تنها ۲۳٪ از کارکنان در سراسر جهان میگویند که فعالانه درگیر کار خود هستند. این بدان معناست که تقریباً هشت نفر از هر ده نفر در محل کار حاضر میشوند اما درگیر کار نیستند.
عبارات ارزیابی عملکرد جزء منابع منابع انسانی هستند که بیشترین جستجو را توسط مدیران دارند. اما کلمات به تنهایی سیستمی را که در ایجاد انگیزه در کارکنان شکست خورده است، اصلاح نخواهند کرد. طبق گفته گالوپ، تنها ۲٪ از مدیران ارشد منابع انسانی (CHROs) شرکتهای Fortune 500 قویاً موافقند که سیستم مدیریت عملکرد آنها واقعاً الهامبخش عملکرد بهتر است. این نشان میدهد که مشکل، عبارات نیستند. بلکه رویکرد پشت نحوه استفاده از آنها است.
حقیقت این است که بازخورد کپی و چسباندنی تنها زمانی کار میکند که (۱) مبتنی بر رفتار باشد، (۲) در یک گفتگوی دوطرفه استفاده شود، و (۳) با یک گام بعدی مشخص دنبال شود. بدون اینها، ارزیابیها به جای گفتگوی واقعی، به ارزیابیهای یکطرفه تبدیل میشوند. و از آنجا که بررسیهای مکرر، مکالمات مربیگری و حلقههای بازخورد مستمر در حال تبدیل شدن به یک هنجار هستند، مدیران به زبانی نیاز دارند که در طول سال – نه فقط در زمان ارزیابی – هدفمند، انسانی و عملیاتی باشد.
برای شرکت در دوره مدیریت عملکرد کارکنان کلیک نمایید.
نکات کلیدی
- عبارات ارزیابی عملکرد با یک روش ساده بهترین کارایی را دارند. تأثیر از بازخورد مبتنی بر رفتار، گفتگوی باز، و گامهای بعدی توافق شده حاصل میشود، نه از متنهای حفظ شده.
- آمادگی، تضمینکننده انصاف و وضوح است. یک روش آمادگی ۷ مرحلهای، بازخورد را بر مثالهای واقعی متمرکز میکند، سوگیری را کاهش میدهد و ارزیابیها را متعادلتر میسازد.
- ارزیابیها باید دوطرفه باشند. پرسیدن سؤالات باز و بررسی زمینه، اعتماد ایجاد میکند و تشویق به درگیری با بازخورد میشود.
- رشد بین ارزیابیها اتفاق میافتد. پیگیریهای سریع، بررسیهای وضعیت، و به اشتراک گذاشتن موفقیتها یا موانع، بازخورد را در طول سال مستمر و معنادار میکند.
۷ گام برای مکالمات ارزیابی عملکرد
یک فرآیند ساختاریافته برای آمادگی، کمک میکند تا ارزیابیها منصفانه، مبتنی بر شواهد و توسعهدهنده باشند. در اینجا یک رویکرد عملی ۷ مرحلهای وجود دارد که واحد منابع انسانی میتواند با مدیران به اشتراک بگذارد.
گام ۱: صلاحیت و انتظار را شناسایی کنید
بررسی را به جای ترجیحات شخصی، بر اساس چارچوب شغلی یا مدل صلاحیت خود بنا کنید. منابع انسانی میتواند به مدیران کمک کند تا با استفاده از تعاریف مشترک، آنچه که “عملکرد خوب” برای آن نقش به نظر میرسد را روشن کنند.
مدیران را تشویق کنید که بپرسند:
این بازخورد به طور خاص به کدام صلاحیت مربوط میشود؟
آیا مدیر دیگری این انتظار را به همین شکل توصیف میکند؟
این کار تضمین میکند که همه یک استاندارد یکسان را ارزیابی میکنند، نه تفاسیر ذهنی را.
گام ۲: ۱ تا ۲ مثال عینی برای ارائه بازخورد با کیفیت جمعآوری کنید
بازخورد با کیفیت بالا به شواهد متکی است، نه به حافظه.
به مدیران آموزش دهید که فراتر از حکایتها نگاه کنند و دادههای واقعی را از جایی که کار اتفاق میافتد بیرون بکشند: یادداشتهای CRM، بهروزرسانیهای OKR، خلاصههای جلسه، مکالمات Slack یا داشبوردهای پروژه.
آنها را تشویق کنید تا مثالهای مثبت و توسعهدهنده را متعادل کنند تا ارزیابی کامل به نظر برسد. اگر شواهدی در دسترس نیست، بهتر است بگویید: “هنوز مثالهای کافی ندارم، بیایید دادههای بیشتری جمعآوری کنیم”، تا اینکه به برداشتها تکیه کنید.
گام ۳: از مدل SBI/SBII برای تدوین پیام بازخورد استفاده کنید
یکی از بزرگترین مشکلات در ارزیابی عملکرد، بازخورد مبهم مانند “شما باید فعالتر باشید” یا “شما آن موضوع را به خوبی مدیریت کردید” است. این نوع بازخورد کارمندان را به حدس زدن در مورد اینکه دقیقاً چه کاری را درست یا غلط انجام دادهاند، وا میدارد – و مدیران زمانی که هیچ چیز تغییر نمیکند، دچار ناامیدی میشوند.
اینجاست که مدل SBI کمک میکند. این مدل مخفف وضعیت – رفتار – تأثیر (Situation–Behavior–Impact) است و بازخورد را ساختار میدهد تا به جای احساسات، بر واقعیتها متمرکز باشد.
نحوه کارکرد:
وضعیت (Situation): توصیف کنید که رفتار چه زمانی و کجا رخ داده است. مشخص باشید تا کارمند بتواند آن را به یاد بیاورد.
