یک فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی موثر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سرمایه انسانی را به حداکثر برسانند و نیروی کار آماده و بااستعداد برای آینده بسازند. بیایید اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی را با جزئیات بیشتر در این مقاله از سایت منابع انسانی سرآمد بررسی کنیم.
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) یک فرآیند مستمر و مبتنی بر داده را توصیف می‌کند که در آن یک شرکت به طور سیستماتیک برای آینده از نظر منابع انسانی برنامه ریزی می‌کند تا اطمینان حاصل کند که مشاغل موجود برای کارکنان ماهر و متخصص در هر بخشی مناسب هستند. اقدامات و برنامه‌ریزی‌های منابع انسانی به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد و مزیت رقابتی خود را بدون کمبود یا زیاده‌روی برای کارکنان حفظ کند.
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی
سازمان‌ها باید بتوانند سرمایه و نیروی انسانی خود را همزمان با تغییرات مداوم در فناوری، مسائل اقتصاد، نوآوری محصول و فرهنگ سازمانی تطبیق دهند. برنامه ریزی منابع انسانی برای به حداکثر رساندن نیروی کار مجهز ضروری است همچنین مزایای دیگری را ارائه می‌دهد که به انجام ماموریت سازمان شما کمک می‌کند.
برخی اهداف برنامه ریزی منابع انسانی HRP به صورت زیر می‌باشد:
- پیش بینی و آمادگی برای تغییرات فرهنگی و تحولات محیط کسب‌و‌کار
- پیش‌بینی و شناسایی تغییرات شغلی و مهارتی برای برآوردن نیازهای نیروی کار
- استخدام استعدادهای مناسب و به موقع برای حمایت از برنامه‌های سازمانی توسعه یافته، کاهش یافته یا متنوع
- تطبیق تکنیک‌ها و مزایای استخدام با استخدام بهترین و متخصص‌ترین افراد
- اطمینان از برخورداری نیروی کار از مهارت‌های فنی و نرم افزاری بهینه برای افزایش بهره وری
- ایجاد مسیرهای شغلی برای کارکنان به منظور افزایش رضایت و ارتقاء شغلی آنها
- ایجاد و حفظ فرآیندهای کلیدی و موثر منابع انسانی (استخدام، آموزش، برنامه ریزی پاداش و مزایا، مدیریت عملکرد.)
- استفاده از بودجه منابع انسانی
- حفظ انطباق با سیاست‌های شرکت و مقررات دولتی
همانطور که برنامه ریزی منابع انسانی مفید است، این فرآیند با چالش‌هایی هم همراه است. شناخت مشکلات احتمالی می‌تواند مدیران منابع انسانی را برای رویارویی بهتر با آنها آماده کند. از شرایط زیر که ممکن است با آن مواجه شوید شامل:
- زمان طولانی و تلاش بسیار
- دربرداشتن هزینه‌های بسیار
- نیاز به پیش بینی که همیشه پاسخگو نیست
- ابهام و انحراف در بازار
- ناکافی بودن سیستم‌های اطلاعاتی
- نیاز به بررسی و ترکیب داده‌ها از چندین منبع موثق مختلف
- تغییرات داخلی سازمان
چگونه متخصص منابع انسانی شویم؟
5 مرحله در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی
فرآیند واقعی برنامه ریزی منابع انسانی شامل پنج مرحله کلی است. فهرست زیر خلاصه‌ای از هر مرحله است تا به شما در جهت‌یابی فرآیند کمک کند:
-
تجزیه و تحلیل اهداف و برنامه های سازمانی
موفقیت در برنامه ریزی منابع انسانی به اهداف تجاری سازمان بستگی دارد، بنابراین باید با هدف نهایی شروع کنید. تعیین کنید که سازمان می‌خواهد در آینده به چه چیزی دست یابد، چگونه قصد دارد این کار را انجام دهد و تلاش‌های منابع انسانی چگونه به آن کمک خواهد کرد.
هر بخش دارای اهداف منحصر به فردی خواهد بود که منابع انسانی باید در آنها مشارکت داشته باشد. در حالت ایده‌آل، منابع انسانی با مدیریت بسیار نزدیک کار می‌کند و درک روشنی از آنچه که هر بخش از شرکت به دنبال آن است، دارد. هنگامی که این را بدانید، می‌توانید مطمئن شوید که منابع انسانی چگونه این نیازها را برآورده می‌کند. به عنوان مثال، برخی از بخش‌ها ممکن است به شما نیاز داشته باشند که بر استخدام تمرکز کنید، در حالی که برخی دیگر ممکن است نیاز به کاهش تعداد کارکنان فعلی داشته باشند.
-
وضعیت فعلی نیروی کار خود را ارزیابی کنید و گپ‌های سازمان را کشف کنید.
