آفبوردینگ کارکنان Offboarding چیست؟
خروج از سازمان تضمین میکند زمانی که کارکنان یک سازمان را ترک میکنند، انتقال امور به شکلی روان انجام شود. اجرای یک فرآیند خروج منسجم و قدرتمند به کاهش ریسکهای حقوقی، حفظ روابط مثبت با کارکنان سابق و محافظت از اعتبار یک کسبوکار کمک میکند.
در این مقاله، به بررسی خروج کارکنان، شکل صحیح این فرآیند و ارائه یک چک لیست خروج برای دانلود میپردازیم. شروع کنیم!
جهت کسب اطلاعات بیشتر درخصوص “دلایل خروج کارکنان از سازمان و علائم آن” کلیک کرده و مقاله را بخوانید.
خروج از سازمان چیست؟
خروج از سازمان فرآیندی است که طی آن یک کارمند از سازمانی که در آن کار میکرده جدا میشود. این فرآیند از لحظهای آغاز میشود که کارمند استعفای خود را ارائه میدهد و تا روزی که شرکت را ترک میکند ادامه دارد، اما اثرات آن مدتها پس از ترک سازمان باقی میماند.
معمولاً کارمند در حال خروج مجموعهای از مراحل را طی میکند، از جمله تحویل کارها به سایر اعضای تیم، بازگرداندن اموال شرکت و تکمیل مصاحبه خروج. هدف این است که انتقال برای همه افراد درگیر بدون مشکل انجام شود، کارهای نیمهتمام جمعبندی شود و اطمینان حاصل گردد که کارمند با شرایط خوب سازمان را ترک میکند و برداشت مثبتی از شرکت حفظ میکند.
به عبارت دیگر، هدف خروج از سازمان دوگانه است. از یک سو، برای کمک به سازمان در بهبود تجربه کارکنان و به حداقل رساندن تأثیر ترک کار بر کسبوکار طراحی شده است. از سوی دیگر، برای شکل دادن به آخرین برداشتهای مهمی که کارکنان از شرکت خواهند داشت — و تصویری که از آن به دنیای بیرون منتقل میکنند — به کار میرود.
در ادامه، نمای کلی از آنچه یک فرآیند خروج میتواند شامل شود ارائه میشود. در بخشهای بعدی، مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی میکنیم.
آنبوردینگ در مقابل آفبوردینگ تفاوت چیست؟
ورود کارکنان (Onboarding) و خروج کارکنان (Offboarding) هر دو بخش جداییناپذیر چرخه عمر کارکنان هستند و به تثبیت تجربه کارکنان کمک میکنند.
فرآیند ورود به سازمان به استخدامهای جدید کمک میکند تا در شرکت احساس خوشامدگویی داشته باشند، تجهیزات موردنیاز خود را دریافت کنند، نحوه انجام وظایف خود را آموزش ببینند، با تیم خود ارتباط برقرار کنند و در نقش جدیدشان مستقر شوند. هدف این است که پایهای مستحکم ایجاد شود که آنها، تیمشان و کل سازمان را برای موفقیت بلندمدت آماده کند.
فرآیند خروج برعکس آن است و به تکمیل چرخه عمر کارمند به شکلی ساختاریافته کمک میکند. کارکنان باید تجهیزات شرکت را بازگردانند، از شبکه شرکت خارج شوند و دسترسیهایشان لغو شود، مسئولیتهای خود را به سایر اعضای تیم تحویل دهند و با همکاران خود خداحافظی کنند. هدف این است که خروج بدون استرس انجام شود.
برای شرکت در دوره “حقوق و دستمزد و نحوه تسویه حساب با کارکنان” به صورت آنلاین، آفلاین و یا حضوری کلیک نماید.
چرا خروج از سازمان مهم است؟
بیایید برخی از دلایلی را بررسی کنیم که چرا خروج کارکنان اهمیت دارد و شایسته توجه شماست.
کارکنان سابق سفیران برند هستند
برداشتهای اولیه مهم هستند، اما برداشتهای پایانی نیز به همان اندازه اهمیت دارند.
