۶۱٪ از مدیران و ۷۲٪ از کارکنان به فرآیندهای مدیریت عملکرد سازمان‌هایشان اعتماد ندارند، که نیاز به رویکردی متفاوت را نشان می‌دهد. مدیریت عملکرد مستمر می‌تواند به شما در رفع این مشکل کمک کند.
برخلاف ارزیابی‌های سه‌ماهه، شش‌ماهه یا سالانه، مدیریت عملکرد مستمر شامل گفتگوی منظم با تیم، ارائه بازخورد سریع و کمک به رشد آن‌ها در طول سال است. این روش همه را در مسیر درست نگه می‌دارد و تضمین می‌کند که اهداف شخصی با اهداف شرکت همخوانی دارند.
این مقاله اهمیت مدیریت عملکرد مستمر، عناصر کلیدی و مزایای آن و نقش منابع انسانی در این فرآیند را بررسی می‌کند. همچنین به چگونگی اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان شما برای بهره‌مندی نیروی کار و شرکت می‌پردازد.
مدیریت عملکرد مستمر چیست؟
مدیریت عملکرد مستمر رویکردی مداوم برای مدیریت عملکرد کارکنان است. هدف آن بهبود مشارکت، توسعه و همسویی با اهداف شرکت است و به همین دلیل بر گفتگوها، بازخورد و رشد تمرکز دارد. این فرآیند شامل بحث مداوم مدیران و کارکنان درباره اهداف و عملکرد شغلی آن‌ها است.
یک فرآیند مدیریت عملکرد مستمر معمولاً شامل ارائه بازخورد سازنده و بلادرنگ توسط مدیران به کارکنانشان و همسو کردن اهداف توسعه کارکنان با اهداف کلی کسب‌وکار است.
حقایق مدیریت عملکرد سنتی
- فقط ۲٪ از مدیران ارشد منابع انسانی فکر می‌کنند که سیستم مدیریت عملکردشان کارآمد است.
- کمتر از ۳۳٪ از کارکنان معتقدند ارزیابی عملکرد “بسیار منصفانه و عادلانه” است.
- فقط ۶٪ از سازمان‌ها در حال بازنگری در مدیریت عملکرد و ایجاد پیشرفت قابل توجهی در تغییر آن هستند.
مزایای مدیریت عملکرد مستمر
مزایای مدیریت عملکرد مستمر عبارتند از:
- افزایش مشارکت: در یک فرآیند مدیریت عملکرد مستمر، بازخورد مکرر و به‌موقع است، که می‌تواند مشارکت کارکنان را افزایش دهد.
- روابط بهتر مدیر و کارمند: مدیران و کارکنان به طور منظم با هم ارتباط برقرار می‌کنند، که به آن‌ها امکان می‌دهد روابط کاری قوی‌تر و سالم‌تری بسازند.
- شناسایی زودهنگام مشکلات: اگر یک کارمند یا مدیر با مشکلات بالقوه مواجه شود، ارتباط مستمر به آن‌ها امکان می‌دهد تا قبل از تشدید سریع، آن‌ها را برطرف کنند.
- توسعه و مهارت‌سازی سریع‌تر: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان و مدیران اجازه می‌دهد تا شکاف‌های مهارتی را زودتر شناسایی و برطرف کنند.
- تطبیق آسان با محیط‌های کسب‌وکار در حال تغییر: در یک فرآیند مدیریت عملکرد مستمر با ساختار مناسب، اهداف فردی با اهداف تیم و سازمان همسو می‌شوند. این بدان معناست که اگر، به عنوان مثال، به دلیل تغییر شرایط بازار، اهداف شرکت تکامل یابند، اهداف کارکنان نیز می‌توانند به راحتی با آن‌ها تکامل یابند.
حقایق مدیریت عملکرد مستمر
در مقایسه با شرکت‌هایی که مدیریت عملکرد سالانه دارند، سازمان‌هایی که از مدیریت عملکرد مستمر استفاده می‌کنند، بهبودهای قابل توجهی را در توانایی خود گزارش می‌دهند در:
- مشارکت دادن کل نیروی کار (۵۸٪ در مقابل ۳۷٪)
- اطمینان از چابکی سازمانی (۶۵٪ در مقابل ۳۵٪)
- افزایش عملکرد همه کارکنان (۵۸٪ در مقابل ۳۵٪)
- حفظ استعدادهای با عملکرد بالا (۶۳٪ در مقابل ۴۱٪)
- تمرکز سازمانی بر اولویت‌های اصلی کسب‌وکار (۵۴٪ در مقابل ۳۳٪).
