ارائه و دریافت جزئیات و ویژگی‌ها کلید موفقیت هر وظیفه‌ای است و استخدام نیز از این قاعده مستثنی نیست. درخواست شغل را به عنوان یک نقشه گنج در نظر بگیرید: این نقشه، نامزدها را به جواهرات پنهان (بهترین نامزدها) تشبیه می‌کند. کار تیمی و شفافیت، ماجراجویی استخدام را به یک موفقیت تبدیل می‌کند.
درخواست شغل چیزی فراتر از یک وظیفه اداری است که باید هرچه سریع‌تر برای پر کردن یک موقعیت شغلی خالی انجام شود. یک فرآیند درخواست شغل ساده، پایه‌ای برای همکاری قوی بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد می‌کند و در نتیجه یک فرآیند استخدام کارآمد به دست می‌آید.
در این مقاله، توضیح می‌دهیم که درخواست شغل چیست و عناصر کلیدی آن کدامند. همچنین دو نمونه درخواست شغل و یک قالب رایگان ارائه می‌دهیم که می‌توانید در سازمان خود از آن استفاده کنید.
درخواست شغل چیست؟
درخواست شغل یک درخواست رسمی برای ایجاد یک موقعیت جدید یا پر کردن یک نقش خالی در یک شرکت است. این درخواست، معمولاً یک سند یا یک فرم آنلاین، حاوی اطلاعاتی در مورد نیاز به موقعیت جدید، تمام وقت یا پاره وقت بودن آن و موقت یا دائم بودن موقعیت است.
تکمیل درخواست شغل اولین گام در فرآیند جذب استعداد است. پس از نهایی شدن فرم درخواست شغل توسط مدیر استخدام، آماده ارسال به منابع انسانی برای بررسی و مراحل بعدی می‌شود. به محض تأیید، منابع انسانی درخواست شغل را نهایی کرده و یک شماره درخواست شغل به سند یا فرم آنلاین اختصاص می‌دهد. سپس، جلسه تعیین نیازهای شغلی (یک جلسه اولیه بین منابع انسانی و مدیر درخواست کننده) برگزار می‌شود و پس از آن، فرآیند استخدام قابل مشاهده آغاز می‌شود.
به عنوان مثال، بیل سرپرست تیم حسابداری است. به دلیل رشد زیاد شرکت، تیم فعلی سه نفره او نمی‌تواند از پس کار برآید. بنابراین، بیل با مدیر خود صحبت می‌کند و از او خواسته می‌شود یک فرم درخواست شغل را پر کند.
او در این فرم دلیل گسترش تیم، دائمی و تمام وقت بودن موقعیت و اینکه فرد مورد نظر ترجیحاً ظرف دو ماه آینده شروع به کار کند را ذکر می‌کند. سپس فرم را برای سرپرست خود ارسال می‌کند. یک هفته بعد، شریک تجاری منابع انسانی بخش او، تأییدیه رسمی را ارسال می‌کند و همان روز، استخدام‌کننده تماس می‌گیرد تا برای جلسه تعیین نیازهای شغلی برای شروع فرآیند استخدام وقت ملاقات تعیین کند.
درخواست شغل در مقابل شرح شغل و آگهی استخدام
درخواست شغل اغلب با شرح شغل یا آگهی استخدام اشتباه گرفته می‌شود. با این حال، این‌ها هر کدام بسیار متفاوت هستند.
درخواست شغل یک سند داخلی است که برای دریافت تأییدیه برای یک موقعیت جدید یا پر کردن یک نقش خالی استفاده می‌شود. این یک فرم استاندارد است که توسط مدیر استخدام پر شده و به سرپرست یا منابع انسانی آنها ارسال می‌شود. درخواست شغل اولین قدم در فرآیند استخدام است.
شرح شغل یک سند داخلی است که الزامات یک موقعیت جدید را مشخص می‌کند، از جمله مهارت‌های مورد نیاز، نقش در تیم، شخصیت و توانایی‌های یک نامزد مناسب. شرح شغل بر اساس جلسه تعیین نیازهای شغلی، معمولاً توسط استخدام‌کننده نوشته می‌شود و مبنای آگهی استخدام را تشکیل می‌دهد.
آگهی استخدام (یا تبلیغ شغلی) یک اطلاعیه عمومی است مبنی بر اینکه شرکت می‌خواهد یک موقعیت جدید یا موجود را پر کند. این همچنین یک ابزار بازاریابی ضروری برای استخدام است. هدف از یک آگهی استخدام دوگانه است: i) ارائه اطلاعات کافی به نامزدهای بالقوه برای ترغیب آنها به درخواست و ii) تعیین انتظارات واقع بینانه در مورد شغل. در استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک، منابع انسانی معمولاً آگهی‌های شغلی را می‌نویسد و توزیع می‌کند. در سازمان‌های متوسط و بزرگ، یک تیم تخصصی ممکن است مسئول استخدام و جذب استعداد باشد.
