با توجه به نیاز روزافزون شرکت‌ها به بازآموزی و ارتقاء مهارت کارکنانشان، تحلیل شکاف مهارت‌ها ابزاری با اهمیت فزاینده است. نظرسنجی اخیر Wiley نشان داد که درصد متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدامی که اذعان دارند با شکاف مهارت مواجه هستند، افزایش چشمگیری داشته است. این میزان در سال گذشته از 55% به 69% رسیده است.
در این مقاله، توضیح خواهیم داد که تحلیل شکاف مهارت‌ها چیست و چرا ابزاری مفید است، و رویکرد سه مرحله‌ای برای انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها را به اشتراک خواهیم گذاشت.
تحلیل شکاف مهارت‌ها چیست؟
تحلیل شکاف مهارت‌ها ابزاری است که برای ارزیابی تفاوت (یا شکاف) بین قابلیت‌های فعلی نیروی کار و آنچه برای برآوردن خواسته‌های فعلی یا آینده استراتژی کسب‌وکار لازم است، استفاده می‌شود. این تحلیل، مهارت‌هایی را شناسایی می‌کند که کارکنان برای انجام مؤثر وظایف خود به آنها نیاز دارند اما هنوز آنها را ندارند (آنتونوچی، اویدیو، 2012).
سازمان‌ها می‌توانند هم در مهارت‌های سخت و هم در مهارت‌های نرم، شکاف‌هایی را تجربه کنند. نمونه‌هایی از مهارت‌های سخت مورد تقاضا شامل تحلیل‌گری، ارتباطات دیجیتال، و مدیریت پروژه هستند. طبق گزارش انجمن توسعه استعداد (Association for Talent Development)، مهارت‌های نرمی که کمیاب هستند عبارتند از تفکر انتقادی و حل مسئله، مهارت‌های مدیریتی و نظارتی، و مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی.
با توجه به تغییرات سریع فناوری و تحول مداوم چشم‌انداز کسب‌وکار، سازمان‌هایی که فاقد مجموعه‌مهارت‌های کافی هستند، برای همگام شدن با سرعت، با مشکل مواجه خواهند شد. هنگامی که نیروی کار برای انجام مسئولیت‌های جدید مجهز نباشد، نوآوری کاهش می‌یابد، کارکنان عملکرد ضعیفی از خود نشان می‌دهند یا سازمان را ترک می‌کنند، و انتظارات مشتریان برآورده نمی‌شود.
منابع انسانی، به همراه سرپرستان تیم و احتمالاً مشاوران خارجی، تحلیل شکاف مهارت‌ها را برای یافتن اینکه کدام مهارت‌ها و دانش‌های خاص در بین کارکنان کمبود دارد، انجام می‌دهند. این کار معمولاً در آماده‌سازی برای تغییرات آتی، مانند پروژه‌های جدید، تغییرات استراتژیک، و به‌روزرسانی‌های فناوری انجام می‌شود.
با در دست داشتن این اطلاعات، منابع انسانی می‌تواند شکاف مهارت‌ها را از طریق ارتقاء مهارت (upskilling)، بازآموزی (reskilling)، سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه (L&D)، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری (succession planning) و سایر روش‌هایی که در ادامه این مقاله بحث خواهیم کرد، برطرف کند.
نمونه‌های شکاف مهارت
سازمان‌هایی که تصمیم می‌گیرند به مسئله شکاف مهارت‌ها رسیدگی کنند، می‌توانند راه‌حل‌هایی برای حل مشکل بیابند. در اینجا نگاهی به چند نمونه از نحوه شناسایی شکاف مهارت‌ها توسط شرکت‌ها و اقدام برای بستن آنها آورده شده است:
ناسا (NASA)
آژانس تحقیقات و اکتشاف فضایی دولت ایالات متحده، اداره ملی هوانوردی و فضایی (ناسا)، برای عملیات خود به دانشمندان داده وابسته است. از آنجا که این متخصصان تقاضای زیادی دارند، آنها به صورت داخلی بررسی کردند که نیروی کار فعلی چه چیزی برای ارائه دارد. کارکنان در سراسر سازمان قابلیت‌های داده داشتند، اما طیف گسترده‌ای از استعدادها هنوز دسته‌بندی نشده بودند.
