مهم نیست که یک نامزد چقدر عالی به نظر می‌رسد، ذهن شما همیشه ممکن است اشتباه کند. تکیه بر شهود می‌تواند منجر به اشتباهات در استخدام شود. در عوض، برای بررسی جزئیات، تعیین نقاط قوت، سؤالات بررسی مرجع مناسب را بپرسید.
سوالات بررسی مرجع بخش مهمی از فرآیند استخدام هستند. آنها به استخدام‌کنندگان کمک می‌کنند تا اطلاعات نامزدها را تأیید کنند، تناسب شغل و فرهنگ را ارزیابی کنند و مسائل بالقوه را مشخص نمایند.
ممکن است سوالات بررسی مرجع را بخشی خسته کننده و وقت گیر در فرآیند استخدام بدانید، اما این یک مرحله ضروری است، زیرا رزومه اغلب اطلاعات دقیقی از یک نامزد ارائه نمی‌دهد. در واقع، در یک نظرسنجی رفتار متقاضیان شغل، 70 درصد از کارگران اعتراف کردند که در رزومه خود دروغ گفته‌اند، که 37 درصد از این پاسخ دهندگان اعتراف کردند که این کار را مکرر انجام می‌دادند.
کمی بررسی بیشتر می‌تواند تفاوت‌هایی ایجاد نماید. با پرسیدن سؤالات بررسی مرجع هدفمند، می‌توانید مسائل پنهان را کشف و با اطلاعات محکم و قابل اعتماد به اطلاع تصمیم نهایی مدیر استخدام کمک کنید.
سوالات بررسی مرجع چیست؟
سؤالات بررسی مرجع، سؤالاتی هستند که استخدام‌کننده‌ها به کارفرمایان، سرپرستان یا همکاران قبلی یک نامزد برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد سابقه کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آنها ارائه می‌کنند. این سؤالات بخش مهمی از فرآیند انتخاب هستند، آنها به تأیید صحت رزومه نامزد، ارزیابی مناسب بودن آنها برای موقعیت شغلی خالی و ارائه بینشی که ممکن است تنها از طریق مصاحبه مشخص نباشد، کمک می‌کند.
یافتن گزینه مناسب در استخدام بسیار مهم است زیرا به طور مستقیم بر پویایی تیم، بهره وری و فرهنگ کلی شرکت تأثیر می‌گذارد. کارکنانی که به خوبی با ارزش‌ها و محیط کاری سازمان شما هماهنگی دارند، به احتمال زیاد درگیر، راضی و با انگیزه هستند. این منجر به عملکرد بهتر و نرخ گردش مالی کمتر می‌شود.
انتخاب نامزد و یا گزینه ضعیف می‌تواند منجر به درگیری، کاهش روحیه و هزینه‌های بالاتر در صورت نیاز به استخدام مجدد و آموزش کارکنان جدید شود. اما بررسی‌های موثر مرجع کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که نامزدها مهارت‌های لازم را دارند و به خوبی با فرهنگ شرکت هماهنگ می‌شوند و به موفقیت و ثبات طولانی مدت سازمان کمک می‌کنند.
بررسی‌های مرجع بخشی ضروری از فرآیند استخدام شما است زیرا به شما کمک می‌کند:
- سوابق کاری یک نامزد را تأیید کنید.
- شایستگی آنها را برای یک نقش ارزیابی کنید.
- تعیین کنید که آیا آنها با فرهنگ سازمان سازگار هستند یا خیر.
انجام بررسی‌های مرجع: ملاحظات قانونی
هنگام انجام بررسی‌های مرجع در ایالات متحده، استخدام کنندگان و متخصصان منابع انسانی باید چندین ملاحظات قانونی را به خاطر داشته باشند تا از انطباق با قوانین فدرال و ایالتی اطمینان حاصل کنند.
قانون گزارش اعتبار منصفانه (FCRA)
FCRA نحوه انجام بررسی‌های پیشینه (از جمله بررسی‌های مرجع) را هنگام واگذاری به آژانس‌های شخص ثالث کنترل می‌کند. بر اساس قانون گزارش اعتبار منصفانه FCRA ، شما باید قبل از انجام بررسی مرجع، رضایت کتبی را از داوطلب دریافت کنید و خلاصه‌ای از حقوق خود را به آنها ارائه دهید. اگر بررسی مرجع منجر به اقدامات نامطلوب شود، باید به نامزد اطلاع دهید و یک نسخه از گزارش را به همراه فرصتی برای اعتراض به هرگونه نادرستی به آنها بدهید.
کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC)
علاوه بر این، قوانین عدم تبعیض نقش مهمی در بررسی‌های مرجع ایفا می‌کند. اطمینان حاصل کنید که درخواست‌های شما دستورالعمل‌های کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC) را که برای اجرای قوانین فدرال منع تبعیض در محل کار طراحی شده‌اند، نقض نمی‌کند.
