HRIS | هر آنچه باید در سال ۲۰۲۵ بدانید
پروژه‌های مدل‌سازی دیجیتال منابع انسانی (Digital HR Modeling) یا پیاده‌سازی HRIS (Human Resource Information System) شامل طراحی، دیجیتالی‌سازی، و یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی در یک سیستم نرم‌افزاری است تا مدیریت داده‌ها و عملیات منابع انسانی به شکل اتوماتیک، سریع، و تحلیلی انجام شود.
🕒 صرفه‌جویی روزانه دو ساعت در کارهای اداری؛ این همان چیزی است که یک سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) برای متخصصان منابع انسانی به ارمغان می‌آورد. به‌عبارت دیگر، HRIS نقش منابع انسانی را از یک عملکرد صرفاً اداری به یک نقش استراتژیک ارتقا می‌دهد.
مدیریت مؤثر منابع انسانی بدون استفاده از HRIS در دنیای امروز تقریباً غیرممکن است—حداقل برای شرکت‌هایی با اندازه متوسط به بالا.
شیما جعفرزاده
📚 منابع: AIHR , Verified Market Research، Softwarepath، ApplaudHR
در این مقاله چه می‌خوانید؟
- HRIS چیست؟
- تفاوت HRIS با HRMS و HCM
- عملکردهای اصلی HRIS
- مزایای استفاده از HRIS
- نمونه‌هایی از HRIS
- مراحل پیاده‌سازی HRIS (در ۶ گام)
- بهترین روش‌های مدیریت HRIS
- چگونه از داده‌های HRIS بیشترین بهره را ببریم
HRIS چیست؟
سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک نرم‌افزار است که برای جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارکنان یک سازمان طراحی شده است. تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای افزایش بهره‌وری و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده استفاده می‌کنند.
ویژگی‌های رایج HRIS شامل موارد زیر است:
- مدیریت داده‌های کارکنان
- مدیریت مزایا و خدمات
- پردازش حقوق و دستمزد
- مدیریت زمان و حضور
- گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها
- خدمات سلف‌سرویس برای کارکنان
📡 در گذشته، این نرم‌افزارها به‌صورت نصب‌شده روی سرورهای داخلی شرکت‌ها بودند، اما امروزه بیشتر آن‌ها مبتنی بر فضای ابری هستند که به‌روزرسانی و نگهداری را بسیار آسان‌تر کرده است.
نکات سریع درباره HRIS
| موضوع | اطلاعات کلیدی |
| بازار نرم‌افزار HR | پیش‌بینی رشد تا ۳۳.۵۷ میلیارد دلار تا سال ۲۰۲۸ با نرخ رشد سالانه بیش از ۱۰٪ |
| زمان انتخاب HRIS | به‌طور متوسط ۱۵ هفته |
| نوع انتخاب | ۹۸٪ شرکت‌ها به‌دنبال HRIS مبتنی بر فضای ابری هستند |
| تنوع سیستم‌ها | ۳۰٪ شرکت‌ها از ۱۰ یا بیشتر سیستم HR مختلف استفاده می‌کنند |
HRIS در برابر HRMS و HCM
اصطلاحات HRIS، HRMS و HCM اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. و با اینکه در حوزه‌های اصلی منابع انسانی که بر پایه داده‌های کارکنان فعالیت می‌کنند، هم‌پوشانی‌هایی وجود دارد، اما این سه اصطلاح دقیقاً یکسان نیستند. در واقع، این سیستم‌ها بر پایه یکدیگر ساخته شده‌اند و با رشد نیازهای شرکت، امکانات پیشرفته‌تری ارائه می‌دهند.
به‌طور ساده، HRIS داده‌های پایه و اتوماسیون فرآیندها را ارائه می‌دهد. سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) تمام قابلیت‌های HRIS را دارد و علاوه بر آن شامل موارد زیر است:
- جذب نیرو و پیگیری متقاضیان
- ورود به سازمان (Onboarding)
- مدیریت عملکرد
- تعامل کارکنان
سیستم مدیریت سرمایه انسانی (HCM) شامل تمام قابلیت‌های HRIS و HRMS است و همچنین امکانات بیشتری را ارائه می‌دهد. این سیستم مجموعه کاملی از برنامه‌های منابع انسانی را برای بهبود تجربه کارکنان فراهم می‌کند و تمرکز آن بر استراتژی و برنامه‌ریزی است.