نقش منابع انسانی در مدیریت عملکرد مستمر
مدیریت عملکرد مستمر برای عملکرد مؤثر به یک فرآیند با ساختار مناسب نیاز دارد. در حالی که این ممکن است برای هر سازمانی متفاوت به نظر برسد، نقش منابع انسانی شامل برخی عناصر مشترک است:
توسعه چارچوب مدیریت عملکرد
این چارچوب نحوه ساختار و حمایت شرکت از تلاش‌ها برای نظارت و بهبود عملکرد را تعریف می‌کند. برای نکات عملی در مورد نحوه توسعه چنین چارچوبی، راهنمای AIHR در مورد نحوه توسعه چارچوب مدیریت عملکرد را بررسی کنید.
ارائه آموزش در مورد بازخورد
آموزش مدیران و کارکنان برای ارائه و دریافت بازخورد سازنده ضروری است. برای اطلاعات عمیق و بهترین شیوه‌ها در این زمینه، راهنمای نهایی AIHR در مورد بازخورد مستمر را بررسی کنید.
ادغام مدیریت عملکرد و استعداد
مدیریت عملکرد باید بخشی از استراتژی بزرگ‌تر مدیریت استعداد سازمان باشد و با حوزه‌هایی مانند یادگیری و توسعه (L&D)، ترفیعات و پاداش‌ها، و برنامه‌ریزی استعدادیابی و جانشین پروری ادغام شود.
جمع‌آوری داده‌ها
شما باید اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد مستمر خود را ردیابی و اندازه‌گیری کنید. می‌توانید از روش‌های مختلفی مانند جلسات بازخورد، نرم‌افزار مدیریت عملکرد یا نظرسنجی‌های لحظه‌ای استفاده کنید.
فرآیند مدیریت عملکرد مستمر
در حالی که پیاده‌سازی ممکن است متفاوت باشد، هر فرآیند مدیریت عملکرد مستمر باید شامل این عناصر اصلی باشد:
تعیین و به‌روزرسانی منظم اهداف
با تعیین اهداف واضحی که با اهداف تیم و شرکت همسو هستند، شروع کنید. این اهداف به کارکنان کمک می‌کنند تا اولویت‌های خود و نحوه قرار گرفتن کارشان در تصویر بزرگ‌تر را درک کنند. اهداف را به طور منظم بررسی و به‌روزرسانی کنید تا با تغییر نیازهای کسب‌وکار مرتبط بمانند و کارکنان بتوانند به چالش‌های جدید پاسخ دهند.
بررسی‌های مکرر
چک‌این‌های منظم بین مدیران و کارکنان را برای بحث در مورد پیشرفت و رفع موانع برنامه‌ریزی کنید. این مکالمات باید کوتاه، متمرکز و به اندازه کافی مکرر باشند تا اهداف را در مسیر خود نگه دارند. چت‌های غیررسمی بین جلسات نیز به ایجاد اعتماد و باز نگه داشتن ارتباط کمک می‌کنند.
بازخورد بلادرنگ
برای ارائه بازخورد منتظر ارزیابی‌های سالانه نمانید. آن را به صورت بلادرنگ ارائه دهید تا کارکنان بتوانند فوراً تنظیم و بهبود یابند. بازخورد هم از مدیران و هم از همکاران را شامل شود تا دید کاملی ارائه شود. می‌توانید از ابزارهای بازخورد رایگان مختلفی استفاده کنید تا این فرآیند آسان و بخشی از کار روزمره باشد.
توسعه مرتبط با اهداف کسب‌وکار
توسعه کارکنان باید از اهداف شرکت حمایت کند. هنگامی که شکاف‌های مهارتی در چک‌این‌ها مطرح می‌شوند، به کارکنان کمک کنید تا این مهارت‌ها را به روش‌هایی توسعه دهند که به نفع کسب‌وکار نیز باشد. این تضمین می‌کند که رشد شخصی منجر به عملکرد شغلی بهتر و نتایج کسب‌وکار می‌شود.