در طول مسیر کاری یک کارمند، چندین «لحظه مهم» وجود دارد. برای مثال، اولین روز کاری، رویدادهای تیمسازی سرگرمکننده، اولین حقوق، یک ترفیع و فرآیند خروج.
اگر کارکنان خاطرات خوبی از روزهای پایانی خود در یک شرکت داشته باشند، احتمال بسیار بیشتری دارد که درباره کارفرمای سابق خود بهخوبی صحبت کنند. این موضوع تأثیر مثبتی بر برند کارفرمایی شرکت دارد و در نتیجه جذابیت آن برای داوطلبان جدید را افزایش میدهد.
کارکنان سابق میتوانند به کارکنان آینده تبدیل شوند
افراد به دلایل مختلفی شرکتها را ترک میکنند. برخی به دلیل نبود پیشرفت شغلی، برخی به دلیل نبود انعطافپذیری و برخی دیگر به دلیل دریافت پیشنهاد بهتر در جای دیگر.
کارکنان همیشه به این دلیل شرکت را ترک نمیکنند که شرکت یا فرهنگ آن را دوست ندارند. بنابراین برخی از آنها پس از مدتی کار در سازمانی دیگر دوباره بازمیگردند. در واقع، تقریباً ۴۰٪ کارکنان تمایل دارند دوباره برای کارفرمای قبلی خود کار کنند. تجربه مثبت خروج و برداشتهای نهایی نقش کلیدی در این موضوع دارد.
از منظر سازمانی، استخدام مجدد کارکنان سابق مزایایی دارد. این کار مقرونبهصرفه است زیرا کارمند «جدید» سریعتر به بهرهوری میرسد و شما میدانید که از نظر فرهنگی با سازمان سازگار است.
کارکنان سابق مشتریان شما نیز هستند
همانطور که داوطلبان شغلی شما ممکن است مشتری شما باشند، کارکنان سابق نیز اغلب مشتری شما هستند. این بدان معناست که همانطور که تجربه داوطلبان برای حفظ آنها به عنوان مشتری اهمیت دارد، فرآیند خروج نیز برای حفظ وفاداری کارکنان سابق بهعنوان مشتری کلیدی است.
چه تبلیغی بهتر از یک کارمند سابق که حتی پس از ترک شرکت همچنان مشتری شما باقی میماند؟
حفظ دانش سازمانی
خروج از سازمان فقط درباره ایجاد برداشتهای مثبت پایانی نیست. بلکه درباره حفظ دانش کارمند در شرکت پس از ترک او از طریق انتقال مؤثر دانش نیز هست.
«انتقال دانش برای جلوگیری از اختلال و حفظ سطح بهرهوری حیاتی است، زیرا تخصص و دانش سازمانی کارمند در حال خروج به جانشین یا سایر اعضای تیم منتقل میشود.»
— متیو میدوز، مدیرعامل و همبنیانگذار نرمافزار ارزیابی عملکرد WorkStory
امنیت
یک فرآیند خروج صحیح به دلایل امنیتی بسیار مهم است. تحقیقات نشان میدهد ۸۹٪ کارکنان سابق هنوز به حداقل یک نرمافزار از شغل قبلی خود دسترسی دارند، در حالی که در جای دیگری مشغول به کار هستند. نیمی از حسابهای کارکنان سابق بیش از یک روز پس از خروج فعال باقی میمانند. علاوه بر این، ۷۶٪ رهبران IT موافقاند یا کاملاً موافقاند که «خروج کارکنان یک تهدید امنیتی جدی است.»
استفاده از فرآیند خروج برای اطمینان از اینکه کارکنان سابق پس از ترک شرکت به سیستمها و شبکههای سازمان دسترسی ندارند، راهی ساده برای کاهش این تهدید است.
انطباق و مقررات
بسته به صنعت و محل فعالیت شرکت، سازمان شما ممکن است ملزم به رعایت دستورالعملها و مقررات خاصی در مورد دسترسی و خروج کارکنان باشد.
«انطباق بخش مهمی از خروج است. پیش از آخرین روز کاری کارمند، باید از برخی قوانین ایالتی آگاه باشید، مانند نحوه پرداخت مرخصیهای باقیمانده و زمان پرداخت آخرین حقوق.»