قبل از اینکه برنامه‌های آینده را پیش ببرید، باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان، وضعیت فعلی نیروی کار سازمان را ارزیابی کنید. اینکه چه تعداد کارمند واقعا متخصص و بااستعداد دارید؟ چه مهارت‌هایی در چه سطوحی با کارکنان فعلی خود دارید؟ لذا برای این کار باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تعداد کل کارمندان شما چقدر است؟
- در هر بخش چند کارمند وجود دارد؟
- هر پست چند کارمند دارند؟
- تحصیلات، مهارت‌ها، شایستگی‌ها و صلاحیت‌های کارکنان شما چیست؟
- رتبه کارکنان در داده‌های ارزیابی عملکرد چگونه است؟
- سن کارکنان شما چقدر است؟ (چند نفر به بازنشستگی نزدیک هستند؟)
راه های مختلفی وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می‌توانند این متغیرها را بررسی کنند، مانند:
- ملاقات با مدیران و روسای هر بخش جهت ارزیابی میزان توانایی و عملکرد آنان برای پیشرفت شغلی
- ارزیابی کارکنان توسط خودتان (کارشناس منابع انسانی)
- تجزیه و تحلیل داده ای HRIS یا (Human Resource Information System)
- بررسی عملکرد کارکنان و سازمان در گذشته
ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند به شما در تهیه نقشه راه برای این مرحله از فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی کمک کنند. نمودار سازمانی یک توصیف بصری از ساختار کارکنان یک شرکت است که نقش‌ها و روابط گزارش‌دهی را مشخص می‌کند. در زیر می‌توانید نمونه‌ای از نمودار سازمانی منابع انسانی را در یک سازمان با اندازه متوسط ببینید:
قبلی
بعدی
فهرست مهارت ها به آمادگی کارکنان فعلی برای حرکت به سمت موقعیت‌های شغلی در سطوح بالاتر می‌پردازد. به شما این امکان را می‌دهد تا تشخیص دهید که چه کارکنانی با تغییر نیازهای شرکت، توانایی مسئولیت‌پذیری برای شغل‌های جدید را دارند. همچنین به شما کمک می‌کند تا هر گونه کمبود مهارت را کشف کنید.
در جدول پایین برخی از مهارت‌های یک کارمند جهت شناسایی برای فرصت‌های شغلی بهتر در سازمان آورده شده است:
3. نیازهای آینده HR را پیش بینی کنید.
پیش‌بینی تقاضا، مرحله حیاتی فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی است. با در نظر گرفتن اهداف آتی سازمان، تقاضا و عرضه آتی کارکنان واجد شرایط را بسنجید. پیش بینی تقاضا شامل تعیین تعداد افراد مورد نیاز و سطح استعداد مورد نیاز کارکنان است. پیش‌بینی عرضه، منابع داخلی آینده (ترفیع، نقل و انتقالات، گسترش موقعیت) و منابع خارجی و توانایی آنها برای برآورده کردن نیازهای شما را برآورد می‌کند.
شما این پیش بینی را با استفاده از داده‌های داخلی و روند بازار و بیزینس انجام می‌دهید. لذا حتما عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:
- محصولات یا خدمات جدید در آینده
- هزینه های نیروی کار
- بازنشستگی کارمندان / موقعیت‌های شغلی خالی در سازمان
- پیشرفت‌های تکنولوژیکی و اتوماسیون در آینده
برنامه ریزی سناریو راهی برای ایده پردازی موقعیت‌هایی است که ممکن است بر جهت سازمان شما و نیازهای نیروی کار در آینده تأثیر بگذارد. پیشرفت‌های تکنولوژیکی، تغییرات اقتصادی، مقررات جدید دولتی و غیره را هم در نظر بگیرید و بدانید که چگونه می‌توانید انعطاف پذیر باشید و کدام اقدامات پیشگیرانه را باید انجام دهید.
تجزیه و تحلیل گپ‌های سازمان به شما این امکان را می‌دهد که کمیت و سطح مهارت کارکنان فعلی را با آنچه برای دستیابی به اهداف سازمان مورد نیاز است مقایسه کنید. این روش شامل:
- شناخت وضعیت فعلی نیروی کار
- تعیین وضعیت ایده آل
- شناسایی نقاط ضعف فعلی
می‌توانید از تجزیه و تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها، تهدیدها) برای جمع آوری یافته‌های خود استفاده کنید و ببینید کدام عناصر به بیشترین تمرکز نیاز دارند.