ناسا توانست یک پایگاه داده نقشه‌برداری استعداد ایجاد کند که مهارت‌های داده مورد نیاز برای پروژه‌های مختلف را شناسایی می‌کند. این به تطبیق کارکنان با مجموعه‌مهارت‌های مناسب برای پروژه‌هایی که به آن صلاحیت‌ها نیاز دارند، کمک می‌کند.
ورایزن (Verizon)
شرکت فناوری ارتباطات ورایزن هدفی دارد که 500,000 نفر را برای نقش‌های آینده تا سال 2030 آماده کند. این شرکت یک برنامه کارآموزی فناوری به نام Verizon Thrive را توسعه داد. برنامه 12 ماهه “کسب درآمد و یادگیری” افراد با پتانسیل بالا را در مهارت‌های مهم مورد نیاز نقش‌های فناوری ورایزن آموزش می‌دهد.
پس از اتمام دوره کارآموزی، 95% از گروه اول کارآموزان، پیشنهاد استخدام تمام وقت از ورایزن را پذیرفتند.
چیپوتل (Chipotle)
رستوران زنجیره‌ای فست‌کژوال چیپوتل با مشکلات رایج صنعت خدمات غذایی، یعنی جابه‌جایی بالای کارکنان و کمبود کارکنان با مهارت‌های مدیریتی، مواجه است. در سال 2019، این شرکت شروع به ارائه برنامه مدرک کالج بدون بدهی به کارکنان کرد که 100% هزینه‌های شهریه را از ابتدا پرداخت می‌کند.
میزان حفظ کارکنان در چیپوتل در بین اعضای تیمی که در این برنامه ثبت‌نام کرده‌اند، 3.5 برابر بیشتر است. علاوه بر این، کارکنانی که از این مزیت بهره‌مند می‌شوند، 7.5 برابر بیشتر احتمال دارد که به نقش‌های مدیریتی ارتقاء یابند.
استارتاپ هوش مصنوعی در حوزه سلامت میریام گروم (Miriam Groom)
میریام گروم (Miriam Groom)، مدیر عامل Mindful Career و رهبر سرمایه انسانی در KPMG، نمونه‌ای از شکاف مهارت در یک استارتاپ هوش مصنوعی در حوزه سلامت را به اشتراک گذاشت. گروم گفت: “در حالی که مهندسان آنها در توسعه الگوریتم‌های پیشرفته ماهر بودند، شکافی در درک ظرایف مراقبت‌های بهداشتی و طراحی بیمارمحور وجود داشت.”
“این کشف منجر به آغاز یک برنامه همکاری بین‌رشته‌ای TechMed شد. مهندسان با متخصصان پزشکی برای تجربه‌های غوطه‌ورانه همراه شدند، که منجر به تلفیقی از هوش فناوری با راه‌حل‌های همدلانه و بیمارمحور شد. نه تنها کارایی محصول آنها بهبود یافت، بلکه شرکت نیز افزایش رضایت کارکنان را به دلیل این یادگیری چند رشته‌ای گزارش کرد.”
چرا تحلیل شکاف مهارت‌ها مهم است؟
گزارش آینده مشاغل، مجمع جهانی اقتصاد بیان می‌کند که 44 درصد از مهارت‌ها و دانش‌های ضروری کارکنان طی پنج سال آینده به دلیل ادامه اتوماسیون و فناوری‌های هوش مصنوعی، دچار تغییر خواهند شد.
برای سازمان‌ها در تمام صنایع، این بدان معناست که برخی مشاغل ناپدید خواهند شد در حالی که وظایف و مسئولیت‌های اصلی دیگر مشاغل تغییر خواهد کرد. اینجاست که *بازطراحی شغل* برای بازآرایی این وظایف و مسئولیت‌ها برای همسویی آنها با واقعیت در حال تغییر کار، اهمیت پیدا می‌کند.
