مدیر استخدام یک نقش کلیدی در فرآیند استخدام در هر سازمانی دارد. در این مقاله، نقش مدیر استخدام، تفاوت بین مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان و همچنین وظایف مدیر استخدام و چرایی اهمیت ایجاد یک رابطه قوی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام و نحوه ایجاد آن را بررسی خواهیم کرد.
مدیر استخدام چیست؟
مدیر استخدام درواقع رهبر تیم است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک موقعیت شغلی خالی در بخش خود در سازمان اقداماتی انجام می‌دهد. به عبارت دیگر، آنها مدیر آینده افراد استخدامی جدید هستند. یک مدیر استخدامی درخواست‌های شغلی جدید را بررسی و آگهی می‌کنند و تایم‌هایی را با استخدام کنندگان جهت انجام مصاحبه ست می‌کنند و در نهایت تصمیم نهایی را در مورد اینکه چه کسی را استخدام کند، می‌گیرد و متعاقباً کارمند جدید را وارد سازمان کرده و فرآیند آنبوردینگ را انجام می‌دهد.
مدیر استخدام می‌تواند کارمندی باشد که یک تیم یا بخش را اداره می کند، به عنوان مثال، رئیس فروش در بخش فروش یا مدیر فروشگاه در بخش خرده فروشی. در استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک‌تر، مدیر استخدام اغلب مدیرعامل شرکت خواهد بود، زیرا هنوز تیم‌های مختلف زیادی وجود نخواهد داشت.
مدیر جهت استخدام کارمند جدید با فرد استخدام کننده همکاری می‌کند. استخدام کننده بر بخش عملیاتی و مدیریتی فرآیند تمرکز دارد، در حالی که مدیر استخدام تصمیم گیرنده واقعی است.
مدیر استخدام چه کاری انجام می‌دهد؟
مدیر استخدام نقش‌ها و مسئولیت‌های متعددی در فرآیند استخدام دارد. بیایید این‌ها را با جزئیات بیشتر بررسی کنیم.
آغاز فرآیند استخدام
هنگامی که نیاز به پر کردن یک موقعیت شغلی خالی وجود دارد، مدیر استخدام باید یک درخواست رسمی برای ایجاد یک موقعیت جدید شغلی در شرکت در قالب یک درخواست شغلی ارائه دهد. آنها معمولاً هنگامی که تصمیم می گیرند کدام نامزد، استخدام شود، فرآیند استخدام را تکمیل می‌کنند.
اطلاعات کلیدی در طول پذیرش موقعیت شغلی خالی
پس از تایید درخواست شغل، استخدام کننده با مدیر استخدام می نشیند تا تا حد امکان در مورد موقعیت شغلی خالی صحبت کنند.
استخدام کننده و مدیر استخدام باید موارد زیر را برای شروع فرآیند استخدام بررسی کنند:
- چه نوع نامزدی مورد نیاز است؟
- مهارت ها، تجربه و ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز وی چگونه است؟
- چه عملکرد خوبی در این نقش مدنظر است
- تاثیر یک عملکرد بالا بر تیم و سازمان
- غرامت و مزایای لازم برای این موقعیت شغلی
- ساعات هفتگی و اضافه کاری با حقوق
- بودجه لازم برای این موقعیت شغلی
هر چه استخدام کننده اطلاعات واضح‌تری را در حین پذیرش شغل به دست آورد، شرح شغل بهتری را می‌تواند تهیه کند. این به نوبه خود تأثیر مثبتی بر تناسب نامزدها با شغل و فرهنگ سازمان خواهد داشت.
تقسیم وظایف
در مدل‌های سنتی استخدام، عمده فرآیند استخدام و حجم کار بر دوش استخدام‌کنندگان است، که برای استخدام‌کنندگان یا مدیران استخدام این موضوع ایده‌آل نیست. تعیین اینکه چه کسی مسئول چه چیزی در ابتدای فرآیند خواهد بود مهم است لذا مطمئن شوید که همه نقش خود را درک می کنند.
