شریک تجاری منابع انسانی, مدیریت منابع انسانی

فرآیند تجزیه و تحلیل داده های مصاحبه خروج

مصاحبه خروج چیست؟

زمانی که یک کارمند قصد خروج و یا استعفا خود را از شرکت دارد تیم منابع انسانی سعی بر این دارد که پیش از خروج کارکنان از سازمان با اون گفتوگو کنند. زمانی که کارمند نقش مهم و اساسی را در سازمان ایفا کند قطعا نیاز به صحبت با او از طرف مدیران هم بیشتر خواهد شد. به این گفت و گو پیش از خروج کارمند از سازمان مصاحبه خروج می‌گویند. تجزیه و تحلیل داده‌های مصاحبه خروج بسیار مهم است چرا که می‌تواند نکات بسیار مهمی درخصوص نقاط قوت و ضعف بخش‌های مختلف سازمان را به کارفرما ارائه دهد و به خوبی بفهمند که مشکل اصلی کارمند و راه حل آن چیست و همچنین چه آیتم‌هایی را برای کارمند جایگزین باید رعایت کرد.

مصاحبه خروج یک گفتگوی انفرادی با کارمندی است که در حال ترک سازمان است تا بازخوردی در مورد تجربه آنها با سازمان جستجو کند. یک شخص ثالث بی‌طرف باید مصاحبه را انجام دهد، بنابراین معمولاً یک نماینده منابع انسانی می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. آنها مجموعه ای از سؤالات خاص و یکسان را به هر کارمندی که از سازمان جدا می‌شود ارائه می‌دهند.

این مرحله نهایی سفر کارمند است و به آنها اجازه می‌دهد در محیطی شنیده شوند که بتوانند صادقانه نظرات خود را بیان کنند. نظرات و پیشنهادات آن‌ها بینشی را در مورد شرایط مربوط به خروج آن‌ها و نحوه نگرش به سازمان از دید کارمندان ارائه می‌دهد. این راهی است برای یادگیری اینکه چه چیزی ممکن است اشتباه رخ داده باشد و آیا می‌توان کاری برای جلوگیری از بروز اتفاقات مشابه در آینده انجام داد یا خیر؟!

این اطلاعات می‌تواند به شما در شناسایی علل اصلی گردش مالی و سایر مشکلات سازمان کمک کند. سپس می‌توانید برای بهبود محیط کار و رضایت کارکنان حتما به مصاحبه‌های خروج بپردازید.

چرا مصاحبه خروج انجام می‌دهیم؟

مصاحبه خروج، آن‌ها را به یک روش استاندارد برای کارفرمایان در هر اندازه تبدیل می‌کند. مصاحبه خروج به دلایل زیادی به عنوان ابزار ارزشمندی است و می‌توان به کمک آن به اطلاعات زیر رسید:

  • درک بهتری از چرایی ترک افراد.
  • به کارمندان این فرصت را می‌دهد که مشکلات خود را مطرح کنند.
  • جمع آوری داده‌هایی که می‌تواند اثربخشی سازمانی را بهبود بخشد و ماندگاری کارکنان را افزایش دهد.
  • توانایی پاسخگویی مدیران در صورت نیاز
  • کشف اقدامات غیرقانونی یا غیراخلاقی سازمان

اهمیت آف بوردینگ offboarding

Offboarding یا مدیریت خروج از خدمت، فرایندی است که طی آن کارمندان شما از شرکت خارج می‌شوند. این فرایند شامل تمامی مراحلی است که برای جدایی رسمی بین کارفرما و کارمند موردنیاز است. خروج از خدمت می‌تواند به دلیل بازنشستگی، استعفا یا فسخ قرارداد باشد.  جذب یک کارمند با فرایند Onboarding آغاز شده و با Offboarding کار او در سازمان به پایان می‌‌رسد.