همانطور که می‌بینید، هر سند نقش متفاوتی در فرآیند استخدام دارد. این بدان معناست که درخواست شغل نباید به جزئیات زیادی در مورد مهارت‌ها و مدارک مورد نیاز برای شغل بپردازد – این وظیفه شرح شغل است.
عناصر کلیدی یک درخواست شغل
فرم درخواست شغل دارای چندین عنصر استاندارد است که هدف آن به حداکثر رساندن وضوح اطلاعات کلیدی و ساده‌سازی فرآیند استخدام است. بیایید نگاهی به این موارد بیندازیم:
عنوان شغلی: عنوان شغلی، عنوان پیشنهادی برای نقش جدید یا موجود است. عنوان نهایی در جلسه تعیین نیازهای شغلی تعیین می‌شود.
بخش: نام بخش یا تیمی که این نقش بخشی از آن خواهد بود.
مدیر استخدام: نام یا شناسه مدیری که درخواست را ارائه می‌دهد.
دلیل درخواست: این نقش می‌تواند یک نقش تازه ایجاد شده باشد، یا فردی که این نقش را ترک می‌کند ممکن است منتقل شده، بازنشسته شده، ارتقا یافته، بدون حقوق مرخصی گرفته (مثلاً به مرخصی استعفایی رفته)، به مرخصی زایمان رفته و غیره.
محدوده حقوق و مزایا: این شامل محدوده تقریبی حقوق و مزایا برای این نقش است و برای اهداف بودجه‌بندی مرتبط است. هرگونه پاداش امضا نیز باید در اینجا مشخص شود.
تاریخ شروع: این تاریخ شروع پیشنهادی برای این نقش است.
FTE/ساعات هفتگی: این فیلد مشخص می‌کند که آیا نقش تمام وقت است یا پاره وقت. در مورد یک نقش پاره وقت، تعداد ساعات یا معادل تمام وقت (FTE) تعریف می‌شود (به عنوان مثال، 20 ساعت در هفته یا 0.5 FTE برای نقشی که 2.5 روز در هفته است).
مدت: مدت قرارداد یا دائمی است یا موقت. در مورد قرارداد موقت، تاریخ پایان باید مشخص شود.
نوع قرارداد: نوع قرارداد یا کارمند است یا پیمانکار. دومی معمولاً فقط در صورتی مرتبط است که مدت کار موقت باشد. نوع قرارداد بر بودجه مورد نیاز نیز تأثیر می‌گذارد، زیرا کارمندان عموماً واجد شرایط دریافت مزایا هستند.
مدارک مورد نیاز: برخی از سازمان‌ها در مورد مدارک (سطح بالا) مورد نیاز نامزد جدید، به عنوان مثال، سطح تحصیلات یا حداقل سطح تجربه کاری آنها، سؤال می‌کنند.
بودجه: اغلب این سؤال نیز مطرح می‌شود که آیا بودجه مورد نیاز برای این نقش در دسترس است یا خیر. اگر در دسترس باشد، درخواست شغل می‌تواند به سرعت تأیید شود. با این حال، اگر بودجه در دسترس نباشد، تجزیه و تحلیل دقیق‌تری در مورد نیاز یا عدم نیاز به این نقش انجام خواهد شد.
مکان: محل کار و اینکه آیا این نقش امکان دورکاری دارد یا خیر.
