برای تصمیم گیری آگاهانه و استراتژیک، مدیران منابع انسانی باید درک عمیق و مهارت بالایی در تجزیه و تحلیل انواع گزارش های منابع انسانی داشته باشند. گزارش منابع انسانی می‌تواند شامل گزارش های هیئت مدیره منابع انسانی بوده یا ارزیابی عملکرد و گزارش‌های آموزشی و توسعه و… باشد.
این گزارش‌ها داده‌های پیچیده HR را به بینش‌های عملی تبدیل میکنند، دیدی جامع از نیروی کار ارائه میکنند و به تصمیم‌گیرندگان منابع انسانی اجازه می‌دهند تا انتخاب‌های آگاهانه‌ای داشته باشند که می‌تواند ارزش استراتژیک را به کسب‌وکار اضافه کند.
در این مقاله، انواع گزارش‌های منابع انسانی را برای مدیران منابع انسانی بررسی می‌کنیم و نحوه ایجاد گزارش‌های تاثیرگذار منابع انسانی را بررسی می‌کنیم.
گزارش منابع انسانی چیست؟
گزارش منابع انسانی ابزارهای استراتژیک برای نمایش داده‌ها و معیارهای منابع انسانی هستند و یک نمای کلی از نیروی کار و فعالیت‌های منابع انسانی سازمان شما ارائه می‌دهند. گزارش منابع انسانی بینش‌های مهمی را ارائه می‌دهد که متخصصان منابع انسانی و رهبران سازمانی را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد نیروی کار خود در رابطه با استخدام، آموزش، جبران خسارت و تخصیص منابع بگیرند.
نظارت بر معیارهای کلیدی مانند نرخ جابجایی، رضایت کارکنان و رعایت قوانین کار در گزارش های منابع انسانی به شما و سازمانتان امکان می‌دهد تا روندها را تجزیه و تحلیل کنید، تصمیم‌های مبتنی بر داده‌ها را بگیرید و استراتژی‌ها و سیاست‌ها را بر اساس آن تنظیم کنید.
گزارش منابع انسانی جامع به ارزیابی اثربخشی شیوه‌های منابع انسانی و تأثیر آنها بر سازمان کمک می‌کند. گزارش های منابع انسانی شما را قادر می‌سازند تا ببینید که چگونه ابتکارات منابع انسانی شما با اهداف گسترده‌تر سازمان همسو می‌شوند و اطمینان حاصل میکنند که شیوه‌های منابع انسانی به موفقیت و رقابت کلی شرکت کمک می‌کند.
چگونه متخصص منابع انسانی (HR) شویم؟
شرکت‌هایی که در صنایع مختلف فعالیت میکنند یا به سرعت در حال رشد هستند، اغلب باید انواع مختلفی از متخصصان منابع انسانی را برای کمک به مدیریت افراد در سازمان وارد کنند. یکی از این نقش‌ها، متخصص منابع انسانی است.
انواع گزارش عمومی منابع انسانی
از بررسی‌های ماهانه تا بررسی‌های سالانه که برنامه‌ریزی استراتژیک را شکل می‌دهند، انواع گزارش های منابع انسانی برای خدمت به یک هدف خاص طراحی شده‌اند. این اسناد پل بین داده‌های خام و تصمیمات آگاهانه را تشکیل می‌دهند و راهی جهت بروز پتانسیل کامل نیروی کار شما هستند. در اینجا چهار نوع متداول گزارش منابع انسانی وجود دارد:
گزارش سرشماری
گزارش تعداد کارمندان یک تصویر فوری از تعداد کل کارکنان یک سازمان در یک مقطع زمانی خاص ارائه می‌دهد. این یک ابزار اساسی برای درک اندازه نیروی کار است. این گزارش معمولاً شامل جزئیاتی در مورد ویژگی‌های مختلف کارکنان، مانند بخش، محل کار، سطح شغلی و نوع استخدام (تمام وقت، پاره وقت، یا قراردادی) است.
گزارش تعداد کارکنان به مدیران منابع انسانی و رهبران سازمانی این امکان را می‌دهد تا بینشی در مورد سطوح کارکنان و جمعیت شناسی نیروی کار به دست آورند. به سوالات ضروری مانند موارد زیر پاسخ می‌دهد. چند کارمند داریم؟ پاسخ به این سوال در جهت تخصیص منابع و برنامه ریزی استراتژیک بسیار مهم است. به ویژه در زمان بودجه‌بندی یا هنگام ارزیابی نیاز سازمان به استخدام نیروی جدید یا به عکس کاهش نیروی کار بسیار مفید است.