بنابراین، معمولاً شامل موارد زیر می‌شود:
- آموزش و توسعه
- مدیریت جبران خدمات و حقوق
- برنامه‌ریزی جانشینی
- داده‌های صنعتی و معیارهای مقایسه‌ای
- تحلیل‌های پیشرفته و داده‌محور
- هوش تجاری
🔄 این سه اصطلاح اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما در واقع تفاوت‌هایی دارند. هر کدام سطحی از پیچیدگی و امکانات را ارائه می‌دهند که با رشد نیازهای سازمان، توسعه پیدا می‌کند.
🧩 HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی)
این سیستم پایه‌ترین نوع نرم‌افزار منابع انسانی است و وظیفه‌اش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌های کارکنان است. امکانات اصلی آن شامل:
- اتوماسیون فرآیندهای کاری
- مدیریت اطلاعات کارکنان
- پردازش حقوق و دستمزد
- گزارش‌گیری پایه
🛠 HRMS (سیستم مدیریت منابع انسانی)
HRMS تمام قابلیت‌های HRIS را دارد و علاوه بر آن، امکانات پیشرفته‌تری برای مدیریت چرخه کامل کارکنان ارائه می‌دهد، از جمله:
- جذب و پیگیری متقاضیان استخدام
- فرایند ورود به سازمان (Onboarding)
- مدیریت عملکرد
- افزایش تعامل کارکنان
🧠 HCM (مدیریت سرمایه انسانی)
HCM جامع‌ترین نوع نرم‌افزار منابع انسانی است که شامل تمام قابلیت‌های HRIS و HRMS می‌شود و تمرکز آن بر استراتژی، برنامه‌ریزی و تجربه کارکنان است. امکانات معمول آن شامل:
- آموزش و توسعه
- مدیریت جبران خدمات و مزایا
- برنامه‌ریزی جانشینی
- داده‌های صنعتی و مقایسه‌ای
- تحلیل‌های پیشرفته و هوش تجاری
- 📊 جدول مقایسه HRIS، HRMS و HCM
| ویژگی‌ها / سیستم‌ها | HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی) | HRMS (سیستم مدیریت منابع انسانی) | HCM (مدیریت سرمایه انسانی) |
| مدیریت داده‌های کارکنان | ✅ دارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| اتوماسیون فرآیندهای پایه | ✅ دارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| پرداخت حقوق و دستمزد | ✅ دارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| مدیریت زمان و حضور | ✅ دارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| جذب و پیگیری متقاضیان استخدام | ❌ ندارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| ورود به سازمان (Onboarding) | ❌ ندارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| مدیریت عملکرد کارکنان | ❌ ندارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| افزایش تعامل کارکنان | ❌ ندارد | ✅ دارد | ✅ دارد |
| آموزش و توسعه | ❌ ندارد | ❌ ندارد | ✅ دارد |
| مدیریت جبران خدمات و مزایا | ❌ ندارد | ❌ دارد (محدود) | ✅ دارد |
| برنامه‌ریزی جانشینی | ❌ ندارد | ❌ ندارد | ✅ دارد |
| تحلیل‌های پیشرفته و هوش تجاری | ❌ ندارد | ❌ دارد (محدود) | ✅ دارد |
| تمرکز بر استراتژی و برنامه‌ریزی | ❌ ندارد | ❌ ندارد | ✅ دارد |
💡 نکته: این جدول بر اساس قابلیت‌های رایج طراحی شده و ممکن است بسته به شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار، تفاوت‌هایی وجود داشته باشد.
عملکردهای سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
بسته به ارائه‌دهنده HRIS، امکانات دقیق این سیستم ممکن است متفاوت باشد. برای وضوح بیشتر، در اینجا به ویژگی‌هایی می‌پردازیم که در تعریف HRIS به‌عنوان عملکردهای اصلی آن ذکر شده‌اند:
📁 مدیریت داده‌های کارکنان
مدیریت داده‌های کارکنان به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره اطلاعات مربوط به کارکنان اشاره دارد و می‌توان گفت مهم‌ترین ویژگی هر سیستم HRIS است.
این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
- حجم کاغذبازی را کاهش دهند
- اطلاعات را به‌روز نگه دارند
- جستجو و دسترسی به داده‌ها را آسان‌تر کنند
💡 متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از HRIS و امضای الکترونیکی، تا ۲ ساعت در هر سند در زمان اداری صرفه‌جویی کنند.
🎁 مدیریت مزایا و خدمات
یکی دیگر از قابلیت‌های HRIS، مدیریت مزایا و خدمات کارکنان است که بخش مهمی از جبران خدمات محسوب می‌شود.
