عوامل مختلفی نظیر “عدم شناسایی نیازهای آموزشی صحیح کارکنان، عدم توجه به شماغل در برآورد نیازهای آموزشی، تعیین نیازها و نه شناسایی نیازها، فقدان اهداف و استراتژی‌های آموزشی، ضعف در طراحی محتوا، و برنامه‌های آموزشی، عدم توجه به مسائل مربوطبه اجرای دوره‌های آموزشی، عدم ارزیابی مناسب از تامین کندگان آموزشی، مشخص نبودن نتایج آموزش و بسیاری از عوامل دیگر” نمایندگان 22 کشور جهان را در دسامبر 1999 برآن داشت تا پیش‌نویس اصلی استاندارد آموزشی ایزو 10015 را طراحی و به عنوان راهنمایی برای مجموعه فعالیت‌های آموزشی سازمان‌ها ارائه دهند.

استاندارد ایزو 10015 با هدف کمک و راهنمایی به انجام اثربخش فعالیت‌های آموزشی در سازمان‌ها تلاش دارد در چارچوب اصول مدیریت کیفیت که بر پایه استانداردهای سری ISO9000 می‌باشد، رهنمودهایی را درخصوص مولفه‌های اصلی آموزش یعنی “تحلیل نیازها، طراحی و برنامه‌ریزی، اجرای آموزش، ارزشیابی نتایج و نظارت بر بهبود فرآیند آموزش” به مسئولین و کارشناسان آموزش سازمانی ارائه نمایند.

چرا نیازسنجی آموزشی؟

قبل از تصمیم‌گیری راجع به برگزاری هر دوره آموزشی باید مساله عملکرد نیروی انسانی را مورد بررسی قرار داد و دقیقا روشن ساخت که آیا آموزش بهترین راهکار برای کاهش شکاف بوجود آمده در عملکرد می‌باشد یا خیر؟ به طور کلی وقتی در عملکرد کارکنان ضعفی مشاهده می‌شود می‌توان دلایل زیر را برای آن برشمرد:

• کارکنان نمی‌توانند عملکرد مناسبی داشته باشند (ضعف در توانایی انجام کار)
• کارکنان نمی‌خواهند عملکرد مناسبی داشته باشند (مشکلات انگیزشی)
• کارکنان نمی‌دانند که عملکرد خوبی داشته باشند (ضعف دانشی)

حقیقت آن است که گاهی برخی از مدیران تصور می‌کنند که آموزش نوش داروی تمام مشکلات سازمانی بوده و از طریق فرستادن پرسنل به دوره‌های آموزشی تلاش می‌کنند تا فواصل عملکردی را کاهش دهند. این اقدام نتیجه‌ای جز زوال اعتماد به فعالیت‌های آموزشی و نیز صرف هزینه‌های کلان برای سازمان‌ها ندارد.

بنابراین در تحلیلی که قبل از آموزش انجام می‌دهیم باید مشخص کنیم که شکاف عملکردی موجود به چه عوملی برمی‌گردد و در صورتی که این شکاف بر اثر ضعف مربوط به شایستگی کارکنان باشد، اقدام به طراحی فعالیت‌های آموزشی نماییم.

مفهوم نیاز آموزشی

منظور از نیاز آموزشی آندسته از نیازهایی است که از طریق آموزش قابل رفع هستند. اینگونه نیازها تنها در حوزه دانشی، مهارتی و نگرشی مطرح می‌شوند. رفع نیازهای آموزشی در این حوزه‌ها به ترتیبی که ذکر شده است به طور صعودی مشکل‌تر و پیچیده‌تر می‌شود.

طبقه بندی نیازهای

نیازهای آموزشی از جهات گوناگونی قابل دسته بندی و بررسی هستند. که شامل نیازهای پنهان و پیدا هستند.

نیازهای پیدا:

نیازهایی هستند که برای تشخیص آن‌ها احتیاج چندانی به مطالعه و بررسی نیست و به عبارتی تشخیص آن‌ها برای متخصصان و اهل فن بدیهی و روشن است.