این دستورالعمل‌ها تضمین می‌کند که کارفرمایان بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنسیت (از جمله بارداری، هویت جنسی و گرایش جنسی)، ملیت، سن (40 یا بیشتر)، ناتوانی یا اطلاعات ژنتیکی، علیه متقاضیان کار تبعیض قائل نمی‌شوند.
محرمانه بودن
محرمانه بودن یکی دیگر از جنبه‌های حیاتی انجام بررسی‌های مرجع است. اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول این بررسی‌ها را محرمانه نگه دارید و آن را فقط با افرادی که مستقیماً در فرآیند استخدام شرکت دارند به اشتراک بگذارید.
از پرسیدن سوالاتی که می‌تواند به حریم خصوصی داوطلب تجاوز کند، مانند موارد مربوط به سلامتی، وضعیت خانوادگی یا سایر مسائل شخصی غیر مرتبط با شغل خودداری کنید. رعایت این الزامات قانونی به محافظت از کارفرما و نامزد کمک می‌کند و فرآیند استخدام عادلانه و محترمانه را تضمین می‌کند.
نکته HR
فرهنگ مناسب را در هنگام استخدام در نظر بگیرید. نادیده گرفتن آن می‌تواند منجر به استخدام نامزدی شود که ممکن است علیرغم صلاحیت فنی در محیط کاری شما پیشرفت نکند. سوالاتی را بگنجانید که به تعیین اینکه آیا نامزد به خوبی با فرهنگ شرکت شما تطابق دارد یا خیر. از مراجع بخواهید که رابطه کاری نامزد با تیم خود و نحوه عملکرد آنها در محیط شرکت را شرح دهند.
15 سوال بررسی مرجع برای پرسیدن
پرسیدن سوالات دقیق به شما کمک می‌کند تا بینش بیشتری در مورد مناسب بودن نامزد برای این نقش کسب کنید. هر نمونه سوال مرجع به گونه‌ای طراحی شده است که پاسخ‌های خاص و دقیقی را که نقاط قوت، ضعف و تناسب کلی داوطلب را برای شغل برجسته می‌کند، به دست آورد.
سوالات بررسی مرجع کارمندان
آیا می‌توانید دوره استخدام و عنوان شغلی نامزد را تأیید کنید؟
دلیل: بررسی صحت رزومه و جزئیات درخواست داوطلب.
چه چیزی را باید جستجو کرد: مراجع نامزد باید بتوانند تاریخ‌ها و عناوین شغلی ارائه شده را تأیید کنند. اختلافات می‌تواند نشان دهنده عدم صداقت از طرف نامزد باشد.
مسئولیت‌های اولیه نامزد چه بود؟
دلیل: درک دامنه و ماهیت نقش‌های قبلی نامزد.
به دنبال چه چیزی باشید: فهرست دقیقی از مسئولیت‌ها که با رزومه نامزد مطابقت دارد و نشان می‌دهد که آنها دارای تجربه مرتبط هستند.
عملکرد کاری نامزد را چگونه توصیف می‌کنید؟
دلیل: ارزیابی قابلیت اطمینان، کیفیت کار و عملکرد کلی حرفه‌ای نامزد.
چه چیزی را باید جستجو کرد: مثال‌ها و نمونه‌های خاصی از عملکرد برجسته یا پایین‌تر از کاندیدا، ثبات در ارائه نتایج و مشارکت یا عدم وجود آنها.
آیا می‌توانید نمونه‌ای از سهم قابل توجهی که نامزد انجام داده است، ارائه دهید؟
دلیل: شناسایی نقاط قوت و دستاوردهای کلیدی نامزد.
چه چیزی را باید جستجو کرد: مثال‌های مفصلی که مهارت‌ها، خلاقیت و تأثیر نامزد را بر پروژه‌ها یا سازمان نشان می‌دهد.
کاندید چگونه ضرب الاجل‌ها و فشارها را مدیریت کرد؟
دلیل: شناسایی نقاط قوت و دستاوردهای کلیدی نامزد.
چه چیزی را باید جستجو کرد: مثال‌های مفصلی که مهارت‌ها، خلاقیت و تأثیر نامزد را بر پروژه‌ها یا سازمان نشان می‌دهد.
چگونه کار تیمی و مهارت‌های همکاری نامزد را توصیف می‌کنید؟
دلیل: درک توانایی کاندید برای کار با دیگران در یک تیم به صورت گروهی.
به دنبال چه چیزی باشید: نمونه‌هایی از تعاملات مثبت تیمی، پروژه‌های جمعی و نقش نامزد در ترویج یک محیط مشارکتی.