— آلینز ملندز، بنیانگذار HR Transformed
اطمینان از رعایت این قوانین و جلوگیری از مشکلات حقوقی احتمالی زمانی بسیار آسانتر است که یک فرآیند تکرارپذیر — یعنی فرآیند خروج — در اختیار داشته باشید.
فرآیند خروج کارکنان در ۹ مرحله
در این بخش، ۹ مرحله ضروری یک فرآیند خروج مؤثر را بررسی میکنیم.
۱. قدردانی از کارمند در حال خروج
صرفنظر از دلیل ترک سازمان، از کارمند بابت تلاشها و مشارکتهایش قدردانی کنید. نشان دادن قدردانی باعث میشود فرد با احساس ارزشمندی سازمان را ترک کند و تصویر مثبتی از شرکت در ذهن داشته باشد.
این قدردانی میتواند از طریق:
- یک گفتوگوی شخصی
- یک ایمیل رسمی
- یا حتی یک گردهمایی کوچک تیمی
انجام شود.
۲. اطلاعرسانی درباره خروج
باید مشخص شود که چه زمانی و چگونه خبر خروج اعلام شود. این موضوع بهتر است با هماهنگی خود کارمند انجام شود.
اطلاعرسانی شفاف به:
- اعضای تیم
- مدیران مرتبط
- واحد منابع انسانی
- فناوری اطلاعات
کمک میکند تا انتقال بدون اختلال انجام شود.
۳. اطمینان از انتقال دانش
برای جلوگیری از از دست رفتن دانش سازمانی، لازم است برنامهای برای انتقال دانش وجود داشته باشد.
این موضوع میتواند شامل موارد زیر باشد:
- مستندسازی وظایف و فرآیندها
- تهیه لیست پروژههای جاری
- تعیین جانشین یا مسئول موقت
- برگزاری جلسات آموزشی یا انتقال تجربه
هدف این است که پس از خروج فرد، کارها بدون توقف ادامه پیدا کنند.
۴. بازپسگیری اموال شرکت
اطمینان حاصل کنید که تمامی داراییهای سازمان بازگردانده میشوند، از جمله:
- لپتاپ و تجهیزات IT
- تلفن همراه سازمانی
- کارت شناسایی
- کارتهای دسترسی
- اسناد محرمانه
داشتن یک چکلیست مشخص برای اموال بسیار ضروری است.
۵. لغو دسترسیهای سیستمی
دسترسی کارمند به تمامی سیستمها باید در زمان مناسب لغو شود، از جمله:
- ایمیل سازمانی
- نرمافزارهای داخلی
- پایگاههای داده
- ابزارهای ابری
- شبکههای اجتماعی شرکت
این اقدام برای جلوگیری از ریسکهای امنیتی حیاتی است.
۶. برگزاری مصاحبه خروج
مصاحبه خروج فرصتی ارزشمند برای دریافت بازخورد صادقانه است. کارکنانی که در حال ترک سازمان هستند معمولاً راحتتر دیدگاههای واقعی خود را بیان میکنند.
نمونه سوالات:
- دلیل اصلی تصمیم شما برای ترک سازمان چیست؟
- چه چیزی میتوانست تجربه کاری شما را بهتر کند؟
- نقاط قوت و ضعف سازمان چیست؟
- آیا این شرکت را به دیگران پیشنهاد میکنید؟
اطلاعات بهدستآمده میتواند برای کاهش نرخ ترک خدمت و بهبود فرهنگ سازمانی استفاده شود.
۷. بهروزرسانی چارت سازمانی و اسناد داخلی
پس از خروج کارمند:
- چارت سازمانی باید بهروزرسانی شود
- مسئولیتها مجدداً تخصیص یابد
- اطلاعات تماس و ساختار تیم اصلاح شود
این کار از سردرگمی در سازمان جلوگیری میکند.
۸. انجام پرداختهای نهایی و مزایا
پرداختهای نهایی باید مطابق با قوانین و سیاستهای سازمان انجام شود، از جمله:
- حقوق تا آخرین روز کاری
- مرخصیهای استفادهنشده
- پاداشها یا کمیسیونهای معوق
- تسویه مزایا
شفافیت در این مرحله اهمیت بالایی دارد.