قبل از اینکه شروع به بازطراحی مشاغل کنید، باید بدانید که چه مهارت‌ها و دانش‌هایی در حال حاضر در نیروی کار شما وجود ندارد. باید از خود بپرسید که کدام یک از این مهارت‌ها برای عملکرد سازمان شما ضروری هستند؟
این ما را به این نکته می‌رساند که چرا انجام تحلیل شکاف مهارت‌های کارکنان مهم است. در اینجا چندین دلیل آورده شده است:
به شما بینشی در مورد کل نیروی کارتان می‌دهد.
شما قادر خواهید بود کارکنانی را که دارای مطلوب‌ترین مهارت‌ها و دانش در جنبه‌های خاص کسب‌وکار هستند، و همچنین کارکنانی را که دارای شکاف‌های مهارتی قابل توجهی هستند، شناسایی کنید.
به این ترتیب، می‌توانید تلاش‌های آموزش و توسعه کارکنان را بر روی مهارت‌هایی که نیاز به توجه بیشتری دارند، بهتر متمرکز کنید. این امر منجر به استفاده بهینه از منابع برای بهبود عملکرد کلی تیم خواهد شد. طبق تحقیقات مک‌کینزی، تطبیق برنامه‌های آموزش و توسعه با نیازهای مهارتی می‌تواند هزینه‌ها را تا 50 درصد کاهش دهد.
یادگیری و توسعه فردی را تقویت می‌کند.
تحلیل شکاف مهارت‌ها به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند چه بهبودهایی را باید انجام دهند تا مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای عملکرد خوب در حال حاضر و در یک نقش آینده را کسب یا بهبود بخشند. در نظرسنجی امیدها و ترس‌های نیروی کار جهانی PwC، 53 درصد از کارکنان اظهار داشتند که شغل آنها به آموزش تخصصی نیاز دارد.
همچنین مشخص خواهد کرد که کدام کارکنان بیشترین سهم را دارند و سزاوار افزایش حقوق یا ارتقاء هستند. این نیز می‌تواند تأثیر مثبتی بر بهره‌وری کارکنان شما داشته باشد.
به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار شما کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار، از جمله، در مورد اطمینان از داشتن تعداد مناسب افراد با مهارت‌های مناسب در مکان مناسب است. اگر دقیقاً ندانید از منظر مهارت‌ها در حال حاضر کجا هستید، برنامه‌ریزی برای آینده دشوار است.
تحلیل شکاف مهارت‌ها نشان می‌دهد که کدام موقعیت‌های کلیدی فاقد شایستگی‌های اصلی هستند. از آنجا، می‌توانید اهداف را تعیین کرده و معیارها را برای رساندن نیروی کار به جایی که باید باشد، تعریف کنید.
می‌تواند تلاش‌های استخدام شما را بهبود بخشد.
برای یافتن آنچه به دنبال آن هستید، باید بدانید که به دنبال چه چیزی هستید. استخدام کاندیداهای قوی بسیار آسان‌تر است اگر بتوانید کسانی را شناسایی کنید که مهارت‌هایشان بهترین تطابق را با مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد مؤثر در یک نقش خاص دارند.
همچنین می‌توانید استراتژی‌های جدید جذب استعداد را توسعه دهید که انواع افرادی را که به آنها نیاز دارید، هدف قرار داده و استخدام کند.
یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.
اگر همه موارد بالا را با هم ترکیب کنید، قادر خواهید بود یک مزیت رقابتی ایجاد کنید و از رقبای خود جلوتر بمانید. نقاط قوت و ضعف نیروی کار خود را خواهید دانست. به این ترتیب، می‌توانید برای آموزش و توسعه و استخدام بهتر برنامه‌ریزی کنید تا عملکرد سازمان خود را بهینه کنید.
"تحلیل شکاف مهارت‌ها در عصر مدرن فقط در مورد شناسایی شایستگی‌های از دست رفته نیست، بلکه در مورد ایجاد فرهنگ سازمانی از یادگیری مستمر، سازگاری و همکاری نیز هست."