شما می‌توانید یک ماتریس RACI (مسئول – پاسخگو – مشورت شده – مطلع) ایجاد کنید که وظایفی را که در طول فرآیند استخدام باید انجام شود، مشخص کند، که می‌تواند به عنوان یک نقطه مرجع برای همه افراد درگیر مفید باشد. در اینجا نمونه‌ای از آنچه می‌تواند شبیه باشد آورده شده است:
یک شرکت خدمات اشتراک کتاب، Blinkist، یک مدل عملیات استخدامی ایجاد کرد که آن را استخدام مستقل غیرمتمرکز نامید. در این مدل، مدیران استخدام، مسئولیت‌هایی را در طول فرآیند استخدام با استخدام‌کنندگان به اشتراک می‌گذارند. اگر جایی لازم باید مدیر استخدام مواردی را به استخدام کنندگان آموزش می‌دهد بنابراین در این صورت استخدام کننده می‌تواند این فرآیند را کارآمدتر و بهتر پیش ببرد.
حفظ ارتباط نزدیک با استخدام کننده
از ابتدا تا انتهای فرآیند استخدام، مدیر برای درک موقعیت شغلی خالی و نوع کاندیدای مورد نیاز برای پر کردن آن، با استخدام کننده در ارتباطی نزدیک است. بسته به اندازه سازمان و اینکه آیا شما یک تیم استخدام داخلی دارید یا خیر، می‌توانید یک استخدام کننده فریلنسر یا از یک شرکت دیگر و با برون سپاری این کار را انجام دهید یعنی اگر شرکت بزرگی ندارید که داخل خود یک تیم ساتخدام داشته باشید می‌توانید از استخدام کنندگان در بیرون از سازمان برای انجام فرآیند جذب خود کمک بگیرید..
مصاحبه با نامزدها
هنگامی که استخدام کننده تعدادی نامزدهای بالقوه را پیدا کرد، مدیر قبل از تصمیم گیری نهایی برای استخدام، مصاحبه‌های فنی و سایر مصاحبه‌های عمیق را با نامزدهای انتخاب شده انجام می دهد.
یافتن نامزد مناسب و تصمیم گیری برای استخدام
استخدام فردی که تجربه، مهارت یا ویژگی‌های رفتاری را که تیم در حال حاضر فاقد آنها است، باید حتما یکی از اولویت‌های مدیر استخدام باشد و در عین حال اطمینان حاصل شود که نامزد به خوبی با تیم سازگاری دارد لذا پس از مصاحبه با نامزدهای انتخاب شده، مدیر استخدام تصمیم نهایی را در مورد اینکه چه کسی را استخدام کند، می گیرد.
حضور و مدیریت استخدام های جدید
مدیر استخدام نقش کلیدی در فرآیند استخدام کارکنان دارد. آنها مطمئن می‌شوند که تازه واردها احساس خوبی در خانه خود یا سازمان و شرکت جدید خود دارند، با فرهنگ شرکت به خوبی سازگار هستند و همه چیزهایی را که برای موفقیت در نقش های جدید خود نیاز دارند، درواقع در وجود این افراد جدید الستخدام وجود دارد.
آنها به عنوان نقطه تماس اولیه برای کارمندان جدید عمل می کنند و به نگرانی‌هایی که ممکن است داشته باشند رسیدگی می‌کنند. مدیر استخدام همچنین به طور مستمر بر عملکرد افراد جدید نظارت و ارزیابی می‌کند و بازخورد و راهنمایی برای تقویت رشد و توسعه آنها در سازمان ارائه می‌دهد.
یادگیری و توسعه
مدیر استخدام باید ایده روشنی درخصوص موقعیت آینده تیم خود، بر اساس اهداف تجاری سازمان و این که برای هر یک از اعضای تیم از نظر یادگیری و توسعه چه معنایی دارد، داشته باشد. داشتن یک استراتژی تیمی L&D هنگام مصاحبه با نامزدها یک امتیاز مثبت است، زیرا مدیر استخدام می‌تواند فرصت‌های توسعه را به اشتراک بگذارد.
