اگر این اقدام ضروری منابع انسانی را به اشتباه انجام دهید، ممکن است تا ۱۰۰,۰۰۰ دلار درگیر اختلافات قانونی شوید. دانستن نحوه اخراج قانونی یک کارمند می‌تواند به سازمان شما کمک کند از اشتباهات پرهزینه اجتناب کرده و به شما این اعتماد به نفس را بدهد که فرآیند دشوار قطع همکاری با کارمند را با موفقیت مدیریت کنید.
یک وظیفه وجود دارد که حتی باتجربه‌ترین متخصص منابع انسانی را به چالش می‌کشد: نحوه اخراج یک کارمند به روشی حرفه‌ای و دلسوزانه. این کار نیازمند مهارت‌های پیشرفته در ارتباطات، هوش هیجانی، حل اختلاف و مدیریت بحران و همچنین دانش قوانین و مقررات استخدام است.
متخصصان منابع انسانی نه تنها باید جنبه‌های چالش‌برانگیز قطع همکاری با یک کارمند را مدیریت کنند، بلکه ممکن است نیاز به حمایت از مدیران نیز داشته باشند. حدود ۷۱٪ از مدیران گزارش می‌دهند که با فرآیند خاتمه همکاری احساس ناراحتی می‌کنند.
آیا اخراج کسی هرگز آسان‌تر می‌شود؟ احتمالاً نه. با این حال، داشتن استراتژی‌های مناسب می‌تواند این فرآیند را برای همه افراد درگیر عادلانه و کم‌استرس‌تر کند.
برای شرکت در بزرگترین دوره قانون کار ایران کلیک نمایید.
دلایل موجه برای اخراج یک کارمند
قبل از قطع همکاری با یک کارمند، مطمئن شوید که تصمیم شما معتبر و دارای مستندات کافی است و از سیاست خاتمه همکاری سازمان شما و قوانین استخدامی پیروی می‌کند. برخی از دلایل قانونی رایج که ممکن است اخراج را توجیه کنند، عبارتند از:
عملکرد ضعیف:
کارمندانی که علیرغم دریافت بازخورد سازنده، حمایت و زمان برای بهبود، به طور مداوم عملکرد ضعیفی دارند، ممکن است برای نقش مناسب نباشند. اطمینان حاصل کنید که عملکرد ضعیف به وضوح به کارمند ابلاغ شده و به خوبی مستند شده است.
مثال: دلیل موجه برای اخراج می‌تواند یک نماینده فروش باشد که به طور مداوم اهداف ماهانه را از دست می‌دهد. اگرچه به او آموزش کافی و بیش از شش ماه برای بهبود فرصت داده شده، اما عملکردش همچنان ضعیف باقی مانده است.
آزار جنسی:
آزار جنسی یک تخلف جدی است که می‌تواند منجر به اخراج فوری شود. منابع انسانی باید هر گونه ادعا را به طور کامل بررسی کند و در صورت تأیید سوء رفتار، کارمند ممکن است اخراج شود.
مثال: سازمانی با سیاست تحمل صفر (Zero-Tolerance Policy) ممکن است یک سرپرست را به دلیل انجام اقدامات نامناسب نسبت به اعضای جوان‌تر تیم اخراج کند.
سرقت یا کلاهبرداری:
سرقت یا انجام فعالیت‌های متقلبانه می‌تواند آسیب مالی جدی به یک سازمان، مشتریان آن و اعتبار کلی آن وارد کند.
مثال: یک مدیر صندوق سرمایه‌گذاری که اقدام به اختلاس وجوه از مشتریان خود کرده است. نه تنها دلایل موجهی برای اخراج وجود دارد، بلکه می‌تواند منجر به اقدامات قانونی علیه کارمند نیز شود.
نقض قوانین ایمنی:
نقض مکرر پروتکل‌های ایمنی، حتی پس از چندین اخطار شفاهی و کتبی، می‌تواند خطری جدی برای کارمند، همکارانش و سازمان ایجاد کند. مستندسازی هر نقض و اقدامات انضباطی ناشی از آن مهم است.
مثال: یک کارگر انبار که به دلیل رانندگی بی‌پروا با لیفتراک، در دو حادثه دخیل بوده و منجر به جراحات هم برای خودش و هم برای یک همکار شده است.
مشکلات مربوط به حضور و غیاب:
کارمندانی که مکرراً تأخیر دارند یا غیبت‌های غیرموجه متعددی دارند، می‌توانند تأثیر منفی بر تیم بگذارند. مهم است که این مسائل با کارمند مورد بحث قرار گیرد تا مشخص شود آیا دلیل موجهی وجود دارد یا خیر. در صورت عدم وجود دلیل، باید اخطارهای شفاهی و کتبی دریافت کنند.
مثال: یک مدیر پروژه که به طور مداوم در شش ماه گذشته تأخیر داشته و باعث تأخیرهای قابل توجهی در پروژه‌های مهم شده است. علیرغم دریافت سه اخطار کتبی، رفتار تغییر نکرده است.
سوء مصرف مواد:
استفاده از مواد مخدر یا الکل در محل کار یا داشتن مشکل سوء مصرف مواد که بر عملکرد یا ایمنی تأثیر می‌گذارد، یک تخلف جدی است. ارائه حمایت، مانند فراهم کردن فرصت برای درمان، یک رویکرد دلسوزانه است. در برخی موارد، کارفرمایان ممکن است ملزم به انجام این کار باشند، مانند قانون آمریکایی‌ها با معلولیت (ADA) ، که سوء مصرف مواد را به عنوان یک معلولیت به رسمیت می‌شناسد.
مثال: یک معلم مدرسه که از درخواست کمک برای مشکل الکل خودداری می‌کند، می‌تواند اخراج شود، زیرا رفتار او دانش‌آموزان را در معرض خطر قرار می‌دهد.
رفتار بی‌احترامی:
کارمندانی که نسبت به مقامات بی‌احترامی نشان می‌دهند، قوانین شرکت را نادیده می‌گیرند یا اقدام به تمرد (Insubordination) می‌کنند، می‌توانند مشکلات قابل توجهی ایجاد کنند.
مثال: یک مدیر فناوری اطلاعات که عمداً پروتکل‌های امنیتی را نادیده می‌گیرد، تمرد را نشان می‌دهد، که همچنین یک خطر امنیتی جدی ایجاد می‌کند.
ملاحظات قانونی:
توجه به این نکته مهم است که همه ایالت‌ها (به جز مونتانا) استخدام “با اختیار” (at-will) را مجاز می‌دانند. یک کارفرما می‌تواند کارکنان را به هر دلیلی (یا بدون هیچ دلیلی) اخراج کند. با این حال، اخراج یک کارمند به دلایل غیرقانونی ممنوع است، از جمله:
- تبعیض بر اساس نژاد، قومیت، مذهب، جنسیت، گرایش جنسی، سن یا معلولیت مجاز نیست. در صورت اثبات، می‌تواند منجر به شکایت و جریمه شود.
- تلافی علیه کارمند به دلیل گزارش آزار، تبعیض، تخلفات امنیتی، یا افشاگری (Whistleblowing) در مورد فعالیت‌های غیرقانونی شرکت ممنوع است.
- استفاده از مرخصی‌های تحت حمایت قانونی، مانند مرخصی پزشکی یا والدینی، تحت قوانینی مانند قانون مرخصی پزشکی و خانوادگی (FMLA) نمی‌تواند دلیلی برای اخراج باشد.
- اخراج کارمند به دلیل اعمال حق قانونی خود برای پیوستن یا شرکت در فعالیت‌های اتحادیه کارگری، قانون روابط کار ملی (National Labor Relations Act) را نقض می‌کند.
نحوه اخراج یک کارمند در ۱۰ گام
چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که قطع همکاری با یک کارمند به روشی حرفه‌ای (و محترمانه) انجام می‌شود؟ یک فرآیند ساختارمند، مانند این مراحل ضروری، را دنبال کنید:
گام ۱: مستندات لازم را آماده کنید
- تمام مستندات مرتبطی که دلایل اخراج را تأیید می‌کنند، مانند بررسی‌های عملکرد ضعیف، نامه‌های اخطار و اقدامات انضباطی را با دقت بررسی کنید.
- سیاست خاتمه همکاری سازمان خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید دلایل معتبری دارید و تمام مستندات لازم برای اخراج کارمند را در اختیار دارید.
- یک نامه خاتمه همکاری تهیه کنید که دلایل اخراج، آخرین روز کاری، حق سنوات (Severance) یا آخرین پرداخت، و ادامه پوشش درمانی (COBRA)، در صورت لزوم، را مشخص کند.
گام ۲: پیامدهای قانونی احتمالی را در نظر بگیرید
- اگر شک دارید، با یک نماینده قانونی مشورت کنید تا مطمئن شوید دلایل اخراج معتبر هستند. تمام مستندات پشتیبان را با آن‌ها به اشتراک بگذارید.
- بررسی کنید که کارمند اخیراً شکایتی ثبت نکرده باشد. این مرحله می‌تواند به جلوگیری از هرگونه ادعای تبعیض غیرقانونی یا تلافی کمک کند.
- اگر پتانسیل اختلافات قانونی وجود دارد، جایگزین‌های دیگری برای اخراج در نظر بگیرید، مانند تغییر سمت یا دادن زمان بیشتر به کارمند برای حل مشکلات.
گام ۳: جلسه خاتمه همکاری را برگزار کنید
یک محیط مناسب، راحت و خصوصی را انتخاب کنید. یک شاهد در اتاق داشته باشید، مانند مدیر کارمند یا نماینده دیگری از منابع انسانی.
- دلایل اخراج را ابلاغ کنید و بر مستندات پشتیبان تأکید نمایید. مختصر، مستقیم باشید و از بحث طولانی خودداری کنید.
- با گوش دادن و پاسخ دادن به سؤالات کارمند، همدلی نشان دهید. با این حال، به وضوح بیان کنید که تصمیم نهایی است و مراحل بعدی را در یک چک‌لیست ساده مشخص کنید.
نکته منابع انسانی: قبل از جلسه خاتمه همکاری، با مدیر یا نماینده دیگری از منابع انسانی نقش‌آفرینی (Roleplay) کنید. پاسخ‌های خود را به برخی از سؤالات چالش‌برانگیز که ممکن است کارمند داشته باشد، تمرین کنید. ایجاد یک متن (Script) از آنچه ممکن است در سناریوهای مختلف بگویید، می‌تواند مفید باشد. وقت گذاشتن برای تمرین می‌تواند تضمین کند که متمرکز و صریح باقی می‌مانید و از اشتباهاتی که می‌تواند منجر به اختلافات قانونی شود، جلوگیری می‌کنید.
گام ۴: حمایت و منابع را فراهم کنید
- بسته به ماهیت اخراج، دسترسی به خدمات حمایتی مانند مشاوره، مربیگری یا کمک شغلی را ارائه دهید.
- اگر کارمند به دلیل سوء رفتار فاحش اخراج نمی‌شود، پیشنهاد دهید که یک نامه مرجع (Reference Letter) برای او تهیه کنید.
گام ۵: رویه‌های پس از خاتمه همکاری را سازماندهی کنید
- سوابق استخدامی کارمند را با یادداشت‌های جلسه خاتمه همکاری، از جمله نامه خاتمه همکاری، بسته حق سنوات یا هر سند مرتبط دیگری به‌روزرسانی کنید.
- ذینفعان مرتبط مانند حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، امنیت و رؤسای بخش‌ها را از خاتمه همکاری کارمند مطلع سازید.
- اگر در جلسه خاتمه همکاری آماده نشده است، برای آخرین چک حقوق یا پرداخت حق سنوات کارمند و همچنین اطلاعات مربوط به مزایای بیکاری (در صورتی که کارمند به دلیل سوء رفتار اخراج نشده باشد) ترتیب دهید.
گام ۶: با کارمند پیگیری کنید
- اگر خاتمه همکاری فوری نیست (مانند سوء رفتار فاحش)، یک جلسه پیگیری برای بررسی وضعیت کارمند و پاسخ به هر سؤال باقی‌مانده‌ای که ممکن است داشته باشد، برنامه‌ریزی کنید.
- هر گونه اطلاعات در مورد منابع موجود مانند خدمات مشاوره و کاریابی را به اشتراک بگذارید.
- چک‌لیست نهایی را بررسی کنید تا مطمئن شوید کارمند رویه‌های لازم، مانند بازگرداندن تجهیزات شرکت یا اطلاعات حساس را دنبال کرده است.
گام ۷: حریم خصوصی کارمند را حفظ کنید
- جزئیات خاتمه همکاری را با اعضای تیم کارمند یا سایر کارکنان، مگر در صورت لزوم مطلق، در میان نگذارید.
- از توزیع الکترونیکی انبوه سوابق کارمند و هرگونه مستندات مربوط به خاتمه همکاری خودداری کنید.
- به هرگونه درخواست مرجعی که ممکن است دریافت کنید، به صورت حرفه‌ای پاسخ دهید، مگر اینکه کارمند به دلیل تخلف جدی یا سوء رفتار اخراج شده باشد.
گام ۸: برای آخرین روز کاری آماده باشید
- بررسی کنید که دسترسی کارمند به سیستم‌های رایانه و امنیتی لغو شده باشد و تمام اموال شرکت قبل از خروج بازگردانده شده باشند.
- ترتیب دهید که کارمند با احترام و محتاطانه همراهی شود تا از محل کار خارج گردد.
- هرگونه مستندات باقی‌مانده، از جمله تاریخ و زمان خاتمه همکاری، آخرین وظایف انجام شده و هرگونه جزئیات انتقال لازم دیگر را نهایی کنید.
گام ۹: بررسی نهایی فرآیند خاتمه همکاری را انجام دهید
- یک جلسه با مدیر و هر یک از اعضای تیم مرتبط برای بررسی اینکه چگونه خاتمه همکاری بر گردش کار، روحیه یا هر موضوع دیگری تأثیر گذاشته است، برنامه‌ریزی کنید.
- یک بررسی داخلی منابع انسانی برای شناسایی زمینه‌های بهبود، مانند ارتباطات، حقوق و دستمزد یا سایر فرآیندهای کلیدی منابع انسانی انجام دهید.
نکته منابع انسانی: انجام یک مصاحبه خروج کوتاه با کارمند اخراج شده را در نظر بگیرید. این کار می‌تواند بازخورد ارزشمندی در مورد نحوه انجام فرآیند خاتمه همکاری به شما ارائه دهد و به کارمند فرصتی می‌دهد تا هرگونه مشکل یا پیشنهادی را به اشتراک بگذارد. این پیشنهاد را مطرح کنید و به کارمند اطلاع دهید که اختیاری است و هرگونه اطلاعات به اشتراک گذاشته شده محرمانه خواهد بود.
گام ۱۰: با کارکنان مرتبط ارتباط برقرار کنید
- مدیر یا رهبران ارشد را در مورد نحوه ابلاغ خاتمه همکاری کارمند پس از خروج رسمی او از شرکت، حمایت کنید.
- اگر خاتمه همکاری شامل سوء رفتار جدی است، جلسات گروهی یا جلسات در سطح شرکت را برای رسیدگی به موضوع و پاسخگویی آشکار به هر سؤالی ترتیب دهید.
اگرچه هر موقعیتی متفاوت خواهد بود، اما پیروی از این مراحل به شما ساختاری را می‌دهد که برای اطمینان از حرفه‌ای، قانونی و محترمانه بودن فرآیند خاتمه همکاری نیاز دارید.
هزینه اخراج یک کارمند چقدر است؟
هزینه‌های دقیق برای قطع همکاری با یک کارمند به مورد خاص بستگی دارد و می‌تواند در ایالت‌ها یا مناطق مختلف متفاوت باشد. با این حال، در اینجا لیستی از هزینه‌های احتمالی آورده شده است:
- حق سنوات (Severance Pay): بسته به سیاست‌های خاتمه همکاری شرکت شما و سابقه کار موقعیت، ممکن است مجبور باشید یک بسته حق سنوات ارائه دهید، که می‌تواند شامل یک پرداخت یکجا به میزان ۲ تا ۶ هفته حقوق باشد. لطفاً الزامات ایالتی حق سنوات را نیز بررسی کنید. (برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص نحوه محاسبه سنوات در قانون کار ایران کلیک کنید.)
- نرخ مالیات بیمه بیکاری: اگر کارمند به دلیل سوء رفتار جدی اخراج نشود، ممکن است واجد شرایط مزایای بیکاری باشد (که کارفرمایان باید آن را پرداخت کنند). حق بیمه سازمان ممکن است با تعداد ادعاهای ثبت شده توسط کارکنان سابق افزایش یابد.
- هزینه‌های جایگزینی و استخدام: طبق داده‌های اخیر از انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، میانگین هزینه استخدام یک کارمند جدید حدود ۴۷۰۰ دلار است. با این حال، هزینه‌های کل می‌تواند تا سه تا چهار برابر حقوق سالانه موقعیت باشد.
- هزینه‌های قانونی: اگر خاتمه همکاری منجر به اختلافات، شکایات اخراج غیرقانونی، یا نیاز به پیمایش قوانین کار شود، هزینه‌های قانونی می‌تواند به سرعت افزایش یابد.