نحوه انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها
وقتی صحبت از انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها می‌شود، سه مرحله آن تا حدودی بر اساس فرآیند توسعه سازمانی است. در اینجا یک تفکیک آورده شده است:
گام 1: دامنه و تشخیص
اولین گام در تحلیل شکاف مهارت‌های کارکنان، تعریف دامنه آن و شناسایی مهارت‌های مورد نیاز است.
می‌توانید تحلیل شکاف مهارت‌ها را در سطح فردی، تیمی یا سازمانی انجام دهید. به عنوان مثال:
- فردی: زمانی که وظایف یک موقعیت خاص در حال تغییر است، یا عملکرد یک کارمند از استانداردهای لازم پایین‌تر است.
- تیمی: زمانی که یک پروژه از کارکنان انتظار دارد مجموعه متفاوتی از وظایف را تکمیل کنند یا از فناوری جدیدی استفاده کنند.
- سازمانی: زمانی که شرکت به اهداف تجاری خود دست نمی‌یابد یا تغییر استراتژی نیازمند قابلیت‌های گسترده‌تری است.
می‌توانید با پرسیدن و پاسخ دادن به سؤالات خاصی شروع کنید، مانند:
- مأموریت چیست؟
- اهداف کسب‌وکار کدامند؟
- چه مهارت‌های سخت و نرمی را به عنوان یک سازمان ارزش قائل هستیم؟
- چه مهارت‌های حیاتی برای انجام مأموریت و برآوردن اهداف کسب‌وکار لازم است؟
معیار تعیین اینکه یک مهارت حیاتی است یا غیرحیاتی به شرح زیر است: اگر کارمندی فاقد مهارت خاصی باشد اما همچنان وظیفه‌ای را به نحو رضایت‌بخشی انجام دهد، آن مهارت غیرحیاتی است. از سوی دیگر، اگر کارمندی وظیفه خاصی را با نتیجه‌ای نامطلوب انجام دهد، مهارت از دست رفته حیاتی است.
هنگام تصمیم‌گیری در مورد اینکه سازمان و صنعت شما در آینده به چه چیزهایی نیاز خواهند داشت، سؤالاتی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:
- کدام مشاغل در سازمان/صنعت شما احتمالاً تحت تأثیر اتوماسیون قرار خواهند گرفت؟
- کدام مهارت‌ها در حال حاضر در صنعت شما در حال رشد هستند؟
- شرکت شما به چه نوع مشاغلی نیاز خواهد داشت که اضافه یا گسترش دهد؟
گام 2: جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها
گام دوم شامل جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها است. هدف این مرحله ارزیابی وظایفی است که اکنون انجام می‌شوند، رتبه‌بندی اهمیت این وظایف، و پرس‌وجو در مورد مهارت‌های لازم برای انجام صحیح کار.
فعالیت‌های جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- توسعه پروفایل‌های شغلی و شناسایی مهارت‌های حیاتی مورد نیاز برای هر نقش شغلی:
- بررسی شرح وظایف فعلی برای نیازهای آینده.
- در نظر گرفتن تأثیر هرگونه تغییرات نظارتی یا سایر تغییرات آتی و همچنین روندهای کاری آینده.
- تهیه لیستی از شایستگی‌ها که به وضوح و دقت آنچه برای انجام کار لازم است را توصیف می‌کند.
انجام یک موجودی‌برداری از مهارت‌های فعلی کارکنان شما با استفاده از:
- شرح وظایف
- مشخصات طبقه بندی مشاغل
- ارزیابی‌های عملکرد
- ارزیابی‌های شایستگی
- مصاحبه‌ها/جلسات گروه کانونی با سرپرستان، مدیران و کارکنان
شناسایی شایستگی‌ها و سطوح مهارتی کارکنان شما:
- اطلاعات جمع‌آوری شده از ارزیابی‌های شایستگی را در یک پایگاه داده قابل جستجو و واحد قرار دهید.
- تمام کارکنان و شایستگی‌های موجود آنها را در پایگاه داده ثبت کنید.
- با مهارت‌های حیاتی لازم شناسایی شده برای اکنون و آینده، ارجاع متقابل دهید.
