حدود ۷۵٪ از کارکنان نسل زد می‌گویند اگر بازخورد منظم از مدیر خود در مورد عملکردشان دریافت نکنند، استعفا خواهند داد. چگونه می‌توانید از بازبینی عملکرد برای کمک به شکوفایی کارکنان و به حداقل رساندن نرخ خروج استفاده کنید؟
بازبینی‌های عملکرد سازنده می‌توانند به متخصصان در تمام سطوح کمک کنند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. کمتر از ۲۰٪ از کارکنان از بازبینی‌های عملکرد خود الهام می‌گیرند، در حالی که ۶۰٪ از شرکت‌هایی که سیستم‌های مدیریت عملکرد مؤثری دارند، از همتایان خود بهتر عمل می‌کنند. این نشان می‌دهد که بازبینی‌های عملکرد به طور قابل توجهی بر تجربه کارکنان و نتایج کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد.
این مقاله در مورد نحوه نوشتن یک بازبینی عملکرد بحث می‌کند و ۱۵ نمونه برای راهنمایی شما در کمک به سازمان برای ایجاد یک فرآیند بازبینی عملکرد مؤثر ارائه می‌دهد.
بازبینی عملکرد چیست؟
بازبینی عملکرد یا ارزیابی عملکرد و مشارکت یک کارمند در رابطه با مسئولیت‌های اصلی او است. این فرآیند نقاط قوت، ضعف، پیشرفت و زمینه‌های کلیدی برای بهبود را شناسایی می‌کند تا به آنها در توسعه و پیشرفت در شرکت کمک کند.
منابع انسانی با ارائه دستورالعمل‌ها و منابع برای انجام بازبینی‌های عملکرد مؤثر، از مدیران پشتیبانی می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه بازبینی‌ها منصفانه، ثابت و بدون تعصب باقی می‌مانند. آنها همچنین باید معیارهای ارزیابی عملکرد را برای کمک به اندازه‌گیری پیشرفت هر کارمند ایجاد کنند.
چگونه یک بازبینی عملکرد بنویسیم؟
در ادامه نکاتی در مورد نحوه نوشتن یک بازبینی عملکرد آورده شده است:
خوب آماده شوید: تمام داده‌های مربوطه، از جمله معیارهای عملکرد، بازخورد ۳۶۰ درجه، خودارزیابی‌ها و هرگونه یادداشت از جلسات غیررسمی با کارمند را جمع‌آوری کنید. برای بازبینی اهدافی را تعیین کنید، مانند اینکه بر چه چیزی تمرکز شود و کارمند چه چیزی باید از آن به دست آورد.
به یک ساختار و فرمت خاص پایبند باشید: این باید شامل ارزیابی عملکرد کلی، بررسی نقاط قوت و ضعف، بحث در مورد فرصت‌های پیشرفت شغلی، تعیین اهداف قابل دستیابی و اجازه دادن به کارمند برای پرسیدن سؤال باشد.
بازخورد متعادل ارائه دهید: بازخورد سازنده و منصفانه ارائه دهید. اگر کارمند انتظارات خاصی را برآورده نمی‌کند، راه‌های خاصی را برای بهبود پیشنهاد دهید. استفاده از بازخورد از همکاران مختلف نیز می‌تواند تعصب را به حداقل برساند و به یک بازبینی متعادل‌تر کمک کند.
"درگیر شدن در بازخورد سازنده مهارتی است که باید تقویت شود. اغلب، ما آنقدر بر توانمندسازی مدیران برای ارائه بازخورد تمرکز می‌کنیم که از توانمندسازی کارکنان برای درگیر شدن معنادار در این فرآیند غافل می‌شویم. کارکنان باید بدانند چگونه برای مکالمات بازخورد آماده شوند، با قصد گوش دهند و بازخورد را به اقدام سازنده تبدیل کنند."
اشتباهات رایجی که باید از آنها پرهیز کرد
بر روی موارد منفی تمرکز نکنید: در نهایت، بازبینی باید به کارمند چیزی برای کار کردن بدهد، بنابراین بیشتر بر روی نحوه بهبود آنها تمرکز کنید تا اینکه چه کاری را اشتباه انجام داده‌اند.
مبهم نباشید: برای حمایت از بازخورد خود، مثال‌های عینی و خاصی ارائه دهید، تا کارمند دقیقاً بداند چه کاری را به خوبی انجام داده و در کجا نیاز به بهبود دارد.
کارمندان را غافلگیر نکنید: یک برنامه برای انجام بازبینی‌های عملکرد ایجاد کنید و از قبل به کارکنان اطلاع دهید. این کار به آنها زمان می‌دهد تا آماده شوند و استرس و اضطراب غیرضروری را کاهش می‌دهد.
در بازبینی متوقف نشوید: به یاد داشته باشید که به طور منظم (به عنوان مثال، ماهانه) اهداف تعیین شده در طول بازبینی را پیگیری کنید و بازخورد مستمر به کارکنان ارائه دهید تا به آنها در توسعه بیشتر کمک کنید.
نکته منابع انسانی
مکالمات بازبینی عملکرد را به عنوان گسترش توسعه شغلی در نظر بگیرید. این کار آن را از یک بازبینی گذشته‌نگر به یک بحث در مورد عملکرد گذشته در چارچوب انتظارات و آرزوهای آینده ارتقا می‌دهد. این می‌تواند به کارکنان انگیزه و الهام ببخشد و آنها را به یک شرکت‌کننده فعال در فرآیند تبدیل کند.
۱۵ نمونه بازبینی عملکرد که منابع انسانی باید بداند
در ادامه ۱۵ نمونه بازبینی عملکرد، همراه با نکاتی برای مدیران در مورد نحوه رسیدگی مؤثر به هر بازبینی آورده شده است:
بازبینی عملکرد کارکنان یک ارزیابی ساختاریافته است که مدیران و منابع انسانی برای ارزیابی عملکرد کاری یک کارمند در یک دوره زمانی خاص استفاده می‌کنند. هدف آن ارائه بازخورد سازنده در مورد نقاط قوت، زمینه‌های بهبود و پیشرفت اهداف کارمند است.
علاوه بر این، آنها باید به همسویی مشارکت‌های فردی با اهداف سازمانی کمک کنند. بازبینی‌های عملکرد کارکنان برای توسعه کارکنان، شناسایی دستاوردها و تعیین انتظارات روشن برای عملکرد آینده ضروری هستند.
نکات منابع انسانی برای مدیران
یک لحن مثبت و حرفه‌ای را تنظیم کنید: صرف نظر از اینکه عملکرد کارمند چقدر خوب است، با نگرش مثبت به مصاحبه نزدیک شوید و اطمینان حاصل کنید که در طول آن حرفه‌ای باقی می‌مانید.
بازخورد سازنده ارائه دهید: هنگام اشاره به نقاط ضعف یا زمینه‌های بهبود، همیشه سازنده باشید و به کارمند نشان دهید که چگونه می‌تواند بهتر عمل کند.
سؤالات باز و تأملی بپرسید: در صورت امکان، از سؤالات “بله یا خیر” اجتناب کنید. این به هدایت بحث کمک می‌کند و می‌تواند کارمند را به تأمل دقیق در مورد عملکرد خود تشویق کند.
فعالانه گوش دهید و همدلانه پاسخ دهید: نسبت به آنچه آنها می‌گویند باز باشید و نشان دهید که می‌خواهید آنها را بهتر درک کنید تا بتوانید از آنها در اهدافشان حمایت کنید.
اهداف آینده را با هم تعیین کنید و توسعه مستمر را تشویق کنید: برای ایجاد انگیزه در آنها و هدایت رشد، با هم برای تعیین اهداف قابل دستیابی قبل از دوره بازبینی بعدی کار کنید.
نمونه ۱: بازبینی عملکرد دوره آزمایشی
این بازبینی که اغلب در چند ماه اول استخدام انجام می‌شود، ارزیابی می‌کند که آیا یک نیروی جدید انتظارات اولیه نقش خود را برآورده می‌کند یا خیر. این فرصتی را فراهم می‌کند تا:
- تناسب فرهنگی را ارزیابی کنید.
- به شکاف‌های عملکرد اولیه رسیدگی کنید.
- استانداردهای سازمانی را تقویت کنید.
- تعیین کنید که آیا کارمند پس از دوره آزمایشی در موقعیت خود ادامه خواهد داد یا خیر.
- با کاهش احتمالی نرخ خروج و هزینه‌های آموزش بلندمدت، منابع شرکت را صرفه‌جویی کنید.
نمونه ۲: بازبینی عملکرد مذاکره‌شده
بازبینی یا ارزیابی عملکرد مذاکره‌شده شامل یک میانجی بی‌طرف برای اطمینان از سازنده ماندن بازبینی است. این نوع بازبینی در موارد تنش یا اختلاف بین مدیر و کارمند مفید است.
مدیر با بحث در مورد آنچه کارمند به خوبی انجام می‌دهد، شروع می‌کند، و پس از آن نگرانی‌ها یا انتقاداتی که دارد و نحوه مدیریت آنها را بیان می‌کند. سپس کارمند می‌تواند پاسخ دهد و هر دو طرف می‌توانند در مورد مراحل بعدی بحث کنند. میانجی باید آنها را از نزدیک زیر نظر داشته باشد و در صورت بروز هرگونه بحث یا تبادل نظر داغ، وارد عمل شود.
نمونه ۳: بازبینی عملکرد ارزیابی همکاران
ارزیابی همکاران شامل جمع‌آوری بازخورد از همکارانی است که از نزدیک با کارمند کار می‌کنند. این کار بینش‌هایی در مورد اینکه چقدر خوب به عنوان یک تیم کار می‌کنند، سبک‌های همکاری و ارتباطی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های رفتاری و موارد دیگر ارائه می‌دهد.
این نوع بازبینی عملکرد به ویژه برای سازمان‌هایی که کار تیمی برای موفقیت کلی کسب‌وکار ضروری است، مفید است. همچنین می‌تواند دیدگاه‌های تازه‌ای را در مورد کارکنانی که ممکن است در غیر این صورت نداشته باشند، به مدیران ارائه دهد.
نمونه‌های بازبینی عملکرد مدیران
بازبینی عملکرد مدیر (گاهی اوقات بازبینی عملکرد ۹۰ درجه نامیده می‌شود) جایی است که سرپرست مستقیم کارمند، عملکرد او را ارزیابی می‌کند.
مدیر عملکرد کارمند را بر اساس اهداف کاری، شایستگی‌ها و اهداف قبلاً تعیین شده ارزیابی می‌کند. از آنجا که مدیر درک روشنی از انتظارات نقش کارمند دارد و از نزدیک با او کار می‌کند، برای ارزیابی عملکرد او بسیار مناسب در نظر گرفته می‌شود.
نکات منابع انسانی برای مدیران
- حرفه‌ای و بی‌طرف باشید: اجازه ندهید رابطه شخصی شما با کارمند (مثبت یا منفی) بر بازبینی تأثیر بگذارد. بر عملکرد آنها در ارتباط با الزامات نقش آنها و تأثیر آن بر تیم و کسب‌وکار کلی تمرکز کنید.
- از ارزیابی جامع استفاده کنید: کارمند را به عنوان یک کل ارزیابی کنید، از جمله عملکرد شغلی، رفتار حرفه‌ای، مشارکت‌های تیمی و اینکه چقدر خوب با تیم و شرکت ادغام شده است.
- راهنمایی واضح ارائه دهید: مراحل مشخصی را که کارمند می‌تواند برای دستیابی به اهداف خود و ادامه پیشرفت در حرفه‌اش انجام دهد، ارائه دهید.
- الهام بخش و انگیزه دهنده باشید: اگر کارمند در زمینه‌های خاصی عملکرد خوبی دارد، به او بگویید و برای انگیزه دادن به او برای ادامه کار، تحسین کنید.
- اهداف را با اهداف کسب‌وکار همسو کنید: همیشه اطمینان حاصل کنید که هر هدف یا هدفی که برای کارمند تعیین می‌شود، به استراتژی کسب‌وکار گسترده‌تر منجر می‌شود و تأثیر مثبت آن را بر کسب‌وکار توضیح دهید.
نمونه ۱: بازبینی عملکرد ارزیابی رهبران
مدیران ارشد از این بازبینی برای ارزیابی مهارت‌های رهبری، شایستگی‌ها و اثربخشی افراد در نقش‌های رهبری یا اجرایی استفاده می‌کنند. این معمولاً شامل تجزیه و تحلیل ویژگی‌های کلیدی رهبری، مانند تصمیم‌گیری، ارتباطات، تفکر استراتژیک، هوش هیجانی و مدیریت تیم است.
این فرآیند به طور معمول شامل معیارهای عملکرد فردی و گاهی اوقات، ابزارهای روان‌سنجی برای اندازه‌گیری سبک‌ها و رفتارهای رهبری است. این فرآیند نه تنها با هدف ارزیابی عملکرد فعلی است، بلکه رشد شخصی و همسویی با انتظارات سازمانی از رهبری را نیز تشویق می‌کند.
نمونه ۲: بازبینی عملکرد مبتنی بر شایستگی
این نوع بازبینی مهارت‌ها، رفتارها و دانش خاصی را که برای موفقیت در نقش‌های خاص حیاتی هستند، ارزیابی می‌کند. این به تعیین اینکه چقدر مهارت‌ها و اهداف یک کارمند با اهداف سازمانی همسو هستند، کمک می‌کند. همچنین عملکرد آنها را در برابر شایستگی‌های خاص مورد نیاز برای نقش آنها، مانند حل مسئله، کار تیمی، ارتباطات و مهارت‌های فنی، اندازه‌گیری می‌کند.
مدیران بازخورد می‌دهند که چقدر کارمند هر شایستگی را در کار خود نشان می‌دهد، با استفاده از ارزیابی‌ها، مقیاس‌های رتبه‌بندی یا مثال‌هایی از عملکرد گذشته. بازبینی معمولاً با خلاصه‌ای از نقاط قوت، زمینه‌های توسعه و یک برنامه توسعه شغلی شخصی‌سازی شده به پایان می‌رسد.
نمونه ۳: بازبینی عملکرد میان سال
این یک بررسی رسمی بین یک مدیر و یک کارمند برای ارزیابی پیشرفت دومی به سمت اهداف سالانه، ارزیابی عملکرد او و رسیدگی به هرگونه چالشی است که در نیمه اول سال با آن روبرو شده‌اند. این به هر دو طرف اجازه می‌دهد تا در مورد دستاوردها، زمینه‌های بهبود و هرگونه تعدیل مورد نیاز بحث کنند.
این بازبینی بر همسویی با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا اهداف خاص تعیین شده در ابتدای سال تمرکز می‌کند و مهارت‌ها، کیفیت کار و شایستگی‌های رفتاری را که بر عملکرد کلی کارمند تأثیر می‌گذارد، ارزیابی می‌نماید. این بازبینی معمولاً به یک برنامه به‌روز شده منجر می‌شود تا به کارمند کمک کند در بقیه سال هم با اهداف شخصی خود و هم با اولویت‌های سازمان در مسیر بماند.
نمونه‌های بازبینی عملکرد فصلی
بازبینی‌های عملکرد فصلی به مدیران اجازه می‌دهند تا بازخورد مکرر و ثابتی ارائه دهند تا به رفع مشکلات زودتر از دیرتر، تنظیم اهداف بر اساس تغییرات اخیر کسب‌وکار و تسهیل بهبود مستمر کمک کنند. با این حال، آنها به یک تعهد زمانی قابل توجه نیاز دارند و ممکن است برای هر سازمانی امکان‌پذیر نباشند.
نکات منابع انسانی برای مدیران
- به سرعت به مشکلات رسیدگی کنید: انجام بازبینی‌های مکرر می‌تواند به کاهش مشکلات قبل از تشدید آنها کمک کند، بنابراین مطمئن شوید که به هرگونه نگرانی فوری که ممکن است هر دو طرف داشته باشند، به سرعت رسیدگی کنید.
- اهداف فردی را با تغییرات کسب‌وکار همسو کنید: اگر کسب‌وکار دستخوش تغییرات عمده‌ای شده است، مطمئن شوید که اهداف کارمند برای همسویی با آنها تنظیم شده است.
- اهدافی را برای فصل بعدی و فراتر از آن تعیین کنید: بر تعیین اهدافی برای فصل بعدی تمرکز کنید، اما همچنین به یاد داشته باشید که این اهداف می‌توانند اهداف کوچک‌تری باشند که به یک هدف بزرگ‌تر و بلندمدت گره می‌خورند.
- مختصر باشید: یک بازبینی فصلی نباید به اندازه یک بازبینی سالانه طول بکشد. خاص باشید و بر اهداف فوری، بهبودها و برنامه‌هایی که کارمند باید قبل از فصل بعدی انجام دهد، تمرکز کنید.
- برای فرآیند بازبینی بازخورد بخواهید: اگر مطمئن نیستید که بازبینی‌های فصلی کار اضافی غیرضروری برای مدیران و کارکنان ایجاد می‌کند، از آنها بپرسید تا بتوانید تعیین کنید که آیا شرکت شما باید این رویه را ادامه دهد یا تغییر دهد.
نمونه ۱: بازبینی عملکرد مشتری/موکل
در این نوع ارزیابی عملکرد، مشتریان یا موکلانی که کارمند با آنها سروکار داشته است، به عنوان بازبین اصلی عمل می‌کنند. شرکت به طور معمول به آنها یک پرسشنامه یا نظرسنجی برای تکمیل می‌دهد که شامل یک رتبه‌بندی برای شایستگی‌های مختلف کارمند است.
به عنوان مثال، یک دستیار فروش در یک فروشگاه بزرگ، از مشتریان می‌خواهد که به مهارت‌های خدمات مشتری، قابلیت دسترسی، دانش محصول و تمایل به ارائه کمک به او رتبه دهند.
نمونه ۲: بازبینی عملکرد مدیریت بر اساس اهداف
یک بازبینی عملکرد مدیریت بر اساس اهداف (MBO) یک کارمند را بر اساس دستیابی او به اهداف خاص و قابل اندازه‌گیری که با مدیر او در ابتدای دوره بازبینی تعیین شده است، ارزیابی می‌کند. این رویکرد بر همسویی اهداف فردی با اهداف سازمانی تمرکز دارد تا اطمینان حاصل شود که کارکنان به طور معناداری به موفقیت شرکت کمک می‌کنند.
به این ترتیب، بر اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری تأکید می‌کند تا به کارکنان در درک انتظارات و به مدیران در ارزیابی عینی عملکرد کمک کند. در طول جلسه، هر دو طرف در مورد چالش‌ها، استراتژی‌های مؤثر و بهبودهای بالقوه بحث می‌کنند. سپس آنها اهداف را تنظیم یا اهداف جدیدی را تعیین می‌کنند، و اطمینان می‌دهند که اهداف کارمند برای دوره عملکرد بعدی مرتبط باقی می‌مانند.
نمونه ۳: بازبینی‌های عملکرد مبتنی بر پروژه
بازبینی‌های مبتنی بر پروژه در پایان یک پروژه تیمی انجام می‌شوند و مشارکت‌ها، مهارت‌ها و دستاوردهای کارمند را در رابطه با هر پروژه ارزیابی می‌کنند. به جای ارزیابی اهداف بلندمدت یا کلی، این بازبینی عملکرد هر کارمند را در مورد تحویل پروژه، حل مسئله، همکاری و پایبندی به ضرب‌الاجل‌ها بررسی می‌کند.
این نوع بازبینی می‌تواند به ارزیابی مهارت‌های مرتبط، مانند تخصص فنی، کار تیمی، نوآوری و سازگاری تحت فشار کمک کند. مدیر در مورد نقاط قوت و زمینه‌های بهبود کارمند بحث می‌کند، بازخورد سازنده ارائه می‌دهد، به دیدگاه کارمند گوش می‌دهد و برای کمک به افزایش عملکرد او در پروژه‌های آینده، پشتیبانی ارائه می‌دهد.
نمونه‌های بازبینی عملکرد سالانه
یک بازبینی عملکرد سالانه، اهداف و شایستگی‌های یک کارمند را در طول یک سال گذشته ارزیابی می‌کند و عملکرد و توسعه او را در این دوره طولانی به رسمیت می‌شناسد. شرکت‌ها به طور معمول از این نوع بازبینی برای اتخاذ تصمیمات کلیدی در مورد جبران خدمت، ترفیع و رشد شغلی استفاده می‌کنند و یک برنامه روشن برای سال آینده ایجاد می‌نمایند.
نکات منابع انسانی برای مدیران
- از قبل آماده شوید: اکثر سازمان‌ها آمادگی‌ها را در نوامبر آغاز می‌کنند تا بتوانند بازبینی‌ها را تا پایان سال تقویمی تکمیل کنند.
- اهداف بلندمدت را بررسی کنید: عملکرد کارمند را بر اساس شایستگی‌های از پیش تعریف شده نقش او و اینکه چقدر خوب به اهدافی که در طول بازبینی قبلی تعیین کرده است، دست یافته، ارزیابی کنید.
- تصمیمات جبران خدمات و ترفیع را بگیرید: بسته به سیاست شرکت و عملکرد کارمند، تصمیم بگیرید که چه کسی افزایش حقوق، پاداش یا ترفیع دریافت خواهد کرد.
- در مورد یک برنامه توسعه برای سال آینده به توافق برسید: برای تعیین اهدافی برای سال آینده که به کارمند در توسعه بیشتر و رسیدن به پتانسیل خود کمک می‌کند، با هم کار کنید.
- بین بازبینی‌های رسمی با کارکنان تماس بگیرید: مشکلات می‌توانند برای دوره‌های طولانی بین بازبینی‌های سالانه نادیده گرفته شوند. برای جلوگیری از این، بررسی‌های منظم و غیررسمی با کارکنان را برنامه‌ریزی کنید تا اطمینان حاصل شود که آنها متعهد، باانگیزه و در مسیر درست هستند.
