۸۶٪ از رهبران منابع انسانی میگویند که جابهجایی داخلی اولویت اصلی سازمان آنهاست. اما تنها ۳۳٪ از شرکتها برنامههای رسمی جابهجایی داخلی ارائه میدهند که به طور بالقوه هزینههای استخدام و جامعهپذیری را افزایش میدهد. خوشبختانه، منابع انسانی در موقعیت خوبی برای تغییر این وضعیت قرار دارد.
استخدام داخلی یک استراتژی حیاتی است که اغلب توسعه نیافته است – تنها ۶٪ از سازمانها در جابهجایی کارکنان بین نقشها عالی عمل میکنند، و ۴۹٪ عدم وجود فرآیندهای مرتبط را به عنوان یک مانع اصلی ذکر میکنند. یکی از راههای حل این مشکل، پیادهسازی یک قالب استاندارد آگهی شغلی داخلی برای هدایت جابهجایی داخلی است.
این مقاله به بحث در مورد آگهی شغلی داخلی و آنچه شامل میشود، چگونگی کاهش زمان جذب و استخدام و افزایش جابهجایی داخلی، و اینکه چگونه یک قالب با طراحی خوب میتواند به سادهسازی فرآیند کمک کند، میپردازد. همچنین یک قالب رایگان آگهی شغلی داخلی را ارائه میدهد که میتوانید آن را برای هدایت استخدام و جابهجایی داخلی در سازمان خود سفارشیسازی کنید.
جهت شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی سرآمد کلیک کنید.
آگهی شغلی داخلی چیست؟
آگهی شغلی داخلی (که با نامهای موقعیت داخلی، اطلاعیه جای خالی یا آگهی شغلی داخلی نیز شناخته میشود) یک جای خالی شغلی است که به طور انحصاری در داخل یک شرکت به اشتراک گذاشته میشود تا به کارکنان فعلی اجازه دهد نقشهای باز را پر کنند.
هدف و منفعت اصلی استخدام داخلی، ارائه فرصتهای رشد شغلی و توسعه مهارتها به کارکنان فعلی از طریق جابهجایی عمودی یا افقی در داخل سازمان آنها است. نقش منابع انسانی در این زمینه شامل ایجاد و به اشتراک گذاشتن آگهیهای شغلی داخلی، تضمین شفافیت و عدالت، و ارائه بازخورد مداوم به تمام طرفهای درگیر است.
مزایای استخدام داخلی
تعهد به پیشرفت داخلی نشان میدهد که شرکت برای نیروی کار خود ارزش قائل است و روی مسیر حرفهای بلندمدت کارکنان سرمایهگذاری میکند. در اینجا سایر مزایای اصلی استخدام داخلی آورده شده است:
فرآیندهای استخدام و جامعهپذیری کوتاهتر
استخدام داخلی زمان استخدام را کاهش میدهد، زیرا شما از قبل کاندیداها را میشناسید و به آنها دسترسی دارید. از این رو، میتوانید از تبلیغات خارجی، غربالگری و بررسی سوابق صرفنظر کنید. علاوه بر این، از آنجایی که کارکنان داخلی از قبل با فرهنگ و سیستمهای شرکت آشنا هستند، برای نقشهای جدید خود به یک دوره جامعهپذیری کوتاهتر نیاز دارند، که منجر به زمان کوتاهتر برای بهرهوری میشود.
مقرونبهصرفه بودن
استخدام داخلی در هزینههای استخدام خارجی (مانند هزینههای سایتهای شغلی، کمیسیونهای آژانس استخدام و بررسی سوابق) صرفهجویی میکند، به ویژه برای نقشهای رهبری ارشد. و در حالی که کارکنان خارجی تمایل دارند ۱۸٪ تا ۲۰٪ بیشتر از کارکنان داخلی حقوق بگیرند، ارزیابیهای عملکرد پایینتری دریافت میکنند و نرخ خروج بالاتری در دو سال اول خود دارند.
