منابع انسانی داده محور DATA Driven HR چیست؟ تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟ What is HR Analytics

  متخصصان منابع انسانی در جلساتی که با سایر مدیران دارند در جریان حجم قابل توجهی از اطلاعات خام سازمان خود قرار می گیرند اطلاعات تحلیل نشده ای که بیشتر از آنکه کمک کننده باشد، بر ابهام های آنها می افزاید شاید یکی از دلایلی که موجب شده بسیاری از متخصصان منابع انسانی که می‌خواهند در کارشان بیشتر داده‌محور باشند این سوالات را مطرح کنند که تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟ گزارشات تحلیلی منابع انسانی شامل چه مواردی هستند؟منابع انسانی داده محور به چه معناست؟ و تحلیل داده های منابع انسانی چگونه انجام میشود؟در این یادداشت، ما توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست، چگونه باید شروع کرد و چگونه آینده کسب و کارها را شکل خواهد داد.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟

تجزیه و تحلیل منابع انسانی ( یا تجزیه و تحلیل کارکنان )، تجزیه و تحلیل نیروی کار یا تجزیه و تحلیل استعدادها نیز نامیده می شود، که شامل جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ایجاد گزارش های کاربردی از داده های منابع انسانی است. این فرآوری، به سازمان شما این امکان را می دهد که تأثیر طیف وسیعی از معیارهای منابع انسانی بر عملکرد کلی کسب و کار را اندازه گیری کند و بر اساس داده ها تصمیم گیری نماید. به عبارت دیگر، تجزیه و تحلیل منابع انسانی یک رویکرد داده محور به مدیریت منابع انسانی است.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی یک ابزار نسبتاً جدید از ابزارهای این حوزه است که به دلیل نو بودن آن، هنوز به مقدار زیادی در ادبیات علم مدیریت، ناشناخته باقی مانده است. شاید بتوان گفت که شناخته شده ترین تعریفی که از تجزیه و تحلیل منابع انسانی توسط Heuvel & Bondarouk ارائه شده این است «تجزیه و تحلیل منابع انسانی شناسایی و تعیین کمیت افرادی است که محرک نتایج کسب و کار هستند» (هیوول و بونداروک، 2016).

ما در دوره آموزشی تجربه محور شریک تجاری منابع انسانی، بیشتر در این خصوص صحبت خواهیم کرد

در قرن گذشته، دنیا شاهد یک تغییر ماهیت اساسی در مدیریت منابع انسانی بوده یعنی مدیریت منابع انسانی از یک نظم عملیاتی به یک نظم استراتژیک تر تغییر کرده. علاقه ای که اغلب مدیران به مدیریت استراتژیک منابع انسانی پیدا کرده اند، شاهدی بر این مدعاست.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی | منابع انسانی داده محور | تحلیل داده های منابع انسانی | گزارشات تحلیلی منابع انسانی

با استفاده از تجزیه و تحلیل کارکنان، دیگر نیازی به تکیه بر احساسات درونی مدیران منابع انسانی یا مدیران غیر منابع انسانی نیست. تجزیه و تحلیل کارکنان، به متخصصان منابع انسانی این امکان را می دهد که قبل از هر تصمیم گیری، دید درستی از موضوع داشته باشند و این دیدگاه تنها می تواند مبتنی بر داده ها به وجود بیاید، علاوه بر این، تجزیه و تحلیل داده ها، به تصمیمات و سیاست های منابع انسانی اعتبار می بخشد چرا که بررسی داده های منابع انسانی، به مدیران ارشد نشان می دهد می کند که اقدامات آنها در این حوزه اثربخش بوده یا خیر؟ و همچنین نشان می دهد که اگر سیاست های آنها اثربخش بوده، میزان آن چقدر بوده است؟

به هر حال، تجزیه و تحلیل منابع انسانی شبیه به تجزیه و تحلیل کارکنان است، اما تفاوت های ظریفی در نحوه استفاده از اصطلاحات وجود دارد.

