نحوه تدوین الگوی برنامه بهبود عملکرد (PIP)

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

الگوی برنامه بهبود عملکرد (PIP)، ابزاری برای ایجاد یک برنامه فردی یا گروهی، اقدام محور و گام به گام برای بهبود عملکرد کارکنان ضعیف در سازمان، پیش از قطع همکاری با آنان است. کارکنانی که یا انتظارات مدیر یا سرپرست خود را برآورده نمی‌کنند و یا از برنامه اقدام ساختارمند سازمان عقب مانده‌اند و به طور کلی برای شرکت ارزش افزوده ایجاد نمیکنند.

هنگامی که برنامه های بهبود عملکرد به درستی اجرا می‌شوند، به ما در جهت شناسایی کارکنان با عملکرد ضعیف و ارائه پشتیبانی به آنان و ایجاد فرصت‌های آموزشی مناسب کمک می‌کنند تا اطمینان پیدا کنیم که کارکنان ابزارهای موردنیاز برای موفقیت در نقش خود را در اختیار دارند. همچنین برای کارکنانی که نیاز به دوره‌های آموزشی خاص جهت ارتقاء عملکردشان در سازمان را دارند بسیار مناسب است.

همچنین PIP  سندی است که به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را درک کنند، شکاف آموزشی را شناسایی و انتظارات روشنی را برای نقش‌های شغلی تعیین میکند. معمولاً زمانی استفاده می‌شود که یک کارمند در برآورده کردن انتظارات شغلی ناکام باشد. با این حال، اگر به درستی اجرا شود، می‌تواند ابزار مثبتی برای همسویی مدیریت و کارکنان، بهبود عملکرد شغلی و همچنین ایجاد رضایت شغلی باشد.

هر برنامه بهبود عملکرد PIP برای نیازهای یک کارمند منحصر به فرد است. این برنامه، شکاف‌ها و همچنین مراحل اقدامی را که مستقیماً به بهبودهایی منطبق با نقش‌ها و انتظارات شغلی منجر می‌شود، شناسایی و فهرست می‌کند. این برنامه دارای یک رویکرد یکسان نیست و باید با نظرات مدیران و سرپرستان، خود کارمندان و منابع انسانی ایجاد شود.

منابع انسانی از طریق موارد زیر می‌تواند تاثیر بسزایی در اجرای درست برنامه بهبود عملکرد داشته باشد.

• تعیین اینکه آیا یک PIP برای موقعیت شغلی مناسب است یا خیر؟!
• همکاری با مدیران برای ایجاد برنامه بهبود عملکرد جهت دستیابی به بهترین نتایج
• هدایت کارکنان و مدیران در طول فرآیند
• بررسی برآورده شدن اهداف به خصوص در شرایط ضرب الاجل (ددلاین)

چرا از برنامه بهبود عملکرد استفاده کنیم؟

به طور سنتی، برنامه بهبود عملکرد (PIP) به عنوان آخرین راه حل، زمانی که یک کارمند در دستیابی به اهداف عملکرد شغلی شکست خورده است استفاده می‌شود. این امر باعث شده است که کارمندان، مدیران و حتی متخصصان منابع انسانی PIP را اولین قدم پیش از اخراج کارکنان بدانند.

با این حال، PIP همچنین می‌تواند ابزار ارتباطی قدرتمندی باشد که از فرهنگ ذهنیت رشد یادگیری و بهبود مستمر بر اساس فرآیندی کاملاً تعریف ‌شده که شکاف‌های بین مهارت‌ها و عملکرد کارکنان و نقش‌های شغلی را شناسایی می‌کند، پشتیبانی می‌کند. این به کارکنان مسیر روشنی در مورد چگونگی بهبود کیفیت کارشان می‌دهد و به آنها در تعیین هدف و رسیدن به رشد آمار و ارقام سود و بهره‌وری کمک می‌کند. همچنین یک ابزار ارزشمند برای هر کسی است که به یک نقش جدید در جایگاه شغلی جدید تبدیل می‌شود.

به خاطر داشته باشید که کارکنان مولد که احساس می‌کنند ارزش افزوده‌ای برای سازمان خود دارند، کارکنان شادتری هستند. وقتی کسی بداند که از او چه انتظاری می‌رود، طبیعتا می‌تواند بهره‌وری بیشتری داشته باشد. تحقیقات گارتنر نشان می‌دهد که کارکنان می‌خواهند ارزش آنها در سطح انسانی شناخته شود.

