فرآیند تجزیه و تحلیل داده های مصاحبه خروج

مصاحبه خروج چیست؟

زمانی که یک کارمند قصد خروج و یا استعفا خود را از شرکت دارد تیم منابع انسانی سعی بر این دارد که پیش از خروج کارکنان از سازمان با اون گفتوگو کنند. زمانی که کارمند نقش مهم و اساسی را در سازمان ایفا کند قطعا نیاز به صحبت با او از طرف مدیران هم بیشتر خواهد شد. به این گفت و گو پیش از خروج کارمند از سازمان مصاحبه خروج می‌گویند. تجزیه و تحلیل داده‌های مصاحبه خروج بسیار مهم است چرا که می‌تواند نکات بسیار مهمی درخصوص نقاط قوت و ضعف بخش‌های مختلف سازمان را به کارفرما ارائه دهد و به خوبی بفهمند که مشکل اصلی کارمند و راه حل آن چیست و همچنین چه آیتم‌هایی را برای کارمند جایگزین باید رعایت کرد.

مصاحبه خروج یک گفتگوی انفرادی با کارمندی است که در حال ترک سازمان است تا بازخوردی در مورد تجربه آنها با سازمان جستجو کند. یک شخص ثالث بی‌طرف باید مصاحبه را انجام دهد، بنابراین معمولاً یک نماینده منابع انسانی می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. آنها مجموعه ای از سؤالات خاص و یکسان را به هر کارمندی که از سازمان جدا می‌شود ارائه می‌دهند.

این مرحله نهایی سفر کارمند است و به آنها اجازه می‌دهد در محیطی شنیده شوند که بتوانند صادقانه نظرات خود را بیان کنند. نظرات و پیشنهادات آن‌ها بینشی را در مورد شرایط مربوط به خروج آن‌ها و نحوه نگرش به سازمان از دید کارمندان ارائه می‌دهد. این راهی است برای یادگیری اینکه چه چیزی ممکن است اشتباه رخ داده باشد و آیا می‌توان کاری برای جلوگیری از بروز اتفاقات مشابه در آینده انجام داد یا خیر؟!

این اطلاعات می‌تواند به شما در شناسایی علل اصلی گردش مالی و سایر مشکلات سازمان کمک کند. سپس می‌توانید برای بهبود محیط کار و رضایت کارکنان حتما به مصاحبه‌های خروج بپردازید.

چرا مصاحبه خروج انجام می‌دهیم؟

مصاحبه خروج، آن‌ها را به یک روش استاندارد برای کارفرمایان در هر اندازه تبدیل می‌کند. مصاحبه خروج به دلایل زیادی به عنوان ابزار ارزشمندی است و می‌توان به کمک آن به اطلاعات زیر رسید:

• درک بهتری از چرایی ترک افراد.
• به کارمندان این فرصت را می‌دهد که مشکلات خود را مطرح کنند.
• جمع آوری داده‌هایی که می‌تواند اثربخشی سازمانی را بهبود بخشد و ماندگاری کارکنان را افزایش دهد.
• توانایی پاسخگویی مدیران در صورت نیاز
• کشف اقدامات غیرقانونی یا غیراخلاقی سازمان

اهمیت آف بوردینگ offboarding

Offboarding یا مدیریت خروج از خدمت، فرایندی است که طی آن کارمندان شما از شرکت خارج می‌شوند. این فرایند شامل تمامی مراحلی است که برای جدایی رسمی بین کارفرما و کارمند موردنیاز است. خروج از خدمت می‌تواند به دلیل بازنشستگی، استعفا یا فسخ قرارداد باشد.  جذب یک کارمند با فرایند Onboarding آغاز شده و با Offboarding کار او در سازمان به پایان می‌‌رسد.

مصاحبه خروج بخش مهمی از آفبورد است و باید زمانی انجام شود که کارمندان تحت هر شرایطی مانند استعفا، استخدام یا فسخ قرارداد، اخراج یا بازنشستگی، کار را ترک کنند. آنها به کارمندان اجازه می‌دهند که شنیده شوند و سوءتفاهم‌ها را برطرف کنند. مصاحبه‌های خروج همچنین اطلاعاتی را در اختیار منابع انسانی در مورد دلیل ترک کارمندان قرار می‌دهد.

اهداف مصاحبه خروج چیست؟

• شفاف‌کردن مسایل و مشکلات نیروی انسانی
• درک دیدگاه کارکنان در مورد مسائل کاری
• درک شیوه‌های مدیریتی و رهبری
• دریافت فرصت‌های بهبود سازمان
• تبدیل کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند به سفیران و مبلغان سازمان.