“در جلسه بهروزرسانی پروژه پنجشنبه گذشته…”
رفتار (Behavior):* دقیقاً آنچه را که فرد انجام داده یا گفته است، بدون افزودن تفسیر یا قضاوت، بیان کنید.
“…شما در طول ارائه مشتری دو بار صحبت او را قطع کردید…”
تأثیر (Impact): تأثیری را که رفتار بر نتایج، دیگران یا پویایی تیم داشته است، توضیح دهید.
“…که باعث شد برای آنها سخت شود تا نکته خود را به پایان برسانند و تنش در اتاق ایجاد شد.”
این رویکرد حدس و گمان و احساسات را از بازخورد حذف میکند. فرد میتواند الگو و تأثیر آن را ببیند، به جای اینکه احساس کند مورد حمله قرار گرفته است.
این الگوهای پاسخ را با مدیران به اشتراک بگذارید:
- “هنگامی که [X اتفاق افتاد]، متوجه شدم که شما [رفتار]، و این [تأثیر] را داشت. تفکر شما در آن زمان چه بود؟”
- “در طول [وضعیت]، [رفتار] شما منجر به [تأثیر] شد. مایلم بفهمم هدف شما چه بود.”
مثال کوچک SBI:
- وضعیت: “در جلسه بهروزرسانی مشتری دیروز…”
- رفتار: “…شما گروه را از طریق ریسکهای پروژه با استفاده از زبانی روشن و ساده راهنمایی کردید…”
- تأثیر: “…که به مشتری کمک کرد تا مسائل را به سرعت درک کند و بدون تأخیر با گامهای بعدی موافقت کند.”
گام ۴: سؤالات باز بپرسید تا دیدگاه کارمند را کشف کنید
ارزیابی عملکرد باید مانند یک بازتاب مشترک باشد، نه یک بازجویی. مدیران را تشویق کنید تا از سؤالات باز استفاده کنند که دلایل اصلی، انگیزهها و چالشها را کشف میکند – به ویژه اگر مسائل عملکردی پیچیده هستند.
این کار به آنها کمک میکند تا “چرایی” پشت رفتار را درک کنند و به جای سرزنش، حل مسئله را ترویج میدهد.
نمونههایی از سؤالات باز:
- “چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟”
- “دفعه بعد چه چیزی را باید تکرار کنیم یا مقیاس دهیم؟”
- “چگونه این را در ادامه حفظ خواهید کرد؟”
- “اگر وضعیت مشابهی دوباره پیش بیاید، چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟”
- “چه حمایت یا منابعی به شما کمک خواهد کرد؟”
گام ۵: بینشها را به اقدامات واضح و قابل اندازهگیری تبدیل کنید
ارزیابی باید با وضوح به پایان برسد، نه با سردرگمی. مدیران را راهنمایی کنید تا یک یا دو گام بعدی خاص را که به OKRها یا اهداف SMART مرتبط هستند، به طور مشترک ایجاد کنند. هدف این است که رفتارهای قابل مشاهدهای را تعریف کنید که میتوانند در طول زمان پیگیری شوند.
مثالها:
- “دفعه بعد چه یک رفتار قابل مشاهده را امتحان خواهید کرد؟”
- “بیایید تعریف کنیم که ‘خوب’ در این سناریو چگونه به نظر میرسد.”
- “چگونه میتوانیم این را به هدف یا OKR فعلی شما متصل کنیم؟”
به مدیران خود تأکید کنید که تمرکز بر شناسایی پیشرفت معنادار و قابل مشاهده است، نه بر رفع همه چیز.
گام ۶: در مورد حمایت توافق کنید تا کارمند برای موفقیت آماده شود
مدیران را تشویق کنید که از کارمندان بپرسند که ترجیح میدهند چگونه کمک شوند و چه منابعی تغییر را پایدار میکند. سپس برنامه حمایت را به صورت صریح بیان کنید. این میتواند به شکل آموزش، مربیگری، سایه زدن توسط همکار، یا اختصاص زمان برای تمرین مهارتهای جدید باشد. این مسئولیت مشترک باعث میشود که فرآیند منصفانه و مشارکتی احساس شود.
منابع انسانی میتواند قالبها، راهنماهای مربیگری، یا لیست منابعی را ارائه دهد تا این گام برای مدیران آسان باشد.
- *نمونههایی از نحوه توصیه به مدیران برای ارائه حمایت:*
- “در اینجا نحوه حمایت من از شما در حین کسب این مهارت آمده است…”
- “کدام منابع یا مربیگری برای شما مفیدتر خواهد بود؟”
- “آیا جفت شدن با یک همکار یا مربی برای اولین چند بار کمک خواهد کرد؟”
گام ۷: یک پیگیری برنامهریزی کنید تا پاسخگویی را تقویت کرده و پیشرفت را پیگیری کنید
به مدیران آموزش دهید که یک بررسی کوتاه (۱۰ تا ۱۵ دقیقه) در عرض چند هفته تنظیم کنند تا پیشرفت را پیگیری کنند، موفقیتهای کوچک را جشن بگیرند و اهداف را دوباره تنظیم کنند. این نشان میدهد که رشد اهمیت دارد و بازخورد بخشی از یک حلقه مداوم است، نه یک رویداد یکباره. منابع انسانی میتواند این عادت را از طریق اعلانها در ابزارهای عملکرد یا یادآوریها در چک لیست چرخه ارزیابی تقویت کند.
نمونههایی از نحوه تقویت این موضوع توسط مدیران:
- “بیایید یک بررسی ۱۵ دقیقهای را ۳ تا ۴ هفته دیگر برای بازبینی پیشرفت تنظیم کنیم.”
- “پیشرفت مجموعهای از گامهای کوچک است – ما آن را با هم پیگیری خواهیم کرد.”
- “این یک بار و تمام نخواهد بود. بیایید بررسی کنیم، پیشرفت را جشن بگیریم و در صورت نیاز دوباره تنظیم کنیم.”
برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص “الگوی بررسی عملکرد” کلیک و مقاله را بخوانید.
۱۰۱ عبارت ارزیابی عملکرد و سؤالات پیگیری
عبارات ارزیابی عملکرد کیفیت کار
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
کاری را ارائه میدهد که واضح، صحیح و کامل است. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | یک چک لیست کیفیت مختصر داشته باشید. |
استانداردهای توافق شده را به طور مداوم اعمال میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | استانداردهایی را که استفاده میکنید، مستند کنید. |
مسائل را پیشبینی کرده و آنها را زودتر حل میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا مقیاس دهیم؟ | نمونههایی از مشکلات رایج را به اشتراک بگذارید. |
باید الزامات را قبل از شروع کار تأیید کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟ | محدوده کار را با یک قالب ساده تأیید کنید. |
به اصلاحات اجتنابپذیر کمتری پس از تحویل نیاز دارد. | چه حمایت یا منابعی کمک خواهد کرد؟ | | قبل از ارسال، یک خودآزمایی سریع اضافه کنید. |
عبارات ارزیابی عملکرد دانش شغلی
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
دانش شغلی را به طور مؤثر در کار روزمره به کار میگیرد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | نکاتی را که دیگران میتوانند دوباره استفاده کنند، ثبت کنید. |
در مورد ابزارها، سیاستها یا استانداردهای مرتبط بهروز میماند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | بهروزرسانیهای یادگیری دورهای را برنامهریزی کنید. |
تخصص را به گونهای به اشتراک میگذارد که دیگران بتوانند بر اساس آن عمل کنند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا مقیاس دهیم؟ | یک آموزش یا راهنمای کوتاه ارائه دهید. |
باید درک عمیقتری از فرآیندهای اصلی کسب کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک حوزه را برای مطالعه و به کارگیری شناسایی کنید. |
برای اتصال دانش به استفاده عملی به کمک نیاز دارد. | چه حمایت یا منابعی کمک خواهد کرد؟ | | با یک مربی در یک سناریوی واقعی جفت شوید. |
عبارات ارزیابی عملکرد قابلیت اطمینان (Dependability)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
به طور قابل اعتماد به تعهدات و ضربالاجلها عمل میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | از روتین برنامهریزی که کار میکند، استفاده کنید. |
بهروزرسانیهای به موقع در مورد پیشرفت و ریسکها ارائه میدهد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا مقیاس دهیم؟ | تناوب بهروزرسانی خود را استاندارد کنید. |
بدون نیاز به یادآوری، پیگیری میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | نشانههایی که شما را در مسیر نگه میدارند، یادداشت کنید. |
باید در صورت تغییر برنامهها، زودتر ارتباط برقرار کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک محرک هشدار زودرس برای تغییرات تنظیم کنید. |
نیاز به پیگیری ثابتتری در مورد اقدامات توافق شده دارد. | اولین گام بعدی شما چیست، و تا چه زمانی؟ | یک تعهد را انتخاب کنید و یک تاریخ تعیین کنید. |
عبارات ارزیابی عملکرد ابتکار عمل (Initiative)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
به طور فعال فرصتهایی را برای بهبود کار شناسایی میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | ایده را ثبت کرده و یک آزمایش کوچک را ترسیم کنید. |
در صورت لزوم، فراتر از وظایف محول شده، مالکیت را به عهده میگیرد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا مقیاس دهیم؟ | مرزهای ابتکار عمل آینده را تعریف کنید. |
راهحلها را به جلو میآورد، نه فقط مشکلات را. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | یک فرمت ساده مقایسه گزینهها را امتحان کنید. |
میتواند در اولویتهای توافق شده، ابتکار عمل بیشتری داشته باشد. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک بهبود را برای شروع در این هفته انتخاب کنید. |
نیاز به اعتماد به نفس برای شروع کوچک و تکرار دارد. | چه حمایت یا منابعی کمک خواهد کرد؟ | برای اولین طرح آزمایشی، با یک دوست جفت شوید. |
کمیت کار (Quantity of work)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
در حین متعادلسازی اولویتها، خروجی پایداری دارد. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | یک مراسم برنامهریزی روزانه ساده داشته باشید. |
در دورههای اوج کاری، حجم کار را به طور مؤثر مدیریت میکند. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | تاکتیکهایی که در شرایط فشار کمک میکنند را یادداشت کنید. |
سرعت را تنظیم میکند در حالی که کیفیت را حفظ مینماید. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | از بلوکهای زمانی برای کارهای با حجم بالا استفاده کنید. |
میتواند ثبات خروجی را در طول هفتهها بهبود بخشد. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | یک تمرین را برای تثبیت جریان کار انتخاب کنید. |
هنگام افزایش ناگهانی حجم کار، برای اولویتبندی نیاز به حمایت دارد. | چه حمایت یا منابعی میتواند کمک کند؟ | یک روش ارزیابی سریع با سرپرست خود توافق کنید. |
بهرهوری (Productivity)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
کار را برای دستیابی به نتایج قوی به طور مؤثر سازماندهی میکند. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | از سیستمی که کار میکند، ادامه دهید. |
بر وظایف ارزشآفرین تمرکز میکند و اتلاف را کاهش میدهد. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | یک کار مکرر را خودکار یا با قالب انجام دهید. |
تمرکز را حفظ میکند و وقفهها را به خوبی مدیریت مینماید. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | بلوکهای تمرکز منظم را برنامهریزی کنید. |
از منطقیسازی کارهای روتین سود خواهد برد. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | یک کار را برای سادهسازی یا دستهبندی انتخاب کنید. |
برای محدود کردن کار در دست اقدام نیاز به کمک دارد. | چه حمایت یا منابعی میتواند کمک کند؟ | یک محدودیت ساده کار در دست اقدام را برای مدتی امتحان کنید. |
ارتباطات (Communication)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