دوره استخدام و مصاحبه استخدامی
شایستگی شغلی مجموعه‌ای از مهارت‌ها، صفات مشخصه، قابلیت‌ها و رفتارهایی است که عملکرد کارآمد و موثر شاغل در یک شغل خاص را موجب می‌شوند. اینها همان توانمندی‌هایی هستند که عملا موفقیت شاغل در شغل مورد نظر را تضمین می‌کنند.
زمینه‌های بهبود کاندید چیست؟
دلیل: برای به دست آوردن دیدگاهی متعادل از نقاط قوت و ضعف نامزد.
به دنبال چه چیزی باشید: بازخورد سازنده در زمینه‌هایی که نامزد می‌تواند بیشتر پیشرفت کند و نشانه‌هایی از تمایل آنها برای بهبود و رشد.
آیا در صورت داشتن فرصت، نامزد را دوباره استخدام می‌کنید؟
دلیل: برای سنجش رضایت کلی مرجع از نامزد و اعتماد به آن.
به دنبال چه چیزی باشید: پاسخ بله یا خیر واضح و دلایلی که از تصمیم آنها حمایت می‌کند. اینها بینشی در مورد تناسب کلی نامزد ارائه می‌دهد.
سوالات بررسی مرجع برای پست‌های مدیریتی
بررسی نامزد در موقعیت شغلی رهبری در نقش خود چگونه است
دلیل: ارزیابی ویژگی های رهبری و اثربخشی نامزد در نقش مدیریتی.
به دنبال چه چیزی باشید: نمونه‌هایی از اقدامات رهبری، نحوه ایجاد انگیزش آنها در تیم، تصمیمات استراتژیک و تأثیر آنها بر سازمان.
آیا می‌توانید موقعیت چالش برانگیزی را که نامزد با آن مواجه شده است و نحوه برخورد او با آن را شرح دهید؟
دلیل: درک مهارت‌های حل مسئله و تصمیم گیری داوطلب در شرایط تحت فشار.
به دنبال چه چیزی باشید: جزئیات وضعیت چالش برانگیز، رویکرد نامزد برای حل آن و نتایجی که به دست آورده‌اند.
کاندید چگونه تیم خود را مدیریت و انگیزه می‌دهد؟
دلیل: ارزیابی مهارت‌های مدیریتی و توانایی داوطلب برای الهام بخشیدن و رهبری یک تیم.
به دنبال چه چیزی باشید: تکنیک‌هایی که نامزد برای ایجاد انگیزه استفاده می‌کند، نمونه‌هایی از مدیریت موثر تیم و اینکه چگونه این کار بر عملکرد تیم تأثیر می‌گذارد.
کاندید چگونه درگیری در تیم خود یا با سایر بخش‌ها را مدیریت کرد؟
دلیل: ارزیابی مهارت‌های حل تعارض و اثربخشی بین فردی.
به دنبال چه چیزی باشید: نمونه‌هایی از درگیری‌ها، نحوه رسیدگی به آنها و راه حل‌های به دست آمده، که نشان دهنده توانایی داوطلب برای حفظ یک محیط کاری هماهنگ است.
داوطلب چقدر در دستیابی به اهداف استراتژیک موثر بوده است؟
دلیل: تعیین توانایی‌های برنامه ریزی و اجرای استراتژیک نامزد.
به دنبال چه چیزی باشید: دستاوردهای آنها، خواه به اهداف استراتژیک رسیده باشند یا از آنها فراتر رفته باشند، هر گونه ابتکار عملی که رهبری کرده‌اند و سهم آنها در موفقیت سازمان.
سبک ارتباطی و مهارت‌های نامزد را چگونه توصیف می‌کنید؟
دلیل: ارزیابی مهارت‌های ارتباطی نامزد، که برای نقش‌های مدیریتی بسیار مهم است.
چه چیزی را باید جستجو کرد: وضوح، اثربخشی و مناسب بودن ارتباط نامزد در شرایط مختلف. اینها شامل جلسات تیمی، ارائه‌ها و تعاملات یک به یک است.
کاندید چگونه ارزیابی عملکرد و بازخورد را با تیم خود مدیریت کرد؟
دلیل: درک رویکرد نامزد به مدیریت عملکرد و توسعه.
به دنبال چه چیزی باشید: روش‌های ارائه بازخورد، رسیدگی به مسائل عملکرد و تشویق رشد حرفه‌ای در تیمشان.
