تحلیل شغل کارکردی (FJA) یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی و توصیف وظایف اساسی، مسئولیت‌ها، تعهدات و تعاملات مرتبط با یک نقش شغلی خاص و تجزیه و تحلیل شغل است.
به جای فقط لیست کردن وظایف، تحلیل شغل وظیفه‌ای بر عملکردها و رفتارهای درگیر در یک شغل تمرکز می‌کند. این اطلاعات به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا:
- شرح شغل‌های دقیق‌تر و جزئی‌تری بنویسند.
- داوطلبان مناسبی را برای شغل‌های خالی شناسایی کنند.
- تحلیل نیازهای آموزشی را انجام دهند.
- ساختارهای حقوقی عادلانه‌ای طراحی کنند.
تحلیل شغل کارکردی (FJA) (FJA) یکی از رایج‌ترین روش‌های تحلیل شغل است. روش‌های محبوب دیگر عبارتند از: تکنیک حادثه بحرانی (CIT) و فهرست وظایف.
برای شرکت در “دوره مدیریت منابع انسانی پیشرفته (ارزشیابی، طبقه بندی و طراحی مشاغل)” کلیک نمایید.
اجزای تحلیل شغل وظیفه‌ای یا تحلیل شغل کارکردی (FJA)
تحلیل شغل کارکردی (FJA) چندین جزء از یک نقش شغلی را بررسی می‌کند. هدف، جمع‌آوری جزئیات هرچه بیشتر در مورد عملکردهای روزمره شغل است، تا نتایج بتوانند برای فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرند.
سه جزء شغلی رایجی که تحلیل می‌شوند عبارتند از: “چیزها (Things)”، “داده‌ها (Data)” و “افراد (People)”. بیایید آن‌ها را دقیق‌تر بررسی کنیم.
جزء شغلی | توضیح | مثال |
چیزها (Things) | اشیاء فیزیکی و ابزارهای درگیر در شغل. | چکش، کامپیوتر، نرم‌افزار خاص، وسیله نقلیه. |
داده‌ها (Data) | اطلاعات، واقعیت‌ها و ارقامی که کارمند با آن‌ها سروکار دارد. | گزارش فروش، بازخورد مشتری، داده‌های موجودی. |
افراد (People) | تعاملات و ارتباطات با دیگران. | همکاری با یک تیم، کمک به یک مشتری. |
جزء شغلی | توضیح | مثال |
دستورالعمل‌های کارگر (Worker Instructions) | راهنمایی‌ها یا دستورالعمل‌های داده شده به کارمند. | «محصول را طبق دفترچه راهنما مونتاژ کنید»، «دستورالعمل‌های ایمنی را دنبال کنید». |
استدلال (Reasoning) | مهارت‌های شناختی و توانایی‌های تصمیم‌گیری مورد نیاز. | حل یک اشکال فنی، یا تعیین بهترین استراتژی بازاریابی. |
ریاضیات (Maths) | مهارت‌های عددی و کمی مورد نیاز. | محاسبه هزینه‌ها، تعیین بودجه |
زبان (Language) | توانایی خواندن، نوشتن و برقراری ارتباط مؤثر در بستر شغل مورد نظر. | نوشتن یک پروپوزال پروژه، یا خواندن یک دفترچه راهنمای فنی. |
بسته به شغلی که تحلیل می‌شود، منابع انسانی باید تعیین کند که کدام اجزا یا ابعاد برای تحلیل حیاتی هستند، زیرا ممکن است همه ابعاد برای هر شغل مرتبط نباشند.
نمونه‌ای از تحلیل شغل وظیفه‌ای
با تکیه بر هفت جزء مورد بحث در بالا، در اینجا مثالی از تحلیل شغل وظیفه‌ای برای نقش متخصص حساب‌های پرداختنی (Accounts Payable Specialist) آورده شده است:
عنوان شغل: متخصص حساب‌های پرداختنی
هدف شغل: مدیریت و پردازش دریافت و پرداخت فاکتورها، اصلاح فاکتورها در صورت لزوم، و تطبیق آن‌ها با سایر عناصر فرآیند دفترداری شرکت.