واضح ارتباط برقرار میکند و درک متقابل را بررسی مینماید. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | استفاده از خلاصهسازی و تأییدها را ادامه دهید. |
پیامها را با توجه به مخاطب و هدف تنظیم میکند. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | نکات انجام/عدم انجام خاص مخاطب را ثبت کنید. |
بحثهای فراگیر و متمرکز را تسهیل میکند. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | به دعوت از ورودیهای متنوع ادامه دهید. |
باید زمینه کافی را برای امکان اقدام فراهم کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | سابقه مختصر و نتیجه مورد نظر را اضافه کنید. |
نیاز به سازماندهی بهروزرسانیهای کتبی برای پیگیری آسانتر دارد. | چه حمایت یا منابعی میتواند کمک کند؟ | از یک قالب بهروزرسانی ساده استفاده کنید. |
حضور و غیاب (Attendance)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
برای تعهدات کلیدی، آماده و به موقع میرسد. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | روتینی را که از وقتشناسی حمایت میکند، حفظ کنید. |
حضور قابل اعتمادی در طول دوره حفظ میکند. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | در صورت نیاز، فاصلهگیرهای زمانی در تقویم را حفظ کنید. |
هنگام تغییر دسترسی، اطلاع قبلی میدهد. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | به اطلاعرسانی زودهنگام تغییرات ادامه دهید. |
باید وقتشناسی را برای مراسمهای تیمی بهبود بخشد. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | یک یادآوری یا فاصلهگیر زمانی به برنامه خود اضافه کنید. |
نیاز به آمادگی پایدارتر قبل از جلسات منظم دارد. | چه حمایت یا منابعی میتواند کمک کند؟ | از یک چکلیست ساده قبل از جلسه استفاده کنید. |
عملکرد عمومی (General performance)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
نتایج قوی همسو با اهداف توافق شده ارائه میدهد. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | تمرینهایی که منجر به نتایج شدند را ثبت کنید. |
قابلیت خود را افزایش میدهد در حالی که از نتایج تیمی حمایت مینماید. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | آنچه کارساز بود را با تیم گستردهتر به اشتراک بگذارید. |
در مواجهه با اولویتهای متغیر، قضاوت درستی از خود نشان میدهد. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | از یک چارچوب ساده تصمیمگیری استفاده کنید. |
باید ثبات را در طول دوره تقویت کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | یک عادت را برای تثبیت عملکرد انتخاب کنید. |
نیاز به سیگنالهای پیشرفت واضحتر برای ذینفعان دارد. | اولین گام بعدی شما چیست و تا چه زمانی؟ | یک ریتم بهروزرسانی منظم تنظیم کنید. |
کار تیمی (Teamwork)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
محترمانه همکاری میکند و بر ایدههای دیگران بنا مینهد. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | به مدلسازی همکاری فراگیر ادامه دهید. |
اعتبار را به اشتراک میگذارد و از موفقیت جمعی حمایت میکند. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | به قدردانی از مشارکتها ادامه دهید. |
به نرمی در نقشها و تیمها هماهنگی ایجاد میکند. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | توافقهای تحویل کار واضح را حفظ کنید. |
باید فضای بیشتری برای مشارکت دیگران ایجاد کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | از تکنیک مکث یا نوبتگیری استفاده کنید. |
در طول کار مشترک، نیاز به مالکیت واضحتری دارد. | چه حمایت یا منابعی میتواند کمک کند؟ | مالکان و گامهای بعدی را در پایان تأیید کنید. |
خدمات مشتری (Customer service)
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
انتظارات دقیق را تعیین و پیگیری میکند. | چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟ | استفاده از تأییدها و خلاصهها را ادامه دهید. |
با همدلی و وضوح ارتباط برقرار میکند. | چه چیزی را باید تکرار یا تقویت کنیم؟ | عبارات مفید را برای تیم ثبت کنید. |
چالشها را به آرامی و سازنده مدیریت میکند. | چگونه این روند را ادامه خواهید داد؟ | استفاده از مراحل کاهش تنش را ادامه دهید. |
باید قبل از تعهد، امکانپذیری را تأیید کند. | دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام میدهید؟ | یک بررسی سریع امکانسنجی اضافه کنید. |
نیاز به پیگیری قاطعانهتر در مورد مسائل حل نشده دارد. | اولین گام بعدی شما چیست و تا چه زمانی؟ | یک تاریخ هدف و برنامه بهروزرسانی تعیین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد کمیت کار
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
در عین حفظ توازن اولویتها، بازدهی ثابتی را حفظ میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | یک روال ساده برنامهریزی روزانه داشته باشید. |
حجم کار را به طور مؤثر در دورههای اوج مدیریت میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | تاکتیکهایی که در شرایط فشار کمک میکنند را یادداشت کنید. |
با حفظ کیفیت، سرعت خود را تنظیم میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | برای وظایف با حجم بالا از بلوکهای زمانی استفاده کنید. |
میتواند ثبات خروجی را در طول هفتهها بهبود بخشد. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک رویه را برای تثبیت جریان کار انتخاب کنید. |
هنگام افزایش بار کاری، برای اولویتبندی به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | یک روش سریع برای اولویتبندی با سرپرست خود توافق کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد بهرهوری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
کار را برای دستیابی کارآمد به نتایج قوی سازماندهی میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از سیستمی که کار میکند ادامه دهید. |
روی کارهای دارای ارزش افزوده تمرکز میکند و ضایعات را کاهش میدهد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | یک کار تکراری را خودکار یا قالببندی (Template) کنید.
|
تمرکز را حفظ و وقفهها را به خوبی مدیریت میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | بلوکهای تمرکز منظم را برنامهریزی کنید.
|
از سادهسازی کارهای روتین بهرهمند خواهد شد. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک کار را برای سادهسازی یا دستهبندی (Batch) شناسایی کنید.
|
برای محدود کردن کارهای در دست اقدام (WIP) به کمک نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | برای یک دوره، یک محدودیت ساده WIP را امتحان کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد ارتباطات
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
به وضوح ارتباط برقرار میکند و درک طرف مقابل را بررسی میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از خلاصهسازی و تأییدها ادامه دهید. |
پیامها را با توجه به مخاطب و هدف تنظیم میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | بایدها/نبایدهای خاص مخاطب را ثبت کنید. |
گفتگوهای فراگیر و متمرکز را تسهیل میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | به دعوت از ورودیهای متنوع ادامه دهید. |
باید زمینه کافی را برای امکان اقدام فراهم کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | سابقه مختصر و نتیجه مورد نظر را اضافه کنید. |
نیاز دارد که بهروزرسانیهای کتبی را برای پیگیری آسانتر سازماندهی کند. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | از یک قالب (Template) بهروزرسانی ساده استفاده کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد حضور و غیاب
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
برای تعهدات کلیدی، آماده و به موقع حاضر میشود. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | روالی که از وقتشناسی پشتیبانی میکند را حفظ کنید. |
حضور قابل اعتمادی را در طول دوره حفظ میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | در صورت نیاز، بافر (Buffers) تقویمی را حفظ کنید. |
در صورت تغییر در در دسترس بودن، از قبل اطلاع میدهد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به برقراری ارتباط زودهنگام در مورد تغییرات ادامه دهید. |
باید وقتشناسی برای مراسمهای تیمی را بهبود بخشد. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک یادآوری یا بافر به برنامه خود اضافه کنید. |
نیاز به آمادگی پایدارتری قبل از جلسات منظم دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | از یک چکلیست ساده قبل از جلسه استفاده کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد عمومی
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
نتایج قوی مطابق با اهداف توافق شده ارائه میدهد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | شیوههایی که نتایج را به دنبال داشتند را ثبت کنید. |
در عین حمایت از نتایج تیم، توانمندی خود را رشد میدهد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | آنچه موثر بود را با تیم گستردهتر به اشتراک بگذارید. |
در شرایط تغییر اولویتها، قضاوت صحیح را نشان میدهد. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | به استفاده از یک چارچوب تصمیمگیری ساده ادامه دهید. |
باید ثبات را در طول دوره تقویت کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک عادت را برای تثبیت عملکرد انتخاب کنید. |
نیاز به نشانههای پیشرفت واضحتر برای ذینفعان دارد. | اولین گام بعدی شما چیست و تا چه زمانی؟ | یک ریتم بهروزرسانی منظم تعیین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد کار تیمی
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
با احترام همکاری میکند و ایدههای دیگران را توسعه میدهد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به مدلسازی همکاری فراگیر ادامه دهید. |
اعتبار را به اشتراک میگذارد و از موفقیت جمعی حمایت میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به تصدیق مشارکتها ادامه دهید. |
به طور روان در نقشها و تیمها هماهنگی میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | توافقنامههای تحویل (Handoff) واضح را حفظ کنید. |
باید فضای بیشتری برای مشارکت دیگران ایجاد کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | از تکنیک مکث یا دور-گردشی (Round-robin) استفاده کنید. |
در طول کار مشترک، نیاز به مالکیت واضحتری دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | مالکان و گامهای بعدی را در پایان تأیید کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد خدمات مشتری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
انتظارات دقیق را تعیین میکند و پیگیری میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از تأییدها و خلاصهسازیها ادامه دهید. |
با همدلی و وضوح ارتباط برقرار میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | عبارات مفید را برای تیم ثبت کنید. |
چالشها را با آرامش و سازنده مدیریت میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | به استفاده از مراحل کاهش تنش (De-escalation) ادامه دهید. |
باید قبل از تعهد، امکانپذیری را تأیید کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک بررسی امکانسنجی سریع اضافه کنید. |
نیاز به پیگیری قاطعانهتر در مورد مسائل حلنشده دارد. | اولین گام بعدی شما چیست و تا چه زمانی؟ | یک تاریخ هدف و برنامه بهروزرسانی تعیین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد عادات کاری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
کار را به طور مؤثر برنامهریزی میکند و به طور منظم نتایج را بررسی میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | ریتم برنامهریزی و بررسی را حفظ کنید. |
یادداشتهای سازماندهی شدهای را حفظ میکند که از پیوستگی حمایت میکنند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | یک گزارش تصمیمگیری ساده را حفظ کنید. |
از زمان و ابزار به طور کارآمد استفاده میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | به اصلاح جریان کاری خود ادامه دهید. |
باید یک سیستم سازماندهی شخصی سازگار را اتخاذ کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک سیستم را انتخاب کنید و آن را به مدت ۴ هفته اجرا کنید. |
نیاز به پیگیری پایدارتر در مورد کارهای روتین دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | برای روالها، یادآوری یا چکلیست تعیین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد تصمیمگیری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
با اطلاعات موجود، به موقع تصمیم میگیرد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از آستانههای واضح ادامه دهید. |
قبل از تصمیمگیری، به طور مناسب ورودی میگیرد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به بررسیهای مختصر ذینفعان ادامه دهید. |
ریسکها و مزایا را به طور مؤثر متعادل میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | یک بررسی کوتاه ریسک/منفعت را حفظ کنید. |
باید از تأخیر برای منتظر ماندن دادههای کامل اجتناب کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک آزمایش کوچک را برای یادگیری سریع تعریف کنید. |
برای ساختن یک فرآیند تصمیمگیری ساده نیاز به پشتیبانی دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | یک جریان تصمیمگیری تک صفحهای را ثبت کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد مهارتهای بین فردی
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
فعالانه گوش میدهد و به دیدگاههای متفاوت احترام میگذارد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از تکنیکهای گوش دادن فعال ادامه دهید. |
روابط مثبتی را در سراسر تیم ایجاد میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به رفتارهای فراگیر ادامه دهید.
|
در طول اختلافات به طور سازنده ارتباط برقرار میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | قبل از پاسخ دادن، بازنویسی (Paraphrase) کنید. |
باید قبل از ارائه راهحلها، به مشارکت دعوت کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | ابتدا یک سؤال روشنکننده بپرسید. |
برای مدیریت سازنده درگیری به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | گام ساده «مکث و بازگو کردن» را تمرین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد مدیریت زمان
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
زمان را به طور مؤثر برای رعایت مهلتها برنامهریزی میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از بلوکهای کاری برنامهریزی شده ادامه دهید. |
وظایف را مطابق با اهداف و تأثیر، اولویتبندی میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | یک لیست اولویت روزانه ساده را حفظ کنید. |
وقفهها را مدیریت و از تمرکز محافظت میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | پنجرههای تمرکز تکرارشونده را تنظیم کنید. |
باید تلاش و زمان را با دقت بیشتری تخمین بزند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | به طور مختصر، تخمینها را در برابر واقعیها ردیابی کنید. |
برای ایجاد تعادل بین کارهای فوری و مهم به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | از یک ماتریس اولویت سریع استفاده کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد حرفهایگری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
لحنی محترمانه و راهحل محور را حفظ میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از زبان خنثی و واقعی ادامه دهید. |
سازمان را به طور مثبت نمایندگی میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | عبارات مؤثر را با همکاران به اشتراک بگذارید. |
مرزهای مناسبی را تعیین و از هنجارها پیروی میکند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | به الگوبرداری از استانداردهای مورد انتظار ادامه دهید. |
باید احساسات را به طور سازنده در لحظات پر تنش مدیریت کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | از یک تکنیک مختصر مکث و بازنشانی استفاده کنید. |
برای آماده شدن برای مکالمات دشوار به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | نکات کلیدی را با یک همکار تمرین کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد قضاوت
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
گزینهها را میسنجد و راهحلهای متعادل را انتخاب میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | معیارهای تصمیمگیری خود را ثبت کنید.
|
ریسکها و بده بستانها (Trade-offs) را به طور مناسب در نظر میگیرد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | یک بررسی ریسک کوتاه را حفظ کنید.
|
از ورودی استفاده میکند بدون اینکه بیش از حد به اجماع تکیه کند. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | مشخص کنید که چه زمانی به ورودی در مقابل تصمیم نیاز است. |
باید قبل از تعهد، فرضیات را آزمایش کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | قبل از گسترش، یک پایلوت کوچک را امتحان کنید.
|
برای تصمیمگیری در محدودیتهای زمانی به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | از نقاط بازرسی (Checkpoints) تصمیمگیری با زمان محدود استفاده کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد حل مسئله
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
مشکلات را تجزیه میکند و گزینههای عملی را آزمایش میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | به استفاده از یک شبکه گزینههای ساده ادامه دهید.
|
قبل از تصمیمگیری، ورودی و شواهد را جستجو میکند. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به بررسیهای مختصر همکاران ادامه دهید. |
باید فرضیات را بیان و آنها را زودتر اعتبارسنجی کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | فرضیات و نحوه آزمایش آنها را یادداشت کنید. |
برای حرکت از تحلیل به اقدام، نیاز به پشتیبانی دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | یک گام اولیه کوچک و مالک آن را تعریف کنید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد سازگاری
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
هنگامی که اولویتها تغییر میکنند، برنامهها را به طور مؤثر تنظیم میکند. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | آنچه امکان تغییر (Pivot) را فراهم کرد را ثبت کنید. |
به سرعت یاد میگیرد و بازخورد را به کار میبرد. | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | حلقههای یادگیری کوتاه را حفظ کنید. |
باید هنگام بروز تغییر، انعطافپذیر بماند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک حوزه را برای انعطافپذیری بیشتر شناسایی کنید. |
برای مدیریت ابهام به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | هنگامی که مسائل نامشخص است، یک بررسی (Check-in) توافق کنید.
|
عبارات بازخورد عملکرد در مورد صداقت و درستی
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
با صداقت عمل میکند و به تعهدات خود پایبند است. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | شفافیت را به عنوان یک استاندارد حفظ کنید.
|
نگرانیها را به طور مناسب تشدید میکند (Escalate). | چه چیزی را باید تکرار کنیم یا گسترش دهیم؟ | به طرح زودهنگام مسائل ادامه دهید.
|
باید به طور مداوم از سیاستها پیروی کند. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | سیاست مربوطه را به طور مختصر بررسی کنید. |
برای رسیدگی به تعارض منافع به پشتیبانی نیاز دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | در صورت عدم اطمینان، راهنمایی بخواهید. |
عبارات بازخورد عملکرد در مورد قابلیت اطمینان
عبارت | سؤال پیگیری | گام بعدی پیشنهادی |
میتوان برای ارائه کار طبق برنامه روی او حساب کرد. | چه چیزی به این نتیجه کمک کرد؟ | عادات برنامهریزی که کمک میکنند را حفظ کنید. |
عملکرد ثابت و قابل پیشبینی را ارائه میدهد. | چگونه این را حفظ خواهید کرد؟ | روالهایی که از قابلیت اطمینان محافظت میکنند را حفظ کنید. |
باید ریسکها را زودتر اطلاع دهد تا از غافلگیری جلوگیری شود. | دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام خواهید داد؟ | یک محرک ساده هشدار اولیه تنظیم کنید. |
برای ایجاد روالهای ثابت نیاز به پشتیبانی دارد. | چه پشتیبانی یا منابعی کمک خواهند کرد؟ | یک روال را انتخاب و آن را ردیابی کنید.
|
چگونه مدیران را در استفاده از این عبارات راهنمایی کنیم؟
حتی بهترین عبارات بازخورد عملکرد نیز اگر در بستر مناسبی استفاده نشوند، بیاثر هستند. مدیران را تشویق کنید که این عبارات را به عنوان شروعکننده مکالمه در نظر بگیرند، نه قضاوت. این عبارات باید تشویقکننده تأمل، شفافیت و رشد باشند. در اینجا نحوه استفاده مؤثر از آنها آورده شده است.
رفتار را توصیف کنید، نه شخصیت را
بازخورد باید بر آنچه فرد انجام داد متمرکز شود، نه آنچه که هست. توصیف رفتارها، گفتگو را عینی، خاص و آماده برای تغییر نگه میدارد. برچسبهای شخصیتی افراد را دلسرد و تدافعی میکنند. زبان مبتنی بر رفتار، در را به روی بهبود میگشاید. کارکنان دقیقاً میدانند که چه چیزی را باید ادامه دهند، متوقف کنند یا تغییر دهند.
مثال ۱:
ضعیف: “شما یک بازیکن تیمی نیستید.”
قوی: “در جلسه برنامهریزی دیروز، شما بدون بررسی با بقیه تیم، با راهحل پیش رفتید. این در واقع باعث سردرگمی و کار مجدد شد.”
پیگیری: “چه چیزی به آن رویکرد کمک کرد؟ دفعه بعد چگونه میتوانید دیگران را زودتر درگیر کنید؟”
مثال ۲:
ضعیف: “شما بر مکالمات مسلط هستید.”
قوی: “در رتروی (بازنگری) آخرمان، شما در بیشتر بحث صحبت کردید، که فرصت مشارکت دیدگاههای دیگران را محدود کرد.”
پیگیری: “دفعه بعد برای ایجاد فضای بیشتر برای دیگران، چه کاری میتوانید امتحان کنید؟”
به انتظارات اتکا کنید
عبارات بازخورد عملکرد باید به وضوح انتظارات توافق شده را بیان کنند. نباید مبتنی بر نظر شخصی یا مقایسه با دیگران باشد. اتکا به شرح شغل، معیار شایستگی، هدف یا OKR، تضمین میکند که گفتگو منصفانه باقی بماند و انجام اقدام را برای کارکنان آسانتر میکند.
هنگامی که مدیران کارکنان را با یکدیگر مقایسه میکنند (به عنوان مثال، “او این کار را بهتر از شما انجام میدهد”)، بازخورد شخصی و ذهنی به نظر میرسد. در عوض، عملکرد را با استاندارد نقش مقایسه کنید. از مقایسه کارکنان با یکدیگر اجتناب کنید.
از مطلقگوییها و احتیاطهای مبهم خودداری کنید
کلماتی مانند «همیشه»، «هرگز»، «نوعی»، «شاید» و «فقط» بازخورد را تضعیف میکنند. آنها پیام را یا اغراقآمیز میکنند یا آنقدر ملایم که وضوح خود را از دست میدهد. مطلقگوییها باعث حالت دفاعی میشوند («من همیشه این کار را نمیکنم»). در همین حال، احتیاط (استفاده از کلمات و عباراتی مانند «ممکن است»، «احتمالاً» و «به نظر میرسد») بازخورد را نامشخص و بیاهمیت جلوه میدهد.
از مشاهدات خاص استفاده کنید یا برای روشن شدن اظهارات، به سرعت یک SBI (موقعیت-رفتار-تأثیر) اضافه کنید. این کار حتی اگر لازم باشد در همان لحظه انجام شود، نظر شما را عملیتر میکند.
مثال:
- ضعیف: «تو همیشه جزئیات مهم را از دست میدهی.»
- قویتر: «در دو گزارش هفتگی اخیر، بخش تحلیل مالی *ناقص* بود، که نهایی کردن پیشبینی را برای تیم *دشوارتر* کرد.»
- پیگیری (اختیاری): «دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهی داد؟»
آن را به یک بحث دو طرفه تبدیل کنید
اثربخشی بررسیهای عملکرد زمانی به حداکثر میرسد که حسی شبیه یک گفتگوی واقعی داشته باشند. به جای ارائه بازخورد به صورت یک مونولوگ، کارمند را دعوت کنید تا نظرات خود و ارزیابی خودش از وضعیت را به اشتراک بگذارد. این تبادل، ایمنی روانشناختی را تقویت میکند، حالت دفاعی را کاهش میدهد و بازخورد را به یک فرآیند حل مسئله مشترک تبدیل میکند.
یک راه ساده برای انجام این کار، افزودن یک پرسش قصدمندی یا سؤال انعکاسی پس از بیانیه شماست. این امر بهویژه زمانی که موضوع حساس، با تمرکز بر رشد، یا قابل سوءتفاهم باشد، مفید است.
مثال:
- یک طرفه: «بهروزرسانی شما فاقد جزئیات کافی بود و تیم نتوانست ادامه دهد.»
- دو طرفه: «در بهروزرسانی دیروز، تیم اطلاعات کافی برای تصمیمگیری نداشت. *هدف شما* از این خلاصه کوتاهتر چه بود؟»
با یک اقدام صریح و گام بعدی پایان دهید
بازخورد باید صریح باشد تا کارمند بفهمد پس از بررسی موقعیت و زمینه با یکدیگر، در مرحله بعد چه کاری باید انجام دهد. و با یک اقدام روشن، خاص و زمانبندیشده به پایان برسد. این کار گفتگو را به جای صرفاً بررسی آنچه اتفاق افتاده، به یک برنامه رشد تبدیل میکند.
این اقدام را به یک انتظار شغلی یا صلاحیت، یا یک OKR/هدف گره بزنید تا همسویی مدیریت عملکرد تقویت شود.
سؤال کلیدی برای تغییر از بازتاب ← اقدام:
«دفعه بعد یک گام مشخص که برمیداری چیست؟»
مثال (از بازتاب به اقدام):
«در گزارش هفته گذشته، خلاصه دادهها بدون جزئیات حمایتی ارائه شد، که تصمیمگیری تیم را کُند کرد. چه تغییری را در گزارش بعدی امتحان خواهی کرد تا اقدام کردن برای ذینفعان آسانتر شود؟»
عبارات را متناسب با سطح و سبک ارتباطی کارمند تنظیم کنید
همه افراد بازخورد را به یک شکل پردازش نمیکنند. سطح تجربه، ترجیحات ارتباطی، ظرافتهای فرهنگی و سابقه کار را در نظر بگیرید. ممکن است یک عبارت، یک نفر را برانگیزد و نفر دیگری را تحت فشار قرار دهد.
قاعده کلی:
- استعدادهای ابتدای مسیر شغلی از راهنمایی واضحتر و مثالهای ملموس بهره میبرند.
- استعدادهای سطح میانی از خلق مشترک و خودمختاری بهره میبرند.
- استعدادهای ارشد از چارچوببندی استراتژیک و گفتگوی در سطح همکاران بهره میبرند.
مثال: نقص جزئیات کلیدی در تحویل کار
- ابتدای مسیر شغلی: «برای دفعه بعد، بیایید از یک چکلیست تحویل کار کوتاه استفاده کنیم تا مطمئن شویم همه مراحل کلیدی گنجانده شدهاند. دوست داری یک بار با هم امتحانش کنیم؟»
- سطح میانی: «چه تغییر کوچکی میتوانی در فرآیند تحویل کار خود ایجاد کنی تا در غیاب تو، تداوم تضمین شود؟»
- سطح ارشد: «چگونه میتوانی فرآیند تحویل کار را در سطح تیم تقویت کنی تا حتی زمانی که سرعت بالاست، کیفیت ثابت بماند؟»
نمونههای متن بررسی عملکرد برای منابع انسانی
بیایید چند نمونه متن را مرور کنیم که میتوانید برای کمک به مدیران در ساختاردهی عبارات و سؤالات بررسی عملکردشان به اشتراک بگذارید:
۱. متن مربوط به نقاط قوت (تقویت و توسعه)
- شروع کننده گفتگو: «میخواهم نکتهای را که به خوبی پیش میرود، برجسته کنم.»
- (اختیاری SBI): «در [موقعیت]، [رفتار] شما منجر به [تأثیر] شد.»
- پیگیری (نقطه قوت): «چه چیزی در این نتیجه نقش داشت؟» / «چه چیزی را باید تکرار یا توسعه دهیم؟»
- گام بعدی: «بیایید این را به عنوان یک نکته سریع برای تیم ثبت کنیم و دو هفته دیگر دوباره بررسی کنیم.»
۲. متن مربوط به رشد (تصحیح مسیر و پشتیبانی)
- شروع کننده گفتگو: «میتوانیم به یک حوزه برای بهبود نگاه کنیم؟»
- (اختیاری SBI):* «در [موقعیت]، [رفتار] منجر به [تأثیر] شد.»
- پیگیری (رشد):* «دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام خواهی داد؟» / «چه پشتیبانی یا منابعی میتواند کمک کند؟»
- گام بعدی: «بیایید این ماه از قالب بهروزرسانی استفاده کنیم و پیشرفت را در [تاریخ] بررسی کنیم.»
۳. متن حل مسئله (تعادل بین تمجید و انتظار دشوار)
- شروع کننده: «من در نحوه برخورد شما با مشکلات، نکته امیدوارکنندهای میبینم و دوست دارم آن را تقویت کنیم. شما شروع به خرد کردن مشکلات و ارائه راهحلهای عملی کردهاید. من فکر میکنم این عالی است.»
- (اختیاری SBI): «مانند هفته گذشته، وقتی آن مشکل مشتری پیش آمد، شما دو گزینه با مزایا و معایب آوردید. این واقعاً به ما کمک کرد سریع حرکت کنیم. کار خوبی بود.»
- پیگیری (رشد): «فکر میکنی چه کاری آنجا انجام دادی که خوب جواب داد؟» / «چگونه میتوانی این را ادامه دهی، بهویژه زمانی که با مشکلات بزرگتر روبرو میشوی؟»
- گام بعدی: «برای چند موقعیت دشوار بعدی، سعی کن فرضیات پشت ایدهات و نحوه آزمون آنها را یادداشت کنی. این کار تفکر تو را حتی بیشتر تقویت میکند. بیایید ماه آینده بررسی کنیم و ببینیم چگونه پیش میرود.»
بررسیهای عملکرد زمانی بیشترین اثربخشی را دارند که منصفانه، شفاف و متمرکز بر رشد تلقی شوند. استفاده از عبارات مناسب در بررسی عملکرد مهم است.
اما آنچه اهمیت بیشتری دارد این است که مدیران چگونه آماده میشوند و از آنها در گفتگوهای صادقانه استفاده میکنند. وقتی بازخورد بر اساس مثالهای واقعی باشد و با یک گام بعدی دنبال شود، کارمندان آمادگی بیشتری برای بازتاب، یادگیری و بهبود دارند. با تکرار بیشتر بررسیها (نه فقط سالی یک بار)، مدیران به عادات سادهای نیاز دارند که بازخورد را صادقانه، انسانی و مفید سازد.
نقش منابع انسانی، ارائه ابزار و زبانی به مدیران است که اعتماد را ایجاد کرده و پیشرفت واقعی را پشتیبانی کند. هدف این است که به مدیران کمک کنیم در طول سال گفتگوهای بهتری داشته باشند. ترکیب عبارات متفکرانه، اقدامات روشن و پیگیریهای سریع میتواند بررسیهای عملکرد را ارزشمند سازد. اگر به درستی انجام شوند، آنها فقط عملکرد را اندازه نمیگیرند؛ بلکه به رشد و توسعه کارمندان کمک میکنند.
