آیا میدانستید که ۳۳٪ از مدیران استخدام، ظرف ۹۰ ثانیه اول مصاحبه شغلی در مورد نامزدها تصمیم میگیرند؟ ساختارمند کردن مصاحبهها با استفاده از الگوهای مناسب به شما کمک میکند تا مدیران استخدام را در مورد روش صحیح مصاحبه با نامزدها راهنمایی کنید.
استفاده از یک الگوی مصاحبه در فرآیند استخدام شما میتواند به شرکتتان در جذب استعدادهای برتر و ارائه یک تجربه مثبت نامزد برتری ببخشد. به گفته هاروارد بیزنس ریویو (Harvard Business Review)، تصمیمات بد استخدام منجر به ۸۰٪ از ترک خدمت کارکنان میشود و فقدان فرآیند باعث ۴۵٪ از استخدامهای بد است.
یک فرآیند مصاحبه خوب تعریف شده با ساختار الگوی مورد توافق، با ارائه یک ساختار ثابت، به استانداردسازی و مقیاسپذیری مصاحبهها کمک میکند. این مقاله به بحث در مورد اهمیت الگوهای مصاحبه و نحوه استفاده از آنها میپردازد.
مقاله: شرح شغل، حقوق و الزامات متخصص جذب استعداد (Talent Acquisition Specialist)
الگوی مصاحبه چیست؟
الگوی مصاحبه یک چارچوب ساختارمند برای انجام مصاحبهها در طول استخدام و گزینش ارائه میدهد. این الگو، سؤالات ضروری و معیارهای امتیازدهی را مشخص میکند تا به طور مداوم در تمام مصاحبهها برای یک موقعیت خاص استفاده شوند.
یک الگوی مصاحبه، فرآیند مصاحبه را ساده میکند و به ایجاد ثبات برای ارزیابی عادلانه و منصفانه نامزدها کمک میکند. شما میتوانید و باید الگوهای مصاحبه را متناسب با الزامات نقشهای شغلی مختلف و انواع مصاحبهها، مانند غربالگری دور اول و مصاحبههای دور نهایی، سفارشیسازی کنید.
چرا یک الگوی مصاحبه خوب مهم است؟
یک طرح کلی مصاحبه یا الگوی مصاحبه شغلی با ساختار مناسب، سنگ بنای شیوههای مؤثر استخدام منابع انسانی است. استفاده از یک ساختار مصاحبه برای استخدامکنندگان و مدیران استخدام، یک نقشه راه واضح برای فرآیند مصاحبه فراهم میکند و تمام سؤالات و موضوعاتی را که باید پوشش داده شوند، فهرست میکند.
خنثی کردن سوگیریهای شناختی (Cognitive Biases) در مصاحبهها نیز ضروری است. اگر این سوگیریها کنترل نشوند، میتوانند منجر به تصمیمات استخدامی ناعادلانه و تضعیف تلاشهای شرکت شما در زمینه تنوع شوند.
به عنوان مثال، “اثر هالهای” (Halo Effect) زمانی رخ میدهد که یک برداشت اولیه مثبت منجر به ارزیابی بیش از حد مطلوب شود، در حالی که “لنگر انداختن” (Anchoring) زمانی رخ میدهد که اطلاعات اولیه به شدت بر قضاوتهای بعدی تأثیر میگذارند. در همین حال، “وفاداری قبیلهای” (Tribal Loyalty) میتواند باعث شود مصاحبهکنندگان نامزدهایی را که از سوابق مشابهی هستند، ترجیح دهند.
الگوهای مصاحبه استاندارد شده میتوانند این سوگیریها را به حداقل برسانند و تضمین کنند که مدیران استخدام، همه نامزدها را بر اساس صلاحیتها و پتانسیل آنها ارزیابی میکنند، نه بر اساس برداشتهای ذهنی یا سوگیریهای شخصی.
مقاله: فرآیند انتخاب و بهترین شیوهها برای استخدام استعدادهای برتر
فراتر از سادهسازی فرآیند مصاحبه، یک الگوی مصاحبه میتواند به یک تجربه مثبت نامزد کمک کند. این الگو تضمین میکند که هیئت مصاحبه به اندازه کافی آماده باشد؛ سؤالات با الزامات شغل مرتبط باشند و نامزد بتواند بازخورد مناسب را در پایان فرآیند استخدام دریافت کند.
