کارکنان دانشی (Knowledge workers) ۶۰٪ از وقت خود را صرف “کارهای مربوط به کار” میکنند که بر بهرهوری کلی تأثیر میگذارد. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، چگونه میتوانید به کاهش این امر و سایر عوامل حواسپرتی کمک کنید تا عملکرد کاری را بدون اعمال مدیریت خرد (Micromanaging) بر کارکنان بهبود بخشید؟
بهبود عملکرد کاری با ایجاد محیطی شروع میشود که افراد بتوانند در آن رشد کنند. این به معنای تعیین انتظارات و اهداف شفاف، ارائه بازخورد مفید، مجهز کردن مدیران به ابزارهای مناسب و ساختن فرهنگی است که برای توسعه ارزش قائل است. هنگامی که این عوامل دست به دست هم میدهند، عملکرد کاری در سراسر سازمان بهبود مییابد.
این مقاله تأثیر عملکرد کارکنان بر نتایج کسبوکار، ۱۹ روش عملی که میتوانید برای بهبود عملکرد کاری در سازمان خود انجام دهید و مثالهای واقعی از کسبوکارهای موفق را برای الهام بخشیدن به شما بررسی میکند.
برای شرکت در دوره مدیریت عملکرد کلیک نمایید.
نکات کلیدی (Key Takeaways)
- برای بهبود عملکرد کاری در سازمان خود، اهداف شفاف و همسو تعیین کنید و از مدیریت عملکرد مستمر برای افزایش بهرهوری و پاسخگویی استفاده نمایید.
- کارکنان را به مهارتها، ابزارها و تسلط بر هوش مصنوعی (AI Fluency) مجهز کنید تا “کارهای مربوط به کار” را کاهش دهند و بر وظایف با ارزش بالا تمرکز کنند.
- شیوههای مدیریتی (مانند بازخورد سازنده، کوچینگ و توسعه مبتنی بر نقاط قوت) را تقویت کنید تا عملکرد فردی و تیمی را ارتقا دهید.
- روی اهرمهای فرهنگی، مانند تعهد (Engagement)، تقدیر، رفاه، انعطافپذیری و محیطهای مناسب تمرکز، سرمایهگذاری کنید تا نگهداشت، روحیه و نتایج را افزایش دهید.
تأثیر عملکرد کاری بر عملکرد کسبوکار
عملکرد کاری قوی بر تمرکز کارکنان بر دستیابی به اهداف سازمانی استوار است که از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است. به عنوان مثال، برخی سازمانها ممکن است سطح عملکرد را بر اساس خروجی (Output)، برخی بر اساس شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) خاص و برخی دیگر بر اساس معیارهای نوآوری اندازهگیری کنند.
هنگامی که کارکنان عملکرد خوبی دارند، بهرهورتر و راضیتر هستند. تیمها همچنین از روحیه بالاتر، استفاده بهتر از منابع، نتایج بهتر برای مشتری و افزایش درآمد بهرهمند میشوند. فرهنگهای با عملکرد بالا همچنین میتوانند استعدادهای برتر را جذب کرده و نرخ جابهجایی را کاهش دهند. به طور خلاصه، عملکرد کارکنان مستقیماً بر موفقیت کسبوکار تأثیر میگذارد.
۱۹ روش عملی برای بهبود عملکرد کاری
در زیر ۱۹ روش عملی آمده است که میتوانید برای بهبود عملکرد در سازمان خود به کار ببرید، این موارد در شش دستهبندی مفید طبقهبندی شدهاند:
الف) اهداف عملکرد و پاسخگویی (Accountability)
۱. معیارها و اهداف عملکردی شفافی برای کارکنان تعریف کنید.
اهداف شفاف و همسو برای هر نقش تعیین کنید و پیشرفت را با معیارهای عملکردی ساده (مثلاً کارایی کار یا NPS) بسنجید. اهداف فردی SMART را به اولویتهای شرکت گره بزنید تا افراد بدانند موفقیت چگونه است. اهداف شفاف ایجاد انگیزه، دیده شدن و پاسخگویی میکنند.
