آرمین خوشوقتی – مدیر منابع انسانی هلدینگ سینره
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان
با ارزش ترین منبعی که در اختیار همه ما قرار دارد، زمان است. اغلب مردم، بدلیل اینکه حساب زمان آنها هر روز شارژ میشود، کمترین کنترل را روی این سرمایه بزرگ دارند.
در این یادداشت، به معرفی راههای ساده ای جهت کنترل این سرمایه ارزشمند میپردازیم.
علت هدر رفتن وقت در زندگی اغلب ما، نداشتن برنامه ریزی و یا تعیین اولویت های کاری است. ما وقتی میتوانیم روی زمان و وقت خود کنترل داشته باشیم، که برای کارهای خود برنامه ریزی کرده باشیم، به این معنی که کارها را بشناسیم، اولویت انجام آنها را تعیین کنیم، و با توجه به شناختی که از آن کار داریم، زمانی را تخمین زده و در برنامه کارهای خود، بگنجانیم.
به این منظور نیز، ابتدا باید اهداف خود را بطور کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت (حتی الامکان) تعیین کرده باشیم.
اشخاصی که اهداف خود را به روشنی مشخص کرده اند، می توانند اولویت ها را تعیین و با حداکثر توان به سوی اهداف مطلوب حرکت کنند. حتی اگر با انبوهی از کارهای متنوع روبرو باشند.
تعیین اهداف در کار و زندگی روزمره ما آنقدر زیاد است که اگر ما نتوانیم هدفی برای کارهای خود تعیین کنیم، ناچار خواهیم شد با تندباد حوادث و رویدادها به این سو و آن سو حرکت کنیم. در حالیکه وقتی هدف از پیش تعیین شده ای برای خود تعیین و برنامه نیل به آن را نیز ترسیم کرده ایم، بسیار بعید است که با هر پیشنهاد نسنجیده ای، مسیر خود را تعویض نماییم.
مراحل هدف گذاری و ترسیم برنامه دستیابی به هدف، با اندکی تغییر، تقریبا در اغلب موارد (اعم از اهداف و برنامه های کاری و زندگی) با الگوی زیر قابل استفاده است :
1. هدف را واضح، مشخص، قابل دستیابی و منطقی تعیین کنید.
2. اینکه یک هدف را در ذهن خود داشته باشیم، آغاز راه است. ولی برای اینکه بتوانیم آن را بررسی و سپس برای دستیابی به آن، برنامه ای تدوین و ترسیم نماییم، بایستی آن را مکتوب کرده باشیم. بعضا از من سوال میشود که چه لزومی برای نوشتن و مکتوب کردن وجود دارد؟
علت بسیار واضح و منطقی این است که اولا کنترل برنامه و هدف مکتوب شده، بسیار راحت تر از هدف یا برنامه ای است که در ذهن داریم. همچنین با این کار، بار بزرگی را از روی ذهن خود برداشته اید و میتوانید ذهن خود را برای رسیدن به کارهای مهم تری باز بگذارید. همچنین مکتوب کردن اهداف و برنامه ها، توانایی های شما را در امکان انجام و یا عدم انجام کارهای مختلف نشان خواهد داد، به این منظور، سوابق این اهداف و برنامه های مکتوب را نگهداری کنید و هر از چندگاهی، آنها را مرور نمایید.
3. مولفه مهم بعدی که بعدا در برنامه ریزی نیز به آن نیاز پیدا خواهید کرد، بازه زمانی دستیابی به آن هدف است. برای دستیابی به آن هدف، چقدر زمان داریم؟ و به چقدر زمان نیاز داریم؟
4. اولویت های خود را در هنگام مکتوب نمودن، مشخص نمایید. بعضی از اقدامات ما (در راه دستیابی به اهداف) بطور مستقیم و غیر مستقیم ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند و بعضی دیگر از درجه اهمیت کمتری برخور دارند یا حتی فقط برای اتلاف وقت خوبند.
