فرآیند انتخاب و بهترین شیوه‌ها برای استخدام استعدادهای برتر

۷ گام فرآیند گزینش و انتخاب پیش از استخدام چیست؟

اگرچه جزئیات بر اساس هر سازمان و موقعیت متفاوت است، فرآیند گزینش در یک سری از مراحل اتفاق می‌افتد که نامزدها از طریق آن‌ها حرکت می‌کنند.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به هر مرحله بیندازیم:

۱. درخواست (Application)

هنگامی که آگهی شغلی را منتشر می‌کنید، نامزدها شروع به درخواست می‌کنند. این اولین گام در فرآیند گزینش شماست. با این حال، تعداد، کیفیت و تنوع درخواست‌ها متفاوت خواهد بود. در اینجا نکاتی در مورد جنبه‌های مختلف مرحله درخواست آمده است:

• فرآیند درخواست:

فرآیند درخواست بسیار حیاتی است. آیا برای موبایل بهینه و سریع است؟ یا از نامزدها می‌خواهید که تمام اطلاعات رزومه خود را به صورت دستی در سیستم شما وارد کنند؟ از متقاضیان درخواست ایجاد یک پروفایل در سایت شغلی و در عین حال عدم بهینه‌سازی سایت برای موبایل، می‌تواند موفقیت منابع انسانی در فرآیند گزینش نامزد را با مشکل مواجه کند.

خودتان فرآیند درخواست را آزمایش کنید تا بفهمید متقاضیان ممکن است در کجا به مشکل بر بخورند. به این ترتیب، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که یک تجربه درخواست روان ارائه می‌دهید که کارکنان بالقوه را فراری نخواهد داد.

کانال‌ها و ابزارهای تبلیغاتی:

اینکه کجا آگهی‌های شغلی خود را منتشر و تبلیغ می‌کنید نیز مهم است. پنج منبع محبوب برای جویندگان کار عبارتند از:

• سایت‌های آنلاین: پلتفرم‌های شغلی (مانند Indeed) و آگهی‌ها در رسانه‌های اجتماعی (مانند لینکدین و فیس‌بوک).
• وب‌سایت/صفحات شغلی شرکت: برای شرکت‌های کوچک‌تر، جویندگان کار ممکن است وب‌سایت شما را هدف قرار ندهند، اما پس از اطلاع از موقعیت در جای دیگر، ممکن است به وب‌سایت مراجعه کنند.
• آژانس‌ها و سایت‌های استخدامی: جویندگان کار ممکن است در یک یا چند آژانس استخدامی ثبت‌نام کنند یا به دنبال سایت‌های استخدامی خاص آن حوزه باشند.
• دپارتمان‌های شغلی دانشگاه‌ها و کالج‌ها: برگزاری رویدادهای تبلیغاتی و استخدامی در مؤسسات آموزشی محلی، ملی یا بین‌المللی را در نظر بگیرید.
• تبلیغات کلامی (Word of mouth): بسیاری از افراد از خانواده و دوستان خود برای مشاوره در مورد اینکه کجا درخواست دهند و هر گونه سرنخ در مورد موقعیت‌های شغلی سؤال می‌کنند.

بهینه‌سازی آگهی‌های شغلی:

ابزارهای دیجیتال می‌توانند آگهی‌های شغلی کارآمدتری ایجاد کنند که متقاضیان متنوعی را جذب می‌کنند. ابزارهایی مانند Textio از داده‌ها و یادگیری ماشین هوش مصنوعی برای کمک به شرکت‌ها در بهینه‌سازی آگهی‌های شغلی استفاده می‌کنند. این ابزار مطمئن می‌شود که متن نه تنها منعکس‌کننده چیزی است که کسب‌وکار شما در یک نامزد به دنبال آن است، بلکه فرهنگ و ارزش‌هایی که برای شرکت شما اهمیت دارند را نیز منعکس می‌کند.