HRIS این فرآیند را با:
- خودکارسازی ثبت‌نام در طرح‌های مزایا
- پیگیری صلاحیت کارکنان
- فراهم‌سازی بستری مرکزی برای مدیریت انواع طرح‌های مزایا
ساده‌تر می‌کند. همچنین کارکنان می‌توانند به‌راحتی مزایای خود را مشاهده و تغییر دهند.
💸 پردازش حقوق و دستمزد
این قابلیت فرآیند پرداخت حقوق کارکنان را خودکار می‌کند.
اطلاعات قراردادها و استخدام‌های جدید در این بخش وارد می‌شود و گاهی با داده‌های زمان و حضور ترکیب می‌گردد.
در پایان ماه، دستور پرداخت‌ها صادر می‌شود.
⏱ مدیریت زمان و حضور
این ماژول داده‌های مربوط به زمان ورود و خروج کارکنان را جمع‌آوری می‌کند—به‌ویژه برای کارکنان شیفتی که ساعت ورود و خروج دارند.
در گذشته، کارکنان ساعات کاری خود را روی کاغذ می‌نوشتند و مدیران آن را دستی وارد سیستم می‌کردند.
امروزه، کارکنان با اثر انگشت یا کارت‌های هوشمند متصل به HRIS وارد سیستم می‌شوند که زمان دقیق ورود و خروج را ثبت می‌کند.
هرگونه تأخیر یا غیبت به‌راحتی قابل شناسایی است.
📊 گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها
این قابلیت امکان تهیه گزارش‌های خودکار منابع انسانی را در موضوعاتی مانند:
- نرخ ترک خدمت
- غیبت‌ها
- عملکرد کارکنان
فراهم می‌کند. تحلیل این داده‌ها به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر کمک می‌کند.
🙋♀️ خدمات سلف‌سرویس کارکنان
شرکت‌ها به‌طور فزاینده‌ای به‌سمت واگذاری مدیریت داده‌ها به خود کارکنان و سرپرستان مستقیم آن‌ها حرکت می‌کنند.
برای مثال، کارکنان می‌توانند خودشان درخواست مرخصی بدهند.
پس از تأیید، این درخواست‌ها فوراً در سیستم ثبت می‌شوند و برای حقوق و مزایا نیز قابل پیگیری خواهند بود.
📊 جدول عملکردهای HRIS
| عملکرد | توضیحات | مزایا برای سازمان‌ها و کارکنان |
| مدیریت داده‌های کارکنان | جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره اطلاعات کارکنان | کاهش کاغذبازی، به‌روزرسانی آسان، دسترسی سریع به داده‌ها |
| مدیریت مزایا و خدمات | خودکارسازی ثبت‌نام در طرح‌های مزایا و پیگیری صلاحیت کارکنان | مدیریت متمرکز مزایا، امکان مشاهده و تغییر توسط کارکنان |
| پردازش حقوق و دستمزد | ورود اطلاعات استخدامی و قراردادی، صدور دستور پرداخت در پایان ماه | کاهش خطا، سرعت بیشتر در پرداخت‌ها |
| مدیریت زمان و حضور | ثبت دقیق ساعات ورود و خروج کارکنان با کارت یا اثر انگشت | شناسایی تأخیرها، پرداخت دقیق بر اساس حضور |
| گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها | تهیه گزارش‌های خودکار درباره عملکرد، غیبت، ترک خدمت و… | تصمیم‌گیری بهتر با داده‌های تحلیلی |
| سلف‌سرویس کارکنان | امکان مدیریت درخواست‌ها مانند مرخصی توسط خود کارکنان و ثبت خودکار در سیستم | افزایش استقلال کارکنان، کاهش بار اداری برای HR |
مزایای استفاده از HRIS
استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) مزایای متعددی برای سازمان، واحد منابع انسانی و کارکنان دارد.
کار با این نوع نرم‌افزار معمولاً زمانی برای شرکت‌ها جذاب می‌شود که تعداد کارکنان بین ۳۰ تا ۵۰ نفر باشد. در این مرحله، مدیریت اطلاعات پایه کارکنان در اکسل دشوار می‌شود و حتی فرآیندهای ساده‌ای مانند تأیید مرخصی نیاز به استانداردسازی دارند.
استفاده از HRIS به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ سودمند است، زیرا این شرکت‌ها معمولاً از سیستم‌های پیشرفته‌تر HRIS برای پشتیبانی از عملکردهای مختلف منابع انسانی استفاده می‌کنند. کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از نسخه‌های ساده‌تر HRIS بهره‌مند شوند.
