چک لیست استخدامی جدید مانند یک نقشه راه است که شما را گام به گام راهنمایی می‌کند تا مطمئن شوید هیچ بخشی در سفر استخدامی کارکنان به سمت موفقیت از دست نمی‌رود.
استخدام تنها اولین قدم در جذب و حفظ استعدادهای برتر است. اگر می‌خواهید به حفظ بیشتر استخدام‌ها دست یابید و بهره‌وری استخدام‌های جدید را افزایش دهید، یک چک‌لیست استخدام که تضمین می‌کند فرآیند پذیرش موفقیت‌آمیز بوده، ضروری است. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، نقش شما ایجاد یک فرآیند استخدام جدید استثنایی است که اهداف استعداد سازمان شما را برآورده می‌کند.
این راهنما یک فرآیند 5 مرحله‌ای را برای ایجاد چک‌لیست‌های استخدامی جدید مؤثر و چندین الگوی چک لیست استخدامی جدید، از یک چک‌لیست ورود به کار عمومی تا یک چک‌لیست آموزشی جدید کارمندان، در اختیار شما قرار می‌دهد.
چک لیست استخدام جدید چیست؟
چک لیست استخدام جدید، فهرستی ساختاریافته از وظایف و اسنادی است که متخصصان و مدیران منابع انسانی از آن برای اطمینان از فرآیند پذیرش روان و کارآمد برای کارکنان جدید استفاده می‌کنند. این چک لیست معمولاً تمام فعالیت‌ها و الزامات ضروری را پوشش می‌دهد تا به استخدام جدید کمک کند تا در شرکت ادغام شود، نقش آنها را درک کند و با خط مشی‌های لازم مطابقت داشته باشد.
دوره جذب، استخدام و اصول مصاحبه استخدامی
برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص انواع استخدام، استراتژی استخدام و اصول مصاحبه استخدامی پیشنهاد می‌کنیم در این دوره شرکت نمایید.
چه چیزی باید در چک لیست استخدام جدید گنجانده شود؟
اجزای کلیدی چک لیست استخدام جدید اغلب شامل موارد زیر است:
تکمیل فرم های استخدام: مانند فرم های مالیاتی مانند فرم های W-4 و فرم های I-9، فرم های سپرده مستقیم و قراردادهای کاری.
استقبال از کارکنان جدید: به عنوان مثال، ایجاد بسته‌های خوش آمدگویی و معرفی استخدام جدید در کانال‌های ارتباطی داخلی.
مقدمه ای بر خط مشی‌های شرکت: ارائه دسترسی به کتابچه راهنمای کارمندان، آیین نامه رفتار و مواد مربوط به انطباق.
راه‌اندازی فناوری: اطمینان از دسترسی استخدام‌شده جدید به نرم‌افزار، حساب‌های ایمیل و سخت‌افزار (کامپیوتر، تلفن و غیره) لازم.
آموزش نقش خاص: برنامه ریزی جلسات آموزشی اولیه و معرفی آنها به سیستم ها و فرآیندهای مربوطه.
جهت گیری و معرفی تیم: برنامه ریزی جلسات با اعضای کلیدی تیم، مدیران و روسای بخش.
ثبت نام در مزایا: ارائه راهنمایی در مورد انتخاب مراقبت‌های بهداشتی، بازنشستگی و سایر مزایا.
یک چک لیست استخدام جدید با ساختار مناسب به تکمیل تمام مراحل به صورت سیستماتیک کمک می‌کند، تجربه حضور مثبت را تسهیل می‌کند و کارمندان جدید را قادر می‌سازد تا سریعتر بهره‌ور باشند.
چرا یک چک لیست استخدام جدید جامع اجرا کنید؟
یک چک لیست جدید استخدامی کامل به شما کمک می کند تا یک فرآیند ساختار یافته را ایجاد کنید، که در یک محیط کسب و کار که در آن 75٪ سازمان ها در ایفای نقش با مشکل مواجه هستند، ضروری است. بسیاری از شرکت‌ها در تنظیمات ترکیبی یا از راه دور فعالیت می‌کنند و حضور مستحکم و ایجاد فرهنگ شرکتی قوی برای جذب افراد جدید برای احساس ارتباط، مشارکت و همسویی با اهداف سازمان بسیار مهم است. با این حال، بسیاری از کسب‌وکارها فرآیند استخدامی ساختار یافته ندارند.
