تصمیم‌گیری‌ها در مورد ترفیعات، پاداش‌ها و آموزش‌های مستمر به شدت به *ارزیابی عملکرد (Performance Appraisals)* بستگی دارد. برای بسیاری از شرکت‌ها، ارزیابی عملکرد صرفاً یک شر لازم تلقی می‌شود. این فرآیند انجام می‌شود و بدون فکر دوم کنار گذاشته می‌شود. با این حال، اگر به طور کامل از آن استفاده شود، این فرآیند مزایای بی‌شماری را برای اطمینان از *بهره‌وری و مشارکت* کارکنان شما فراهم می‌کند.
ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد یک فرآیند رسمی با برنامه‌ریزی منظم است که عملکرد کلی و سهم یک کارمند در شرکت را با هدف بهبود آن عملکرد ارزیابی می‌کند. همچنین می‌توان از آن به عنوان بررسی عملکرد (Performance Review)، ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation) یا ارزیابی کارمند (Employee Appraisal) یاد کرد.
ارزیابی‌های عملکرد بستری برای ارائه بازخورد، فراهم کردن یک لحظه رسمی برای ارزیابی عملکرد شغلی و کمک به توزیع افزایش حقوق و پاداش در میان کارکنان هستند. معمولاً این اتفاق یک یا دو بار در سال رخ می‌دهد، در ابتدای سال و حدود نیمه سال. اینها جلسات رسمی حضوری هستند که در آنها مدیر یا سرپرست مستقیم، عملکرد را بر اساس وظایف اصلی و مسئولیت‌های کارمند ارزیابی می‌کند.
منابع انسانی (HR) معمولاً مسئول ترسیم فرآیند ارزیابی عملکرد است که سپس توسط مدیران اجرا می‌شود. مشارکت فعال کارکنان، حمایت (Buy-in) لازم را برای ایجاد بهبودهایی که ارزیابی عملکرد در وهله اول برای آنها تنظیم شده است، ایجاد می‌کند.
شناسایی فرصت‌ها برای بهبود بر اساس اهداف و معیارهای از پیش تعیین شده یکی از اهداف کلیدی ارزیابی عملکرد است. به عنوان مثال، کارکنان یا بخش‌ها ممکن است برای عملکرد بهتر به آموزش خاصی نیاز داشته باشند.
عملکرد شغلی چیست؟
عملکرد شغلی (Job Performance) میزان انجام وظایف شرح شغل توسط یک کارمند است. این شامل دستیابی به اهداف و برآورده کردن معیارهای عملکرد است و همچنین به عنوان عملکرد درون‌نقشی (In-role Performance) شناخته می‌شود.
کارکنان همچنین می‌توانند از طریق رفتارهایی که مستقیماً با وظایف شغلی آنها مرتبط نیستند، مانند کمک به همکاران و مشارکت در سازمان فراتر از وظایف شغلی، به سازمان خود کمک کنند. این به عنوان عملکرد برون‌نقشی (Extra-role Performance)، عملکرد زمینه‌ای (Contextual Performance) یا رفتارهای شهروندی سازمانی (Organizational Citizenship Behaviors) شناخته می‌شود.
در ارزیابی عملکرد، هم رفتارهای درون‌نقشی و هم برون‌نقشی باید در نظر گرفته شوند.
تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد کارکنان (Performance Management) شامل تمام تعاملات بین کارکنان و سرپرستان است که به بهبود عملکرد کمک می‌کند. در مقابل، ارزیابی عملکرد تنها بخشی از چرخه مدیریت عملکرد است.
مدیریت عملکرد شامل تمام جلسات رسمی و غیررسمی است که در جدول زیر لیست کرده‌ایم. اینها می‌توانند هم جلسات برنامه‌ریزی شده و هم بدون برنامه‌ریزی باشند.
غیررسمی | رسمی | |
برنامه‌ریزی شده | 1 به 1 | ارزیابی عملکرد |
برنامه‌ریزی نشده | بررسی سر راهی (Hallway check-in) | جلسه موردی (Ad-hoc sit-down) |
هدف از ارزیابی عملکرد چیست؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، هدف ارزیابی عملکرد بهبود مستمر عملکرد شرکت و فرهنگ محیط کار است. بیایید نگاهی دقیق‌تر به اهداف ارزیابی عملکرد بیندازیم. این اهداف شامل:
شناسایی چگونگی بهبود هر کارمند در نقش خود: کارکنان ممکن است برای عملکرد بهتر در شغل خود به مهارت‌های اضافی نیاز داشته باشند که می‌توانند از طریق آموزش هدفمند به دست آورند. در موارد دیگر، تجهیزات یا نرم‌افزار به‌روز شده ممکن است لازم باشد. ارزیابی عملکرد به تعیین و مستندسازی این نیازها کمک می‌کند.