اگر ما اهدافمان را درست انتخاب کرده باشیم می توانیم کارهای روزمره خود را از لحاظ اهمیت و اولویت رتبه بندی کرده و بیشتر انرژی و همت خود را در جهت انجام کارهایی صرف کنیم که ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند.
در اولویت بندی کارها، باید تعریف مشخصی از معیارهایی که اولویت ها را تعیین میکنند داشته باشیم، برخی کارها، از اولویت بالا (فوریت) برخوردارند، انجام این کار ها، میتواند از وقوع یک بحران جلوگیری کنند و عدم انجام آنها میتواند در کار و زندگی ما بحران آفرین باشند. کارهایی هم هستند که هرچند فوریت و ضرورت ندارند (غیر اضطراری) اما بی توجهی به آنها ما را از دست یابی به اهداف باز میدارد و یا توجه به آنها، به ما در دستیابی به اهدافمان کمک میکند.
کارهای روزمره نیز کارهایی هستند که به هرحال باید انجام دهید، و تقریبا مفری از آنها وجود ندارد. دسته چهارم نیز کارهایی هستند که فقط باعث اتلاف وقت و زمان شما میشوند. این کارها، نه تنها شما را در نیل به اهداف کمک نمیکنند، بلکه میتوانند شما را از برنامه های تعیین شده قبلی دور کنند.
5. منابعی که در دستیابی به این هدف در اختیار دارید را تعیین و مکتوب نمایید. این منابع شامل امکانات نرم افزاری (منجمله دانش شما)، سخت افزاری (امکانات و ملزومات) و حتی زمانی که در اختیار دارید یا ضرب الاجلی که برای انجام این کار دارید میشوند.
6. تا این جای کار، برنامه ریزی بود. اما برای اجرا باید هرچه زودتر دست بکار شوید. حتی میتوانید همزمان با برنامه ریزی، مشغول اجرای بخشی از کار (که قبلا مراحل برنامه ریزی آن را پشت سر گذاشته اید) نیز بشوید.
7. برنامه را کنترل کنید. به این معنی که برای هر فاز (مرحله از برنامه)، بازه زمانی حداقل و حداکثر تعریف کنید و در حین اجرای آن فاز (و یا پایان آن) بررسی کنید که آیا آن بخش، دقیقا مشابه با برنامه تعیین شده اجرا شده یا خیر؟ اگر از برنامه جلو هستید، بررسی کنید از چه راهها یا ابزارها و امکاناتی استفاده شده که توانسته اید از برنامه جلو بیفتید؟ و اگر عقب هستید، علل عقب ماندن از برنامه را بررسی و مکتوب نمایید، مکتوب نمودن این علتها، شما را در پیشگیری از وقوع موارد مشابه در فازهای بعدی یا برنامه های مشابه، کمک خواهد کرد.
جالب است بدانید که کل این کارهایی که ذکر شد، چقدر از وقت شما را به خودش اختصاص میدهد؟ تجربه ثابت کرده است که کل این کارها، روزانه بیشتر از 8 تا 10 دقیقه از وقت شما را به خودشان اختصاص نخواهند داد. ممکن است همین 10 دقیقه، برای بسیاری از ما، زمان قابل توجهی باشد، اما با این کار وقت بیشتری را برای انجام کارهای مهم تر بدست خواهیم آورد. در ضمن به خاطر داشته باشید که نداشتن برنامه ریزی، بطور میانگین بین 120 تا 150 دقیقه از وقت شما را بطور روزانه به هدر میدهد.
اما توصیه مهمی که یکی از بزرگان علم مدیریت کرده، این است که “اگر کسی میتواند کاری را که شما با 100% کیفیت انجام میدهید ، با 70% کیفیت انجام دهد، کار را به وی بسپارید” جدا توصیه میکنم اگر اطرافتان از این دست افراد دارید، از آنها نهایت بهره را ببرید.