عملکردها (Functions)ی شغل: کنترل جریان ورود و خروج فاکتورها در سراسر شرکت در صورت لزوم، و اطمینان از پرداخت به موقع فاکتورهای دریافتی توسط شرکت.
الزامات شغل: توجه قوی به جزئیات، و توانایی کار مستقل و پردازش حجم زیادی از داده‌ها با استفاده از فناوری.
مهارت‌های مورد نظر: نامزد ایده‌آل باید تجربه قبلی در پردازش فاکتورها داشته باشد. او باید از کار طولانی‌مدت با داده‌ها، و بدون راهنمایی یا پشتیبانی زیاد، راضی باشد.
جزء شغلی | توضیح | مثال |
چیزها (Things) | اشیاء فیزیکی و ابزارهای درگیر در شغل. | چکش، کامپیوتر، نرم‌افزار خاص، وسیله نقلیه. |
داده‌ها (Data) | اطلاعات، واقعیت‌ها و ارقامی که کارمند با آن‌ها سروکار دارد. | گزارش فروش، بازخورد مشتری، داده‌های موجودی. |
افراد (People) | تعاملات و ارتباطات با دیگران. | همکاری با یک تیم، کمک به یک مشتری. |
دستورالعمل‌های کارگر (Worker Instructions) | راهنمایی‌ها یا دستورالعمل‌های داده شده به کارمند. | «محصول را طبق دفترچه راهنما مونتاژ کنید»، «دستورالعمل‌های ایمنی را دنبال کنید». |
استدلال (Reasoning) | مهارت‌های شناختی و توانایی‌های تصمیم‌گیری مورد نیاز. | حل یک اشکال فنی، یا تعیین بهترین استراتژی بازاریابی. |
ریاضیات (Maths) | مهارت‌های عددی و کمی مورد نیاز. | محاسبه هزینه‌ها، تعیین بودجه |
زبان (Language) | توانایی خواندن، نوشتن و برقراری ارتباط مؤثر در بستر شغل مورد نظر. | نوشتن یک پروپوزال پروژه، یا خواندن یک دفترچه راهنمای فنی. |
مزایا و معایب تحلیل شغل وظیفه‌ای
در اینجا برخی از مزایای استفاده از FJA آمده است:
مزایا (Advantages)
- شرح شغل‌های جزئی: FJA شرح شغل‌های واضح و ساختاریافته‌ای را ارائه می‌دهد و تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در یک سازمان آسان‌تر می‌کند.
- بهبود استخدام و گزینش: با ترسیم مهارت‌ها و شایستگی‌های دقیق مورد نیاز، این روش به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا داوطلبانی را پیدا کنند که به بهترین وجه با الزامات شغل مطابقت دارند.
- ارزیابی شغل عینی: از آنجایی که FJA وظایف را به اجزای قابل اندازه‌گیری تقسیم می‌کند، سوگیری را در ارزیابی شغل و تصمیمات مربوط به جبران خدمت کاهش می‌دهد.
- تسهیل در بازطراحی شغل: سازمان‌ها می‌توانند از FJA برای ساده‌سازی جریان‌های کاری، حذف وظایف اضافی و بهبود کارایی استفاده کنند.
معایب (Disadvantages)
- فرآیند زمان‌بر: انجام FJA نیاز به بررسی دقیق وظایف شغلی دارد که می‌تواند طولانی و نیازمند منابع باشد.
- انعطاف‌پذیری محدود: از آنجایی که FJA بر وظایف و عملکردهای خاصی تمرکز می‌کند، ممکن است نقش‌های شغلی پویا یا موقعیت‌هایی که مکرراً تکامل می‌یابند را به طور کامل در نظر نگیرد.
- هزینه اجرای بالا: سازمان‌ها ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری در تحلیلگران آموزش دیده، ابزارها و نرم‌افزارها برای انجام یک FJA کامل داشته باشند.
- مقاومت احتمالی از سوی کارکنان: کارکنان ممکن است تمایلی به مشارکت نداشته باشند یا تحلیل را مزاحم یا غیرضروری تلقی کنند.