میکائیلا شوت (Michaela Schütt)، معاون ارشد و رئیس اکوسیستم جهانی جذب استعداد در زیمنس (Siemens)، اظهار داشت که آگهی‌های شغلی با امتیاز Textio بالا (به این معنی که از دستورالعمل‌های زبان فراگیر پیروی می‌کنند)، ۲۳٪ متقاضی واجد شرایط بیشتر برای شرکت به همراه داشته و زمان استخدام را ۱۱ روز سریع‌تر کرده است.

چرا فراگیری (Inclusivity) اهمیت دارد؟ برای افزایش تنوع نیروی کار خود، باید گام‌های مشخصی برای گسترش فراگیری بردارید. تنوع نه تنها از منظر ایده‌آلیستی یا اخلاقی اهمیت دارد، بلکه برای حداکثر موفقیت و سود نیز مهم است. گزارشی که توسط مک‌کینزی و شرکا (McKinsey & Company) منتشر شده، نشان داد که شرکت‌های با تنوع قومی ۳۹٪ احتمال بیشتری برای عملکرد بهتر از رقبا دارند.

۲. غربالگری و پیش‌گزینش (Screening & Pre-selection)

هدف از مرحله غربالگری اولیه، کاهش مجموعه نامزدها از تعداد زیاد به یک گروه قابل مدیریت (بین ۳ تا ۱۰ نفر) است که واجد شرایط مصاحبه هستند. این کار را می‌توان به روش‌های مختلفی انجام داد، مانند موارد زیر:

• غربالگری رزومه:

رایج‌ترین روش، غربالگری رزومه است. این کار به ارزیابی اینکه آیا نامزدها معیارهای مورد نیاز برای شغل را رعایت می‌کنند یا خیر، کمک می‌کند. اگر ۵ سال سابقه کار یا بیشتر نیاز دارید، یک فارغ‌التحصیل اخیر دانشگاه بدون این تجربه می‌تواند به راحتی حذف شود.

در شرکت‌های بزرگ، بررسی رزومه‌ها می‌تواند برای منابع انسانی زمان‌بر باشد. استفاده از نرم‌افزارها یک راه کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت این چالش است. گزینه‌ها از ابزارهای غربالگری رزومه که در سیستم ردیابی متقاضیان (ATS) ساخته شده‌اند تا غربالگرهای رزومه‌ای که از هوش مصنوعی برای پیش‌بینی کیفیت استخدام استفاده می‌کنند، متغیر است.

مراقب باشید که بیش از حد از این نوع فناوری استفاده نکنید. باید اطمینان حاصل کنید که به طور منظم برای سوگیری (Bias) بررسی می‌شود. همچنین می‌توانید اجرای یک سیاست “بررسی کور” (Blind Review) را با حذف تمام ویژگی‌های شخصی از رزومه‌ها، مانند نام، سن و جنسیت، در نظر بگیرید. این کار با هدف مقابله با سوگیری ضمنی انجام می‌شود.

• غربالگری تلفنی/ربات چت (Chatbot):

پس از غربالگری رزومه، یک مصاحبه غربالگری تلفنی (یا ویدیویی) گام بعدی است. این به همسویی انتظارات بین نامزد و کارفرما کمک می‌کند. مسئول استخدام می‌تواند هر سؤالی را که پس از غربالگری رزومه‌ها دارد، از نامزدها بپرسد. از آنجایی که این یک رویه نسبتاً استاندارد است، استفاده از یک *ربات چت* برای پرسیدن این سؤالات نیز یک گزینه است.

• ارزیابی‌های پیش‌گزینش یا پیش از استخدام:

پیش‌گزینش (Pre-selection) یک روش غربالگری قدرتمند است که به حذف ناسازگاری‌های احتمالی کمک می‌کند. گزارش SHRM State of the Workplace (که قبلاً ذکر شد) نشان داد که ۳۵٪ از دپارتمان‌های منابع انسانی برای شناسایی نامزدهای واجد شرایط، به آزمون‌ها/ارزیابی‌های پیش از استخدام متکی هستند.