با واگذاری امور به دیگران، زمان لازم برای انجام کارهای مهمتر را بدست خواهید آورد. اما به یاد داشته باشید که واگذاری انجام یک کار، بایستی با اعطای لوازم آن همراه باشد. بدین معنی که وقتی وظایف و اختیارات به فرد دیگری واگذار می شود، به همان اندازه نیز مسئولیت و پاسخدهی از آن فرد انتظار رود.به این منظور نیز بایستی نکات مهمی به فرد به عهده گیرنده مسئولیت، اطلاع داده شود:
اولا که چه کاری لازم است انجام شود؟ (با قید جزئیات)
ثانیا اینکه چه کسی باید این کار را انجام دهد؟
ثالثا حکمت اجرای این کار چیست؟
رابعا این کار از چه راهی، و با چه امکاناتی باید انجام شود؟
خامسا برای انجام این کار چه مقدار وقت در اختیار داریم؟
خودتان را بشناسید:
البته آنچه در این یادداشت ذکر شد، کلیات برنامه ریزی بود و قطعا هریک از ما با شناخت از خودمان و ساختارهای ذهنی و توانایی هایی که داریم، میتوانیم این الگو را کامل تر کرده و آن را بپرورانیم.
مثلا شاید خالی از لطف نباشد که بدانید ساختار ذهنی ما، به یکی از دو شکل تصویری و رقمی میتواند باشد، این شناخت میتواند در هنگام برنامه ریزی به ما کمک شایانی نماید.
افراد بصری افرادی هستند که تصاویر (اعم از مکتوب و یا خاطرات مصور) را خوب به ذهن می سپارند مثلا این افراد اگر کتابی میخوانند می توانند بگویند یک موضوع خاص در کدام قسمت کتاب قرار دارد. این افراد بهتر است از برنامه ریزی کاغذی استفاده کنند. در مقابل، افراد رقمی نیز افرادی هستند که اعداد و ارقام را خوب به یاد می آورند مثلا دقیقا به یاد می آورند که دوسال پیش در چه تاریخی به مسافرت رفته اند. این افراد بهتر است از نرم افزار، برای برنامه ریزی استفاده کنند.
در این یادداشت، به معرفی راههای ساده ای جهت کنترل این سرمایه ارزشمند میپردازیم.
علت هدر رفتن وقت در زندگی اغلب ما، نداشتن برنامه ریزی و یا تعیین اولویت های کاری است. ما وقتی میتوانیم روی زمان و وقت خود کنترل داشته باشیم، که برای کارهای خود برنامه ریزی کرده باشیم، به این معنی که کارها را بشناسیم، اولویت انجام آنها را تعیین کنیم، و با توجه به شناختی که از آن کار داریم، زمانی را تخمین زده و در برنامه کارهای خود، بگنجانیم.
به این منظور نیز، ابتدا باید اهداف خود را بطور کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت (حتی الامکان) تعیین کرده باشیم.
اشخاصی که اهداف خود را به روشنی مشخص کرده اند، می توانند اولویت ها را تعیین و با حداکثر توان به سوی اهداف مطلوب حرکت کنند. حتی اگر با انبوهی از کارهای متنوع روبرو باشند.
تعیین اهداف در کار و زندگی روزمره ما آنقدر زیاد است که اگر ما نتوانیم هدفی برای کارهای خود تعیین کنیم، ناچار خواهیم شد با تندباد حوادث و رویدادها به این سو و آن سو حرکت کنیم. در حالیکه وقتی هدف از پیش تعیین شده ای برای خود تعیین و برنامه نیل به آن را نیز ترسیم کرده ایم، بسیار بعید است که با هر پیشنهاد نسنجیده ای، مسیر خود را تعویض نماییم.
مراحل هدف گذاری و ترسیم برنامه دستیابی به هدف، با اندکی تغییر، تقریبا در اغلب موارد (اعم از اهداف و برنامه های کاری و زندگی) با الگوی زیر قابل استفاده است :
1. هدف را واضح، مشخص، قابل دستیابی و منطقی تعیین کنید.