شناسایی نقاط قوت و فرصت‌ها برای بهبود در بخش‌ها و شرکت: بخش‌ها چه کمبودهایی دارند؟ به عنوان مثال، آیا آنها برای عملکرد در سطح مطلوب به نیروی انسانی اضافی، تجهیزات بیشتر یا بودجه بزرگ‌تری نیاز دارند؟
تعیین بهترین روش برای تخصیص پاداش‌ها، ترفیعات و منابع: ارزیابی عملکرد به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید کدام کارکنان بیشترین شایستگی را برای پاداش‌ها و ترفیعات دارند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل ارزیابی عملکرد به شما می‌گوید که کدام کارکنان و بخش‌ها از کدام منابع موجود بهره‌مند خواهند شد.
به دست آوردن مستندات در مورد عملکرد کارکنان: تصمیمات ترفیع، اقدامات انضباطی و خاتمه همکاری هرگز آسان نیستند. ارزیابی‌های عملکرد رسمی، مستنداتی را برای تصمیم‌گیری‌های آینده عینی و قابل دفاع بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده فراهم می‌کنند.
داشتن ابزار برای تعیین اهداف عملکردی آینده: اهداف و معیارهایی که شرکت شما اکنون به آنها دست می‌یابد، نشانگر خوبی از اهدافی است که باید در آینده تعیین کنید و با چه سرعتی کسب‌وکار شما می‌تواند به آنها دست یابد.
چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟
دستیابی به اهداف ارزیابی عملکرد، زیرساخت لازم برای رشد و گسترش شرکت‌ها را فراهم می‌کند. اهمیت ارزیابی عملکرد را می‌توان در تأثیر آنها بر سازمان مشاهده کرد، که شامل:
- تسهیل رشد و پیشرفت کارکنان: ارزیابی عملکرد به کارکنان اجازه می‌دهد تا فرصت‌های پیشرفت شغلی را در شرکت و مسیرهای رسیدن به سطح بعدی را شناسایی کنند.
- تقویت مشارکت و حفظ کارکنان: دریافت بازخورد سازنده و مشاهده فرصت‌های رشد در سازمان به حفظ مشارکت کارکنان کمک می‌کند. همچنین آنها را ترغیب می‌کند تا مدت طولانی‌تری در شرکت بمانند.
- بستن شکاف‌های مهارتی و افزایش عملکرد سازمانی: با شناسایی فرصت‌ها برای بهبود، تعیین اهداف و ایجاد برنامه‌هایی برای رشد کارکنان، سازمان‌ها می‌توانند شکاف‌های مهارتی را ببندند، برای آینده آماده شوند و مزیت رقابتی کسب کنند.
گریس اولز (Grace Ewles)، مدیر تحقیقات منابع انسانی و خدمات مشاوره‌ای در مک‌لین اند کمپانی (McLean & Company) اشاره می‌کند: “مهم است که مدیران ارتباط بین داده‌های عملکرد با کیفیت بالا و بازخورد منظم را هم برای موفقیت فردی و هم سازمانی درک کنند.”
بهبود ارتباطات: این فرصتی است برای بحث روتین در مورد عملکرد، اهداف و انتظارات، که تضمین می‌کند کارکنان و مدیران هم‌راستا هستند و با اهداف شرکت همسو هستند.
ایجاد پاسخگویی: تعیین انتظارات روشن برای کارکنان در یک محیط رسمی به ایجاد پاسخگویی برای برآورده کردن آن انتظارات کمک می‌کند.
تصمیم‌گیری منصفانه و شفاف: یک فرآیند ارزیابی عملکرد با ساختار مناسب، رویکردی استاندارد و سازگار برای ارزیابی عملکرد کارکنان فراهم می‌کند، که می‌تواند از تصمیم‌گیری منصفانه حمایت کرده و سوگیری را کاهش دهد.
روش‌های ارزیابی عملکرد
روش‌های ارزیابی عملکرد بسیاری وجود دارد که می‌توانید ارزیابی کارکنان خود را بر اساس آنها قرار دهید. بهترین روش برای شرکت شما به اندازه شرکت، اهداف و فرهنگ سازمانی شما بستگی دارد. بیایید نگاهی به 6 مورد از رایج‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد بیندازیم.
مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)
مدیران و کارکنان با همکاری یکدیگر اهداف و مقاصد را تعیین می‌کنند. به صورت دوره‌ای، آنها پیشرفت را مورد بحث قرار داده و حوزه‌هایی را که کارمند نیاز به بهبود دارد، شناسایی می‌کنند.
- مزایا: کارکنان از مشارکت در فرآیند قدردانی می‌کنند، اهداف واقع‌بینانه‌تر هستند زیرا همکاری بین مدیران و کارکنان صورت می‌گیرد، و اندازه‌گیری داده‌های کمی و کیفی آسان‌تر است.
- معایب: تمرکز قوی بر اهداف ممکن است منجر به نادیده گرفتن سایر بخش‌های کار، مانند رفتار کارمندی و فرهنگ سازمانی شود. پیاده‌سازی و اجرای آن نیز زمان‌بر است.
بازخورد 360 درجه (360-degree feedback)
بازخورد 360 درجه شامل دریافت رتبه‌بندی عملکرد و بازخورد از همکاران، مدیران، فروشندگان و حتی مشتریان است. سپس مدیران از این اطلاعات برای ارزیابی عملکرد کارمند استفاده می‌کنند.
مزایا: به بهبود ارتباطات و عملکرد کمک می‌کند و یک ابزار عالی برای توسعه رهبری است.
معایب: به دست آوردن بازخورد ممکن است دشوار باشد. اغلب فقدان پیگیری و همسویی ناکافی با استراتژی شرکت وجود دارد.
بازبینی همتایان (Peer review)
روش بازبینی همتایان بر بازخورد همکاران برای اندازه‌گیری عملکرد تکیه دارد. اعضای تیم که از نزدیک با کارمند کار می‌کنند و نقاط قوت و ضعف او را می‌دانند، معمولاً بازخورد را ارائه می‌دهند.
مزایا: همتایان بهترین درک را از نقاط قوت و ضعف یک کارمند دارند.
معایب: احساسات شخصی ممکن است با بازخورد عینی تداخل پیدا کند.
مقیاس رتبه‌بندی رفتاری لنگر انداخته (BARS)
روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری لنگر انداخته (Behaviorally Anchored Rating Scale – BARS) از مجموعه‌ای از استانداردهای عملکرد از پیش تعریف شده با رفتارهای خاصی که هر سطح از عملکرد را توصیف می‌کند، استفاده می‌کند. سپس عملکرد کارمند در مقایسه با استانداردها رتبه‌بندی می‌شود.
مزایا: استانداردهای روشن، سازگار، بی‌طرفانه و پس از پیاده‌سازی آسان برای استفاده است.
معایب: گران، زمان‌بر و پیچیده برای توسعه و پیاده‌سازی.
مقیاس رتبه‌بندی گرافیکی (Graphic Rating Scale)
روش مقیاس رتبه‌بندی گرافیکی (Graphic Rating Scale) از لیستی از رفتارهای مطلوب برای هر نقش استفاده می‌کند و کارکنان را بر اساس هر ویژگی رتبه‌بندی می‌کند. نمونه‌هایی از ویژگی‌ها شامل کار تیمی، مدیریت زمان، پاسخگویی و مهارت‌های شغلی هستند.
مزایا: آسان برای استفاده، قابل اندازه‌گیری و مقرون به صرفه.
معایب: ذهنی، دشوار برای وزن‌دهی اینکه کدام ویژگی‌ها بیشتر از دیگری ارزش دارند.
5 نکته برای فرآیند ارزیابی عملکرد خوب
از آنجا که هیچ دو شرکتی یکسان نیستند، هر یک فرآیند متفاوتی برای انجام ارزیابی عملکرد خواهند داشت که در محیط خاص آنها بهترین کارایی را دارد. با این حال، چندین بهترین روش وجود دارد که هر بخش منابع انسانی باید برای راه‌اندازی یک فرآیند ارزیابی مؤثر در سازمان خود دنبال کند.
یک طرح کلی واضح برای جلسات ارزیابی عملکرد ایجاد کنید.
به طور قابل درک، هم مدیران و هم کارکنان ممکن است در طول ارزیابی عملکرد احساس ناراحتی کنند. این امر رایج است زیرا آینده کارمند به نتیجه ارزیابی بستگی دارد.
منابع انسانی می‌تواند با توسعه یک فرم یا طرح کلی برای استفاده در ارزیابی عملکرد، مقداری از این ناراحتی را کاهش دهد. استفاده از فرم ارزیابی عملکرد شغلی یا یک طرح کلی دیگر برای ارزیابی، هم برای آماده‌سازی جلسه و هم برای انجام خود بررسی عملکرد مفید خواهد بود.