فناوری منابع انسانی می‌تواند در چندین بخش از این کار به شما کمک کند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت استعداد می‌تواند به عنوان یک پایگاه داده قابل جستجو عمل کند که تمام اطلاعات مربوط به ارزیابی‌های عملکرد و ارزیابی‌های شایستگی کارکنان شما را جمع‌آوری می‌کند.
چالش‌های تحلیل شکاف مهارت‌ها
کینگا گُلِبیفسکا (Kinga Golebiowska)، شریک بخش افراد و فرهنگ در HR Hints، سه چالش رایج را که متخصصان منابع انسانی هنگام انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها باید به آنها بپردازند، لیست می‌کند:
قرار گرفتن در احاطه فناوری که اغلب ما را مجبور به تغییر نحوه کار می‌کند و به ما امکان بهره‌مندی از اتوماسیون را می‌دهد، ممکن است ما را وادار کند که هنگام انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها، صرفاً بر مهارت‌های فنی تمرکز کنیم. به این ترتیب، ممکن است مهارت‌های بین‌فردی و درون‌فردی حیاتی مانند ارتباطات، سازگاری و رهبری را نادیده بگیریم که اغلب برای موفقیت ضروری هستند.
عدم توجه به روندهای آینده صنعت و پیشرفت‌ها می‌تواند منجر به یک راه‌حل کوتاه‌مدت شود که به سرعت منسوخ می‌شود.
کارکنان ممکن است در برابر تغییرات مقاومت کنند اگر به اندازه کافی آماده یا درگیر فرآیند نباشند. مدیریت مؤثر تغییر برای مقابله با این چالش ضروری است.
گام 3: طراحی مداخلات
این مرحله در مورد ایجاد مداخلات مؤثر است. هنگامی که متوجه شدید شکاف‌های مهارتی در سازمان شما کجا هستند، می‌توانید استراتژی‌ای را برای بهترین روش پر کردن آنها شکل دهید.
سازمان‌های مختلف با شکاف‌های مهارتی متفاوتی روبرو خواهند شد. با این حال، طبق گزارش مجمع جهانی اقتصاد که در بالا ذکر شد، تقاضا برای مهارت‌های شناختی بیشترین شتاب را به دست آورده است. تفکر خلاق و تفکر تحلیلی به عنوان مهمترین مهارت‌ها در رقابت نزدیک هستند، در حالی که سواد فناوری در جایگاه سوم در میان سریع‌ترین مهارت‌های اصلی در حال رشد قرار دارد.
داده‌های حاصل از یک نظرسنجی مک‌کینزی، حوزه‌های تجاری با بیشترین پتانسیل برای شکاف مهارت را تحلیل داده‌ها نشان می‌دهد:
حوزه‌های تجاری با بیشترین نیاز به رفع شکاف‌های مهارتی بالقوه | درصد پاسخ‌دهندگان گزارش‌دهنده |
تحلیل داده‌ها | 43 |
فناوری اطلاعات، طراحی و مدیریت موبایل و/یا وب | 26 |
مدیریت اجرایی | 25 |
منابع انسانی و مدیریت استعداد | 23 |
عملیات فروش و بازاریابی | 22 |
مداخلات تحلیل شکاف مهارت‌ها
بسته به مهارت‌هایی که کمبود دارید و قابلیت‌های فعلی نیروی کارتان، چندین نوع مداخله وجود دارد که می‌توانید اجرا کنید. بیایید گزینه‌ها را بررسی کنیم:
آموزش و توسعه کارکنان فعلی
تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان خود را بهتر درک کنید. نتایج تحلیل ممکن است منجر به گسترش برنامه‌های یادگیری و توسعه شما شود. آموزش هدفمند، کارکنان شما را به مهارت‌های جدید مورد نیاز یا مهارت‌های کمبود مجهز خواهد کرد.
بازطراحی شغل
سؤالات مربوط به مأموریت شرکت، اهداف تجاری و مهارت‌های لازم برای دستیابی به آن اهداف در حال حاضر و در آینده می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید آیا نیاز به بازآرایی وظایف و مسئولیت‌های مشاغل خاص دارید یا خیر. این همان چیزی است که ما از آن به عنوان بازطراحی شغل (job redesign) یاد می‌کنیم، که ممکن است شامل ارتقاء مهارت (upskilling) و بازآموزی (reskilling) کارکنان باشد.