2. اینکه یک هدف را در ذهن خود داشته باشیم، آغاز راه است. ولی برای اینکه بتوانیم آن را بررسی و سپس برای دستیابی به آن، برنامه ای تدوین و ترسیم نماییم، بایستی آن را مکتوب کرده باشیم. بعضا از من سوال میشود که چه لزومی برای نوشتن و مکتوب کردن وجود دارد؟
علت بسیار واضح و منطقی این است که اولا کنترل برنامه و هدف مکتوب شده، بسیار راحت تر از هدف یا برنامه ای است که در ذهن داریم. همچنین با این کار، بار بزرگی را از روی ذهن خود برداشته اید و میتوانید ذهن خود را برای رسیدن به کارهای مهم تری باز بگذارید. همچنین مکتوب کردن اهداف و برنامه ها، توانایی های شما را در امکان انجام و یا عدم انجام کارهای مختلف نشان خواهد داد، به این منظور، سوابق این اهداف و برنامه های مکتوب را نگهداری کنید و هر از چندگاهی، آنها را مرور نمایید.
3. مولفه مهم بعدی که بعدا در برنامه ریزی نیز به آن نیاز پیدا خواهید کرد، بازه زمانی دستیابی به آن هدف است. برای دستیابی به آن هدف، چقدر زمان داریم؟ و به چقدر زمان نیاز داریم؟
4. اولویت های خود را در هنگام مکتوب نمودن، مشخص نمایید. بعضی از اقدامات ما (در راه دستیابی به اهداف) بطور مستقیم و غیر مستقیم ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند و بعضی دیگر از درجه اهمیت کمتری برخور دارند یا حتی فقط برای اتلاف وقت خوبند.
اگر ما اهدافمان را درست انتخاب کرده باشیم می توانیم کارهای روزمره خود را از لحاظ اهمیت و اولویت رتبه بندی کرده و بیشتر انرژی و همت خود را در جهت انجام کارهایی صرف کنیم که ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند.
در اولویت بندی کارها، باید تعریف مشخصی از معیارهایی که اولویت ها را تعیین میکنند داشته باشیم، برخی کارها، از اولویت بالا (فوریت) برخوردارند، انجام این کار ها، میتواند از وقوع یک بحران جلوگیری کنند و عدم انجام آنها میتواند در کار و زندگی ما بحران آفرین باشند. کارهایی هم هستند که هرچند فوریت و ضرورت ندارند (غیر اضطراری) اما بی توجهی به آنها ما را از دست یابی به اهداف باز میدارد و یا توجه به آنها، به ما در دستیابی به اهدافمان کمک میکند.
کارهای روزمره نیز کارهایی هستند که به هرحال باید انجام دهید، و تقریبا مفری از آنها وجود ندارد. دسته چهارم نیز کارهایی هستند که فقط باعث اتلاف وقت و زمان شما میشوند. این کارها، نه تنها شما را در نیل به اهداف کمک نمیکنند، بلکه میتوانند شما را از برنامه های تعیین شده قبلی دور کنند.
5. منابعی که در دستیابی به این هدف در اختیار دارید را تعیین و مکتوب نمایید. این منابع شامل امکانات نرم افزاری (منجمله دانش شما)، سخت افزاری (امکانات و ملزومات) و حتی زمانی که در اختیار دارید یا ضرب الاجلی که برای انجام این کار دارید میشوند.
6. تا این جای کار، برنامه ریزی بود. اما برای اجرا باید هرچه زودتر دست بکار شوید. حتی میتوانید همزمان با برنامه ریزی، مشغول اجرای بخشی از کار (که قبلا مراحل برنامه ریزی آن را پشت سر گذاشته اید) نیز بشوید.