کار هدفمند، احساس قوی جامعه و روابط عمیق‌تر مهم هستند. اگر کارمند با سطح خوب انتظارات را برآورده نمی‌کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق برنامه بهبود عملکرد هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می‌کند و برنامه عمل را برجسته می‌کند.

مدیریت عملکرد چابک چیست؟

زمان اجرای طرح بهبود عملکرد؟

بررسی عملکرد ضعیف کارکنان مسئله چالش برانگیزی برای اکثر مدیران است. با این حال، امید به اینکه عملکرد کارکنان بدون برنامه عمل بهبود یابد، به ندرت کارساز است. اینجاست که منابع انسانی می‌تواند نقش ارزشمندی در حمایت از کارکنان و مدیران داشته باشد.

نکته کلیدی درک این موضوع است که آیا یک PIP مناسب است و ارزش افزوده دارد. لذا بهتر است سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا عملکرد کارمند بر عملکرد و نگرش همکاران تأثیر می‌گذارد؟
• آیا عملکرد کارکنان به طور اساسی تغییر کرده است یا آن‌ها همیشه اهداف عملکرد را از دست داده‌اند؟

PIP باید یک طرح فردی باشد. بنابراین، اگر یک کارمند عملکرد خوبی داشته است و به طور ناگهانی ضرب الاجل را از دست می دهد یا به نظر می رسد حواسش پرت شده باشد، یک PIP می تواند مشکل را شناسایی کند تا بتوان به سرعت آن را حل کرد. این یک رویکرد هدفمند است که تنها زمینه‌های بهبود را شناسایی می‌کند و مناطقی را که کارمند در آن‌ها عملکرد خوبی دارد، تایید می‌کند.

یک PIP همچنین می‌تواند بسیار ارزشمند باشد اگر یک کارمند به وضوح شغل خود یا آنچه از او انتظار می رود را درک نکند یا اگر بتواند با حمایت مناسب ارزش بیشتری را اضافه کند.

چه زمانی باید از برنامه بهبود عملکرد اجتناب کرد؟

برنامه بهبود عملکرد هرگز نباید به عنوان یک تمرین استفاده شود. ایجاد و پیاده سازی یک طرح بهبود عملکرد نیازمند تلاش و تعهد زیادی است و تنها زمانی باید از آن استفاده کرد که این باور وجود داشته باشد که عملکرد یک کارمند بهبود خواهد یافت. بعلاوه، اگر سایر کارمندان شما استفاده از PIP را به عنوان یک ابزار خاتمه کار (اخراج) ببینند، نه تنها از این فرآیند می‌ترسند، بلکه به اقداماتی که برای بهبود واقعی و جمعی عملکرد و نتایج به نفع همه طراحی شده است، احترام نمی‌گذارند.

PIP ها نمی‌توانند مسائل شخصی بین کارکنان و مدیران را حل کنند. مدیران و کارمندان نیازی به دوستی ندارند، بلکه باید به یکدیگر احترام بگذارند و بتوانند با یکدیگر کار کنند. اگر یک ناهماهنگی شخصیتی وجود داشته باشد، راه حل ممکن انتقال کارمند به تیم یا نقش دیگری که در آن مناسب‌تر است می‌باشد (و سپس PIP می‌تواند ابزاری عالی برای هدایت سریع آن‌ها در نقش جدید با انتظارات جدید باشد). متأسفانه، اگر جهت سازمان تغییر کرده باشد و شایستگی‌های کارمند با الزامات شغلی جدید مطابقت نداشته باشد، PIP هیچ سود قابل توجهی نخواهد داشت.

یک PIP نباید به موضوعاتی که برای مدت طولانی بدون مراقبت رها شده‌اند رسیدگی کند. برخی از کارکنان به عنوان عملکرد متوسط به سازمان‌ها می‌پیوندند و این به طور پیوسته به عملکرد ضعیف کاهش می‌یابد. اگر این وضعیت به سرعت حل شود، می‌توانید شرایط را تغییر دهید. با این حال، اگر سال‌ها عملکرد شما بدون مراقبت رها شود، شانس موفقیت ناگهانی شما کم می‌شود یا اینکه اصلا امکان موفقیت وجود ندارد.

مزایای طرح بهبود عملکرد

• رفتارهای خوب را ترویج می‌کنند:

همه کارمندان متوجه نمی شوند که عملکرد خوبی ندارند، به خصوص اگر دقیقاً آنچه را که از آنها خواسته می شود درک نکنند. PIP ها به همه کارکنان اطمینان می دهند که در صورت وجود مشکلات عملکردی به جای اینکه به طور غیر ارادی و بدون اخطار خاتمه داده شوند، فرآیند منصفانه، بازخورد، پشتیبانی و فرصتی برای بهبود در اختیار آنها قرار می گیرد.