بهبود روحیه و حفظ کارکنان
ارائه مسیرهای روشن برای پیشرفت از طریق آگهیهای شغلی داخلی، روحیه و مشارکت در میان کارکنان را تقویت میکند، که به نوبه خود منجر به نرخهای حفظ کارکنان بالاتری میشود. در واقع، کارکنان منصوب شده از داخل ۶۰٪ بیشتر در سازمانهای خود میمانند، با میانگین مدت خدمت نزدیک به پنج سال در مقایسه با کمی بیش از سه سال برای استخدامهای خارجی
ریسک کلی پایینتر
کارکنان داخلی به طور کلی ریسک کمتری برای شرکت خود دارند. دسترسی به دادههای عملکرد و سوابق انضباطی آنها، و همچنین درک خوبی از اخلاق کاری و تناسب فرهنگی آنها، میتواند به شما در کاهش عدم اطمینان مرتبط با استخدامهای خارجی کمک کند. این به شما امکان میدهد تصمیمات استخدامی آگاهانهتری را بر اساس ویژگیهای شناخته شده اتخاذ کنید.
فرهنگ قوی یادگیری و توسعه
انتشار منظم موقعیتهای داخلی به تقویت یک فرهنگ یادگیری و توسعه مستمر کمک میکند. این کار به وضوح نشان میدهد که سازمان شما از ارتقاء مهارت و پیشرفت شغلی حمایت میکند. این، به نوبه خود، کارکنان را به مشارکت در رشد حرفهای خود تشویق میکند، زیرا میدانند تلاشهای آنها میتواند منجر به فرصتهای جدید در داخل شرکت شما شود.
سوال اساسی منابع انسانی
۳ چالش رایج که تیمهای منابع انسانی هنگام مدیریت آگهیهای شغلی داخلی با آنها روبرو هستند، کدامند؟
سوهیل رامکیلاوان، مشاور ارشد راهکارهای AIHR، چالشهای زیر را برجسته میکند:
ایجاد قابلیت دیده شدن برای فرصتهای داخلی: حتی اگر یک مکان اختصاصی برای به اشتراک گذاشتن مشاغل داخلی، مانند یک سایت شغلی داخلی یا اینترانت، داشته باشید، بسیاری از کارکنان به طور فعال به دنبال آن نیستند یا ممکن است ندانند که کجا این فرصتها را پیدا کنند. با اطلاعیههای به موقع و جلب توجه، قابلیت دیده شدن را ایجاد کنید.
مقاومت مدیران خطی (احتکار استعداد): برخی از مدیران ممکن است تمایلی به اجازه دادن به کارکنان با عملکرد برتر خود برای پیوستن به تیمهای دیگر نداشته باشند، زیرا نگران از دست دادن استعدادهای کلیدی یا جایگزینی نقشها هستند. این طرز فکر را از طریق سیاستهای روشن و حمایت رهبری از جابهجایی داخلی مدیریت کنید.
فقدان وضوح در فرآیندهای استخدام داخلی:کارکنان اغلب مطمئن نیستند که منابع انسانی چگونه درخواستهای داخلی را مدیریت میکند یا شانس آنها چقدر است. این ممکن است آنها را از درخواست منصرف کند. آنها را به یک کتابچه راهنما یا دستورالعملهای خاص در مورد فرآیند استخدام داخلی شرکت خود ارجاع دهید تا اعتماد را ایجاد کنید.
چه چیزهایی را در یک آگهی شغلی داخلی بگنجانیم؟
ایجاد آگهیهای شغلی داخلی روشن و جامع به شما کمک میکند تا استعدادهای مناسب را از درون شرکت خود جذب کنید، انتظارات را مدیریت کرده و یک فرآیند درخواست روان را تضمین کنید. در اینجا عناصری آورده شده است که هر آگهی شغلی داخلی مؤثر باید شامل آنها باشد:
عنوان شغلی و دپارتمان: به وضوح عنوان شغلی و دپارتمانی را که تحت آن قرار میگیرد، بیان کنید. این به کارکنان زمینه میدهد و به آنها کمک میکند تا علاقه خود را بسنجند.