نیازهای پیدا شامل:

• نیازهای آموزشی بدو خدمت
• نیازهای آموزشی هنگام تصدی شغل جدید
• نیازهای ناشی از تغییر

نیازهای پنهان:

نیازهایی هستند که کارکنان در مراحل مختلف دوران خدمت و در جریان گذران مراتب شغلی و رشد و ارتقاء و برای پذیرفتن مسئولیت‌های بیشتر و انجام ماموریت‌های تخصصی‌تر و همچنین در مواردی که کارکنان به دلایل آموزشی وظایف محوله را آنگونه که انتظار می‌رود انجام نمی‌دهند احساس می‌کنند و یا برای آنان تشخیص داده می‌شود. یکی از مهمترین حوزه‌های فعالیت نیازسنجی آموزشی حوزه شناسایی نیازهای آموزشی پنهان کارکنان است.

نیازهای پنهان شامل:

• نیازها به لحاظ ضروریت و اهمیت
• نیازهای قبل و بعد تغییر
• نیازهای جسمی، ذهنی و روانی
• نیازهای شغل، فرد و محیط
• نیازها به لحاظ ضرورت و اهمیت

دلایل نیاز به آموزش‌های سازمانی

اگر توسعه سازمان‌ها را در چهار وجه “آموزشی- فنی -تکنولوژیکی، فرهنگ سازمانی، توسعه مالی و اقتصادی” در نظر بگیریم، توسعه آموزشی به دلیل تعامل با سایر ارکان تویعه و پشتیبانی و خدمات رسانی به هر یک از آن‌ها از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار می‌باشد.

در این بررسی نشان می‌دهد که اکنون، شرکت‌های معروف دنیا مانند IBM، زیراکس، موتورولامک دونالدز و فورد برای آموزش و توسعه نیروی کار خود مراکز عظیم آموزشی و یا دانشگاه‌های تخصصی صنعت خود را تاسیس کرده‌اند. این شرکت‌ها را سازمان‌های یادگیرنده می‌نامند زیرا آن‌ها آموزش و توسعه را سرمایه گذاری آینده خود می‌دانند و به عنوان هزینه به آن نگاه نمی‌کنند.

اگر با آموزش و پزوهش به عنوان هزینه برخورد شود، د شرایط سخت اقتصادی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بودجه‌های آموزش و پژوهش نیز باید قطع شوند بنابراین اگر کارکنان در سازمان به عنوان مهمترین دارایی در نظر گرفته شوند در این صورت حتی در زمان رکود اقتصادی آموزش باقی خواهد ماند. آموزش یک فرآیند مداوم و همیشگی است نه تمام شدنی و موقت.

• به کارگیری تجهیزات، فرآیندها و اجرای خط مشی‌های جدید
• برطرف نمودن ضعف عملکردی کارکنان
• برطرف نمودن نواقص مهارت‌های عمومی و بنیادی
• آشنایی کارکنان جدید
• ترفیع و ارتقای کارکنان
• تغییر در بینش کارکنان
• عدم تامین نیروی انسانی موردنیاز

مزایای آموزش‌های سازمانی

آموزش دارای مزایا و نتایج گوناگونی برای کارکنان، مدیران و سرپرستان، سازمان و مشتریان سازمانی در بر دارد. این موارد به شرح زیر است:

مزایای آموزش برای کارکنان

• روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد.
• به اهداف کمک می‌کند اهداف سازمانی را بشناسد.
• رابطه میان فرادست و زیردست را بهبود می‌بخشد.
• جو مناسبی برای رشد و ارتقاء به وجود می‌آورد.
• احساس مسئولیت را افزایش می‌دهد.
• تعارضات را برطرف می‌کند.
• کارکنان با به دست آوردن پاداش بیشتر، رضایت شغلی بیشتری بدست می‌آورد.
• کارکنان اعتماد به نفس بیشتری کسب می‌کنند.
• بهره‌برداری از آموزش برای ترفیع
• استفاده از آموزش جهت پیشبرد اهداف سازمانی

مزایای آموزش برای مدیران

• توجیح و آماده سازی کارکنان جدید را ساده می‌کند.
• اطلاعاتی درخصوص اجرای قوانین استخدامی فراهم می‌کند.
• اطلاعاتی درخصوص سیاست اداری و سایر قوانین دولتی فراهم می‌کند.
• اجرای سیاست‍ها و مقررات سازمانی را ساده می‌کند.
• نیروی انسانی موردنیاز را تامین می‌کند.

