پیاده سازی نسل جدید مدیریت عملکرد برای سازمان‌های پیشرو

۴ رویکرد مدیریت عملکرد آماده برای آینده

روش‌های مدرن مدیریت عملکرد را می‌توان در دو بُعد کلیدی ترسیم کرد: انعطاف‌پذیری در برابر ساختار و تمرکز داخلی در برابر خارجی.

انعطاف‌پذیر در برابر ساختاریافته: روش‌های انعطاف‌پذیر قابلیت انطباق دارند و می‌توانند در هر زمانی اعمال شوند، در حالی که روش‌های ساختاریافته از یک توالی تعریف شده با مراحل مشخص پیروی می‌کنند.

تمرکز داخلی در برابر خارجی: روش‌های داخلی بر تأثیر درون سازمان تمرکز دارند، در حالی که روش‌های خارجی بر نتایجی تأکید می‌کنند که بر مشتریان یا ذینفعان خارجی تأثیر می‌گذارند.

۱. روش بازتاب گذشته‌نگر (The Retro Reflection Method)

روش بازتاب گذشته‌نگر بر بازخورد مستمر متمرکز است و بر همکاری و رفتار تمرکز می‌کند. این روش برای کارهای مبتنی بر پروژه یا وظیفه‌محور، که در آن اهداف روشن در ابتدا تعیین شده و در پایان هر پروژه یا چرخه بازبینی می‌شوند، ایده‌آل است.

نحوه عملکرد:

گام ۱: بیانیه تأثیر هدف (Target Impact Statement):در ابتدای یک پروژه یا وظیفه، کارمند و مدیر او به طور مشترک یک بیانیه تأثیر هدف تدوین می‌کنند. این بیانیه به وضوح کار، معیارهای موفقیت و تأثیر مورد انتظار را تعریف می‌کند. به عنوان مثال، اگر کارمندی در حال توسعه یک ویژگی جدید محصول است، بیانیه، وظایف خاص، شکل موفقیت و اینکه چگونه این ویژگی بر کسب‌وکار تأثیر خواهد گذاشت را ترسیم می‌کند.

گام ۲: گفتگوی بازتاب گذشته‌نگر: پس از اتمام کار، کارمند و مدیر برای بحث در مورد نتایج ملاقات می‌کنند. هر دو طرف موفقیت‌ها، فرصت‌های از دست رفته و زمینه‌های بهبود را بازتاب می‌دهند. سؤالاتی مانند “چه کاری می‌توانستم متفاوت انجام دهم؟” و “آیا به اهداف تأثیرگذار دست یافتم؟” مکالمه را هدایت می‌کنند.

گام ۳: نهایی کردن بازتاب‌ها: پس از گفتگو، کارمند بازخورد و بازتاب‌های خود را مستند می‌کند. این کار یک مجموعه سوابق اثبات در طول زمان ایجاد می‌کند که می‌تواند در طول ارزیابی‌های رسمی عملکرد بازبینی شود.

زمان استفاده:

روش بازتاب گذشته‌نگر برای محیط‌های پروژه‌محور که کارکنان بین تیم‌ها جابجا می‌شوند یا روی وظایف کوتاه‌مدت تا میان‌مدت کار می‌کنند، ایده‌آل است. این روش به ویژه برای سازمان‌های چابک یا سازمان‌هایی که تأکید زیادی بر همکاری تیمی دارند، مؤثر است.

۲. روش بازخورد مشتری-همکار-مدیر (Client-Colleague-Manager Feedback Method)

روش بازخورد مشتری-همکار-مدیر برای جمع‌آوری بازخورد از دیدگاه‌های متعدد طراحی شده است و نمای جامعی از عملکرد کارمند را تضمین می‌کند. این روش به ویژه در نقش‌هایی که با مشتری سروکار دارند و در آن‌ها روابط خارجی و ارائه خدمات شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند، مفید است.

این روش شبیه بازخورد سنتی ۳۶۰ درجه است، با این حال در دو مورد مهم تفاوت دارد. اول، فراوانی بازخورد برای این روش بالاتر است و بر پرسیدن سؤالات کوتاه‌تر و هدفمندتر، به طور مکرر تمرکز دارد. دوم، تأکید در این روش عمدتاً بر مشتری خارجی است و بازخورد آنها وزن بیشتری نسبت به ذینفعان داخلی خواهد داشت.

نحوه عملکرد:

گام ۱: تعریف معیارهای بازخورد: کارمند و مدیر معیارهایی را برای ارزیابی عملکرد تعیین می‌کنند. این معیارها ممکن است شامل کیفیت خدمات، رضایت مشتری و همکاری با همکاران باشد. هر معیار برای جمع‌آوری بازخورد به سؤالات واضحی تقسیم می‌شود، مانند “آیا انتظارات شما را برآورده کردم؟” یا “چه کاری می‌توانستم بهتر انجام دهم؟”

گام ۲: شناسایی ذینفعان کلیدی: بازخورد از ترکیبی متعادل از مشتریان، همکاران و مدیران جمع‌آوری می‌شود. کارمند ذینفعانی را انتخاب می‌کند که کار او را مشاهده کرده‌اند، تا اطمینان حاصل شود که بازخورد جامع و بی‌طرفانه است.