هدف نقش: به طور خلاصه اهمیت استراتژیک شغل را در داخل تیم و سازمان گستردهتر توضیح دهید. این به کاندیداها کمک میکند تا تأثیر بالقوه آن را درک کنند.
مسئولیتهای کلیدی: مسئولیتهای اصلی نقش را لیست کنید. تا حد امکان دقیق و مشخص باشید تا یک تصویر واقعبینانه از کار روزانهای که نقش شامل آن است، ارائه دهید.
مهارتها/صلاحیتهای مورد نیاز: مهارتها، دانش و تجربهای را که نقش نیاز دارد، لیست کنید. این ممکن است شامل گواهینامهها، سالهای تجربه یا مهارت در نرمافزار باشد.
سایر معیارهای واجد شرایط بودن:برای جلوگیری از سردرگمی، تمام معیارهای واجد شرایط بودن مربوطه را مشخص کنید (مثلاً: «باید حداقل به مدت X ماه/سال در نقش فعلی خود بوده باشد»).
فرآیند و مهلت درخواست: یک مهلت ارسال را فراهم کرده و توضیح دهید که کارکنان باید چگونه درخواست دهند (مثلاً از طریق ایمیل یا پرتال منابع انسانی داخلی).
نقطه تماس: نام و جزئیات تماس نماینده منابع انسانی یا مدیر استخدام مربوطه را ارائه دهید، تا کارکنان بتوانند برای سوالات یا نگرانیهای خود با آنها تماس بگیرند.
چرا از یک قالب آگهی شغلی داخلی استفاده کنیم؟
یک قالب آگهی شغلی داخلی میتواند به سادهسازی فرآیند استخدام کمک کند و هم برای تیم منابع انسانی و هم برای استعدادهای برتر مفید باشد. در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا باید از یک قالب آگهی شغلی داخلی استفاده کنید:
۱. در زمان صرفهجویی میکند:
توسعه یک آگهی شغلی کاملاً جدید برای هر جای خالی زمانبر است. با این حال، یک قالب آگهی شغلی داخلی استاندارد به تیم منابع انسانی شما اجازه میدهد تا به سرعت تمام جزئیات لازم را بدون نوشتن هر اطلاعیه موقعیت جدید از ابتدا پر کند.
۲. تضمین ثبات و حرفهایگری:
یک قالب آگهی شغلی داخلی استاندارد تضمین میکند که تمام آگهیهای شغلی داخلی شما ظاهری ثابت و حسی حرفهای را حفظ خواهند کرد، که به خوبی منعکسکننده تیم استخدام شما خواهد بود و اعتماد را در میان کاندیداهای بالقوه به تیم منابع انسانی و به طور کلی شرکت ایجاد میکند.
۳. خطاها یا اطلاعات از دست رفته را کاهش میدهد:
به دلیل فیلدها و بخشهای از پیش تعریف شده، و همچنین دستورالعملهای دقیق در مورد نحوه استفاده از آن، یک قالب آگهی شغلی داخلی با طراحی خوب میتواند به عنوان یک چکلیست نیز عمل کند. این میتواند به طور قابل توجهی احتمال خطاها و حذف اطلاعات حیاتی را کاهش دهد.
۴. به کارکنان کمک میکند فرصتها را درک کرده و بر اساس آنها عمل کنند:
یک قالب یک فرمت ثابت را فراهم میکند که مسئولیتها و معیارهای دقیق مرتبط با هر نقش و همچنین دستورالعملهای درخواست را به کاندیداها میگوید. این به آنها کمک میکند تا به سرعت موقعیتهای جدید را درک کرده و با اطمینان فرصتهای مرتبط را به دست آورند.
۵. قابل استفاده مجدد و سازگاری برای نقشهای مختلف است:
مزیت اصلی یک قالب، سازگاری آن است. پس از ایجاد، میتوان آن را به راحتی سفارشیسازی کرد تا طیف گستردهای از موقعیتهای داخلی، از نقشهای سطح پایه تا رهبری ارشد را پوشش دهد. این همچنین میتواند به شما در ساخت و گسترش کتابخانه ابزار منابع انسانی خود کمک کند.
