نمونه نامه اخراج و راهنمای نگارش یک نامه حرفه‌ای
اخراج یک کارمند دشوار است، اما یک نامه اخراج (Termination Letter) خوب نوشته شده می‌تواند از بروز مشکلات قانونی و سوءتفاهم‌ها جلوگیری کند.
رسیدگی به فرآیند فسخ قرارداد یا اخراج کارکنان و نگارش نامه‌های اخراج، بخش‌های اجتناب‌ناپذیری از نقش یک متخصص منابع انسانی هستند. برای مثال، در ایالات متحده، طی یک سال ۱.۸ میلیون مورد قطع همکاری شغلی رخ داده است، به این معنی که متخصصان منابع انسانی مجبور به نگارش ۱.۸ میلیون نامه اخراج بوده‌اند.
نامه‌های اخراج که به خوبی ساختار یافته‌اند، می‌توانند چالش‌های قانونی بالقوه را کاهش دهند و فرآیند خاتمه همکاری را حرفه‌ای‌تر و باوقارتر سازند. این مقاله به نگارش نامه‌های اخراج شفاف و از نظر قانون کار صحیح می‌پردازد و یک قالب رایگان و قابل شخصی‌سازی ارائه می‌دهد.
نامه اخراج چیست؟
نامه اخراج (Employment Termination Letter) سندی است که پایان رابطه استخدامی بین یک کارفرما و یک کارمند را تأیید می‌کند. این یک توضیح مکتوب است که اطمینان می‌دهد همه طرفین در مورد دلیل و نحوه پایان استخدام هم‌نظر هستند.
خواه به دلیل مسائل عملکردی، بازسازی شرکت، یا پایان طبیعی یک قرارداد باشد، ارائه این خبر نیازمند حرفه‌ای‌گری، همدلی و ارتباط شفاف است. نامه اخراج در این فرآیند حیاتی است – این نامه به عنوان یک سابقه رسمی عمل می‌کند و به هر دو طرف کمک می‌کند تا یک موقعیت پر از بار احساسی را با وضوح و احترام مدیریت کنند.
چرا نامه اخراج اهمیت دارد؟
نامه اخراج ضروری است زیرا تمام جزئیات کلیدی مانند دلیل خاتمه همکاری، آخرین روز کاری کارمند، و هر گونه مراحل بعدی مورد نیاز (مانند بازگرداندن اموال شرکت یا نهایی کردن مزایای پایان خدمت) را مشخص می‌کند.
همچنین یک سابقه رسمی از تصمیم اخراج ایجاد می‌کند. این می‌تواند برای رعایت سیاست‌های شرکت و قوانین کار مهم باشد و می‌تواند در صورت بروز سؤالات یا اختلافات در آینده از هر دو طرف محافظت کند.
یک نامه اخراج هم خاتمه همکاری با دلیل موجه (with cause) و هم بدون دلیل موجه (without cause) را پوشش می‌دهد. خاتمه همکاری با دلیل موجه شامل مواردی مانند سوء رفتار جدی، عملکرد ضعیف، یا نقض سیاست‌های محل کار است.
به عنوان مثال، اگر کسی با وجود دریافت حمایت لازم، به طور مداوم در دستیابی به اهداف خود شکست بخورد یا مکرراً در رفتارهای غیراخلاقی مشارکت کند، یک نامه اخراج با دلیل موجه، این حوادث را برای حمایت از دلیل خاتمه همکاری، به تفصیل بیان می‌کند.
از سوی دیگر، خاتمه همکاری بدون دلیل موجه ممکن است در طول بازسازی شرکت، کاهش بودجه، یا اتمام یک قرارداد یا پروژه با مدت زمان ثابت رخ دهد. در این شرایط، یک نامه اخراج به کارمند اطلاع می‌دهد که خاتمه همکاری به دلیل شرایط شرکت است و نه عملکرد او.