بایدها و نبایدها هنگام اخراج یک کارمند
بایدها (Dos) | نبایدها (Don’ts) |
دلیل کافی برای خاتمه همکاری داشته باشید: سوابق عملکرد کارمند را با دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید شواهد پشتیبان کافی برای اخراج وجود دارد، مانند اخطارهای کتبی، برنامه‌های بهبود عملکرد (PIPs) و گزارش‌های انضباطی. | تصمیم را به تعویق بیندازید: هنگامی که دلیل کافی برای اخراج وجود دارد و کارمند از مشکلات عملکرد یا سوء رفتار خود آگاه است، فرآیند خاتمه همکاری را به تعویق نیندازید. تأخیر می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری، روحیه، یا بی‌اعتمادی در سازمان به دلیل اجازه دادن به کارمندان برای ادامه کار شود. |
زمان و مکان مناسب را انتخاب کنید: سعی کنید جلسه را اوایل هفته برنامه‌ریزی کنید، تا به کارمند زمان کافی برای پردازش اخبار و دریافت هرگونه حمایت مورد نیاز را بدهید. از اخراج کارمند در پایان روز، در روزهای جمعه یا قبل از تعطیلات خودداری کنید، زیرا خدمات حمایتی ممکن است در دسترس نباشند. همچنین به دلیل حمایت‌های قانونی، کارکنان در مرخصی والدینی یا پزشکی را اخراج نکنید. | کارمند را بدون حضور شاهد اخراج کنید: برای کمک به جلوگیری از مسائل قانونی در آینده، همیشه یک شاهد را در جلسات خاتمه همکاری در نظر بگیرید. اغلب این شخص کسی از منابع انسانی یا مدیر است. قبل از جلسه، آن‌ها را با مستندات پشتیبان توجیه کنید. مطمئن شوید که یادداشت برداری می‌کنید و شاهد، سوابق نهایی جلسه را تأیید می‌کند. |
جلسات خاتمه همکاری را کوتاه و صریح نگه دارید: یک توضیح مستقیم و واضح در مورد اینکه چرا یک کارمند اخراج می‌شود، ارائه دهید. همراه با مستندات پشتیبان، وضعیت را بدون درگیر شدن در یک بحث طولانی خلاصه کنید. در پاسخ به سؤالات آن‌ها همدلی نشان دهید، اما تأکید کنید که تصمیم نهایی است. | کارمند را تحقیر کنید: ضروری است که در طول فرآیند با کارمند با احترام رفتار شود. در صورت امکان، با آن‌ها به صورت فردی و رو در رو ملاقات کنید و از اخراج‌های انبوه از طریق ایمیل یا کنفرانس ویدیویی خودداری کنید. داشتن یک رویکرد محترمانه همچنین به حفظ روحیه سایر اعضای تیم کمک می‌کند و از هرگونه تأثیر منفی بر برند کارفرمایی شما جلوگیری می‌کند. |
از غافلگیری جلوگیری کنید: اخراج شدن هرگز نباید برای کارمند غافلگیرکننده باشد. اطمینان حاصل کنید که آن‌ها چندین اخطار شفاهی و کتبی دریافت کرده‌اند. کارکنان باید بدانند که اگر بهبود نیابند، خاتمه همکاری امکان‌پذیر است. اخراج‌های در محل را فقط برای سوء رفتار جدی انجام دهید. در غیر این صورت، می‌تواند منجر به اختلافات قانونی شود. | جزئیات خاتمه همکاری را با سایر کارکنان در میان بگذارید:حریم خصوصی کارمند اخراج شده را حفظ کنید. جزئیات مربوط به خاتمه همکاری او را با همکارانش یا سایر کارکنان به اشتراک نگذارید. این عمل می‌تواند به حفظ کرامت کارمند و حرفه‌ای بودن کلی سازمان شما کمک کند. |
اگرچه هر تجربه خاتمه همکاری متفاوت خواهد بود، اما این استراتژی‌های ضروری می‌توانند به شما در ایجاد یک فرآیند ساختارمند مشابه کمک کنند. فرآیندی که نه تنها حرفه‌ای، اخلاقی و قانونی است، بلکه دلسوزانه و محترمانه نیز می‌باشد. یک تجربه خاتمه همکاری که به خوبی انجام شده باشد می‌تواند از تأثیر منفی بر فرد و سازمان جلوگیری کند.