تمرکز بر رشد به جای رتبه‌بندی
از رتبه‌بندی‌های سالی یک بار فاصله بگیرید و در عوض بر کمک به کارکنان برای بهبود مستمر از طریق بازخورد و پشتیبانی منظم تمرکز کنید. این می‌تواند منجر به مهارت‌های قوی‌تر، عملکرد بهتر و مشارکت بیشتر در اهداف شرکت شود. این می‌تواند به نوبه خود به حداکثر رساندن حفظ کارکنان و رضایت شغلی کمک کند.
سوال اصلی منابع انسانی
چگونه می‌توانم مدیران را تشویق کنم که مکالمات عملکردی منظم و معناداری با تیم‌های خود داشته باشند؟
سهیل رامکیلاوان، مشاور ارشد راه حل‌های AIHR، می‌گوید: “این امر مستلزم ترکیبی از عوامل است. من بر ارائه دلایل واضحی برای این ضرورت با نشان دادن ارزش این مکالمات تمرکز می‌کنم.
او همچنین توصیه می‌کند که “یک فرهنگ حمایتی ایجاد کنید که تشویق به شفافیت، اعتماد و رشد کند و ابزارها، دستورالعمل‌ها و آموزش‌های لازم را برای مدیران فراهم کنید تا مکالمات معنادار و تأثیرگذاری با تیم‌های مربوطه خود داشته باشند.”
مدیریت عملکرد سنتی در مقابل مستمر
مدیریت عملکرد مستمر بر بازخورد منظم و بلادرنگ و توسعه مستمر تمرکز دارد، در حالی که مدیریت عملکرد سنتی به ارزیابی‌های رسمی نامنظم، اغلب سالانه، متکی است. جدول زیر مروری بر تفاوت‌های کلیدی بین این دو ارائه می‌دهد:
ویژگی | سنتی | مستمر |
دفعات ارزیابی | سالانه، شش‌ماهه یا سه‌ماهه | بازخورد منظم و مستمر |
تمرکز | عملکرد گذشته | توسعه کنونی و اهداف آینده |
تعیین هدف | اهداف ثابت سالانه | اهداف پویا که به طور منظم به‌روزرسانی می‌شوند |
سبک ارتباط | بازخورد یک‌طرفه از مدیران به کارکنان | مکالمات دوطرفه بین مدیران و کارکنان |
ساختار ارزیابی | جلسات ارزیابی رسمی و ساختاریافته | چک‌این‌های غیررسمی و انعطاف‌پذیر |
روش ارزیابی | ارزیابی عملکرد بین مدیران و کارکنان | تعیین هدف، بازخورد مستمر و چک‌این‌ها |
ادغام در کار | پس از ارزیابی(ها) | به طور مستمر در طول سال |
مدیریت مشکل | واکنشی، رسیدگی پس از وقوع | پیشگیرانه، رسیدگی قبل از تشدید |
مشارکت کارکنان | پایین — بازخورد می‌تواند دیر و حتی نامربوط باشد | بالا — بازخورد مستمر است، کارکنان احساس شنیده شدن و ارزشمندی می‌کنند |
۷ گام برای پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر
انتقال از مدیریت عملکرد سنتی به مدیریت عملکرد مستمر به آمادگی نیاز دارد. در اینجا هفت گام وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
گام ۱: با حمایت رهبری شروع کنید
یک پروژه موفق باید با حمایت کامل رهبری از این ابتکار آغاز شود تا پایه‌ای قوی تضمین شود. حمایت آن‌ها منابع، پشتیبانی و همسویی را تضمین می‌کند. با این حال، عدم حمایت رهبری، احتمالاً پیشرفت را کند کرده و ممکن است منجر به شکست پروژه شود.
گام ۲: یک جدول زمانی ایجاد کنید
انتقال از مدیریت عملکرد سنتی به مستمر را با تعیین مراحل و زمان‌بندی آن ساختاردهی کنید. سوالاتی که باید از خود بپرسید عبارتند از:
- تا چه زمانی می‌خواهید سیستم جدید را راه‌اندازی کنید؟
- آیا ابتدا با یک پایلوت (بسیار توصیه می‌شود) شروع خواهید کرد؟
- در حال حاضر از چه روش مدیریت عملکردی استفاده می‌کنید؟
- در آینده می‌خواهید از چه چارچوبی استفاده کنید؟
گام ۳: مدیران را آموزش دهید
مدیران نقش حیاتی در مدیریت عملکرد مستمر ایفا می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در زمینه‌هایی مانند کوچینگ، بازخورد و تعیین هدف آموزش می‌بینند تا بتوانند آموخته‌های خود را به طور مداوم، با اطمینان و منصفانه در فرآیند مدیریت عملکرد خود به کار گیرند.
