مرخصی اجباری (Garden Leave) یا به عبارتی تعلیق موقت در ایالات متحده در حال گسترش است. کارفرمایان به طور فزاینده‌ای نگران محافظت از اطلاعات محرمانه، اسرار تجاری و روابط با مشتریان خود در برابر کارمندانی هستند که در حال ترک سازمان هستند. پیشرفت‌های تکنولوژیکی باعث می‌شود افراد هنگام ترک شغل، اطلاعات ارزشمندی را با خود ببرند، که می‌تواند به کسب‌وکار کارفرمای سابق آن‌ها آسیب برساند.
مرخصی اجباری یا تعلیق موقت همچنین با فراهم کردن یک دوره زمانی برای آرامش و تفکر پیش از شروع شغل جدید، به نفع کارکنان است. این امر می‌تواند به ویژه برای افرادی که ساعات طولانی کار کرده‌اند یا تحت سطوح بالای استرس بوده‌اند، ارزشمند باشد. برخی افراد از امنیت شغلی و ثبات مالی که مرخصی اجباری فراهم می‌کند، قدردانی می‌کنند، زیرا در طول دوره مرخصی همچنان حقوق و مزایای خود را دریافت می‌کنند.
مرخصی اجباری چیست؟
“مرخصی اجباری ” یا تلیق موققت اصطلاحی است که از *ارتش بریتانیا منشأ گرفته است. این اصطلاح برای توصیف عملی استفاده می‌شد که در آن یک افسر به مرخصی فرستاده می‌شد، اما همچنان در لیست حقوق باقی می‌ماند و در طول آن مدت از پذیرش هرگونه شغل دیگری منع می‌شد. از آنجا که آن‌ها نمی‌توانستند برای شخص دیگری کار کنند، تنها کاری که می‌توانستند انجام دهند این بود که در باغ خود بنشینند.
امروزه، این اصطلاح به وضعیتی اطلاق می‌شود که فرد در قبال عدم کار کردن حقوق دریافت می‌کند. این یک اقدام حمایتی است که می‌تواند به دلایل مختلفی اجرا شود. ممکن است به توافق‌نامه عدم رقابت (Non-Compete Agreement) کارمند مرتبط باشد.
در حال حاضر، تخمین زده می‌شود که ۳۰ میلیون کارگر در ایالات متحده تحت پوشش چنین توافق‌نامه‌هایی هستند؛ یک قرارداد قانونی بین کارمند و کارفرما که کارکنان را از کار برای رقبا یا برای خودشان برای مدت زمانی پس از استخدام منع می‌کند. مرخصی اجباری همچنین از ترک شرکت توسط کارمند به قصد پیوستن به یک شرکت رقیب و بردن اطلاعات حساس زمانی، اسرار تجاری یا اطلاعات اختصاصی با خود در هنگام ترک جلوگیری می‌کند.
این اتفاق می‌تواند زمانی نیز رخ دهد که رابطه بین کارمند و کارفرما به پایان بدی برسد. در این صورت، یک کارفرما ممکن است نگران باشد که کارمند در دوره اطلاع‌رسانی، در حین حضور در دفتر، رفتار مخرب یا آسیب‌رسانی انجام دهد. مرخصی اجباری می‌تواند در صورت استعفای کارمند یا اخراج او به اجرا گذاشته شود. این معمولاً برای کارکنان رده بالا اعمال می‌شود که ملزم هستند برای یک دوره مشخص از محل کار دور بمانند در حالی که حقوق دریافت می‌کنند.
طول مدت اجباری به مدت دوره اطلاع‌رسانی کارمند بستگی دارد. این مدت می‌تواند به هر اندازه که کارفرما نیاز داشته باشد، باشد، به شرطی که در دوره اطلاع‌رسانی، که معمولاً چند هفته یا چند ماه است، باشد. کارمند نمی‌تواند در این مدت برای رقیب کار کند یا با مشتریان یا همکاران تماس بگیرد.
این سیاست از منافع تجاری کارفرما محافظت می‌کند، به ویژه زمانی که کارمندی که در حال ترک است به اطلاعات محرمانه، اسرار تجاری یا مشتریان کلیدی دسترسی دارد. همچنین می‌تواند به جلوگیری از جذب سایر کارکنان یا مشتریان توسط آن کارمند از شرکت کمک کند.