چگونه یک تحلیل شغل وظیفه‌ای انجام دهیم؟
تحلیل شغل وظیفه‌ای متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا اطلاعات مفیدی در مورد نقش‌های مختلف جمع‌آوری کنند که می‌توانند از آن برای استخدام و توسعه کارکنان استفاده نمایند. در اینجا چند گام وجود دارد که می‌توانید دنبال کنید:
۱. هدف از تحلیل را تعریف کنید
منابع انسانی ابتدا باید بفهمند که چرا این کار را انجام می‌دهند و چگونه از اطلاعات جمع‌آوری شده استفاده خواهند کرد. به عنوان مثال، می‌توان از آن برای تعریف نقش‌های جدید در شرکت و نوشتن شرح شغل‌های دقیق، یا کسب بینش در مورد چگونگی تکامل برخی نقش‌ها در طول زمان برای به‌روزرسانی حقوق و دستمزد آن‌ها استفاده کرد.
۲. شغل‌هایی که باید بررسی شوند را انتخاب کنید
شما باید نقش‌هایی که باید تحلیل شوند را اولویت‌بندی کنید. علاوه بر نقش‌های جدید و در حال تغییر، بر نقش‌های حیاتی برای مأموریت شرکت و آن‌هایی که مدت‌هاست تحلیل نشده‌اند، تمرکز کنید.
۳. داده‌ها را جمع‌آوری کنید
جمع‌آوری داده‌ها بخش عمده کار درگیر در تحلیل شغل وظیفه‌ای است. با تعیین اینکه کدام اجزای شغل را باید تحلیل کنید، شروع کنید. بسته به شغل مورد نظر، ممکن است هر هفت بُعد مرتبط نباشند. تصمیم بگیرید که کدام اجزا برای نقش تحلیل شده مناسب‌تر هستند.
با جمع‌آوری اطلاعات اولیه مانند شرح شغل‌های موجود، نمودارهای سازمانی و تحلیل‌های قبلی ادامه دهید. این کار به عنوان یک پایه برای تحلیل شما عمل خواهد کرد. سپس می‌توانید شروع به جمع‌آوری داده‌ها در مورد خود مشاغل کنید. برخی از روش‌های جمع‌آوری داده عبارتند از:
- پرسشنامه‌ها، نظرسنجی‌ها و مصاحبه با کارکنان فعلی و سرپرستان آن‌ها.
- مشاهده.
- دفترچه‌های روزانه یا گزارش‌های شغلی، که در آن‌ها کارکنان وظایف و فعالیت‌های روزانه خود را مستند می‌کنند.
۴. اطلاعات را مرتب و تأیید کنید
با استفاده از اطلاعات و بینش‌های جمع‌آوری شده، یک سند جامع تهیه کنید که وظایف، مسئولیت‌ها، ابزارها، تعاملات و سایر جنبه‌های مرتبط شغل را بر اساس اجزای FJA انتخاب شده، با جزئیات شرح دهد.
قبل از نهایی کردن تحلیل، از ذینفعان مرتبط، مانند کارمندان و مدیران آن‌ها، بخواهید آن را بررسی کنند. این تأیید، دقت و جامعیت یافته‌ها را تضمین می‌کند.
۵. تحلیل شغل وظیفه‌ای خود را به کار بگیرید
هنگامی که درک کاملی از آنچه برای انجام یک شغل لازم است به دست آوردید، می‌توانید از این تحلیل در طیف وسیعی از فعالیت‌های منابع انسانی، از جمله استخدام، آموزش، مدیریت عملکرد و جبران خدمت استفاده کنید.
نکاتی که باید به خاطر بسپارید
تحلیل شغل باید یک فرآیند مستمر باشد، به ویژه با توجه به سرعت تغییرات در کسب‌وکار. برای اطمینان از مرتبط ماندن تحلیل‌های شما، جلسات بررسی منظمی را با رؤسای بخش‌ها یا رهبران تیم‌ها برنامه‌ریزی کنید. در طول این جلسات:
- در مورد هرگونه تغییر یا تکامل در نقش‌های شغلی در تیم‌های آن‌ها بحث کنید.
- هرگونه ابزار یا فناوری جدید معرفی شده که ممکن است مسئولیت‌های شغلی را تغییر دهد، شناسایی کنید.
- ارزیابی کنید که آیا تغییری در مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای نقش‌ها ایجاد شده است یا خیر.