چرا ایجاد چک لیست استخدامی مهم است؟
بر اساس مطالعه هاروارد بیزینس ریویو، تا 20 درصد از جابجایی استخدام های جدید در 45 روز اول استخدام اتفاق می‌افتد، که اغلب در نتیجه عدم پذیرش کارکنان و احساس ناخوشایندی و احساس نارضایتی کارمندان است و نمی‌دانند چه کاری انجام می‌دهند یا چه چیزی لازم است.
همان تحقیق نشان داد که سازمان‌هایی که دارای فرآیند استانداردسازی شده هستند، 50 درصد حفظ استخدام جدید و 62 درصد بهره‌وری بالاتری را تجربه می‌کنند.
O.C. گزارش فرهنگ جهانی تانر در سال 2025 نشان داد که تنها 62 درصد از کارمندان مورد بررسی، تجربه مثبتی در فرآیند حضور دارند.
یک تجربه مثبت از حضور در هیئت مدیره تأثیر زیادی بر کارمندان دارد – احتمال اینکه آنها 11 برابر بیشتر احساس کنند در محل کار خود موفق هستند.
به طور متوسط برنامه پذیرش 90 روز طول می‌کشد، اما بر اساس گزارش گالوپ “ایجاد سفری استثنایی برای کارمندان جدید”، 12 ماه طول می کشد تا کارمندان جدید به پتانسیل عملکرد کامل خود دست یابند.
از یافته‌ها مشخص است که سازمان‌هایی که زمان و تلاش خود را روی کارمندان جدید خود سرمایه‌گذاری می‌کنند، از مزایای آن بهره‌مند می‌شوند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید از کسب‌وکار خود حمایت کنید و یک برند انتخابی کارفرمایی بسازید که استعدادهای برتر را از طریق یک برنامه حضوری بر اساس یک چک لیست استخدامی برای استخدام‌های جدید جذب و حفظ کند.
یک چک لیست به خوبی تعریف شده تضمین می‌کند که کارکنان جدید ابزار، آموزش و پشتیبانی لازم را دریافت می‌کنند و آنها را برای موفقیت بلندمدت تنظیم می‌کند.
هاروارد بیزینس ریویو می‌گوید که مؤثرترین سازمان‌ها یک سال را صرف استخدام‌های جدید می‌کنند، با یک فرآیند حداقل 90 روزه که مستند و نظارت می‌شود. این فرآیندهای موفقیت آمیز آنبوردینگ بر سه بعد کلیدی تمرکز می‌کنند: سازمانی، اجتماعی و فنی و به لطف این رویکرد یکپارچه، کارکنان خود را قادر می‌سازند که بمانند، مشارکت کنند و پیشرفت کنند.
فرآیند آنبوردینگ مدت ها قبل از روز اول شروع کاری آغاز می شود. این تداوم تجربه نامزد است و باید انتظارات را برآورده کند. بیشتر تجربیات به دلیل عدم تحقق وعده های داده شده در حین استخدام موفقیت آمیز نخواهد بود.
خطرات استخدام ضعیف
واضح است که استفاده از چک لیست استخدام جدید برای ساختار یک برنامه حضوری که حداقل 90 روز طول می‌کشد، مزایای زیادی دارد. اما بدون اینکه یکی در جای خود باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا سازمان‌ها به سادگی مزایای یک برنامه نصب خوب را از دست می‌دهند یا باید تأثیرات منفی را در نظر گرفت؟ یک بار دیگر، بیایید نگاهی بیندازیم به آنچه که آمار به ما می‌گوید:
بدون یک فرآیند مستحکم پذیرش، ممکن است استخدام‌های جدید احساس گم شدن، قطع ارتباط یا عدم همسویی با فرهنگ شرکت کنند. این منجر به نارضایتی می‌شود، به طوری که 16٪ از استخدام کنندگان جدید در هفته اول ترک می‌کنند.
پذیرش ناکافی می‌تواند منجر به تجربیات منفی کارکنان شود که ممکن است به برند کارفرما آسیب برساند. یک نظرسنجی CareerBuilder نشان داد که 72٪ از کارمندان با تجربه ورود منفی به احتمال زیاد آن را به صورت آنلاین به اشتراک می‌گذارند که بر توانایی شرکت برای جذب استعدادهای آینده تأثیر می‌گذارد.
نکته HR
چک لیست استخدام جدید، کل سازمان را حول اهداف یکسانی قرار می‌دهد، پایه‌ای محکم برای فرهنگ شرکت ایجاد می‌کند و از محیطی شفاف، تعامل و همسویی پشتیبانی می‌کند.
17 مهارت استخدامی برای استخدام بهترین استعدادها
نقش یک استخدام کننده چند وجهی است و به تعادل بین مهارت های سخت و نرم نیاز دارد. از استعدادیابی و استفاده از داده‌ها تا ایجاد روابط و درک تناسب فرهنگی، موفقیت در استخدام به مجموعه مهارت‌های کاملی بستگی دارد که با نیازهای بازار کار امروز و فردا سازگار باشد.
همچنین شایان ذکر است که عدم اجرای یک فرآیند ساختاریافته سازماندهی شده ممکن است سازمان را در معرض خطرات قانونی قرار دهد. عدم اطلاع‌رسانی صحیح به استخدام‌کنندگان جدید در مورد انطباق، مقررات و انتظارات می‌تواند منجر به تخلفات و مسئولیت‌های قانونی بالقوه شود، در حالی که عدم وجود یک فرآیند سازمان‌یافته سازماندهی شده می‌تواند زمان لازم را برای رسیدن به بهره‌وری کامل استخدام‌کنندگان جدید افزایش دهد و منجر به تاخیر در پروژه‌ها و زیان‌های مالی شود. .
نحوه ایجاد یک چک لیست استخدام جدید موثر
ایجاد یک چک لیست به خوبی طراحی شده برای استخدام های جدید، تمام مراحل ضروری در سفر ورود کارکنان به سازمان را پوشش می‌دهد. این فرآیند در ادغام استخدام‌های جدید در ساختار سازمانی، فرهنگ و گردش کار شما ضروری است.
در اینجا نحوه ایجاد یک چک لیست استخدام جدید جامع که هم از کارمند و هم از سازمان پشتیبانی می‌کند، آمده است:
دوره قبل از آنبوردینگ
فرآیند استخدام جدید از لحظه‌ای شروع می‌شود که یک نامزد پیشنهاد کار را می‌پذیرد. مرحله پیش از آنبوردینگ فرصتی عالی برای ایجاد احساس خوش آمد گویی و آمادگی برای اولین روز استخدام شده جدید است. وظایف کلیدی که باید در چک لیست خود برای این مرحله قرار دهید عبارتند از:
یک ایمیل خوشامدگویی بفرستید که مشخص می‌کند چه چیزی در روز اول انتظار می‌رود.
اطلاعات ضروری مانند دفترچه راهنمای کارمند، کد لباس، پارکینگ، یا اعتبار ورود به سیستم برای کارگران از راه دور را به اشتراک بگذارید.
هرگونه فرم قبل از ورود، مانند اسناد مالیاتی، جزئیات سپرده مستقیم و اطلاعات مزایا را ارائه دهید تا زودتر از موعد تکمیل شوند.
استخدام جدید را دعوت کنید تا از طریق یک معرفی مجازی با تیم تعامل داشته باشد یا مخاطبین کلیدی تیم را به اشتراک بگذارد.
این مرحله به ایجاد هیجان کمک می‌کند و اضطراب روز اول را برای شروعی آرام کاهش می‌دهد.
روز اول
روز اول در تنظیم لحن برای تجربه کارمند بسیار مهم است. چک لیست شما باید اطمینان حاصل کند که استخدام جدید احساس استقبال می‌کند و شروع به درک فرهنگ شرکت می‌کند. شامل مراحل زیر باشد:
- یک تبریک شخصی و یک تور اداری مجازی یا حضوری ارائه دهید.
- استخدام جدید را به اعضای کلیدی تیم و ذینفعان معرفی کنید.
- مروری بر ارزش‌ها، مأموریت و فرهنگ شرکت به اشتراک بگذارید و به آنها کمک کنید تا تصویر بزرگ‌تر را درک کنند.
- اطمینان حاصل کنید که آنها ابزارها و دسترسی‌های لازم مانند راه اندازی رایانه، ایمیل و ورود به نرم افزار را دارند.
- استخدام جدید شما باید روز خود را با این احساس به پایان برساند که آنها یک عضو کامل تیم هستند، حتی اگر هنوز یک فرآیند ساخت‌یافته در پیش‌روی خود داشته باشند.
نکته HR
روند ورود خود را برای استخدام جدید خود توضیح دهید تا آنها بدانند چه انتظاری دارند و به آنها اطمینان دهید که در زمانی که در حال یافتن پای خود هستند به شدت از آنها حمایت می‌شود.
هفته اول
در طول هفته اول، تمرکز بر کمک به استخدام جدید برای درک نقش خود و نحوه قرار گرفتن آنها در تیم تغییر می‌کند. چک لیست شما باید شامل موارد زیر باشد:
- برای ایجاد روابط و تشویق همکاری، جلساتی را با اعضای تیم و بخش‌های مربوطه ترتیب دهید.
- شرح شغل مفصلی ارائه دهید که انتظارات، اهداف و پروژه های فوری را مشخص می‌کند.
- برای کمک به آنها برای آشنایی با ابزارها، سیستم‌ها یا متدولوژی‌هایی که استفاده خواهند کرد، آموزش‌های لازم را شروع کنید.
- برای جمع‌آوری بازخورد در مورد نحوه تنظیم آنها و روشن کردن سؤالات، یک جلسه بررسی اولیه ارائه دهید.
90 روز اول (برنامه 30-60-90 روزه)
یک فرآیند ورود موثر معمولاً حداقل 90 روز طول می‌کشد و به استخدام جدید زمان کافی برای سازگاری و احساس یکپارچگی کامل می‌دهد. این دوره را به سه مرحله تقسیم کنید:
30 روز: بر کمک به استخدام جدید تمرکز کنید تا نقش خود، فرهنگ شرکت و ابزارهایی را که استفاده خواهند کرد درک کنند. انتظارات عملکرد اولیه را تنظیم کنید.
60 روز: آنها را به شرکت در پروژه ها و همکاری فعال با اعضای تیم تشویق کنید. جلسات بازخورد منظم را برای نظارت بر پیشرفت و رسیدگی به هر چالشی برنامه ریزی کنید.
90 روز: یک بازبینی 90 روزه انجام دهید، دستاوردها را ارزیابی کنید، به چالش ها رسیدگی کنید و برای مرحله بعدی اهداف تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که استخدام جدید احساس راحتی می‌کند و منابع لازم برای ادامه پیشرفت را دارد.
یک برنامه منظم 30-60-90 روزه به استخدام جدید کمک می‌کند تا به تدریج پیشرفت کند و حمایت لازم را برای موفقیت دریافت کند.
چرا ورود به آنبوردینگ باید 90 روز باشد! 90 روز به اندازه کافی طولانی است تا کارمندان از "مرحله اولیه" عبور کنند، جایی که ممکن است هنوز در مورد نقش خود و سازمان هدفمند نباشند. این همچنین به استخدام کنندگان جدید زمان کافی برای شروع ایجاد روابط و ارائه حداقل یک کار معنادار می‌دهد. در پایان 90 روز، کارمند باید به 3 چیز دست یافته باشد: 1. ایجاد ارتباط با سازمان 2. اقداماتی که می‌تواند انجام دهد 3. احساس باارزشی کنند
12 ماه اول
در حالی که چک لیست کارمند جدید شما معمولاً فراتر از ۹۰ روز اول نمی‌شود، پشتیبانی و نظارت مستمر در طول سال اول ضروری است تا اطمینان حاصل شود که استخدام جدید درگیر و در مسیر باقی می‌ماند. پس از مرحله ورود اولیه، بررسی‌های منظم به ادغام کارمند جدید در شرکت کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که در نقش خود موفق هستند.
این باید شامل موارد زیر باشد:
بررسی عملکرد و جلسات بازخورد منظم برای همسو کردن پیشرفت استخدام جدید با اهداف سازمانی
بحث‌های توسعه شغلی برای کشف چشم اندازهای آینده، مانند مسئولیت‌های اضافی یا ترفیعات بالقوه
جمع آوری بازخورد در مورد فرآیند پذیرش برای شناسایی زمینه‌های بهبود و ایجاد تنظیمات برای استخدام‌های جدید در آینده
الگوهای جدید چک لیست استخدام
چک لیست استخدام جدید برای HR
چک لیست استخدام جدید سازمان شما فرآیند ورود شما را مستند می کند و یک تجربه پیوسته پذیرش را برای همه افراد جدید تضمین می‌کند.