هر نوع نقشی فرم کمی متفاوتی خواهد داشت که متناسب با وظایف خاص هر موقعیت است. ایجاد یک طرح کلی واضح و آسان برای استفاده که مدیران برای حفظ روند روان در طول ارزیابی دنبال می‌کنند، بسیار مهم است. در ادامه در مورد نحوه ایجاد فرم ارزیابی عملکرد بحث می‌کنیم.
جوئل ترامل (Joel Trammell)، بنیانگذار و مدیرعامل Manager360، یک شرکت توسعه مدیر و نرم‌افزار، اشاره می‌کند: “دلیل دیگری که ارزیابی عملکرد اینقدر استرس‌زا به نظر می‌رسد این است که ممکن است به صراحت با افزایش حقوق و سایر مشوق‌ها مرتبط باشند. به نظر من، این یک اشتباه است. از نظر روانشناختی، گره زدن ارزیابی به پول می‌تواند انگیزه ذاتی کارمند را برای عملکرد در سطح بالا از بین ببرد. همچنین ممکن است احساس نابرابری ایجاد کند، زیرا درک مبهم مدیر برای توجیه اعطا یا رد یک انگیزه استفاده می‌شود.”
“رویکرد بهتر این است که از ارزیابی عملکرد برای بحث در مورد نتایج اهداف کارمند، ارائه بازخورد و کوچینگ آنها در مورد موضوعاتی که برایشان مهم است، استفاده شود. به طور جداگانه، مدیر می‌تواند در مورد افزایش حقوق و پاداش‌ها صحبت کند، که باید به نرخ‌های منصفانه بازار برای نقش انجام شده گره خورده باشد.”
منابع انسانی همچنین باید فرآیند را به گونه‌ای تنظیم کند که به کاهش انواع مختلف سوگیری در ارزیابی عملکرد کمک کرده و مدیران را در مورد این سوگیری‌ها آموزش دهد.
متیو میدوز (Matthew Meadows)، مدیرعامل و هم‌بنیانگذار نرم‌افزار بررسی عملکرد WorkStory، می‌گوید: “سوگیری‌هایی مانند اثر هاله (Halo Effect) باید با نشان دادن اینکه بازخورد سازنده چگونه به نظر می‌رسد و چگونه باید بیان شود، به صورت مستقیم مورد بررسی قرار گیرند. این نوع مانع انصاف را می‌توان با مشارکت دادن اعضای تیم بیشتر در فرآیند بررسی و دریافت دیدگاه‌های متعدد در مورد عملکرد آنها نیز برطرف کرد.”
“علاوه بر این، سوگیری اخیر (Recency Bias) می‌تواند در مورد انصاف و دقت ارزیابی عملکرد مشکلاتی ایجاد کند. ما سازمان‌ها را تشویق می‌کنیم که یک فرآیند بررسی مستمرتر را برای کمک به غلبه بر این مشکل پیاده‌سازی کنند.”
کارکنان را تا حد امکان مشارکت دهید.
کارکنانی که نقش فعالی در فرآیند ارزیابی عملکرد دارند، از فرصت صحبت کردن از خودشان قدردانی می‌کنند و بنابراین، از نتیجه بسیار راضی‌تر هستند. بخش‌های منابع انسانی باید فرآیندی را طراحی کنند که مشارکت کارکنان را با فراهم کردن فرصت برای پاسخ به سؤالات، توضیح اقدامات و ارائه بینش در مورد چگونگی انجام بهتر کارهایشان، به حداکثر برساند.
تحقیقات کاولی، کیپینگ و لوی (Cawly, Keeping & Levy) در سال 1998 نشان می‌دهد که همبستگی قوی بین مشارکت کارکنان و واکنش مثبت به فرآیند ارزیابی عملکرد وجود دارد. تجزیه و تحلیل نشان داد که کارکنانی که مشارکت داشتند، احتمال بیشتری داشتند که جلسه را منصفانه و مفید ارزیابی کنند. آنها همچنین انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود داشتند.
مطالعه دوم که در سال 2012 توسط کیم و هولزر (Kim & Holzer) انجام شد، تأیید کرد که کارکنان زمانی که به طور فعال در فرآیند ارزیابی عملکرد مشارکت دارند، به نتایج ارزیابی عملکرد بهتر پاسخ می‌دهند.
مدیران را تشویق کنید تا سبک ارتباطی خود را تطبیق دهند.
