آیا در حال بررسی و تدوین سیاست مرخصی با حقوق (Paid Time Off – PTO) هستید؟. بر اساس تحقیقات NCBI، علاوه بر اینکه مرخصی با حقوق به کارکنان فرصتی برای استراحت ضروری می‌دهد، با افزایش بهره‌وری، بهبود روحیه، رضایت شغلی بیشتر، و کاهش نرخ جابجایی کارکنان نیز ارتباط تنگاتنگی دارد؛ عواملی که همگی به چشم‌انداز مالی سالم‌تر کسب‌وکارها کمک می‌کنند.
با این حال، با وجود انواع مختلف مرخصی با حقوق، از مرخصی استحقاقی و استعلاجی سنتی گرفته تا مرخصی‌های تخصصی مانند تعطیلات شناور، متخصصان منابع انسانی چگونه می‌توانند یک سیاست مرخصی با حقوق مؤثر تدوین کنند؟ این راهنما هر یک از دسته‌بندی‌های مرخصی با حقوق، موارد ضروری برای گنجاندن توسط متخصصان منابع انسانی، ملاحظات قانونی حیاتی و مثال‌های واقعی از شرکت‌ها را توضیح خواهد داد.
در پایان این مقاله، شما و تیمتان قادر خواهید بود یک استراتژی مرخصی با حقوق طراحی کنید که با نیازهای کارکنان، الزامات قانون کار و ساختار سازمان شما همسو باشد.
مرخصی با حقوق (PTO) چیست؟
مرخصی با حقوق (Paid Time Off – PTO) یک سیاست یا سیستمی است که به کارکنان اجازه می‌دهد در حالی که همچنان حقوق عادی خود را دریافت می‌کنند، به دلایل مختلف از کار فاصله بگیرند. این شامل انواع مختلف مرخصی مانند مرخصی استحقاقی (vacation)، مرخصی استعلاجی (sick days)، مرخصی فوت بستگان (bereavement)، و مرخصی والدین (parental leave) می‌شود. آیین‌نامه مرخصی با حقوق (PTO) مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانینی را ارائه می‌دهد که شرایط و ضوابط استفاده کارکنان از مرخصی را مشخص می‌کند.
در ایالات متحده، میانگین مرخصی با حقوق ۱۵ روز در سال است. با این حال، هیچ قانون فدرالی کارفرمایان را ملزم به ارائه مرخصی با حقوق نمی‌کند.
اروپا رویکرد سخاوتمندانه‌تری را در پیش گرفته است؛ فرانسه و اسپانیا حداقل ۳۰ روز مرخصی اجباری دارند، در حالی که بریتانیا ۲۸ روز را ارائه می‌دهد. کشورهای اسکاندیناوی مانند دانمارک، نروژ، سوئد و فنلاند همگی ۲۵ روز مرخصی را اختصاص می‌دهند.
انواع آیین‌نامه‌های مرخصی با حقوق (PTO)
تدوین یک سیاست جامع مرخصی با حقوق PTO می‌تواند یک چالش برای متخصصان منابع انسانی باشد، زیرا مستلزم همسوسازی نیازهای سازمانی با رفاه کارکنان است. برخی از انواع PTO ممکن است توسط قوانین تنظیم شوند، در حالی که برخی دیگر به صلاحدید شرکت هستند. در اینجا انواع مختلف مرخصی آورده شده است:
انوع مرخصی با حقوق (PTO) | توضیح |
PTO سنتی (Traditional PTO) | مجموعه‌ای از روزهای ترکیبی شامل مرخصی استحقاقی، مرخصی استعلاجی و روزهای مرخصی شخصی برای استفاده به صلاحدید کارمند. |
روزهای اختصاص یافته به طور خاص برای استراحت و تفریح شخصی. | |
روزهای مرخصی استعلاجی (Sick Days) | روزهای تعطیل برای دلایل مربوط به بیماری. |
روزهایی برای انجام امور شخصی یا نیازهایی که تحت سایر دسته‌بندی‌ها قرار نمی‌گیرند. | |
تعطیلات با حقوق (Paid Holidays) | تعطیلات رسمی که در آن کارکنان حقوق عادی خود را دریافت می‌کنند. |
تعطیلات شناور (Floating Holidays) | تعطیلات با انعطاف که کارکنان می‌توانند به انتخاب خود، خارج از تعطیلات رسمی ثابت، استفاده کنند. |
مرخصی سوگواری (Bereavement Leave) | زمان استراحتی که به دلیل فوت یکی از اعضای نزدیک خانواده اعطا می‌شود. |
مرخصی والدین (Parental Leave) | مرخصی زایمان یا فرزندخواندگی یک فرزند. |
