وقتی در زمینه منابع انسانی فعالیت میکنید، کاورینگ اصول اولیه استخدام نکته حائز اهمیتی است که موجب توانمندی شما در شناسایی، جذب و انتخاب بهترین فرد به شکل استراتژیک و موثر خواهد شد. در واقع،استخدام چنان بخش بزرگی از تمرکز را در بر میگیرد که در یکی از گزارشات اخیر فوربز 46 درصد از متخصصین منابع انسانی از آن به عنوان هدف اصلی خود در 2023 یاد کردند.در ادامه هر آنچه برای استخدام نیاز دارید آورده شده است.
محتواها
فهرست مطالب
استخدام چیست و چطور از جذب استعداد متمایز می‌شود؟
استخدام یک رویکرد فعالانه در خصوص پیدا کردن و جذب نامزدهای واجد شرایط برای پر کردن جای خالی در یک موقعیت شغلی مشخص است که شامل فعالیت های مختلف مانند انتشار اگهی های شغلی، انجام مصاحبه ها و انتخاب نامزدهایی که با شرایط احراز شغلی مطابقت دارند، میباشد. هدف اصلی استخدام این است که هرچه سریع تر فرصت های شغلی به وجود آمده را بتوان با شناسایی افرادی با مهارت ها و شا یستگی های لازمه، پر کرد.
جذب استعداد فراتر از استخدام است. این یک رویکرد استراتژیک است که هدف ان جذب و به دست اوردن استعدادهای برتر برای سازمان است. برخلاف استخدام، جذب استعداد نیاز به یک چشم انداز جامع و بلند مدت دارد که مستلزم شکل دهی یک کانال اطلاعاتی از نامزدهای بالقوه است که با ارزش ها، فرهنگ و اهداف بلند مدت سازمان هماهنگ هستند، حتی در غیاب فرصت های شغلی آنی.
انواع مختلف استخدام چیست؟
علاوه بر این، انواع مختلفی از خود استخدام وجود دارد. در ادامه لیستی از برخی از رایج ترین انواعی که شما با آن ها سر و کار خواهید داشت، آورده شده است (اگر چه این لیست به هیچ وجه جامع نیست) :
استخدام داخلی:
وقتی قرار بر پر کردن یک نقش می‌شود، چرا به درون خود شرکت نگاه نکنیم؟ استخدام داخلی شامل ترفیع، تغییر نقش، انتقال و حتی ارتقاء نیروهای پاره وقت (پیمانکاران؟؟) به موقعیت های شغلی تمام وقت است.
یکی از مزایای اصلی استخدام داخلی، توانایی استفاده از آن در جهت متقاعد کردن کارکنان برتر برای ماندگاری در سازمان است. بر اساس گزارشی از آی-هایر، 28.3 درصد از کارمندان به دلیل عدم وجود سیستم ارتقا شغلی در سازمان، شغل خود را ترک می‌کنند.
استخدام خارجی:
به معنای نگاه کردن به فراتر از سازمان برای پیدا کردن نامزدهای مناسب برای موقعیت های شغلی موجود هست. این رویکرد باعث گسترده شدن بنیاد(؟؟) کارکنان بالقوه(؟؟) وفراهم آوردن امکان جستجوی نامزدها با مهارت‌های تخصصی می‌شود.
استخدام تنوع:
ارزش نیروی کار متنوع را نمی‌توان دست کم گرفت. استخدام تنوع، تلاش برای استخدام کارکنان از طیف‌هایی گسترده و در عین حال کسب اطمینان ازبرگزاری فرایند استخدام، بدون تعصب است.
لینکدین در گزارشی اعلام کرد که شرکت‌هایی که تنوع در کارکنانشان دارند، به ازای هر یک از کارکنان 2.5 برابر جریان نقدی بیشتری کسب می‌کنند.
استخدام آنلاین:
از ابزارهای مبتنی بر وب در کل فرایند استخدام استفاده می شود. این رویکرد روند استخدام را در عصر دیجیتال ساده میکند، از جذب نامزدها تا بررسی رزومه‌ها و پالایش توصیه نامه.
استخدام اجرایی:
موقعیت‌های برتر در یک شرکت نیاز به استعدادهای ویژه‌ای دارند. استخدام اجرایی بر شناسایی و استخدام رهبران ارشد در زمینه‌های مربوطه برای این نقش‌های حیاتی تمرکز دارد.
استخدام منفعل:
گاهی اوقات بهترین نامزدها فعالانه به دنبال فرصت‌های شغلی جدید نیستند. در استخدام منفعل، تمرکز بر جذب افرادی که با داشتن مهارت هایی منحصر به فرد بهترین گزینه برای موقعیت شغلی مورد نظر هستند، اما در حال حاضر مشغول به کار هستند.