برای مدیران بسیار مهم است که سبک ارتباطی خود را تطبیق دهند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان بازخورد را بدون اینکه انگیزه‌شان از بین برود، دریافت می‌کنند. هر کسی ترجیحات متفاوتی در مورد نحوه دریافت بازخورد منفی دارد. برخی مدیران را صریح ترجیح می‌دهند، در حالی که برخی دیگر رویکرد ظریفی را می‌پسندند. برای منابع انسانی (HR) حیاتی است که مدیران را در مورد بهترین شیوه‌ها برای ارائه بازخورد منفی با سبک‌های مختلف به کارکنان خود آموزش دهد.
به طور سنتی، خبر بد تا آخرین قسمت ارزیابی عملکرد ذخیره می‌شود. این بدان معناست که کارکنان و مدیران با نگرانی منتظر بخش منفی جلسه هستند. دانیل پینک (Daniel Pink) (2018) دریافت که کارکنان زمانی که خبر بد در اوایل مصاحبه مورد بررسی قرار می‌گیرد، بیشترین رضایت را دارند.
رسیدگی ابتدا به حوزه‌های بهبود به این معنی است که هر دو طرف می‌توانند برای بقیه جلسه آرامش داشته باشند. پیاده‌سازی این استراتژی در فرآیند شما منجر به یک جلسه پربارتر می‌شود و تضمین می‌کند که ارزیابی با یک نکته مثبت به پایان می‌رسد.
به گفته جانا تالوک (Jana Tulloch)، مشاور منابع انسانی، منابع انسانی همچنین می‌تواند به مدیران آموزش دهد که چگونه از طریق جلسات بازخورد ساختگی، بازخورد بهتری ارائه دهند. تالوک می‌گوید: “در چنین جلساتی، مدیران می‌توانند تمرین کنند که بازخورد مثبت و سازنده ارائه دهند. هدف این است که به مدیران کمک کنیم تا بازخورد خاص و قابل اجرا به تیم خود ارائه دهند.”
جوئل ترامل (Joel Trammell) از Manager360 نیز توصیه می‌کند که بر روی “بازخوردهای پیشرو” (Feedforward) تمرکز شود.
ترامل می‌گوید: “ارزیابی‌های عملکرد زمانی به طور قابل توجهی مؤثرتر هستند که بر آنچه کارمند می‌تواند در آینده انجام دهد تمرکز کنند تا اینکه یک پس‌مرگ کامل بر روی کاستی‌های گذشته آنها انجام دهند. برای مثال، اگر یک ارائه بی‌حال را که ارائه داده‌اند، تکه‌تکه کنید، آنها را بی‌حوصله رها می‌کنید. اکنون چه کاری می‌توانند در مورد آن انجام دهند؟”
“در عوض، در مورد تغییراتی که مایلید در آینده ببینید، بحث کنید. این رویکرد “بازخوردهای پیشرو” مقداری استرس را از مکالمات دشوار کم می‌کند و مسیر مثبتی را به کارمند نشان می‌دهد.”
تضمین بازخورد بیشتر برای بهبود عملکرد
63 درصد از کارکنان خواهان بازخورد فوری‌تر و “در لحظه” در مورد عملکرد کاری خود هستند. آنها می‌خواهند بدانند چه کاری را درست انجام می‌دهند و چگونه می‌توانند بهبود یابند.
علاوه بر افزایش تعداد ارزیابی‌های عملکرد از سالی یک بار به دو بار در سال یا فصلی، سازمان‌ها می‌توانند راه‌های بیشتری را برای کمک به مدیران برای در تماس بیشتر با تیم‌های خود کشف کنند. بیایید به چند روش مختلف ارائه بازخورد خارج از ارزیابی‌های عملکرد سالانه نگاه کنیم:
گفتگوهای 1 به 1: در این رویکرد، مدیران متعهد می‌شوند که حداقل هفتگی با کارکنان خود ملاقات کرده و بازخورد ارائه دهند (و دریافت کنند).
جلسات بخش: مدیران جلسات هفتگی یا ماهانه برای بحث در مورد عملکرد تیم و ارائه بازخورد سازنده برگزار می‌کنند.
ایمیل‌ها: اگرچه کمتر شخصی هستند، اما می‌توان ایمیل‌های هفتگی یا ماهانه به کل تیم یا به تک تک کارکنان ارسال کرد که نقاط قوت و حوزه‌های نیازمند بهبود آنها را با جزئیات شرح می‌دهد.