استخدام افراد با مهارت‌های حیاتی
نتایج تحلیل شکاف مهارت‌های شما احتمالاً معیارهای انتخاب در فرآیند استخدام شما را تغییر خواهد داد. حتی اگر بتوانید کارکنان فعلی خود را بازآموزی یا ارتقاء مهارت دهید، در برخی نقاط، باید افراد جدیدی را برای موقعیت‌های خالی استخدام کنید.
استخدام کسی که از قبل مهارت‌های حیاتی را دارد، در زمان آموزش او صرفه‌جویی می‌کند. آنها همچنین زودتر عملیاتی و بهره‌ور خواهند شد. اگر نمی‌توانید افراد را به سرعت پیدا کنید، می‌توانید از نیروی کار قراردادی (contingent workforce) استفاده کنید و فریلنسرها یا پیمانکاران را برای پر کردن موقت شکاف مهارت استخدام کنید.
در نظرسنجی Wiley Closing the Skills Gap، سازمان‌ها نحوه مدیریت تفاوت‌های مهارتی خود را به شرح زیر گزارش کردند:
- ارتقاء مهارت/بازآموزی کارکنان (65%)
- استخدام برای مهارت‌های مورد نیاز (48%)
- استخدام کارکنان قراردادی (41%)
بیشتر سازمان‌ها از ترکیبی از مداخلات برای رفع شکاف‌های مهارتی خود استفاده می‌کنند.
"اغلب اوقات شکاف‌هایی در حوزه‌هایی وجود دارد که به نظر مهم می‌رسد که باید به آنها پرداخته شود، اما اگر این با نیازهای سازمانی همسو نباشد، ممکن است استفاده مناسبی از منابع نباشد و پشتیبانی لازم را دریافت نکند. همچنین، پس از انجام تحلیل و ایجاد راه‌حل، عدم جلب رضایت رهبری ارشد، راه مطمئنی برای عدم دریافت منابع و پشتیبانی لازم است."
انجام منظم تحلیل شکاف مهارت‌ها برای آگاهی از شکاف‌های مهارتی در سازمان شما ضروری است.
کینگا گُلِبیفسکا (Kinga Golebiowska)، شریک بخش افراد و فرهنگ در HR Hints، خاطرنشان می‌کند: “یک دستورالعمل کلی این است که هر 12-24 ماه یک بار یک بررسی جامع انجام شود. با این حال، در صنایع با سرعت تغییر بالا، ممکن است نیاز باشد شکاف‌های مهارتی را با دفعات بیشتری ارزیابی کرد. مهمترین نکته این است که این نباید یک تمرین یک‌باره باشد، بلکه باید به صورت دوره‌ای انجام شود.”
بررسی‌های منظم به شما امکان می‌دهد شکاف‌ها را قبل از اینکه تأثیر قابل توجهی بر کسب‌وکارتان بگذارند، کشف کنید و به طور مداوم خطر عملکرد ضعیف و از دست دادن رقابت‌پذیری را کاهش دهید.
نمونه‌های تحلیل شکاف مهارت‌ها
داشتن یک فرمت استاندارد برای انجام تحلیل شکاف مهارت‌ها مهم است. یک فرآیند با ساختار مناسب، اطلاعات صحیح و مفیدترین را تولید خواهد کرد. بیایید به دو نوع تحلیل شکاف مهارت‌ها نگاهی بیندازیم.
