند، ریسکهای قانونی ایجاد میکنند.
نابسنده بودن برای برخی کارکردهای منابع انسانی: حوزههای حساس مانند حل تعارض و روابط انسانی پیچیده باید توسط تعامل انسانی مدیریت شوند و نمیتوان آنها را به ابزارهای دیجیتال سپرد.
نکته منابع انسانی: تکنولوژی منابع انسانی را مسئولانه بپذیرید، بهویژه در مورد هوش مصنوعی. فروشندگان را به دقت ارزیابی کنید و پروژههای آزمایشی (Pilot) اجرا کنید تا از تدابیر امنیتی و حریم خصوصی مطمئن شوید.
۷ گام برای پیادهسازی تکنولوژی منابع انسانی
یک رویکرد ساختاریافته فرآیند پیادهسازی را روانتر میکند:
- ارزیابی نیازهای منابع انسانی: فرآیندهای موجود را بررسی کنید تا نقاط درد و گلوگاههایی که مانع عملیات هستند شناسایی کنید. از تیم خود بازخورد بگیرید.
- تعریف اهداف و شاخصها: مشخص کنید که میخواهید به چه چیزی برسید (مثلاً کاهش زمان استخدام یا بهبود دقت حقوق و دستمزد).
- انتخاب راهکار مناسب: گزینههای مختلف را بر اساس ویژگیها، هزینه، قابلیت یکپارچهسازی و تجربه کاربری مقایسه کنید.
- برنامهریزی برای پیادهسازی: یک جدول زمانی، تخصیص منابع و استراتژی مدیریت تغییر تدوین کنید تا انتقال به سیستم جدید مدیریت شود.
- آموزش کاربران: اطمینان حاصل کنید که کارکنان و مدیران میدانند چگونه به طور موثر از سیستم جدید استفاده کنند.
- تست و راهاندازی: قبل از راهاندازی کامل، سیستم را به دقت تست کنید تا باگها رفع شوند.
- ارزیابی و بهینهسازی: پس از راهاندازی، عملکرد را در برابر اهداف اولیه بسنجید و به دنبال بهبودهای مستمر باشید.
نکاتی برای موفقیت در پیادهسازی
- روی مدیریت تغییر تمرکز کنید: برای کاهش مقاومت، مزایای سیستم جدید را به وضوح توضیح دهید و از «قهرمانان سیستم» برای ترویج آن استفاده کنید.
- از کیفیت و حاکمیت دادهها محافظت کنید: دادهها را قبل از انتقال به سیستم جدید پاکسازی و استانداردسازی کنید.
- همکاری با مشاوران: اگر انتخاب ابزار برایتان سخت است، یک مشاور با تجربه میتواند به شما کمک کند تا راهکارهای متناسب با اهداف سازمانی را پیدا کنید.
ترندهای (روندهای) تکنولوژی منابع انسانی
در اینجا خلاصهای از ۱۳ ترندی که هماکنون تکنولوژی منابع انسانی را شکل میدهند آورده شده است:
- هوش مصنوعی در استخدام: استفاده برای یافتن و غربالگری سریعتر کاندیداها.
- مدلهای خدماتی تجربه-محور: شخصیسازی داشبوردهای کارکنان برای دسترسی یکپارچه به حقوق، مزایا و یادگیری.
- پلتفرمهای تجربه کارکنان (EXP): یکپارچه کردن ارتباطات و پشتیبانی روزمره.
- گسترش تحلیلهای پیشبینانه: پیشبینی نرخ ترک خدمت و نیازهای استخدام آینده.
- یکپارچگی با ابزارهای همکاری: متصل شدن ابزارهای منابع انسانی به پلتفرمهایی مثل Microsoft Teams و Slack.
- یادگیری و توسعه مبتنی بر هوش مصنوعی: توصیههای آموزشی شخصیسازی شده بر اساس شکاف مهارتی.
- مدیریت استعداد مهارت-محور:* سازماندهی فرآیندها حول محور مهارتها به جای صرفاً عناوین شغلی.
- گوش دادن به کارمند و تحلیل روحیات: استفاده از نظرسنجیهای مداوم برای شناسایی زودهنگام الگوهای نارضایتی.
- تکنولوژیهای سلامت و رفاه: ابزارهای حمایت از سلامت روان و تابآوری کارکنان.
- خودکارسازی وظایف تکراری توسط عوامل هوش مصنوعی: فراتر رفتن از جریانهای کاری ساده به سمت حمایت تمامعیار در آنبوردینگ و بهروزرسانی سوابق.
- مدلهای اشتراکی و ابری (SaaS): دسترسی سریعتر به ویژگیهای جدید و مقیاسپذیری راحتتر.
- امنیت سایبری و هوش مصنوعی مسئولانه: تقویت کنترلهای دسترسی و حریم خصوصی دادهها.
- اکوسیستمهای ابری آماده برای کار ترکیبی (Hybrid):* حمایت از تیمهای توزیعشده از طریق مدیریت دیجیتال اسناد و آموزش مجازی.
تکنولوژی منابع انسانی یک نیروی تحولآفرین است که با تسهیل وظایف، تولید بینشهای پیشبینانه و ارتقای تجربه کارکنان، مزایای بینظیری را ارائه میدهد. پیشروی با یک استراتژی مشخص و دنبال کردن گامهای اثباتشده پیادهسازی، منابع انسانی را در موقعیتی قرار میدهد که از این تکنولوژی حداکثر بهره را برده و نیروی محرکهای برای موفقیت کسبوکار باشد.