قبلی
بعدی
سپس وظیفه شما این است که دریابید که چگونه می توانید تقاضا برای کارمندان با کیفیت را با عرضه داخلی و خارجی موجود با پاسخ دادن به سؤالاتی مانند موارد زیر مطابقت دهید:
- آیا برای موقعیت‌های شغلی جدید نیاز به اضافه کردن کارمندان بیشتری داریم؟ اگر چنین است، از کجا؟ چند تا؟ تمام وقت یا نیمه وقت؟
- آیا بازار کارکنان بالقوه را دارد؟
- آیا برای تخصیص مجدد نیاز به آموزش و توسعه کارکنان موجود داریم؟
- آیا به اندازه کافی از تخصص کارکنان فعلی استفاده می‌کنیم؟
- آیا ما نیاز به تطبیق هر یک از سیاست‌ها یا شیوه‌های منابع انسانی داریم تا نیازهای منابع انسانی آینده را برآورده کنیم؟
-
برنامه ریزی و اجرا کنید
اکنون زمان تدوین یک برنامه عملیاتی منابع انسانی است که با استراتژی کلی سازمان شما همسو باشد. باید تمام تحلیل‌هایی را که تکمیل کرده‌اید در نظر بگیرد به طوریکه شامل استراتژی‌های استعداد برای مطابقت با عرضه و تقاضا باشد تا سازمان شما را برای آینده آماده کند.
برنامه شما می‌تواند با مفهوم نظری تبدیل شرکت از X به Y شروع شود و سپس رویکرد گام به گامی را که منابع انسانی تسهیل می‌کند را انجام دهید. این شامل توسعه روش‌هایی برای ارتقای استراتژی‌های خاص برای رساندن شما به سطح ایده‌آل است.
هیچ محتوای یکسانی برای برنامه استراتژیک منابع انسانی وجود ندارد. استراتژی هر سازمان بسته به اهداف و نوع کسب و کار آن منحصر به فرد خواهد بود. طرح یک استارتاپ کوچک شامل عوامل کاملاً متفاوتی نسبت به یک شرکت چند ملیتی است. ممکن است یک شرکت برای یافتن تعداد معینی از کارمندان بسیار ماهر با دانش تخصصی، نیاز به شروع با یک برنامه استخدام پیشرفته داشته باشد. شرکت دیگری ممکن است بتواند با آموزش کارکنان فعلی خود شروع کند.
هنگامی که برنامه شما تنظیم شد، باید روی ادغام آن با ارتباطات قوی در سراسر شرکت تمرکز کنید. برای مقاومت در برابر تغییراتی که ممکن است در میان کارکنان و مدیریت خط مقدم رخ دهد، آماده باشید. اگر کارمندان جدیدی را استخدام کنید، ادغام آسان‌تر خواهد بود، زیرا آنها روش جدید را بیشتر می‌پذیرند.
-
برنامه خود را نظارت، بررسی و ارزیابی مجدد کنید
پس از اینکه برنامه منابع انسانی خود را به اجرا گذاشتید، باید تعیین کنید که آیا این برنامه نتیجه می‌دهد یا خیر. بررسی کنید که چقدر به شما در اجرای استراتژی سازمانی و دستیابی به اهداف در زمینه‌هایی مانند بهره‌وری یا حفظ و رضایت کارکنان و غیره کمک می‌کند. رویه‌های جدید را زیر نظر داشته باشید و به دنبال مواردی باشید که ممکن است مانع از عملی شدن برنامه شود.
- همچنین ضروری است که بدانید تغییرات چگونه بر کارمندان تأثیر می‌گذارد. مدیران می‌توانند در طول بررسی عملکرد بازخورد بخواهند یا می‌توانید نظرسنجی‌هایی از کارکنان انجام دهید تا ببینید که اوضاع چگونه پیش می‌رود.
- پس از دریافت اطلاعات، می‌توانید موانع را شناسایی کرده و برای تنظیم و بهبود برنامه‌ریزی‌تان در کنار آنها کار کنید.
- فرآیندهای برنامه ریزی منابع انسانی باید یک فعالیت مداوم باشد که دائماً در حال ارزیابی و توسعه باشد تا با تمام تغییراتی که شرکت‌ها باید با آن مواجه شوند هماهنگ بماند.
برنامه ریزی برای آینده همیشه یک چالش است، زیرا هیچ راه تضمین شده‌ای وجود ندارد و شما نمی‌توانید همه پیشرفت‌های ممکن را پیش بینی کنید. با این وجود، ارزش تلاش را دارد. با کمی آمادگی، مدیران منابع انسانی می‌توانند از بداهه گویی خود به خود در موقعیت‌های بیشتر اجتناب کنند.
با درک دقیق ابعاد و پویایی منابع انسانی، شما ملزومات یک فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی موثر و کارآمد را دارید که منجر به یک برنامه عملی و قابل پیاده‌سازی می‌شود. برای توسعه و اجرای برنامه منابع انسانی خود، مطمئن شوید که وضعیت فعلی و نیازهای آینده خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کرده باشید.