استخدام جدید چک لیست فناوری اطلاعات
در حالی که همه استخدام‌های جدید باید از طریق چک لیست اولیه استخدام جدید برای منابع انسانی بگذرند، ادغام یک استخدام جدید در یک سازمان نیاز به همکاری بین بخش‌های مختلف دارد. تیم فناوری اطلاعات، به ویژه، نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه یک کارمند ابزار و دسترسی لازم را برای انجام وظایف خود دارد، ایفا می‌کند.
در زیر یک الگوی چک لیست جامع فناوری اطلاعات برای متخصصان منابع انسانی برای تنظیم و مدیریت ابزارهای استخدام جدید آمده است.
چک لیست استخدام جدید برای مدیران
انتقال یکپارچه به یک سازمان جدید نه تنها به نفع کارمند جدید است، بلکه پویایی تیم را افزایش می‌دهد و به موفقیت کلی کسب و کار کمک می‌کند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید از نزدیک با تیم‌های مدیریتی کار کنید تا آنها را در طول فرآیند راهنمایی کنید. در زیر چک لیست استخدام جدید برای مدیران آمده است.
چک لیست آموزش کارکنان جدید
استخدام‌های جدید به آموزش مقدماتی برای درک کامل ارزش‌های اصلی و اهداف استراتژیک سازمان و همچنین دستیابی به سیستم‌ها و سیاست‌های شرکت نیاز دارند. چک لیست آموزش کارمندان جدید به شما کمک می ند تا اطمینان حاصل کنید که همه استخدام های جدید در شرکت بهترین شروع را دارند.
نکات مهم دکتر ون در مروی برای منابع انسانی
ارزش روابط را در برنامه حضوری دست کم نگیرید: این به ایجاد حس تعلق کمک می‌کند، استخدام های جدید را سریعتر جذب می‌کند و ادراکات مثبت را تقویت می‌کند.
فضایی برای کارمندان بگذارید تا برنامه 90 روزه خود را با هم ایجاد کنند: این به آنها اجازه می‌دهد تا به اهداف متقابل متعهد شوند و احساس مسئولیت پذیری و موفقیت بیشتری ایجاد می‌کند.
مدیریت رهبری را نادیده نگیرید: همان اصول برنامه 90 روزه در مورد مدیریت رهبری اعمال می‌شود، که می‌تواند به گونه‌ای تنظیم شود که منعکس کننده مدیریت افراد و نتایج اضافی باشد.
همیشه مطمئن شوید که فاکتورهای بهداشتی به طور یکپارچه ارائه می‌شوند: مواردی مانند دسترسی به ساختمان و سیستم، حقوق و دستمزد، پارکینگ و زمان و حضور و غیاب. اینها تأثیر زیادی بر تجربه کلی دارند.
مکانیسم‌هایی برای بازخورد از استخدام‌های جدید در طول 90 روز ایجاد کنید: این به شما امکان می‌دهد تا تجربه کلی را زیر نظر داشته باشید و قبل از اینکه به یک خطر تبدیل شود، به هر چیزی که باعث کاهش تجربه می‌شود رسیدگی کنید.
بهبود جذب کارکنان جدید خود با چک لیست استخدام
چک لیست کارمندان جدید مراحل، وظایف و اطلاعات مورد نیاز برای ادغام کارآمد یک استخدام جدید در سازمان را پوشش می‌دهد. این چک لیست‌ها نشان می‌دهد که چگونه برنامه‌های آنبوردینگ با موفقیت ارائه می‌شوند.
یک عضوگیری مؤثر نه تنها به استخدام‌های جدید کمک می‌کند تا سریعتر و مؤثرتر بهره‌ور شوند، بلکه به طور قابل‌توجهی بر تصمیم آنها برای تعهد بلندمدت به سازمان تأثیر می‌گذارد. برای متخصصان منابع انسانی، داشتن این چک لیست های دقیق بسیار ارزشمند است. آنها نقشه راه روشنی را برای کل کسب و کار ارائه می‌دهند که از ثبات، دقت و استانداردهای بالا در فرآیند ورود اطمینان حاصل می‌کند.