چرخه کامل استخدام و جذب نیرو

مراحل فرآیند استخدام چرخه کامل

بیایید نگاهی به شش مرحله فرآیند استخدام چرخه کامل و نقش استخدام‌کننده چرخه کامل در هر مرحله بیندازیم.

۱. آماده‌سازی

این مرحله شامل جمع‌آوری اطلاعات از مدیر استخدام است. به محض اینکه درخواست استخدام به صورت داخلی تأیید شد، استخدام‌کننده و مدیر استخدام در مورد الزامات خاص موقعیت جدید بحث خواهند کرد. این شامل مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز، نقش در تیم، شخصیت و توانایی‌های یک نامزد مناسب است.

استخدام‌کننده از این اطلاعات جمع‌آوری شده برای نوشتن یک شرح شغل واضح و فراگیر برای استفاده داخلی استفاده خواهد کرد. بر اساس شرح شغل، آن‌ها سپس یک آگهی شغلی دقیق و جذاب (یا از یک نویسنده تبلیغاتی برای انجام این کار درخواست می‌کنند) می‌نویسند که سپس در سراسر سایت‌های کاریابی منتشر می‌شود تا نامزدهای مناسب را جذب کرده و یک خط لوله قوی از نامزدها ایجاد کند.

نکته ابزار: می‌توانید از یک ابزار هوش مصنوعی مولد مانند ChatGPT برای تولید سریع شرح شغل بر اساس دستورالعمل‌های از پیش تعریف شده استفاده کنید.

۲. منبع‌یابی

هنگامی که آگهی شغلی شما آماده شد، زمان شروع منبع‌یابی است. این مرحله شامل تعیین دقیق مکان‌هایی است که احتمالاً نامزد ایده‌آل خود را در آنجا پیدا خواهید کرد. برخی از رسانه‌های منبع‌یابی رایج که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید عبارتند از سایت‌های شغلی، صفحات رسانه‌های اجتماعی، آژانس‌های استخدامی، نمایشگاه‌های کاریابی و معرفی کارمندان.

استخدام‌کنندگان همچنین می‌توانند با جستجو و تعامل فعال با نامزدهای بالقوه‌ای که ممکن است برای شغل درخواست نداده باشند، با استفاده از شبکه‌ها، رسانه‌های اجتماعی و سایر پلتفرم‌ها، رویکردی فعالانه اتخاذ کنند. این تعامل استراتژیک به ایجاد روابط با استعدادهای برتر کمک می‌کند.

در طول مرحله منبع‌یابی، استخدام‌کننده به طور منظم با مدیر استخدام در تماس خواهد بود تا به‌روزرسانی‌های به موقع را به آن‌ها ارائه دهد.

منبع‌یابی آسان‌تر می‌شود اگر استخدام‌کننده چرخه کامل فقط بر روی نقش‌های بسیار تخصصی تمرکز کند. جستجوی نامزدها در یک زمینه خاص تعداد کانال‌های منبع‌یابی بالقوه‌ای را که باید استفاده کنید کاهش می‌دهد. این به نوبه خود به شما امکان می‌دهد تا بهتر هر کانال را پیگیری کنید.

تمرکز بر نقش‌های تخصصی همچنین ایجاد و حفظ یک مخزن استعداد را آسان‌تر می‌کند. یک مخزن استعداد نیز می‌تواند یک کانال منبع‌یابی عالی باشد—می‌تواند یک شبکه ایمنی در صورت جدایی ناگهانی فراهم کند و دسترسی شما را به سایر نامزدهای واجد شرایط و غیرفعال که در غیر این صورت ارتباط با آن‌ها دشوار است، فراهم کند.

نکته ابزار: ابزارهای منبع‌یابی مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای ساده‌سازی این بخش از فرآیند استخدام از آن‌ها استفاده کنید، از جمله Recruit’em، OctoHR و HireEZ.

۳. غربالگری

غربالگری اولیه نامزدها می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد:

غربالگری رزومه: این رایج‌ترین روش است. این به استخدام‌کننده کمک می‌کند تا ارزیابی کند که نامزدها تا چه حد معیارهای شرح شغل را برآورده می‌کنند.