نمونه‌های درخواست شغل
درخواست شغل برای یک نقش جدید
عنوان موقعیت درخواست شده | متخصص جذب استعداد |
بخش | منابع انسانی |
مدیر استخدام | درک توماس |
دلیل درخواست | برای حفظ رشد سریع شرکت، به فردی نیاز داریم که در تلاش‌های جذب استعداد، به ویژه برای توسعه تیم‌های فروش و بازاریابی، از ما حمایت کند. |
محدوده حقوق و مزایا | 75,000 تا 90,000 دلار، مزایای کامل |
تاریخ شروع | 1 سپتامبر 2024 |
معادل تمام وقت | 1 |
مدت موقعیت | دائم |
نوع قرارداد
| کارمند با مزایای کامل
|
مدارک مورد نیاز | حداقل پنج سال تجربه در استخدام. تجربه استخدام برای نقش‌های تجاری مزیت محسوب می‌شود. |
بودجه | نیاز به بودجه اضافی دارد |
مکان | هیبریدی (دفتر مرکزی شرکت و کار از خانه) |
آیا لازم است موقعیت‌های دیگر بر اساس این موقعیت جدید یا تغییر تعریف شوند؟ اگر بله، لطفاً توضیح دهید: | خیر
|
یادداشت‌ها | – |
درخواست شغل برای یک نقش موجود
عنوان موقعیت درخواست شده | مدیر رسانه‌های اجتماعی |
بخش | بازاریابی |
مدیر استخدام | دایان لوکا |
دلیل درخواست | برای رشد و حفظ حضور و تعامل ما در رسانه‌های اجتماعی، به فردی نیاز داریم که وظایف مدیر فعلی رسانه‌های اجتماعی ما را در طول مرخصی زایمان وی بر عهده بگیرد. |
محدوده حقوق و مزایا | 45 دلار در ساعت |
تاریخ شروع | 1 سپتامبر 2024 |
معادل تمام وقت | 1 |
مدت موقعیت | موقت، تاریخ پایان: 11 آوریل 2025 |
نوع قرارداد | پیمانکار |
مدارک مورد نیاز | حداقل سه سال تجربه در مدیریت رسانه‌های اجتماعی. تجربه مدیریت همزمان کانال‌های مختلف لینکدین مزیت محسوب می‌شود. |
بودجه | دورکاری در ایالات متحده |
مکان | دورکاری در ایالات متحده |
آیا لازم است موقعیت‌های دیگر بر اساس این موقعیت جدید یا تغییر تعریف شوند؟ اگر بله، لطفاً توضیح دهید: | خیر |
یادداشت‌ها | همکار ما در اول دسامبر به مرخصی زایمان می‌رود، بنابراین، در حالت ایده‌آل، ما فردی را می‌خواهیم که یک ماه قبل از آن شروع به کار کند تا زمان کافی برای انتقال وظایف داشته باشد. |
مراحل فرآیند درخواست شغل
شکل فرآیند درخواست شغل ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. همانطور که قبلاً ذکر شد، در استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک، یک کارشناس عمومی منابع انسانی ممکن است مسئول بیشتر مراحل فرآیند درخواست شغل باشد، در حالی که در سازمان‌های بزرگتر، یک تیم اختصاصی از استخدام‌کنندگان ممکن است مسئول این امر باشند.
با این حال، صرف نظر از اندازه شرکت، این فرآیند احتمالاً شامل برخی از مراحل زیر خواهد بود:
آغاز: مدیر یا سرپرست بخش نیاز به یک موقعیت جدید یا نیاز به پر کردن یک موقعیت موجود را شناسایی کرده و فرم درخواست شغل شرکت را پر می‌کند.
ارسال: فرد درخواست کننده فرم تکمیل شده درخواست شغل را مستقیماً به بخش منابع انسانی یا از طریق سیستم پیگیری متقاضی (ATS) سازمان ارسال می‌کند.
بررسی اولیه: بخش منابع انسانی درخواست را بررسی می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات لازم ارائه شده است و تأیید می‌کند که درخواست مطابق با نیازها و سیاست‌های سازمانی است.
تأییدیه رئیس بخش: درخواست برای تأیید به رئیس بخش یا مدیر ارشد ارسال می‌شود. آنها ضرورت و پیامدهای بودجه‌ای موقعیت (جدید) را بررسی می‌کنند.
تأییدیه بودجه: اگر موقعیت نیاز به تخصیص بودجه اضافی داشته باشد، درخواست شغل برای تأیید مالی به بخش مالی یا کمیته بودجه ارسال می‌شود.
تأییدیه اجرایی: برای موقعیت‌های سطح بالاتر یا موقعیت‌هایی با تأثیر بودجه‌ای قابل توجه، ممکن است درخواست نیاز به تأییدیه از یک مدیر اجرایی یا کمیته استخدام داشته باشد.
نهایی‌سازی توسط منابع انسانی: پس از دریافت تمام تأییدیه‌های لازم، منابع انسانی درخواست را نهایی کرده و یک شماره درخواست شغل به آن اختصاص می‌دهد.
ارتباطات: بخش منابع انسانی تأییدیه و مراحل بعدی را به مدیر درخواست کننده و سایر طرف‌های ذیربط اطلاع می‌دهد. منابع انسانی همچنین یک جلسه تعیین نیازهای شغلی با مدیر استخدام ترتیب می‌دهد تا تمام اطلاعات لازم برای ایجاد شرح شغل و بر اساس آن، یک آگهی استخدام جمع‌آوری شود.
آگهی استخدام: پس از انجام جلسه تعیین نیازهای شغلی و ایجاد شرح شغل و آگهی استخدام مطابق با خواسته‌های مدیر استخدام، شرح شغل به صورت داخلی و آگهی استخدام به صورت خارجی منتشر می‌شود. با این کار، فرآیند استخدام رسماً آغاز می‌شود.
ساده‌سازی فرآیند درخواست شغل شما
چه یک کارشناس عمومی منابع انسانی باشید که فرآیند درخواست شغل را از ابتدا تا انتها انجام می‌دهد و چه یک تیم اختصاصی از استخدام‌کنندگان، یک فرآیند ساده‌شده باعث صرفه‌جویی در زمان زیادی شده و ناکارآمدی‌ها را به حداقل می‌رساند.