چک لیست: 13 نکته برای انجام بررسی‌های مرجع منابع انسانی
اقداماتی که باید انجام شود | توضیحات |
نکته 1. آمادگی از قبل | به وضوح مشخص کنید که هدف شما از هر بررسی مرجع چه چیزی است. بر شایستگی‌های کلیدی و مهارت‌های مرتبط با شغل تمرکز کنید. |
نکته 2. کسب رضایت | اطمینان حاصل کنید که مجوز کتبی هر نامزد برای تماس با مراجع خود را دارید. هدف و اهمیت بررسی مرجع را برای آنها توضیح دهید. |
نکته 3. تایید منابع | تأیید کنید که مراجع ارائه شده قانونی و مرتبط هستند. با سرپرستان یا همکاران قبلی که می‌توانند بینش دقیقی در مورد عملکرد نامزد ارائه دهند، تماس بگیرید. |
نکته 4. پرسیدن سوالات باز | از سؤالات بسته‌ای که پاسخ «بله/خیر» را به همراه دارد، اجتناب کنید. به عنوان مثال، در مورد نقاط قوت یک نامزد، زمینه‌های بهبود و نمونه‌های خاصی از کار آنها بپرسید. |
نکته 5. پرسیدن سؤالات رفتاری | در مورد موقعیت‌های خاص و نحوه برخورد یک نامزد برای ارزیابی مهارت‌های حل مسئله و بین فردی خود جویا شوید. |
نکته 6. تمرکز روی شایستگی‌های کلیدی | سوالات خود را برای ارزیابی شایستگی‌های حیاتی برای هر نقش تنظیم کنید. اینها شامل مهارت‌های فنی، کار تیمی، رهبری و توانایی‌های ارتباطی است. |
نکته 7. تناسب فرهنگی | سوالاتی بپرسید که به تعیین اینکه آیا یک نامزد به خوبی با فرهنگ و ارزش‌های شرکت مطابقت دارد یا خیر، بپرسید. |
نکته 8. تایید اطلاعات برای اطمینان از سازگاری | اطلاعات منابع را با پاسخ‌های مصاحبه و رزومه داوطلب مقایسه کنید. به دنبال هر گونه اختلاف یا خط قرمز باشید. |
نکته 9. جستجوی منابع متعدد | در صورت امکان، از چندین مرجع بازخورد دریافت کنید تا دیدی جامع از عملکرد و رفتار یک نامزد به دست آورید. |
نکته 10. حرفه‌ای و محترم بودن | اطلاعات به اشتراک گذاشته شده در طول بررسی‌های مرجع را محرمانه نگه دارید و آن را فقط با اعضای تیم استخدام مربوطه به اشتراک بگذارید. |
نکته 11. احترام به زمان مراجع | تماس‌ها را در زمان‌های مناسب برنامه ریزی کنید و تمام مکالمات را متمرکز و مختصر نگه دارید. |
نکته 12. تثبیت بینش‌های کلیدی | در طول تمام بررسی‌های مرجع یادداشت‌های دقیق بردارید و بینش‌های کلیدی و نمونه‌هایی را که مراجع به اشتراک می‌گذارند مستند کنید. |
نکته 13. استفاده از یک فرم استاندارد | استاندارد کردن بررسی‌های مرجع می‌تواند از سازگاری اطلاعاتی که در مورد نامزدهای مختلف جمع آوری می کنید اطمینان حاصل کند و سوگیری را از روند حذف کند. |
نکته HR
با چندین مرجع تماس بگیرید تا دیدگاه جامع و متعادلی از یک نامزد دریافت کنید. دیدگاه‌های مختلف درک کامل‌تری از عملکرد و رفتار آنها ارائه می‌دهد. در مقابل، تکیه بر یک مرجع واحد می‌تواند منجر به دیدی مغرضانه یا ناقص از توانایی‌های داوطلب شود. می‌توانید با جمع‌آوری اطلاعات از چندین منبع، تصمیم آگاهانه‌تری برای استخدام بگیرید.
استخدام کنندگان و متخصصان منابع انسانی از سؤالات بررسی مرجع برای دریافت بینش در مورد نامزدهای کارفرمایان قبلی خود استفاده می‌کنند. تکیه صرف به غریزه درونی می‌تواند منجر به اعتماد شما به نامزد غیرقابل اعتمادی شود که در ظاهر ایده آل به نظر می‌رسد. همچنین می‌توانید یک نامزد ایده‌آل را که محتاط‌تر و درون‌گراتر است، کنار بگذارید. برای جلوگیری از انجام چنین اشتباهاتی، از سؤالات بررسی مرجع برای تأیید حقایق، تعیین نقاط قوت و افشای خط قرمزهای بالقوه استفاده کنید.
پرسیدن سؤالات هدفمند از سرپرستان یا همکاران سابق یک نامزد در مورد سابقه کاری، مهارت‌ها، عملکرد و رفتار آنها، غریزه شما را تأیید می‌کند یا نگرانی‌های پنهان را آشکار می‌کند. این به نوبه خود تضمین می‌کند که تصمیمات استخدامی شما بر اساس اطلاعات محکم است و نه صرفاً یک حدس و گمان، که می‌تواند شانس شما را برای استخدام فرد مناسب برای شغل افزایش دهد.