بیایید به برخی از مزایای اصلی استفاده از HRIS نگاهی بیندازیم:
📁 بهبود ثبت سوابق
HRIS یک سیستم ثبت اطلاعات است که تغییرات مربوط به هر موضوع مرتبط با کارکنان را پیگیری می‌کند. از این رو، HRIS می‌تواند به‌عنوان منبع واحد و معتبر اطلاعات پرسنلی در نظر گرفته شود.
⚖️ رعایت مقررات
برخی از داده‌های کارکنان برای اهداف قانونی و انطباق جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند. برای مثال:
- اطلاعات شناسایی کارکنان در موارد سرقت، تقلب یا رفتارهای نادرست
- اطلاعات تماس اضطراری
- شناسه ملی برای اداره مالیات
- تاریخ انقضای گواهی‌های الزامی
سازمان‌ها می‌توانند تمام این اطلاعات را در HRIS ذخیره کنند. این داده‌ها باید به‌صورت امن و مطابق با مقررات GDPR نگهداری شوند.
⏱ افزایش بهره‌وری
داشتن تمام اطلاعات در یک مکان باعث افزایش دقت و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. برخی شرکت‌ها هنوز اطلاعات کارکنان را به‌صورت کاغذی نگهداری می‌کنند. پیدا کردن پوشه مناسب و برگه درست می‌تواند زمان زیادی از کارکنان بگیرد.
برای مثال، در ایالات متحده حدود ۳۸٪ از کارکنان هنوز از برگه‌های ثبت زمان و کارت‌های پانچ استفاده می‌کنند. در کانادا این رقم به ۵۸٪ می‌رسد.
🎯 پشتیبانی از استراتژی منابع انسانی
HRIS امکان ردیابی داده‌هایی را فراهم می‌کند که برای پیشبرد استراتژی منابع انسانی و کسب‌وکار ضروری هستند. در ادامه مقاله، نمونه‌هایی از نحوه استفاده از داده‌های HRIS برای این منظور بررسی خواهد شد.
🙋♀️ منابع انسانی سلف‌سرویس
یکی دیگر از مزایای HRIS، قابلیت ارائه خدمات سلف‌سرویس به کارکنان و مدیران است. این ویژگی به کارکنان اجازه می‌دهد تا امور شخصی خود را به‌صورت مستقل مدیریت کنند، مانند:
- به‌روزرسانی اطلاعات شخصی
- درخواست مرخصی
😊 تجربه بهتر کارکنان
اگر به‌درستی اجرا شود، امکانات سلف‌سرویس و دسترسی آسان به اطلاعات منابع انسانی که HRIS فراهم می‌کند، می‌تواند تجربه دیجیتال کارکنان را بهبود بخشد و در نتیجه، تجربه کلی آن‌ها در سازمان را ارتقا دهد.
🚀 ارتقای بهره‌وری منابع انسانی با تخصص دیجیتال
سیستم‌های HRIS در حال تحول نحوه عملکرد منابع انسانی هستند؛ با خودکارسازی وظایف اداری، بهبود دقت داده‌ها و امکان تصمیم‌گیری استراتژیک.
سازمان‌هایی که از HRIS به‌درستی استفاده می‌کنند، زمان ارزشمند را ذخیره کرده، انطباق را افزایش داده و تجربه کارکنان را بهبود می‌بخشند.
با شرکت در دوره گواهی Digital HR 2.0 از AIHR، مهارت‌های لازم برای پیاده‌سازی، مدیریت و بهینه‌سازی راه‌حل‌های HRIS را خواهید آموخت.
یاد می‌گیرید چگونه از داده‌های HRIS برای تحلیل نیروی کار، ساده‌سازی عملیات و ساخت یک استراتژی منابع انسانی دیجیتال قدرتمند متناسب با نیازهای کسب‌وکار مدرن استفاده کنید.