مثال واقعی: گوگل تیمها را با OKRs (اهداف و نتایج کلیدی) همسو میکند، یعنی اهداف بلندپروازانه و قابل اندازهگیری که عمومی بوده و نمرهدهی میشوند. این امر تمرکز بر “ریسکهای بزرگ” و ردیابی شفاف پیشرفت در سراسر شرکت را تقویت میکند.
۲. کارکنانی را که عملکرد ضعیفی دارند، مدیریت کنید.
اطمینان حاصل کنید که کارکنان با عملکرد ضعیف را به خوبی مدیریت میکنید. با هر کارمند ضعیف ملاقات کنید، انتظارات را دوباره بیان کرده و بر روی یک برنامه عملیاتی کوتاه و مشخص توافق کنید. سپس به طور منظم پیگیری کرده، بازخورد مستقیم دهید و پیشرفتها را به رسمیت بشناسید. این به حفظ مسیر کار و بهبود نتایج تیم کمک میکند.
مثال واقعی: نتفلیکس یادداشت فرهنگی خود را بهروزرسانی کرد تا بر ارزیابی صریح و تراکم استعداد تأکید کند. این شرکت موضع “تیم، نه خانواده” و اخلاق “آزمون نگهبان” را تکرار کرد که مدیران باید برای حفظ کارکنان برتر بجنگند و به کارکنان ضعیف اجازه رفتن بدهند.
۳. مدیریت عملکرد مستمر را پیادهسازی کنید.
ارزیابیهای سالانه را با مدیریت عملکرد مستمر جایگزین کنید که نیازمند جلسات پیگیری (Check-ins) مکرر و ساختاریافته است. گفتگوهای مستمر مشکلات را زودتر آشکار کرده، بازخورد لحظهای ارائه میدهند و به تیمها کمک میکنند تا با تغییر سازگار شوند. همچنین روابط مدیر-کارمند را تقویت کرده و از رشد مستمر حمایت میکنند.
مثال واقعی: ادوبی بررسیهای سالانه را با گفتگوهای مداوم ‘Check-in’ جایگزین کرد که بر انتظارات، بازخورد و رشد تمرکز دارند. این برنامه شامل جعبه ابزارها و سؤالات متداول است که نحوه تعیین اهداف و بازبینی مکرر آنها توسط مدیران و کارکنان در طول سال را شرح میدهد.
ب) توانمندسازی مدیران، بازخورد و کوچینگ
۴. بر نقاط قوت کارکنان تمرکز کنید.
بر نقاط قوت هر کارمند تکیه کنید؛ شناسایی کنید که هر فرد چه کاری را به بهترین نحو انجام میدهد و کاری را طراحی کنید که به آنها اجازه دهد از آن نقاط قوت بیشتر استفاده کنند. کارکنانی که روزانه از نقاط قوت خود استفاده میکنند، احتمال بیشتری دارد که متعهدتر باشند، عملکرد بهتری داشته باشند و مدت طولانیتری در شرکت بمانند. میتوانید از ارزیابی CliftonStrengths برای کمک در این زمینه استفاده کنید.
مثال واقعی: جایزه فرهنگ مبتنی بر نقاط قوت دن کلیفتون گالوپ در سال ۲۰۲۴، شرکتهایی را برجسته کرد که CliftonStrengths را برای افزایش تعهد و نتایج عملیاتی میکنند. Stryker که برای پنجمین سال متوالی برنده شد، نشان داد که چگونه تمرکز بر نقاط قوت در کار میتواند عملکرد را پایدار سازد.
۵. مدیران را توانمند سازید تا بازخورد سازنده و بهموقع ارائه دهند.
مدیران را برای ارائه بازخورد بهموقع، جزئی و تنها به صورت روایی که به نتایج خاص مرتبط است، آموزش دهید. آنها باید تعادلی بین آنچه خوب پیش رفته و آنچه نیاز به بهبود دارد، برقرار کنند و مراحل بعدی را شفاف سازند. همچنین، جلسات انفرادی منظم را زمانبندی کنید تا از راهنمایی مستمر و عملی اطمینان حاصل شود.