مارنا ون در مرو، کارشناس موضوعی در AIHR
مزایای استفاده از الگوی مصاحبه
در اینجا برخی مزایای اضافی یک الگوی مصاحبه خوب آورده شده است:
- پوشش ثابت و جامع: یک الگوی استاندارد شده میتواند به جلوگیری از خارج شدن مصاحبهها از موضوع و کاهش احتمال نادیده گرفتن سؤالات مهم یا معیارهای ارزیابی کمک کند.
- استخدام کارآمد و مقیاسپذیر: استفاده از الگوهای مصاحبه سفارشیشده برای هر نقش، در زمان صرفهجویی میکند و یک فرآیند استخدام استاندارد را در مقیاس بزرگ در سراسر سازمان تضمین میکند.
- انطباق قانونی و کاهش ریسک: یک الگوی خوب طراحی شده به کاهش خطر مسائل حقوقی کمک میکند و تضمین میکند که همه سؤالات مرتبط با شغل هستند و بر اساس ویژگیهای محافظتشده تبعیضآمیز نیستند.
- ارزیابی عینی نامزد: این الگو یک چارچوب واضح برای ارزیابی نامزدها در برابر الزامات شغلی خاص فراهم میکند و شناسایی مناسبترین افراد برای هر نقش را آسانتر میسازد.
- کاهش سوگیری: با پرسیدن سؤالات یکسان و استفاده از معیارهای ارزیابی مشابه برای همه نامزدها، میتوانید خطر تأثیر سوگیریهای شخصی بر تصمیمات استخدام را به حداقل برسانید.
- غلبه بر شکافهای مهارتی: حتی اگر مصاحبهکننده فاقد تجربه باشد، یک الگوی مصاحبه میتواند آنها را در طول فرآیند راهنمایی کند و سؤالات مرتبطی را برای پرسیدن پیشنهاد دهد.
۵ عنصر کلیدی یک الگوی مصاحبه خوب
در اینجا پنج عنصر ضروری که هر الگوی مصاحبه شغلی باید داشته باشد، آورده شده است:
- مقدمه و اهداف مصاحبه شفاف: الگو باید هدف و نوع مصاحبه، موقعیت شغلی، کسانی که باید در مصاحبه شرکت کنند و مدت زمان مورد انتظار آن را مشخص کند.
- اطلاعات نامزد: این بخش باید جزئیات اولیه نامزد، مانند نام، اطلاعات تماس و موقعیتی که برای آن درخواست میدهد را ثبت کند. همچنین باید صلاحیتها، سابقه استخدام و سایر جزئیات ضروری که هیئت استخدام شما ممکن است نیاز داشته باشد را در برگیرد. یک مدیر استخدام میتواند برخی از این اطلاعات را از رزومه نامزد استخراج کرده و این بخش را قبل از مصاحبه پر کند.
- سؤالات مرتبط با شغل: این سؤالات باید مستقیماً با الزامات شغل مرتبط باشند تا به هیئت استخدام شما کمک کنند دانش، مهارتها و تجربه نامزد را در زمینههای مرتبط ارزیابی کند.
- ترکیبی متعادل از انواع سؤالات: یک الگوی مصاحبه خوب باید شامل انواع مختلفی از سؤالات باشد تا یک ارزیابی جامع از نامزد ارائه دهد، مانند:
سؤالات فنی: این سؤالات بر دانش و مهارتهای فنی مرتبط نامزد تمرکز دارند. به عنوان مثال، سؤالات فنی برای موقعیت مدیر توسعه کسبوکار ممکن است شامل این باشد: “تجربه شما با نرمافزار CRM چیست؟” یا “چگونه به پیشبینی فروش نزدیک میشوید؟”
سؤالات رفتاری: این سؤالات رفتار گذشته نامزد را در موقعیتهای خاص بررسی میکنند تا بینشهایی در مورد شخصیت، تواناییهای حل مسئله و سبک کاری آنها ارائه دهند. به عنوان مثال، “موقعیتی را توصیف کنید که در آن مجبور شدید با یک شکست شخصی اخیر در یک زمینه تجاری کنار بیایید. چگونه وضعیت را مدیریت کردید؟”
سؤالات مبتنی بر شایستگی (Competency-based): این سؤالات شایستگیها یا مهارتهای خاصی را که برای شغل ضروری هستند، ارزیابی میکنند. به عنوان مثال، “درباره زمانی بگویید که مجبور شدید برای یک مشتری چند ملیتی جدید ارائه دهید. چه گامهایی را آغاز کردید؟”
- 5. بخش یادداشتهای مصاحبه: این بخش باید فضایی را برای مصاحبهکننده فراهم کند تا نکات کلیدی مصاحبه، مانند صلاحیتها، نقاط قوت، نقاط ضعف، برداشت کلی و امتیازدهی نامزد را ثبت کند.