اهمیت استفاده از داده‌ها در تصمیم‌گیری ها، در طول شیوع جهانی کرونا اهمیت بیشتری پیدا کرد. امروز که به سمت دنیای پس از شیوع کرونا می رویم، شاهد این هستیم که تغییرات زیادی در نحوه و شکل اشتغال کارکنان رخ داده است شاید قبل از این باورنکردنی بود که اشتغال کارکنان به شکل هیبریدی نیز ممکن است، یا شاید خیلی از ما تا این اندازه وابسته به اتوماسیون نشده بودیم. در هر حال امروز ناچاریم که با این واقعیت ها روبرو شویم تا بتوانیم تصمیمات صحیح تری برای هدایت منابع انسانی کسب و کار ها بگیریم.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی | منابع انسانی داده محور | تحلیل داده های منابع انسانی | گزارشات تحلیلی منابع انسانی

استفاده از داده ها در منابع انسانی

در بین تمام بخش‌های یک سازمان، بخش منابع انسانی (HR) ممکن است کمترین شهرت را بازار داشته باشد.

این موضوع شاید دو دلیل اصلی داشته باشد:

اولا، از بخش منابع انسانی انتظار می رود مانند یک پزشک عمل کند، اغلب مردم ترجیح می دهند هرگز به پزشک نیاز نداشته باشند. J

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، نقش خود را از دید کارکنان سازمان تصور کنید، وقتی از یک کارمند می خواهید به دفتر شما بیاید، احتمالاً اتفاق بدی در حال وقوع است او با خود فکر می کند که احتمالا قرار است توبیخ شود، اخطار بگیرد، یا حتی شاید قرار است که قراردادش تمدید نشود. علی الاصول اخبار خوب، مانند گرفتن ترفیع یا ارتقاء، از سوی مدیر مستقیم یک کارمند به او ابلاغ می شود نه از طرف واحد منابع انسانی .

ثانیا، بسیاری از اشخاص، فعالیت های منابع انسانی را فعالیت های نرم می دانند. اصولا در سبک قدیمی منابع انسانی بسیاری از کارها در واحد HR بر اساس «احساسات درونی» انجام می شد. از سوی دیگر منابع انسانی به کسب درآمدهای کلان یا انجام بازی با اعداد (‌ کاری که واحدهای فروش انجام می دهند )‌ عادت ندارد در حالی که واحد منابع انسانی نیز باید بتواند مثل واحدهای بازاریابی و امور مالی، نتایج و دست آوردهای خود را به صورت کمی و قابل اندازه گیری ارائه دهد و نشان دهد که چه مقدار در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده خود موفق بوده است.

تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی وضعیت فعلی را تغییر می دهد. بسیاری از چالش‌هایی که توضیح دادیم را می‌توان با داده‌محور شدن و درک بیشتر در مورد عمکلرد و نتایج منابع انسانی و تجزیه و تحلیل داده ها، پشت سر گذاشت.

ما با داده محور کردن منابع انسانی، می توانیم به سوالاتی مثل سوالات زیر پاسخ بدهیم:

• نرخ خروج سالانه کارکنان شما چقدر است؟
• چه تعداد از کارکنان شما از خروج از سازمان پشیمان شده اند ؟
• آیا می دانید کدام کارمندان بیشترین احتمال را دارند که ظرف یک سال آینده شرکت شما را ترک کنند؟

این سؤالات را فقط می توان با استفاده از داده های منابع انسانی پاسخ داد، و اتفاقا رسیدن به پاسخ این سوالات نیز بسیار آسان است و اکثر متخصصان منابع انسانی می توانند به راحتی به سوال اول پاسخ دهند، هر چند که پاسخ به سوال دوم و سوم مشکل تر است.

برای پاسخ به سوال دوم، باید دو منبع داده را ترکیب کنید: سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) و سیستم مدیریت عملکرد سازمان.

برای پاسخ به سوال سوم هم به داده های منابع انسانی بیشتری نیاز دارید و باید به طور گسترده آن را تجزیه و تحلیل کنید.