مزایای آموزش برای مشتری

• ارائه و ارتقاء آگاهی درمورد تولید و خدمات سازمان به مشتریان
• حفظ مشتریان به روش‌های علمی و مطلوب
• ایجاد حس وفاداری در مشتریان نسبت به سازمان

مزایای آموزش برای سازمان

• ایجاد امکان رشد و توسعه در زمینه‌های مختلف اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی، تکنولوژی و اقدام برای خودکفایی
• کاهش هزینه در بسیاری از زمینه‌ها مانند تولید، منابع انسانی و…
• توسعه فرهنگ عملگرایی در سازمان جهت بهبود عملکرد
• میسر نمودن پیشرفت سازمانی از درون
• اعتلاء کمی و کیفی سطح اثربخشی کار
• افزایش بهره‌وری سازمان
• بهبود ارتباطات سازمانی

برنامه ریزی آموزشی و سنجش اثربخشی آموزش

در انجام نیازسنجی آموزشی مهمترین فعالیت تعیین مدل نیازسنجی است. انتخاب و یا طراحی مدل بـرای نیازسنجی باعث تسهیل و افزایش دقت و اعتبار فرآیند نیازسـنجی مـیشـود.

رویکرد آموزشی در مدل TTM مبتنی بر مهارت بوده و اثربخشی آموزش ها در بهبود عملکرد کاملا محسوس است. بدلیل انطباق زیرسیستم آموزشی مدل TTM با استانداردهای معتبرو قابلیت سنجش اثربخشی آموزشی با شاخص هایی که کاملا از دل مشاغل برآموده و منطبق با نیاز سازمان می باشد، تحقق اهداف آموزشی در این سیستم بسیار چشمگیر است.

الگوی نیازسنجی مبتنی بر مدل TTM

به طور کلی نیازسنجی از طریق روش استاندارد مهارت دارای 5 مرحله به شرح زیر است:

1. شناسایی مشاغل
2. تجزیه و تحلیل وظایف مشاغل؛
3. شناسایی و تحلیل دانش­، مهارت و نگرش­های لازم جهت انجام هر وظیفه؛
4. اعتبار یابی و اولویت­بندی دانش­، مهارت و نگرش­های شناسایی‌شده؛
5. تبدیل مهارت ها به دوره ­های آموزشی

آموزش کارکنان بخش جدایی ناپذیر هر کسب و کاری است که خواستار دستیابی به موفقیت است. اما کم هزینه نیست و به همین دلیل است که اکثر رهبران مشاغل و منابع انسانی می خواهند بدانند که آیا سرمایه ای که برای آموزش هزینه می شود ارزش آن را دارد یا خیر. سنجش بازگشت سرمایه به سازمان شما کمک می کند تا در مؤثرترین برنامه های آموزشی سرمایه گذاری کرده و هزینه های بودجه آموزشی خود را بهینه کنید.

سرفصل های دوره: 

1- اجزا سیستم آموزش و ویژگی های آن در مدل TTM

2- نیازسنجی آموزشی

3- تعریف مهارت

4- سطوح مهارت

5- طراحی، برنامه ریزی و اجرای آموزش

6- تبدیل مهارت به دوره آموزشی

7- ارزیابی و سنجش اثربخشی آموزشی

سنجش اثربخشی دوره‌های آموزشی

هدف نهایی آموزش کارکنان، کارایی و اثربخشی بیشتر و بهتر است لذا بررسی و آگاهی از نتایج و بازده آموزش کارکنان لازمه فرآیند آموزش می‌باشد و با این قسمت است که حلقه آموزشی تکمیل می‌گردد.

در حقیقت ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی آیینه‌ای فراهم میآورد تا از یک سو، مدیران و کارکنان سازمان تصویری روشن‌تر از چگونگی کم و کیف فعالیت‌های آموزشی به دست آورند و از سوی دیگر، برنامه ریزان و کادر آموزشی سازمان را مجهز می‌کند تا نسبت به جنبه‌های مثبت و منفی برنامه آگاهی پیدا نمایند و از این طریق به اثربخش نمودن برنامع‌ها و فعالیت‌های آموزشی نیروی انسانی مدد رسانند.

بنابراین شناخت و به کارگیری سازوکارهای سنجش اثربخشی دوره‌های آموزشی و نشان دادن پیامدهای آن برای جامعه سازمانی، از جمله ضروریات یک برنامه ریزی جامع آموزش و بهسازی نیروی انسانی است.