فرآیند مدیریت عملکرد بخش ضروری از مدیریت کارکنان است. در این مقاله، ابتدا مروری کوتاه بر آنچه که فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان شامل می‌شود خواهیم داشت و سپس پنج نکته مبتنی بر علم برای موفقیت در این فرآیند ارائه خواهیم کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص دوره مدیریت عملکرد کارکنان وارد شوید.
فرآیند مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، ابزارها و فرآیندهایی است که با هدف توانمندسازی کارکنان برای دستیابی به اهدافشان انجام می‌شود. اهداف کارکنان اغلب در ابتدای چرخه مدیریت عملکرد تعیین می‌شوند، زمانی که کارمند و مدیر مستقیم او برای بحث در مورد اهداف سال آینده با هم می‌نشینند. مدیریت عملکرد فرآیندی است که اطمینان حاصل می‌کند کارمند تمام دانش، مهارت‌ها و ابزارهای لازم برای دستیابی به آن اهداف را در اختیار دارد.
اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد را می‌توان در ارزیابی‌های عملکرد (دو) سالانه سنجید. این لحظه‌ای است که مدیر عملکرد کارمند را ارزیابی می‌کند. با این حال، نتایج این جلسه هرگز نباید برای مدیر غافلگیرکننده باشد. دلیل آن این است که مدیریت عملکرد خوب شامل نظارت فعال بر پیشرفت به سمت اهداف تعیین‌شده، و همچنین مداخلات هدفمند برای بهبود عملکرد است. این مداخلات می‌توانند به سادگی تحسین برای عملکرد خوب، آموزش حین کار، کوچینگ، یا دوره‌های رسمی‌تر یادگیری و توسعه برای (بیشتر) بهبود عملکرد باشند.
مدیریت عملکرد یک مسئولیت مشترک بین بخش منابع انسانی و مدیر است. نقش منابع انسانی این است که اطمینان حاصل کند فرآیند مدیریت عملکرد به خوبی طراحی شده و مدیران تمام ابزارهای لازم برای موفقیت در این فرآیند را در اختیار دارند.
مسئولیت مدیران به کارگیری این فرآیند در عمل است. آن‌ها کسانی هستند که با تیم خود مکالمه می‌کنند و از ابزارهایی که به آن‌ها داده شده برای بهبود عملکرد کارکنانشان استفاده می‌نمایند. این بدان معناست که یکی بدون دیگری کار نمی‌کند.
مدیریت عملکرد صرفاً بر کارکنان فردی تمرکز نمی‌کند، بلکه می‌تواند بر روی تیم‌ها، بخش‌ها یا حتی کل سازمان نیز متمرکز شود. اکثر اقداماتی که برای کارکنان فردی اعمال می‌شوند، برای گروه‌های بزرگ‌تر نیز کاربرد دارند. بیایید مستقیماً به سراغ نکات برویم!
۵ نکته برای موفقیت در فرآیند مدیریت عملکرد
در اینجا پنج نکته مبتنی بر علم در مورد چگونگی بهبود فرآیند مدیریت عملکرد هم برای مدیر و هم برای کارمند آورده شده است.
۱. کارمند را به طور فعال مشارکت دهید
زمانی که مدیریت عملکرد یک فرآیند از بالا به پایین بود، مدت‌هاست که گذشته است. مدیریت عملکرد به شدت یک مسئولیت مشترک بین کارمند و سرپرست مستقیم اوست.
تحقیقات نشان می‌دهد که افزایش مشارکت کارمند در فرآیند مدیریت عملکرد منجر به رضایت بالاتر، تعهد بیشتر و انگیزه بالاتر برای بهبود عملکرد می‌شود (Cawly, Keeping & Levy, 1998).