مهمترین سوال منابع انسانی
گام‌های توصیه شده برای ارائه نامه اخراج چیست و چگونه می‌توانم این فرآیند را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنم؟
لاک‌ش شارما، کارشناس موضوعی AIHR، می‌گوید: “گام‌های توصیه شده شامل پیش از ارائه، بحث و گفتگو، و پس از بحث و گفتگو است. در طول مرحله پیش از ارائه، اطمینان حاصل کنید که نامه جامع و دقیق است و تمام موارد لازم را پوشش می‌دهد، و توسط مدیر منابع انسانی و تیم حقوقی بررسی می‌شود. نقاط بحث را از قبل آماده کنید تا هیچ شکاف یا نقطه‌ضعفی در اطلاعات وجود نداشته باشد.
سپس، به طور رسمی کارمند را به یک جلسه بحث و گفتگو دعوت کنید، که باید شامل مدیر او و یک نماینده منابع انسانی باشد. همدل، صادق و متمرکز بر موضوع باشید. دلیل خاتمه همکاری و مراحل بعدی را توضیح دهید و به کارمند اجازه دهید صحبت کند و سؤال بپرسد. پس از بحث و گفتگو، نکات مورد بحث و هر گونه اقدامات پیگیری را بررسی کنید و تمام اسناد مربوطه را در پرونده کارمند ذخیره کرده و پایگاه داده یا فضای ابری شرکت را ایمن کنید.
۷ عنصر کلیدی در قالب نامه اخراج
یک قالب نامه اخراج می‌تواند به شما کمک کند تا رویکردی استاندارد در قبال تمام نامه‌های اخراجی که سازمان شما صادر می‌کند، حفظ کنید. این قالب باید شفاف و جامع باشد و شامل اجزای زیر باشد تا تمام جزئیات ضروری را پوشش دهد:
جزئیات کارمند: با اطلاعات اولیه مانند نام کامل کارمند، بخش، و تاریخ استخدام در شرکت شروع کنید.
جزئیات مدیر/سرپرست:مدیر مستقیم یا سرپرست کارمند را که در فرآیند اخراج دخیل خواهد بود، مشخص کنید.
اطلاعات شرکت:نام و جزئیات تماس شرکت را برای رسمی کردن سند و اطمینان از ارجاع آسان در صورت نیاز، درج کنید.
تاریخ و دلایل اخراج: آخرین روز کاری کارمند را به وضوح ذکر کرده و دلایل روشن و واقعی برای اخراج ارائه دهید. دلیل هر چه که باشد، از شفافیت اطمینان حاصل کنید تا سردرگمی یا اختلافات به حداقل برسد.
مزایای پایان خدمت یا سایر مزایا (در صورت لزوم): هرگونه بسته مزایای پایان خدمت، پرداخت مرخصی استفاده نشده، یا ادامه مزایا را تشریح کنید. ارائه جزئیات خاص به کارمند کمک می‌کند تا حقوق خود را درک کند و می‌تواند انطباق قانونی را تضمین کند.
بازگرداندن اموال شرکت: مشخص کنید که چه اقلامی را کارمند باید بازگرداند (مانند لپ‌تاپ یا کارت‌های دسترسی) و تاریخ بازگرداندن را برای اطمینان از حسابرسی دارایی‌های شرکت، ذکر کنید.
مراحل نهایی: فرآیند دریافت آخرین حقوق و هر گونه ادامه مزایا، مانند پوشش مراقبت‌های بهداشتی یا مشارکت‌های بازنشستگی را به تفصیل بیان کنید. اشاره کنید که کارمند برای سؤالات خود باید با چه کسی تماس بگیرد.
همچنین، به یاد داشته باشید که لحن نامه اخراج بسیار مهم است. این نامه باید محترمانه و عاری از ابهام باشد تا ضمن حفظ کرامت کارمند، از شهرت شرکت نیز محافظت شود. یک نامه که به خوبی تنظیم شده باشد، تعهد سازمان به انصاف و شفافیت را منعکس می‌کند.