مصاحبه خروج بخش مهمی از آفبورد است و باید زمانی انجام شود که کارمندان تحت هر شرایطی مانند استعفا، استخدام یا فسخ قرارداد، اخراج یا بازنشستگی، کار را ترک کنند. آنها به کارمندان اجازه می‌دهند که شنیده شوند و سوءتفاهم‌ها را برطرف کنند. مصاحبه‌های خروج همچنین اطلاعاتی را در اختیار منابع انسانی در مورد دلیل ترک کارمندان قرار می‌دهد.

اهداف مصاحبه خروج چیست؟

  • شفاف‌کردن مسایل و مشکلات نیروی انسانی
  • درک دیدگاه کارکنان در مورد مسائل کاری
  • درک شیوه‌های مدیریتی و رهبری
  • دریافت فرصت‌های بهبود سازمان
  • تبدیل کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند به سفیران و مبلغان سازمان.

فرآیند تجزیه و تحلیل داده‌های مصاحبه خروج

برای استفاده حداکثری از مصاحبه‌های خروجی، باید داده‌های جمع آوری شده از آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. به این صورت است که بازخورد کارمندان را به اطلاعات مفید تبدیل می‌کنید. سپس می‌توانید از آن برای ایجاد تغییرات و بهبودها استفاده کنید.

  1. فرآیند تجزیه و تحلیل خروج

     فرآیند تجزیه و تحلیل خروج

    مشکل را تعریف کنید

اولین گام در فرآیند تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج این است که بدانید چه چیزی را می‌خواهید انجام دهید. شما باید با مدیریت و سایر ذینفعان همکاری کنید تا بفهمید نیاز کسب و کار چیست. چه مشکلی را می‌خواهید که داده‌ها به شما در حل آن کمک کنند؟

به عنوان مثال:

  • کارمندان برتر حفظ نمی‌شوند.
  • افراد به طور مداوم در حال ترک یک موقعیت یا بخش خاص هستند.
  • کارمندان تازه کار پس از رسیدن به یک نقطه خاص شغلی را ترک می‌کنند.

سپس بیان مسئله را به سؤالی تبدیل می‌کنید که می‌خواهید داده‌ها به آن پاسخ دهند. یک مثال می‌تواند این باشد: “چگونه استعدادهای برتر را حفظ کنیم؟” سپس یک قدم جلوتر بروید تا آن را تا حد امکان مشخص کنید، “چگونه استعدادهای برتر را در موقعیت‌های رهبر تیم حفظ کنیم؟”

در مرحله بعد، می‌توانید نتیجه مورد نظر را تعیین کنید که به نفع شرکت خواهد بود. ممکن است “حفظ استعدادهای برتر در موقعیت‌های رهبر تیم، بهره وری را حفظ کند و مجموعه‌ای از نامزدهای بالقوه را برای مدیریت سطح بالاتر فراهم کند.”

  1. تعیین کنید که چه داده‌های مصاحبه خروجی جمع آوری خواهد شد

هنگامی که بدانید به دنبال چه هستید، باید تصمیم بگیرید که به کدام داده‌ها نیاز دارید و چگونه آن‌ها را جمع آوری می‌کنید. دو نوع داده‌ای که باید در نظر گرفته شود، کیفی و کمی هستند. بیایید نگاهی به اینها بیندازیم.

  • داده‌های کیفی:

داده‌های کیفی ویژگی‌های ذهنی و تفسیری را بیان می‌کنند که نمی‌توان آن‌ها را به صورت عددی اندازه گیری کرد، اما می‌توان آن‌ها را مشاهده، ثبت و طبقه بندی کرد. این نوع داده‌ها چیزی را مشخص می‌کند.

این نوع داده از فرمت‌هایی مانند نظرسنجی، پرسشنامه و مصاحبه با سؤالات باز جمع آوری می‌شود. یک صفت را تعریف می‌کند و آن را بدون اعداد بیان می‌کند.

نمونه‌هایی از داده‌های کیفی حاصل از مصاحبه خروجی می‌تواند به شرح زیر باشد:

  • محیط کار فراگیر اما سخت است.
  • فرهنگ سازمانی باعث ترویج همکاری و نوآوری می‌شود.