• PIP ها توانمند هستند:

برنامه های بهبود عملکرد به کارکنان این امکان را می دهد که مالکیت رفتار خود را به دست گیرند و تعهد خود را به بهبود و اصلاح حوزه های مشکل نشان دهند. در برخی موارد، کارمند به لطف سطح بالایی از مسئولیت پذیری که در فرهنگ حک شده است، به عملکرد قوی تری تبدیل می شود.

• کاهش مسئولیت:

اگر عملکرد کارمند بهبود نیابد و خاتمه کار رخ دهد، لذا داشتن یک برنامه مستمر جهت بهبود، خطر دعوی قضایی را کاهش می دهد.

• صرفه جویی در زمان و هزینه:

گالوپ دریافته است که کارکنان با عملکرد ضعیف 78 تریلیون دلار هزینه از دست دادن بهره وری برای جهان دارند. پرداختن سریع و موثر به مسائل مربوط به عملکرد، نتیجه شما را تقویت می کند و وقتی تمرکز شما بر بهبود عملکرد باشد به جای اینکه اجازه دهید کارکنان به آرامی فرسوده شوند و شرکت را ترک کنند، می‌توانید گردش مالی را کاهش و در زمان و هزینه صرفه جویی کنید.

• بهبود ارتباطات:

طبق داده های شرکت Clear، 86 درصد از کارمندان معتقدند که ارتباطات بد باعث عملکرد ضعیف می شود و این عدم شفافیت با C-Suite شروع می شود. فرهنگی که از PIP ها پشتیبانی می کند و به طور مداوم از آن استفاده می کند، طبیعتاً برنامه و آینده شفافی دارد، زیرا همه انتظارات مستند، اطلاع رسانی و مدیریت می‌شوند.

نقش های شغلی بهتر: عمل ایجاد یک PIP اغلب مواردی را برجسته می‌کند که نقش‌ها و خروجی‌های شغلی به وضوح تعریف نشده‌اند.

معایب استفاده از طرح بهبود عملکرد

• به زمان و تلاش نیاز دارند

همانطور که گفته شد، PIP ها یک اندازه نیستند. آن‌ها نشان می‌دهند که یک فرآیند روشن وجود دارد، اما هر طرح باید به طور جداگانه با نتایج و اهداف خاص طراحی شود. این بدان معنی است که آنها تلاش می کنند، اگر درست استفاده شوند ارزش آن را دارند، اما اگر به درستی استفاده نشوند وقت و منابع را هدر می‌دهند.

• ایجاد حواس پرتی کارکنان از اجرای جریان کار معمولی

PIP ها می‌توانند حواس را از جریان کار معمولی منحرف کنند، با این حال، دستاوردهای بلندمدت بهره وری ناشی از تصحیح عملکرد و شناسایی و همسو کردن جاهایی که ممکن است شکا‌ف‌هایی در آنچه که یک کارمند فکر می‌کند نقش آنها در مقابل آنچه مدیریت انتظار دارد وجود داشته باشد، می‌تواند بسیار زیاد باشد.

• ایجاد حس ناراحتی و استرس برای کارکنان

منابع انسانی در این زمینه نقش مهمی را ایفا می‌کند، ابتدا با طرح انتظارات در مورد اینکه PIP چیست و چه دستاوردهایی دارد را ارائه می‌دهد. برنامه‌های بهبود عملکرد می‌تواند بسیار موفق باشد و اگر مدیران از کارمندی که تحت بررسی نحوه عملکرد است حمایت نکنند، کارمند دچار استرس و نگرانی شده و در نهایت طرح با شکست مواجه می‌شود.

• می‌توان به عنوان تجربیات منفی گذشته دید:

هنگامی که یک کارمند در برنامه بهبود عملکرد قرار می‌گیرد، این خطر وجود دارد که آنها (و همکارانشان) آن را به عنوان اولین گام به سمت پایان کار یا اخراج تفسیر کنند. وقتی این اتفاق می‌افتد، آن‌ها بازخورد را نمی‌پذیرند یا جذب نمی‌شوند. در عوض، آن‌ها احساس خواهند کرد که در موقعیتی متضاد هستند و ممکن است استعفا دهند. اینکه چگونه PIP ها را در قالب فرهنگ خود چارچوب بندی کنید، نحوه نگرش کارکنان به PIP ها را تعیین می‌کند.