بسته به شرایط قرارداد استخدام یا توافق حاصل شده بین کارفرما و کارمند، مرخصی اجباری می‌تواند داوطلبانه یا از نظر قانونی الزامی باشد. کارفرمایان گاهی اوقات آن را به عنوان جایگزینی برای این پیمان‌های محدودکننده (restrictive covenants) ارائه می‌دهند. در موارد دیگر، ممکن است مرخصی اجباری طبق قانون، مانند صنعت خدمات مالی در برخی کشورها، الزامی باشد.
مرخصی اجباری چگونه کار می‌کند؟
در ایالات متحده، مرخصی اجباری یک توافق قراردادی بین کارفرما و کارمند است که هنگام ترک شرکت توسط کارمند اجرا می‌شود. شرایط و ضوابط در قرارداد استخدام بین کارفرما و کارمند مشخص شده است.
حقوق و مزایا می‌تواند بسته به شرایط توافق متفاوت باشد، اما کارفرمایان معمولاً ملزم به پرداخت همان حقوق و مزایای قراردادی به کارمند هستند. برخی کارفرمایان از کارمند می‌خواهند که در طول این مدت از هرگونه زمان تعطیلات باقیمانده یا مرخصی با حقوق استفاده کند و پس از آن حقوق و مزایای عادی را دریافت کند.
به نوبه خود، کارمند موظف است هرگونه محدودیت تعیین شده در توافق* را رعایت کند، مانند کار نکردن برای رقیب یا تماس نگرفتن با مشتریان یا همکاران کارفرمای سابق خود.
متخصصان منابع انسانی باید اطمینان حاصل کنند که *قوانین دستمزد و ساعات کاری در این مدت رعایت می‌شود، از جمله پیگیری ساعات کار و پرداخت اضافه کاری در صورت لزوم. همچنین باید تأیید کنید که شرایط و ضوابط مرخصی اجباری با قوانین دستمزد و ساعات کاری مطابقت دارد و تعهدات هر دو طرف به وضوح در قرارداد استخدام مشخص شده است.
بازگشت به کار یا خاتمه استخدام در طول مرخصی اجباری نیز می‌تواند بسته به شرایط توافق متفاوت باشد. اگر کارمند پس از آن دوره به کار بازگردد، معمولاً موقعیت و مسئولیت‌های خود را از سر می‌گیرد. اگر رابطه کارمند با شرکت خود را در طول دوره مرخصی اجباری قطع کنید، او مستحق دریافت هرگونه حقوق و مزایای باقیمانده‌ای است که طبق توافق شما به او تعلق می‌گیرد.
مزایا و معایب مرخصی اجباری
مزایا برای کارفرما:
• حفاظت از منافع تجاری: از اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه، اسرار تجاری یا لیست مشتریان با رقبا در طول دوره انتقال جلوگیری می‌کند و به محافظت از منافع تجاری کارفرما کمک می‌کند.
• کنترل بر کارکنان در حال خروج: کارفرمایان می‌توانند در طول دوره مرخصی، کنترل خود را بر کارکنان در حال خروج حفظ کنند، زیرا آن‌ها در لیست حقوق باقی می‌مانند و مشمول محدودیت‌ها هستند.
• انتقال روان: می‌تواند زمان را برای کارفرما فراهم کند تا جایگزینی برای کارمندی که در حال ترک است پیدا کند و از انتقال روان برای مشتریان و همکاران اطمینان حاصل کند.
• اجتناب از اختلال: می‌تواند از ایجاد اختلال در محل کار توسط کارمند یا جذب سایر کارکنان یا مشتریان از شرکت جلوگیری کند.
معایب برای کارفرما:
• هزینه: کارفرمایان ملزم به ادامه پرداخت حقوق به کارمند در طول دوره مرخصی اجباری هستند، حتی اگر آن‌ها فعالانه کار نکنند.
• کاهش بهره‌وری: مرخصی اجباری بهره‌وری را برای کارفرما کاهش می‌دهد، زیرا کارمندی که در حال ترک است دیگر در عملیات مشارکت نمی‌کند.
• کاهش روحیه کارکنان: استفاده از مرخصی اجباری می‌تواند روحیه کارکنان را کاهش دهد اگر همکاران احساس کنند که سازمان با کارمند ناعادلانه رفتار می‌کند یا در توافقات استخدامی خود بیش از حد محدودکننده عمل می‌کند.
مشکل در اجرای محدودیت‌ها: کارفرمایان ممکن است در اجرای محدودیت‌ها بر کارکنان در حال خروج، مانند توافق‌نامه‌های عدم رقابت و عدم جذب مشتری، در طول دوره مرخصی اجباری ، دشواری داشته باشند.