کارمندان ما کجا هستند؟ با تفکیک تعداد کارمندان بر اساس مکان ، سازمان‌ها می‌توانند بخش‌هایی را با تمرکز زیاد یا کم کارمندان شناسایی کنند. این به تخصیص منابع، شناسایی فرصت‌های بالقوه توسعه و اطمینان از همسویی توزیع نیروی کار با نیازهای کسب‌وکار کمک کند.
چه نوع کارمندی داریم؟ درک ترکیب نیروی کار از نظر سطوح شغلی، انواع استخدام و سایر ویژگی‌ها به تنظیم استراتژی‌های منابع انسانی، مانند برنامه‌های استخدام، آموزش و مزایا، جهت رفع نیازهای متنوع کارکنان کمک می‌کند.
گزارش شمارش کارکنان با ساختار مناسب باید شامل یک خلاصه اجرایی برای بینش و بررسی سریع باشد که قطعا در این گزارش باید از المان‌های بصری مانند نمودارها و جداول جهت درک بهتر استفاده کرد.
معیارهای کلیدی که شامل تعداد کل کارکنان، تفکیک دپارتمان‌ها، معیارهای تنوع (به عنوان مثال، جنسیت یا قومیت)، نرخ گردش مالی، و مقایسه تاریخ‌ها برای شناسایی روندها، مانند رشد یا ضعف در نیروی کار است.
این گزارش به‌عنوان پایه‌ای برای برنامه‌ریزی نیروی کار مؤثر عمل می‌کند و به شما کمک می‌کند درباره ارزشمندترین دارایی سازمانتان یعنی کارکنان آن تصمیم‌گیری آگاهانه بگیرید.
گزارش ماهانه منابع انسانی
گزارش ماهانه HR تصویری از فعالیت‌ها، معیارها و پیشرفت‌های منابع انسانی برای یک بازه زمانی خاص ارائه می‌دهد. این به متخصصان منابع انسانی و رهبران سازمانی کمک می‌کند تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند، پیشرفت را رصد کنند و همراستایی بین استراتژی‌های منابع انسانی و اهداف تجاری را حفظ کنند. با ارائه یک دید منظم و سیستماتیک از نیروی کار، گزارش‌های ماهانه منابع انسانی، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به طور فعال به چالش‌های مربوط به نیروی کار رسیدگی کنند و شیوه‌های منابع انسانی خود را بهینه نمایند.
گزارش ماهانه موثر منابع انسانی شامل موارد زیر است:
خلاصه اجرایی: مروری کوتاه بر مهمترین نکات و نکات کلیدی از فعالیت‌های منابع انسانی در آن بازه زمانی.
معیارهای کلیدی و KPI: بینش‌های مبتنی بر داده در مورد معیارهای مهم منابع انسانی مانند تعداد استخدام، نرخ جابجایی، امتیازات مشارکت کارکنان و فعالیت‌های آموزشی و توسعه.
فعالیت‌های قابل توجه منابع انسانی: خلاصه‌ای از ابتکارات، پروژه‌ها و رویدادهای مهم منابع انسانی که در طول ماه رخ داده‌اند، مانند استخدام‌های جدید، ترفیع‌ها یا برنامه‌های آموزشی.
چالش ها و خطرات: شناسایی هر گونه چالش یا خطری که بخش منابع انسانی با آن مواجه می‌شود و اقدامات انجام شده یا برنامه ریزی شده برای رسیدگی به آنها.
روندها و مسائل نوظهور: تجزیه و تحلیل روندها یا مسائل در حال ظهور در نیروی کار که نیاز به توجه یا کاوش بیشتر دارد.
مجدداً، برای افزایش خوانایی و تعامل بیشتر، گزارش‌های منابع انسانی ماهانه اغلب شامل عناصر بصری مانند نمودارها و جداول هستند که بررسی و تجزیه و تحلیل گزارش را راحتتر می‌کند. این‌ها درک سریع اطلاعات و روندهای پیچیده را برای مخاطب آسان‌تر می‌کند.