ابزارهای اختصاصی پیش‌گزینش، ارزیابی‌هایی را فراهم می‌کنند که می‌تواند شامل آزمون شناختی، شبیه‌سازی شغلی یا سایر آزمون‌هایی باشد که به پیش‌بینی کیفیت استخدام جدید کمک می‌کنند. یک شبیه‌سازی شغلی یک پیش‌نمایش واقع‌گرایانه از شغل را ارائه می‌دهد. این امر به همسویی انتظارات بین کارفرما و کارمند کمک می‌کند و منجر به استخدام‌هایی می‌شود که تناسب قوی‌تری دارند.

۳. مصاحبه (Interview)

گام سوم در قیف فرآیند گزینش نامزد، مرئی‌ترین آن‌ها، یعنی مصاحبه شغلی است. هدف آن ارزیابی میزان مناسب بودن نامزدها برای نقش و کسب بینشی در مورد فصاحت کلامی و مهارت‌های اجتماعی آن‌ها است.

یک مصاحبه شغلی شامل پرسیدن سؤالاتی از نامزد توسط مدیر مستقیم یا مسئول استخدام (یا هر دو) است. ساختاری برای مطرح کردن سؤالات مرتبط با شغل به نامزد فراهم می‌آورد و فرصتی برای “فروش” شغل به آن‌ها فراهم می‌کند.

• انواع مصاحبه:

دو نوع اصلی مصاحبه وجود دارد: ساختاریافته (Structured) و غیرساختاریافته (Unstructured). در یک مصاحبه ساختاریافته، مجموعه‌ای استاندارد از سؤالات از قبل آماده شده و از همه مصاحبه‌شوندگان پرسیده می‌شود.

در ادبیات دانشگاهی، مصاحبه ساختاریافته تقریباً دو برابر مصاحبه غیرساختاریافته قابل اعتماد بودن خود را اثبات کرده است (Schmidt & Hunter, 1998).

ارزیابی مصاحبه‌ها:

یک تکنیک مصاحبه رایج، روش STAR است که راهی سیستماتیک برای بازیابی اطلاعات از نامزد است. STAR مخفف کلمات زیر است:

• Situation: از نامزد بخواهید وضعیت خاصی را که در آن قرار داشتند، شرح دهد.
• Task: هدف نامزد در آن موقعیت چه بود؟
• Action: از نامزد بخواهید اقداماتی را که برای بهترین استفاده از موقعیت و تکمیل وظیفه خود انجام داد، با جزئیات شرح دهد.
• Result: از نامزد بخواهید نتیجه اقدام را شرح دهد و بپرسید که نامزد چه چیزی یاد گرفته است.

۴. ارزیابی (Assessment)

در حالی که غربالگری و ارزیابی‌های پیش از استخدام می‌توانند نامزدهای نامناسب را به صورت کلی حذف کنند، یک ارزیابی کامل معمولاً دقیق‌تر است.

ارزیابی‌های رایج عبارتند از آزمون توانایی ذهنی عمومی (GMA) (که به عنوان آزمون IQ نیز شناخته می‌شود) و آزمون مدل پنج عامل شخصیت (Five-Factor Model of Personality). تحقیقات نشان می‌دهد که وظیفه‌شناسی (Conscientiousness) قوی‌ترین پیش‌بینی‌کننده غیرشناختی عملکرد شغلی است.

سایر ارزیابی‌ها شامل آزمون‌های نمونه کار، آزمون‌های صداقت و آزمون‌های دانش شغلی هستند. ادبیات علمی نشان می‌دهد که ارزیابی‌ها در قالب آزمون‌های نمونه کار (Work Sample Tests) جزو بهترین پیش‌بینی‌کننده‌های عملکرد شغلی هستند.

۵. بررسی مراجع و سوابق (References and Background Check)

در این مرحله، لیست بلند متقاضیان را به یک تا سه نامزد کاهش داده‌اید. بررسی مراجع (Reference checking) گام ضروری بعدی در فرآیند گزینش نامزد است. بررسی مراجع صحت آنچه را که نامزد به شما گفته است و برداشت شما از او را تأیید می‌کند.