مزایا برای کارمند:
• حقوق و دستمزد مداوم: کارمند همچنان مستحق دریافت حقوق و مزایای خود در طول دوره مرخصی اجباری است که امنیت مالی را در طول دوره انتقال فراهم می‌کند.
• زمان برای یافتن شغل جدید: می‌تواند زمان را برای کارمند فراهم کند تا بدون فشار بیکاری فوری شغل جدیدی پیدا کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با آرامش گزینه‌های خود را بررسی کنند.
• بهبود تعادل کار و زندگی: این دوره ممکن است به کارمند اجازه دهد تا از کار استراحت کند و زمان را برای تمرکز بر مسائل شخصی و خانوادگی یا دنبال کردن علایق دیگر فراهم کند.
• انطباق با پیمان‌های محدودکننده: ممکن است به عنوان جایگزینی برای پیمان‌های محدودکننده ارائه شود و به کارمند اجازه می‌دهد تا این محدودیت‌ها را بدون محدودیت کامل توانایی کار خود رعایت کند.
معایب برای کارمند:
• کاهش فرصت‌های شبکه‌سازی: می‌تواند توانایی کارمند را برای شبکه‌سازی با همکاران و متخصصان صنعت در طول دوره انتقال محدود کند و به طور بالقوه فرصت‌های شغلی آن‌ها را محدود کند.
• عدم قطعیت در مورد استخدام آینده: کارمند ممکن است در طول دوره مرخصی اجباری در مورد چشم‌انداز استخدام آینده خود احساس عدم قطعیت کند، به ویژه اگر شرایط و ضوابط شغل بعدی آن‌ها هنوز مشخص نباشد.
• انزوا: کارمند ممکن است در طول دوره مرخصی اجباری از محل کار احساس انزوا کند، که به طور بالقوه بر سلامت روان و رفاه آن‌ها تأثیر می‌گذارد.
• محدودیت‌ها در استخدام آینده: توانایی کارمند برای کار برای برخی رقبا یا تماس با مشتریان کارفرمای سابق خود ممکن است محدود شود.
چه زمانی از مرخصی اجباری برای کارکنان استفاده کنیم؟
تصمیم خود را برای استفاده از مرخصی اجباری به صورت موردی اتخاذ کنید. شرایط خاص کارمند و کسب‌وکار شرکت خود را در نظر بگیرید.
توصیه می‌شود زمانی از این سیاست برای کارکنان استفاده کنید که منافع تجاری در طول دوره انتقال در معرض خطر باشد.* به عنوان مثال، اگر کارمند به اطلاعات حساسی مانند اسرار تجاری یا لیست مشتریان دسترسی دارد، مرخصی استراحتی از اشتراک‌گذاری این اطلاعات با رقبا، جذب مشتریان یا کارکنان از سازمان شما، یا استفاده از دانش و مهارت‌هایی که کسب کرده‌اند برای سود رقیب، جلوگیری می‌کند
همچنین می‌تواند انطباق با این محدودیت‌ها را بدون محدودیت کامل توانایی کار کارمند تضمین کند.
اگر کارمند نقش برجسته‌ای در شرکت دارد، مرخصی اجباری زمان را برای سازمان شما فراهم می‌کند تا جایگزینی پیدا کند و از انتقال روان برای مشتریان و همکاران اطمینان حاصل کند.
چه زمانی از مرخصی اجباری استفاده نکنیم؟
از مرخصی اجباری فقط زمانی استفاده کنید که یک *اقدام متناسب و معقول برای محافظت از منافع سازمان باشد و مزایای آن از هزینه‌های آن بیشتر باشد. این یک سیاست نیست که در هر موقعیتی استفاده شود، زیر ا ممکن است در همه موارد مناسب یا ضروری نباشد.
اگر کارمند به اطلاعات حساس دسترسی ندارد، برای کار برای رقیب ترک نمی‌کند و نقش برجسته‌ای ندارد، مرخصی اجباری به احتمال زیاد غیرضروری است.
علاوه بر این، زمانی که ریسک کارمند برای کسب‌وکار سازمان شما پایین است، این یک اقدام معقول نیست. می‌تواند گران باشد زیرا باید در طول دوره مرخصی به یک کارمند غیرمولد حقوق پرداخت کنید. اگر هزینه از مزایا بیشتر باشد، ارزشش را ندارد.