قالب رایگان نامه اخراج
برای کمک به آسان‌تر کردن فرآیند اخراج، AIHR یک قالب رایگان و قابل شخصی‌سازی نامه اخراج ایجاد کرده است که شامل عناصر کلیدی ذکر شده در بالا است.
لطفاً توجه داشته باشید: این قالب فقط برای استفاده عمومی در نظر گرفته شده و به منزله مشاوره حرفه‌ای یا حقوقی نیست. برای اطمینان از انطباق قانونی نامه اخراج خود، با یک متخصص حقوقی واجد شرایط مشورت کنید.
نحوه نگارش نامه اخراج
در اینجا یک راهنمای ساده گام به گام که می‌توانید هنگام نگارش نامه اخراج دنبال کنید، آورده شده است:
گام ۱: از سربرگ حرفه‌ای استفاده کنید
با سربرگ شرکت خود شروع کنید و نام، آدرس و جزئیات تماس شرکت را درج کنید. این بخش مهمی از استانداردسازی نامه‌های اخراج سازمان شماست. همچنین مطمئن شوید که تاریخ را نیز درج کنید تا یک چارچوب زمانی رسمی برای سند ایجاد شود.
گام ۲: نامه را خطاب به کارمند بنویسید
تمام جزئیات مربوط به کارمند، مانند نام کامل، عنوان شغلی، و در صورت لزوم، شناسه کارمندی او را درج کنید. سپس، خود نامه را با یک عنوان رسمی آغاز کنید (مثلاً: جناب آقای/سرکار خانم [نام کارمند محترم]).
گام ۳: قصد اخراج را به وضوح بیان کنید
با یک بیانیه مستقیم مبنی بر قصد خاتمه استخدام شروع کنید و تاریخ مؤثر اخراج را مشخص کنید. به عنوان مثال: “بدینوسیله به اطلاع می‌رساند که همکاری شما با [نام شرکت] از تاریخ [تاریخ] پایان خواهد یافت.”
گام ۴: دلایل دقیق اخراج را ارائه دهید
دلیل اخراج را به وضوح توضیح دهید (خواه با دلیل موجه یا بدون دلیل موجه). واقع‌گرا و مختصر باشید تا از ابهام یا زبان احساسی پرهیز کنید (مثلاً: “این تصمیم بر اساس مشکلات مکرر در عملکرد، علی‌رغم تلاش‌ها برای رفع آن‌ها از طریق بازخورد سازنده، اتخاذ شده است.”)
گام ۵: جزئیات حقوق و مزایای نهایی کارمند را تشریح کنید
جزئیات مربوط به آخرین حقوق کارمند، شامل پرداخت برای مرخصی استفاده نشده، اضافه کاری، یا هر گونه جبران خسارت دیگر را ارائه دهید. همچنین به مزایای پایان خدمت (در صورت لزوم)، ادامه مزایا، و نحوه دریافت این پرداخت‌ها توسط کارمند اشاره کنید.
گام ۶: درخواست بازگرداندن اموال شرکت را بدهید
تمام اموال شرکت را که کارمند باید بازگرداند، مانند لپ‌تاپ، کارت شناسایی، یا کلیدها، لیست کنید. مهلت و نحوه بازگرداندن این اقلام را مشخص کنید. به عنوان مثال: “لطفاً تمام اموال صادر شده توسط شرکت، از جمله لپ‌تاپ و کارت دسترسی خود را تا تاریخ [تاریخ] بازگردانید.”
گام ۷: اطلاعاتی در مورد مراحل بعدی ارائه دهید
یک نقطه تماس برای کارمند فراهم کنید تا سؤالات خود را به آنجا ارجاع دهد (معمولاً فردی از منابع انسانی). در صورت لزوم، به هرگونه حمایت اضافی، مانند مشاوره شغلی، معرفی‌نامه، یا کمک در کاریابی اشاره کنید.
اشتباهات رایج و نحوه اجتناب از آن‌ها
هنگام نگارش نامه‌های اخراج، از ارتکاب برخی اشتباهات رایج که می‌توانند مسائل را برای شرکت یا کارمند پیچیده کنند، خودداری کنید. این اشتباهات شامل عدم پیروی از یک فرمت ثابت، حذف جزئیات مربوط به کارمند، مبهم بودن در مورد دلیل اخراج، و حذف مراحل بعدی یا یک نقطه تماس است.
لاک‌ش شارما، کارشناس موضوعی AIHR، بهترین شیوه‌های زیر را برای اجتناب از چنین اشتباهاتی توصیه می‌کند:
عدم پیروی از یک فرمت ثابت: نسخه‌های الکترونیکی تمام نامه‌های اخراج را در یک پایگاه داده داخلی امن ذخیره کنید. اگر شرکت شما نسخه‌های چاپی نامه‌های اخراج را صادر می‌کند، اطمینان حاصل کنید که هر کدام دارای یک شماره سریال منحصر به فرد برای اهداف شناسایی هستند. اطمینان حاصل کنید که زبان، لحن، فونت و فرمت در تمام نامه‌ها یکسان باشد.
حذف جزئیات مربوط به کارمند: نامه‌های اخراج در صورت اختلافات قانونی قابل استناد هستند، بنابراین مطمئن شوید که جزئیاتی مانند نام کارمند، شناسه، سمت، تاریخ استخدام و غیره را در هر نامه درج کنید.
مبهم بودن در مورد دلیل اخراج: مهم است که دلیل خاص (مثلاً نقض سیاست، عملکرد ضعیف، بازسازی کسب‌وکار) را درج کنید تا نامه از نظر قانونی غیر قابل انکار باشد.
حذف مراحل بعدی یا یک نقطه تماس: در حالی که نامه اخراج به استخدام پایان می‌دهد، منابع انسانی باید نقطه تماسی را درج کند که کارمند سابق بتواند پس از اخراج با او تماس بگیرد. این به کارکنان کمک می‌کند و حمایت لازم را برای آن‌ها فراهم می‌کند.
نمونه‌نامه‌های اخراج
در اینجا نمونه‌نامه‌های اخراجی آورده شده که برای سناریوهای مختلف کاربرد دارند. می‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید تا منعکس‌کننده سیاست‌ها و لحن شرکت شما باشند.
مثال ۱: اخراج با دلیل موجه
- [نام کامل کارمند]
- [عنوان شغلی]
- [بخش]
- [نام شرکت]
- [آدرس شرکت]
- [تاریخ]
موضوع: اطلاعیه قطع همکاری (با دلیل موجه)
جناب آقای/سرکار خانم [نام کارمند محترم]،
بدینوسیله به اطلاع می‌رساند که همکاری شما با [نام شرکت] از تاریخ [تاریخ دقیق]، به دلیل [دلیل مشخص، مثلاً: نقض مکرر سیاست‌ها یا مشکلات عملکردی]، پایان می‌یابد.
این تصمیم بر اساس ارزیابی دقیق [رفتار/ عملکرد] شما و تنها پس از بررسی دقیق دلایل زیر اتخاذ شده است:
[مثال مشروح از مشکل، مثلاً: عدم موفقیت مداوم در دستیابی به اهداف عملکردی، با وجود بازخوردها و پشتیبانی‌های ارائه شده در (تاریخ‌های مشخص)].
[اشاره به هشدارهای قبلی یا اقدامات انضباطی، مثلاً: اخطار کتبی صادر شده در (تاریخ‌های مشخص)].
آخرین حقوق شما، شامل [هرگونه مزایای انباشت شده، در صورت لزوم]، در تاریخ [تاریخ] پرداخت خواهد شد. لطفاً توجه داشته باشید که این تصمیم نهایی و غیرقابل مذاکره است؛ در صورت لزوم، اقدامات قانونی ممکن است انجام شود.