سایر مسئولیت ها
در حالی که مسئولیت‌هایی مانند کوچینگ، توسعه اعضای تیم و رفاه کارکنان به طور مستقیم با فرآیند استخدام مرتبط نیستند، اما بر نحوه درک سازمان شما توسط نامزدها و کارمندان به عنوان یک کارفرما (یعنی برند کارفرمای شما) تأثیر دارند.اگر شرکت شما به این شهرت دارد که همیشه کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهد، به عنوان مثال، از طریق کوچینگ، مشاوره، یا برنامه‌های سلامت کارکنان خود، این به طور مثبت بر شهرت شما در بین جویندگان کار تأثیر می‌گذارد. این به نوبه خود، استخدام نامزدهای برتر را آسان‌تر می کند.
مدیر استخدام در مقابل استخدام کننده
مدیران استخدام اغلب با استخدام کنندگان اشتباه گرفته می‌شوند و این اصطلاحات به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. با این حال، این دو نقش متمایز هستند.
تفاوت مدیر استخدام و استخدام کننده
مدیر استخدام، مدیر آینده فرد استخدامی جدید است. آنها فرآیند استخدام را آغاز می‌کنند و با کارمندان جدید مصاحبه، انتخاب و آنها را وارد سازمان می کنند. آنها تصمیم گیرنده نهایی هستند و می‌توانند بگویند چه کسی استخدام می‌شود و چه کسی استخدام نمی‌شود. استخدام تنها بخشی از کار آنها در رهبری یک تیم است.
استخدام‌کننده حرفه‌ای است که کارش ارتقای موقعیت‌های شغلی خالی و شناسایی، جذب و (پیش)انتخاب نامزدهای مناسب برای نقش‌های خاص است. آنها بخشی از تیم استخدام، استعدادیابی یا HR هستند.
این واقعیت که مدیر استخدام قدرت تصمیم گیری نهایی را دارد گاهی اوقات می‌تواند باعث ایجاد تنش بین آنها و استخدام کننده شود. بیشتر اوقات، مدیران معمولاً در استخدام افراد جدید در تیم خود عجله دارند. به جای اینکه صبورانه منتظر یک لیست کامل از کاندیداها برای مصاحبه باشند، آنها مشتاق هستند به محض درخواست اولین نفر به حالت مصاحبه ورود کنند.
از سوی دیگر، استخدام‌کنندگان می‌خواهند بتوانند به درستی کاندیداها را ارزیابی کنند، اولین گام‌های فرآیند استخدام را دنبال کنند و قبل از ارائه منتخبی از استخدام‌های جدید بالقوه به مدیر استخدام، فهرستی را پر کنند. بنابراین، این بر عهده استخدام کننده است که مدیر استخدام را “مدیریت” کند و آنها را متقاعد کند که هنگام مصاحبه (و استخدام) یک کارمند جدید عجله نکنند.
مدیر استخدام در مقابل منابع انسانی
مدیران استخدام نیز معمولاً با متخصصان منابع انسانی اشتباه گرفته می‌شوند، زیرا هر دو می‌توانند در فرآیند استخدام دخیل باشند. به زبان ساده، منابع انسانی تیمی در درون یک سازمان است که از جمله مسئولیت‌های دیگر، بر شناسایی نامزدهای جدید، مدیریت سمت مدیریت استخدام و عضویت، حمایت از کارکنان موجود، نظارت بر یادگیری و توسعه و رسیدگی به شکایات تمرکز دارد.
از سوی دیگر، مدیران استخدام، نیازمندی‌های کارکنان را در تیم‌های خود شناسایی می‌کنند، تأییدیه‌های استخدام را دریافت می‌کنند (در صورت نیاز)، شرح وظایف مفصل را برای ارسال به منابع انسانی می‌نویسند، اغلب نقطه تماس در طول فرآیند مصاحبه هستند، مصاحبه‌های عمیق را با نامزدها انجام می‌دهند و تصمیم نهایی درخصوص انتخاب چند نامزد منتخب برای استخدام را می‌گیرند.