بررسی سوابق (Background check) معمولاً برای ادارات دولتی و سایر مشاغلی که شامل دسترسی به اطلاعات بسیار محرمانه هستند، مانند نقش‌های مراقبت‌های بهداشتی، استفاده می‌شود.

۶. تصمیم‌گیری (Decision)

گام بعدی فرآیند گزینش، تصمیم‌گیری در مورد نامزدی است که بیشترین پتانسیل را برای سازمان دارد. معیارهای از پیش تعریف شده‌ای که بر اساس آن‌ها هر نامزد در طول فرآیند گزینش رتبه‌بندی می‌شود، بهترین نامزد را آشکار خواهد کرد.

معمولاً مدیر استخدام تصمیم نهایی را می‌گیرد.

۷. پیشنهاد شغلی و قرارداد (Job offer & Contract)

هنگامی که تصمیم گرفته شد، فرآیند گزینش یک مرحله نهایی دارد. نامزد انتخاب شده هنوز باید پیشنهاد را بپذیرد. در این مرحله، شما باید اطلاعات کافی از غربالگری‌ها و مصاحبه‌های مختلف به دست آورده باشید تا اطمینان داشته باشید که نامزد احتمالاً شغل را خواهد پذیرفت.

پیشنهاد به نامزد داده می‌شود. می‌توانید یک نامه پیشنهاد شغلی ارسال کنید که جزئیات اصلی شغل و شرایط استخدامی را مشخص می‌کند. اگر آن‌ها پیشنهاد را بپذیرند، می‌توانید برای صدور یک قرارداد استخدام رسمی اقدام کنید. پس از امضای آن توسط همه طرف‌ها، مراحل فرآیند گزینش کامل می‌شود.

معیارهای مورد استفاده در فرآیند گزینش

ردیابی معیارهای خاص استخدام به شما کمک می‌کند نتایج فرآیند گزینش نامزد را ارزیابی کنید. معیارهای زیر معمولاً به عنوان شاخص‌های یک فرآیند گزینش مؤثر استفاده می‌شوند:

• نرخ تکمیل درخواست (Application completion rate): این معیار نشان می‌دهد که چه درصدی از نامزدها پس از دسترسی به فرم درخواست، آن را تکمیل و ارسال می‌کنند.
• زمان پُر کردن موقعیت (Time to fill): این معیار زمانی را که برای استخدام یک نامزد طول می‌کشد، از لحظه تأیید درخواست شغلی تا زمانی که نامزد پیشنهاد شما را می‌پذیرد، اندازه‌گیری می‌کند.
• ریزش ۹۰ روزه و ۱ ساله: ریزش در سه ماه اول نشان‌دهنده ضعفی در مراحل فرآیند گزینش است. توصیه می‌شود با هر مورد ریزش ۹۰ روزه به عنوان یک حادثه حیاتی منابع انسانی رفتار کرده و آن را برای کشف ایرادها به دقت تجزیه و تحلیل کنید.
• تجربه نامزد (Candidate experience): نامزدها تجربه خود در این فرآیند گزینش را چگونه ارزیابی می‌کنند؟
• اثربخشی قیف فرآیند گزینش (Selection process funnel effectiveness): نرخ بازده (Yield Ratio) یک معیار استخدامی است که درصد نامزدهایی را نشان می‌دهد که از یک مرحله فرآیند استخدام به مرحله بعدی می‌روند.
• نرخ پذیرش پیشنهاد (Offer acceptance rate): نرخ پذیرش پیشنهاد درصدی از پیشنهادات شغلی است که نامزدها از کل پیشنهادات ارائه شده توسط سازمان شما می‌پذیرند.
• کیفیت استخدام (Quality of hire): این معیار اندازه‌گیری می‌کند که یک استخدام جدید پس از یک سال در شغل خود چقدر خوب عمل می‌کند.