گام ۴: یک سیستم ساده راه‌اندازی کنید
یک سیستم مدیریت عملکرد مستمر ساده را انتخاب، توسعه و راه‌اندازی کنید. می‌توانید از نرم‌افزار برای این کار استفاده کنید، اما اگر سازمان شما بودجه محدودی دارد، می‌توانید در ابتدا فرآیند دستی را نیز انتخاب کنید. این سیستم به استانداردسازی فرآیند و تضمین عدالت برای همه کارکنان کمک خواهد کرد.
سوال اصلی و مهم منابع انسانی
چگونه می‌توانم بازخورد مکرر را با جلوگیری از خستگی کارکنان از بازخورد، متعادل کنم؟
سهیل رامکیلاوان، مشاور ارشد راه حل‌های AIHR، می‌گوید: “روی کیفیت و تناسب تمرکز کنید، نه کمیت. هنگام درخواست بازخورد، هدفمند باشید و آن را به رفتارها یا نتایج مشخص و قابل اقدام مرتبط کنید. تا حد امکان این کار را برنامه‌ریزی کنید و دفعات را برای مدیریت انتظارات ارائه‌دهندگان بازخورد تعریف کنید. همچنین، زمان کافی بین درخواست‌های بازخورد در نظر بگیرید تا کارکنان بتوانند بازخورد را در کار خود تأمل و به کار گیرند.
“اطمینان حاصل کنید که انتظارات و دستورالعمل‌های روشنی را برای کارکنان و مدیران تعیین کنید (مانند نحوه ارائه بازخورد خاص و قابل اقدام بر اساس نتایج قابل اندازه‌گیری). همچنین باید مدیران را تشویق کرد که هنگام ارائه بازخورد از داده‌های عملکردی عینی استفاده کنند. اگر این روش جدیدی برای اندازه‌گیری عملکرد است، برگزاری جلسات کالیبراسیون برای اطمینان از سازگاری و عدالت ممکن است مفید باشد.”
گام ۵: فرآیند را پایلوت کنید
شروع در مقیاس کوچک، به ویژه با یک پروژه بالقوه بزرگ مانند تغییر فرآیند مدیریت عملکرد شما، راه خوبی برای سنجش وضعیت است. ابتدا فرآیند جدید را در یک بخش پایلوت کنید، سپس در مورد راه‌اندازی در سطح شرکت تصمیم بگیرید.
گام ۶: بازخورد جمع‌آوری کرده و تنظیم کنید
بازخورد درباره فرآیند مدیریت عملکرد مستمر را از همه افراد درگیر در پایلوت (و از همه افراد دیگر پس از راه‌اندازی روش جدید) جمع‌آوری کنید. این به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید چگونه فرآیند جدید را در اسرع وقت تنظیم کنید.
گام ۷: چک‌این‌ها را بخشی از فرهنگ کنید
چک‌این‌های منظم را برای ایجاد اعتماد بین مدیران و کارکنان برنامه‌ریزی کنید. برای تبدیل آن‌ها به بخشی از فرهنگ سازمان، در برندسازی کارفرما، در طول فرآیندهای استخدام و فرآیند آنبوردینگ کارکنان و هنگام آنبوردینگ و آموزش مدیران بر آن‌ها تأکید کنید.
مدیریت عملکرد مستمر روشی نوآورانه‌تر برای حفظ مشارکت، انگیزه و همسویی افراد شما با اهداف کسب‌وکار است. با تمرکز بر مکالمات منظم، بازخورد بلادرنگ و توسعه مستمر، روابط قوی‌تری ایجاد کرده و مشکلات را قبل از تشدید برطرف می‌کنید. این نه تنها به رشد کارکنان کمک می‌کند، بلکه نتایج کسب‌وکار را نیز بهبود می‌بخشد.
کوچک شروع کنید، مدیران خود را آموزش دهید و سیستمی بسازید که از ارتباطات باز و بهبود مستمر پشتیبانی کند. وقتی به درستی انجام شود، مدیریت عملکرد مستمر می‌تواند بخشی از فرهنگ سازمانی شما شود و به شما کمک کند تا پتانسیل بالا را به عملکرد بالا تبدیل کنید.