| مزیت | توضیحات |
| بهبود ثبت و نگهداری اطلاعات | HRIS به‌عنوان یک سیستم ثبت اطلاعات، تمام تغییرات مربوط به کارکنان را پیگیری می‌کند و منبع اصلی داده‌هاست. |
| رعایت قوانین و مقررات | اطلاعاتی مانند شناسه ملی، اطلاعات تماس اضطراری، مدارک شناسایی و تاریخ انقضای گواهی‌ها به‌صورت امن ذخیره می‌شود. |
| افزایش بهره‌وری و دقت | ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا می‌شود؛ به‌ویژه در مقایسه با روش‌های کاغذی سنتی. |
| پشتیبانی از استراتژی منابع انسانی | HRIS امکان ردیابی داده‌های کلیدی برای پیشبرد اهداف منابع انسانی و کسب‌وکار را فراهم می‌کند. |
| سلف‌سرویس منابع انسانی | کارکنان و مدیران می‌توانند امور شخصی مانند درخواست مرخصی یا به‌روزرسانی اطلاعات را خودشان انجام دهند. |
| تجربه بهتر کارکنان | دسترسی آسان به اطلاعات و امکانات سلف‌سرویس باعث بهبود تجربه دیجیتال کارکنان و رضایت کلی آن‌ها می‌شود. |
⚙️ پیاده‌سازی HRIS در ۶ مرحله
فرآیند پیاده‌سازی HRIS پیچیده است و شامل تحقیقات گسترده، مشارکت ذی‌نفعان مختلف و مدیریت تغییرات قابل‌توجه می‌شود.
در ادامه، یک مرور کلی از این فرآیند در ۶ مرحله ارائه شده است:
- جستجو (Search)
نیازهای ذی‌نفعان مختلف سازمان را از یک سیستم HRIS شناسایی کنید. بر اساس این نیازها—و پس از بررسی چک‌لیست الزامات HRIS—می‌توانید فهرستی از ارائه‌دهندگان مناسب تهیه کنید. در این مرحله، از آن‌ها درخواست پیشنهاد (Proposal) کنید. در پایان این مرحله، باید ارائه‌دهنده مناسب را انتخاب کرده باشید.
- برنامه‌ریزی و هماهنگی (Plan and Align)
در این مرحله، شریک اجرایی پروژه را انتخاب کرده و کمیته راهبری و تیم اجرایی را تشکیل می‌دهید. کمیته راهبری معمولاً شامل نمایندگان ارشد از شرکت ارائه‌دهنده HRIS، مدیر منابع انسانی سازمان، مدیر پروژه داخلی و ترجیحاً یک کاربر ارشد از کسب‌وکار شماست. تیم اجرایی مسئول انجام وظایف روزانه مرتبط با پیاده‌سازی است.
- تعریف و طراحی (Define and Design)
در این مرحله باید گروه‌های کاربری را مشخص کرده و فرآیندها و گردش‌کارها را ترسیم کنید. نیازهای عملکردی و فنی سیستم HRIS و الزامات امنیتی را تعریف نمایید. همچنین ممکن است نیاز به ایجاد یکپارچگی بین HRIS و سایر سیستم‌های موجود داشته باشید. بنابراین، داشتن قابلیت‌های یکپارچه‌سازی در HRIS برای پشتیبانی از سیستم‌های فعلی و آینده ضروری است.
- پیکربندی و آزمون (Configure and Test)
در این مرحله، یک تیم آزمون اصلی تشکیل دهید تا سیستم جدید HRIS را بررسی کرده و بازخورد لازم برای بهبود ارائه دهد. سپس آزمون پذیرش کاربر (User Acceptance Test) را اجرا کنید تا گروهی از کاربران نهایی بازخورد نهایی را ارائه دهند.
- آموزش و ارتباطات (Train and Communicate)
پیش از راه‌اندازی رسمی، باید آموزش‌های لازم برای تیم فنی، برنامه ارتباطی، صفحه پرسش‌های متداول (FAQ) و سایر اسناد پشتیبانی را آماده کنید.
- راه‌اندازی و پایداری (Deploy and Sustain)
پس از آماده‌سازی تمام فرآیندهای پشتیبانی، می‌توانید HRIS را به‌صورت رسمی راه‌اندازی کنید. فراموش نکنید که باید به‌طور مداوم بازخورد جمع‌آوری کرده و مطالب آموزشی را مطابق با تغییرات سیستم به‌روزرسانی نمایید. ارتباط دقیق و مستمر در این مرحله بسیار کلیدی است.
بهترین روش‌ها برای مدیریت HRIS
پس از پیاده‌سازی سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، باید اطمینان حاصل کنید که این سیستم همچنان به‌طور مؤثر به کاربران خود خدمت‌رسانی می‌کند. در ادامه، برخی از بهترین روش‌ها برای مدیریت HRIS آورده شده‌اند:
🎯 سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای سازمان
HRIS را مطابق با نیازها و گردش‌کارهای خاص سازمان تنظیم کنید؛ مانند پیکربندی فیلدها، فرم‌ها و فرآیندها برای تطابق با نیازهای منحصر‌به‌فرد و الزامات گزارش‌گیری. برخی سیستم‌ها و ارائه‌دهندگان امکان سفارشی‌سازی بیشتری نسبت به سایرین دارند—این موضوع را هنگام انتخاب ارائه‌دهنده حتماً در نظر بگیرید و درباره‌اش سؤال کنید.