مثال واقعی: مککنزی بازخورد را “سوخت” یک فرهنگ عملکرد توصیف میکند و ورودی مکرر، خاص و عملی را که به کار واقعی گره خورده است، ترویج میدهد؛ این امر عادات مدیریتی را تقویت میکند که کوچینگ صریح و اصلاح سریع مسیر را عادی میسازد.
۶. کوچینگ و منتورینگ (مربیگری) را معرفی کنید.
کوچینگ و منتورینگ را در روال کار سازمان بگنجانید. کارکنان ارشد و مبتدی (از جمله تطبیق میان کارکردی) را با هم جفت کنید تا دانش فنی به اشتراک گذاشته شود، شبکهها گسترش یابند و اعتماد به نفس ایجاد شود. مهارتهای کوچینگ همچنین مدیران را به رهبران بهتری تبدیل میکند.
مثال واقعی: برنامه منتورینگ ساختاریافته Randstad ریزش (Attrition) را تا ۴۹٪ در میان شرکتکنندگان کاهش داد و نشان داد که چگونه تطبیق رسمی و حاکمیت برنامه میتواند زمان کوچینگ را به نگهداشت و دستاوردهای عملکردی قابل اندازهگیری تبدیل کند.
ج) همکاری و شیوههای کاری
۷. در مورد فرهنگ جلسات تجدید نظر کنید.
شلوغی جلسات را با الزامی کردن هدف و دستور کار برای هر جلسه، تعیین نتایج شفاف، دعوت تنها از شرکتکنندگان ضروری، و پایان دادن با تعیین مسئولیتها و مهلتها رفع کنید. در عین حال، به کارکنان اجازه دهید جلسات با اولویت پایین را رد کنند تا بتوانند بر کارهای مهمتر تمرکز کنند.
مثال واقعی: Slack جمعههای بدون جلسه (Focus Fridays) و هفتههای سازنده (Maker Weeks) را پیادهسازی کرد؛ جمعههای بدون جلسه شامل لغو جلسات داخلی و غیرفعال کردن اعلانها برای زمان تمرکز بیوقفه است. در طول هفتههای سازنده، تیمها جلسات داخلی تکراری را لغو میکنند تا بر خلق (مانند کدنویسی، نوشتن یا برنامهریزی) تمرکز کنند.
۸. به وضوح و کارآمد ارتباط برقرار کنید.
۸۰٪ از کارکنان میگویند شیوههای ارتباطی در سازمانهایشان ضعیف یا در بهترین حالت، متوسط است. بنابراین، مهم است که با قصد شفاف* ارتباط برقرار کنید. مدیران باید مسئولیتها، اولویتها و تغییرات پیش رو را روشن سازند و تأیید کنند که تیمهایشان آنها را درک کردهاند. پیامهای ساده و مختصر میتوانند دوبارهکاری را کاهش داده و کار تیمی را بهبود بخشند.
مثال واقعی: رویکرد “کار کردن به عقب” آمازون باعث میشود تیمها قبل از شروع ساخت، یک بیانیه مطبوعاتی و سؤالات متداول مشتریمحور بنویسند و تعریف شفاف مسئله، مزایا و معیارهای موفقیت را از قبل ترویج دهند. این کار ریسکها را زودتر آشکار کرده و دوبارهکاری را کاهش میدهد و روایتهای شش صفحهای تفکر دقیق و اجرای سریعتر را تقویت میکنند.
۹. انجام چند وظیفه به طور همزمان را در بین کارکنان منع کنید.
تحقیقات نشان داده است که مغز انسان تنها میتواند به طور کامل بر یک چیز در یک زمان تمرکز کند، به این معنی که چندوظیفگی بر عملکرد تأثیر میگذارد. از کارکنان بخواهید که بر روی یک وظیفه در یک زمان، به ترتیب اولویت، تا زمان تکمیل آن کار کنند. این امر جابهجایی زمینهها (Context-switching) را کاهش داده و کیفیت کار را بالا میبرد.