لطفاً تمام اموال شرکت، شامل [لیست اقلام] را تا تاریخ [مهلت] بازگردانید. در صورت داشتن هرگونه سؤال، لطفاً با [نام مسئول منابع انسانی] از طریق [آدرس ایمیل/شماره تلفن] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[عنوان شغلی]
مثال ۲: اخراج بدون دلیل موجه
[نام کامل کارمند]
[عنوان شغلی]
[بخش]
[نام شرکت]
[آدرس شرکت]
[تاریخ]
موضوع: اطلاعیه قطع همکاری (بدون دلیل موجه)
جناب آقای/سرکار خانم [نام کارمند محترم]،
با عرض پوزش به اطلاع می‌رساند که همکاری شما با [نام شرکت] از تاریخ [تاریخ قطع همکاری] پایان خواهد یافت. این تصمیم مربوط به عملکرد شما نیست، بلکه به دلیل [دلیل، مثلاً: بازسازی شرکت یا محدودیت‌های بودجه‌ای] اتخاذ شده است.
شما آخرین حقوق خود، شامل هرگونه مرخصی انباشت شده یا اضافه کاری، را در تاریخ [تاریخ] دریافت خواهید کرد. علاوه بر این، طبق سیاست شرکت ما، مزایای پایان خدمت به مبلغ [مبلغ] به شما تعلق خواهد گرفت. اطلاعات مربوط به ادامه مزایا از طریق [مثلاً: COBRA] به صورت جداگانه ارائه خواهد شد.
لطفاً تمام اموال شرکت، شامل [لیست اقلام] را تا تاریخ [مهلت] بازگردانید. در صورت نیاز به کمک بیشتر، لطفاً با [نام مسئول منابع انسانی] از طریق [آدرس ایمیل/شماره تلفن] تماس بگیرید.
از مشارکت‌های شما در [نام شرکت] سپاسگزاریم و برای شما در تلاش‌های آتی آرزوی بهترین‌ها را داریم.
با احترام،
[نام مدیر]
[عنوان شغلی]
مهمترین سوال منابع انسانی
چگونه می‌توانم برای شرایطی آماده شوم که کارمند از تأیید دریافت نامه اخراج امتناع می‌کند؟
لاک‌ش شارما، کارشناس موضوعی AIHR، می‌گوید: “اگر یک نسخه چاپی از نامه را ارسال می‌کنید، رسید تحویل (مانند از طریق پست سفارشی) را فعال کنید تا اثبات دریافت سند در آدرس ثبت‌شده کارمند را داشته باشید. برای بحث‌های حضوری، مدیر کارمند و یک نماینده منابع انسانی را به عنوان شاهد در جلسه حضور داشته باشید.
در صورت امتناع، یک نامه و ایمیل پیگیری ارسال کنید که جزئیات بحث را توضیح داده و امتناع از دریافت یا تأیید را ذکر می‌کند. آرام و متمرکز بمانید و به فرآیند پایبند باشید – منابع انسانی نباید زورگو به نظر برسد. بسته به محل استقرار شرکت، قوانین ممکن است از کارفرمایان بخواهند که یک فرآیند رسمی اخراج را دنبال کنند، از جمله گام‌هایی که باید در صورت امتناع کارمند از تأیید نامه اخراج برداشته شود. بنابراین، از تیم‌های داخلی مربوطه – مانند روابط کار – و همچنین مشاوره حقوقی، راهنمایی بگیرید.”