دوره آموزشی استخدام و مصاحبه استخدامی
برای اطلاعات بیشتر درخصوص نحوه جذب و استخدام شرکت در دوره جذب و استخدام و اصول مصاحبه استخدامی (شایسته محور) را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
چرا سازمان شما نیاز به یک رابطه قوی استخدام کننده و مدیر استخدام دارد؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان اغلب اولویت‌های رقابتی دارند، نیاز به استخدام در سریع‌ترین زمان ممکن از یک سو و پیروی از فرآیند انتخاب سیستماتیک از سوی دیگر. یک رابطه قوی استخدام‌کننده و مدیر استخدام ضروری است تا اطمینان حاصل شود که هر فرد مسئولیت‌های خود را می‌داند، فرآیند استخدام برای همه افراد یکپارچه و نامزد مناسب برای نقش مناسب استخدام می‌شود.
مطالعه‌ای که توسط Deloitte Consulting LLP انجام شد، نشان داد که بزرگترین محرک برای بخش جذب استعداد قوی‌تر «توسعه روابط قوی با مدیران استخدام» است. چرا این رابطه بسیار مهم است:
فرآیند استخدام موثر و کارآمد:
استخدام کنندگان و مدیران استخدام هر دو نقش حیاتی در ارائه یک فرآیند استخدام موثر دارند و همکاری با یکدیگر برای سرعت و کارایی و همچنین کیفیت ضروری است.
بهبود کیفیت کاندیداها:
هرچه رابطه و درک بین مدیر استخدام و استخدام کننده قوی تر باشد، استخدام کننده ایده بهتری از مشخصات نامزد ایده آل و مهارت های مورد نیاز برای یک نقش خاص خواهد داشت و شانس جذب و استخدام یک نفر برتر بیشتر می‌شود.
تجربه بهتر کاندیدا:
فرآیند استخدام یکپارچه سریع و مؤثر است و تجربه بهتری را برای همه کاندیداها، خواه استخدام شوند یا نه، ارائه می‌دهد. این امر به حفظ نامزدهای برتر کمک می‌کند و از شکار غیرقانونی آنها توسط رقبا به دلیل عدم ارتباط یا زمان انتظار طولانی بین مراحل فرآیند استخدام جلوگیری می‌کند.
کاهش گردش مالی استخدام جدید:
اگر استخدام کننده و مدیر استخدام در یک صفحه باشند و نوع نامزد مورد نیاز برای ایفای نقش را درک کنند و در نهایت انتخاب کنند چه کسی در سازمان مناسب تر است، این می‌تواند منجر به تناسب کلی بهتر و کاهش تعداد استخدامی جدید شود که د رنهایت نرخ گردش مالی استخدام کاهش می‌یابد.
حل آسان‌تر مشکل در صورت بروز مشکلات:
یک رابطه کاری قوی همچنین به این معنی است که هر چالش یا مسئله‌ای که پیش می‌آید را می‌توان به راحتی مدیریت کرد و از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ‌تر جلوگیری کرد.
استخدام موبایلی
نسل Z می‌توانند به کمک گوشی موبایل رزومه ارسال کنند و بررسی آگهی‌های جذب و استخدام را در هر زمان و مکانی انجام دهند.
چگونه می‌توان رابطه استخدام کننده و مدیر استخدام را بهبود بخشید؟
اکنون که اهمیت یک رابطه کاری قوی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام را درک کرده‌اید، در اینجا چند نکته در مورد اینکه چگونه استخدام‌کنندگان می‌توانند این رابطه را تقویت کنند آورده شده است:
۱- نیازهای مدیران استخدامی را درک کنید
مهم است که استخدام‌کننده برای درک کامل الزامات نقشی که برای آن استخدام می‌کند و آنچه مدیر به دنبال آن است، وقت بگذارد. این نه تنها شامل مهارت ها و تجربه مورد نیاز، بلکه فرهنگ و پویایی تیم نیز می شود. برای جلسات با مدیر استخدام آماده شوید و سؤالاتی را آماده کنید تا به شما در درک نیازهای آنها کمک کند تا فرآیند استخدام یکارآمد و درستی دشاته باشید.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن کنید
مدیران استخدام و استخدام کنندگان باید بنشینند و مشخص کنند که چه کسی در فرآیند استخدام مسئول چه کاری است. این یک کار مشترک است که شامل ورودی هر دو طرف می ود، بنابراین این را روشن کنید. نمودار RACI، همانطور که در بالا ذکر شد، می تواند ابزار عالی برای این باشد و وضوح را برای همه فراهم کند.