۲. یک فرهنگ یادگیری مستمر ایجاد کنید
یادگیری مهارت‌ها و توانایی‌های جدید، یک عامل توانمندساز برای عملکرد بهتر است. یکی از موضوعاتی که در سال‌های اخیر محبوب شده، یادگیری مستمر است. یادگیری مستمر نیازمند محیطی است که از خودسازی کارکنان حمایت کند. خودسازی به معنای تعیین اهداف توسعه، جستجو و استفاده از بازخورد برای بهبود، مشارکت فعال در فعالیت‌های توسعه و پیگیری فرآیند خود است.
برای تحریک این امر، سازمان‌ها باید فرهنگی را ایجاد و تقویت کنند که این کار در آن امکان‌پذیر باشد. بر اساس یک مقاله تحقیقاتی در این زمینه، مواد کلیدی برای این کار شامل بازخورد اطلاعاتی، اطلاع‌رسانی اهداف سازمانی، انتخاب‌های رفتاری با پیامدهای روشن، استقلال در تصمیم‌گیری‌هایی که بر نتایج مهم برای کارمند تأثیر می‌گذارند و توضیح “چرایی” اقدامات به شیوه‌ای است که برای کارمند معنادار باشد.
این مقاله در ادامه چندین عامل را که اقلیمی برای یادگیری مستمر ایجاد می‌کنند، فهرست می‌کند. کارکنان باید بتوانند آزادانه با همه افراد دیگر تعامل داشته باشند، اهداف توسط کسانی تعیین شوند که آن‌ها را محقق می‌کنند، افراد و تیم‌ها مسئول تصمیمات خود باشند و استفاده از مهارت‌ها و دانش جدید در کار پاداش داده شود. در نهایت، انتظار می‌رود مدیران نقش کوچ (مربی) داشته باشند و در قبال یادگیری مستمر پاسخگو باشند.
این نشان می‌دهد که یادگیری مستمر و مدیریت عملکرد مناسب چقدر به هم مرتبط هستند. شیوه‌های مدیریت عملکردی که قبلاً فهرست کردیم، مواد کلیدی برای خودسازی توانمند کارکنان هستند.
۳. یک سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه قوی ایجاد کنید
بازخورد ۳۶۰ درجه که بازخورد چند ارزیابی‌گر نیز نامیده می‌شود، سیستمی است که در آن بازخورد زیردستان، همکاران و سرپرست یک کارمند با بازخورد خود کارمند ترکیب می‌شود. بازخورد ۳۶۰ درجه را می‌توان برای بازخورد غیررسمی استفاده کرد، اما به طور فزاینده‌ای در ارزیابی‌های عملکرد و تصمیمات استخدامی مانند حقوق و ترفیعات استفاده می‌شود.
بازخورد ۳۶۰ درجه اثربخشی متوسطی را نشان می‌دهد. برخی مطالعات نشان می‌دهند که می‌تواند تغییرات رفتاری ایجاد کند، در حالی که برخی دیگر هیچ تغییر قابل‌اندازه‌گیری در رفتار، یا حتی اثرات منفی را نشان نمی‌دهند (Bracken & Rose, 2011). Bracken & Rose چهار معیار موفقیت را برای عملکرد صحیح فرآیند ۳۶۰ فهرست می‌کنند:
- محتوای مرتبط: سوالات و شایستگی‌های ارزیابی‌شده باید با محرک‌های عملکرد کلیدی سازمان همسو باشند.
- داده‌های معتبر: داده‌های جمع‌آوری‌شده باید معتبر باشند. راه‌هایی برای اطمینان از این امر وجود دارد، از جمله داشتن ارزیابی‌گران مرتبط، آموزش آن‌ها برای رتبه‌بندی به روش صحیح، مقیاس‌های رتبه‌بندی استاندارد و غیره.
- مسئولیت‌پذیری: یک فرآیند ۳۶۰ هرگز نباید به صورت یک‌باره باشد. با برنامه‌ریزی برای پیگیری و اندازه‌گیری پیشرفت، از اقدام و تغییر رفتاری اطمینان حاصل کنید.
- مشارکت جمعی: مدیریت باید انتظارات روشنی را تعیین کرده و برای تکمیل بازخورد پاسخگو باشد.