قالب رایگان آگهی شغلی داخلی
برای کمک به شما در فرآیند استخدام داخلی، AIHR یک قالب آگهی شغلی داخلی رایگان و قابل سفارشیسازی را توسعه داده است. این قالب در زمان شما صرفهجویی خواهد کرد، فرآیند شما را ساده میکند و به شما کمک میکند تا ثبات را در سراسر نقشها و بخشها تضمین کنید. قالب را در زیر دانلود کنید.
۳ نمونه اطلاعیه آگهی شغلی داخلی
به ایدههایی در مورد نحوه چارچوببندی اطلاعیههای آگهی شغلی داخلی خود نیاز دارید؟ در اینجا سه نمونه از فرمتهای پیامرسانی مختلف برای الهام گرفتن شما آورده شده است:
نمونه ۱: پیام آگهی شغلی داخلی در Slack / Microsoft Teams
موضوع:شغل خود را با جای خالی جدید در بازاریابی ارتقا دهید.
سلام به تیم،
خبرهای هیجانانگیزی داریم: دپارتمان بازاریابی ما به دنبال یک هماهنگکننده پروژه ارشد برای کمک به راهاندازی کمپینهای فوقالعاده است. این آگهی شغلی داخلی یک فرصت فوقالعاده برای توسعه بیشتر مهارتهای شما و کمک به رشد استراتژیک ما است.
در [نام شرکت]، ما به پرورش استعداد از درون سازمان متعهد هستیم، و این نقش یک مسیر مستقیم برای پیشرفت فراهم میکند.
آماده تأثیرگذاری هستید؟ برای اطلاعات بیشتر و درخواست اینجا کلیک کنید [لینک درخواست شغلی]. ما همه کارکنان واجد شرایط را تشویق میکنیم تا این فرصت را بررسی کرده و در نظر بگیرند که چگونه مهارتهای منحصربهفردشان میتواند به مأموریت ما کمک کند.
نمونه ۲: ایمیل آگهی شغلی داخلی
موضوع: جای خالی داخلی برای هماهنگکننده پروژه ارشد (دپارتمان بازاریابی)
تیم عزیز،
به عنوان بخشی از تعهد [نام شرکت] به پرورش استعداد داخلی و ارائه مسیرهای توسعه مداوم برای کارکنان فعلی ما، خوشحالیم که یک آگهی شغلی داخلی را برای نقش هماهنگکننده پروژه ارشد در دپارتمان بازاریابی اعلام میکنیم.
این موقعیت داخلی یک فرصت منحصربهفرد برای یک فرد پرشور و باتجربه برای ایفای نقشی حیاتی در مدیریت کمپینهای ما و هدایت اهداف کلیدی ما ارائه میدهد. ما به توانمندسازی کارکنان خود با پیشرفت شغلی متعهد هستیم، و این جای خالی نشاندهنده سرمایهگذاری مداوم ما در آینده شماست.
اگر سوالی دارید، لطفاً با [نام و ایمیل تماس منابع انسانی] تماس بگیرید.
با تشکر از فداکاری مداوم شما به [نام شرکت].
با احترام،
تیم منابع انسانی شما
نمونه ۳: اطلاعیه آگهی شغلی داخلی در پرتال منابع انسانی شما
آگهی شغلی داخلی: هماهنگکننده پروژه ارشد
دپارتمان:دپارتمان بازاریابی
مرور کلی:
[نام شرکت] به دنبال یک هماهنگکننده پروژه ارشد بسیار ماهر و با انگیزه برای پیوستن به دپارتمان بازاریابی ما است.
این استخدام داخلی حیاتی، تلاشهای پروژه را هدایت خواهد کرد، به اعضای تیم جوانتر مشاوره خواهد داد و به برنامهریزی و اجرای استراتژیک ابتکارات بازاریابی ما کمک خواهد کرد. ما عمیقاً روی رشد و توسعه کارکنان خود سرمایهگذاری کردهایم، و این نقش یک فرصت پیشرفت شغلی قابل توجه در داخل سازمان ما را نشان میدهد.