نکته منابع انسانی: هنگام سفارشیسازی سؤالات مصاحبه خود برای ارزیابی رفتارهای گذشته نامزدها، روش STAR (وضعیت، وظیفه، اقدام و نتیجه) را در نظر بگیرید. این رویکرد ساختارمند نامزدها را تشویق میکند تا موقعیتهایی را که با آن روبرو شدهاند، وظایف درگیر، اقداماتی که انجام دادهاند و نتایجی را که به دست آوردهاند، توصیف کنند. این کار بینشهایی در مورد چگونگی مدیریت چالشها و به کارگیری مهارتهای خود در سناریوهای دنیای واقعی توسط نامزدها ارائه میدهد.
نحوه استفاده از الگوی مصاحبه
در اینجا نحوه استفاده مؤثر از الگوی مصاحبه آورده شده است:
گام ۱: در مورد ساختار الگوی مصاحبه تصمیم بگیرید
با تهیه یک الگوی مصاحبه خوب شروع کنید (میتوانید الگوی رایگان مصاحبه شغلی ما را دانلود کنید). این کار در زمان و تلاشی که برای توسعه الگوی خود نیاز دارید، صرفهجویی میکند. در مرحله بعد، اطلاعات نامزد، فیلدهای سؤال و امتیازدهی را متناسب با الزامات سازمان خود تنظیم کنید.
گام ۲: الگوهای مصاحبه خود را بر اساس نقش سفارشیسازی کنید
هر الگو را با گنجاندن سؤالاتی درباره الزامات شغلی خاص سفارشیسازی کنید تا عمیقتر به مهارتها، تجربه و صلاحیتهای نامزدها بپردازید. این امر تضمین میکند که سؤالات مصاحبه مرتبط با شایستگیهای حیاتی مورد نیاز برای هر موقعیت باشد.
سؤالات هدفمند همچنین به شما کمک میکند تا بهتر ارزیابی کنید که نامزدها چقدر با شرح شغل مطابقت دارند، زمینههای بالقوه توسعه را شناسایی کنید و مناسب بودن آنها را برای نقش و سازمان شما به طور کلی بسنجید.
یک شرح شغل مناسب نیز برای هدایت سؤالات مصاحبه و کارآمدتر کردن فرآیند ضروری است. حتی میتوانید از ChatGPT برای استخدام کمک بگیرید تا در نوشتن شرح شغل به شما کمک کند.
گام ۳: الگو را در فرآیند استخدام ادغام کنید
هیئت استخدام خود را با الگو آشنا کنید تا بتوانند با آن راحت شوند، سؤال بپرسند و در صورت لزوم تغییراتی را پیشنهاد دهند. این کار به آنها کمک میکند تا یک رویکرد ثابت و ساختارمند را حفظ کنند و خطر نادیده گرفتن اطلاعات مهم یا خارج شدن از موضوع را محدود کنند.
این همچنین تضمین میکند که هیئت استخدام همه نامزدها را در شرایط یکسان ارزیابی کند و عدالت و عینیت را در فرآیند استخدام ترویج دهد.
گام ۴: از الگوی یادداشتهای مصاحبه برای ثبت پاسخهای نامزد استفاده کنید
یادداشتبرداری دقیق در طول هر مصاحبه به تصمیمگیری آگاهانه در مورد استخدام کمک میکند. با مستندسازی پاسخهای نامزدها با استفاده از الگوی یادداشتهای مصاحبه، هیئت استخدام شما میتواند هنگام ارزیابی و مقایسه نامزدها به نکات خاصی رجوع کند.