7. برنامه را کنترل کنید. به این معنی که برای هر فاز (مرحله از برنامه)، بازه زمانی حداقل و حداکثر تعریف کنید و در حین اجرای آن فاز (و یا پایان آن) بررسی کنید که آیا آن بخش، دقیقا مشابه با برنامه تعیین شده اجرا شده یا خیر؟ اگر از برنامه جلو هستید، بررسی کنید از چه راهها یا ابزارها و امکاناتی استفاده شده که توانسته اید از برنامه جلو بیفتید؟ و اگر عقب هستید، علل عقب ماندن از برنامه را بررسی و مکتوب نمایید، مکتوب نمودن این علتها، شما را در پیشگیری از وقوع موارد مشابه در فازهای بعدی یا برنامه های مشابه، کمک خواهد کرد.
جالب است بدانید که کل این کارهایی که ذکر شد، چقدر از وقت شما را به خودش اختصاص میدهد؟ تجربه ثابت کرده است که کل این کارها، روزانه بیشتر از 8 تا 10 دقیقه از وقت شما را به خودشان اختصاص نخواهند داد. ممکن است همین 10 دقیقه، برای بسیاری از ما، زمان قابل توجهی باشد، اما با این کار وقت بیشتری را برای انجام کارهای مهم تر بدست خواهیم آورد. در ضمن به خاطر داشته باشید که نداشتن برنامه ریزی، بطور میانگین بین 120 تا 150 دقیقه از وقت شما را بطور روزانه به هدر میدهد.
اما توصیه مهمی که یکی از بزرگان علم مدیریت کرده، این است که “اگر کسی میتواند کاری را که شما با 100% کیفیت انجام میدهید ، با 70% کیفیت انجام دهد، کار را به وی بسپارید” جدا توصیه میکنم اگر اطرافتان از این دست افراد دارید، از آنها نهایت بهره را ببرید.
با واگذاری امور به دیگران، زمان لازم برای انجام کارهای مهمتر را بدست خواهید آورد. اما به یاد داشته باشید که واگذاری انجام یک کار، بایستی با اعطای لوازم آن همراه باشد. بدین معنی که وقتی وظایف و اختیارات به فرد دیگری واگذار می شود، به همان اندازه نیز مسئولیت و پاسخدهی از آن فرد انتظار رود.به این منظور نیز بایستی نکات مهمی به فرد به عهده گیرنده مسئولیت، اطلاع داده شود:
اولا که چه کاری لازم است انجام شود؟ (با قید جزئیات)
ثانیا اینکه چه کسی باید این کار را انجام دهد؟
ثالثا حکمت اجرای این کار چیست؟
رابعا این کار از چه راهی، و با چه امکاناتی باید انجام شود؟
خامسا برای انجام این کار چه مقدار وقت در اختیار داریم؟
خودتان را بشناسید:
البته آنچه در این یادداشت ذکر شد، کلیات برنامه ریزی بود و قطعا هریک از ما با شناخت از خودمان و ساختارهای ذهنی و توانایی هایی که داریم، میتوانیم این الگو را کامل تر کرده و آن را بپرورانیم.
مثلا شاید خالی از لطف نباشد که بدانید ساختار ذهنی ما، به یکی از دو شکل تصویری و رقمی میتواند باشد، این شناخت میتواند در هنگام برنامه ریزی به ما کمک شایانی نماید.
افراد بصری افرادی هستند که تصاویر (اعم از مکتوب و یا خاطرات مصور) را خوب به ذهن می سپارند مثلا این افراد اگر کتابی میخوانند می توانند بگویند یک موضوع خاص در کدام قسمت کتاب قرار دارد. این افراد بهتر است از برنامه ریزی کاغذی استفاده کنند. در مقابل، افراد رقمی نیز افرادی هستند که اعداد و ارقام را خوب به یاد می آورند مثلا دقیقا به یاد می آورند که دوسال پیش در چه تاریخی به مسافرت رفته اند. این افراد بهتر است از نرم افزار، برای برنامه ریزی استفاده کنند.