استخدام مهارت های نرم:
علاوه بر مهارت‌های سخت و دانش، شرکت‌ها متوجه اهمیت مهارت‌های نرم هستند. این شکل از استخدام بر توانایی‌هایی مانند مدیریت افراد، ارتباطات و انجام به موقع پروژه‌ها، تاکید دارد. تحقیقات انجام شده در دانشگاه‌های برتر نشان میدهد که مهارت های نرم باعث 85 درصد از موفقیت شغلی اشخاص هستند.
توضیحات فرآیند استخدام و انتخاب
خب، زمانی که آماده استخدام هستیم دقیقا چه کاری انجام خواهیم داد؟ در ادامه لیست مواردی آمده که باید آمادگیشان را داشته باشید:
1- پروسه استخدام
فرایند استخدام شامل چندین مرحله مهم برای شناسایی و جذب کاندیداهای مناسب برای فرصت های شغلی در یک سازمان است. اولا، تجزیه و تحلیل جامع نیازمندی های شغل به ایجاد یک شرح شغل دقیق کمک می کند. این شرح نقش ها، مسئولیت ها، مدارک تحصیلی و مهارت های مورد نیاز برای موقعیت را مشخص می کند که به شکل یک نقشه راه برای پیدا کردن فرد مورد نظر عمل میکند.
هنگامی که شرح شغل نهایی می شود، تیم استخدام از طریق کانال های مختلف مانند کاریابی ها، وب سایت های شرکت و شبکه های اجتماعی، موقعیت شغلی مد نظر را اطلاع رسانی و تبلیغ می کندد.سپس داوطلبان علاقمند رزومه های خود را ارسال می کنند. تیم استخدام این رزومه ها را به طور کامل برای شناسایی کسانی که معیارهای اساسی را دارند، بررسی می کند.
هنگامی که فرایند غربالگری کامل شد، منابع انسانی مصاحبه هایی را با لیست کوتاه شده ی نامزدها جهت بررسی سازگاری انها با شغل و سازمان، برنامه ریزی می کند. در طول این فرایند، ارتباط روشن با نامزدها و بازخورد به موقع بسیار مهم است.
در نهایت، فرایند استخدام مجموعه ای از نامزدهای بالقوه برای فرایند انتخاب ایجاد می کند.
2-پروسه انتخاب
فرایند انتخاب در پیدا کردن نامزدهای مناسب برای پر کردن موقعیت های شغلی خاص در یک سازمان، حیاتییست. این روند شامل بررسی جامع رزومه ها و در ادامه ارزیابی های مختلف مانند ارزیابی مهارت ها و ارزیابی های شخصیتی می باشد. مصاحبه ها، از صحبت تلفنی گرفته تا مصاحبه های پانل، به کشف توانمندی‌ها، تجربیات و همسویی فرد با ارزش های شرکت کمک میکند.
بررسی مراجع پیششین فرد، سابقه کاری و عملکرد پیشین او را تایید میکند. ممکن است واحد منابع انسانی اقدامات دیگری مثل بررسی سوابق کاری پیشین و یا غربالگری قبل از استخدام انجام دهد. تیم استخدامی نقاط قوت هر داولب، نقاط ضعف و همخوانی کلی وی با سازمان و موقعیت شغلی را میسنجد. تصمیم نهایی گرفته می‌شود و موقعیت شغلی به کاندید انتخاب شده ارائه می‌شود.
3- قیف استخدام
امیدوارم، در این مرحله، شرکت شما یک قیف استخدام داشته باشد: یک چارچوب استخدام با یک فرایند به وضوح تعریف شده برای حرکت از مرحله ای به مرحله دیگر که یک مسیر را برای دنبال کردن در هنگام استخدام برای سازمان شما فراهم می کند.
یک قیف استخدام شامل مراحل مختلف است:
1-شناسایی جای خالی شغل:
اولین قدم این است که نیازهای شغلی خاص را شناسایی کنید.
به یاد داشته باشید، همیشه مسئله پر کردن عینا همان نقش نیست. ممکن است برای پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای سازمان نیاز به اعمال یک سری تغییرات باشد و یا موقعیت شغلی تغییراتی کرده باشد.
2- ایجاد یک شرح شغل:
هنگامی که نقش را شناسایی کردید، یک شرح شغل جامع بنویسید. این شرح شغل باید شامل نقش و مسئولیت‌ها، انتظارات، الزامات و فرایند درخواست‌ها باشد.