گام ۳: جمع‌آوری و تحلیل بازخورد: بازخورد به صورت خوشه‌ای در مضامین دسته‌بندی می‌شود، که نقاط قوت، زمینه‌های بهبود و هرگونه غافلگیری یا نقاط کور را برجسته می‌کند. سپس این بینش‌ها در آماده‌سازی برای گفتگوی بازخورد مرور می‌شوند.

گام ۴: بحث و بازتاب: مرحله نهایی شامل یک بحث ساختاریافته بین کارمند و مدیر است، که بر مضامین بازخورد تمرکز دارد و فرصت‌های توسعه را شناسایی می‌کند.

زمان استفاده:

این روش برای نقش‌های خدمات‌محور یا محیط‌هایی که کارکنان به طور مکرر با ذینفعان داخلی و خارجی همکاری می‌کنند، ایده‌آل است. این روش برای سازمان‌هایی که بازخورد مشتری را به عنوان یک معیار کلیدی عملکرد ارزشمند می‌دانند، به خوبی کار می‌کند.

۳. روش OKR مبتنی بر مأموریت (Mission-Based OKR Method)

روش OKR (اهداف و نتایج کلیدی) مبتنی بر مأموریت بر همسو کردن اهداف فردی و تیمی با اهداف سازمانی گسترده‌تر تمرکز دارد. این رویکرد انعطاف‌پذیری و بازخورد منظم را تشویق می‌کند و همسویی مستمر با مأموریت شرکت را تضمین می‌نماید.

نحوه عملکرد:

گام ۱: تنظیم OKRها (Objectives and Key Results): رهبری، اهداف سطح بالا را برای سازمان یا دپارتمان تعیین می‌کند، که توسط نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری پشتیبانی می‌شوند. این اهداف بلندپروازانه هستند و بر اولویت‌های کلیدی که کسب‌وکار را به جلو می‌برند، تمرکز دارند.

گام ۲: تیم‌ها مأموریت‌ها را تعریف می‌کنند: هر تیم مأموریت‌های مشخصی را شناسایی می‌کند که به اهداف کلی کمک می‌کنند. به عنوان مثال، یک تیم بازاریابی ممکن است بر افزایش تعامل با برند تمرکز کند، در حالی که یک تیم محصول روی بهبود ویژگی‌هایی کار می‌کند که از حفظ مشتری پشتیبانی می‌کنند.

گام ۳: همسو کردن و تنظیم: مأموریت‌ها به طور منظم بر اساس پیشرفت و تغییر اولویت‌ها بازبینی و تنظیم می‌شوند. تیم‌ها برای اطمینان از همسویی تلاش‌هایشان با اهداف و نتایج کلیدی کلی، همکاری می‌کنند.

گام ۴: بازخورد و بازتاب: در پایان چرخه عملکرد، تیم‌ها پیشرفت خود را به سمت نتایج کلیدی بازبینی می‌کنند، در مورد آنچه خوب پیش رفته، آنچه خوب پیش نرفته و آنچه می‌توان برای مأموریت‌های آینده بهبود بخشید، بحث می‌کنند.

زمان استفاده:

این روش در سازمان‌های پرشتاب و رشدگرا با اهدافی که دائماً در حال تغییر هستند، بسیار مؤثر است. همچنین برای سازمان‌هایی که چابکی و انعطاف‌پذیری را در فرآیندهای مدیریت عملکرد خود ارزشمند می‌دانند، ایده‌آل است.

۴. روش گفتگوی مستمر (Continuous Dialogue Method)

روش گفتگوی مستمر بر گفتگوهای مستمر بین کارکنان و مدیران تأکید دارد. این روش به جای تمرکز بر اهداف خاص، حول محور رفتار و مشارکت‌ها در موفقیت تیم متمرکز است.

نحوه عملکرد:

گام ۱: برگزاری گفتگوهای منظم: کارکنان به طور منظم با مدیران خود ملاقات می‌کنند تا در مورد عملکرد خود بحث کنند. در طول این گفتگوها، کارمند به پنج سؤال کلیدی مطرح شده توسط مدیر پاسخ می‌دهد: “در کجا بیشترین تأثیر را می‌گذارم؟” “در کجا فرصت‌ها را از دست می‌دهم؟” “چگونه از تیم حمایت می‌کنم؟” “در کجا مانع هستم؟” “یک چیز که می‌توانم تغییر دهم چیست؟”

گام ۲: تمرکز بر رفتارها: گفتگوها بر رفتارها و نحوه مشارکت آنها در موفقیت تیم و سازمان تأکید دارند و بهبود مستمر و خودبازتابی را تشویق می‌کنند.

گام ۳: عدم وجود بررسی رسمی: این روش شامل بررسی‌های رسمی عملکرد نمی‌شود. در عوض، بر چک‌این‌های منظم و غیررسمی تأکید می‌کند که رشد و توسعه را ترویج می‌دهند.

زمان استفاده:

این روش برای سازمان‌های بالغ با فرهنگ بازخورد و همکاری باز مناسب است. این روش به ویژه برای کارکنان ارشد یا محیط‌هایی که بهبود مستمر را بر معیارهای عملکرد سخت‌گیرانه اولویت می‌دهند، به خوبی کار می‌کند.