مثال واقعی: Microsoft Viva Insights به طور خودکار زمان تمرکز (Focus time) را رزرو میکند، اعلانها را خاموش کرده و وضعیت را تنظیم میکند تا بلوکهای کاری بیوقفه را محافظت کند. این به کارکنان کمک میکند تا برنامههای تمرکز روزانه ایجاد کرده و جابهجایی زمینهها را کاهش دهند، که به نوبه خود بهرهوری و عملکرد را افزایش میدهد.
۱۰. استقلال و خودگردانی را در بین کارکنان تشویق کنید.
مدیریت خرد به روحیه و عملکرد کاری آسیب میزند. یکی از حیاتیترین مهارتهایی که یک مدیر میتواند داشته باشد، تفویض اختیار با اعتماد به نفس است که استقلال در محیط کار را تشویق میکند. ردیابی اهداف، ایجاد خط ارتباطی شفاف و ارائه بازخورد مستمر جامع میتواند به ساختن این اعتماد در هر دو طرف کمک کند.
مثال واقعی: مدل “استقلال با همسویی” اسپاتیفای به تیمهای کوچک چندکارکردی در ساختارهای سبک (Tribe/Chapter) آزادی عمل میدهد. این امر به تیمها اجازه میدهد روشهای مناسب را انتخاب کنند در حالی که با اهداف مشترک همسو باقی میمانند.
د) مهارتها، ابزارها و هوش مصنوعی
۱۱. تسلط بر هوش مصنوعی (AI Fluency) را تقویت کنید.
تحقیقات نشان میدهد که کارکنان مسلط به هوش مصنوعی عملکرد بهتری در کار دارند — ۸۱٪ بهرهورتر، ۵۴٪ خلاقتر، و ۵۳٪ آمادهتر برای حل چالشهای پیچیده کسبوکار هستند. تسلط بر هوش مصنوعی را از طریق استفاده عملی تقویت کنید. به کارکنان زمان، راهنمایی و موارد استفاده ایمن بدهید تا بتوانند با کمککارها (Copilots) و اتوماسیون تمرین کنند.
مثال واقعی: PwC به اولین فروشنده سازمانی ChatGPT Enterprise و بزرگترین کاربر این محصول تبدیل شد. این به معنای ارائه دسترسی به بیش از ۱۰۰,۰۰۰ کارمند و سرمایهگذاری ۱ میلیارد دلاری در قابلیتهای GenAI بود، که ابزارسازی را با توانمندسازی در مقیاس بزرگ جفت کرد.
۱۲. روی ابزارها و فناوری مناسب سرمایهگذاری کنید.
دسترسی به ابزارها و فناوریهای مورد نیاز برای تکمیل کار به طور کارآمد میتواند به افزایش بهرهوری و عملکرد کمک کند. مطمئن شوید که پرسنل را به ابزارهای مناسب و تنظیمات ارگونومیک مجهز میکنید. اطمینان حاصل کنید که سختافزار، نرمافزار و گردش کار اصطکاک (Friction) را از بین میبرند (در خانه و در محل کار)، تا کار سریع، قابل دسترس و قابل اعتماد باشد.
مثال واقعی: GitLab به عنوان یک شرکت کاملاً از راه دور، یک کتابچه راهنما دارد که به طور مداوم بهروز میشود و هزینههای راهاندازی دفتر کار خانگی را تأمین مالی کرده و استفاده از ابزارها و فرآیندها را کدگذاری میکند. این به کاهش اصطکاک کمک کرده و کار توزیع شده را سریع و قابل اعتماد میسازد.
۱۳. روی آموزش و توسعه کارکنان سرمایهگذاری کنید. ۸۶٪
از کارکنان آموزش را مهم میدانند و ۵۹٪ میگویند عملکرد آنها را بهبود میبخشد. سازمان شما باید روی آموزشی سرمایهگذاری کند که شکافهای مهارتی واقعی را پر میکند و یادگیری هدفمند را که به نتایج نقش و مسیرهای شغلی گره خورده است، ارائه دهد. برنامههای آموزش و توسعه (L&D) عملی به بهبود عملکرد و انگیزه کمک کرده و در نهایت موفقیت کسبوکار و نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش میدهند.
