10 نکته موثر برای کوچینگ عملکرد

شیما جعفرزاده – سرپرست اجرایی پروژه های توسعه منابع انسانی

مریم علی اکبری- کارمند تحقیق و توسعه

ما در این نوشتار به تشریح 10 نکته موثر برای کوچینگ مؤثر عملکرد کارکنان خواهیم پرداخت.

ثبت نام در دوره مدیریت عملکرد کارکنان

کوچینگ عملکرد چیست؟

کوچینگ عملکرد در محل کار هنوز پدیده‌ای غیر معمول به حساب می آید و شرکت های زیادی هستند که از این کار بهره نمیبرند و درواقع به عنوان راهی برای استفاده از تکنیک‌های مختلف به منظور افزایش مستمر پتانسیل و بهره وری کارکنان و نیز توسعه مهارت‌های جدید و دستیابی به نهایت پتانسیل فرد توصیف می شود و همچنین نوعی همراهی در جهت یادگیری آن ها حین کار است.

یک فرآیند مشارکتی است که نه تنها از طریق تعاملات روزمره بین یک مدیر و کارمند، بلکه بین کارمندان انجام می شود.

به عنوان مثال فرایند فروش را در نظر بگیرید که می تواند در عمل چگونه باشد. زمانی که مدیری فرصت مشاهده ی تعامل نماینده فروش خود با مشتری را داشته باشد، می تواند فوراً در مورد اینکه چه چیزی خوب بوده یا چه چیزی خوب نبوده و دلایل آن ها صحبت کند. آنها در نهایت با هم می توانند در مورد تعامل با مشتری “هم فکری” کنند. مدیر می‌تواند نماینده فروش را تشویق کند تا راه‌هایی برای ایجاد تعامل بیشتر با مشتری ارائه دهد. این امر می تواند منجر به بهبود عملکرد کارمند شود.

در حالت ایده آل، کوچینگ عملکرد باید بخشی جدایی ناپذیری از استراتژی مدیریت عملکرد سازمان شما باشد و بنابراین علاوه بر عملکرد، کل کسب و کار می تواند تأثیر زیادی از مشارکت و بهره وری کارکنان بپذیرد.

مزایای کوچینگ عملکرد

اگر با کوچینگ عملکرد در محل کارهای سنتی کمی بیشتر سر و کار داشته باشیم، می توانیم از مزایای زیر بهره مند شویم:

• بهبود عملکرد

  بدیهی است هدف اصلی کوچینگ عملکرد، بهبود عملکرد کاری کارکنان است. همانطور که عملکرد هر فرد متفاوت است، راه های مختلفی برای به حداکثر رساندن پتانسیل یک نفر وجود دارد. کوچینگ عملکرد سازمان ها را قادر می سازد تا رویکرد مدیریت عملکرد و استعدادشان را شخصی سازی کرده و از تمام پرسنل خود بهترین بهره را ببرند. این امر به نوبه خود تأثیر مثبتی بر افزایش سطح عملکرد سازمان ها خواهد داشت و به سازمان ها در راه دستیابی به اهداف تجاری خود کمک بسزایی میکند.

• روابط مستحکم

  کوچینگ موفق نیازمند اعتماد متقابل است. کارکنان باید به سازمان و مربی خود اعتماد کنند و همچنین به کل ایده کوچینگ اعتماد داشته باشند. هنگامی که بین مربی و کارآموز اعتماد وجود داشته باشد، این امر منجر به رابطه قوی تر بین آنها و در نهایت همکاری بهتر می شود.

• سطوح تعامل بالاتر

  وقتی کارمندان از کوچینگ عملکرد شخصی بهره مند میشوند، به آنها ثابت میشود که کارفرما به آنها اهمیت می دهد و روی پیشرفت حرفه ای آنها سرمایه گذاری کرده است. در نتیجه، آنها به احتمال زیاد انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود و کمک به اهداف سازمان دارند. آنها به طور کلی احساس مشارکت بیشتری خواهند کرد.

• نرخ نگهداشت بالاتر

  یکی از مزایای ذکر شده این است که کارکنان متعهد شما کمتر سازمان را ترک می کنند.

منابع انسانی دو نقش اصلی در کوچینگ عملکرد دارد:

1. کوچینگ عملکرد کارکنان را در سازمان فعال و فرایند اجرای آن را تسهیل کنید تا مطمئن شوید که هر کارمند در بهترین وضعیت خود قرار دارد و امادگی لازم برای چالش های جدید را دارد.
2. زمان که یک کارمند یا مدیر “ناراحتی یا مشکلی” داشته باشد بیشتر حواستان به آنها باشد.

نکاتی که در این بخش فهرست کرده ایم، همگی به یکی از این نقش ها مربوط می شوند.