3- جمع اوری نامزدها:
اکنون زمان ایجاد یک استخر نامزد است. آگهی شغلی را در پلتفرم‌های کاریابی مختلف مثل لینکدین و اطلاع رسانی کنید. اطلاعات تمامی داوطلبان را نگهداری کنید.
4- نامزدهای احتمالی را غربال کنید:
با استفاده از ابزارهای نرم افزاری استخر(؟) متقاضیان را جهت حذف رزومه‌های نامربوط، بررسی کنید. برای بررسی اعتبارسنجی صحت نامزدهای بالقوه و ارزیابی علاقه وی به موقعیت شغلی، یک تماس تلفنی کوتاه با فرد مربوطه برقرار کنید.
5- امکان سنجی مصاحبه:
مصاحبه‌های رسمی با مدیران مربوطه هماهنگ کنید. زمان‌های مصاحبه‌ها را ست کنید و مشخص کنید کدام یک از داوطلبان به مراحل بعدی خواهد رفت.
6- آزمون های مورد نیاز را تعیین کنید:
در برخی شرکت‌ها نیاز هست که داوطلبان یک سری از مهارت های خاص را اثبات کنند. به طور مثال، نویسندگان ممکن هست نیاز به نوشتن نمونه مقاله داشته باشند، یا ممکن است از برنامه نویسان خواسته شود که آزمون‌های کدنویسی را انجام دهند. این ازمایشات را جمع اوری کنید، انها را ارسال کنید و نتایج را ارزیابی کنید.
7- پیشینه را بر رسی کنید و با اشخاص معرف تماس بگیرید:
برای نامزدهای امیدوار کننده، بررسی‌های پیشینه را انجام دهید و منابع را جمع اوری کنید. صحت پیشینه‌ها را قبل از رفتن به مرحله بعدی بررسی کنید.
8- پیشنهاد کار را ارائه دهید و مذاکرات را مدیریت کنید:
نامه پیشنهاد شغلی را اماده کنید و پس از تایید، آن را به نامزد انتخاب شده ارائه دهید. آمادگی داشته باشید که در صورت لزوم مذاکراتی در خصوص حقوق، مرخصی‌ها و غیره انجام دهید. به یاد داشته باشید، فضای مذاکره باز است.
9- فرایند آنبوردینگ را پس از پذیرش پیشنهاد کار، کامل کنید:
هنگامی که داوطلب پیشنهاد شغلی را پذیرفت، در طول فرایند آنبوردینگ او را راهنمایی کنید. به انها در کارهای اداری کمک کنید، تمام اسناد لازم مورد نیاز را تکمیل کنید و آن‌ها را به بخش‌های مناسب ارسال کنید. همچنین در خصوص وجود هرگونه سوال در این فرآیند، شما راه ارتباطی خواهید بود.
ابزارهای استخدامی
ابزارهای زیادی وجود دارد که هر مرحله از فرایند استخدام را ساده تر و موثرتر میکند. لیست زیر نمونه ای از ابزارهای استخدام هستند که میتوانید در نظر بگیرید:
توضیحات | ابزارهای استخدامی |
برای انتشار آگهی شغلی، یک باید به حساب می آید. همچنین به پیگیری وضعیت داوطلبان کمک می کند. | پورتال‌های شغلی |
مرتب سازی فرم ها، شناسایی نامزدهای مستعد و برقراری ارتباط با افراد مورد نیاز را آسان تر می کند. | نرم افزارهای مدیریت استعداد |
ابزارهای غربالگری خاصی وجود دارد که می توانید برای شناسایی افراد با استعداد مناسب برای شغل مورد نظر استفاده کنید. | ابزارهای غربالگری |
قصد تماس گرفتن با نامزدهای مور دنظر را دارید؟ می توانید از تلفن برای این کاراستفاده کنید، اما این روزها اکثر افراد راه های ارتباطی مثل اسکایپ، زوم، گوگل میت و… را ترجیح میدهند. | ابزارهای ارتباطی |
غایی ترین شبکه اجتماعی/سایت شبکه سازی کاری. در لینکدین میتوانید در جریان تازه ترین اخبار کاری قرار بگیرید، پست بگذارید، و نیروی کار مستعد خود را پیدا کنید. | لینکدین |
معیارهای استخدام
پروسه استخدام فراتر از صرفا استخدام کردن یک فرد هست، بلکه به معنای پیدا کردن فرد مناسبی هست که بتواند دلیلی در موفقیت سازمان شود.پر کردن جالی خالی کافی نیست؛ باید از اینکه با اجتناب ازجذب کارکنان کم تلاش به رشد سازمان کمک میکنید، اطمینان حاصل کنید. اینجاست که معیار های استخدام و کی پی آی به کار می آید. با تجزیه و تحلیل این معیارها، می توانید اثربخشی فرایند استخدام خود را ارزیابی کنید و برای رسیدن به اهداف خود تغییرات لازم را اعمال کنید.