مثال ۳: اتمام قرارداد
[نام کامل کارمند]
[عنوان شغلی]
[بخش]
[نام شرکت]
[آدرس شرکت]
[تاریخ]
موضوع: تأیید پایان قرارداد کار
جناب آقای/سرکار خانم [نام کارمند محترم]،
بدینوسیله رسماً به اطلاع می‌رساند که قرارداد کار شما با [نام شرکت]، مورخ [تاریخ شروع قرارداد]، طبق برنامه در تاریخ [تاریخ پایان قرارداد] به پایان خواهد رسید. این تاریخ، پایان توافقنامه ما بر اساس شرایط مندرج در قرارداد شماست.
از تعهد شما به [پروژه خاص یا هدف شرکت] در طول مدت همکاری با ما سپاسگزاریم. آخرین حقوق شما شامل جبران هرگونه مرخصی استفاده نشده یا سایر حقوق خواهد بود و در تاریخ [تاریخ] پرداخت خواهد شد.
لطفاً تمام اموال شرکت، شامل [لیست اقلام] را تا تاریخ [مهلت] بازگردانید. در صورت داشتن هرگونه سؤال یا نیاز به تأیید استخدام، لطفاً با [نام مسئول منابع انسانی] از طریق [آدرس ایمیل/شماره تلفن] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[عنوان شغلی]
مثال ۴: اخراج در دوره آزمایشی
[نام کامل کارمند]
[عنوان شغلی]
[بخش]
[نام شرکت]
[آدرس شرکت]
[تاریخ]
موضوع: اطلاعیه قطع همکاری در دوره آزمایشی
جناب آقای/سرکار خانم [نام کارمند محترم]،
بدینوسیله به اطلاع می‌رساند که همکاری شما با [نام شرکت] از تاریخ [تاریخ] به دلیل [دلیل مشخص، مثلاً: نقض مکرر سیاست‌ها یا مشکلات عملکردی]، پایان می‌یابد.
این تصمیم بر اساس ارزیابی دقیق [رفتار/عملکرد] شما و تنها پس از بررسی دقیق دلایل زیر اتخاذ شده است:
[مثال مشروح از مشکل، مثلاً: عدم موفقیت مداوم در دستیابی به اهداف عملکردی، با وجود بازخوردها و پشتیبانی‌های ارائه شده در (تاریخ‌های مشخص)].
[اشاره به هشدارهای قبلی یا اقدامات انضباطی، مثلاً: اخطار کتبی صادر شده در (تاریخ‌های مشخص)].
آخرین حقوق شما، شامل [حقوق مشخص، در صورت لزوم]، در تاریخ [تاریخ] پرداخت خواهد شد. لطفاً اطمینان حاصل کنید که تمام اموال شرکت، مانند [لیست اقلام]، تا تاریخ [مهلت] بازگردانده شود.
در صورت داشتن هرگونه سؤال یا نیاز به کمک بیشتر، لطفاً با [نام مسئول منابع انسانی] از طریق [آدرس ایمیل/شماره تلفن] تماس بگیرید.
برای شما در تلاش‌های آتی آرزوی بهترین‌ها را داریم.
با احترام،
[نام مدیر]
[عنوان شغلی]
رسیدگی به فرآیند اخراج کارکنان یکی از حساس‌ترین مسئولیت‌هایی است که به عنوان یک متخصص منابع انسانی با آن مواجه خواهید شد. دلیل هر چه که باشد، هر نامه اخراج را با دقت نگارش کنید و شفافیت و حرفه‌ای‌گری را حفظ نمایید.
این نامه علاوه بر اینکه یک الزام رسمی است، تعهد سازمان شما به انصاف، شفافیت و احترام را نیز منعکس می‌کند، که به ویژه در دوران دشواری برای کارمند مورد نظر، اهمیت دارد. همچنین می‌تواند از شهرت شرکت شما محافظت کرده و میزان مواجهه آن را با خطرات قانونی بالقوه به حداقل برساند.
با استفاده از قالب‌های ساختاریافته و اجتناب از اشتباهات رایج، می‌توانید مراقبت و ثبات را نشان دهید و فرهنگ مثبت محل کار را حتی در شرایط چالش‌برانگیز تقویت کنید.