برنامه‌های ارزیابی عملکرد (Performance Appraisal Apps): برنامه‌های ارزیابی عملکرد روشی عالی برای مدیران برای انجام آسان ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد به کارکنان خود هستند. سیستم‌های ارزیابی مستقل و همچنین پلتفرم‌هایی که بخشی از راه‌حل‌های مدیریت عملکرد بزرگ‌تر و مبتنی بر ابر هستند، وجود دارد.
سسیلیا لوب (Cecilia Laube)، متخصص توسعه، طراحی و اثربخشی سازمانی، می‌گوید: “فرآیند ارزیابی عملکرد، همانطور که بیشتر کارکنان آن را می‌شناسند، باید از ارزیابی عملکرد گذشته به سمت راهنمایی فرصت‌های شغلی آینده تغییر کند. آماده‌سازی مدیران برای تبدیل شدن به مربیان شغلی عالی بهترین راهی است که منابع انسانی می‌تواند از فرآیند ارزیابی عملکرد حمایت کند.”
“اگر فرآیند به خوبی طراحی شده باشد، ارزیابی عملکرد باید در مورد کمک به کارکنان برای یافتن مسیرهای شغلی باشد که به بهترین وجه با علایق شخصی آنها و با نیازهای شرکت همسو است.”
جلسات ارزیابی عملکرد کارمندی خود را به دقت مستند کنید.
هدف از ارزیابی عملکرد جمع‌آوری اطلاعاتی است که بعداً برای تصمیم‌گیری‌ها استفاده خواهد شد. این تصمیمات ممکن است هفته‌ها یا ماه‌ها بعد گرفته شوند و به خاطر سپردن هر جزئیات جلسات ارزیابی عملکرد دشوار خواهد بود.
مطمئن شوید که فرآیندی را پیاده‌سازی می‌کنید که مستندسازی دقیق را به روشی استاندارد شده الزامی می‌کند تا اطلاعات در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند. همانطور که در بالا اشاره کردیم، ممکن است انتخاب کنید از یک برنامه ارزیابی عملکرد یا یک سیستم مدیریت استعداد برای استراتژی‌های بازخورد مستمر استفاده کنید.
یک مقاله از مؤسسه NeuroLeadership نشان داد که 91% از شرکت‌هایی که مدیریت عملکرد مستمر را پذیرفته‌اند، داده‌های بهتری را برای تصمیم‌گیری‌های مربوط به افراد گزارش می‌کنند. این شرکت‌ها همچنین گزارش می‌دهند که در حذف سوگیری در ترفیع و پیشرفت پیشرفت‌های عمده‌ای داشته‌اند.
چگونه یک فرم ارزیابی عملکرد ایجاد کنیم؟
طراحی یک فرم ارزیابی عملکرد شغلی کامل، زمینه‌ای برای جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند فراهم می‌کند. یک فرم ارزیابی عملکرد شغلی جامع شامل چندین عنصر است.
بالای صفحه | نام کارمند شماره کارمندی تاریخ ارزیابی نام مدیر |
بخش عملکرد | در این بخش، مدیر، کارمند را بر اساس انجام وظایف ذکر شده در شرح شغل ارزیابی می‌کند. عناصر ذکر شده به نقش کارمند در شرکت بستگی دارد. |
بخش رفتار | در این بخش، مدیر، کارمند را بر اساس رفتار کلی‌اش ارزیابی می‌کند. برای مثال، آیا کارمند نگرش خوبی نسبت به کار دارد؟ آیا با همکاران و مدیریت به خوبی کنار می‌آید؟ در اینجا مدیران می‌توانند کارمندانی را که فراتر از وظیفه خود تلاش می‌کنند، شناسایی کنند. |
بخش بهبود | این بخش به چگونگی تأیید کارمند در نقش فعلی خود می‌پردازد. |
شایستگی‌ها را تعریف کنید
هر موقعیت شغلی مجموعه‌ای از شایستگی‌های از پیش تعریف شده را برای انجام موفقیت‌آمیز آنها نیاز دارد. شایستگی‌ها به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:
- شایستگی‌های اصلی (Core Competencies)
- شایستگی‌های خاص شغل (Job-specific Competencies)
شایستگی‌های اصلی آنهایی هستند که هر کسی در سازمان، صرف نظر از عنوان شغلی، به آنها نیاز دارد. این شایستگی‌ها توسط هیئت مدیره شرکت تعیین می‌شوند و هرچه موقعیت ارشدتر باشد، سطح شایستگی مورد نیاز نیز بالاتر خواهد بود.
نمونه‌ای از این می‌تواند “تجاری بودن” برای یک شرکت مشاوره باشد، جایی که همکاران و شرکا همگی باید برای تولید درآمد بیشتر از مشتریان جدید و موجود تلاش کنند. همه موقعیت‌ها نیازمند تجاری بودن هستند، اما با درجات متفاوت.
شایستگی‌های خاص شغل توسط منابع انسانی و مدیر مستقیم تعریف می‌شوند. اینها شایستگی‌هایی هستند که برای هر موقعیت شغلی مورد نیاز است. به عنوان مثال، یک طراح گرافیک باید در نرم‌افزارهای طراحی گرافیک مهارت داشته باشد. سپس کارکنان برای هر شایستگی با یک نوع رتبه‌بندی انتخاب شده، مانند BARS یا مقیاس رتبه‌بندی گرافیکی که در بالا بحث شد، رتبه‌بندی می‌شوند.
نمونه‌ای در ادامه آورده شده است که از گزارش ویژه SHRM در مورد مدیریت عملکرد می‌آید. همانطور که در اینجا می‌بینید، آنها از یک مقیاس پنج نقطه‌ای که بر روی سه سطح شایستگی ترسیم شده است، استفاده می‌کنند.
ارزیابی رفتاری شایستگی‌ها
ارتباطات
1. پایین‌تر از انتظارات | 3. برآورده کردن انتظارات | 5. الگو |
حتی با راهنمایی، در تهیه ارتباطات سرراست، شامل فرم‌ها، مدارک و سوابق، به موقع و دقیق شکست می‌خورد؛ محصولات به حداقل اصلاحات نیاز دارند. حتی با راهنمایی، در تطبیق سبک و مواد برای انتقال اطلاعات سرراست شکست می‌خورد. | با راهنمایی، ارتباطات سرراست، شامل فرم‌ها، مدارک و سوابق، را به موقع و دقیق آماده می‌کند؛ محصولات به حداقل اصلاحات نیاز دارند. با راهنمایی، سبک و مواد را برای انتقال اطلاعات سرراست تطبیق می‌دهد. | به طور مستقل ارتباطات، مانند فرم‌ها، مدارک و سوابق را به موقع، واضح و دقیق آماده می‌کند؛ محصولات به اصلاحات کمی، در صورت وجود، نیاز دارند. به طور مستقل سبک و مواد را برای انتقال اطلاعات تطبیق می‌دهد. |
مقیاس‌های عملکرد شغلی و رفتار شغلی
هنگام مطالعه عملکرد فردی، ایجاد یک ارزیابی سفارشی برای همه عملکردها غیرممکن است. در عوض، محققان به دنبال راهی برای ارزیابی همه آنها بودند. این می‌تواند در توسعه فرم ارزیابی عملکرد خودتان مفید باشد.
محققان از ابزاری استفاده می‌کنند که دو چیز را اندازه‌گیری می‌کند: رفتار درون نقش (in-role behavior) و رفتار برون نقش (extra-role behavior).
رفتار درون نقش شامل تمام فعالیت‌های مربوط به شرح وظایف کارمند است. سؤالات شامل اظهارات زیر است و داشتن پاسخ این سؤالات توسط سرپرست مستقیم، روشی سریع برای ارزیابی عملکرد فرد است.
- کارمند به اهداف شغلی دست می‌یابد.
- کارمند معیارهای عملکرد را برآورده می‌کند.
- کارمند تمام الزامات شغلی را برآورده می‌کند.
عنصر دوم رفتار برون نقش است. *رفتارهای برون نقش تمام رفتارهایی هستند که فراتر از شرح وظایف هستند. این شامل کمک به همکاران، سازماندهی یک رویداد تیمی و موارد دیگر است.
- کارمند به دیگر کارکنان در کارشان در غیاب آنها کمک می‌کند.
- کارمند در صورت افزایش حجم کاری به دیگران کمک می‌کند (به دیگران کمک می‌کند تا بر موانع غلبه کنند).
- کارمند داوطلب می‌شود کارهایی را انجام دهد که به طور رسمی توسط شغل مورد نیاز نیستند.
بر اساس نمرات این رفتارها، سرپرست می‌تواند عملکرد کارمند را در هر دو عنصر ارزیابی کند.
یک عنصر نهایی که اغلب اضافه می‌شود، موردی در مورد پتانسیل کارمند است. آیا کارمند برای ترفیع مستقیم آماده است، یا هنوز باید چیزهای زیادی یاد بگیرد؟
اریک موکناچ (Eric Mochnacz)، مدیر عملیات در Red Clover HR، می‌گوید: “فرآیندهای مدیریت عملکرد باید بر اساس نقش شغلی باشد، نه شخص. و اینکه چگونه شخص الزامات شغلی را برآورده می‌کند – نه اینکه مدیر چه احساسی نسبت به شخص دارد. شفاف‌سازی هدف و معیارهای فرآیند مدیریت عملکرد از ابتدا به توسعه اعتماد در فرآیند کمک می‌کند.”