در ادامه گزیده ای ازمعیارها و کی پی آی استخدامی برای سنجش و بررسی میزان موفقیت تلاش های شما در جهت استخدام کارکنان، آورده شده است:
– میزان ارسال درخواست
– تعداد متقاضی برای هر موقعیت شغلی
– نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی
– مدت زمان لازمه برای پر شدن موقعیت شغلی به وجود آمده
– فرسودگی شغلی سال اول
– کیفیت استخدام
– رضایت مدیر استخدام
– رضایت شغلی کاندیدا
– تجربه کاندیدا
مهارت های استخدامی برای توسعه
مثل تمام شغل ها، کارشناس جذب و استخدام خوب بودن نیاز به مهارت دارد. اگر می خواهید در این زمینه موفق شوید، بر روی تقویت این مهارت ها تمرکز کنید:
– شنونده خوبی باشید: شما باید نیاز هر د وطرف (شرکت و مصاحبه شونده) را در طول مکالمات در روند استخدام بشنوید.
– مهارت های ارتباطی خوبی داشته باشید: استخدام تماما در مورد ارتباطات است. اگر اعتماد به نفس کافی در ارتباطات نداشته باشید، موفق نخواهید شد.
– در کار با تکنولوزی خوب باشید: همانطور که پیش تر اشاره شد، در فرایند استخدام با ابزار های استخدامی زیادی سر و کار خواهید د اشت.
– آگاهی فرهنگی داشته باشید: در طول فرایند استخدام گوناگونی نکته ای هست که باید در نظر داشته باشید. آگاهی فرهنگی این امکان را به شما میدهد که کاندید های متنوعی را جامع هدف قرار دهید و محیط گرمی برای آن ها فراهم کنید.
– مهارت های برنامه ریزی انعطاف پذیر داشته باشید: در فرایند استخدام بخش های غیر ثابت زیادی وجودی. برای حفظ را امور در گنترل خود، نیاز هست برنامه ریزی منظمی داشته باشید.
– راه شبکه سازی را بلد باشید: شبکه سازی برای کشف و جذب بهترین استعداد، حائز اهمیت است.
– مهارت های فروش داشته باشید: درواقع شما فقط نیروی مناسب خودتان را پیدا نمیکنید، بلکه درحال فروش موقعیت شغلی موجود هستید.
– مهارت های مذاکره ای قوی داشته باشید: بخش اعظمی از پروسه توانایی مذاکره برای پیشنهاد شرایط شغلی ای هست که رضایت تمام طرفین را جلب کند.
– داده محور باشید: تمرکزتان را بر مهارت های استخدامی خلاصه نکنید، همزمان مهارت های آنالیزی خود را بهبود ببخشید که بتوانید تصمیمات داده محور بهتری بگیرید.
برای سادگی وشفاف سازی این پروسه، داشتن برنامه ی دقیق و فکر شده حائز اهمیت است. این برنامه باعث میوشدکه متمرکز باقی بمانید و به هدف خود در راستای استخدام بهترین کاندیدای شغل، دست پیدا کنید.
نکاتی برای برنامه ریزی فرایند استخدام
برای ساده وروان کردن پروسه استخدام، نیاز به تدوین یک برنامه دارید. اینبرنامه در راستای پایبندی به پروسه و استخدام بهترین گزینه ممکن به شما کمک خواهد کرد.
1- نقشی که سازمان برای استخدام مد نظر دارد برا مشخص کنید: قدم اولمشخص کردن این موردهست که چه چیزی برای سازمان ارزش آفرین تر خواهد بود؟ نقش کاری در چه سطحی هست؟ باید تمام وقت باشد یا پاره وقت؟ شخص موردنظر با چه تیم هایی باید همکاری داشته باشد؟
2- کاندیدای ایده آل را تعریف کنید: مادامی که تصویر دقیقی از نیازمندی های شغل پیدا کردید، مشخصات کاندید ایده آل را تایین کنید.
3- شغل مد نظر و مسئولیت هایش را تعریف کنید: در حین تهیه لیست شغل، از اینکه انتظارات شغلی و مهارت های لازمه به شفافی مشخص شده اطمینان حاصل خواهید کرد.این مسئله باعث اطمینان بیشتر شما از استخدام بااستعداد ترین و مناسب ترین کاندیدا خواهد بود.
