حدود 65 درصد از کارکنانی که کار خود را از دست داده‌اند، می‌گویند که دلیل آن را به طور کامل درک نکرده‌اند؛ این امر اهمیت ساختار و ارتباطات در فرآیند خروج کارکنان را برجسته می‌کند. یک چک‌لیست خاتمه خدمت می‌تواند به شما کمک کند تا این فرآیند را به صورت منسجم پیش ببرید.
تقریباً ۷۰٪ از کارکنان می‌گویند که بدون دلایل واضح کارشان را از دست داده‌اند و حدود ۷۲٪ هیچ هشدار قبلی دریافت نکرده‌اند. خاتمه خدمت‌های عجولانه و بی‌نظم نه تنها به کارکنان اخراج شده آسیب می‌رساند، بلکه می‌تواند به روحیه تیمی و فرهنگ سازمانی شرکت صدمه بزند و ریسک‌های حقوقی و آسیب به اعتبار سازمان را ایجاد کند.
شرکت‌ها به فرآیندهای خروج کارکنان شفاف نیاز دارند. یک چک‌لیست می‌تواند راهنمایی گام‌به‌گام در مورد مدارک نهایی، جمع‌آوری اموال شرکت، رعایت قوانین و اطلاع‌رسانی در مورد گام‌های بعدی ارائه دهد. این مقاله به بررسی نحوه مدیریت خاتمه خدمت کارکنان یا خروج کارکنان می‌پردازد و یک چک لیست رایگان و قابل شخصی‌سازی ارائه می‌دهد تا به شما در این فرآیند کمک کند.
جهت شرکت در دوره جامع مدیریت منابع انسانی کلیک نمایید.
خروج کارکنان چیست؟
خاتمه خدمت کارکنان یا خروج کارکنان به پایان رسمی دوره فعالیت یک کارمند در یک شرکت اشاره دارد. به طور معمول، دو نوع خاتمه خدمت وجود دارد: خاتمه خدمت داوطلبانه (زمانی که کارمند خود تصمیم به استعفا یا بازنشستگی می‌گیرد) و خاتمه خدمت غیرداوطلبانه (زمانی که کارفرما به دلایلی مانند عملکرد ضعیف، سوء رفتار یا بازسازی ساختار، قرارداد را پایان می‌دهد).
منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که فرآیند خروج کارکنان منصفانه و مطابق با قوانین است، وظایف مربوط به خروج کارمند را هماهنگ کند، از مدیران در طول مکالمات دشوار حمایت کند و تمام مدارک مربوطه (مانند نامه‌های اخطار و فیش حقوقی نهایی) را پیگیری نماید.
این فرآیند بسیار حساس است و اشتباه در آن می‌تواند پرهزینه باشد؛ خاتمه خدمت‌های غیرقانونی می‌تواند منجر به پرداخت ۵۰,۰۰۰ تا ۲۵۰,۰۰۰ دلار هزینه حقوقی و توافقات به کارفرمایان شود. یک سیاست خاتمه خدمت شفاف و یک چک‌لیست قابل اعتماد می‌تواند به سازمان شما در جلوگیری از چنین مشکلاتی کمک کند.
چرا گاهی اوقات خروج کارکنان ضروری است؟
برخی از رایج‌ترین دلایل برای خاتمه خدمت یا خروج کارکنان عبارتند از: عملکرد ضعیف شغلی، سوء رفتار کارمند، تعدیل نیرو یا بازسازی ساختار، کاهش بودجه یا پایان قرارداد.
به عنوان مثال، زمانی که یک کارمند به طور مکرر حتی پس از دریافت بازخورد شفاف و حمایت کافی، در برآورده کردن انتظارات شکست می‌خورد، خاتمه خدمت ممکن است تنها گزینه باقی‌مانده برای جلوگیری از مشکلات برای تیم و شرکت باشد.
علاوه بر این، رفتارهایی مانند آزار و اذیت، دزدی یا نقض قوانین شرکت می‌تواند منجر به خاتمه خدمت فوری شود. با این حال، این امر نیز نیازمند تحقیق کامل و مستندسازی دقیق برای محافظت از همه افراد درگیر است.
بازسازی ساختار کسب‌وکار اغلب منجر به مازاد شدن برخی نقش‌ها و در نتیجه، خاتمه خدمت کارکنان می‌شود. کاهش بودجه نیز ممکن است بخشی از بازسازی ساختار یا نتیجه محدودیت‌های مالی باشد. در چنین مواردی، کارکنان در نقش‌های پشتیبانی، نقش‌هایی که درآمدزا نیستند (مانند منابع انسانی، فناوری اطلاعات یا اداری) یا موقعیت‌های با حقوق بالا، احتمالاً کارشان را از دست خواهند داد.
پرسش داغ در حوزه منابع انسانی
هنگام خاتمه خدمت یک کارمند (خروج کارکنان) دورکار، چه گام‌های کلیدی باید بردارم؟
دکتر مارنا ون در مروه، متخصص اصلی موضوع در AIHR، گام‌های زیر را توصیه می‌کند:
- بررسی الزامات قانونی: الزامات قانونی را بر اساس محل زندگی کارمند بررسی کرده و همه چیز را به وضوح مستند کنید.
- برنامه‌ریزی لجستیک: با هماهنگی از قبل، مناطق زمانی، لغو دسترسی به سیستم‌های فناوری اطلاعات و بازگرداندن تجهیزات را هماهنگ کنید.
- ارتباط شفاف و همدلانه: از طریق ویدئو، به صورت شفاف و همدلانه ارتباط برقرار کنید و فضایی برای پرسش و احساسات فراهم آورید.
- تأمین امنیت سیستم‌ها:دسترسی‌ها را به سرعت غیرفعال کرده و از داده‌های شرکت محافظت کنید.
- حمایت از انتقال: با ارائه منابعی مانند خدمات کاریابی یا حمایت از سلامت روان، از انتقال کارمند حمایت کنید.
- اطلاع‌رسانی سنجیده به تیم: به تیم به طور سنجیده اطلاع‌رسانی کنید تا اعتماد حفظ شود و انتقال مسئولیت‌ها به صورت روان انجام گیرد.
عواملی که بر خروج کارکنان تأثیر می‌گذارند چیستند؟
در اینجا برخی از دلایل خروج کارکنان که باید هنگام مدیریت خروج کارکنان در نظر بگیرید، آورده شده است:
قوانین حقوقی: قوانین کار محلی، دوره اطلاع‌رسانی، حقوق نهایی، دلایل معتبر برای خاتمه خدمت و موارد دیگر را پوشش می‌دهند. برای محافظت از شرکت خود در برابر پیامدهای قانونی احتمالی، با این قوانین و مقررات به روز باشید.
نوع قرارداد:قرارداد کاری هر کارمند بر نحوه مدیریت خاتمه خدمت او تأثیر می‌گذارد. کارکنان تمام‌وقت و پاره‌وقت معمولاً حقوق متفاوتی نسبت به فریلنسرها یا افرادی که قراردادهای مدت‌دار دارند، دارند.
توافقات اتحادیه یا جمعی: اگر یک اتحادیه یا توافق جمعی یک کارمند را پوشش می‌دهد، ممکن است لازم باشد گام‌های اضافی را دنبال کنید یا علاوه بر قوانین کار و سیاست‌های شرکت، به حمایت‌های دیگری پایبند باشید.
سیاست‌ها و شیوه‌های شرکت: سیاست‌ها و شیوه‌های خاتمه خدمت داخلی باید منسجم باشند تا انصاف برای همه کارکنان تضمین شود. این کار به ایجاد اعتماد، تضمین احترام و محافظت از برند کارفرما کمک می‌کند.
ریسک‌های تبعیض: مطمئن شوید که هر دلیل برای خاتمه خدمت بر اساس حقایق مستند است، نه ویژگی‌های محافظت‌شده مانند سن، جنسیت، قومیت، گرایش جنسی یا ناتوانی. این کار از اتهامات تبعیض جلوگیری می‌کند.
چک لیست خروج کارکنان چیست؟
یک چک لیست خروج کارکنان یک ابزار ساده برای مدیریت فرآیند پایان دادن به کار یک فرد به روشی شفاف و سازمان‌یافته است. این چک‌لیست یک فهرست گام‌به‌گام است که تمام اقدامات و جزئیات ضروری، از مدارک و الزامات قانونی گرفته تا ارتباطات و بازیابی اموال شرکت را پوشش می‌دهد.
یک چک لیست مؤثر باید شامل مستندات مربوطه، یک برنامه ارتباطی شفاف برای منابع انسانی، کارمند و سرپرست او، رعایت قوانین، بازیابی دارایی‌ها و حذف دسترسی به سیستم‌ها باشد.
چه مواردی را در چک لیست خروج کارکنان بگنجانیم؟
چه در حال ساخت چک لیست خاتمه خدمت یا خروج کارکنان خود باشید یا از یک الگو استفاده کنید، در اینجا عناصر کلیدی که چک‌لیست شما باید شامل آن‌ها باشد، آورده شده است:
پیش از خاتمه خدمت
قبل از جلسه خروج کارکنان ، مطمئن شوید که این گام‌ها را تکمیل کرده‌اید:
- بررسی قرارداد و پرونده پرسنلی کارمند: به بندهای مربوط به دوره‌های اطلاع‌رسانی، پاداش پایان خدمت یا سایر تعهدات توجه ویژه‌ای داشته باشید.
- تأیید رعایت قوانین و سیاست‌ها: اطمینان حاصل کنید که هم قوانین کار محلی و هم سیاست‌های داخلی شرکت خود را دنبال می‌کنید تا از اختلافات احتمالی جلوگیری شود.
- اطلاع‌رسانی به بخش فناوری اطلاعات و امنیت: از قبل به آن‌ها اطلاع دهید تا برای محدود کردن دسترسی و بازیابی تجهیزات شرکت در صورت لزوم آماده شوند.
- برنامه‌ریزی جلسه خاتمه خدمت: قبل از برنامه‌ریزی جلسه، با بخش منابع انسانی، کارمند و مدیر او در مورد زمان و تاریخ به توافق برسید.
روز خاتمه خدمت
در تاریخ رسمی خروج کارکنان ، فرآیند زیر را رعایت کنید:
- برگزاری جلسه خروج کارکنان: کارمند، مدیر او و نماینده منابع انسانی باید حضور داشته باشند و دو نفر آخر باید تصمیم را به صورت شفاف و محترمانه توضیح دهند.
- ارائه نامه خاتمه خدمت:یک اخطار کتبی به کارمند بدهید که دلیل خاتمه خدمت، آخرین روز کاری و هرگونه حقوق مربوطه را جزئیات می‌دهد.
- توضیح گام‌های بعدی:جزئیات مهمی مانند مبلغ و تاریخ حقوق نهایی کارمند، هرگونه مزایا و بازگرداندن تجهیزات شرکت را منتقل کنید.
- جمع‌آوری اموال شرکت: اقلامی مانند کارت شناسایی، لپ‌تاپ، تلفن، کارت‌های دسترسی یا لباس فرم را پس بگیرید.
پس از خاتمه خدمت
پس از خروج کارمند، وظایف نهایی زیر را به اتمام برسانید:
- غیرفعال کردن دسترسی به سیستم:دسترسی کارمند به ایمیل کاری، سیستم‌های داخلی و هرگونه نرم‌افزار مربوطه را برای محافظت از داده‌های شرکت حذف کنید.
- پردازش پرداخت‌های نهایی: آخرین فیش حقوقی را صادر کنید، هرگونه مرخصی استفاده نشده را پرداخت کرده و کسرها یا پاداش پایان خدمت را تأیید کنید.
- به‌روزرسانی سیستم‌های منابع انسانی: کارمند را در سیستم اطلاعات منابع انسانی خود به عنوان فردی که خدمتش پایان یافته علامت‌گذاری کنید و سوابق حقوق و مزایای داخلی را به‌روزرسانی کنید.
- انجام مصاحبه خروج: در صورت لزوم، بازخورد آن‌ها را در مورد تجربه کارمندیشان جمع‌آوری کنید تا به بهبود تغییرات مربوط به ورود به کار یا استراتژی‌های حفظ کارکنان کمک کنید.
- بایگانی تمام مستندات: تمام اسناد مربوط به خاتمه خدمت را به صورت امن در پایگاه داده داخلی شرکت خود برای رعایت قوانین و مراجعات آینده ذخیره کنید.
پرسش داغ در حوزه منابع انسانی
سه گام ضروری اما اغلب نادیده گرفته شده در فرآیند خاتمه خدمت کدامند؟
دکتر مارنا ون در مروه، متخصص اصلی موضوع در AIHR، این سه گام را برجسته می‌کند:
هماهنگی لغو دسترسی به سیستم در زمان واقعی:
بسیاری از سازمان‌ها اهمیت زمان‌بندی دقیق برای خاموش کردن دسترسی‌ها را نادیده می‌گیرند، به ویژه برای کارکنان دورکار. عدم لغو فوری دسترسی به سیستم می‌تواند ریسک‌های امنیتی و نشت داده را به همراه داشته باشد. همیشه از قبل با بخش فناوری اطلاعات همکاری کنید تا حساب‌ها را در طول یا بلافاصله پس از مکالمه خاتمه خدمت غیرفعال کنید.
اطلاع‌رسانی سنجیده به تیم باقی‌مانده:
عدم وجود ارتباطات به موقع و شفاف می‌تواند منجر به شایعه، اضطراب یا بی‌اعتمادی شود. یک به‌روزرسانی محترمانه و حرفه‌ای با تمرکز بر تداوم کسب‌وکار، انتقال نقش‌ها و حمایت از افرادی که تحت تأثیر قرار گرفته‌اند، با تیم به اشتراک بگذارید.
مستندسازی دقیق فرآیند:
مستندسازی ناقص می‌تواند منجر به ریسک‌های حقوقی شود، به ویژه در موارد چالش‌برانگیز. یک مسیر کاغذی شفاف از مسائل عملکردی، هشدارها یا منطق استراتژیک را تضمین کنید. در صورت حسابرسی‌ها یا اختلافات آینده، جزئیات کلیدی مکالمه خاتمه خدمت و اقدامات بعدی را ثبت کنید.
چرا از یک الگوی چک‌لیست خاتمه خدمت کارکنان استفاده کنیم؟
یک الگوی چک‌لیست خاتمه خدمت می‌تواند به تضمین یک رویه روان و مطابق با قوانین کمک کند. در اینجا دلایل استفاده از آن آورده شده است:
- صرفه‌جویی در زمان و تضمین انسجام: یک الگوی آماده به شما یک فرآیند قابل اعتماد برای دنبال کردن در هر بار خروج کارمند می‌دهد. این کار با مشخص کردن تمام گام‌های مورد نیاز، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و به شما کمک می‌کند تا خاتمه خدمت‌ها را به همان شیوه در تمام بخش‌ها و تیم‌ها مدیریت کنید.
- به حداقل رساندن ریسک دعاوی خروج کارکنان غیرقانونی: یک الگو شما را وادار به مستندسازی همه چیز و دنبال کردن تمام گام‌های قانونی و داخلی لازم می‌کند. این کار احتمال نادیده گرفتن یک چیز مهم را کاهش می‌دهد و بنابراین، در صورتی که یک کارمند به خاتمه خدمت خود اعتراض کند، به محافظت از شرکت شما کمک می‌کند.
- سازگاری با انواع مختلف خروج کارکنان: خواه خاتمه خدمت یک کارمند داوطلبانه، غیرداوطلبانه یا به سادگی در پایان یک قرارداد باشد، می‌توانید به راحتی یک الگوی خوب را برای تطبیق با وضعیت تنظیم کنید. این امر همچنین می‌تواند به حفظ رعایت قوانین کار محلی کمک کند.
- آسان‌تر کردن آموزش کارکنان جدید منابع انسانی: یک الگوی چک‌لیست خاتمه خدمت می‌تواند یک ابزار آموزشی مفید برای استخدام‌های جدید در منابع انسانی باشد. اعضای جدید تیم می‌توانند آن را گام به گام دنبال کنند و با تکمیل صحیح هر بخش از فرآیند، در نقش خود اعتماد به نفس کسب کنند.