این به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید که تصمیم نهایی استخدام بر اساس معیارهای عینی است و هیئت استخدام صرفاً به حافظه یا غریزه متکی نیست.
گام ۵: از الگوی ارزیابی مصاحبه برای امتیازدهی عینی عملکرد استفاده کنید
پس از مصاحبه، هیئت استخدام شما میتواند از الگوی ارزیابی مصاحبه برای امتیازدهی عملکرد نامزد در برابر معیارهای خاص استفاده کند. این کار به استانداردسازی فرآیند ارزیابی کمک میکند و تضمین میکند که هیئت مصاحبه همه نامزدها را با استفاده از معیارهای یکسان ارزیابی کند و منجر به تصمیمات استخدام آگاهانهتر و ثابتتر شود.
نکته منابع انسانی: فراموش نکنید که قبل از سفارشیسازی الگوی مصاحبه خود، یک تحلیل شغلی (Job Analysis) یا محدوده نقش (Role Scope) به خوبی تعریف شده توسعه دهید. این به شما یک درک واضح از مسئولیتها، مهارتهای مورد نیاز و صلاحیتهای هر شغل میدهد و به شما امکان میدهد سؤالات مصاحبه مناسب را تنظیم کنید. ارزیابیهای نامزد و تصمیمات استخدام شما دقیقتر خواهد بود و میتوانید خطر استخدام فردی بیش از حد یا کمتر از حد صلاحیت برای موقعیت را به حداقل برسانید.
۵ نوع الگوی مصاحبه
الگوهای مصاحبه نه تنها در طول فرآیند استخدام ضروری هستند، بلکه میتوانند به شما در جمعآوری اطلاعات ارزشمند در طول چرخه عمر کارمند، از استخدام تا خروج، کمک کنند.
“مصاحبهها به ساختارمند کردن بازخورد و اطلاعات جمعآوری شده از کارکنان در مورد الزامات و موضوعات خاصی که در نقاط مختلف چرخه عمر کارمند مرتبط هستند، کمک میکنند. آنها پاسخهایی را که میخواهیم جمعآوری کنیم هدف قرار میدهند و امکان مقایسه دادهها را برای ارزیابی پاسخها یا استخراج بینشها فراهم میکنند.” مارنا توضیح میدهد.
در اینجا پنج نوع اصلی راهنمای مصاحبه آورده شده است که باید به جعبه ابزار منابع انسانی خود اضافه کنید:
۱. الگوی مصاحبه شغلی (Job Interview Template)
الگوی مصاحبه شغلی، سؤالات کلیدی، معیارهای ارزیابی و ساختار مصاحبه با نامزدهای شغلی را مشخص میکند. این الگو به مصاحبهکنندگان کمک میکند تا از طریق یک چارچوب برای سؤالات مرتبط در مورد هر نقش و الزامات آن، ثبات را حفظ کنند. علاوه بر این، به صرفهجویی در زمان کمک میکند زیرا لازم نیست برای هر مصاحبه از ابتدا آماده شوید.
این الگو همچنین با ارزیابی همه نامزدها با استفاده از معیارهای یکسان، ترویج عدالت، کاهش سوگیری و تضمین تمرکز بر شایستگیهای مرتبط را تسهیل میکند. در عین حال، میتواند به شما در جمعآوری دادههای قابل مقایسه در بین چندین نامزد کمک کند و شما را قادر به اتخاذ تصمیمات عینیتر سازد.
۲. الگوی یادداشتهای مصاحبه (Interview Notes Template)
مصاحبهها معمولاً شامل نامزدهای مختلف در جلسات متعدد در طول چند هفته هستند. الگوی یادداشتهای مصاحبه یک قالب ساختارمند برای ثبت اطلاعات کلیدی در طول هر تعامل فراهم میکند.
همچنین تضمین میکند که هیئت استخدام شما میتواند جزئیات ضروری در مورد هر نامزد، مانند پاسخهای آنها به سؤالات، مهارتها و تجربه و عملکرد کلی را مستند کند. این به آنها کمک میکند تا تصمیمات استخدام آگاهانهتر و کمسوگیریتری بگیرند.