ما یک نمونه فرم ارزیابی عملکرد شغلی (PDF) را در لینک پیوست کرده‌ایم. برای اطلاعات بیشتر در این مورد، مقاله ما را در مورد قالب بررسی عملکرد کارکنان بخوانید. در این مقاله، ما به جزئیات بیشتری می‌پردازیم و همچنین یک قالب نمونه مبتنی بر شایستگی قابل ویرایش ارائه می‌دهیم.
نمونه‌های ارزیابی عملکرد
بیایید به چند نمونه مثبت و منفی ارزیابی عملکرد نگاهی بیندازیم.
وقت‌شناسی
- مثبت: کارمند به طور مداوم به موقع سر کار حاضر می‌شود، تمام پروژه‌ها را قبل یا در موعد مقرر تحویل می‌دهد و در تمام جلسات مورد نیاز به موقع شرکت می‌کند.
- منفی: کارمند اغلب دیر سر کار حاضر می‌شود و اغلب پروژه‌ها را پس از موعد مقرر تحویل می‌دهد.
پاسخگویی
- مثبت: چه نتیجه خوب باشد چه بد، کارمند همیشه پا پیش می‌گذارد و مسئولیت سهم خود را در پروژه می‌پذیرد.
- منفی: کارمند مسئولیت اعمال خود را نمی‌پذیرد. او تمایل دارد تقصیر را به گردن دیگران بیندازد.
ارتباطات
- مثبت: کارمند مهارت‌های ارتباطی عالی دارد. او همیشه اطمینان حاصل می‌کند که همه قبل از ترک مکالمه در یک صفحه هستند.
- منفی: کارمند مهارت‌های ارتباطی ضعیفی دارد. همکاران و مشتریان اغلب در درک پیام مورد نظر مشکل دارند و سردرگمی ایجاد می‌شود.
جوآنا کمپفر (Joanna Kemper)، مربی رشد رهبری، می‌گوید که وقتی مدیران بازخورد می‌دهند، باید اطمینان حاصل کنند که بازخورد ریشه در نمونه‌های خاص و یک الگوی رفتاری مداوم دارد. کمپفر در پایان می‌گوید: “در نهایت، ارزیابی‌های عملکرد نباید حاوی شگفتی باشند – همه آن باید یک مکالمه مداوم در طول سال باشد.”
ارزیابی‌های عملکرد چیزی فراتر از تشریفات هستند. آنها اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد کارکنان ارائه می‌دهند که به تصمیم‌گیرندگان امکان می‌دهد در مورد تخصیص منابع، پاداش‌ها، افزایش حقوق و ترفیع‌ها* تصمیم بگیرند. این اطلاعات برای درک حوزه‌هایی که به خوبی کار می‌کنند و حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند نیز حیاتی است.
بخش‌های منابع انسانی باید فرآیندهای جامع ارزیابی عملکرد را ایجاد و طراحی کنند که به شرکت‌ها امکان می‌دهد از اطلاعات به دست آمده به بهترین نحو استفاده کنند. به این ترتیب، آنها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا *رشد کارکنان را تسهیل کرده، تصمیمات بهتری بگیرند و در نهایت، عملکرد سازمانی را افزایش دهند.
سوالات متداول (FAQ)
ارزیابی عملکرد فرآیندی رسمی است که سازمان‌ها برای ارزیابی اینکه آیا کارکنان وظایف شرح وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند، استفاده می‌کنند.
ارزیابی‌های عملکرد مهم هستند زیرا رشد و پیشرفت شغلی کارکنان را تسهیل می‌کنند، ارتباطات را بهبود می‌بخشند، پاسخگویی ایجاد می‌کنند و امکان تصمیم‌گیری عینی در مورد ترفیع‌ها، پاداش‌ها و خاتمه همکاری را فراهم می‌کنند.
متداول‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد شامل مدیریت بر اساس اهداف (Management by Objectives)، بازخورد 360 درجه، مقیاس رتبه‌بندی رفتاری لنگردار (Behaviorally Anchored Rating Scale – BARS)، مقیاس رتبه‌بندی گرافیکی (Graphic Rating Scale) و بازبینی همکاران (peer review) است.