3. گزارش سالانه منابع انسانی
گزارش سالانه منابع انسانی مروری جامع از فعالیت‌های منابع انسانی و مدیریت نیروی کار در طول یک سال ارائه می‌کند و برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین هدف را برای سال آینده تسهیل می‌کند. یک گزارش سالانه دقیق منابع انسانی شامل خلاصه اجرایی از دستاوردها و چالش‌های سال، نمایش‌های بصری مانند نمودارهای روند و بخش‌های دقیق در مورد ابتکارات، سیاست‌ها و نتایج منابع انسانی در طول سال است.
همچنین باید به واسطه گزارش سالانه، اهداف استراتژیک منابع انسانی را برای سال آینده ترسیم کرد. با ادغام داده‌ها و بینش‌ها در یک سند واحد، منبع ارزشمندی برای تصمیم گیری آگاهانه و بهبود مستمر در مدیریت نیروی کار فراهم می‌کند.
گزارش کامل سالانه منابع انسانی شامل:
خلاصه اجرایی: مروری مختصر از مهمترین دستاوردها، چالش‌ها و نکات کلیدی سال.
ابتکارات و سیاست‌های منابع انسانی: شرح مفصل پروژه‌ها، برنامه‌ها و سیاست‌های منابع انسانی که در طول سال اجرا شده است. این بخش چگونگی همسویی استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف سازمان را تشریح می‌کند.
معیارهای کلیدی و شاخص‌های عملکرد: مروری بر معیارهای کلیدی مانند نرخ گردش مالی و حفظ، پیشرفت در اهداف تنوع و شمول، امتیازات مشارکت کارکنان و معیارهای پاداش.
جمعیت شناسی نیروی کار: تفکیک جمعیت کارمند بر اساس ویژگی هایی مانند سن، جنسیت، نقش‌های شغلی و دوره تصدی آنان. این اطلاعات به شناسایی روندها و ارزیابی ترکیب نیروی کار کمک می‌کند.
دستاوردهای قابل توجه: نکات برجسته دستاوردهای مهم منابع انسانی، مانند کمپین‌های استخدام موفق، برنامه‌های توسعه رهبری، یا بهبود رضایت کارکنان.
چالش‌ها و درس‌های آموخته‌شده: شناسایی چالش‌ها و موانعی که در طول سال با آنها مواجه شده‌اند، همراه با درس‌های آموخته‌شده و اقدامات انجام‌شده برای رفع آنها.
چشم انداز و برنامه‌های آینده: بخش آینده نگر که اهداف و مقاصد بخش منابع انسانی را برای سال آینده شرح می‌دهد. این شامل ابتکارات پیشنهادی، حوزه های تمرکز و استراتژی‌هایی برای رسیدگی به هر گونه چالش پیش بینی شده و همچنین تغییرات سازمانی است.
عناصر بصری: گزارش‌های سالانه منابع انسانی شامل کمک‌های بصری مانند نمودارها، جداول و اینفوگرافیک‌ها برای ارائه داده‌ها و روندها جهت کمک به ذینفعان برای درک سریع مهمترین اطلاعات است.
گزارش هیئت مدیره منابع انسانی
گزارش هیئت مدیره منابع انسانی خلاصه‌ای جامع از داده‌های مهم منابع انسانی و ابتکارات برای ارائه به هیئت مدیره یا مدیریت ارشد در مورد وضعیت منابع انسانی در سازمان است. این نشان می‌دهد که چگونه استراتژی‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی به اهداف و چشم‌انداز کلی شرکت کمک می‌کند، شفافیت را در ابتکارات منابع انسانی ارائه می‌دهد و بر نقش منابع انسانی در هدایت موفقیت کسب‌وکار تأکید می‌کند.
یک گزارش تأثیرگذار هیئت مدیره منابع انسانی شامل:
خلاصه اجرایی: خلاصه‌ای مختصر از مهمترین دستاوردها، چالش‌ها و نکات کلیدی منابع انسانی. این بخش یک نمای کلی از محتوای گزارش ارائه می‌دهد.
نمایه نیروی کار: مروری دقیق از بررسی جمعیت کارکنان سازمان، از جمله سن، جنسیت، نقش‌های شغلی، دوره تصدی و سایر ویژگی‌های مرتبط، همراه با نمودارها و جداول. این بخش بینش‌هایی را در مورد ترکیب و تنوع نیروی کار ارائه می‌دهد و به برنامه‌ریزی استراتژیک و تصمیم گیری کمک می‌کند.