1-فرهنگ کوچینگ در سازمان ایجاد کنید

اگر می خواهید کوچینگ عملکرد کارکنان را فعال نمایید، ابتدا باید روی ایجاد فرهنگ کوچینگ در سازمان خود کار کنید. این چیزی است که به نظر می رسد:

• در سازمان، افراد به یکدیگر اعتماد دارند.
• آنها توانایی زیر سوال بردن وضعیت موجود را دارند.
• تمایل به ایجاد فهم مشترک، صرف نظر از موقعیت افراد در سازمان وجود دارد.
• افراد کاملا پذیرا و دارای طرز فکر روشن هستند و می خواهند به رشد یکدیگر کمک کنند

2-مدیران کوچینگ (مقاله مدیر در نقش کوچ)

مدیران احتمالا نقش مهمی در موفقیت کوچینگ عملکرد کارکنان بر عهده دارند. با این حال، یک اشتباه رایج این است که فکر می کنید می توانید به سادگی مدیران را در مورد نحوه کوچینگ آموزش دهید.

شما نمی توانید انتظار داشته باشید که شخصی که هرگز کوچینگ دریافت نکرده و مزایای آن را تجربه نکرده است خود مربی خوبی برای دیگران باشد. بنابراین، به مدیران خود اجازه دهید ابتدا خودشانیک فرآیند کوچینگ را تجربه کنند.

به خاطر داشته باشید که ممکن است برای تسهیل کوچینگ مدیران ارشد خود به کمک خارجی مثلا یک مشاور عملکرد یا یک کوچ مسیر شغلی نیاز داشته باشید.

آیا به نظر می رسد که به بودجه زیادی نیاز دارید؟ خیر این گونه نیست. برخی از پلتفرم‌های کوچ دیجیتال وجود دارند که می‌توانند بخشی از فرآیند کوچینگ را به صورت خودکار اجرا کنند.

استفاده از یک پلتفرم کوچینگ دیجیتال می‌تواند راهی مناسب برای افزایش تلاش‌های کوچینگ مدیریتی شما باشد و در عین حال هزینه‌ ها را تحت کنترل داشته باشید.

3-شناسایی فرصت های بهبود عملکرد

برخی می‌گویند «شناسایی مشکلات عملکردی» اما ما اصطلاح “فرصت‌های بهبود عملکرد“ را ترجیح می‌دهیم.

در حالی که واقعاً ممکن است فردی عملکرد ضعیفی داشته باشد، اما لزوما اینطور نیست. از طرفی ممکن است برخی افراد دارای عملکرد عالی باشند اما هنوز به پتانسیل کامل خود نرسیده اند.

فرصت های بهبود عملکرد در موقعیت های مختلف میتواند شامل موارد زیر باشد:

• یک کارمند یا مدیر وی متوجه شده اند که کارمند باید مهارت های فنی خاصی را توسعه دهد تا بتواند کار خود را بهتر انجام دهد.
• کارمند با موانع خاصی روبرو می شود که او را از بهبود عملکرد خود باز می دارد. به عنوان مثال، به موانعی مانند کمبود زمان یا ابزار لازم.
• کارمندی که در حال حاضر به طور مؤثر به دیگران کمک می کند، مایل است فعالیت مشارکت خود را بیشتر بهبود بخشد.
• کارمندی که دارای عملکرد ضعیف است.

سوالی که در اینجا به ذهن خطور می کند این است که یک مدیر چه زمانی می تواند “فرصت های بهبود عملکرد“ را تشخیص دهد؟

یک رویکرد سنتی مدیریت عملکرد وجود دارد که در آن مدیران و اعضای تیم حداکثر دو بار در سال با یکدیگر ملاقات می‌کنند تا بررسی عملکرد خود را انجام دهند.

ملاقات اول در مورد کوچینگ عملکرد کارکنان به عنوان یک فرآیند مستمر مورد بحث واقع میشود. در ملاقات دوم به این دلیل که اگر مدیران تنها یک یا دو بار در سال کنار هم بنشیند و درباره عملکرد کارکنان خود صحبت کنند، احتمالاً هیچ مشکلی به جز عملکرد ناکافی را تشخیص نخواهند داد. با این حال هدف کوچینگ عملکرد کارکنان این است که شامل یک فرآیند یادگیری مستمر شده باشد.

بنابراین مدیریت عملکرد نیز باید یک فرآیند مستمر باشد و مکالمات کوچینگ به طور مداوم در طول سال بین یک مدیر و اعضای تیم وجود داشته باشد.

هنگامی که این نوع گفتگوی مستمر برقرار شد، تشخیص فرصت های بهبود عملکرد کارکنان برای یک مدیر بسیار آسان تر خواهد بود. از سوی دیگر برای کارکنان مطرح کردن هر نوع چالشی که در شغل خود با آن روبرو هستند به مدیر، بسیار آسان تر خواهد بود.

این واقعیت که این گفتگو به صورت مداوم با رئیس وجود دارد باعث ایجاد اعتماد، یک رابطه قوی و نیز ایجاد یک محیط امن می شود. در چنین فضایی افراد احساس می‌کنند که می‌توانند صادق باشند، بدون ترس از اینکه صداقت می تواند بر ارزیابی آ‌ن‌ها تأثیر منفی بگذارد.

4-در میان گذاشتن برنامه عملیاتی یا طرح اقدام عملی با کارمندان

هنگامی‌که مدیر و کارمند فرصتهای بهبود عملکرد را شناسایی کردند، می‌توانند با هم راه‌حل‌های بالقوه‌ای ارائه دهند. اینکه راه حل چقدر واقعی و قابل اجرا به نظر میرسد، به موضوع برنامه و کارمند بستگی دارد. حتی زمانی که دو نفر، در شرایط مشابه، نیازمند پیشرفت هستند ، بهترین راه برای دستیابی به شایستگی‌ها ممکن است برای هر یک، متفاوت باشد.

برنامه اقدامات آتی می‌تواند شامل ترکیبی از روش‌های مختلف یادگیری و آموزشی باشد. مهم است که هم مدیر یا مربی و هم کارمند در مورد برنامه یا طرح اقدام به توافق برسند و تاریخ برگزاری جلسه کوچینگ بعدی را نیز تعیین کنند.

برنامه اقدام کوچینگ عملکرد همچنین باید شامل نتایج یا اهداف عملکردی باشد که کارمند می‌خواهد به آن ها دست یابد و در بازه زمانی مورد نظر قرار گرفته باشد.

این به هر دو طرف اجازه می دهد الف) بدانند که به کجا می روند و ب) عملکرد را ارزیابی و اندازه گیری کنند.

5-حمایت و پشتیبانی

حمایت و پشتیبانی به نوعی به اولین نکته‌ای که در مورد ایجاد فرهنگ کوچینگ مطرح کردیم برمی‌گردد. در فرهنگ کوچینگ، افراد به یکدیگر اعتماد کامل دارند. همه افراد در سازمان این ذهنیت را دارند که می‌خواهند به رشد دیگران کمک کنند.

هنگامی که با موفقیت فرهنگ کوچینگ را در سازمان خود ایجاد کردید، پشتیبانی و حمایت تنها از جانب مدیران برای کارمندان نیست و اعضای تیم ها، کارمندان منابع انسانی و سایر همکاران نیز به کمک یکدیگر می آیند. به این ترتیب کوچینگ عملکرد به مسئولیتی مشترک تبدیل می شود که همه مسئولیت آن را بر عهده می‌گیرند.

این از نظر تئوری بسیار عالی به نظر می رسد. با این حال واقعیت این است که بسیاری از سازمان ها هنوز نتوانسته اند فرهنگ کوچینگ را در میان نیروی انسانی به کار گرفته خود ایجاد کنند. بنابراین کسانی که باید نقش مهمی در حمایت و پشتیبانی از کارکنان ایفا کنند، مدیران و منابع انسانی هستند.

چند راه مختلف برای نشان دادن حمایت و پشتیبانی از کارکنان به شرح زیر هستند:

• اعتماد خود را به آنها ابراز کنید و به آنها بگویید که برای حمایت از آنها حضور دارید.
• مرتباً بررسی کنید تا از آنها بپرسید که اوضاع چگونه پیش می‌رود و چگونه می‌توانید کمک کنید.
• اگر یک برنامه کوچینگ یا مربی جایگزین دارید، یکی از این برنامه های جایگزین را برای حمایت بیشتر به آنها پیشنهاد دهید.

6-ترویج یادگیری مستمر

فرهنگ کوچینگ و یادگیری مستمر هر دو یک هدف را دنبال می کنند. وقتی صحبت از ارتقای یادگیری مستمر می‌شود، واحد منابع انسانی نقش مهمی را ایفا می‌کنند. آن‌ها باید به این فکر کنند که چگونه محیط کاری ایجاد نمایند که در آن افراد برای یادگیری و بهبود مستمر عملکرد خود انگیزه لازم را داشته باشند.

بخشی از آن شامل کوچینگ عملکرد است. بخش دیگری از آن شامل آموزش مدیران برای یادگیری و الگو برداری می‌شود. برجسته کردن افرادی در سازمان که رفتار یادگیری مستمر خوبی از خود نشان می دهند نیز نقش مهمی ایفا می‌کند.