نمونه ۱: بازبینی عملکرد اهداف بلندمدت
این بازبینی عملکرد مبتنی بر هدف بر ایجاد و دستیابی به اهداف خاص در یک دوره زمانی طولانی‌تر تمرکز دارد. مزایای اصلی این نوع بازبینی عبارتند از:
همسویی نزدیک عملکرد کارمند با اهداف استراتژیک سازمانی
- درک روشن‌تر از انتظاراتی که هر نقش بر روی کارمند می‌گذارد، و به او حس هدفمندی می‌دهد
- تعهد و انگیزه بیشتر کارکنان
یک بازبینی عملکرد اهداف بلندمدت همچنین به مدیران و کارکنان اجازه می‌دهد تا عملکرد را به راحتی پیگیری کنند و زمینه‌های کلیدی برای بهبود را شناسایی نمایند.
نمونه ۲: بازبینی عملکرد رشد شغلی
یک بازبینی عملکرد رشد شغلی، نقاط قوت، مهارت‌ها، پتانسیل و انگیزه یک کارمند را ارزیابی می‌کند. این کار تعیین می‌کند که چقدر برای نقش‌های رهبری آینده آماده است. این به کارکنان با پرورش آنها و ارائه فرصت‌های رشد، انگیزه و الهام می‌بخشد که به حفظ استعدادهای برتر کمک می‌کند. علاوه بر این، این امر تضمین می‌کند که شرکت دارای یک خط استعداد قوی است.
این بازبینی معمولاً شامل بحث مدیر با کارمند در مورد مسیر شغلی مورد نظر، مهارت‌هایی که می‌خواهند توسعه دهند و هرگونه علاقه به نقش‌ها یا پروژه‌های آینده است. سپس مدیر بررسی می‌کند که چگونه نقش فعلی کارمند و فرصت‌های آتی در سازمان می‌توانند از آرزوهای او حمایت کنند.
سپس مدیر در مورد اینکه کدام یک از نقاط قوت کارمند برای رشد شغلی او ارزشمند است، بازخورد می‌دهد و راهنمایی یا منابعی، مانند آموزش یا مربی‌گری، برای کمک به رفع شکاف‌های مهارتی ارائه می‌دهد. آنها همچنین مراحل عملی و نقاط عطف بالقوه را برنامه‌ریزی می‌کنند تا یک مسیر روشن برای دستیابی به اهداف حرفه‌ای او در طول زمان ایجاد کنند.
نمونه ۳: بازبینی ترفیع
یک بازبینی ترفیع ارزیابی می‌کند که آیا یک کارمند برای یک نقش بالاتر آماده است یا خیر. این بازبینی بر عملکرد، مهارت‌ها و آمادگی او برای مسئولیت‌های بیشتر تمرکز دارد و بررسی می‌کند که آیا او به طور مداوم انتظارات نقش فعلی را برآورده می‌کند و ابتکار عمل و مهارت‌های رهبری را نشان می‌دهد.
مدیر بازبینی را با ارزیابی داده‌های عملکرد، جمع‌آوری بازخورد و بحث در مورد علاقه کارمند به نقش انجام می‌دهد. اگر کارمند معیارها را برآورده کند، مدیر او را برای ترفیع توصیه می‌کند. در غیر این صورت، مدیر بازخورد در مورد زمینه‌هایی برای توسعه برای فرصت‌های آینده ارائه می‌دهد.
نمونه‌های خودارزیابی
در این نوع بازبینی‌ها، کارکنان فرصت دارند تا در مورد کار خود تأمل کنند و به عملکرد، شایستگی‌ها و دستاوردهای خود رتبه دهند. این معمولاً شامل تکمیل یک پرسشنامه یا نظرسنجی توسط هر کارمند با سؤالات باز و مقیاس‌های رتبه‌بندی است.
این امر کارکنان را به پذیرش مسئولیت توسعه خود تشویق می‌کند و به پرورش یک خط ارتباطی باز بین کارکنان و مدیران کمک می‌نماید.
نکات منابع انسانی برای مدیران
- پس از جمع‌آوری بازخورد پیگیری کنید: یک جلسه با هر کارمند برای بحث دقیق‌تر در مورد خودارزیابی او برنامه‌ریزی کنید.
- یک برنامه توسعه شخصی‌سازی شده ایجاد کنید: بر اساس اهداف و زمینه‌های مورد علاقه هر کارمند، می‌توانید به او در ایجاد یک برنامه برای حمایت از رشد حرفه‌ای‌اش کمک کنید.
- دیدگاه‌های دیگر را بگیرید: خودارزیابی‌ها می‌توانند شامل تعصب باشند، بنابراین از پایه قرار دادن یک بازبینی عملکرد کامل یا برنامه توسعه بر اساس خودارزیابی یک کارمند اجتناب کنید.
نمونه ۱: پرسشنامه خودارزیابی
یک پرسشنامه خودارزیابی به کارکنان اجازه می‌دهد تا عملکرد، نقاط قوت و زمینه‌های رشد خود را ارزیابی کنند. این شامل سؤالاتی در مورد دستاوردها، چالش‌ها و همسویی با اهداف تیم است که به آنها در تأمل در مورد مشارکت‌هایشان کمک می‌کند.
برای تکمیل آن، کارکنان کار گذشته خود را بررسی می‌کنند، بازخوردی را که دریافت کرده‌اند در نظر می‌گیرند و پاسخ‌های صادقانه‌ای در مورد عملکرد و نیازهای توسعه خود ارائه می‌دهند. این کار به هدایت رشد آینده کمک می‌کند و به عنوان پایه‌ای برای بحث با مدیرشان عمل می‌نماید.
نمونه ۲: ارزیابی مقاله‌ای
ارزیابی مقاله‌ای یک ارزیابی کتبی است که در آن کارکنان عملکرد، دستاوردها و زمینه‌های رشد خود را با کلمات خودشان توصیف می‌کنند. این قالب به آنها اجازه می‌دهد تا زمینه‌ای برای کار خود فراهم کنند و مشارکت‌های کلیدی را برجسته نمایند.
برای تکمیل آن، کارکنان خلاصه‌ای را می‌نویسند که دستاوردها، چالش‌ها و اهدافشان برای بهبود را پوشش می‌دهد. این رویکرد خودتأملی یک دیدگاه دقیق را ارائه می‌دهد که به مدیران کمک می‌کند بازخورد شخصی‌سازی شده‌تری ارائه دهند.
نمونه ۳: بازبینی عملکرد ۳۶۰ درجه
یک بازبینی عملکرد ۳۶۰ درجه بازخورد در مورد عملکرد یک کارمند را از سرپرستان، همکاران، زیردستان و در صورت لزوم، موکلان جمع‌آوری می‌کند. این کار یک دیدگاه جامع از نقاط قوت، ارتباطات و کار تیمی آنها از دیدگاه‌های متعدد ارائه می‌دهد.
در این بازبینی، کارمند یک خودارزیابی را تکمیل می‌کند و بازخورد از طریق پرسشنامه‌ها از همکاران دریافت می‌نماید. بررسی این بازخورد به کارمند کمک می‌کند تا بفهمد دیگران چگونه کار او را درک می‌کنند. همچنین به آنها کمک می‌کند تا زمینه‌هایی برای رشد را شناسایی کنند که می‌توانند برای بهبود هدفمند با مدیرشان در مورد آنها بحث کنند.
عبارات بازبینی عملکرد: بایدها و نبایدها
در ادامه لیستی از عبارات برای کمک به شما هنگام مشاوره به مدیران شرکتتان در مورد اینکه چه چیزی را بگویند و چه چیزی را در بازبینی‌های عملکرد خود نگویند، آورده شده است:
بایدها:
خاص باشید: “رهبری شما در پروژه‌های اخیر به طور قابل توجهی بهره‌وری تیم را افزایش داده است.”
بر روی رفتارها تمرکز کنید: “رویکرد فعال شما در جلسات، رضایت مشتری را افزایش داده است.”
از زبان واضح و مستقیم استفاده کنید: “شما به طور مداوم ضرب‌الاجل‌ها را رعایت می‌کنید و پروژه‌ها را در مسیر درست نگه می‌دارید.”
بازخورد مثبت و سازنده را متعادل کنید: “شما مهارت‌های تحلیلی قوی دارید. کار بر روی مهارت‌های ارائه شما می‌تواند به شما در انتقال ایده‌هایتان به طور مؤثرتر کمک کند.”
توسعه را تشویق کنید و اهداف را تعیین کنید: “در نظر بگیرید برخی دوره‌های پیشرفته را برای ساختن بر روی قابلیت‌های فعلی خود بگذرانید.”
دستیابی به هدف را به رسمیت بشناسید: “شما به طور مداوم اهداف عملکرد خود را برآورده می‌کنید و گاهی اوقات حتی از آنها فراتر می‌روید؛ این تعهد را نشان می‌دهد.”