فرآیند تجزیه و تحلیل داده‌های مصاحبه خروج

برای استفاده حداکثری از مصاحبه‌های خروجی، باید داده‌های جمع آوری شده از آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. به این صورت است که بازخورد کارمندان را به اطلاعات مفید تبدیل می‌کنید. سپس می‌توانید از آن برای ایجاد تغییرات و بهبودها استفاده کنید.

1. 

    فرآیند تجزیه و تحلیل خروج

   مشکل را تعریف کنید

اولین گام در فرآیند تجزیه و تحلیل مصاحبه خروج این است که بدانید چه چیزی را می‌خواهید انجام دهید. شما باید با مدیریت و سایر ذینفعان همکاری کنید تا بفهمید نیاز کسب و کار چیست. چه مشکلی را می‌خواهید که داده‌ها به شما در حل آن کمک کنند؟

به عنوان مثال:

• کارمندان برتر حفظ نمی‌شوند.
• افراد به طور مداوم در حال ترک یک موقعیت یا بخش خاص هستند.
• کارمندان تازه کار پس از رسیدن به یک نقطه خاص شغلی را ترک می‌کنند.

سپس بیان مسئله را به سؤالی تبدیل می‌کنید که می‌خواهید داده‌ها به آن پاسخ دهند. یک مثال می‌تواند این باشد: “چگونه استعدادهای برتر را حفظ کنیم؟” سپس یک قدم جلوتر بروید تا آن را تا حد امکان مشخص کنید، “چگونه استعدادهای برتر را در موقعیت‌های رهبر تیم حفظ کنیم؟”

در مرحله بعد، می‌توانید نتیجه مورد نظر را تعیین کنید که به نفع شرکت خواهد بود. ممکن است “حفظ استعدادهای برتر در موقعیت‌های رهبر تیم، بهره وری را حفظ کند و مجموعه‌ای از نامزدهای بالقوه را برای مدیریت سطح بالاتر فراهم کند.”

2. تعیین کنید که چه داده‌های مصاحبه خروجی جمع آوری خواهد شد

هنگامی که بدانید به دنبال چه هستید، باید تصمیم بگیرید که به کدام داده‌ها نیاز دارید و چگونه آن‌ها را جمع آوری می‌کنید. دو نوع داده‌ای که باید در نظر گرفته شود، کیفی و کمی هستند. بیایید نگاهی به اینها بیندازیم.

• داده‌های کیفی:

داده‌های کیفی ویژگی‌های ذهنی و تفسیری را بیان می‌کنند که نمی‌توان آن‌ها را به صورت عددی اندازه گیری کرد، اما می‌توان آن‌ها را مشاهده، ثبت و طبقه بندی کرد. این نوع داده‌ها چیزی را مشخص می‌کند.

این نوع داده از فرمت‌هایی مانند نظرسنجی، پرسشنامه و مصاحبه با سؤالات باز جمع آوری می‌شود. یک صفت را تعریف می‌کند و آن را بدون اعداد بیان می‌کند.

نمونه‌هایی از داده‌های کیفی حاصل از مصاحبه خروجی می‌تواند به شرح زیر باشد:

• محیط کار فراگیر اما سخت است.
• فرهنگ سازمانی باعث ترویج همکاری و نوآوری می‌شود.

• اطلاعات کمی:

داده‌های کمی به صورت اعداد بیان می‌شوند و می‌توانند تأیید و بررسی شوند. این نوع داده‌ها را می‌توان در طول مصاحبه‌های خروجی با ارائه رتبه بندی عددی برای پاسخ‌ها جمع آوری کرد.

به عنوان مثال، داده‌های کمی مصاحبه خروجی می‌تواند به شرح زیر باشد:

• 65 درصد از کارمندان در حال خروج به شرکت 5 امتیاز کلی را به عنوان کارفرما می‌دهند.
• 25 درصد از کارمندان در حال خروج، مدیران خود را به دلیل بی‌طرفی، رتبه زیر 4 از 5 می‌دهند.

3. داده‌های مصاحبه خروجی را جمع آوری کنید

اکنون که یک استراتژی داده دارید، باید فرآیند مصاحبه خروج را برای جمع آوری اطلاعات لازم طراحی کنید. در اینجا یک مرور کلی از آنچه مستلزم است آورده شده است: