درآمد سازمان‌هایی که مدیریت عملکرد مؤثر دارند، به طور متوسط ۳۰ درصد بیشتر است. با این حال، اکثر رهبران به سیستم‌های شرکت خود اعتماد ندارند. چه چیزی مانع آن‌ها می‌شود و چگونه می‌توانید یک چارچوب مدیریت عملکرد مؤثر ایجاد کنید؟
اکثر سازمان‌ها یک چارچوب مدیریت عملکرد دارند، با این حال ۸۰ درصد از آن‌ها در چهار سال گذشته آن را دوباره طراحی کرده‌اند. تحقیقات گارتنر نیز نشان داده است که ۵۹ درصد از کارکنان، سیستم‌های سنتی ارزیابی عملکرد را بی‌اثر می‌دانند.
واضح است که سازمان‌ها (و منابع انسانی) به دنبال راه‌های مدرن‌تری برای مدیریت عملکرد هستند. این مقاله به عناصر یک چارچوب مدیریت عملکرد موفق و نحوه توسعه یک چارچوب مؤثر برای سازمان شما می‌پردازد.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد کارکنان یک فرآیند استراتژیک و مستمر بین مدیران، کارکنان و منابع انسانی است. این فرآیند شامل ابلاغ انتظارات و مسئولیت‌ها، ارزیابی عملکرد، تعیین هدف و اجرای استراتژی توسعه است.
هدف مدیریت عملکرد کمک به همسویی اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمانی، آماده‌سازی آن‌ها برای موفقیت و ایجاد یک محیط کاری است که همه را به شکوفایی پتانسیل خود تشویق می‌کند.
۵ عنصر مدیریت عملکرد
پنج عنصر اصلی مدیریت عملکرد مؤثر وجود دارد:
تعیین هدف: مدیران به همراه کارکنان، اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی) را که با چشم‌انداز گسترده‌تر شرکت همسو هستند، تعیین و پیگیری می‌کنند. این اهداف معمولاً به عملکرد کاری و توسعه شغلی مربوط می‌شوند.
بازخورد مستمر: مدیران و کارکنان در طول سال به طور منظم برای بحث در مورد عملکرد و اهداف ملاقات می‌کنند. این بازخورد مکرر و لحظه‌ای به ایجاد اعتماد، شناسایی مشکلات قبل از بزرگ شدن و پرورش فرهنگ رشد کمک می‌کند.
نظارت بر عملکرد: منابع انسانی و مدیران با پیگیری معیارهای کلیدی و KPIها و ارائه منظم بازخورد سازنده، عملکرد کارکنان را بر اساس اهدافشان نظارت می‌کنند.
توسعه و آموزش: بسته به پیشنهادات مدیران، منابع انسانی ممکن است دوره‌های بازآموزی یا مربی‌گری عملکرد را به کارکنان با عملکرد پایین ارائه دهد. از سوی دیگر، به کارکنان با عملکرد بالا ممکن است پروژه‌های اضافی اختصاص داده شود تا پتانسیل آن‌ها به حداکثر برسد.
شناسایی و پاداش: سازمان عملکرد کارکنان را از طریق ارزیابی‌های منظم رتبه‌بندی می‌کند. عملکرد ضعیف مستمر می‌تواند به اخراج منجر شود، در حالی که عملکرد فوق‌العاده می‌تواند به پاداش یا ترفیع منجر شود.
چارچوب مدیریت عملکرد چیست؟
یک چارچوب مدیریت عملکرد (که به عنوان سیستم مدیریت عملکرد نیز شناخته می‌شود) یک رویکرد ساختاریافته است که منابع انسانی و رهبران تیم برای نظارت و بهبود عملکرد کارکنان از آن استفاده می‌کنند.
این چارچوب نحوه عملیاتی کردن مدیریت عملکرد توسط یک شرکت را با بررسی استراتژی مدیریت عملکرد، فرآیندهایی مانند تناوب و مقیاس رتبه‌بندی، و سیستم‌ها و فناوری تعریف می‌کند. همچنین نقش‌ها و مسئولیت‌های بازیگران مختلف در این فرآیند را نیز مشخص می‌سازد.
یک چارچوب محکم برای مدیریت عملکرد، نحوه هدایت و حمایت مدیریت عملکرد از عملکرد سازمانی را روشن می‌کند و همسویی واضحی را بین بازیگران مختلف تضمین می‌نماید. این بدان معناست که مدیریت عملکرد کمتر به رتبه‌بندی می‌پردازد و بیشتر یک رویکرد ساختاریافته برای هدایت مستمر عملکرد کسب‌وکار است.
۵ نوع چارچوب مدیریت عملکرد
چندین نوع چارچوب مدیریت عملکرد وجود دارد که برخی از آن‌ها مدرن‌تر و متفاوت از روش‌های سنتی هستند که ممکن است با آن‌ها آشنا باشید. این موارد عبارتند از:
روش مدیریت عملکرد مرسوم: این رویکرد سنتی بر ارزیابی‌های عملکرد سالانه یا نیمه‌سالانه متکی است. مدیران هر کارمند را با استفاده از یک مقیاس رتبه‌بندی ارزیابی کرده و بازخورد را در جلسات رسمی ارائه می‌دهند.
روش OKR مبتنی بر مأموریت: این روش بر همسویی اهداف فردی و تیمی با مأموریت گسترده‌تر سازمان تمرکز دارد و امکان بررسی‌ها و تنظیمات منظم را برای تضمین همسویی مستمر فراهم می‌کند.
روش بازخورد مشتری-همکار-مدیر: این روش که بر اساس دیدگاه مشتری از تأثیر کار است، برای محیط‌های با تعامل بالا با مشتری و با تناوب روشن تعاملات مناسب است.
روش گفتگوی مستمر: این رویکرد که بر اساس بحث‌های مستمر عملکرد در مورد سؤالات و معیارهای کلیدی مرتبط با تأثیر داخلی است، برای انواع کارهای متنوع مفید بوده و می‌تواند برای تیم‌ها یا مشتریان مختلف به کار رود.
روش بازتاب گذشته‌نگر (Retro reflection): این روش شامل بازخورد مستمر است و می‌تواند برای کارهای مبتنی بر تکلیف و پروژه در ریتم‌ها و پارامترهای مشخص استفاده شود.
چرا یک چارچوب مدیریت عملکرد خوب مهم است؟
یکی از مزایای اصلی یک چارچوب مدیریت عملکرد مؤثر، حمایت از همسویی استراتژیک است، زیرا ارتباط عملکرد کارکنان با اهداف شرکت منجر به همسویی بهتر اهداف فردی و سازمانی می‌شود.
همچنین دارای اجزای به وضوح تعریف‌شده‌ای است تا به مدیران و کارکنان یک فرآیند مشخص برای دنبال کردن بدهد، به منابع انسانی در پیاده‌سازی کمک کند و به کارکنان شرح کلی واضح و مشخصی از انتظارات شغلی آن‌ها و نحوه برآورده کردن آن‌ها ارائه دهد. سپس کارکنان می‌توانند به وضوح ببینند که چگونه به روش‌های ملموس در عملکرد کسب‌وکار مشارکت می‌کنند.
علاوه بر این، هر کارمند یک مسیر شغلی روشن و دسترسی به آموزش‌هایی را که برای پیشرفت نیاز دارد، دارد، و توسعه شغلی و نیازهای سازمانی به طور نزدیکی با یکدیگر همسو می‌شوند.
در نهایت، یک سیستم مدیریت عملکرد مؤثر شامل بازخورد منظم‌تر، ارزیابی‌های دوره‌ای و همسویی بهتر با نتایج کسب‌وکار است. این امر یک فرآیند ارزیابی عملکرد عادلانه‌تر و عینی‌تر را برای همه کارکنان ایجاد می‌کند.
یک چارچوب مدیریت عملکرد بی‌اثر می‌تواند منجر به ارزیابی‌های عملکرد ناسازگار، بازخورد مغرضانه و فقدان شفافیت شود. این می‌تواند به کاهش تعهد کارکنان، انگیزه، بهره‌وری و حفظ آن‌ها منجر شود.
بدون یک چارچوب محکم، احتمالاً عدم همسویی بین اهداف کارکنان و سازمان را مشاهده خواهید کرد، زیرا انتظارات به وضوح ابلاغ نشده‌اند.
۶ گام برای توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد مؤثر
توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد که برای همه در سازمان شما مفید باشد، نباید دشوار باشد. در اینجا چند گام ساده برای اطمینان از موفقیت آورده شده است:
گام ۱: نیازها و اهداف سازمانی را ارزیابی کنید
اولین گام درک این است که سازمان شما چه می‌خواهد به دست آورد، و همچنین چالش‌ها و اولویت‌های منحصر به فرد آن چیست. سپس شیوه‌های مدیریت عملکرد موجود، اثربخشی و زمینه‌های بهبود آن‌ها را ارزیابی کنید.
همچنین باید ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی را در نظر بگیرید، زیرا مدیریت عملکرد تأثیر مستقیمی بر این عوامل دارد. به همین ترتیب، باید به طور نزدیکی با فرهنگ و ارزش‌های شرکت همسو باشد.
اهداف SMART هدفمند و به راحتی قابل پیگیری را برای اندازه‌گیری پیشرفت استراتژی و نیروی کار خود تعیین کنید. سپس از بهینه‌سازی منابع برای کمک به شناسایی منابع، مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده کنید.
همچنین، مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های فعلی نیروی کار را شناسایی کنید تا نوع توسعه کارکنان مورد نیاز برای حمایت از رشد آن‌ها و برآورده کردن نیازهای شرکت را درک کنید. در عین حال، به یاد داشته باشید که شکاف‌ها یا ریسک‌های احتمالی را که می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر شرکت داشته باشند، شناسایی کنید.
گام ۲: نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن کنید
ذینفعان کلیدی شامل کارکنان و مدیران در بخش‌های مختلف و در سطوح مختلف هستند. به جای دیکته کردن اهدافی که کارکنان باید به آن‌ها دست یابند، آن‌ها را دعوت کنید تا اهداف خود را تعیین کرده و نحوه دستیابی به آن‌ها را برنامه‌ریزی کنند.
همچنین، به جای ایجاد یک سند ارزیابی عملکرد و ارسال آن برای مدیران، به آن‌ها آزادی دهید تا یک سند را در قالبی ایجاد کنند که برای آن‌ها کارآمد باشد. این به آن‌ها کمک می‌کند تا سؤالات مرتبط و مفیدی را برای اندازه‌گیری عملکرد تیم خود در نظر بگیرند.
در حالی که همه ذینفعان در ایجاد چارچوب مدیریت عملکرد دخیل نخواهند بود، همه آن‌ها در عملیاتی کردن آن نقش دارند. نقش شما این است که یک چارچوب مناسب برای اهداف کسب‌وکار را به صورت مشترک ایجاد کنید. این فرآیند باید به مدیران خطی اجازه دهد تا مسئولیت مدیریت عملکرد کارکنان را بر عهده بگیرند و کارکنان مالکیت توسعه خود را در دست گیرند.
ارتباطات مستمر را بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان حفظ کنید تا بتوانید برای ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد با یکدیگر همکاری کنید. این امر به همه مالکیت بیشتری بر فرآیند می‌دهد، که می‌تواند به افزایش تعهد و انگیزه کمک کند.
گام ۳: اجزای چارچوب را طراحی کنید
با استراتژی و اهداف کلی چارچوب شروع کنید، سپس در مورد KPIها تصمیم بگیرید تا به شما در اندازه‌گیری هر هدف کمک کنند. علاوه بر این، فرآیند را تعریف کنید، که شامل نحوه تعریف و آبشاری شدن اهداف، تناوب اندازه‌گیری (زمان و نحوه اندازه‌گیری عملکرد) و یک مقیاس رتبه‌بندی است.
سپس، برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای را که برنامه‌ریزی کرده‌اید، توسعه داده و شروع به اجرای آن‌ها طبق یک برنامه زمانی مشخص کنید. علاوه بر یک ارزیابی سالانه از فرآیند، نقاط تماس مکرر را برنامه‌ریزی کنید تا منابع انسانی، مدیران و کارکنان بتوانند رابطه قوی‌تری بسازند.
این همچنین به کارکنان فرصت می‌دهد تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند، بگویند چه چیزی خوب پیش می‌رود و در کجا به حمایت بیشتری نیاز دارند. این بررسی‌ها نیازی به مدارک کاغذی ندارند – آن‌ها می‌توانند به سادگی یک “چت” باشند که هر دو هفته یا هر ماه برنامه‌ریزی می‌شود.
فرآیند شناسایی و پاداش خود را برنامه‌ریزی کنید – شرکت چگونه به کارکنان با عملکرد بالا به خاطر مشارکت‌هایشان پاداش می‌دهد؟ دانستن اینکه کارکنان شما برای چه چیزی ارزش قائل هستند به شما در تصمیم‌گیری کمک خواهد کرد. یک تاریخ را برای راه‌اندازی چارچوب مدیریت عملکرد جدید خود تعیین کنید و همه را از قبل به خوبی مطلع سازید.
گام ۴: راه‌حل‌های فناوری را پیاده‌سازی کنید
از یک پلتفرم متمرکز برای ارسال یادآوری‌های خودکار قبل از جلسات و ذخیره تمام اسناد مهم در یک مکان امن با پشتیبان‌گیری ابری استفاده کنید. این همچنین به شما کمک می‌کند تا هر کارمند را پیگیری کنید تا از پیشرفت و نیازهای او آگاه باشید.
پلتفرمی را انتخاب کنید که به خوبی با سیستم‌های منابع انسانی موجود شما یکپارچه شود و امکان شخصی‌سازی را برای انعطاف‌پذیری بیشتر به شما بدهد. پس از انتخاب پلتفرم، بر روی پیاده‌سازی و آموزش مناسب تمرکز کنید تا اطمینان حاصل شود که همه کاربران می‌دانند چگونه از سیستم جدید استفاده کنند.
علاوه بر این، یک سیستم پشتیبانی برای ارائه کمک مداوم ایجاد کنید و پس از پیاده‌سازی به طور مداوم آن را ارزیابی و اصلاح نمایید. به طور منظم از کاربران بازخورد جمع‌آوری کنید تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و اطمینان حاصل کنید که سیستم به خوبی به هدف خود خدمت می‌کند.
گام ۵: مدیران را آموزش و حمایت کنید
گام نهایی در توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد مؤثر، آموزش مدیران برای تسهیل آن، ایجاد اعتماد با کارکنان و کمک به آن‌ها برای دستیابی به اهدافشان است. به همه طرفین کمک یا حمایت اضافی ارائه دهید تا اطمینان حاصل شود که کارکنان منابع لازم برای به حداکثر رساندن پتانسیل خود را دارند و مدیران به خوبی برای مدیریت عملکرد ضعیف مجهز هستند.
گام ۶: چارچوب را به صورت آزمایشی اجرا و اصلاح کنید
گام بعدی، اجرای آزمایشی چارچوب شماست. پذیرای بازخورد باشید تا بتوانید تأثیر چارچوب مدیریت عملکرد خود، آنچه کار می‌کند و آنچه را که باید بهبود یابد، درک کنید.
این بازخورد همچنین می‌تواند به این سؤالات پاسخ دهد که چرا برخی از کارکنان ممکن است عملکرد پایینی داشته باشند یا چرا برخی از اعضای تیم به طور مداوم به اهداف خود می‌رسند در حالی که دیگران این کار را نمی‌کنند. فقط بازخورد جمع‌آوری نکنید – از آن برای بهبود چارچوب خود در طول زمان استفاده کنید.
چارچوب‌های مدیریت عملکرد: ۵ نمونه واقعی
این نمونه‌های واقعی چارچوب مدیریت عملکرد را که شرکت‌ها با موفقیت پیاده‌سازی کرده‌اند، بررسی کنید.
۱. Adobe
در سال ۲۰۱۲، ادوبی ارزیابی‌های عملکرد سالانه خود را با “چک‌این‌ها” جایگزین کرد – مکالمات مداوم و کمتر ساختاریافته بین مدیران و کارکنان برای بحث در مورد عملکرد و رشد شغلی. از آنجا که این شرکت یک مدل کار ترکیبی را اتخاذ کرده است، این چک‌این‌ها اکنون دیجیتال هستند.
یک داشبورد مبتنی بر وب به همه کارکنان اجازه می‌دهد تا جزئیات عملکرد و توسعه خود را مدیریت کنند، مانند تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت. آن‌ها همچنین به بازخورد لحظه‌ای از همکاران و مدیران دسترسی دارند و می‌توانند نقش‌های جدیدی را در ادوبی بسته به مسیر شغلی که می‌خواهند دنبال کنند، بررسی کنند.
۲. Deloitte
رویکرد جدید دلویت شامل “نمونه‌برداری‌های عملکرد” فصلی یا به ازای هر پروژه است، علاوه بر چک‌این‌های هفتگی با مدیران برای اطمینان از اینکه کارکنان به اهداف خود می‌رسند.
در مقایسه با ارزیابی‌های عملکرد سنتی، این رویکرد سریع‌تر و کارآمدتر است، داده‌های بیشتری در مورد عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد و بازخورد دقیق‌تر و لحظه‌ای را پرورش می‌دهد.
۳. General Electric
در سال ۲۰۱۶، جنرال الکتریک از ارزیابی عملکرد سالانه به یک برنامه به نام PD@GE تغییر جهت داد که کارکنان و مدیران را قادر می‌ساخت تا یادداشت‌ها و اسناد مرتبط با عملکرد را مبادله کنند.
این امر گفتگوی مستمر و مسئولیت مشترک را ایجاد کرده است. مدیران و کارکنان هنوز مکالمات خلاصه سالانه دارند. با این حال، این‌ها بخشی از گفتگوی مداوم هستند و نه تنها مبنای تصمیم‌گیری در مورد پاداش، ترفیع و توسعه.
۴. Google
گوگل از سال ۱۹۹۹ OKRها را به عنوان راهی برای تعیین اهداف فصلی و سالانه اتخاذ کرد. گوگل خاطرنشان کرده است که این اهداف باید کارکنان را به چالش بکشند و آن‌ها را از منطقه امن خود خارج کنند، به همین دلیل هرگز انتظار نرخ دستیابی ۱۰۰ درصدی را ندارد.
تحت این سیستم، کارکنان می‌توانند اهداف را به نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری که می‌توانند به طور مداوم پیگیری کنند، تقسیم نمایند. OKRها برای همه کارکنان به صورت عمومی قابل مشاهده هستند و گوگل تمام مشارکت‌های فردی در موفقیت خود را پیگیری می‌کند.
۵. Netflix
نتفلیکس ارزیابی‌های عملکرد سالانه را حذف کرد و فرآیند بازخورد ۳۶۰ درجه را انتخاب نمود که در آن کارکنان به طور منظم و غیررسمی یکدیگر را ارزیابی می‌کنند. در حالی که ارزیابی‌کنندگان در ابتدا ناشناس بودند، این شرکت اخیراً بازخورد امضاشده را برای شفافیت کامل پیاده‌سازی کرده است.
همچنین مدیران را تشویق می‌کند تا از “آزمون نگهدارنده” (keeper test) استفاده کنند – اساساً، آن‌ها باید در نظر بگیرند که آیا برای حفظ یک کارمند مبارزه خواهند کرد یا خیر. اگر این کار را می‌کنند، آن کارمند یک “نگهدارنده” است. در غیر این صورت، نتفلیکس مدیران را تشویق می‌کند که به آن‌ها اجازه ترک بدهند تا بتواند به ساخت تیمی که با ارزش‌های آن همسو است، ادامه دهد.
نکته منابع انسانی
بازخورد ۳۶۰ درجه را با روش‌های مدیریت عملکرد سنتی‌تر، مانند ارزیابی‌های سالانه، ترکیب کنید. این به کارکنان کمک می‌کند تا بازخوردی را که برای موفقیت در کار نیاز دارند، دریافت کنند.
یک چارچوب مدیریت عملکرد قوی می‌تواند با همسویی نزدیک اهداف کارکنان با اهداف شرکت، هم رشد کارکنان و هم موفقیت سازمانی را هدایت کند. همچنین انتظارات روشن، بازخورد مستمر و توسعه شغلی را تضمین می‌کند. با یکپارچه‌سازی فناوری، مشارکت دادن ذینفعان کلیدی و تمرکز بر اصلاح مستمر، می‌توانید چارچوبی ایجاد کنید که نه تنها تعهد و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه شفافیت و انصاف را در ارزیابی‌های عملکرد نیز بهبود می‌بخشد.
در نهایت، موفقیت چارچوب شما به سازگاری آن و حمایتی که از مدیران و کارکنان ارائه می‌دهد، بستگی دارد. حرکت از ارزیابی‌های عملکرد سنتی و سخت‌گیرانه به سمت فرآیندهای بازخورد پویا و مداوم می‌تواند رضایت و عملکرد کارکنان را افزایش دهد.
در نهایت، بازخورد را به طور مداوم جمع‌آوری کرده و بر اساس آن عمل کنید تا سیستم مدیریت عملکرد خود را مؤثر، مرتبط و همسو با اهداف فردی و سازمانی در حال تحول نگه دارید.