بر همکاری تأکید کنید: “شما به طور معناداری در پروژه‌های تیمی مشارکت می‌کنید و به ایجاد یک محیط کاری حمایتی کمک می‌کنید.”
از توسعه شغلی حمایت کنید: “بر توسعه این زمینه‌ها تمرکز کنید تا به آماده شدن شما برای فرصت‌های پیشرفت آینده کمک کند.”
ابتکار عمل را برجسته کنید: “شما در مقابله با پروژه‌های چالش‌برانگیز ابتکار عمل به خرج می‌دهید، که به نفع کل تیم است.”
بهبود را به رسمیت بشناسید: “من متوجه بهبود قابل توجهی در مهارت‌های ارتباطی شما شده‌ام.”
مالکیت را تشویق کنید: “من از مالکیتی که در پروژه‌های خود دارید قدردانی می‌کنم. این نشان می‌دهد که شما پاسخگو و مسئول هستید.”
به طور سازنده به کیفیت کار رسیدگی کنید: “کار شما در کل خوب است، اما افزایش توجه شما به جزئیات آن را حتی بیشتر ارتقا خواهد داد.”
بازخورد سازنده در مورد ارتباطات ارائه دهید: “شما می‌توانید سعی کنید بیشتر در جلسات تیمی صحبت کنید تا به دیگران در درک بهتر ایده‌های شما کمک کند.”
ثبات در ضرب‌الاجل‌ها را تشویق کنید: “بیایید در مورد برخی استراتژی‌ها برای کمک به شما در رعایت ضرب‌الاجل‌ها به طور مداوم بیشتر بحث کنیم.”
پاسخگویی به بازخورد را به رسمیت بشناسید: “شما بازخورد را به خوبی مدیریت می‌کنید، و این در کار شما نشان می‌دهد. این همچنین نشان می‌دهد که شما به رشد و توسعه متعهد هستید.”
نبایدها:
بیانیه‌های مبهم ارائه دهید: “شما خوب کار می‌کنید.”
از زبان مطلق یا تعمیم‌یافته استفاده کنید: “شما همیشه ضرب‌الاجل‌ها را از دست می‌دهید.”
به انتقادات شخصی متوسل شوید: “شما تنبل هستید.”
کارمندان را مقایسه کنید: “برخلاف دیگران، شما ابتکار عمل به خرج نمی‌دهید.”
بازخورد مبهم ارائه دهید: “شما باید در بازی خود پیشرفت کنید.”
صرفاً بر روی موارد منفی تمرکز کنید: “شما نتوانستید به هدف برسید.”
بازخورد بیش از حد ارائه دهید: “من لیستی از زمینه‌هایی را که باید در آنها پیشرفت کنید، آماده کرده‌ام.”
بازخورد را به تأخیر بیندازید: “من باید این مسئله را زودتر به شما می‌گفتم.”
از زبان پیچیده یا اصطلاحات فنی استفاده کنید: “رویکرد شما فاقد مقیاس‌پذیری است.”
حالت تدافعی داشته باشید: “این فقط نحوه انجام کارها در اینجا است.”
حرف کارمند را قطع کنید: “بگذارید همینجا حرف شما را قطع کنم.”
احساسات کارمند را نادیده بگیرید: “شما بیش از حد حساس هستید.”
فرضیه بسازید: “من می‌دانم که شما علاقه‌ای به نقش‌های رهبری ندارید.”
از زبان تهدیدآمیز استفاده کنید: “اگر به زودی خودت را جمع‌وجور نکنی، ممکن است از کار کنار گذاشته شوی.”
آماده نبودن خود را نشان دهید: “من هنوز عملکرد شما را بررسی نکرده‌ام؛ بیایید فقط صحبت کنیم.”
بازبینی‌های عملکرد مؤثر با ارائه بازخورد واضح و سازنده و همسویی اهداف فردی با اهداف کسب‌وکار، تعهد و حفظ کارکنان را افزایش می‌دهند. بررسی‌های منظم به کارکنان راهنمایی مورد نیاز برای احساس ارزشمندی و انگیزه را می‌دهد و احتمال خروج را کاهش می‌دهد.
وقتی مدیران بازبینی‌های متعادل و قابل اجرا را آماده می‌کنند، کارکنان در مورد نقاط قوت و زمینه‌های رشد خود شفافیت پیدا می‌کنند، که عملکرد بهتری را هدایت می‌کند. با تمرکز بازبینی‌های عملکرد بر شناخت و رشد، می‌توانید به سازمان خود کمک کنید تا یک نیروی کار شادتر و متعهدتر ایجاد کند.