معیارهای کلیدی و شاخص‌های عملکرد: این بخش بینش‌هایی درباره معیارهای منابع انسانی و KPIهای مرتبط با هیئت مدیره، مانند بهره‌وری، تأثیر استخدام، گردش مالی و حفظ و برنامه‌ریزی جانشین پروری ارائه می‌دهد.
به روز رسانی ابتکارات استراتژیک: مروری بر ابتکارات استراتژیک منابع انسانی در حال انجام یا اخیراً تکمیل شده، این امر هیئت مدیره را در مورد پیشرفت پروژه‌های کلیدی و سهم منابع انسانی در دستیابی به اهداف شرکتی گسترده‌تر مطلع می‌کند. همچنین فرصتی عالی برای برجسته کردن دستاوردهای مهم منابع انسانی در طول دوره گزارش، مانند کمپین‌های استخدام موفق، برنامه‌های توسعه استعدادها، یا بهبود فرهنگ محیط کار است.
ریسک‌ها و استراتژی‌های کاهش: شناسایی چالش‌ها یا ریسک‌هایی که منابع انسانی با آن مواجه می‌شوند و استراتژی‌ها یا اقدامات انجام شده برای کاهش آنها. این نشان‌دهنده رویکرد فعال منابع انسانی برای پرداختن به مسائل مربوط به نیروی کار مانند انطباق با منابع انسانی، مدیریت مؤثر استعداد، یا پذیرش فناوری است.
نکات بحث: موضوعاتی که منابع انسانی مایل است برای بحث یا بازخورد بیشتر مورد توجه هیئت مدیره قرار دهد، مانند مسائل اضطراری، تغییرات خط مشی و رویه و تغییرات استراتژیک. این بخش بستری برای گفتگوی باز بین منابع انسانی و هیئت مدیره ایجاد می‌کند و از همسویی و همکاری اطمینان حاصل می‌کند.
تمرکز دوره آینده: برجسته کردن اهداف و ابتکارات منابع انسانی که قرار است در دوره گزارش بعدی بر روی آنها تمرکز کند. در این بخش از گزارش، منطق پشت برنامه‌ها، نقاط عطف، چالش‌های بالقوه و منابع لازم را مورد بررسی قرار دهید.
انواع گزارشات تخصصی منابع انسانی
در حالی که گزارش‌های عمومی منابع انسانی بینش‌های مفیدی در مورد وضعیت تلاش‌های منابع انسانی ارائه می‌دهند، گزارش‌های تخصصی منابع انسانی به شما و سهامدارانتان کمک می‌کند تا پیچیدگی‌ها و تفاوت‌های ظریف مدیریت نیروی کار را بیشتر درک کنید.
مشابه گزارش‌های عمومی منابع انسانی، گزارش‌های تخصصی نیز باید شامل بخش‌های خلاصه اجرایی و توصیه‌ها باشد تا یک نمای کلی از بینش‌های کلیدی و مراحل بعدی را برای بینندگان گزارش ارائه دهد.
یک گزارش تخصصی منابع انسانی شامل موارد زیر است:
گزارش استخدام
گزارش استخدام تجزیه و تحلیل دقیقی از فعالیت‌ها و فرآیندهای استخدام سازمان ارائه می‌دهد. این ابزاری است که مدیران و تصمیم گیرندگان منابع انسانی و جذب استعداد را قادر می‌سازد تا اثربخشی، کارایی و عملکرد کلی تلاش‌های استعدادیابی خود را ارزیابی کرده و فرآیند استخدام را بهبود بخشند.
این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بفهمند که چقدر خوب کاندیداها را برای برآوردن نیازهای نیروی کار خود جذب، انتخاب و استخدام میکنند. علاوه بر این، به تصمیم گیری‌های داده محور برای بهبود استراتژی‌های استخدام کمک می‌کند.
یک گزارش استخدام موثر باید شامل موارد زیر باشد:
معیارهای استخدام: داده‌های دقیق در مورد معیارهای استخدام و شاخص ای کلیدی عملکرد (KPI) در یک دوره معین، مانند تعداد فرصت‌های شغلی، زمان استخدام، هزینه هر استخدام و کیفیت استخدام.
بینش تجربه کاندیدا: بازخورد و داده‌های مربوط به تجربه کاندیداها در طول فرآیند استخدام، از جمله نظرسنجی‌های رضایت‌مندی و هر زمینه بهبود.
تنوع و شمول: داده‌های مربوط به تنوع مجموعه نامزدها، پیشرفت سازمان را به سمت تنوع و اهداف شمول در فرآیند استخدام برجسته می‌کند.
چالش‌های استخدام: شناسایی چالش‌ها یا تنگناهایی که در طول فرآیند استخدام با آنها مواجه می‌شوند و استراتژی‌ها یا بهبودهایی برای غلبه بر آنها اجرا می‌شوند.
گزارش‌های استخدام اغلب شامل نمایش‌های بصری داده‌ها، مانند نمودارهای قیف استخدام یا نمودارهای جریان متقاضی، برای دسترسی بیشتر به اطلاعات پیچیده است. با ارزیابی اثربخشی طرح‌های جذب استعداد، سازمان شما می‌تواند به طور مداوم فرآیندهای استخدام خود را بهبود بخشد و استعدادهای برتر را برای حمایت از رشد و موفقیت جذب کند.
گزارش گردش و نگهداری
اگر سازمان شما با جابه‌جایی کارکنان دست و پنجه نرم می‌کند، گزارشی که تجزیه و تحلیل می‌کند کدام کارمندان سازمان را ترک میکنند و کدام‌ها می‌مانند، می‌تواند به شما در درک دلایل و الگوهای بالقوه کمک کند تا این موضوع را ریشه‌ای حل کنید.
نرخ‌های خروج و حفظ: تجزیه و تحلیل خروج کارکنان و نرخ حفظ و ماندگاری آنان در سازمان.
دلایل ترک خدمت: تفکیک دلایل ترک سازمان توسط کارکنان.
تجزیه و تحلیل دوره خدمت: مدت زمانی که کارکنان معمولاً در سازمان می‌مانند، طبقه بندی شده بر اساس نقش‌های شغلی یا بخش‌ها.
گزارش غیبت و مرخصی
غیبت مداوم می‌تواند نشانه مشکلات اساسی بزرگتر باشد. هدف گزارش غیبت و مرخصی نظارت بر الگوهای غیبت کارکنان، دلایل مرخصی‌های طولانی و سایر معیارهای مرتبط است. چنین بینش‌هایی به شناسایی مشکلات بالقوه، درخصوص رفاه کارکنان، محیط محل کار، فرهنگ سازمانی و انجام اقدامات اصلاحی کمک می‌کند.
کل غیبت ها: تعداد کل غیبت‌ها در یک دوره مشخص.
دلایل غیبت: دسته بندی و تجزیه و تحلیل دلایل ارائه شده برای غیبت، مانند بیماری، دلایل شخصی یا مرخصی بدون حقوق.
تجزیه و تحلیل فرکانس: معیارهایی که تعداد دفعات غیبت کارکنان و هر گونه الگوی ظهور را نشان می‌دهد.
ردیابی مرخصی طولانی‌مدت: نظارت بر مرخصی‌های طولانی مدت مانند بیماری والدین و یا سایر دلایل دیگر.
8. گزارش تنوع و شمول
سازمان‌هایی که در طرح‌های DEIB سرمایه‌گذاری میکنند می‌توانند از تفکیک دقیق نیروی کار سازمان بر اساس جنسیت، سن، قومیت و سایر عوامل جمعیتی بهره ببرند. ارزیابی نتایج تلاش‌های تنوع و شمول به شناسایی زمینه‌های بهبود و اجرای استراتژی‌ها برای دستیابی به محیط کاری فراگیرتر کمک می‌کند.
تفکیک دموگرافیک: داده‌های مربوط به توزیع کارکنان بر اساس جنسیت، سن، قومیت و سایر دسته‌های مرتبط.
نتایج ابتکارات DEIB: نتایج و تأثیر برنامه‌ها یا ابتکارات خاص DEIB.
بازنمایی بر اساس سطح شغل: تجزیه و تحلیل بازنمایی تنوع در سطوح و نقش‌های مختلف شغلی.
بازخورد شمول: بینش‌های حاصل از نظرسنجی‌های کارکنان یا مکانیسم‌های بازخورد در مورد فراگیری در محل کار.
9. گزارش آموزش و توسعه
این گزارش اثربخشی و دسترسی برنامه‌های آموزشی، جزئیات نرخ مشارکت، آمار تکمیل و بهبود عملکرد پس از آموزش را ارزیابی می‌کند. با این داده‌ها، شرکت‌ها می‌توانند استراتژی‌های آموزشی خود را برای برآوردن بهتر نیازهای کارکنان و اهداف سازمانی اصلاح کنند.
مشارکت در برنامه آموزشی: اعداد مربوط به تعداد کارکنان شرکت کننده در هر آموزش.
نرخ‌های تکمیل: معیارهایی که نشان می‌دهد چند کارمند جلسات آموزشی را که شروع کرده‌اند تکمیل کرده‌اند.
ارزیابی‌های پس از آموزش: بازخورد و امتیازات از ارزیابی‌های پس از آموزش.
هزینه آموزش به ازای هر کارمند: ارائه چشم اندازی روشن در مورد جنبه‌های مالی آموزش و توسعه برای هدایت بودجه و تخصیص منابع در آینده.
10. گزارش غرامت و مزایا
غرامت و مزایا عادلانه یکی از مهمترین عناصر در رضایت و حفظ کارکنان است. این گزارش به ساختارهای جبران خسارت سازمان می‌پردازد و آنها را با استانداردهای بازار محک می‌زند. با تجزیه و تحلیل ارزش درک شده از غرامت و مزایا توسط کارکنان، کسب و کارها می‌توانند تنظیمات آگاهانه را انجام دهند و بسته‌های جبرانی رقابتی و جذاب ایجاد کنند.
مقایسه حقوق و دستمزد: مقایسه ساختار حقوق و دستمزد سازمان با میانگین‌های صنعتی یا منطقه‌ای.
ارزیابی مزایا: تفکیک دقیق ارزش درک شده و استفاده از مزایای ارائه شده.
تجزیه و تحلیل حقوق صاحبان سهام: تجزیه و تحلیل نابرابری‌های بالقوه پرداخت در سازمان از نظر جنسیت، نژاد، سن یا عوامل دیگر.
بازخورد کارکنان در مورد غرامت: نتایج حاصل از هر نظرسنجی یا مکانیسم بازخورد مربوط به پاداش و مزایا.
گزارش ارزیابی عملکرد
بازخورد و ارزیابی منظم برای رشد کارکنان و سازمان حیاتی است. گزارش ارزیابی عملکرد یک نمای کلی از نمرات عملکرد کارکنان، زمینه‌های برتری و بهبود ارائه می‌دهد. با این بینش، منابع انسانی می‌تواند استراتژی‌هایی را برای بهبود عملکرد کلی تیم و رفع نیازهای توسعه فردی پیاده کند.
نمرات عملکرد: مروری بر نمرات ارزیابی عملکرد، به تفکیک بخش، سطح شغل و غیره.
مضامین بازخورد: مضامین رایج یا حوزه‌های بازخورد از ارزیابی‌ها.
زمینه‌های بهبود: موارد شناسایی شده که در آن کارکنان ممکن است به آموزش یا پشتیبانی نیاز داشته باشند.
12. گزارش بهداشت و ایمنی
بسته به صنعت سازمان شما، گزارش سلامت و ایمنی بینش های ضروری برای ایجاد یک محیط کار ایمن را ارائه می دهد.
چنین گزارشی به دقت حوادث محل کار، خطرات احتمالی و اثربخشی پروتکل های ایمنی موجود را مستند می کند. با توجه به مناطقی که نیاز به توجه دارند، سازمان ها می توانند به طور موثر به مسائل بهداشتی و ایمنی رسیدگی کنند و یک محل کار ایمن و بدون خطر برای همه کارکنان ایجاد کنند.
داده‌های حادثه: داده‌های دقیق در مورد هر گونه رویداد ایمنی یا بهداشتی که در محل کار رخ داده است.
ارزیابی ریسک: ارزیابی خطرات بالقوه در محل کار.
بررسی پروتکل‌های ایمنی: تجزیه و تحلیل اثربخشی و پایبندی به پروتکل‌های ایمنی ایجاد شده.
چگونه یک گزارش منابع انسانی تاثیرگذار بنویسیم؟
توانایی تبدیل داده‌های پیچیده به بینش‌های عملی یک مهارت ضروری برای یک مدیر منابع انسانی است. اینجاست که هنر ایجاد گزارش‌های تاثیرگذار HR مطرح می‌شود.
گزارش منابع انسانی شما فقط یک سند نیست. بینش‌های استراتژیک را برای هدایت تصمیمات، شکل دادن به سیاست‌ها و استفاده از پتانسیل کامل نیروی کار ارائه می‌دهد. به همین دلیل داشتن دانش و تکنیک‌های مورد نیاز برای ایجاد گزارش‌هایی که موجب تغییر و تصمیم‌گیری آگاهانه می‌شوند، مهم است.
در اینجا برخی از بهترین روش‌هایی که باید هنگام تهیه گزارش‌های منابع انسانی در نظر گرفته شوند آورده شده است:
هدف را روشن کنید:
هدف خاص گزارش منابع انسانی خود را مشخص کنید. آیا به موضوعی می پردازید، نتایج مثبت را برجسته می کنید یا یک نمای کلی از فعالیت‌های منابع انسانی ارائه می‌دهید؟ دانستن هدف شما به محتوا و ساختار گزارش کمک می‌کند.
مخاطبان خود را بشناسید:
گزارش را برای مخاطب مورد نظر خود تنظیم کنید. گزارش هیئت مدیره به اطلاعات متفاوتی نسبت به گزارش اعضای تیم منابع انسانی نیاز دارد. نیازها و ترجیحات آنها را بشناسید تا گزارش خود را تا حد امکان مرتبط و مؤثر کنید.
از داستان‌گویی و تجسم داده‌ها استفاده کنید:
صرفاً ارائه داده‌های خام به ذینفعان، توجه آنها را جلب نمی‌کند و باعث پیشرفت آنها نمی‌شود. این روایت و داستان گویی پشت اعداد همراه با تجسم داده‌ها مانند نمودارها و جداول است که آمار انتزاعی را به داستان‌های مرتبط تبدیل می کند. این کمک می‌کند تا بینش‌های پیچیده به راحتی قابل درک باشد و با مخاطبان طنین انداز شود.
از الگوهای گزارش منابع انسانی استفاده کنید:
برای اطمینان از سازگاری در قالب بندی و محتوا، از الگوهای گزارش منابع انسانی استفاده کنید. قالب‌های قابل تنظیم می‌توانند فرآیند گزارش‌دهی را ساده‌تر کنند و سازماندهی داده‌ها را آسان‌تر کنند و در عین حال اطمینان حاصل کنند که همه نکات کلیدی را پوشش می‌دهید.
بررسی مجدد:
قبل از به اشتراک گذاشتن گزارش منابع انسانی، تمام داده‌ها و ارقام را دوباره بررسی کنید تا اطلاعات صحیح و به موقع ارائه شود. خطاها می‌توانند اعتبار گزارش را تضعیف کنند.
بینش عملی ارائه دهید:
یافته‌های داده‌های کلیدی، روندها و ناهنجاری‌ها را برجسته کنید. توصیه‌ها یا موارد اقدام را بر اساس بینش‌ها برای هدایت تصمیم گیری و حل مسئله ارائه دهید.
اتوماسیون را در نظر بگیرید:
بررسی کنید که چگونه نرم افزار یا ابزار منابع انسانی سازمان شما می‌تواند فرآیندهای جمع آوری داده و گزارش را خودکار کند. اتوماسیون می‌تواند در زمان صرفه جویی کند، خطاها را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند که گزارش‌ها به روز هستند.
تیم خود را آموزش دهید:
روی آموزش کارکنان منابع انسانی خود در مورد بهترین شیوه‌های جمع آوری داده‌ها، انواع گزارش‌های منابع انسانی و ایجاد گزارش سرمایه گذاری کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف و مخاطبان هر گزارشی را که تولید میکنند درک و در تبدیل داده‌ها به بینش مهارت دارند.
با پیروی از این موارد و بهترین شیوه‌ها، می‌توانید گزارش‌های منابع انسانی را ایجاد کنید که آموزنده، جذاب و قابل اجرا هستند و در نهایت به تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر و بهبود مدیریت نیروی کار کمک میکنند.
هر نوع گزارش منابع انسانی هدف منحصر به فردی را دنبال می‌کند و بینش‌هایی را در مورد جنبه‌های مختلف مدیریت نیروی کار ارائه می دهد. هنگامی که مدیران منابع انسانی انواع مختلف گزارش‌های منابع انسانی و اهداف آنها را درک میکنند، می‌توانند از گزارش‌های مناسب برای برقراری ارتباط فوری، برجسته کردن موفقیت‌ها و تصمیم گیری‌ها استفاده کنند.
مدیر منابع انسانی که می‌تواند از انواع گزارش‌های منابع انسانی بهره ببرد، در بهترین موقعیت برای هدایت سازمان به سمت رشد پایدار، رضایت کارکنان و موفقیت کلی قرار دارد.