 

  • اطلاعات کمی:

داده‌های کمی به صورت اعداد بیان می‌شوند و می‌توانند تأیید و بررسی شوند. این نوع داده‌ها را می‌توان در طول مصاحبه‌های خروجی با ارائه رتبه بندی عددی برای پاسخ‌ها جمع آوری کرد.

به عنوان مثال، داده‌های کمی مصاحبه خروجی می‌تواند به شرح زیر باشد:

  • 65 درصد از کارمندان در حال خروج به شرکت 5 امتیاز کلی را به عنوان کارفرما می‌دهند.
  • 25 درصد از کارمندان در حال خروج، مدیران خود را به دلیل بی‌طرفی، رتبه زیر 4 از 5 می‌دهند.
  1. داده‌های مصاحبه خروجی را جمع آوری کنید

اکنون که یک استراتژی داده دارید، باید فرآیند مصاحبه خروج را برای جمع آوری اطلاعات لازم طراحی کنید. در اینجا یک مرور کلی از آنچه مستلزم است آورده شده است:

 

ایجاد توابع:

مصاحبه های خروج علاوه بر حل یک مشکل تجاری خاص، اهداف دیگری نیز دارد که شامل موارد زیر می‌باشد:

  • به طور رسمی روابط استخدامی را نهایی می‌کند.
  • مشاهده تصویری از تجربه کارکنان و درک کلی از فرهنگ شرکت.
  • تشخیص اینکه چه مواردی درست کار می‌کند و کجاها دچار مشکل است.
  • یادگیری اینکه آیا کارمند سابق سازمان را در آینده ارتقا خواهد داد یا خیر.

ایجاد نظرسنجی/سوالات مصاحبه خروج موثر:

پرسیدن نوع صحیح سوالات مصاحبه خروج نتایج بهتری به همراه خواهد داشت. استفاده از الگوی مصاحبه خروجی می‌تواند به شما در حفظ یکنواختی کمک کند. سوالات مصاحبه خروج باید با الگوی زیر باشند:

  • به روشی بدون قضاوت برای تشویق پاسخ‌های صادقانه
  • استاندارد شده برای به دست آوردن داده‎های سازگار.
  • ارائه شده با زمان کافی برای پاسخگویی
  • می‌تواند برخی از پاسخ‌های باز را برای به دست آوردن جزئیات بیشتر درخواست کند.

در زیر یک لیست جامع از انواع سؤالات مصاحبه خروج ایجاد کرده‌ایم:

  • کارمند: “شرایطی را که باعث شد به دنبال شغل دیگری بگردید را توضیح دهید.”
  • شغل: «آیا این شغل با انتظارات شما از زمانی که برای اولین بار استخدام شدید مطابقت داشت؟
  • فرهنگ شرکت: “فرهنگ شرکت ما را چگونه تعریف می کنید؟”
  • محیط کار: “از آمدن به سر کار چه چیزی را بیشتر دوست داشتید؟”
  • منابع/تکنولوژی: “آیا ابزار لازم را برای انجام بهترین کار در نقش داشتید؟”

انجام مصاحبه خروج:

همراه با سوالات مصاحبه خروج درست، برخی تدارکات اداری برای انجام یک مصاحبه خروج موفق وجود دارد. اینجا نکاتی وجود دارد:

  • تا جایی که ممکن است مصاحبه را نزدیک به خروج فرد برنامه ریزی کنید. اگر یک پایشان از در بیرون باشد، صادقانه‌تر پاسخ خواهند داد.
  • از سیستم‌های خودکار برای ساده سازی جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده کنید.
  • توجه داشته باشید که برخی از سؤالات ممکن است واکنش عاطفی را برانگیزد، به خصوص زمانی که یک کارمند رها می‌شود.
  • از محرمانه بودن مطالبی که به اشتراک می‌گذارند اطمینان حاصل کنید و از نظرات آن‌ها قدردانی کنید.
  1. داده های مصاحبه خروجی را پاکسازی کنید

قبل از شروع به تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج، باید مطمئن شوید که قابل اعتماد هستند. هنگامی که داده‌ها از چندین منبع جمع آوری می‌شوند، تکرار و برچسب گذاری اشتباه ممکن است رخ دهد. داده های “تمیز” کامل، سازگار و دقیق خواهند بود. داده های “کثیف” منعکس کننده خطاها و ناسازگاری‌ها هستند. تلاش برای داده‌های نادرست وقت شما را تلف می‌کند و مانع از نتایج می‌شود.

