هر آنچه که باید درخصوص مدیریت عملکرد کارکنان بدانید؟

روش‌های مدیریت عملکرد

انتخاب روش مناسب مدیریت عملکرد به شما کمک می‌کند تا بهبود مستمر را تشویق کنید، رشد و توسعه حرفه‌ای کارکنان خود را پرورش دهید و در نهایت، سهم آنها را در عملکرد سازمانی خود به حداکثر برسانید. در اینجا برخی از روش‌های مختلف مدیریت عملکرد توضیح داده شده است.

• تعیین هدف

تعیین اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی) یک روش محبوب مدیریت عملکرد است زیرا به کارکنان وضوح، هدف و انگیزه می‌دهد. همچنین به آنها کمک می‌کند تا درک کنند که چگونه کار و عملکرد آنها به شرکت در دستیابی به اهدافش کمک می‌کند. با اهداف واضح و مشخص، کارکنان می‌دانند چگونه وظایف روزانه را اولویت‌بندی کنند و انگیزه بیشتری برای دستیابی به آنها دارند.

اهداف SMART مختلفی وجود دارد که مدیران می‌توانند بسته به نیازهای خود و اهداف کسب‌وکار، آنها را با کارکنان تعیین کنند:

اهداف عملکرد: اهدافی که معمولاً با الزامات شغلی خاص همسو هستند.

اهداف توسعه: اهدافی که به کارکنان کمک می‌کنند مهارت‌ها و شایستگی‌هایی را توسعه دهند که آنها را برای پیشرفت به نقش‌های دیگر در شرکت آماده می‌کند.

اهداف چالشی (کِششی):اهدافی که با بیرون آوردن کارکنان از منطقه امن خود و گسترش توانایی‌های فعلی آنها، آنها را به چالش می‌کشند.

• مدیریت عملکرد مداوم

مدیریت عملکرد مداوم یک رویکرد جامع برای مدیریت عملکرد است که در آن مدیران و کارکنان به طور مداوم در طول سال در مورد عملکرد کاری و اهداف کارمند بحث می‌کنند. مدیران بازخورد سازنده و بی‌درنگ عملکرد را به اعضای تیم خود ارائه می‌دهند که با تعیین هدف و بررسی‌ها ترکیب می‌شود. با بازخورد مکرر، کارکنان و مدیران قادر به ایجاد پایه قوی‌تری از اعتماد و اصالت هستند و روابط کاری سالم‌تری را ترویج می‌کنند. بازخورد فوری همچنین به حل سریع مشکلات قبل از تشدید آنها، بهبود ارتباط بین کارکنان، مدیران و مربیان و پرورش فرهنگ رشد و توسعه که در آن همه می‌توانند به پتانسیل خود برسند، کمک می‌کند.

• مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)

مدیریت بر مبنای اهداف (MBO) یک روش عالی مدیریت عملکرد است که به تجزیه و تحلیل عملکرد کلی یک کارمند در نقش خود کمک می‌کند. این به مدیران اجازه می‌دهد تا الزامات شغلی یک نقش را ارزیابی کنند و ببینند که چگونه با اهداف سازمانی همسو هستند، سپس اهداف واقع‌بینانه برای دستیابی کارکنان تعیین کنند.

مرحله بعدی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های عملکرد کارکنان است تا ببینیم چقدر به این اهداف دست یافته‌اند و به کارکنان بازخورد ارائه دهیم. این به آنها امکان می‌دهد تا درک کنند که چه کاری را به خوبی انجام می‌دهند و در کجا می‌توانند پیشرفت کنند. سپس، آنها می‌توانند در هر زمینه‌ای از شغل خود که با آن مشکل دارند، به دنبال کمک و پشتیبانی باشند.

این روش همچنین می‌تواند به منابع انسانی در شناسایی شکاف‌های مهارتی نوظهور و همچنین زمینه‌های آموزش بیشتر کمک کند. همچنین می‌تواند نشانه خوبی از حجم کاری و اینکه آیا کارکنان قادر به مدیریت حجم کاری فعلی خود هستند یا خیر و اینکه آیا وظایف خاصی باید واگذار شوند یا خیر، ارائه دهد.

• بازخورد ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه (همچنین به عنوان بررسی ۳۶۰ شناخته می‌شود) یک روش مدیریت عملکرد است که در آن یک کارمند از مدیر، همکاران و خودارزیابی خود بازخورد دریافت می‌کند. این نه تنها نمای کلی گسترده‌ای از عملکرد آنها را به کارکنان ارائه می‌دهد، بلکه عمل ایجاد این بازخورد برای همکاران آنها را تشویق می‌کند تا دائماً نیازهای عملکرد و توسعه خود را در نظر بگیرند.

در حالی که اعضای تیم درصد زیادی از این وظیفه را بر عهده می‌گیرند، مدیران در نظارت بر همه گزارش‌ها برای یادداشت و رسیدگی به نگرانی‌ها و نظرات اصلی تمجید، دخالت دارند. بازخورد همچنین می‌تواند برای اطلاع‌رسانی به برنامه‌های آموزشی و توسعه کارکنان مورد استفاده قرار گیرد. این به همه کارکنان نشان می‌دهد که بازخورد آنها جدی گرفته می‌شود، که احتمالاً باعث افزایش تعامل در این فرآیند می‌شود.

• ارزیابی عملکرد

یکی از سیستم‌های سنتی‌تر مدیریت عملکرد، ارزیابی عملکرد است. این معمولاً به صورت سالانه، هر شش ماه یا فصلی انجام می‌شود و شامل یک جلسه رودررو بین کارمند و مدیرش است. مدیران اغلب بازخورد متفکرانه‌ای را در رابطه با تمام زمینه‌های عملکرد کارمند، شناسایی نقاط قوت، ضعف‌ها و زمینه‌های کلیدی برای بهبود، آماده می‌کنند.

ارزیابی عملکرد ابزاری مفید برای ارائه تصویری واضح از مسیر شغلی آنها در شرکت و مراحلی که برای ارتقاء باید بردارند، به کارکنان است. این همچنین می‌تواند به افزایش تعامل، افزایش روحیه و عملکرد و با گذشت زمان، بهبود نرخ حفظ کمک کند.

• مربیگری (کوچینگ)

مربیگری (کوچینگ) یک فرآیند مدیریت عملکرد است که با هدف مشاوره و توسعه مهارت‌ها، دانش و عملکرد یک کارمند در درجه اول از طریق گفتگوهای رودررو انجام می‌شود. جلسات مربیگری که معمولاً بر مهارت‌ها یا اهداف خاص تمرکز دارند، غیر دستوری هستند. این بدان معناست که به کارکنان راه‌حل‌های خاصی داده نمی‌شود، بلکه آنها تشویق می‌شوند تا راه‌حل‌هایی برای خود پیدا کنند، که باعث خودمختاری و ابتکار می‌شود.

مربیگری یک فعالیت ماهرانه است، به این معنی که مدیران باید آموزش لازم را برای مربیگری مؤثر کارکنان داشته باشند. توجه به این نکته مهم است که اکثر سازمان‌ها از ترکیبی از چندین روش مدیریت عملکرد برای مدیریت عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند.

بهترین روش مدیریت عملکرد

• ارزیابی وضعیت فعلی (نقاط قوت و ضعف)

قبل از ایجاد هرگونه تغییر در فرآیند یا ابزارهای فعلی مدیریت عملکرد خود، باید درک کنید که در حال حاضر چه چیزی کار می‌کند، چه چیزی کار نمی‌کند و چرا. منابع انسانی باید از کارکنان و مدیران نظرسنجی کند و نظرات آنها را در مورد فرآیند فعلی و پیشنهادات در مورد آنچه می‌تواند بهتر انجام شود، جمع‌آوری کند.

سپس می‌توانید این یافته‌های داخلی را همراه با مطالعات و تحقیقات مبتنی بر شواهد، به رهبران کسب‌وکار و تصمیم‌گیرندگانی که می‌توانند تغییر را در کسب‌وکار حمایت و هدایت کنند، منتقل کنید. تأثیر یک فرآیند بهبود یافته مدیریت عملکرد بر نتایج کسب‌وکار را به آنها نشان دهید.

• انتخاب رویکرد مناسب

دو رویکرد رایج برای مدیریت عملکرد وجود دارد: یک رویکرد رفتاری و یک رویکرد نتیجه‌محور.

رویکرد رفتاری: رفتارها شناسایی و ارزیابی می‌شوند و کارکنان بر اساس رفتارها و تلاش خود ارزیابی می‌شوند. این رویکرد برای ارائه بازخورد دقیق در مورد رفتارها با ترسیم رفتارهای مطلوب آینده و زمانی که اندازه‌گیری نتایج فردی دشوار است، مناسب است. مثال‌ها شامل بازیکنان فردی در یک تیم، کارکنان پشتیبانی و متخصصان منابع انسانی است.

رویکرد نتیجه‌محور:کارکنان بر اساس معیارهای عینی ارزیابی می‌شوند. تمرکز بر ورودی نیست، بلکه بر خروجی از نظر کیفیت و کمیت است. این رویکرد زمانی مناسب است که راه‌های متعددی برای انجام کار وجود داشته باشد. نتیجه نهایی مهم است نه چگونگی دستیابی به آن. مثال‌ها شامل کارکنان مرکز تماس که معیارهای موفقیت خاصی دارند و همچنین متخصصان فروش است. ارزیابی وکلا و حسابداران نیز بسیار نتیجه‌محور است، زیرا آنها ساعات قابل پرداخت خود را پیگیری می‌کنند.

هنگام انتخاب رویکرد، به نقشی که فرد ایفا می‌کند توجه کنید تا از اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد خود اطمینان حاصل کنید.

همچنین مهم است که فرآیند را با تغییرات در مدل کاری خود، به عنوان مثال، روش‌های کار از راه دور یا ترکیبی، دوباره ارزیابی کنید. مطالعه‌ای توسط Willis Tower Watson گزارش داد که تنها حدود یک از هر شش کارفرما (۱۶٪) فرآیند مدیریت عملکرد خود را برای همسویی با مدل‌های کار از راه دور و ترکیبی تغییر داده‌اند.

• جلسه و آموزش مدیران

مدیران برای موفقیت برنامه مدیریت عملکرد شما ضروری هستند. آنها نقش حیاتی در تعامل، ایجاد انگیزه و توسعه کارکنان ایفا می‌کنند. بنابراین، ضروری است که منابع انسانی یک برنامه روشن برای آموزش مدیران برای ارائه و دریافت بازخورد سازنده داشته باشد. مدیران همچنین باید در مورد چگونگی حفظ گفتگوی شفاف و مداوم بازخورد با کارکنان خود، جلسات کوچینگ برگزار نمایند.

• کمک به تعیین اهداف اسمارت SMART

مدیران و کارکنان باید اهداف اسمارت SMART را برای عملکرد کارکنان تعیین کنند و هنگام تعیین اهداف برای توسعه کارکنان، منابع انسانی را درگیر کنند. هر کارمند باید مجموعه واضح و شخصی‌شده‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خود داشته باشد تا انتظارات مدیر خود را درک کند و مدیرش بتواند نمرات و دستاوردهای آنها را پیگیری کند. شخصی‌سازی بر اساس شغل و وظیفه و جاه‌طلبی‌های شخصی و حرفه‌ای کارمند مهم است.

با این اهداف، می‌توانید به طور مؤثر عملکرد را اندازه‌گیری کنید و فرصت‌هایی را برای بهبود پیدا کنید. شان وایلد، مدیرعامل و مدیر منابع انسانی در پلتفرم یادگیری Think Learning، بر اهمیت نظارت بر پیشرفت تأکید می‌کند.

وایلد توضیح می‌دهد: «سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت استعداد می‌تواند به مدیران و کارکنان اجازه دهد تا به طور مداوم پیشرفت خود را نظارت کنند و همچنین تغییرات سریع ایجاد کنند، ارزیابی کنند یا آنچه را که لازم است متوقف کنند. با پیشرفت کارکنان، اهداف آنها احتمالاً با آنها نوسان خواهد داشت، به این معنی که شما باید مقدار مشخصی از انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید.»

«داشتن گفتگوهای توسعه‌ای منظم و ردیابی مؤثر اهداف به این معنی است که اهداف به‌روز می‌مانند و هیچ تردیدی در مورد آنچه برای پیشرفت باید به دست آید، وجود ندارد.»

• اجرای مدیریت عملکرد مداوم

مطالعه Willis Tower Watson همچنین نشان داد که در حالی که اکثر (۹۳٪) سازمان‌ها، هدایت عملکرد سازمان را به عنوان یک هدف کلیدی برای مدیریت عملکرد ذکر کرده‌اند، کمتر از نیمی (۴۴٪) ادعا کردند که برنامه مدیریت عملکرد آنها به آن هدف رسیده است.

یکی از دلایل اصلی این امر، تکیه بر یک ارزیابی یا بررسی عملکرد سالانه و عدم پیگیری منظم آن در طول سال یا برگزاری جلسات بررسی رودررو است که در آن بازخورد سازنده و مربیگری ارائه می‌شود.

منابع انسانی می‌تواند به مدیران در ارائه این نوع بازخورد سازنده مداوم به کارکنان آموزش دهد. این امر انگیزه را افزایش می‌دهد، مسائل را زود تشخیص می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا کارکنان با عملکرد ضعیف را به درستی مدیریت کنید و ابزارهایی را برای بهبود به آنها ارائه دهید.

تارا فوریانی، سخنران اصلی و مشاور “Not the HR Lady” خاطرنشان می‌کند: «مدیریت عملکرد باید یک گفتگوی مداوم باشد که در طول سال اتفاق می‌افتد، نه فقط در طول یک بررسی سالانه. این رویکرد امکان بازخورد به موقع، تعیین هدف مؤثر و ارزیابی دقیق‌تر از عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.»

سازمان‌های نوآور به مدیریت عملکرد چابک روی می‌آورند که بر یادگیری مداوم، بررسی‌های مکرر و ایجاد اعتماد و حس ارتباط با تیم تمرکز دارد.

• ایجاد یک سیستم رسمی

مدیریت عملکرد مداوم، تعامل، انگیزه و عملکرد کارکنان را افزایش می‌دهد. با این حال، یک سیستم رسمی بررسی عملکرد یا ارزیابی که در آن کارکنان با عملکرد برتر می‌توانند برای دستیابی به اهداف و مقاصد خاص، افزایش حقوق، پاداش یا ترفیع دریافت کنند، به همان اندازه مهم است. این به همه کارکنان شما می‌گوید که کار عالی شناخته و پاداش داده می‌شود.

• کمک به کارکنان برای ایجاد برنامه‌های توسعه کارکنان

وقتی کارکنان یک برنامه محکم برای پیشرفت شغلی خود در سازمان داشته باشند، به آنها در محل کار قدرت می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا مسئولیت توسعه حرفه‌ای خود را بر عهده بگیرند و در عین حال نرخ گردش مالی را کاهش دهند. متخصصان منابع انسانی می‌توانند از نزدیک با مدیران همکاری کنند تا نیازهای کارکنان خود را درک کنند، جلساتی را برای بحث در مورد توسعه شغلی آنها برنامه‌ریزی کنند و به ارائه آموزش‌های مورد نیاز به کارکنان کمک کنند.

اجرای برنامه‌های توسعه کارکنان صرفاً به این دلیل که مدیران و کارکنان بیش از حد مشغول هستند، بسیار دشوار است. اینجاست که منابع انسانی می‌تواند با ایجاد قالب‌های طرح برای مدیران که می‌توانند از آنها برای ایجاد طرح‌های توسعه با اعضای تیم خود استفاده کنند، کمک کند.

• استفاده از فناوری

استفاده از فناوری و نرم‌افزار منابع انسانی به بهبود کارایی و اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد کمک می‌کند. داده‌های مدیریت عملکرد می‌توانند بینش‌ها و الگوهای دقیقی را ارائه دهند که ردیابی و نظرسنجی دستی نمی‌توانند با آنها رقابت کنند.

فناوری مناسب همچنین می‌تواند در زمان مدیر صرفه‌جویی کند، اما فقط در صورتی که یک استراتژی روشن مدیریت عملکرد وجود داشته باشد. آنها همچنین باید بتوانند داده‌های بی‌درنگ را در هر زمان مشاهده کنند تا اهداف مناسب برای موفقیت را تعیین کنند.

با این حال، مهم است که به یاد داشته باشیم که مدیریت عملکرد یک فرآیند انسان‌محور است. فناوری نمی‌تواند (و نباید) جایگزین نیاز به ارتباط مستقیم و گفتگوهای دشوار با مدیران شود. مدیران باید مالکیت این موضوع را بر عهده بگیرند و حفظ کنند. اما داده‌های مناسب در یک سیستم اختصاصی مدیریت عملکرد می‌تواند تعصب ضمنی را از بین ببرد، به کارکنان تأیید کند که به طور عینی ارزیابی می‌شوند و گفتگوهای صادقانه را تسهیل کند.