۹. حفظ ارتباط
رابطه با کارمند سابق میتواند پس از خروج نیز ادامه داشته باشد.
راهکارها:
- ایجاد شبکه فارغالتحصیلان سازمان (Alumni Network)
- ارسال خبرنامه
- اطلاعرسانی فرصتهای شغلی آینده
این ارتباط میتواند منجر به بازگشت مجدد کارمند یا معرفی استعدادهای جدید شود.
اشتباهات رایج در فرآیند خروج
برخی از خطاهای متداول عبارتند از:
- حذف یا بیاهمیت دانستن مصاحبه خروج
- نداشتن فرآیند مشخص برای انتقال دانش
- بیتوجهی به تکمیل مستندات اداری
- نداشتن چکلیست استاندارد خروج
- نبود فرآیند مناسب برای کارکنان دورکار
- برخورد غیرهمدلانه با کارمند در حال خروج
اجتناب از این اشتباهات میتواند تجربهای حرفهای و مثبت برای هر دو طرف ایجاد کند.
نرمافزارهای مدیریت خروج کارکنان
برخی ابزارهای منابع انسانی میتوانند به خودکارسازی و استانداردسازی فرآیند خروج کمک کنند. این ابزارها امکان ایجاد چکلیست، مدیریت دسترسیها و پیگیری مراحل خروج را فراهم میکنند.
حتی ابزارهای ساده مدیریت پروژه نیز میتوانند برای طراحی یک فرآیند خروج ساختاریافته مورد استفاده قرار گیرند.
یک فرآیند خروج حرفهای و ساختاریافته:
- از دانش سازمانی محافظت میکند
- ریسکهای امنیتی را کاهش میدهد
- از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری میکند
- برند کارفرمایی را تقویت میکند
- احتمال بازگشت کارکنان سابق را افزایش میدهد
خروج کارکنان تنها پایان یک همکاری نیست؛ بلکه فرصتی برای حفظ رابطهای مثبت و حرفهای در بلندمدت است.
پرسشهای متداول درباره خروج از سازمان (Offboarding)
خروج از سازمان فرآیندی است که زمانی آغاز میشود که یک کارمند تصمیم به ترک شرکت میگیرد (یا همکاری او خاتمه مییابد) و شامل تمام مراحلی است که تا پایان همکاری و حتی پس از آن باید انجام شود. این فرآیند شامل انتقال وظایف، لغو دسترسیها، بازگرداندن اموال شرکت و انجام پرداختهای نهایی است.
مدت زمان فرآیند خروج به عواملی مانند دوره اطلاع قبلی (Notice Period)، نوع قرارداد و سیاستهای سازمان بستگی دارد. این فرآیند میتواند از چند روز تا چند هفته یا حتی چند ماه طول بکشد.
معمولاً چند بخش درگیر هستند، از جمله:
- مدیر مستقیم کارمند
- واحد منابع انسانی
- بخش فناوری اطلاعات (IT)
- امور مالی / حسابداری
- در برخی موارد واحد حقوقی
هماهنگی بین این بخشها برای اجرای صحیح فرآیند ضروری است.
مصاحبه خروج به سازمان کمک میکند بازخورد صادقانهای درباره محیط کار، سبک مدیریت، فرهنگ سازمانی و دلایل ترک خدمت دریافت کند. این اطلاعات میتواند برای کاهش نرخ خروج کارکنان و بهبود تجربه کارکنان فعلی بسیار ارزشمند باشد.
عدم اجرای صحیح خروج میتواند منجر به:
- از دست رفتن دانش سازمانی
- ریسکهای امنیتی و باقی ماندن دسترسیها
- مشکلات حقوقی و مالی
- آسیب به برند کارفرمایی
- نارضایتی کارکنان سابق
شود.
بله. حفظ ارتباط با کارکنان سابق میتواند منجر به:
- بازگشت مجدد آنها به سازمان
- معرفی نیروهای مستعد جدید
- تقویت شبکه حرفهای شرکت
- حفظ آنها بهعنوان مشتری یا سفیر برند
شود.