مثال واقعی: برنامه چندساله ۱ میلیارد دلاری “آماده برای آینده” AT&T برای بازآموزی کارکنان موجود خود برای نقشهای جدید متمرکز بر فناوری است. هدف آن بازآموزی بیش از ۱۰۰,۰۰۰ پرسنل برای نقشهایی در حوزههایی مانند امنیت سایبری، تجزیه و تحلیل دادهها و رایانش ابری است.
ه) فرهنگ، تقدیر و تعهد
۱۴. دستاوردها را به رسمیت بشناسید و برای عملکرد انگیزه ایجاد کنید.
کار خوب را به رسمیت بشناسید و پاداش دهید تا به کارکنان نشان دهید که قدردان مشارکتهای آنها هستید. این باعث میشود آنها احساس ارزشمندی کنند و عملکرد خوب را تشویق میکند. از یک ریتم ساده تقدیر از کارکنان (مثلاً تشکرهای هفتگی یا جوایز ماهانه) و پاداشهای معنادار، مانند پاداش نقدی یا مرخصی اضافی، استفاده کنید. ستایش عمومی هنجارهای عملکرد را تعیین کرده و روحیه را بالا میبرد.
مثال واقعی: Eaton یک برنامه جهانی تقدیر اجتماعی با Workhuman ایجاد کرد تا ستایش را بهموقع، قابل مشاهده و مرتبط با شرایط محلی سازد. این امر منجر به بهبود تعهد و نگهداشت شده است زیرا تقدیر در سطح سازمان مقیاس پیدا کرده است.
۱۵. نیروی کاری متعهد بسازید.
ساختن یک نیروی کار متعهد اهمیت دارد. برای افزایش تعهد، آن را به عنوان یک سیستم مدیریتی در نظر بگیرید. آن را به طور منظم اندازهگیری کنید، فوراً بر اساس یافتههای خود عمل کنید و اقدامات خود را به نتایج کسبوکار گره بزنید. تیمهای متعهد انگیزه بیشتری دارند، عملکرد بهتری نشان میدهند و برای مدت طولانیتری در شرکت میمانند و نرخ جابهجایی کارکنان را کاهش میدهند.
مثال واقعی:Cisco پاداشهای نقدی موقت (Spot bonuses) را با Connected Recognition جایگزین کرد، یک برنامه جهانی مبتنی بر فناوری که به هر کسی اجازه میدهد همکاران را به صورت علنی تحسین کند. پذیرش بالا است، به طوری که ۹۳٪ از رهبران فردی را تقدیر کرده و ۹۰٪ از کارکنان تقدیر دریافت کردهاند.
۱۶. بازخورد کارکنان را دریافت کرده و بر اساس آن عمل کنید.
سازمانها در صورتی احتمال بیشتری دارند که عملکرد خوبی داشته باشند که کارکنانشان احساس شنیده شدن و ارزشمندی کنند، که معمولاً به آنها انگیزه میدهد تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. از نظرسنجیهای نبض کارکنان (Pulse surveys)، انجمنهای باز و پیگیریهای مدیران برای جمعآوری بازخورد کارکنان استفاده کنید. سپس، با توضیح اینکه چه چیزی را تغییر خواهید داد، چه چیزی را تغییر نخواهید داد و چرا، حلقه را کامل کنید. این امر اعتماد ایجاد کرده و از عملکرد بهتر حمایت میکند.
مثال واقعی:SAP سالی دو بار به صدای کارکنان گوش میدهد (در ژوئن و نوامبر) و از نتایج – از جمله یک شاخص تعهد کارکنان که به انگیزههای اجرایی گره خورده است – برای اطلاعرسانی اقدامات استفاده میکند. این نشاندهنده یک رویکرد حلقه بسته برای گوش دادن مستمر به کارکنان است.
و) رفاه، انعطافپذیری و محیط کار
۱۷. بر سلامت و رفاه کارکنان تمرکز کنید.
افراد شاد و سالم در کار بهتر عمل میکنند، در حالی که کسانی که از سلامت جسمی یا روانی ضعیفی برخوردارند، احتمالاً عملکرد ضعیفی داشته و بیشتر غایب خواهند بود. رفاه را به عنوان یک محرک بهرهوری ترویج دهید — استراحتها و حجم کاری پایدار را تشویق کنید و مزایایی مانند مشاوره ارائه دهید. رهبران نیز باید عادات سالم را الگو قرار دهند، مانند کار نکردن بیش از حد.
مثال واقعی: HubSpot با “هفته جهانی استراحت” سالانه و سراسری، با علائم فرسودگی شغلی کارکنان مبارزه میکند، به طوری که همه در یک زمان از کار جدا شده و دوباره شارژ شده برمیگردند. این برنامه مکمل اقدامات دیگری برای مقابله با فرسودگی شغلی (مانند جمعههای بدون جلسه داخلی) است که هدف آنها حفظ انرژی و بهرهوری است.
۱۸. یک محیط کاری مولد ایجاد کنید.
محیط را برای کار عمیق (Deep Work) طراحی کنید — هنجارهای کار بیصدا را تنظیم کنید، مناطق تمرکز اختصاصی ارائه دهید، استفاده از هدفون را مجاز سازید، زمان تمرکز مسدود شده در تقویم را محافظت کنید و فضاهای کاری را تمیز و سازماندهی شده نگه دارید تا نویز بصری کاهش یابد. برای کارکنان از راه دور، راهاندازی اساسی دفتر کار خانگی (مثلاً صندلی، میز، روشنایی) را تأمین مالی کنید و یک منطقه کاری مشخص را تشویق کنید.
مثال واقعی: مدل Virtual First (اول مجازی) Dropbox روزهای کاری غیرخطی را با ساعات همکاری هستهای، هنجارهای پیشفرض ناهمزمان و فضاهای اداری بازطراحی شده برای همکاری تعریف میکند. این امر منجر به مزایایی مانند دسترسی گستردهتر به استعدادها و بهبود نظم جلسات شده است.
۱۹. انعطافپذیری را برای حمایت از تعادل کار و زندگی ارائه دهید.
هنگامی که کارکنان انعطافپذیری بیشتری در مکان و زمان کار خود دارند، احتمالاً بیشتر متعهد و راضی از شغل خود خواهند بود، که میتواند عملکرد را بهبود بخشد. برای حمایت از این امر، گزینههای کاری انعطافپذیر را در صورت امکان نقش، ارائه دهید و به تیمها اجازه دهید برنامهها و مکانها را برای کار همسو کنند. این نه تنها انگیزه را افزایش میدهد بلکه تجربه برند کارفرمایی شما را نیز تقویت میکند.
مثال واقعی: سیاست Team Anywhere اطلسیان (Atlassian) کار توزیع شده را با حفاظتهای شفاف و هنجارهای ناهمزمان ممکن میسازد. این مدل از انعطافپذیری، دامنه استخدام و زمان تمرکز حمایت میکند — همه اینها در حالی که همکاری را حفظ میکند.
بهبود عملکرد کاری نیازمند اصول بنیادی مداوم است. اهداف شفاف و همسو تعیین کنید و افراد را به مهارتها، ابزارها و هوش مصنوعی مناسب مجهز کنید تا زمان کمتری را صرف “کارهای مربوط به کار” و زمان بیشتری را صرف وظایف با ارزش بالا کنند. علاوه بر این، عادات مدیریتی (مانند بازخورد مشخص، کوچینگ و توسعه مبتنی بر نقاط قوت) را تقویت کنید تا افراد و تیمها به طور مداوم سطح را بالا ببرند.
برای عملیاتی کردن آن، دو یا سه حرکت را برای شروع انتخاب کنید، مسئولیتها را تعیین کنید، معیارهای ساده تعریف کنید و یک آزمایش ۹۰ روزه را اجرا کنید. در عین حال، گردش کار را استانداردسازی کنید، موفقیتها را به صورت عمومی به رسمیت بشناسید و حجم کاری سالم را الگوسازی کنید، سپس آنچه را که کار میکند در سراسر تیمها مقیاس دهید. این امر منجر به خروجی بالاتر، نگهداشت بهتر و فرهنگی خواهد شد که عملکرد را پایدار میسازد.