غربالگری تلفنی/چت‌بات: این به همسو کردن انتظارات بین نامزد و کارفرما کمک می‌کند، که استخدام‌کننده می‌تواند از یک چک لیست برای آن استفاده کند. سوالات غربالگری ممکن است شامل موضوعاتی مانند مهارت‌ها و تجربه مرتبط، انتظارات حقوق و مزایا، سطح تعهد (به عنوان مثال، تمام وقت، پاره وقت یا آزاد)، تاریخ شروع و سایر عوامل بالقوه فسخ کننده معامله باشد.

از آنجایی که این یک روش نسبتاً استاندارد است، در برخی موارد، به ویژه برای نقش‌های با حجم بالا، می‌توان از چت‌بات نیز استفاده کرد.

پیش‌گزینی: این یک روش غربالگری قدرتمند است که به جلوگیری از عدم تطابق‌های احتمالی کمک می‌کند. ابزارهای پیش‌گزینی ارزیابی‌هایی را ارائه می‌دهند که می‌تواند شامل تست توانایی شناختی، تست‌های قضاوت موقعیتی، پرسشنامه‌های شخصیتی و سایر تست‌هایی باشد که به پیش‌بینی کیفیت استخدام جدید کمک می‌کند.

ارزیابی‌های پیش از استخدام همچنین می‌تواند شامل یک پیش‌نمایش شغلی واقع‌بینانه باشد، که به مدیریت انتظارات بین نامزد و کارفرما کمک می‌کند و منجر به استخدام‌های بهتری می‌شود. تست‌های پیش‌گزینی اغلب برای مشاغلی با حجم بالای متقاضی استفاده می‌شود.

هدف از مرحله غربالگری کاهش تعداد نامزدها به یک گروه قابل مدیریت از سه تا ده نفر است. این نامزدها می‌توانند سپس فرآیند انتخاب و مصاحبه را آغاز کنند.

نکته ابزار: ابزارهای ارزیابی پیش از استخدام مانند VidCruiter، TestGorilla و Vervoe می‌توانند به شما کمک کنند فراتر از رزومه را ببینید و بهترین نامزدها را برای موقعیت‌های باز خود پیدا کنید.

۴. انتخاب

فرآیند انتخاب در مورد شناسایی بهترین گزینه برای نقش از طریق تکالیف و مصاحبه‌ها است.

بخش بزرگی از این مرحله مدیریت زمان و وظایف است. مصاحبه‌های نامزدها باید برنامه‌ریزی و تأیید شوند، تکالیف ارسال و بررسی شوند و بازخورد سازنده پس از آن ارائه شود.

بخش به همان اندازه مهم این مرحله رابطه استخدام‌کننده با مدیر استخدام است. آن‌ها باید به طور منظم در تماس نزدیک باشند تا لیست کوتاه نامزدها را مورد بحث قرار دهند، بازخورد هر فرد را جمع‌آوری کنند و الزامات را تکرار کنند.

یک راهنمای مصاحبه می‌تواند به ایجاد یک فرآیند ساختاریافته کمک کند و اطمینان حاصل کند که همه نامزدها تجربه یکسانی را دریافت می‌کنند – از دعوت اولیه و جلسه توجیهی گرفته تا ترتیب سوالات پرسیده شده و جمع‌بندی مصاحبه. همچنین به کاهش خطر سوگیری در فرآیند مصاحبه کمک می‌کند.

نکته ابزار: آیا می‌دانستید ۶۲٪ از نامزدها می‌خواهند زمان‌بندی مصاحبه خودکار شود؟ ابزارهای زمان‌بندی مصاحبه مانند Calendly، Paradox و Rooster می‌توانند به شما کمک کنند تقویم خود را همگام‌سازی کنید و فرآیند زمان‌بندی را ساده کنید تا بتوانید یک تجربه عالی برای نامزد ارائه دهید و نقش‌ها را سریع‌تر پر کنید.

۵. استخدام

وقتی استخدام‌کننده و مدیر استخدام لیست کوتاه خود را به بین یک تا سه نامزد کاهش دادند، زمان تصمیم‌گیری است. در حالی که استخدام‌کننده چرخه کامل (به شدت) در هر مرحله از فرآیند دخیل است، تصمیم نهایی با مدیر استخدام است. البته، استخدام‌کننده می‌تواند برای تصمیم‌گیری نظر خود را ارائه دهد.

بهترین راه برای اتخاذ این تصمیم استفاده از یک رویکرد داده‌محور است. به عبارت دیگر، از معیارهای از پیش تعریف شده (دانش، مهارت‌ها، رفتار، انگیزه‌ها و غیره) برای رتبه‌بندی هر نامزد در طول فرآیند انتخاب استفاده کنید.

هنگامی که بهترین نامزد را انتخاب کردید، می‌توانید شروع به تهیه یک پیشنهاد شغلی رسمی کنید. این باید شامل عنوان شغلی، بسته حقوق و مزایا، ساعات کاری و مسئولیت‌های نقش باشد.

وقتی تصمیم می‌گیرید با یک نامزد پیش بروید، ممکن است بخواهید بررسی مرجع انجام دهید. در برخی موارد، انجام بررسی پیشینه نیز ضروری است.

بررسی‌های مرجع راهی برای تأیید برداشت شما از نامزد و جمع‌آوری اطلاعات اضافی از منابع متعدد است. این امر به ویژه اگر در طول فرآیند مصاحبه در مورد یک شایستگی یا مهارت خاص تردید داشتید، مفید است.

استفاده از بررسی‌های پیشینه نیز به نوع شغل و کشوری که در آن هستید بستگی دارد. این بررسی‌ها برای مشاغل دولتی یا نقش‌هایی که شامل کار با کودکان است، رایج است.

نکته ابزار: Checkmate، RefNow و Zinc ابزارهای بررسی مرجع و پیشینه هستند که انجام این بررسی‌ها را برای تیم‌های منابع انسانی و استخدام‌کنندگان آسان می‌کنند و باعث صرفه‌جویی در وقت در این فرآیند می‌شوند.

۶. جذب

هنگامی که نامزد قرارداد کاری خود را امضا کرد، دوره پیش از جذب آغاز می‌شود. این به زمانی بین امضای قرارداد توسط نامزد و شروع واقعی کار جدید آن‌ها اشاره دارد.

برقراری ارتباط با استخدام‌های جدید در این دوره برای حفظ تعامل و اشتیاق آن‌ها برای پیوستن به شرکت بسیار مهم است. عدم انجام این کار می‌تواند منجر به پذیرش پیشنهاد شغلی دیگری توسط آن‌ها یا شروع به کار با تعامل و انگیزه کم شود، که می‌تواند نرخ گردش مالی استخدام‌های جدید را افزایش دهد.

جذب پیش از استخدام می‌تواند شامل ارسال دفترچه راهنمای کارمند، دعوت آن‌ها به شرکت در فعالیت‌های تیمی (غیررسمی)، به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد روز اول کاری آن‌ها، تعیین یک دوست کاری برای آن‌ها یا برگزاری یک جلسه خوشامدگویی مجازی با تیمشان باشد.

جذب از روز اول کاری کارمند آغاز می‌شود. این معمولاً شامل یک تور در محل کار، معرفی آن‌ها به تیمشان و تهیه تجهیزات مورد نیاز آن‌ها می‌شود.

در حالی که این اغلب توسط منابع انسانی هدایت می‌شود – با مشارکت زیاد مدیر استخدام – مهم است که استخدام‌کننده نیز به طور منظم با کارمند جدید در تماس باشد. با توجه به اینکه قبلاً یک رابطه کاری ایجاد شده است، کارمند ممکن است راحت‌تر نگرانی‌های خود را حداقل در چند هفته اول با استخدام‌کننده در میان بگذارد.

نکته ابزار: ابزارهای نرم‌افزاری جذب مانند Enboarder، Coassemble، Innform و Waybook می‌توانند این فرآیند را برای استخدام‌های جدید، منابع انسانی و مدیران استخدام ساده کنند. هدف آن‌ها ارائه یک تجربه جذب روان، حمایتی و جذاب است که استخدام‌های جدید را برای موفقیت آماده می‌کند.