۳. الگوی ارزیابی مصاحبه (Interview Evaluation Template)
الگوی ارزیابی مصاحبه یک سند ساختارمند است که برای امتیازدهی و ارزیابی عملکرد نامزد در طول مصاحبه استفاده میشود. این الگو به استانداردسازی فرآیند ارزیابی کمک میکند و تضمین میکند که هیئت استخدام همه نامزدها را در برابر معیارهای یکسان ارزیابی کند، که عینیت را تقویت کرده و سوگیری را به حداقل میرساند.
این الگو با مشخص کردن زمینههای حیاتی برای ارزیابی، مانند مهارتها، تجربه، همسویی با نقش و تناسب فرهنگی، به جمعآوری بازخورد جامع از مصاحبهکنندگان کمک میکند. سپس میتوانید از این اطلاعات برای کوتاهسازی لیست نامزدها و اتخاذ تصمیمات استخدام آگاهانه استفاده کنید.
۴. الگوی مصاحبه ماندگاری (Stay Interview Template)
علاوه بر استخدام استعدادهای برتر، شما همچنین میخواهید آنها تا حد امکان در شرکت بمانند. مصاحبههای ماندگاری راه خوبی برای انجام این کار هستند. اینها گفتگوهای فعالانهای با کارکنان فعلی هستند تا به شما کمک کنند سطح رضایت شغلی آنها را درک کنید و عوامل بالقوهای را که میتواند باعث استعفای آنها شود، شناسایی کنید.
الگوی مصاحبه ماندگاری یک رویکرد ساختارمند برای این گفتگوها فراهم میکند و تضمین میکند که سؤالات اصلی یکسانی از همه کارکنان پرسیده میشود. این یک راهنمای مصاحبه مقیاسپذیر ارائه میدهد که میتوانید به راحتی آن را برای نقشها یا بخشهای مختلف تطبیق دهید و به شما امکان میدهد مسائل رایج را در بین نقشها، بخشها یا سازمان شناسایی کنید.
۵. الگوی مصاحبه خروج (Exit Interview Template)
مصاحبههای خروج گفتگوهایی هستند که منابع انسانی با کارکنان در حال ترک کار برای درک دلایل خروج آنها انجام میدهد. الگوی مصاحبه خروج میتواند به جمعآوری اطلاعات استاندارد شده کمک کند که میتوانید از آنها برای بهبود استراتژیهای حفظ استعداد شرکت خود استفاده کنید.
این الگو با ثبت دادهها در یک قالب ثابت برای شناسایی روندها در بین کارکنانی که استعفا میدهند، به سادهسازی فرآیند خروج کمک میکند. به این ترتیب، سازمان یک ایده واضح از مناطقی که نیاز به بهبود دارند، مانند جبران خدمات، مزایا یا فرهنگ کاری، دارد.
نکته منابع انسانی: یک مصاحبه ساختارمند با سؤالات از پیش تعیین شده برای مقایسههای عینی و ارزیابی مهارتها ایدهآل است. با این حال، یک مصاحبه غیرساختارمند (Unstructured) میتواند بینشهای ارزشمندی در مورد شخصیت و فرآیندهای فکری نامزد ارائه دهد. هنگام سفارشیسازی الگوی مصاحبه خود، مطمئن شوید که عناصر ساختارمند و غیرساختارمند را در خود جای دهد تا بتوانید درک جامعی از هر نامزد به دست آورید و بهترین تصمیمات استخدام ممکن را بگیرید.
الگوهای مصاحبه با ساختار مناسب و سفارشیسازی شده، میتوانند با سادهسازی فرآیند استخدام در زمان شما صرفهجویی کنند. در عین حال، استفاده از یک چارچوب ثابت، ارزیابی عادلانه همه نامزدها را تضمین میکند و به هیئت استخدام کمک میکند تا تصمیمات استخدامی بیطرفانه بگیرند.
الگوهای مصاحبه همچنین به کاهش ریسکها و ترویج تنوع کمک میکنند. چه در حال استخدام استعدادهای جدید باشید و چه مصاحبههای ماندگاری یا خروج را انجام میدهید، گنجاندن الگوهای سفارشیشده در طول چرخه عمر کارمند امکان جمعآوری دادههای بهتر و تصمیمگیری آگاهانهتر را فراهم میکند. در نهایت، این امر نتایج استخدام سازمان شما را بهبود میبخشد.