مسئولیتهای کلیدی:
- هدایت طراحی، توسعه و استقرار کمپینهای بازاریابی مقیاسپذیر.
- مدیریت زمانبندی پروژهها.
- تضمین پایبندی به بهترین شیوهها.
- مربیگری و هدایت اعضای تیم پروژه.
- همکاری با مدیریت محصول و سایر دپارتمانها برای تعریف الزامات و راهحلهای پروژه.
- انجام بررسیهای پروژه و تضمین نتایج باکیفیت و موفق.
صلاحیتها و تجربه مورد نیاز:
- مدرک لیسانس در بازاریابی، کسبوکار یا یک زمینه مرتبط.
- حداقل هفت سال تجربه در هماهنگی پروژه، با حداقل سه سال در یک نقش سطح میانی.
- تسلط به Asana، Jira، Salesforce و متدولوژیهای Agile.
- مهارتهای رهبری و حل مسئله اثبات شده.
- تواناییهای ارتباطی و بینفردی عالی.
قوانین واجد شرایط بودن:
- باید حداقل ۱۲ ماه در نقش فعلی خود بوده باشد.
- باید در آخرین ارزیابی عملکرد خود امتیاز «برآورده کردن انتظارات» یا بالاتر داشته باشد.
تعهد ما به تنوع، برابری، فراگیری و تعلق:
در [نام شرکت]، ما به پرورش یک محیط کاری متنوع، عادلانه و فراگیر متعهد هستیم که در آن همه کارکنان احساس تعلق کنند.
این موقعیت داخلی برای تمام کارکنان واجد شرایط باز است.
ما از درخواستهای افرادی با هر پسزمینهای که الزامات نقش را برآورده میکنند، استقبال میکنیم.
ما به ساخت تیمهای قوی از طریق توسعه استعداد داخلی و ارائه مسیرهای عادلانه برای رشد و توسعه به همه اعتقاد داریم.
فرآیند و مهلت درخواست:
کارکنان علاقهمند و واجد شرایط باید رزومه و یک نامه پوشش را از طریق این پرتال منابع انسانی تا [مهلت درخواست] ارسال کنند.
برای اطلاعات بیشتر:
برای سوالات محرمانه در مورد این آگهی شغلی داخلی، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی / مدیر استخدام] در [آدرس ایمیل / دستگیره چت داخلی مربوطه] تماس بگیرید.
سوال اساسی منابع انسانی
چگونه میتوانم انتقال یک کارمند داخلی را که در حال تغییر دپارتمان است، به طور مؤثر مدیریت کنم؟
سوهیل رامکیلاوان، مشاور ارشد راهکارهای AIHR، اقدامات زیر را توصیه میکند:
تعیین انتظارات روشن با هر دو مدیر: از همان ابتدا در مورد یک دوره انتقال واقعبینانه بین مدیر فعلی و جدید توافق کنید. این به جلوگیری از تنش یا سردرگمی کمک میکند و به هر دو تیم اجازه میدهد برای تغییر برنامهریزی کنند.
برقراری ارتباط آزادانه با کارمند: با کارمند در مورد فرآیند انتقال، آنچه باید در نقش فعلی خود اولویتبندی و به پایان برساند و زمانی که به طور کامل وارد نقش جدید میشود، صحبت کنید. این به کارمند کمک میکند تا احساس حمایت کند و استرس غیرضروری را کاهش میدهد.
اطمینان از یک واگذاری روان:کارمند و مدیر فعلی او را تشویق کنید تا مسئولیتهای کلیدی، پروژههای فعلی و هرگونه اطلاعات یا تماسهای مفید را مستند کنند. این کار به تضمین یک واگذاری روان کمک میکند، کارمند را برای موفقیت در نقش جدید خود آماده میکند و از دست رفتن دانش مهم جلوگیری مینماید.
در ارتباط ماندن پس از جابهجایی: پس از انتقال، با هر دو کارمند و مدیر جدید او در تماس باشید. این کار به شناسایی زودهنگام هرگونه مشکل کمک میکند و حمایت منابع انسانی از توسعه کارمند را تقویت مینماید.