این چهار عامل به شما کمک می‌کنند تا حداکثر مزایای را از فرآیند ۳۶۰ به دست آورید. برای اطلاعات بیشتر، راهنمای کامل ما در مورد بازخورد ۳۶۰ درجه را بخوانید.
۴. در یک سیستم مدیریت عملکرد خوب سرمایه‌گذاری کنید
مدیریت عملکرد فرآیندی پیچیده است که جنبه‌های زیادی را در بر می‌گیرد. ساده‌سازی این فرآیند در یک سیستم مدیریت عملکرد (PMS) مزایای زیادی را ارائه می‌دهد. یک PMS خوب شامل ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان است. این سیستم‌ها اغلب مدیریت عملکرد مستمر را از طریق بررسی‌های منظم ارائه می‌دهند، به تعیین اهداف کمک می‌کنند و باید قابل تنظیم باشند تا با فرهنگ سازمانی متناسب شوند، درست مانند بازخورد ۳۶۰ که قبلاً بحث شد.
تحقیقات نشان می‌دهد که عوامل حیاتی موفقیت برای یک سیستم مدیریت عملکرد شامل هماهنگی داخلی، ارتباط بیشتر و کنترل دقیق است. این به این معنی است که باید ارتباطی واضح بین اهداف، نظارت و ارزیابی وجود داشته باشد. دوم، باید ارتباطی مستمر و مؤثر در مورد سیستم مدیریت عملکرد کارکنان وجود داشته باشد. سوم، فرآیند مدیریت عملکرد باید به شدت کنترل شود، زیرا نشان داده شده است که این امر بر رضایت از سیستم تأثیر می‌گذارد. این اثر به ویژه برای افرادی که در نقش‌هایی با استقلال کمتر هستند، بسیار عمیق به نظر می‌رسد.
۵. نیروی کاری یکتا (Workforce of One) ایجاد کنید
تحقیقات Decramer، Smolders & Vanderstraeten (2013) نشان می‌دهد که در محیط‌های آکادمیک، رضایت کارکنان از شیوه‌های مدیریت عملکرد به نوع کارمندی (با توجه به سابقه استخدام) بستگی دارد. سیاست‌ها و رویه‌های متفاوت برای گروه‌های مختلف در یک سازمان، رضایت کلی را به حداکثر می‌رساند. این امر به عنوان “نیروی کاری یکتا” (workforce of one) نامیده شده است، همانطور که توسط دیوید اسمیت، مدیر عامل Accenture و یکی از نویسندگان کتاب “workforce of one” توضیح داده شده است.
مدیریت استعدادیابی به طور فزاینده‌ای سفارشی و فردی می‌شود. دیوید این را به عنوان “مخلوط و انتخاب” توصیف می‌کند، جایی که بخش‌های مختلف نیروی کار، مانند نسل‌های مختلف، می‌توانند تا حدی انتخاب و گزینش کنند.
هنگامی که صحبت از مدیریت عملکرد به میان می‌آید، می‌توانید به رویه‌های ارزیابی فکر کنید که ممکن است بین کارکنان تازه‌کار و کارکنان با سابقه بیشتر متفاوت باشد. در حالی که کارکنان تازه‌کار ممکن است از راهنمایی بیشتر بهره‌مند شوند، کارکنان باتجربه‌تر قادر به تعیین اهداف خود هستند. به عنوان مثالی دیگر، نسل‌های جوان اغلب به طور فعال به دنبال فرصت‌های توسعه هستند، در حالی که نسل‌های مسن‌تر ممکن است به دنبال نقش‌های مربی‌گری باشند که در آن بتوانند دانش خود را به اشتراک بگذارند.
توجه به این نیازها به تطبیق با هر دو گروه کمک می‌کند و همچنین به سازمان فرصت می‌دهد تا نیروی کار خود را ارتقا دهد. البته، رویه اصلی رتبه‌بندی عملکرد باید برای همه یکسان بماند زیرا این امر نتایج را در سراسر سازمان قابل تعمیم می‌کند.