4- زمانبندی استخدامی بنویس: بعضی از موقعیت های شغلی نیازمند جذب نیروی فوری نیستند، موقعیت های دیگری نیامند جذب در اسرع وقت هستند. برای پیش برد پروسه، کافیست حداکثر زمانی که برای استخدام دارید را بدانید و ددلاین های دیگر در طول مسیر را مشخص کنید.
5- بودجه استخدام تدوین کنید: به جز حقوق، هزینه های دیگری مثل هزینه های شرح شغل و یا نرم افزارهای لازمه را در نظر بگیرید.
6- استخام بی طرفانه را تضمین کنید: با مدیران دیگر در جهت شکل دهی فرایند مصاحبه و مراحل انتخاب همکاری داشته باشید که باعث ترویج عدالت و کاهش تعصبات شود.
7- فرایند آنبوردینگ را رسمی کنید: تمام مدارک و فرم های لازم برای تجربه یک آنبوردینگ روان را آماده کنید.
برای سادگی و شفاف سازی این پروسه، داشتن برنامه‌ی دقیق و فکر شده حائز اهمیت است. این برنامه باعث می‌شود که متمرکز باقی بمانید و به هدف خود در راستای استخدام بهترین کاندیدای شغل، دست پیدا کنید.
اصطلاحات کلیدی که باید در استخدام بدانید:
اصطلاحات بسیار بسیار زیادی در جذب و استخدام هست که در طول مسیر با آن ها آشنا خواهید شد، در لیست زیر فقط به تعدادی از این اصطلاخات اشاره شده است.
سیستم پایش متقاضیان:
نرم افزاری قدرتمند است که برای مدیریت کارامد و بهینه سازی فرایند استخدام با پایش و ساماندهی رزومه های کارجویان، ارتباطات و مراحل استخدام
استخدام تنوع:
تلاش هدفمند و عمدی توسط سازمان ها برای جذب، استخدام و حفظ نیروی کار متنوع که شامل طیف گسترده ای از زمینه ها، تجربیات و دیدگاه ها است.
قرارداد کار:
یک توافقنامه قانونی الزام اور که به وضوح شرایط و ضوابط استخدام بین کارفرما و کارمند را مشخص می کند و درک و تعهد متقابل را تضمین می کند.
نام تجاری کارفرما:
فرایند استراتژیک شکل دادن و ارتقاء شهرت سازمان به عنوان یک کارفرمای استثنایی، تاثیر بر درک ان توسط افراد جویای کار و کارمندان به یک شکل.
تجربه متقاضیان شغل:
صورات جامع و تعاملات یک متقاضی کار با یک سازمان در طول فرایند استخدام، به طور قابل توجهی بر درک انها از شرکت و تصمیم برای پیوستن به ان تاثیر می گذارد.
تجزیه و تحلیل شغل:
یک فرایند سیستماتیک و کامل جمع اوری اطلاعات جامع در مورد فعالیت ها، وظایف، مسئولیت ها ومهارت های مور د نیاز شغل به منظور ایجاد یک توصیف شغلی دقیق و بدون ابهام است.
نامزد منفعل:
فردی که به طور فعال به دنبال یک کار جدید نیست، اما ممکن است از پیشنهاد کاری جدید با شرایط شغلی مناسب، استقبال کند.
نقش ها و مسئولیت ها:
فعالیت ها، وظایف و تعهدات خاص مرتبط با یک موقعیت شغلی خاص در یک سازمان، که به عنوان یک دستورالعمل و چارچوب برای عملکرد و انتظارات کارکنان عمل می کند.
مارکتینگ استخدام:
استفاده از تکنیک های بازاریابی موثر برای جذب و مشارکت نامزدهای بالقوه با نمایش ارزش ها، فرهنگ و فرصت های شغلی هیجان انگیز سازمان.
نکات کلیدی
قدرت یک سازمان در توانایی های کارکنانش نهفته است. به همین دلیل بسیار مهم است که بهترین استعدادهای مناسب برای هر نقش را جذب کنید. در حالی که فرایند استخدام ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، پایه ریزی یک برنامه به خوبی ساختار یافته، یا به عبارتی ” قیف استخدام” کل فرایند را ساده می کند.
مراحل ضروری استخدام را در طول فرایند استخدام دنبال کنید تا اطمینان حاصل شود که یک تجربه یکپارچه برای شما، تیم استخدام شما و کارکنان احتمالی آینده وجود دارد. به یاد داشته باشید، این فرایند با آنبوردینگ به اتمام نمی رسد. مهم است که برای سنجش موفقیت خود در یافتن و حفظ استعدادهای استثنایی معیارهای استخدام را تعیین کنید.