🧹 نگهداری منظم داده‌ها
ممیزی و پاک‌سازی منظم داده‌ها را اجرا کنید تا دقت و یکپارچگی اطلاعات HRIS حفظ شود؛ از جمله سوابق کارکنان، اطلاعات حقوق و دستمزد، و ارزیابی‌های عملکرد.
📚 آموزش و پشتیبانی کاربران
جلسات آموزشی جامع و پشتیبانی مستمر برای کاربران HRIS فراهم کنید تا استفاده از سیستم به حداکثر برسد و کارکنان در انجام وظایفی مانند ثبت زمان، ثبت‌نام مزایا و مدیریت عملکرد مهارت کافی داشته باشند. این مورد نیز هنگام انتخاب ارائه‌دهنده HRIS مهم است—از آن‌ها بپرسید که پس از پیاده‌سازی، پشتیبانی چگونه خواهد بود؟ آیا فرد مشخصی برای پاسخ‌گویی دارید یا باید ابتدا با چت‌بات یا تیم خدمات مشتری تماس بگیرید؟
🔐 امنیت مستمر داده‌ها
اقدامات امنیتی قوی برای حفاظت از اطلاعات حساس کارکنان اجرا کنید؛ از جمله پروتکل‌های رمزگذاری، کنترل دسترسی کاربران، و ممیزی‌های امنیتی منظم برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز یا نقض داده‌ها.
📈 پایش عملکرد و بهینه‌سازی
شاخص‌های عملکرد سیستم مانند زمان پاسخ‌دهی و نظرسنجی‌های رضایت کاربران را به‌طور منظم بررسی کنید تا نقاط قابل بهبود شناسایی شده و عملکرد سیستم از طریق ارتقاء یا به‌روزرسانی بهینه شود.
🔄 به‌روزرسانی و نگهداری منظم سیستم
با به‌روزرسانی‌ها و وصله‌های ارائه‌شده توسط فروشنده HRIS همگام باشید تا عملکرد سیستم بهینه، دسترسی به ویژگی‌های جدید و انطباق با مقررات جدید حفظ شود. وظایف نگهداری منظم مانند پشتیبان‌گیری از پایگاه داده و سیستم نیز باید انجام شود تا از دست رفتن داده‌ها و توقف سیستم جلوگیری شود.
📊 چگونه بیشترین بهره را از داده‌های HRIS ببریم؟
فراتر از مدیریت ساده‌تر نیروی کار، واحد منابع انسانی می‌تواند (و باید) از داده‌های HRIS برای ایجاد استراتژی‌های فعال‌تر در مدیریت استعداد و حفظ کارکنان استفاده کند. در ادامه روش‌هایی برای این کار آمده است:
🔗 یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها
HRIS را با سیستم‌های مرتبط مانند مدیریت عملکرد، مدیریت آموزش، و جذب نیرو یکپارچه کنید تا داده‌ها تجمیع شده و دید جامع‌تری از چرخه عمر کارکنان به‌دست آید.
📉 تحلیل داده‌های تاریخی
از داده‌های گذشته HRIS برای شناسایی الگوها و روندها در ترک خدمت، تعامل و عملکرد کارکنان استفاده کنید. عواملی مانند سابقه کاری، سطح شغلی، واحد سازمانی و امتیازات عملکرد را تحلیل کنید تا دلایل ترک خدمت مشخص شوند.
🎯 مداخلات هدفمند برای کارکنان در معرض ریسک
از بینش‌های HRIS برای طراحی مداخلات شخصی‌سازی‌شده برای کارکنان در معرض ریسک استفاده کنید؛ مانند آموزش‌های هدفمند، فرصت‌های توسعه شغلی، یا تنظیم حجم کاری و مسئولیت‌ها.
🤝 همکاری بین منابع انسانی و مدیران خطی
همکاری بین واحد منابع انسانی و مدیران مستقیم را در استفاده از تحلیل‌های HRIS برای مدیریت استعداد و حفظ کارکنان تشویق کنید. دسترسی مدیران به داده‌ها و بینش‌های HRIS را فراهم کنید تا تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده در سطح تیمی امکان‌پذیر شود.