اگرچه ممکن است کار ساده‌ای به نظر برسد، اما مدتی طول می‌کشد تا رهبران تیم به جای دادن پاسخ فوری، آن را به عنوان رویکردی جدید بپذیرند. با این حال، تغییر به این رویکرد به شدت به کنجکاوی و توانایی کارکنان شما برای حل مشکلات با هم بستگی دارد.

7-جمع آوری بازخورد

ارائه بازخورد بخشی جدایی ناپذیر از هر نوع فرآیند کوچینگ و مسیری دو طرفه است. مدیران باید به طور مرتب با کارمندان خود در مورد نحوه درک آن‌ها از فعالیت‌های کوچینگ صحبت کنند. آن‌ها باید دریابند که چه چیزی بایستی بهبود یابد تا کوچینگ موثرتر شود.

این پیشرفت‌ها می‌تواند مربوط به کوچ و همچنین فعالیت‌های کوچینگ باشد. در اینجا نیز مهم است که به طور منظم از جلسات بازخورد داشته باشید.

بازخورد فقط نباید فقط از سوی مدیر و مربیان باشد. در فرهنگ کوچینگ افراد یا کارکنان عادی به دادن و دریافت بازخورد عادت دارند و این کار را به صورت مستمر انجام می‌دهند.

8-سفارشی کردن فعالیت های کوچینگ عملکرد

کوچینگ عملکرد کارکنان راه حلی مناسب برای همه نیست. متناسب با پتانسیل، مهارت‌ها و تجربه، افرادی که به تازگی شغل خود را شروع کرده‌اند، نسبت به مدیران ارشد رویکرد متفاوتی نیاز دارد.

در اینجا چند نمونه از فعالیت‌های کوچینگ عملکرد آورده شده است:

• از همه اعضای تیم که کوچ با آن‌ها کار می‌کند بازخورد جمع آوری کنید و نتیجه بازخورد را با آن‌ها به اشتراک بگذارید. این کار به کارمند کمک می‌کند تا در مورد چگونگی بهبود، هم در صورت عملکرد ضعیف و هم در صورتی که می‌خواهد پتانسیل خود را پیشرفت دهد، بیاندیشد.
• پیگیری موارد قبلی؛ به عنوان یک کوچ، زمانی که یک کارآموز موضوعی را مطرح می‌کند که باید آن را حل کند، به او اجازه دهید دوباره در مورد آن فکر کند، سؤالات خود را  بپرسد و آن‌ها را در روندی که شما راهنمایی میکنید استفاده کند.
• به عنوان یک کوچ، از افراد بخواهید که سؤالات ذهنی خود را بررسی کنند. سپس می‌توانید پاسخ‌های خود را بر اساس تجربه خود افراد به آن‌ها ارائه دهید. افشای نقاط ضعف خود نیز می‌تواند به ایجاد فضای روانی امن و اعتماد متقابل کمک کند.

9-ارزیابی عملکرد به طور منظم

تأثیر فعالیت‌های کوچینگ عملکردی خود را بر روی عملکرد کارکنان تان ارزیابی کنید. اهداف دست‌یافتنی که با همراهی کارمند خود تعیین کرده و در برنامه اقدام گنجانده‌اید می‌تواند به این امر کمک کند.

“به طور منظم” به معنای بیش از دو بار در سال، در طول یک دوره ارزیابی عملکرد است. بهترین روش، تنظیم برنامه منظم ارزیابی عملکرد و جلسات بازخورد برای کل دوره عملکردی پیش رو است.

اگر مدیریت عملکرد یک فرآیند مداوم در سازمان شما باشد و گفت و گوی مستمری بین مدیران و تیم‌هایشان وجود داشته باشد، مشاهده و ارزیابی عملکرد را برای مدیران آسان‌تر می‌کند.

10. پیگیری پیشرفت

نتیجه منطقی نکته قبلی این است که شما باید پیشرفت های افراد را پیگیری کرده و داده ها را بایگانی کنید.

یکی از روش‌های انجام این کار می‌تواند در سیستم مدیریت استعداد باشد. که میتواند سیستمی یکپارچه ایجاد نماید که سازمان‌ها را قادر می سازد مدیریت عملکرد و یادگیری و توسعه را پیگیری نمایند.

جمع بندی

کوچینگ عملکرد کارکنان بایستی فرآیندی مستمر و در داخل تیم ها و گروه های کاری باشد و آن را تنها به عنوان راه‌حلی برای بهبود عملکرد ضعیف سازمان تلقی نکنید، بلکه کوچینگ را به ابزاری برای بهبود مستمر و توسعه پیوسته عملکرد تک تک کارکنان تبدیل نمایید.

منبع: AIHR ACADEMY