برای حفظ کیفیت داده‌ها می‌توانید داده‌های زیر را پاکسازی کنید:

  • نقاط داده نامربوط را که به تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج کمک نمی‌کنند استخراج کنید.
  • موارد تکراری را شناسایی کنید و خطاهای پرت و مهم را حذف کنید.
  • داده‌ها را در چارچوب خود منظم و اشکلات املایی و نگارشی آن را حل کنید.
  • به دنبال مقادیر گم شده بگردید و جاهای خالی را پر کنید.
  • ما یک راهنما در مورد تمیز کردن داده ‌ای خود در اکسل، ایجاد کرده‌ایم.

برخی از این موارد عبارتند از:

  • نحوه حذف موارد تکراری
  • مرتب سازی داده‌ها
  • تبدیل داده‌ها (با استفاده از توابع VALUE و TEXT)

 

  1. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید

اکنون زمان آن رسیده است که داده های مصاحبه خروجی را تجزیه و تحلیل کنیم و بینش‌هایی به دست آوریم. مصاحبه‌های خروج فردی ممکن است منبع غنی از داده‌ها نباشند، اما در مجموع روندها و الگوهای خاصی را آشکار خواهند کرد.

شما باید تعیین کنید که از چه ابزارهایی در تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده می‌کنید. نرم افزار مدیریت استعداد یا منابع انسانی شما احتمالاً دارای نوعی مؤلفه offboarding است، اما ممکن است به اندازه کافی دقیق نباشد. راه حل‌های مختلف فناوری به طور خاص برای داده‌های مصاحبه خروجی وجود دارد، اما اکسل نیز یک ابزار قدرتمند و به راحتی در دسترس است.

راهنمای عمیق ما در مورد ابزارها و توابع اکسل نیز چندین ابزار را ارائه می‌دهد که می‌توانید از آنها برای تجزیه و تحلیل داده‌های خود استفاده کنید که شامل:

  • استفاده از برش دهنده‌ها و فیلترها
  • PivotTables

رویکرد شما به تجزیه و تحلیل داده‌ها بستگی دارد. تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج به طور کلی تحت یکی از چهار دسته زیر قرار می‌گیرند:

  • تجزیه و تحلیل توصیفی:

داده‌ها را خلاصه می‌کند و آنچه را که اتفاق افتاده است توصیف می‌کند. (مثال: تعداد کارکنانی که در یک سال سازمان را ترک کرده‌اند.)

  • تجزیه و تحلیل تشخیصی:

مشخص می‌کند که چرا چیزی اتفاق افتاده است. (مثال: یافتن شایع‌ترین دلیل افشا شده برای استعفای افراد.)

  • تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده:

روندهای آینده را با ساخت مدل‌هایی از داده‌های تاریخی فرموله می‌کند. (مثال: پیش بینی گردش مالی کارکنان برای سال بعد.)

  • تجزیه و تحلیل تجویزی:

از داده‌های گذشته و حال برای ارائه توصیه‌هایی برای تصمیم گیری‌های آینده استفاده می‌کند. (مثال: شناسایی مناطقی از مشارکت کارکنان که نیاز به اقدام برای جلوگیری از جابجایی دارند.)

معیارهای متعددی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را دنبال کنید که روند داده‌های مصاحبه خروجی شما را نشان می‌دهند، از جمله موارد زیر:

  • نرخ جابجایی کارکنان:

تعداد کارکنانی که ترک کرده‌اند در مقایسه با میانگین تعداد کارمندان. ممکن است بخواهید این را به چرخش ارادی و غیرارادی تقسیم کنید.