تکرار مسئولیت‌ها در طول فرآیند استخدام کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه در همان صفحه باقی می‌مانند و می‌دانند چه زمانی باید انجام دهند.
ارتباط شفاف برقرار کنید
هر دو طرف باید به‌روزرسانی‌های منظم در مورد جایی که در این فرآیند هستند را ارائه دهند و در مورد چالش‌هایشان و چیزهایی که ممکن است به کمک نیاز داشته باشند، ارتباط برقرار کنند. هر دو طرف باید روش تماس ترجیحی یکدیگر را بدانند، مثل ایمیل، پیام‌های Slack/Teams، تماس‌های ویدیویی یا تلفنی یا پیامک و…
سازماندهی آموزش مدیر استخدام
فرآیند استخدام می‌تواند برای استخدام مدیران، به ویژه برای کسانی که تازه وارد تیم‌های رهبری و توسعه می‌شوند، سخت باشد. شما می‌توانید با ارائه اطلاعاتی در مورد اینکه این فرآیند شامل چه مواردی می‌شود و از چه اشتباهاتی باید اجتناب کرد، از آنها حمایت کنید.
این می‌تواند شامل آموزش مصاحبه برای مدیران استخدام، آموزش سوگیری ناخودآگاه و آموزش جنبه‌های قانونی استخدام باشد. چنین آموزشی به نفع هر دو طرف خواهد بود، زیرا هم اعتماد به نفس شما را در فرآیند و هم کیفیت مصاحبه افزایش می‌دهد.
همچنین، اطمینان حاصل کنید که مدیران استخدام می‌دانند در دنیای استعدادها و روندهای نوظهور چه اتفاقی می‌افتد. به عنوان مثال، می‌توانید یک ارائه کوتاه در مورد داده‌های استخدام خود تهیه کنید. این به مدیریت درخصوص انتظارات آنها و درک بهتر نیازها و گزینه‌های آنها کمک می کند.
فعال باشید
منتظر نباشید تا مدیر استخدام با درخواست‌ها یا مشکلات به سراغ شما بیاید. به طور منظم با آنها تماس بگیرید، نیازهای آنها را پیش بینی کنید و قبل از درخواست کمک به آنها پیشنهاد دهید.
نظرسنجی رضایت مدیر استخدامی انجام دهید.
یک نظرسنجی رضایت مدیر استخدامی را تهیه و ارسال کنید که بپرسد چقدر از فرآیند استخدام راضی هستند. از آنها بپرسید که چه پیشنهاداتی برای بهبود اوضاع دارند. پاسخ دادن به این سوالات از مدیر استخدام به شما کمک می کند نه تنها روند استخدام و کیفیت نامزدها را بهبود بخشید، بلکه رابطه خود را با مدیر استخدام نیز بهبود بخشید.
پیگیری کنید
پس از شروع استخدام جدید، از مدیر استخدام پیگیری کنید تا مطمئن شوید که فرد به خوبی در تیم و نقش قرار می گیرد. این نشان می‌دهد که شما به موفقیت بلندمدت فرآیند استخدام اهمیت می‌دهید، نه فقط پر کردن موقعیت‌های شغلی خالی در سازمان.
در صورت وجود هر گونه نگرانی، برای ارائه راه حل‌های بالقوه و همچنین اقدامات پیشگیرانه در آینده، با یکدیگر همکاری کنید.
نقش مدیر استخدام در فرآیند استخدام چند وجهی است، از شروع فرآیند از طریق مصاحبه‌های پیشرو گرفته تا تصمیم گیری در مورد استخدام و پذیرش کارمند جدید.
یک رابطه قوی بین مدیر استخدام و استخدام کننده به موثر و کارآمد شدن فرآیند استخدام کمک می‌کند. استخدام‌کنندگانی که می‌توانند چنین روابطی را ایجاد و حفظ کنند، سازمان را به سمت استخدام استعدادهای سطح بالا که با ارزش‌ها و اهداف آن همخوانی دارد، قرار می‌دهند.