در اینجا هفت نکته برای بهینه‌سازی فرآیند درخواست شغل در سازمان شما آورده شده است:
استانداردسازی فرم درخواست شغل: این نقطه شروع کل فرآیند است. موارد مورد نیاز در فرم به نیازها و سیاست‌های سازمان شما بستگی دارد، اما می‌توانید از قالب درخواست شغلی که در بخش بعدی آورده‌ایم به عنوان مبنا استفاده کنید.
آموزش مدیران در مورد ایجاد درخواست‌های شغل: یک فرم درخواست شغل استاندارد شده باید از قبل خطر سوءتفاهم‌ها را به حداقل برساند. با این حال، برای کاهش بیشتر احتمال سردرگمی، ممکن است بخواهید به مدیران آموزش مختصری در مورد استفاده از زبان واضح، دقیق بودن و اجتناب از تعصب بدهید.
کار با جدول زمانی: یک جدول زمانی واضح برای هر مرحله از فرآیند درخواست ایجاد کنید تا از تأخیرها جلوگیری شود و اطمینان حاصل شود که همه افراد درگیر می‌دانند چه انتظاری داشته باشند و چه زمانی.
ایجاد یک فرآیند تأییدیه ساده: تأییدیه‌ها نیز می‌توانند (باید) در جدول زمانی ذکر شده ادغام شوند. نمونه‌هایی از تأییدیه‌های مورد نیاز در طول فرآیند درخواست عبارتند از:
- تأییدیه منابع انسانی برای درخواست اولیه
- تأییدیه رئیس بخش
- احتمالاً تأییدیه بخش مالی.
متمرکز کردن مستندات: تمام درخواست‌های شغل و اسناد مربوطه را در یک مکان مرکزی و به راحتی در دسترس برای مراجعه و پیگیری آسان نگهداری کنید.
حفظ ارتباطات باز: اطمینان حاصل کنید که خطوط ارتباطی باز بین منابع انسانی، مدیران، رؤسای بخش‌ها و سایر عملکردهای مرتبط در سازمان وجود دارد تا همه در مورد فرآیند و انتظارات خود هم‌نظر باشند.
تنظیم دقیق در صورت لزوم: به طور منظم، مثلاً هر سه ماه یکبار، از افراد درگیر بپرسید که نظرشان در مورد فرآیند درخواست شغل چیست. چه چیزی خوب پیش می‌رود و چه چیزی می‌تواند بهبود یابد؟ می‌توانید فرآیند را بر اساس این بازخورد برای بهینه‌سازی بیشتر تغییر دهید.
قالب فرم درخواست شغل
قالب فرم درخواست شغل زیر برای تسهیل فرآیند استخدام شما طراحی شده است. می‌توانید از این فرم به عنوان یک سند قابل چاپ استفاده کنید یا از آن به عنوان مبنایی برای ایجاد فرم درخواست شغل آنلاین خود استفاده کنید.
درخواست شغل فقط یک تشریفات نیست؛ بلکه پایه و اساس یک فرآیند استخدام موفق است. وقتی به خوبی انجام شود، فرآیند درخواست شغل یک همکاری بین‌بخشی قوی و بهترین شروع ممکن برای فرآیند استخدام یک سازمان را ایجاد می‌کند.
پرسش‌های متداول
درخواست شغل یک درخواست رسمی از سوی یک مدیر برای ایجاد یک موقعیت جدید یا پر کردن یک نقش موجود در یک شرکت است. این درخواست، معمولاً در یک سند یا فرم آنلاین، حاوی اطلاعاتی در مورد نیاز به موقعیت، تمام وقت یا پاره وقت بودن آن و موقت یا دائم بودن موقعیت است.
تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کسی درخواست شغل را تأیید می‌کند عمدتاً به نقش درخواست شده و اندازه سازمان بستگی دارد. معمولاً منابع انسانی تأییدیه می‌دهد و گاهی اوقات، رئیس بخش نیز تأیید می‌کند. اگر این نقش نیاز به بودجه اضافی داشته باشد، بخش مالی نیز باید تأییدیه خود را ارائه دهد.
درخواست شغل یک سند داخلی است که درخواست ایجاد یا پر کردن یک موقعیت در یک سازمان را دارد و قبل از شروع فرآیند استخدام نیاز به تأییدیه دارد. سفارش کار اغلب توسط آژانس‌های استخدامی یا استخدام‌کنندگان خارجی برای توصیف درخواست یک شرکت برای پر کردن یک موقعیت خالی استفاده می‌شود. همچنین می‌تواند به شرح مفصل فرصت شغلی که شرکت به دنبال پر کردن آن است، اشاره داشته باشد.