۶ نکته منابع انسانی برای انتشار آگهیهای شغلی داخلی
شش نکته زیر برای انتشار آگهیهای شغلی داخلی میتواند به شما در به حداکثر رساندن تأثیر فرآیند استخدام داخلی خود کمک کند:
ارتباط روشن و زودهنگام:
برای افزایش قابلیت دیده شدن آگهی، جای خالی جدید خود را از طریق کانالهای مختلف، مانند ایمیل، ارتباطات داخلی و جلسات تیمی، اعلام کنید. ارتباط زودهنگام با کارکنان و مدیران میتواند نرخ درخواست را افزایش داده و زمان پر کردن موقعیت در شرکت شما را کاهش دهد.
۲. در مورد فرآیند و معیارها شفاف باشید:
شفافیت به مدیریت انتظارات کمک میکند. هر مرحله از فرآیند درخواست، از ارسال تا مرحله تصمیمگیری نهایی را به وضوح تشریح کنید. در مورد مهارتهای مورد نیاز، تجربه و قوانین واجد شرایط بودن، رک و راست باشید تا ناامیدی را به حداقل رسانده و عدالت را تضمین کنید.
۳. همه کارکنان واجد شرایط را به درخواست تشویق کنید:
با تشویق درخواستها از تمام کارکنان واجد شرایط، بدون در نظر گرفتن قومیت، ملیت، جنسیت، سن یا پسزمینه، از DEIB اطمینان حاصل کنید. به کارکنان کمک کنید تا انتصابات داخلی را به عنوان فرصتهای توسعه کلیدی ببینند، نه فقط ابزاری برای پر کردن شکافهای استعدادی.
۴. پیگیری با متقاضیان:
تمام متقاضیان شایسته دریافت بازخورد به موقع و محترمانه هستند. گامهای بعدی و زمانبندیها را برای کاندیداهای موفق به وضوح تشریح کنید. برای کسانی که انتخاب نشدهاند، وقت بگذارید تا بازخورد سازنده ارائه دهید و آنها را به ادامه توسعه خود تشویق کنید تا روحیه آنها حفظ شود.
۵. دادههای جابهجایی داخلی را ردیابی کنید:
یک سیستم را پیادهسازی کنید تا به تیم منابع انسانی شما در ردیابی معیارهای مهم، مانند نرخ درخواست، نرخ موفقیت، زمان پر کردن موقعیت و نرخ حفظ کارکنان کمک کند. میتوانید از این دادهها برای کمک به شناسایی روندها و بهبود برنامه استخدام داخلی خود در هر کجا که لازم است، استفاده کنید.
۶. آگهیها را با اهداف DEIB خود هماهنگ کنید:
شرکتهایی که تنوع را برجسته میکنند، ۲۶٪ درخواست بیشتری از زنان جذب میکنند. برای تشویق درخواستها از گروههای جمعیتی کمتر نمایندگی شده، مطمئن شوید که از معیارهای واجد شرایط بودن عادلانه و همچنین زبان فراگیر در آگهیهای شغلی داخلی خود استفاده میکنید.
یک فرآیند استخدام داخلی روشن و ابزارهای مناسب – به عنوان مثال، یک قالب استاندارد آگهی شغلی داخلی – میتواند به شما در هدایت استخدام سریعتر، حفظ و مشارکت بهتر و بهبود جابهجایی داخلی کمک کند. این یک راه ساده و با تأثیر بالا برای نشان دادن این است که شرکت شما در مورد توسعه افراد خود جدی است.
قالب آگهی شغلی داخلی رایگان و قابل سفارشیسازی AIHR میتواند به صرفهجویی در زمان تیم شما، روشن و ثابت نگه داشتن آگهیهای شما و قابل مشاهده و دسترسپذیر کردن فرصتهای داخلی کمک کند. با آسانتر کردن استخدام داخلی، میتوانید فرهنگ سازمانی ایجاد کنید که در آن رشد شغلی بخش کلیدی از فرهنگ شرکت شما باشد.