نمونه تحلیل شکاف مهارت‌های ساده
می‌توانید یک تمپلیت تحلیل شکاف مهارت‌های ساده را در یک صفحه گسترده ایجاد کنید که سطوح مهارتی فعلی را با سطوح مهارتی مطلوب مقایسه می‌کند. این تمپلیت شامل فیلدهای زیر خواهد بود:
نام کارمند
- مهارت مورد اندازه‌گیری (این مهارت‌ها باید تا حد امکان خاص و مرتبط با یک موقعیت در حال حاضر یا در آینده باشند)
- امتیاز سطح مهارت (سیستم امتیازی)
- سطح مهارت مطلوب (سیستم امتیازی)
اطمینان حاصل کنید که همه کسانی که سطوح مهارتی کارکنان را ارزیابی می‌کنند، معیارهای ثابتی داشته باشند و نحوه اعمال آنها را در رتبه‌بندی‌های خود درک کنند.
می‌توانید یک صفحه گسترده تحلیل شکاف مهارت‌های ساده را برای تیم‌ها یا اهداف مختلف، مانند بر اساس دپارتمان یا برای مهارت‌های نرم یا مهارت‌های سخت، سفارشی کنید.
مثال تحلیل شکاف مهارت‌های کمی (Quantitative skills gap analysis example)
آنتونوچی (Antonucci) و اویدیو (Ovidio) رویکردی کمی برای تحلیل شکاف مهارت‌ها پیشنهاد کردند که شکاف هر شایستگی را برای هر موضوع بررسی شده اندازه‌گیری می‌کند.
الگوریتمی که آنها طراحی کردند، تنها وضعیت شکاف منفی را در نظر می‌گیرد، یعنی زمانی که شایستگی‌های یک کارمند کمتر از موارد مورد نیاز باشد. آنها همچنین بین شکاف مهارتی شایستگی‌های پرکاربرد و شکاف شایستگی‌هایی که به ندرت استفاده می‌شوند، تمایز قائل می‌شوند.
نقطه شروع این تحلیل، نقشه‌برداری مهارت‌های مورد نیاز برای هر پروفایل کاری است. معیار هر شایستگی مورد نیاز را می‌توان یا با رویکرد بالا به پایین (top-down) (از مدیران به کارکنان) یا پایین به بالا (bottom-up) (از کارکنان به مدیران) تعیین کرد.
مزایای این روش معیارگذاری عبارتند از:
- این روش بدون توجه به اینکه از رویکرد بالا به پایین یا پایین به بالا استفاده شود، تغییری نمی‌کند.
- تخمین‌های کمی از شکاف مهارت‌ها را به دست می‌آورید که اهمیت و دفعات استفاده را در نظر می‌گیرد.
- فرآیند انعطاف‌پذیر و نیمه‌خودکار برای برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی را امکان‌پذیر می‌سازد.
این منجر به شاخص شکاف مهارت زیر می‌شود:
فرمول شاخص شکاف مهارت
در این فرمول، شاخص G شکاف در مهارت j-ام محاسبه می‌شود. متغیرهای دیگر در فرمول نشان‌دهنده موارد زیر هستند:
- N– نشان‌دهنده امتیاز ضرورت اختصاص داده شده به مصاحبه‌شونده i-ام برای مهارت j-ام است.
- P – نشان‌دهنده امتیاز اختصاص داده شده به سطح مهارت در اختیار کارمند است.
- F – نشان‌دهنده دفعات استفاده از مهارت توسط همان کارمند است.
- c – یک ثابت برای کاهش اثر شکاف‌های پایین یا منفی (یعنی صفر یا یک) است.
- F\<sub\>0\</sub\> – نشان‌دهنده دفعات استفاده‌ای است که در معیار ایده‌آل شرکت، آستانه‌ای را نشان می‌دهد که بالاتر از آن کمبود مهارت یک مشکل قابل حل را نشان می‌دهد (با در نظر گرفتن هزینه‌های آموزش).
- K – اجازه می‌دهد تنها شکاف‌های مثبت (زمانی که یک مهارت خاص و نسبتاً پرکاربرد به اندازه کافی در اختیار نیست) در نظر گرفته شود.
سه جنبه در رویکرد کمی باید در نظر گرفته شود:
جمع‌آوری داده‌ها: کسب‌وکارها می‌توانند داده‌های مربوطه را با استفاده از ارزیابی‌های کاغذی و مصاحبه‌های پشتیبان یا از طریق نرم‌افزار مدیریت مهارت جمع‌آوری کنند. به خصوص زمانی که تحلیل شکاف مهارت را در تعداد زیادی از کارکنان انجام می‌دهید، گزینه دوم واضح‌تر می‌شود.