در برخی حوزه‌های قضایی یا تحت برخی توافقات استخدامی، مرخصی اجباری ممکن است مجاز نباشد یا مشمول الزامات یا محدودیت‌های خاصی باشد. قبل از اجرای این اقدام، مطمئن شوید که با این الزامات آشنا هستید.
بهترین شیوه‌های منابع انسانی هنگام استفاده از مرخصی اجباری هنگام تدوین سیاست مرخصی اجباری ، اطمینان حاصل کنید که منصفانه، شفاف و مطابق با تمام قوانین کار قابل اجرا باشد.
سیاست شما باید به وضوح نوشته شده باشد و معیارهای تعیین اینکه کدام کارکنان مشمول این نوع مرخصی خواهند بود، مدت و شرایط مرخصی، و استحقاق کارمند به حقوق و مزایا در طول دوره را مشخص کند. سیاست را به طور مداوم و منصفانه اعمال کنید و با همه کارکنان با احترام و کرامت رفتار کنید.
اجتناب از تبعیض: سیاست‌های مرخصی اجباری باید از تبعیض علیه کارکنان بر اساس سن، نژاد، جنسیت یا ناتوانی اجتناب کنند. معیارهای تعیین اینکه کدام کارکنان در مرخصی اجباری قرار خواهند گرفت باید بر اساس منافع تجاری مشروع باشد، نه ویژگی‌های شخصی.
مشخص کردن شرایط مرخصی استراحتی: سیاست‌های مرخصی اجباری باید در قراردادهای استخدام کارکنانی که ممکن است مشمول چنین مرخصی شوند، مشخص شود. مدت مرخصی، شرایط مرخصی، آنچه کارمند مستحق آن است، و هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر را شامل شود.
انطباق با قوانین استخدام: اطمینان حاصل کنید که سیاست شما با تمام قوانین استخدام قابل اجرا، از جمله قوانین دستمزد و ساعات کاری، قوانین ضد تبعیض و قوانین حریم خصوصی مطابقت دارد.
ارائه حمایت به کارکنان: شما باید از کارکنانی که در مرخصی اجباری هستند، پشتیبانی کنید، مانند مشاوره شغلی یا کمک در جستجوی شغل. این به حفظ یک رابطه مثبت با کارمند و اطمینان از انتقال روان هنگام بازگشت به کار یا ادامه مسیر شغلی آن‌ها کمک می‌کند.
شفافیت: اطلاعاتی در مورد دلایل مرخصی، مدت و شرایط، و حقوق آن‌ها در طول دوره مرخصی به کارکنان ارائه دهید. باز هم، این به حفظ یک رابطه مثبت و کاهش خطر چالش‌های قانونی کمک می‌کند.
حفظ محرمانگی: حفظ محرمانگی در مورد دلایل مرخصی استراحتی و هرگونه اطلاعات حساس دیگر مربوط به خروج کارمند حیاتی است. این به محافظت از منافع تجاری شرکت شما کمک می‌کند و از آسیب رساندن به شهرت کارمند جلوگیری می‌کند.
نظارت بر انطباق: اطمینان حاصل کنید که سیاست شما نظارت می‌شود و به طور مداوم و منصفانه اعمال می‌شود. این می‌تواند به جلوگیری از مشکلات قانونی و حفظ اعتماد کارکنان کمک کند.
تعلیق با حقوق کامل: مرخصی اجباری یک رویه است که کارفرمایان از آن استفاده می‌کنند تا از کارمندان بخواهند برای مدت زمانی به محل کار بازنگردند، در حالی که هنوز تحت قرارداد هستند و به دریافت حقوق ادامه می‌دهند.
حفاظت از کسب‌وکار شما: مرخصی اجباری با جلوگیری از کار کارمند برای رقیب یا جذب مشتریان، خریداران یا سایر کارکنان، از منافع تجاری کارفرما محافظت می‌کند.
حقوق و مزایا: در طول مرخصی اجباری ، کارمند تحت قرارداد باقی می‌ماند و معمولاً مستحق حقوق و مزایای خود است اما مجاز به کار برای کارفرما یا هر شرکت دیگری نیست.
انطباق با قانون: مرخصی اجباری در موقعیت‌های خاص مفید است، اما باید با دقت و مطابق با تمام قوانین استخدام قابل اجرا اجرا شود تا از چالش‌های قانونی یا آسیب به روحیه کارکنان جلوگیری شود.