 یکی از دلایلی که ممکن است منجر به شکست در تجزیه و تحلیل افراد شود، این است که فرآیند جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها، ساده انگاشته شود. کتاب “تجزیه و تحلیل افراد” به شما کمک می کند تا برای شروع، توجه شما به استراتژی های صحیح مبتنی بر تحلیل افراد جلب شود.

چگونه تجزیه و تحلیل منابع انسانی به مدیریت منابع انسانی کمک می کند؟

همانطور که تجزیه و تحلیل توانست بازاریابی را متحول کند، منابع انسانی نیز با تجزیه و تحلیل تغییر شکل خواهد داد. منابع انسانی می تواند:

• با استفاده از داده ها تصمیمات بهتری بسازد
• برای دخالت منابع انسانی در کسب و کار، یک زمینه تجاری ایجاد کند
• اثربخشی این دخالت را بررسی کرده و در صورت اثربخش بودن، آن را به اثبات برساند
• از یک شریک عملیاتی به یک شریک تاکتیکی یا حتی شریک استراتژیک تغییر وضعیت بدهد

واحدهای منابع انسانی اغلب داده های کارکنان را جمع آوری و ثبت می کنند در حالی که صرفا ثبت داده ها، برای اقتصاد مبتنی بر داده امروزی کفایت نمی کند.

صرفاً نگهداری سوابق و اطلاعات مربوط به کارکنان، برای ایجاد ارزش استراتژیک کافی نیست. به قول کارلی فیورینا: “هدف این است که داده ها به اطلاعات تبدیل شود و سپس اطلاعات دیدگاه ایجاد نماید” این در مورد منابع انسانی نیز صدق می کند. یعنی ابتدا می بایستی داده های خام تبدیل به اطلاعات شوند و سپس اطلاعات فرآوری شده می بایستی طوری مورد استفاده قرار بگیرند که بتوانند به تصمیم گیرندگان دید بدهند و در تصمیم سازی ها، به کمک مدیران بیایند.

این کار به منابع انسانی این امکان را می دهد تا در تصمیم‌گیری های استراتژیک کسب و کار، مشارکت بیشتری داشته باشد. نمودار زیر نشان می دهد که این اتفاق عملا چگونه امکانپذیر است.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی | منابع انسانی داده محور | تحلیل داده های منابع انسانی | گزارشات تحلیلی منابع انسانی

چند نمونه از تحلیل منابع انسانی HR ANALYTICS

برای شروع فرآیند تجزیه و تحلیل منابع انسانی، باید داده های منابع انسانی را از سیستم های مختلف جمع آوری نموده و ترکیب کنید. فرض کنید می خواهید میزان تأثیر مشارکت کارکنان بر عملکرد مالی را اندازه گیری کنید. برای اندازه گیری این رابطه، باید داده های حاصل از مشارکت نظرسنجی سالانه سازمان خود را با داده های عملکرد سازمان تلفیق کنید. به این ترتیب می توانید تأثیر تعامل فیمابین کارکنان و سازمان را بر عملکرد مالی فروشگاه ها و بخش های مختلف آن کسب و کار محاسبه کنید.

جایگاه حوزه های منابع انسانی بر اساس دیدگاه هایی که بر اثر اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل منابع انسانی به کسب و کار ها می دهند، تغییر خواهد کرد و نقش فعالیت هایی مثل استخدام، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه نیز در موفقیت کسب و کار تغییر خواهد کرد.

تصور کنید که بتوانید نشان دهید که بودجه یادگیری و توسعه سازمان شما، چه تاثیری بر موفقیت کسب و کار شما دارد!

یا تصور کنید که بتوانید پیش بینی کنید که کدام یک از افراد جدیدالاستخدام سازمان، در دو سال اول استخدام، بالاترین عملکرد سازمان شما را خواهند داشت.

یا اینکه بتوانید پیش‌بینی کنید که کدام یک از افراد جدیدالاستخدام، در سال اول شرکت شما را ترک خواهند کرد.