۷ نکته و بهترین شیوه خروج کارکنان برای منابع انسانی
در اینجا هفت نکته عملی برای منابع انسانی آورده شده تا شما را در مدیریت خاتمه خدمت کارکنان یا همان خروج کارکنان راهنمایی کند:
از قبل برنامه‌ریزی کنید: قبل از جلسه خاتمه خدمت، پرونده کارمند را بررسی کنید، تمام مدارک لازم را جمع‌آوری کنید و نکات گفتاری خود را آماده کنید. مطمئن شوید که یک فضای خصوصی رزرو کرده‌اید و دقیقاً می‌دانید که چه می‌خواهید بگویید.
در موارد حساس، از حقوقی یا مدیران ارشد منابع انسانی کمک بگیرید: اگر وضعیت شامل ریسک‌های حقوقی احتمالی، سوء رفتار یا گروهی محافظت‌شده باشد، با تیم حقوقی سازمان یا همکاران ارشد منابع انسانی خود مشورت کنید تا به شما در مورد نحوه مدیریت صحیح و حرفه‌ای خاتمه خدمت مشاوره دهند.
آرام و محترمانه باشید: لحنی که برای جلسه تنظیم می‌کنید، مهم است. مستقیم باشید اما شخصی نباشید، و از زبان احساسی یا تحریک‌آمیز اجتناب کنید. همچنین بسیار مهم است که به کارمند فرصت پرسیدن سؤال بدهید و به آن‌ها به صورت شفاف و محترمانه پاسخ دهید.
بر روی حقایق تمرکز کنید، نه نظرات: به حقایق مرتبط پایبند باشید، خواه خاتمه خدمت به دلیل مسائل عملکردی، نقض سیاست‌ها یا دلایل کسب‌وکار باشد. همچنین باید از بیان قضاوت‌ها یا نظرات شخصی و اظهارات مبهم اجتناب کنید.
هرگز در روز جمعه این کار را انجام ندهید: فرآیند خاتمه خدمت را در اوایل هفته (قبل از چهارشنبه) آغاز کنید. این کار به کارمند اجازه می‌دهد تا در طول هفته به خدمات حمایتی مانند منابع انسانی، مشاوره یا منابع کاریابی دسترسی داشته باشد، به جای اینکه منتظر بماند تا آخر هفته تمام شود.
همه چیز را بلافاصله مستند کنید: از مکالمات و تصمیمات مربوط به خاتمه خدمت، همانطور که اتفاق می‌افتند، یادداشت‌های دقیق بردارید. تمام مدارک مربوطه — از جمله نامه خاتمه خدمت کارمند و فیش حقوقی نهایی — را به عنوان بخشی از سوابق رسمی برای مراجعات آینده بایگانی کنید.
به صورت کتبی پیگیری کنید: پس از جلسه، یک خلاصه از بحث و گام‌های بعدی را به صورت کتبی (یعنی جزئیات در مورد حقوق نهایی، مزایا و بازگرداندن اموال شرکت) با تمام طرف‌های درگیر به اشتراک بگذارید. این کار با ارائه یک سابقه شفاف، به جلوگیری از سردرگمی کمک می‌کند.
به عنوان بخشی از تیم منابع انسانی، شغل شما شامل مدیریت مکالمات مربوط به خاتمه خدمت با شفافیت و احترام است. یک چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا در مسیر باقی بمانید، اما به خاطر داشته باشید که جنبه انسانی نحوه ارتباط شما با کارکنان به همان اندازه اهمیت دارد.
یک سیاست کتبی نیز کلیدی است. این سیاست به مدیران و کارکنان یک درک شفاف و مشترک از آنچه اتفاق می‌افتد و چرا می‌دهد. این کار سردرگمی را کاهش می‌دهد، از شرکت شما محافظت می‌کند و اعتماد را می‌سازد. یک چک‌لیست قوی از آن سیاست حمایت می‌کند و اطمینان می‌دهد که هر گامی پوشش داده شده است.