انواع ارزیابی‌ها برای به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز: نظرسنجی‌های خودارزیابی یا ارزیابی‌های 360 درجه می‌توانند مهارت‌های لازم، دفعات استفاده از مهارت‌های خاص و ذخیره مهارت‌های خاص هر نقش را جمع‌آوری کنند. ابزارهای بازخورد مانند 15Five و Reflektive بازخورد از و در مورد کارکنان شما را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند.
امتیازدهی: ارزیابی‌های مهارت در مقیاس 1 تا 5 بیان می‌شوند که 1 پایین‌ترین و 5 بالاترین سطح است. برای هر سطح، هر مصاحبه‌شونده به سطح مهارت‌های واقعاً در اختیار و سطح مهارت مورد نیاز خود امتیاز می‌دهد. همین روش امتیازدهی برای نشان دادن شدت استفاده از یک مهارت در شرکت استفاده می‌شود.
هنگامی که تمام داده‌های مربوطه را جمع‌آوری کردید، می‌توانید انحرافات بین سطح مهارت‌های در اختیار و مورد نیاز توسط کارکنان و همچنین دفعات استفاده از آنها در شرکت را بررسی کنید. این سپس به شما امکان می‌دهد اقدام کنید، که منجر به یک یا چند مورد از مداخلات شکاف مهارت که در بالا توضیح دادیم، خواهد شد.
تمپلیت تحلیل شکاف مهارت‌ها
استفاده از یک تمپلیت تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا به طور مداوم و سیستماتیک، تفاوت‌ها بین شایستگی‌های فعلی کارکنان و آنچه برای عملکرد بهینه لازم است را شناسایی و برطرف کنید.
این تمپلیت یک چارچوب ساختاریافته را فراهم می‌کند، که ارزیابی کمبودهای مهارت و اولویت‌بندی حوزه‌های توسعه را در سطح تیمی و فردی برای سازمان‌ها آسان‌تر می‌کند.
در زمانی که شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به دنبال آماده‌سازی افراد خود برای آینده هستند، مهم است که بدانید نیروی کار شما در حال حاضر چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی دارد و چه چیزهای دیگری مورد نیاز است. عدم رفع شکاف‌های مهارت می‌تواند به این معنی باشد که سازمان شما فرصت‌های نوآوری را از دست داده و مزیت رقابتی خود را از دست خواهد داد.
یک تحلیل شکاف مهارت‌ها که به طور کامل انجام شده باشد، ابزاری ضروری برای کمک به شما در درک توانایی‌های کارکنانتان و نحوه ایجاد نیروی کاری است که حتی بیشتر از این دستاوردها را کسب خواهد کرد.
پرسش‌های متداول (FAQ)
تحلیل شکاف مهارت‌ها ابزاری است که برای ارزیابی تفاوت (یا شکاف) بین وضعیت فعلی شایستگی‌های کارکنان و آنچه برای دستیابی به اهداف کسب‌وکار ضروری است، استفاده می‌شود. برای منابع انسانی، تحلیل شکاف مهارت‌ها راهی برای یافتن اینکه چه مهارت‌ها و دانش‌هایی در بین کارکنان سازمان کمبود دارد، است.
تحلیل شکاف مهارت‌ها به شما بینشی در مورد مهارت‌های کل نیروی کارتان می‌دهد، یادگیری و توسعه فردی را تقویت می‌کند، به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار کمک می‌کند، تلاش‌های استخدام را بهبود می‌بخشد، و یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.
به زبان ساده، با شناسایی مهارت‌های مورد نیاز بر اساس مأموریت و اهداف تجاری سازمان شروع می‌کنید. سپس داده‌ها را جمع‌آوری کرده و دانش و مهارت‌های فعلی کارکنان خود را تحلیل می‌کنید. در نهایت، استراتژی‌ای برای پر کردن شکاف‌های مهارتی که شناسایی کرده‌اید، ابداع می‌کنید.