مرخصی خانوادگی و پزشکی (Family and Medical Leave) | مرخصی قانونی فدرالی برای دلایل خانوادگی یا پزشکی، که اغلب بدون حقوق است. |
مرخصی مطالعاتی/سَبَتیکال (Sabbatical Leave) | مرخصی طولانی‌مدت، اغلب برای خودسازی یا استراحت، پس از یک دوره مشخص استخدام. |
مرخصی برای هیئت منصفه (Jury Duty Leave) | مرخصی برای حضور در دادگاه به عنوان هیئت منصفه (ژوری). |
مرخصی نظامی (Military Leave) | مرخصی برای خدمت سربازی. |
مرخصی جبرانی (Compensation Time Off – Comp Time) | مرخصی که به جای پرداخت اضافه کاری اعطا می‌شود. |
روزهای سلامت و تندرستی (Wellness Days) | روزهای اختصاص یافته به سلامت روانی و جسمی. |
نیم‌روز یا روز کوتاه (Half-day or Short Day) | روزهای کاری با ساعات کاری کمتر. |
روزهای دورکاری (Remote Work Days) | روزهایی که کارکنان از مکانی غیر از محل کار رسمی فعالیت می‌کنند. |
آنچه باید هنگام تدوین سیاست مرخصی با حقوق (PTO) لحاظ کنید؟
در ادامه، طرح کلی برای تدوین سیاست مرخصی با حقوق شما آورده شده است:
گام اول: همسویی سیاست مرخصی با فرهنگ و ارزش‌های شرکت
همخوانی سیاست مرخصی با فرهنگ و ارزش‌های اصلی سازمانتان . سیاست مرخصی با حقوق PTO خود را طوری تنظیم کنید که ارزش‌های اصلی شرکت را منعکس کند. برای شرکتی که از سلامت روان حمایت می‌کند، اضافه کردن “روزهای تندرستی و ورزش” را در نظر بگیرید.
گام دوم: تضمین انصاف و عدالت سیاست مرخصی
اطمینان عادلانه و منصفانه بودن سیاست مرخصی برای همه کارکنان. سیاست مرخصی با حقوق PTO شما باید نیازهای متنوع را پوشش داده و فراگیری را تضمین کند. به عنوان مثال، یک کسب‌وکار ممکن است مرخصی مراقبت از والدین یا زایمان را با مدت زمان یکسان یا طولانی‌تر را ارائه دهد.
گام سوم: تعیین میزان مرخصی با حقوق (PTO)
مشخص نمودن مقدار کل مرخصی با حقوقی که کارکنان در طول یک سال دریافت خواهند کرد . این تصمیم را بر اساس معیارهای صنعت و ظرفیت شرکت برای اعطای مرخصی‌ها بگیرید. به عنوان مثال، در صنعت رقابتی فناوری، اگر استاندارد ۱۵ روز است، با ارائه ۲۲ روز، حرکتی رقابتی برای جذب استعدادهای برتر انجام دهید.
گام چهارم: تعیین نرخ ذخیره مرخصی
مشخص نمودن نرخی را که کارکنان بر اساس آن مرخصی با حقوق خود را ذخیره می‌کنند. فراوانی ذخیره مرخصی با حقوق PTO توسط کارکنان را تعیین کنید. برای شرکتی که می‌خواهد به پایداری شغلی پاداش دهد، کارکنان ممکن است به ازای هر سال سابقه کار، ۱ روز PTO اضافی کسب کنند.
گام پنجم: تعریف قوانین استفاده، انتقال و انقضا مرخصی
مشخص نمودن قوانین مربوط به نحوه استفاده از مرخصی با حقوق، امکان انتقال آن به سال بعد (Carry-over) و یا تاریخ انقضای آن (Expiry) .در مورد اتفاقی که برای مرخصی با حقوق استفاده نشده می‌افتد، تصمیم بگیرید. بسته به قوانین کشور شما، ممکن است مقررات، این موضوع را اجباری کنند. در بسیاری از کشورها، مرخصی با حقوق باید در یک بازه زمانی مشخص پس از سالی که انباشته شده (مانند ظرف ۶ ماه) استفاده شود وگرنه از بین می‌رود.
گام ششم: گنجاندن سیاست‌های مربوط به تعطیلات رسمی
مشخص نمودن تاثیر تعطیلات رسمی بر مرخصی با حقوق .تعطیلات رسمی را از تعطیلات خاص شرکت متمایز کنید. به عنوان مثال، یک شرکت جهانی ممکن است تعطیلات شناور را ارائه دهد و به کارکنان اجازه دهد روزهای مربوط به فرهنگ یا مذهب خود را انتخاب کرده و آنها را با تعطیلات رسمی کشور و قوانین کشور خود مبادله کنند.
گام هفتم: راه‌اندازی فرآیند تأیید
تعیین یک فرآیند واضح و شفاف برای درخواست و تأیید مرخصی . دستورالعمل‌های واضحی برای درخواست‌های مرخصی با حقوق PTO تعیین کنید. نرم‌افزار منابع انسانی در اینجا می‌تواند مفید باشد تا درخواست‌ها و تأییدیه‌ها توسط مدیران مستقیم را ساده‌سازی کند، در حالی که به منابع انسانی نیز امکان پیگیری و نظارت بر مرخصی در سراسر سازمان را می‌دهد.
گام هشتم: استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) برای مدیریت مرخصی
استفاده از یک سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا نرم‌افزار تخصصی برای ردیابی، مدیریت و خودکارسازی فرآیند مرخصی. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با اندازه و ماهیت نیروی کار شما همسو باشد. ابزارهایی مانند Zoho People ممکن است برای یک استارتاپ کوچک مناسب‌تر باشند تا سیستم‌های جامع مانند SAP SuccessFactors یا HiBob.
گام نهم: آموزش کارکنان و مدیران در مورد درخواست مرخصی
آموزش هم کارکنان و هم مدیران با فرآیند درخواست و تأیید مرخصی . جلسات آموزشی منظمی را برای سیاست‌های جدید و قدیمی درخواست مرخصی با حقوق سازمان خود را برگزار کنید. به عنوان مثال، سازمان‌هایی که در حال تحول دیجیتال هستند، می‌توانند جلسات دوماهه برای استفاده از پورتال درخواست مرخصی دیجیتال جدید برگزار کنند.
گام دهم: مشخص کردن پرداخت در زمان اتمام استخدام
مشخص نمودن نحوه پرداخت مرخصی با حقوق، ذخیره شده و استفاده نشده در زمان قطع همکاری . غرامتی را که کارکنان می‌توانند برای مرخصی با حقوق PTO استفاده نشده انتظار داشته باشند (در صورت قابل اجرا بودن در کشور شما) مشخص کنید. به عنوان مثال، در صنعتی با نرخ جابجایی بالای کارکنان ، ارائه ۷۵٪ پرداخت برای روزهای PTO استفاده نشده ممکن است استعفاهای ناگهانی را کاهش دهد.
قوانین و مقررات سیاست مرخصی با حقوق PTO: آنچه منابع انسانی باید بداند
برای منابع انسانی ضروری است که از قوانین و مقررات سیاست مرخصی با حقوق PTO مطلع باشد، زیرا عدم رعایت آنها می‌تواند برای کسب‌وکار هزینه‌بر باشد. در اینجا برخی از قوانین ایالات متحده آورده شده است که باید با آنها آشنا باشید:
- قوانین فدرال: در سطح فدرال، هیچ الزام کلی برای روزهای مرخصی با حقوق در ایالات متحده وجود ندارد. با این حال، قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) تا ۱۲ هفته مرخصی بدون حقوق را برای اهداف خاصی مانند زایمان یا شرایط پزشکی خاص فراهم می‌کند.
- قوانین ایالتی: در اینجا، جزئیات برجسته‌تر هستند. در حالی که موضع فدرال ممکن است ملایم باشد، هر ایالت می‌تواند قوانین خاص خود را داشته باشد. به عنوان مثال، “قانون محیط‌های کاری سالم، خانواده‌های سالم” در کالیفرنیا به کارکنان واجد شرایط حق کسب مرخصی استعلاجی با حقوق را می‌دهد. هنگام تدوین آیین‌نامه PTO خود، مهم است که *قوانین ایالتی* را که برای سازمان شما اعمال می‌شود، در نظر بگیرید.
مثال‌هایی از شرکت‌ها در زمینه PTO
چرا وقتی به دنبال تدوین یک سیاست مرخصی با حقوق PTO استاندارد طلایی هستید، از پیشروان یاد نگیرید؟ این شرکت‌های برتر معیارهای چشمگیری را تعیین کرده‌اند که همدلی را با انطباق (Compliance) ترکیب می‌کنند. بیایید برخی از این سیاست مرخصی با حقوق برخی از شرکت‌های برجسته دنیا را بررسی کنیم:
مثال ۱: نتفلیکس (Netflix)
نتفلیکس که به دلیل سیاست انقلابی “هر چقدر نیاز دارید بردارید” شناخته شده است، بر عملکرد به جای ساعات کار تمرکز دارد. نظارت بر چنین سیاستی ممکن است دشوار باشد اما می‌تواند اعتماد و استقلال کارکنان را افزایش دهد.
مثال ۲: هاب‌اسپات (HubSpot)
هاب‌اسپات علاوه بر یک هفته تعطیلی سراسری شرکت در ماه جولای،سیاست مرخصی نامحدود را اتخاذ کرده است. به کارکنان این اختیار داده شده است که مدت و زمان مرخصی‌های خود را تعیین کنند، چه برای سفرهای استوایی و چه فقط برای استراحت‌های روزانه انعطاف‌پذیر. برنامه تسکین سهمیه تعطیلات (Vacation Quota Relief – VQR) آنها تضمین می‌کند که این پیشنهاد نامحدود واقعاً برای همه فراگیر است.
مثال ۳: آی‌بی‌ام (IBM)
آی‌بی‌ام، پیشرو در نوآوری فناوری و رفاه کارکنان، اطمینان می‌دهد که نیروی کارش با زمان استراحت سازمان‌یافته به خوبی تجدید قوا می‌کند. آنها سالانه دوازده تعطیلات رسمی با حقوق در ایالات متحده را به رسمیت می‌شناسند، از جمله هشت روز ثابت مانند روز سال نو و روز شکرگزاری. علاوه بر این، به کارکنان چهار روز تعطیلات انتخابی شخصی اعطا می‌شود تا هر طور که صلاح می‌دانند از آنها استفاده کنند.
اشتباهات رایج در سیاست PTO که باید از آنها اجتناب کرد؟
ایجاد و مدیریت یک سیاست مرخصی با حقوق (PTO) می‌تواند یک وظیفه پیچیده برای بخش‌های منابع انسانی باشد، با پیامدهای بالقوه قابل توجه برای کارکنان و سازمان. در اینجا برخی از اشتباهات رایجی که بخش‌های منابع انسانی ممکن است هنگام طراحی آیین‌نامه PTO مرتکب شوند، آورده شده است:
ارتباطات ناکافی: عدم اطلاع‌رسانی واضح سیاست PTO به کارکنان می‌تواند منجر به سوءتفاهم و نارضایتی شود. منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که همه کارکنان آیین‌نامه، از جمله نرخ ذخیره، دستورالعمل‌های استفاده و فرآیند درخواست/تأیید را درک می‌کنند.
معیارهای صلاحیت نامشخص: عدم تعریف واضح اینکه چه کسی واجد شرایط PTO است می‌تواند منجر به سردرگمی و اختلافات شود. منابع انسانی باید معیارهای صلاحیت را بر اساس عواملی مانند مدت خدمت، وضعیت استخدام (تمام‌وقت، پاره‌وقت) و هر گونه دوره انتظار مشخص کند.
سیاست‌های انعطاف‌ناپذیر: ایجاد سیاست‌های بیش از حد سخت‌گیرانه که شرایط فردی را در نظر نمی‌گیرند می‌تواند مشکل‌ساز باشد. منابع انسانی باید در صورت لزوم، مانند اجازه دادن به کارکنان برای استفاده از PTO در بخش‌های نیم‌روزه، برای در نظر گرفتن استثناها یا تطبیق‌ها آماده باشد.
عدم شفافیت در مورد انتقال و پرداخت: اگر آیین‌نامه در مورد اینکه آیا PTO استفاده نشده می‌تواند به سال بعد منتقل شود یا اینکه آیا گزینه پرداخت در زمان اتمام استخدام وجود دارد، نامشخص باشد، کارکنان ممکن است انتظارات غیرواقعی داشته باشند که منجر به اختلافات می‌شود.
عدم پیگیری صحیح انباشت: عدم نگهداری سوابق دقیق از PTO انباشته شده و استفاده شده می‌تواند منجر به ناهماهنگی‌ها و اختلافات شود. منابع انسانی باید سیستم‌هایی برای پیگیری دقیق انباشت و استفاده از PTO داشته باشد.
نادیده گرفتن تفاوت‌های فرهنگی و صنعتی: آیین‌نامه‌های PTO باید فرهنگ سازمان و هنجارهای صنعت را در نظر بگیرند. صرفاً کپی کردن آیین‌نامه‌ها از سایر سازمان‌ها بدون در نظر گرفتن این عوامل می‌تواند منجر به سیاست‌هایی شود که با ارزش‌های شرکت یا الزامات صنعت همسو نیستند.
ارائه PTO ناکافی: ارائه مرخصی با حقوق PTO ناکافی می‌تواند به فرسودگی شغلی کارکنان، کاهش روحیه و نرخ بالای جابجایی منجر شود. منابع انسانی باید به طور منظم ارزیابی کند که آیا میزان PTO ارائه شده توسط سازمان رقابتی و کافی است یا خیر.
آیین‌نامه‌های مرخصی با حقوق ابزارهای استراتژیکی برای کسب‌وکارها هستند که محیط کاری را ترویج می‌کنند که در آن کارکنان احساس ارزش‌گذاری می‌کنند، که منجر به نتایج تجاری بهتر می‌شود و ارزش‌های شرکت، ماهیت کار، استانداردهای صنعت و نیازهای کارکنان را در نظر می‌گیرد.