به نظر من خارق العاده است. داشتن این اطلاعات رویه ها و تصمیمات استخدام و گزینش سازمان شما را تغییر می دهد.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی را از کجا شروع کنیم؟

با یک سوال ساده شروع کنید، مثلا «کدام یک از کارکنان بیشترین ظرفیت (پتانسیل) برای پیشرفت و رهبری را دارند؟» شما می توانید با استفاده از آمارهای بسیار ساده به این سوال پاسخ دهید.

این کار با کمی کردن روابط بین «توانایی های کارکنان و نتایج سازمانی» قابل انجام است. به این ترتیب، تجزیه و تحلیل می تواند به سازمان شما کمک کند تا نرخ غیبت، نرخ خروج، فرسودگی شغلی، عملکرد و بسیاری موارد دیگر را اندازه گیری و روند آن را بررسی کند.

برای شروع، در یک دوره حرفه ای در تجزیه و تحلیل داده های منابع انسانی ثبت نام کنید.  ما در شرکت توسعه منابع انسانی سرآمد دوره شریک تجاری منابع انسانی را ارائه میکنیم که میتوانید در این دوره آموزشی، نحوه ایجاد منابع انسانی مبتنی بر داده را بیاموزید.

دانستن تأثیر سیاست های منابع انسانی، به منابع انسانی کمک می کند تا به یک شریک استراتژیک تبدیل شود و از آن تصویر «نرم» سابق رهایی یابد و استراتژی خود را با اهداف تجاری کسب و کار هماهنگ کند و ارزشی که به کسب و کار اضافه می کند، را به طور کاملا قابل اندازه گیری ارائه کند.

در وضعیت فعلی واحدهای منابع انسانی با حدس و گمان اداره می شوند و یکی از دلایلی که موجب شده است تا بسیاری از مدیران غیر منابع انسانی، به خود اجازه بدهند که در تصمیم گیری های منابع انسانی ورود نمایند نیز همین است، اما با داده محور کردن منابع انسانی، واحدهای منابع انسانی از این وضعیت خلاص خواهند شد.

سوالات متداول

تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟

تجزیه و تحلیل منابع انسانی یک رویکرد داده محور برای مدیریت کارکنان سازمان ها است. تجزیه و تحلیل منابع انسانی، با عناوین مختلفی مثل تجزیه و تحلیل افراد، تجزیه و تحلیل کارکنان، تجزیه و تحلیل نیروی کار، یا تجزیه و تحلیل استعدادها شناخته می شود و امکان تصمیم گیری بهتر، با چشمان باز و مبتنی بر داده را مهیا می کند.

منابع داده های مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست؟

را معمولا می توان از منابع داخلی مثل داده های جمعیت شناختی کارکنان، داده های حقوق و دستمزد، داده های شبکه های اجتماعی، داده های عملکرد و داده های تعاملات روزمره کارکنان یا منابع داده خارجی مثل داده های بازار کار، داده های جمعیت، داده های لینکدین و بسیاری موارد دیگر اخذ کرد.

البته این منابع محدود به همین موارد نیستند و هر داده ای که با پروژه ای خاص مرتبط باشد می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

برای انجام تجزیه و تحلیل منابع انسانی چه مهارت هایی لازم است؟

مهارت های مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی شامل مشاوره تجاری برای شناسایی چالش های کسب و کار، مهارت های تحلیلی برای انجام تجزیه و تحلیل، مدیریت ذینفعان برای جلب مشارکت آنان و مدیریت پروژه تجزیه و تحلیل منابع انسانی است.

و البته در کنار همه این مهارت ها، مهارت ارائه، تجسم، داستان سرایی و به تصویر کشیدن، به منظور برقراری ارتباط موثر با کسب و کار و به اشتراک گذاری نتایج نیز اهمیت خاصی دارد.

حالا دیگر متخصصان منابع انسانی، در جلساتی که با سایر مدیران دارند با دستانی پر حضور خواهند یافت: دست چینی از اطلاعات مرتبط با هر جلسه که قبلا تجزیه و تحلیل شده و با موضوع و نتایج آن جلسه ارتباط موثر دارند.

تجزیه و تحلیل منابع انسانی | منابع انسانی داده محور | تحلیل داده های منابع انسانی | گزارشات تحلیلی منابع انسانی