  • نرخ ماندگاری:

تعداد کارکنانی که پس از کسر افرادی که در یک دوره معین ترک کرده‌اند، به کار گرفته می‌شوند.

  • نرخ حفظ هر مدیر:

تعداد استعفاها در هر بخش/مدیر به عنوان درصدی از تمام استعفاها.

  • نرخ حفظ عملکرد برتر/پایین:

تعداد کارمندان برتر یا پایین که برای مدت معینی در شرکت می‌مانند در مقایسه با تعداد کل کارکنان در شروع آن زمان.

نرخ تکمیل مصاحبه خروج : تعداد مصاحبه‌های خروج تکمیل شده در مقایسه با تعداد ارائه شده.

  1. بینش را با ذینفعان به اشتراک بگذارید

تفسیر یافته‌ها و نتیجه گیری، اوج تجزیه و تحلیل داده‌ها است. شما باید گزارشی تهیه کرده و به ذینفعان ارائه دهید. باید فرآیند مصاحبه خروج، داده‌هایی که جمع‌آوری کرده‌اید، و برخی ایده‌ها برای آنچه باید مورد توجه قرار گیرد، توضیح دهد. همچنین باید آماده ارائه پیشنهاداتی برای انجام یکسری اقدامات باشید.

برای تاثیر بهینه، گزارش باید شامل تکنیک‌های تجسم داده‌ها باشد. ارائه داده‌ها به شکلی گویا روش ملموس‌تری برای درک اطلاعات برای ذینفعان فراهم می‌کند. نمودارها، نمودارهای دایره‌ای، رنگ‌ها، شکل‌ها و غیره همگی اعداد را در یک تصویر قرار می‌دهند که افراد غیر فنی بهتر می‌توانند ببینند و درک کنند.

همچنین مهم است که اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید مطابق با نیازهای مخاطبان خود تنظیم کنید. تمرکز بر آنچه ذینفعان خاص بیشتر به آن علاقه دارند، به یافته‌ها و بینش شما اعتبار بیشتری می‌بخشد.

  1. اقداماتی که باید انجام شود را تعیین کنید

هنگامی که داده‌های مفید مصاحبه خروجی را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کردید، زمان انتقال بینش به راه‌حل ها فرا می‌رسد. شما باید بتوانید مواردی را که نیاز به توجه دارند شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر داده را برای تنظیم مراحل بعدی خود بگیرید.

می‌توانید از داده‌های مطالعه خروج برای تغییر سیاست‌ها و شیوه‌هایی استفاده کنید که باعث بهبود گردش مالی و نرخ حفظ کارکنان شما می‌شود. هنگامی که دلایل اصلی ترک کارمندان را می‌دانید، بهتر می‌توانید بررسی کنید که چگونه جنبه‌های مختلف تجربه کارمندان در این امر نقش دارند.

در اینجا چندین روش تجاری وجود دارد که ممکن است بخواهید برای نقاط ضعف احتمالی حاصل از تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج کارکنان بررسی کنید:

  • استراتژی‌های استخدام
  • آموزش شغلی/توسعه کارکنان
  • مربیگری/آموزش هدفمند مدیر
  • اجرای برنامه منتور
  • مسائل مربوط به تعادل کار و زندگی

مزایای مصاحبه خروج چیست؟

مصاحبه‌های خروج اطلاعات مفیدی را ارائه می‌دهد. داده‌های حاصل از این ارزیابی‌های ساده از فرهنگ و محیط کاری شرکت می‌تواند مسائل اساسی را که ممکن است به رضایت پایین کارکنان کمک کند، آشکار کند. با مسلح شدن به این شواهد، منابع انسانی می‌تواند راه‌حل‌های استراتژیکی را ارائه دهد که در مهار فرسایش ناخواسته و حفظ استعدادهای برتر تفاوت ایجاد می‌کند.

به این پست امتیاز دهید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *